Lav en vagtplan med AI på 1 time: vagter, bytte, ferie og arbejdstidsreglerne
Sådan laver du en vagtplan med en AI-agent på en time i 2026: arbejdstidsreglerne, grænserne for under 18 år, ferie med 5,6 uger eller 12.07% ved uregelmæssige timer, hvad RotaCloud, Planday, Deputy m.fl. koster, og de nye regler om kort varsel i 2027.
Vagtplanen skrives søndag aften, lægges i WhatsApp-gruppen og omskrives to gange inden tirsdag. Nogen skal til tandlæge, nogens barn er sygt, lørdagens levering er flyttet, og ejeren af en café, en butik eller et lille plejefirma bruger ugen på at flytte navne rundt mellem felter. Prisen ses i TUC's undersøgelse fra september 2025: mere end halvdelen af medarbejdere med usikre ansættelser tilbydes vagter med mindre end 24 timers varsel, og to tredjedele af dem på nultimerskontrakter fik ingenting, sidste gang timer blev aflyst. Resolution Foundation fandt, at 54% af medarbejdere med variable timer i 2023 fik under en uges varsel om deres vagter.
Det bliver snart dyrt og ikke kun uretfærdigt. Employment Rights Act 2025 indfører en ret til et tilbud om garanterede timer, rimeligt varsel om vagter og betaling ved aflysning med kort varsel, forventet i 2027. En vagtplan bygget af en AI-agent tager sig af de regler, et menneske glemmer klokken 23: de 11 timer mellem vagter, den 20 minutter lange pause, grænserne for under 18 år, ferieoptjeningen og timerne i forhold til kontrakten. Denne guide gennemgår reglerne for en britisk vagtplan, de fire prompts, der får en agent til at bygge og køre den, feriematematikken og hvad vagtplan-apps koster, alt kontrolleret den 21. oktober 2026.
Vil du have næste uges vagtplan bygget, mens du læser? Åbn Jobbit, indsæt prompt 1 nedenfor med dine medarbejdere, deres timer og dine åbningstider, så får du den tilbage på et minut med reglerne kontrolleret. Gratis plan, 100 credits om dagen, intet kort.
Reglerne, en vagtplan skal overholde
Working Time Regulations 1998 sætter grænserne, og ACAS' vejledning, opdateret den 21. marts 2025, er den letforståelige version. En agent kontrollerer hver eneste af dem på hvert udkast.
| Regel | Hvad den betyder for vagtplanen | Hvem den gælder for |
|---|---|---|
| 48-timers uge | I gennemsnit 48 timer om ugen over 17 uger, medmindre medarbejderen har underskrevet en fravalgsaftale | Voksne |
| Daglig hvile | 11 timer mellem afslutningen af én vagt og starten på den næste | Voksne |
| Ugentlig hvile | 24 timer fri hver 7. dag, eller 48 timer hver 14. dag | Voksne |
| Pause | Én uafbrudt pause på 20 minutter, når dagen er længere end 6 timer | Voksne |
| Natarbejde | I gennemsnit 8 timer i døgnet for natarbejdere, over 17 uger | Natarbejdere |
| Under 18 år | Højst 8 timer om dagen og 40 om ugen, 30 minutters pause efter 4,5 timer, 12 timers daglig hvile og 48 timers ugentlig hvile (eller 36, hvis hvilen tages kort efter) | 16 og 17 årige |
| Optegnelser | Arbejdstidsoptegnelser gemmes i 2 år; ferie- og feriepengeoptegnelser gemmes i 6 år siden 6. april 2026 | Alle arbejdsgivere |
Fravalget gælder kun gennemsnittet på 48 timer. Ingen kan fravælge hvilereglerne, og en person under 18 kan ikke fravælge noget som helst.
