كيف تكتب فاتورة تُدفع في 2026: قالب مجاني، 9 حقول، رسالة واحدة (Word، Canva، Invoice Simple، Zoho، Jobbit)

أنهيت العمل يوم الجمعة، وقال لك العميل "أرسل لي الفاتورة"، والآن حلّ مساء الأحد وأنت تحدّق في مستند فارغ متسائلًا هل تحتاج إلى سطر لضريبة القيمة المضافة، وما الرقم الذي تضعه لها، وهل يُسمح لك أن تكتب "الدفع مستحق فور الاستلام". يعرف نصف أصحاب أصغر الشركات في المملكة المتحدة هذا الشعور جيدًا: أفادت Federation of Small Businesses لسنوات أن نحو نصف الشركات الصغيرة تتأخر في تحصيل مستحقاتها، والفاتورة المتأخرة عادة ما تبدأ فاتورة غامضة.

يوضح لك هذا الدليل كيف تكتب فاتورة يستطيع العميل دفعها دون أن يطرح عليك سؤالًا واحدًا. ستحصل على الحقول التسعة التي يشترطها القانون البريطاني، وقالب فاتورة مجاني يمكنك نسخه، وشروط الدفع التي تُدخل فعلًا المال إلى حسابك، والفائدة والتعويض اللذين يحق لك إضافتهما قانونًا عندما تتأخر شركة في السداد، وتسلسل من ثلاث رسائل تذكير. وستحصل أيضًا على أقصر طريق: مولّد الفواتير من Jobbit، حيث تكتب لمن الفاتورة، عن أي شيء، وبكم، وتختار ضريبة القيمة المضافة وتاريخ الاستحقاق، فتحصل على فاتورة PDF مرقّمة بالإضافة إلى ملف DOCX قابل للتعديل، دون بطاقة ودون علامة مائية.

اكتب فاتورة على Jobbit برسالة واحدة

مولّد الفواتير من Jobbit هو نموذج يحتوي على الحقول التي تحتاجها الفاتورة فقط ولا شيء غيرها. تكتب لمن الفاتورة، وإن شئت اسم عملك؛ والمبلغ، بالجنيه الإسترليني افتراضيًا أو بأي عملة تفوتر بها؛ وسبب الفاتورة، بندًا بندًا في سطر منفصل؛ وهل ضريبة القيمة المضافة معطّلة أو تُضاف فوق المبلغ أو مضمّنة فيه أصلًا، مع تحديد النسبة تلقائيًا؛ وهل الدفع مستحق فور الاستلام أو خلال 7 أو 14 أو 30 يومًا. تعرض الصفحة الرسالة التي ستُرسَل وترسلها بمجرد أن يكون لديك حساب مجاني. هذه هي الرسالة الخاصة بالمثال الموضح في النموذج:

1أنشئ فاتورة احترافية لـ Acme Ltd مقابل تصميم موقع إلكتروني، خمس صفحات، 1,200 GBP. بدون VAT، أنا غير مسجل في ضريبة VAT. الدفع مستحق خلال 14 يوماً. استخدم تنسيقاً نظيفاً مع رقم الفاتورة وتاريخ اليوم، وسطراً لكل بند، والمجموع الفرعي، وسطر VAT حيثما لزم، والإجمالي، وشروط الدفع، وقسماً للتفاصيل البنكية. اترك حقولاً محددة بوضوح لاسم شركتي وعنواني وتفاصيلي البنكية، ثم أعطني الفاتورة بصيغة PDF وبصيغة DOCX قابلة للتعديل.

تعود الفاتورة الأولى مع عناصر نائبة واضحة لعنوانك وبيانات حسابك المصرفي. أجب مرة واحدة بتلك البيانات فيقوم Jobbit بملئها والاحتفاظ بالتخطيط نفسه، فتصبح الفاتورة الثانية مهمة سطر واحد: "فاتورة لـ Green Cafe عن أعمال مسك الدفاتر لشهر مارس، 250 جنيهًا، ضريبة القيمة المضافة تُضاف فوق المبلغ، مستحقة فور الاستلام". يمكنك أيضًا أن تقول "أضف شعاري" وترفقه، أو "اجعلها فاتورة أولية (proforma)"، أو "أضف بندًا لتأخر السداد"، أو "حوّل هذه إلى إشعار دائن للعنصر المُعاد".

