Hvor længe skal du gemme regnskabsbilag i Storbritannien: 12 regler

Enkeltmandsvirksomheder gemmer skatteoplysninger i 5 år efter indberetningsfristen den 31. januar, selskaber med begrænset hæftelse i 6 år fra regnskabsårets udgang, momsbilag i 6 år og PAYE- og CIS-bilag i 3 år efter skatteårets udløb, og HMRC kan opkræve op til £3,000 for hver overtrædelse. Bilag om arbejdsmiljø skal gemmes længere, op til 40 år for COSHH. Denne guide samler alle perioder i én tabel med den lov, der ligger bag, og de regler, der ændrede sig i 2026.

Posen med kvitteringer, mappen med fakturaer fra en kunde, der lukkede i 2021, lønsedlerne fra en rengøringsassistent, der er holdt op: alle ejere har en bunke og de samme to spørgsmål. Hvad skal gemmes, og hvornår må det kasseres? Svarene er spredt over et dusin love og forskrifter, perioderne regnes fra forskellige datoer, og en fejl koster enten en bøde eller et pakhus. At vide, hvor længe virksomhedens bilag skal gemmes, er en opgave på én side, når først nogen har læst op.

Her er den side: de tolv opbevaringsregler, en britisk småvirksomhed møder, den dato, hvert ur starter fra, bøderne, hvad HMRC siger om scanninger og falmende kvitteringer, ændringerne i 2026 for digitale bilag, selskabsregistre og tidsfrister ved tribunaler, og den administration, en AI-agent kan overtage, så mappen tømmer sig selv på den rigtige dag. Hver periode blev kontrolleret på GOV.UK, legislation.gov.uk eller HSE's websted den 24. oktober 2026.

Sådan kontrollerede vi perioderne

1. Loven først. Hver række nævner loven eller forskriften og paragraffen, læst på legislation.gov.uk, med vejledningssiden fra GOV.UK ved siden af.
2. Startdatoen betyder lige så meget som længden. "Fem år" fra indberetningsfristen er ikke fem år fra fakturaen, så hver række angiver, hvad uret regnes fra.
3. Den længste regel vinder. Hvor et dokument er omfattet af to regler (en lønseddel er både et PAYE-bilag og et bilag om mindsteløn), angiver tabellen den længste periode.
4. Ændringer i 2026 kontrolleret. Making Tax Digital for Income Tax, ændringerne i selskabsregistrene i november 2025 og ændringen af tribunalfristen i oktober 2026 påvirker alle, hvad der skal gemmes.
5. Ingen opfundne perioder. Hvor loven ikke fastsætter en periode, siger tabellen det og gengiver i stedet ICO's eller HMRC's egne ord.

De 12 regler i én tabel

To rettelser til det, de fleste lister på nettet stadig siger. Der er ikke længere en lovbestemt pligt til at gemme optegnelser om sygefravær for Statutory Sick Pay: den blev ophævet den 6. april 2014, selv om HMRC stadig kan bede dig dokumentere, hvad du har udbetalt, og GOV.UK stadig opfører sygefravær under treårsreglen for PAYE. Og selskabers lovpligtige registre gemmes ikke "for evigt": siden den 18. november 2025 behøver selskaber ikke længere selv at føre registre over direktører, sekretærer, bopælsadresser eller personer med betydelig kontrol (oplysningerne indgives i stedet til Companies House), mens medlemsregisteret stadig skal føres, og optegnelser om tidligere medlemmer kan fjernes efter ti år.

Enkeltmandsvirksomheder og partnere: fem år fra fristen

Reglen for selvstændige er fem år efter indberetningsfristen den 31. januar for det skatteår, bilagene vedrører. Bilagene for skatteåret til 5. april 2026, indberettet senest den 31. januar 2027, skal derfor gemmes til den 31. januar 2032. Indberetter du mere end fire år for sent, bliver perioden 15 måneder fra den dato, du indberetter. De bilag, der tæller, er dem, der understøtter selvangivelsen: salgsfakturaer, kvitteringer for udgifter, kontoudtog, kørselsregnskaber, varetællinger og de arbejdspapirer, der omsætter dem til tallene på blanketten.

HMRC's vejledning til selskaber, arbejdsgivere og entreprenører angiver en bøde på op til £3,000 for hver manglende ført tilstrækkelig dokumentation, og siderne for selvstændige peger på den samme beføjelse i Taxes Management Act. HMRC's egen manual siger, at den fulde bøde er forbeholdt alvorlige tilfælde; den mere almindelige omkostning er en forespørgsel, du ikke kan besvare, og som ender med HMRC's skøn over din fortjeneste frem for din egen.