Byg den med fire prompts
1. Vagtplanen
Besked, der sendes
Byg næste uges vagtplan for Luna Coffee. Åbningstider: mandag til lørdag 7 til 18, søndag 8 til 16. Medarbejdere og kontraktlige timer: Priya 38 timer fuld tid, barista; Tom 30 timer, barista, ikke søndage; Aisha 16 timer, ekspedient, kun tirsdag og torsdag, 17 år gammel; Marcus 20 timer, ekspedient og køkken, alle dage; mig 45 timer, hvor som helst. Regler: to personer på arbejde hele tiden, tre fra 11 til 14, én barista på hver vagt, vagter på mellem 4 og 9 timer, 20 minutters pause på alle vagter over 6 timer, 11 timer mellem vagter, ingen over deres kontraktlige timer uden mit samtykke, Aisha aldrig over 8 timer om dagen, 40 om ugen eller efter kl. 22. Vis vagtplanen som en tabel efter dag og person med start, slut og pause, og list de regler, du ikke kunne overholde.
Du opretter først en gratis konto (en e-mailadresse er alt, der skal til, intet kort). Din besked bliver gemt og sendt, så snart du er logget ind.
2. Bytte og afløsning
Besked, der sendes
Når en medarbejder skriver for at bytte eller afgive en vagt, så kontroller byttet mod alle reglerne i prompt 1, herunder timerne mellem vagter og de kontraktlige timer, foreslå den bedste afløsning blandt dem, der har tid og ligger under deres timer, og send den til mig, så jeg kan godkende med ét tryk. Når jeg har godkendt, opdater vagtplanen, giv begge personer besked, og før en log over, hvem der bad om hvad og hvornår.
Du opretter først en gratis konto (en e-mailadresse er alt, der skal til, intet kort). Din besked bliver gemt og sendt, så snart du er logget ind.
3. Ferie og optjening
Besked, der sendes
Før et feriekartotek for hver person: 5,6 uger om året pro rata for medarbejdere med kontraktlige timer, og 12.07% af de arbejdede timer hver måned for alle på uregelmæssige timer, med et ferieår der starter 1. april. Når nogen beder om fri, så tjek, hvor meget de har optjent, tjek vagtplanens dækning de dage, og send mig et ja eller nej til godkendelse. Vis hver person deres saldo, når de spørger. Gem optegnelserne i 6 år.
Du opretter først en gratis konto (en e-mailadresse er alt, der skal til, intet kort). Din besked bliver gemt og sendt, så snart du er logget ind.
4. Ugepakken
Besked, der sendes
Send mig hver søndag klokken 18 den kommende uges vagtplan og en rapport om den netop afsluttede uge: arbejdede timer i forhold til kontraktlige timer pr. person, enhver dag over 9 timer, enhver pause mellem vagter under 11 timer, enhver hvis 17-ugers gennemsnit ligger over 44 timer, enhver grænse for under 18 år, der er berørt, vagter ændret med mindre end en uges varsel og hvem der ændrede dem, afholdt ferie og en løneksport med timer pr. person som CSV.
Du opretter først en gratis konto (en e-mailadresse er alt, der skal til, intet kort). Din besked bliver gemt og sendt, så snart du er logget ind.
Fire prompts, en time inklusive de første rettelser, og agenten kører videre med bytte, ferie og rapport. Den gratis plan klarer det hele på 100 credits om dagen; Go-planen til £7 om måneden giver 2,000 credits mere til et større team og til beskederne.
Feriematematikken
Lovpligtig ferie er 5,6 uger om året, begrænset til 28 dage. For medarbejdere med faste timer er det 5,6 gange arbejdsugen: 3 dage om ugen giver 16,8 dage. For medarbejdere med uregelmæssige timer og sæsonarbejdere optjenes ferie i ferieår, der starter den 1. april 2024 eller senere, med 12.07% af de arbejdede timer i hver lønperiode, og disse medarbejdere kan få udbetalt feriepenge løbende (rolled-up holiday pay): mindst 12.07% oveni lønnen, betalt med hver lønperiode og vist som en separat linje på lønsedlen. Løbende feriepenge er ikke tilladt for andre. GOV.UK's feriekalkulator håndterer tilfældene med faste og uregelmæssige timer, og agenten i prompt 3 fører den løbende saldo.