تمنحك الخطة المجانية 100 رصيد يوميًا، ما يغطي عدة فواتير، ولا حاجة لإدخال بطاقة. وإذا كانت الفوترة مهمة أسبوعية بالنسبة إليك، فإن خطة Plus مقابل 15 جنيهًا شهريًا تضيف رصيدًا شهريًا أكبر وتذكيرات تلقائية، لكن فاتورة واحدة تظل مهمة تناسب الخطة المجانية.

الحقول التسعة التي يجب أن تتضمنها كل فاتورة بريطانية

توضح إرشادات HMRC بشأن الفوترة ما يجب أن تحمله الفاتورة البريطانية. إن لم تكن مسجّلًا لضريبة القيمة المضافة، فالقائمة قصيرة، والعنصر المفقود هو السبب الأكثر شيوعًا لبقاء الفاتورة في قائمة "استفسار" العميل بدلًا من قائمة "دفع". يطلب نموذج Jobbit منك فقط ما لا يمكن سوى أن تقدّمه أنت، ويملأ الباقي بنفسه.

1. كلمة "Invoice" في الأعلى، حتى لا تُخلط بعرض سعر أو كشف حساب أو فاتورة أولية.

2. رقم فاتورة فريد. أي صيغة تصلح ما دامت لا تتكرر بين فاتورتين؛ أما الفواتير الخاضعة لضريبة القيمة المضافة فيجب أن تكون أرقامها متسلسلة. الصيغة INV-2026-001 مناسبة. لا تُعِد الترقيم من 1 كل عام.

3. اسم عملك وعنوانه وبيانات التواصل. يضع صاحب العمل الفردي اسمه الشخصي مع أي اسم تجاري، وعنوانًا يمكن تسليم المستندات القانونية إليه. أما الشركة المحدودة فتستخدم الاسم الكامل للشركة كما يظهر بالضبط في شهادة التأسيس، وإذا ذكرت اسم مدير واحد فيجب أن تذكر الجميع.

4. اسم العميل وعنوانه. بالنسبة للشركة، الاسم المسجّل رسميًا؛ وبالنسبة للفرد، اسمه والعنوان المرتبط بالعمل.

5. وصف واضح لما قدّمته. عبارة "تصميم موقع إلكتروني، خمس صفحات، كما اتُّفق في 3 سبتمبر 2026" أفضل من "خدمات". سطر واحد لكل بند، مع الكمية وسعر الوحدة حيث ينطبقان.

6. تاريخ التوريد (وقت إنجاز العمل أو تسليم البضاعة) وتاريخ الفاتورة. غالبًا ما يكونان اليوم نفسه، وليس شرطًا أن يكونا كذلك.

7. مبلغ كل بند والإجمالي. أظهر المجموع الفرعي، وأي ضريبة قيمة مضافة، والمبلغ الإجمالي المستحق بالجنيه الإسترليني.

8. شروط الدفع وتاريخ الاستحقاق. عبارة "الدفع مستحق خلال 14 يومًا من تاريخ الفاتورة، بحلول 30 سبتمبر 2026" تزيل أي عذر. أضف صيغة تأخر السداد الموضحة في القسم أدناه.

9. طريقة الدفع. اسم الحساب، رمز الفرع (sort code)، رقم الحساب، ومرجع (رقم الفاتورة). رابط دفع أو رمز QR يفتحه يوفّر على العميل خطوة.

إذا كنت مسجّلًا لضريبة القيمة المضافة، أضف رقم تسجيلك في الضريبة، ونسبة ومبلغ الضريبة لكل بند، وإجمالي الضريبة، ونقطة الاستحقاق الضريبي (عادة تاريخ التوريد)، وأصدر فاتورة ضريبة القيمة المضافة خلال 30 يومًا من التوريد. يصبح التسجيل إلزاميًا بمجرد أن يتجاوز إيرادك الخاضع للضريبة 90,000 جنيه في أي فترة متتالية مدتها 12 شهرًا. أما إن لم تكن مسجّلًا، فلا تضع رقم ضريبة قيمة مضافة ولا سطر ضريبة على الفاتورة إطلاقًا؛ فتحصيل ضريبة لا تستطيع تحويلها إلى الجهات المختصة يُعد مخالفة، لا خطأ حسابيًا بسيطًا.