Selskaber med begrænset hæftelse: seks år, og nogle gange længere

Selskaber gemmer bilag i seks år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører. De seks år forlænges, når en transaktion dækker mere end én regnskabsperiode, når et aktiv som en varevogn eller en maskine stadig er i brug efter seks år, når Company Tax Return indgives for sent, eller når HMRC har indledt en compliance-kontrol: i hvert tilfælde gemmes bilagene, indtil sagen er afsluttet. Companies Act 2006 (selskabsloven) kræver særskilt, at regnskabsbilag gemmes i tre år (seks for børsnoterede selskaber), men HMRC's seksårsregel gælder i praksis, fordi selvangivelsen bygger på de samme dokumenter.

Moms: seks år, digitalt

Momsbilag, herunder momskontoen, salgs- og købsfakturaer samt papirer om import og eksport, gemmes i seks år, eller ti år for salg gennem One Stop Shop. Siden Making Tax Digital for VAT skal bilagene opbevares i software, der er digitalt forbundet med indberetningen; HMRC's vejledning er tydelig på, at manuel overførsel af data mellem systemer "is not acceptable". Den praktiske konsekvens er, at en seksårig opbevaringspolitik for en momsregistreret virksomhed i virkeligheden er et seksårigt softwareabonnement eller et seksårigt arkiv af eksporterede filer, der stadig kan åbnes.

Arbejdsgivere: PAYE i tre år, mindsteløn i seks

PAYE-bilag går tre år tilbage fra skatteårets udgang: hvad du har udbetalt, hvad du har trukket, indberetninger sendt til HMRC, de ansattes ferie og fravær samt udgifter og goder. HMRC kan skønne, hvad du skylder, og opkræve op til £3,000, hvor bilagene mangler. Bilag om lovbestemt barsels-, adoptions- og fædreorlovsløn følger de samme tre år.

Faldgruben er National Minimum Wage. Siden 1. april 2021 skal bilag, der viser, at hver medarbejder har fået mindst mindstelønnen, gemmes i seks år, regnet fra udgangen af den lønperiode, der følger efter den, de dækker. En lønseddel er derfor både et treårigt PAYE-bilag og et seksårigt bilag om mindsteløn på samme tid; den længste periode vinder, så gem lønbilag i seks år. Entreprenører i byggebranchen gemmer CIS-bilag om betalinger og fradrag i tre år, med samme bøde på £3,000.

Arbejdsmiljø: tre år og fyrre

Ulykkesbogen er et treårigt bilag, regnet fra hver optegnelse, og RIDDOR-indberetninger om alvorlige skader og farlige hændelser gemmes i tre år fra datoen for registreringen. De lange er eksponeringsjournalerne: helbredsovervågningsjournaler under COSHH og helbredsjournaler under asbestreglerne gemmes i 40 år fra den sidste optegnelse, fordi de sygdomme, de skal opfange, viser sig årtier senere. Lægeattester om asbest gemmes i fire år, og optegnelser om anmeldelsespligtigt asbestarbejde uden licens i 40 år. Selve asbestregisteret har ingen opbevaringsperiode i forskrifterne; HSE forventer, at det er et levende dokument, der gennemgås mindst én gang om året.

Kontrakter og fakturaer: seksårsvinduet for krav

Skatteloven fortæller, hvornår HMRC kan spørge; Limitation Act 1980 (forældelsesloven) fortæller, hvornår en kunde eller leverandør kan sagsøge. Et krav om misligholdelse af en almindelig kontrakt kan rejses i seks år fra misligholdelsen, og et krav på et skøde i tolv, så en kontrakt, det tilbud, den bygger på, og de fakturaer og den korrespondance, der viser, hvad der blev leveret, er værd at gemme i seks år efter opgavens afslutning, uanset hvad skattereglerne siger. Det er den regel, de fleste ejere overser, og den, der betyder noget i en tvist: den e-mail, hvor kunden godkendte omfanget, er kun bevis, hvis den stadig findes.

Personoplysninger: ingen fast periode, men en skriftlig

UK GDPR fastsætter ikke noget tal. Princippet om opbevaringsbegrænsning siger, at personoplysninger ikke må opbevares længere end nødvendigt, og ICO's vejledning pålægger organisationer at "establish and document standard retention periods" og gennemgå dem. At gemme data, fordi loven kræver det (skat, løn, arbejdsmiljø), er et nødvendigt formål; at gemme en kundeliste "for en sikkerheds skyld" er det ikke. For jobansøgere giver ICO intet tal, kun at bilag ikke bør gemmes ud over den periode, hvor et krav kan rejses. Den periode ændrede sig den 1. oktober 2026: Employment Rights Act 2025 (loven om ansættelsesrettigheder) forlængede tidsfristen i Equality Act for tribunalkrav fra tre til seks måneder for handlinger på eller efter den dato, så den gamle vane at slette afviste ansøgninger efter seks måneder nu er på kanten. Tolv måneder, skrevet ind i planen, er det sikreste tal.