Hvad vagtplan-apps koster
| App | Pris (21. oktober 2026) | Gratis niveau | Noter |
|---|---|---|---|
| RotaCloud | £10 om måneden Standard eller £15 Pro for 1 til 5 medarbejdere, prissat efter teamstørrelse | 30 dages prøveperiode, ingen gratis plan | Tid og fremmøde samt SMS koster ekstra |
| Planday | Fra £2.99 pr. bruger om måneden, mindst 5 brugere | 30 dages prøveperiode | Månedlig betaling, opsig når som helst |
| Deputy | Lite $5, Core $6.50, Pro $9 pr. bruger om måneden, 10% rabat årligt | Prøveperiode | £20 minimum pr. månedsfaktura siden 1. september 2025 |
| When I Work | Essentials $2.50, Pro $5, Premium $8 pr. bruger om måneden | 14 dages prøveperiode | Tidsregistrering koster ekstra |
| Homebase | Gratis for 1 lokation og op til 10 ansatte; Essentials $30 pr. lokation om måneden | Ja | Prissat pr. lokation |
| Connecteam | Gratis for op til 10 brugere; Basic $29 om måneden for de første 30 brugere | Ja | 18% rabat årligt |
| Jobbit-agent | Gratis plan, 100 credits om dagen; Go £7 om måneden | Ja | Vagtplan, bytte, ferie, rapport og løneksport samlet ét sted |
En vagtplan-app kan betale sig, når du har flere lokationer og stempelure. Til ét sted med fire til femten personer klarer agenten vagtplanen, byttene, ferieregnskabet og timerapporten ud fra ét sæt regler, og den klarer også alt det andet i virksomheden.
Kort varsel, aflysninger og reglerne fra 2027
- I dag. Der er ingen generel lovbestemt varselsfrist for en vagt, men ACAS advarer om, at ændring af en vagtplan med kort varsel kan være kontraktbrud, selv med en fleksibilitetsklausul, hvis varslet ikke er rimeligt, og anbefaler en skriftlig politik for aflyst arbejde, der angiver, hvor meget varsel der gives, og hvad der betales. Tid på stand-by på eller nær arbejdspladsen tæller som arbejdstid i forhold til mindstelønnen. Medarbejdere, der er hjemsendt eller sat på nedsat tid efter en måneds ansættelse, har krav på lovpligtig garantibetaling på £41 om dagen, op til £205 i enhver periode på tre måneder.
- Fra 2027. Employment Rights Act 2025 giver medarbejdere med nultimers- og lavtimerskontrakter ret til et tilbud om garanterede timer, der afspejler de timer, de faktisk har arbejdet i en referenceperiode (regeringens høring fra juni til august 2026 foreslog 12 uger), ret til rimeligt varsel om vagter og betaling, når en vagt aflyses, flyttes eller forkortes med kort varsel. ACAS' side, opdateret den 20. oktober 2026, siger, at regeringen endnu ikke har oplyst, i hvilken måned i 2027 det sker. Rapporten i prompt 4 tæller allerede vagter ændret med mindre end en uges varsel, så tallene findes, før reglen gør.
- Jul 2026. Bankferiedagene i England og Wales er fredag den 25. december og mandag den 28. december (erstatning for Boxing Day), og 2027 begynder med fredag den 1. januar. Læg dem ind i vagtplanens regler nu.
Hvordan en AI-agent adskiller sig fra en vagtplan-app
ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus og Metas Muse udarbejder alle gerne en vagtplantabel, hvis du indsætter timerne. Jobbit kører den:
- Den kontrollerer hver regel på hvert udkast, herunder de 11 timer mellem vagter og grænserne for under 18 år, og fortæller, hvad den ikke kunne overholde.
- Den håndterer byttene ud fra medarbejdernes beskeder, foreslår afløsning og venter på din godkendelse med ét tryk.
- Den fører feriesaldoerne med 5,6 uger eller 12.07%, og optegnelserne i 6 år.
- Den sender søndagspakken med timer i forhold til kontrakter og løneksporten.
- Den tæller ændringer med kort varsel, så du er klar til reglerne i 2027.
- Den klarer også resten af administrationen: ansættelsesdokumenter, fakturaer, hjemmesiden.
En plan på en time
- Minut 0 til 15. Skriv medarbejderlisten med kontraktlige timer, kompetencer, tilgængelighed og alder, samt dine åbningstider og dækningsregler.