قالب فاتورة مجاني يمكنك نسخه

هذا هو التخطيط الذي يُنتجه مولّد الفواتير. انسخه إلى أي مستند واملأ الأقواس إن كنت تفضّل القيام بذلك يدويًا.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

ثلاث عادات تجعل هذا القالب يعمل بكفاءة أكبر من القوالب التي تُنزّلها. احرص على أن يبقى رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق في أول سطر تقع عليه العين، لأن هذا ما يبحث عنه موظف الحسابات. ضع مرجع الدفع بجانب بيانات الحساب المصرفي، لأن الدفعة دون مرجع هي السبب الثاني الأكثر شيوعًا لبقاء فاتورة مدفوعة بحالة "غير مسددة". واحفظ الملف باسم INV-2026-014-Acme.pdf، حتى تستطيع إدارة الحسابات لدى العميل إيجاده في شهر مارس.

شروط الدفع التي تضمن حصولك على أموالك: 7 أو 14 أو 30 يومًا

شروط الدفع هي الجزء من الفاتورة الذي ينسخه معظم الناس دون تفكير، والجزء الذي يحدّد هل ستُدفع لك الفاتورة خلال أسبوع أم بعد شهرين. وهي الخيارات الأربعة الموجودة في نموذج Jobbit.

• الدفع فور الاستلام مناسب للأعمال الفردية غير المتكررة مع عملاء أفراد، ولأي مبلغ أقل من نحو 300 جنيه، وللعمل الذي أنجزته بالفعل. ليس أمرًا غير لائق؛ إنه أمر معتاد لدى الحرفيين والمدرّسين الخصوصيين وعمال التنظيف والباعة في الأسواق.

• 7 أو 14 يومًا يناسب المستقلين والموردين الصغار الذين يفوترون شركات صغيرة أخرى. أربعة عشر يومًا هو الخيار الأمثل: مدة كافية لدورة دفع شهرية، وقصيرة بما يكفي لأن يبقى العمل حاضرًا في الذهن.

• 30 يومًا هي المدة الافتراضية التي يفترضها القانون إن لم تتفقا على شيء، وهي ما ستضغط الشركات الكبيرة للحصول عليه. اتفق عليها فقط عندما تحتاجها دورة دفع العميل فعلًا، واذكر ذلك في عرض السعر قبل بدء العمل، لا في الفاتورة بعد انتهائه.

• العربون والدفعات المرحلية هي أيضًا من شروط الدفع. لأي عمل يستغرق أكثر من بضعة أيام، فاتِر مقدمًا بنسبة 30% إلى 50%، والرصيد عند الإنجاز. العميل الذي يقاوم دفع عربون يخبرك بشيء عن الدفعة الأخيرة.

تفصيلان يضيفهما القانون للتعامل بين الشركات في المملكة المتحدة: إن لم تتفقا على شروط، يُعتبر الدفع متأخرًا بعد 30 يومًا من استلام العميل الفاتورة أو البضاعة، أيهما لاحق، ولا يجوز للشركة فرض شروط تتجاوز 60 يومًا إلا إذا كان ذلك عادلًا للطرفين. المستهلكون الأفراد لا تشملهم تلك القواعد، ولهذا يكون خيار "الدفع فور الاستلام" والعربون أكثر أهمية مع العملاء الأفراد.

فائدة التأخر في السداد: ما يحق لك إضافته قانونًا

عندما تتأخر شركة عن سداد شركة أخرى، يمنحك قانون Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (قانون بريطاني ينظّم فائدة وتعويض التأخر في سداد الديون التجارية) أمرين تلقائيًا، سواء ذكرهما عقدك أم لا.

فائدة قانونية (Statutory interest) بنسبة 8% فوق سعر الفائدة الأساسي لبنك إنجلترا (Bank of England)، تُحتسب يوميًا اعتبارًا من اليوم التالي لتاريخ الاستحقاق. مع سعر أساسي بلغ 3.75% في منتصف 2026، تصبح النسبة 11.75% سنويًا، أي أن فاتورة بقيمة 1,200 جنيه تأخر سدادها 30 يومًا تكون قد جمعت نحو 11.59 جنيهًا من الفوائد. تُحدَّد النسبة بالرجوع إلى السعر الأساسي المعمول به وقت تأخر الدين، لذا تحقق من النسبة في حينها بدلًا من الاعتماد على رقم من قالب قديم.

تعويض ثابت عن تكاليف التحصيل، لكل فاتورة:

يمكنك المطالبة بكليهما على الفاتورة نفسها. عمليًا، تستخدم معظم الشركات الصغيرة هذا البند كوسيلة ردع، وتذكره بأدب في التذكير الثاني، وتتنازل عنه عند وصول المبلغ. ضع الجملة على الفاتورة قبل أن يتأخر العميل؛ فإضافتها لاحقًا صحيح من الناحية القانونية لكنه يفتح بابًا للجدال. وهناك حدّان: يغطي القانون العملاء من الشركات فقط، لا الأسر الخاصة، ولا ينطبق إذا كان عقدك يحدد بالفعل نسبة فائدة كبيرة خاصة به. عبارة "أضف بندًا لتأخر السداد" على Jobbit تُدرج الصياغة وتحسب الفائدة عند الحاجة إليها.

تحصيل فاتورة غير مدفوعة: تسلسل الرسائل الثلاث

معظم الفواتير المتأخرة ليست موضع نزاع؛ بل هي فواتير لم يتخذ أحد إجراءً بشأنها. تسلسل قصير ومتوقع يحصّل غالبية المبالغ دون حاجة لمكالمة هاتفية. بمجرد وجود الفاتورة في المحادثة، فإن عبارة "اكتب ثلاث رسائل تذكير مهذبة لهذه الفاتورة: واحدة قبل الاستحقاق بيوم، وواحدة بعد ثلاثة أيام، وواحدة بعد أربعة عشر يومًا تذكر الفائدة القانونية" تنتج الرسائل بالمبالغ والتواريخ الصحيحة.

• قبل تاريخ الاستحقاق بيوم: التذكير الودي. فقرة واحدة. "تذكير سريع بأن الفاتورة INV-2026-014 بقيمة £1,483.20 مستحقة غدًا، 30 سبتمبر. مرفق ملف PDF مجددًا للتسهيل، وبيانات الحساب المصرفي في الأسفل." نصف المتأخرين في السداد يدفعون بمجرد هذه الرسالة وحدها.

• بعد ثلاثة أيام: الطلب المباشر. ما زال ودودًا، لكنه محدد الآن. "الفاتورة INV-2026-014 كانت مستحقة في 30 سبتمبر ولا أراها مسجّلة في حسابنا. هل يمكن تأكيد موعد جدولتها؟ إن كانت قد أُرسلت بالفعل، فمرجع الحوالة سيساعدني على مطابقتها."

• بعد أربعة عشر يومًا: الإشعار الرسمي. بأسلوب رسمي، لا غاضب. اذكر المبلغ، وتاريخ الاستحقاق الأصلي، وعدد أيام التأخير، وأنك مستحق للفائدة القانونية والتعويض الثابت بموجب قانون 1998، وستضيفهما اعتبارًا من تاريخ هذه الرسالة إن لم يُسدَّد المبلغ خلال سبعة أيام. أرفق كشف حساب.

إذا ظلّ عميل من الشركات دون سداد بعد الإشعار الرسمي، أرسل "letter before action" (خطاب ما قبل رفع الدعوى) يمنح 14 يومًا، ثم استخدم خدمة المحكمة الإلكترونية "money claim online" الخاصة بالمحكمة الجزئية لديون تصل إلى £10,000 في إنجلترا وويلز. تكلفتها أقل مما يتوقعه معظم الناس ونادرًا ما تصل إلى جلسة استماع. احتفظ بكل رسالة وبعرض السعر الموقّع؛ فالمستندات هي القضية نفسها.

ترقيم الفواتير وضريبة القيمة المضافة والضرائب: قواعد يقع فيها كثيرون

• يجب أن تكون الأرقام فريدة، ومتسلسلة إن كنت مسجّلًا لضريبة القيمة المضافة. الثغرات مسموح بها إن استطعت تفسيرها (فاتورة أُلغيت، إشعار دائن)، لكن لا تُعِد استخدام الرقم نفسه أبدًا. بادئة لكل عميل (ACME-014) مقبولة ما دامت السلسلة كلها فريدة.