- Minut 15 til 30. Kør prompt 1. Læs listen over regler, den ikke kunne overholde, og justér dækningsreglerne eller timerne.
- Minut 30 til 45. Kør prompt 2 og 3. Send ét testbytte fra din egen telefon.
- Minut 45 til 60. Kør prompt 4. Del vagtplanen med teamet og fortæl, hvordan bytte fungerer fra nu af.
Byg vagtplanen på den gratis plan: 100 credits om dagen, intet kort, bytte og ferie inkluderet.
Åbn JobbitLæs videre
- AI til restauranter og caféer: de andre ni opgaver, en agent klarer for en restaurationsvirksomhed.
- AI til regneark: hvis din vagtplan i dag bor i Excel.
- AI-dokumentgenerator: medarbejderhåndbogen og kontrakterne.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan laver jeg en vagtplan, der følger britisk lov?
Fastlæg reglerne først: 48 timer om ugen i gennemsnit, medmindre der er fravalgt, 11 timer mellem vagter, 24 timer fri om ugen, en pause på 20 minutter på alle dage over 6 timer og de strengere grænser for alle under 18 år. Giv derefter reglerne, medarbejderne og åbningstiderne til en agent på Jobbit, og bed den liste de regler, den ikke kan overholde, før du offentliggør.
Hvor meget varsel skal jeg give ved en ændring af vagtplanen?
Britisk lov fastsætter ingen fast varselsfrist i dag, men ACAS siger, at ændringer med kort varsel kan være kontraktbrud, hvis varslet ikke er rimeligt, og anbefaler en skriftlig politik for aflyste vagter. Fra 2027 vil Employment Rights Act 2025 kræve rimeligt varsel og betaling ved aflysninger med kort varsel, hvor detaljerne endnu skal fastlægges i bekendtgørelser.
Hvordan beregnes ferie for medarbejdere på nultimers- eller uregelmæssige timer?
Med 12.07% af de arbejdede timer i hver lønperiode, for ferieår der starter den 1. april 2024 eller senere. Disse medarbejdere kan få løbende feriepenge på mindst 12.07% oveni lønnen, vist særskilt på lønsedlen. Medarbejdere med faste timer får 5,6 uger om året, begrænset til 28 dage.
Må en 17-årig arbejde en vagt på 10 timer?
Nej. Medarbejdere på 16 og 17 år er begrænset til 8 timer om dagen og 40 timer om ugen, skal have 30 minutters pause efter 4,5 timer, 12 timers hvile mellem arbejdsdage og 48 timers hvile om ugen, og kan ikke fravælge disse grænser.
Skal jeg betale medarbejdere, hvis jeg sender dem tidligt hjem?
Tid, hvor de skulle være på eller nær arbejdspladsen på stand-by, tæller som arbejdstid i forhold til mindstelønnen. Efter en måneds ansættelse har medarbejdere, der er hjemsendt eller sat på nedsat tid, krav på lovpligtig garantibetaling på £41 om dagen, op til £205 i enhver periode på tre måneder. Din egen politik for aflyste vagter bør angive, hvad du betaler ud over det.
Kan en AI-agent lave en vagtplan?
Ja. Giv en agent på Jobbit medarbejderne, deres kontraktlige timer, kompetencer og alder, dine åbningstider og den dækning, du har brug for, så bygger den ugen som en tabel med pauser, kontrollerer arbejdstidsreglerne, håndterer bytteanmodninger, fører feriesaldoer og sender en ugentlig timerapport med løneksport. Den gratis plan dækker et lille team på 100 credits om dagen.
Hvilken vagtplan-app er billigst?
Homebase og Connecteam har gratis niveauer for op til 10 personer, RotaCloud starter ved £10 om måneden for 1 til 5 medarbejdere, Planday ved £2.99 pr. bruger med et minimum på 5 brugere, When I Work ved $2.50 pr. bruger og Deputy ved $5 pr. bruger med et månedligt minimum på £20. En agent på Jobbit klarer vagtplanen og resten af administrationen på den gratis plan eller for £7 om måneden på Go.