• الفاتورة الأولية (proforma) ليست فاتورة. الفاتورة الأولية هي عرض سعر مصمم بشكل فاتورة، تُستخدم لطلب الدفع قبل التسليم. إنها ليست مستندًا ضريبيًا، ولا يمكن أن تحمل ضريبة القيمة المضافة وكأنها كذلك، ويجب استبدالها بفاتورة حقيقية عند تسليم البضاعة أو العمل.

• إشعارات الدائن، لا الحذف. إن احتسبت مبلغًا زائدًا، أصدر إشعار دائن يشير إلى الرقم الأصلي؛ فحذف الفاتورة وإعادة إصدارها يكسر تسلسل الترقيم.

• احتفظ بالنسخ. يحتفظ أصحاب الأعمال الفردية بالفواتير لمدة خمس سنوات على الأقل بعد الموعد النهائي لتقديم الإقرار في 31 يناير الخاص بالسنة الضريبية التي تنتمي إليها؛ أما الشركات المحدودة فتحتفظ بها لست سنوات.

• مواعيد الإقرار الذاتي (Self Assessment). إن كنت تعمل لحسابك الخاص، سجّل لدى HMRC بحلول 5 أكتوبر التالي لنهاية سنتك الضريبية الأولى، وقدّم إقرارك وادفع بحلول 31 يناير، وتوقع دفعات على الحساب في 31 يناير و31 يوليو بمجرد أن تتجاوز فاتورتك £1,000. يشرح دليل العامل لحسابه الخاص أو المستقل أو صاحب العمل الفردي أيًا منهم أنت.

• Making Tax Digital أصبح واقعًا. اعتبارًا من أبريل 2026، يجب على أصحاب الأعمال الفردية والملّاك بإيرادات مؤهّلة تتجاوز £50,000 الاحتفاظ بسجلات رقمية وإرسال تحديثات ربع سنوية إلى HMRC عبر برمجيات متوافقة، مع انخفاض الحد إلى £30,000 في أبريل 2027 و£20,000 في أبريل 2028. الفواتير المُنتَجة والمحفوظة في محادثة يمكنك تصديرها تُحتسب؛ أما درج الأوراق فلا.

لماذا Jobbit بدلًا من قالب أو تطبيق فواتير

الخيارات التي ستصادفها عند البحث تُنتج جميعها ما يشبه الفاتورة. الفرق يكمن فيما يجب أن تفعله يدويًا وما يحدث بعد أول فاتورة.

إن كنت تحتاج تغذية بيانات البنك وإقرارات ضريبة القيمة المضافة، اشترِ حزمة محاسبة لهذا الغرض. أما بالنسبة للفاتورة نفسها والتذكيرات وإشعار الدائن والملخص، فإن Jobbit ينجز المهمة من نموذج واحد ويحتفظ بكل شيء في محادثة قابلة للبحث.

بعد الفاتورة: ماذا تفعل المحادثة نفسها بعد ذلك

• عرض سعر يتحوّل إلى فاتورة. "حوّل عرض السعر الذي أرسلته إلى Acme في 3 سبتمبر إلى فاتورة، عربون 50% الآن، والرصيد عند الإنجاز." تنتقل الأرقام وبيانات العميل والوصف تلقائيًا.

• السلسلة تبقى منظّمة. يتذكر Jobbit آخر رقم والتخطيط المستخدم، لذا يتبع INV-2026-015 الرقم INV-2026-014 دون جدول بيانات.

• التذكيرات والإشعار الرسمي، مع احتساب الفائدة القانونية، جاهزان للإرسال. الإرسال التلقائي في تاريخ الاستحقاق جزء من الخطط المدفوعة.

• تغييرات ضريبة القيمة المضافة والعملة. عبارات مثل "أضف ضريبة القيمة المضافة على كل شيء ما عدا الكتب" أو "فاتِر باليورو وأظهر المعادل بالجنيه الإسترليني" هي تغييرات بسطر واحد؛ والنموذج يتيح لك أصلًا الفوترة بأي عملة.

• ملخص الربع. جدول بكل فاتورة أُرسلت أو دُفعت أو بقيت معلّقة، وهو بالضبط ما يطلبه تحديث Making Tax Digital أو المحاسب.

• رمز QR للدفع. رمز ثابت من مولّد رموز QR يفتح رابط الدفع الخاص بك، يوضع أسفل بيانات الحساب المصرفي، ويجعل العملاء الأفراد يدفعون من هواتفهم.

• بقية أمور العمل. الموقع الإلكتروني الذي ترتبط به الفاتورة، وضغط ملف PDF عندما ترفض بوابة إلكترونية المرفق.

يمكن لمساعدين عامّين مثل ChatGPT وClaude وGemini وMicrosoft Copilot صياغة فاتورة كنص إن طلبت ذلك، ويمكن لوكلاء مثل Manus وMuse من Meta تنسيقها كملف. ما لا يملكونه هو النموذج الذي يزيل الكتابة، وذاكرة ترقيمك وتخطيطك، والسوق الذي يمكن فيه استحضار محاسب بريطاني إلى المحادثة نفسها، ولهذا يضع مقارنة الوكلاء متعددي الأغراض Jobbit في المرتبة الأولى للشركات الصغيرة. ويتعمّق دليل مولّد الفواتير بالذكاء الاصطناعي للمستقلين أكثر في موضوع التحصيل والتدفق النقدي.

أخطاء تجعل الفاتورة تُتجاهل

• بلا تاريخ استحقاق، فقط "خلال 30 يومًا". ثلاثون يومًا من متى؟ اكتب التاريخ نفسه. النموذج يفعل ذلك.

• وصف لا يستطيع فريق الحسابات لدى العميل مطابقته مع أمر شراء أو شخص. اذكر اسم الشخص الذي طلب العمل والتاريخ الذي اتُّفق فيه عليه.

• إرسالها إلى صندوق البريد الخاطئ. اسأل في اليوم الأول أين تذهب الفواتير؛ فكثير من الشركات لديها بريد إلكتروني مخصص للحسابات يُعالَج أسبوعيًا، وصندوق بريد جهة اتصالك ليس هو المقصود.

• ملف PDF لا يفتح على الهاتف أو يبلغ حجمه 9 ميغابايت بسبب الشعار. صدّره بحجم معقول، أو مرّره أولًا عبر أداة ضغط PDF.

• فرض ضريبة القيمة المضافة دون رقم تسجيل، أو نسيانها رغم وجود الرقم. كلاهما يحوّل فاتورة مدتها 14 يومًا إلى نقاش يمتد 60 يومًا.

• تغيير بيانات الحساب المصرفي عبر البريد الإلكتروني. هكذا يعمل احتيال الفواتير بالضبط. احتفظ بنفس البيانات في كل فاتورة وأخبر عملاءك أنك لن تغيّرها أبدًا عبر البريد الإلكتروني.

خطة مدتها 30 دقيقة لأول فاتورة احترافية لك

• من الدقيقة 0 إلى 5: اجمع الحقول التسعة. اسمك القانوني واسمك التجاري، عنوانك، الاسم المسجّل للعميل، السعر المتفق عليه، وتاريخ إنجاز العمل.

• من الدقيقة 5 إلى 10: أنشئها. املأ مولّد الفواتير: العميل، المبلغ، سبب الفاتورة، ضريبة القيمة المضافة، 14 يومًا. سجّل مرة واحدة بعنوان بريد إلكتروني ويصلك ملفا PDF وDOCX في المحادثة.

• من الدقيقة 10 إلى 15: تحقق. المجموع الفرعي، وضريبة القيمة المضافة إن وُجدت، والإجمالي، والمرجع بجانب بيانات الحساب المصرفي، ورقم الفاتورة مسجّل.

• من الدقيقة 15 إلى 20: أرسلها بالشكل الصحيح. ملف PDF مسمّى برقم الفاتورة، إلى بريد الحسابات، مع رسالة بريد إلكتروني من سطر واحد تكرر المبلغ وتاريخ الاستحقاق.

• من الدقيقة 20 إلى 30: حدّد المتابعات. اطلب من المحادثة نفسها الرسائل الثلاث للتذكير وضع التواريخ في تقويمك، أو دع الخطة المدفوعة تُرسلها تلقائيًا.

الأسئلة الشائعة

ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة في المملكة المتحدة؟

تحتاج الفاتورة البريطانية إلى كلمة "Invoice"، ورقم فريد، واسم عملك وعنوانه، واسم العميل وعنوانه، ووصف واضح لما قُدِّم، وتاريخ التوريد وتاريخ الفاتورة، ومبلغ كل بند والإجمالي، وشروط الدفع. تضيف الشركات المسجّلة لضريبة القيمة المضافة أيضًا رقم تسجيلها، ونسبة ومبلغ الضريبة لكل بند، ونقطة الاستحقاق الضريبي. بيانات الحساب المصرفي وتاريخ الاستحقاق ليست مطلوبة قانونًا لكنها ما يضمن سداد الفاتورة فعليًا.

هل يمكنني كتابة فاتورة إن لم أكن مسجّلًا لضريبة القيمة المضافة؟

نعم. يمكن لأي صاحب عمل فردي أو شركة إصدار فاتورة دون تسجيل ضريبة القيمة المضافة؛ ببساطة تترك ضريبة القيمة المضافة تمامًا خارج المستند ولا تُظهر رقم تسجيل. يصبح التسجيل إلزاميًا فقط عندما يتجاوز إيرادك الخاضع للضريبة £90,000 خلال فترة متتالية مدتها 12 شهرًا، وإن كان بإمكانك التسجيل طوعيًا قبل ذلك إن ناسب عملاءك. خيار "بدون ضريبة قيمة مضافة" هو الافتراضي في نموذج Jobbit.

كم فائدة تأخر السداد يمكنني احتسابها على فاتورة غير مدفوعة؟

بالنسبة لعملاء الشركات، فائدة قانونية بنسبة 8% فوق سعر الفائدة الأساسي لبنك إنجلترا (Bank of England)، بالإضافة إلى تعويض ثابت قدره £40 أو £70 أو £100 لكل فاتورة حسب ما إذا كان الدين أقل من £1,000، أو أقل من £10,000، أو £10,000 فأكثر. يوجد هذا الحق بموجب Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 حتى لو لم يذكره عقدك، لكنه لا ينطبق على المستهلكين الأفراد.

ما شروط الدفع التي يجب وضعها على الفاتورة؟

الدفع فور الاستلام للعملاء الأفراد والأعمال الفردية الصغيرة، و14 يومًا لمعظم التعاملات بين الشركات، و30 يومًا فقط عندما تحتاجها دورة دفع عميل أكبر وتكون قد اتفقت عليها قبل بدء العمل. اكتب دائمًا تاريخ الاستحقاق الفعلي، واطلب عربونًا في أي عمل يستمر أكثر من بضعة أيام.

هل يجب أن تكون أرقام الفواتير متسلسلة؟

يجب أن تكون فريدة، وإن كنت مسجّلًا لضريبة القيمة المضافة يجب أن تتبع تسلسلًا دون تكرار أي رقم. الثغرات مقبولة عندما يمكنك تفسيرها، مثل فاتورة أُلغيت واستُبدلت بإشعار دائن. صيغة مثل INV-2026-014 تستمر عبر السنوات هي أبسط طريقة للبقاء ملتزمًا، ويحتفظ Jobbit بالسلسلة نيابة عنك.

هل الفاتورة الأولية (proforma) مثل الفاتورة؟

لا. الفاتورة الأولية هي طلب دفع قبل تسليم البضاعة أو العمل، مصممة بشكل فاتورة لكنها ليست مستندًا ضريبيًا. بمجرد التسليم، أصدر فاتورة حقيقية برقمها الخاص؛ وإن كنت مسجّلًا لضريبة القيمة المضافة، فلا يمكن استخدام الفاتورة الأولية للمحاسبة عن الضريبة.

هل مولّد الفواتير من Jobbit مجاني فعلًا؟

نعم. تملأ النموذج، وتُنشئ حسابًا مجانيًا بعنوان بريد إلكتروني (دون بطاقة)، ويعيد لك Jobbit فاتورة PDF مرقّمة وملف DOCX قابلًا للتعديل في محادثة تحتفظ بها. تشمل الخطة المجانية 100 رصيد يوميًا، ما يغطي عدة فواتير؛ وتأتي التذكيرات التلقائية مع الخطط المدفوعة. اكتب فاتورتك هنا وإن أعجبتك الطريقة، اطلب التذكيرات في المحادثة نفسها.