Scanninger, falmende kvitteringer og digitale bilag i 2026

HMRC accepterer scannede kopier af papirbilag, og VAT Notice 700/21 sammen med Compliance Handbook siger, at papiroriginalen kan kasseres, når billedet er en fuldstændig og læselig kopi, også af alt på bagsiden. Det er svaret på posen med kvitteringer: fotografér hver kvittering i den uge, du får den, for National Archives advarer om, at tekst på termopapir fra kasseapparater "can disappear within a period of only a few years", og den kvittering, du skal bruge i år fem, kan være blank.

Ændringen i 2026 er Making Tax Digital for Income Tax. Fra 6. april 2026 fører enkeltmandsvirksomheder og udlejere med kvalificerende indkomst over £50,000 deres bilag digitalt og sender kvartalsvise opdateringer fra software, mens gruppen på £30,000 følger i april 2027 og gruppen på £20,000 i april 2028. Opbevaringsperioden er uændret, fem år efter fristen den 31. januar, men bilagene skal nu findes i digital form, og de oprindelige fakturaer og kvitteringer, eller fuldstændige kopier af dem, skal stadig gemmes bag posteringerne i softwaren.

Sådan holder en AI-agent mappen i orden

Perioderne er faste; arbejdet er administrationen af at anvende dem, og det er det, en agent er god til.

• Skriver din opbevaringsplan. Fortæl agenten, hvilken type virksomhed du har, om du er momsregistreret, om du har ansatte, og om du arbejder med farlige stoffer, så udarbejder den planen på én side ud fra tabellen ovenfor med dine egne datoer udfyldt.
• Scanner og arkiverer kvitteringer, efterhånden som de kommer. Fotografér kvitteringen, læg den i en projektmappe, og agenten navngiver den efter dato, leverandør og beløb og registrerer den i udgiftsarket, så det er ligegyldigt, at termopapiret falmer.
• Sætter påmindelser om sletning. En Jobbit-automatisering kan køre den første i hver måned, opliste, hvad der har overskredet sin periode, og bede dig bekræfte sletningen, hvilket er den gennemgang, ICO ønsker dokumenteret.
• Holder eksporterne læselige. Når du skifter regnskabsprogram, eksporterer agenten seksårsarkivet til åbne formater og kontrollerer, at filerne stadig kan åbnes.
• Svarer revisoren. Når HMRC beder om bilagene bag ét tal, finder agenten de fakturaer, kontoudtog og arbejdspapirer, der understøtter det, i projektfilerne.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus og Metas Muse forklarer alle reglerne, hvis du spørger. Det, de ikke gør, er at opbevare filerne, køre den månedlige kontrol og sende påmindelsen. Jobbits agent gør de tre ting fra ét projekt og henter en bogholder fra sit netværk af mennesker, når et årsafslutning kræver det.

Din plan for denne uge

• Mandag: skriv planen. Tolv rækker, dine datoer. Brug tabellen ovenfor og giv hver række en ansvarlig, også selv om det er dig.
• Tirsdag: fotografér bunken. Hver papirkvittering fra det seneste skatteår, scannet og navngivet. Kassér termopapiret, når billedet er fuldstændigt.
• Onsdag: find den ældste fil, du skal gemme. For en enkeltmandsvirksomhed er det skatteåret til april 2021, indberettet i januar 2022 og gemt til januar 2027. Alt ældre end det, din plan siger, kan kasseres.
• Torsdag: kontrollér seksårsrækkerne. Lønbilag om mindsteløn, moms og selskabsbilag løber alle seks år; sørg for, at din softwareeksport eller dit arkiv rækker så langt tilbage.
• Fredag: ret ansøgermappen. Fastsæt en sletning efter tolv måneder for afviste ansøgninger og skriv den ind i planen, nu hvor tribunalfristen er seks måneder.

Læs næste

• Sådan skriver du en kvittering i Storbritannien: 6 ting, den skal vise, gratis skabelon i én besked
• AI-politik for små virksomheder: En gratis skabelon med 10 regler, som medarbejderne rent faktisk følger
• Selvstændiges udgifter: 40 ting, du kan trække fra i 2026 (og 10, du ikke kan)

Ofte stillede spørgsmål

Hvor længe skal jeg gemme virksomhedens bilag i Storbritannien?

Fem år efter indberetningsfristen den 31. januar, hvis du er selvstændig, seks år fra regnskabsårets udgang for et selskab med begrænset hæftelse, seks år for momsbilag og tre år fra skatteårets udgang for PAYE- og CIS-bilag. Eksponeringsjournaler om arbejdsmiljø under COSHH løber i 40 år, og kontrakter er værd at gemme i seks år efter opgaven, fordi et krav kan rejses så længe.

Hvor længe skal en enkeltmandsvirksomhed gemme kvitteringer?

Fem år efter fristen den 31. januar for det skatteår, de hører til, så kvitteringer for året til april 2026 gemmes til den 31. januar 2032. En fotograferet kopi er i orden, så længe den er fuldstændig og læselig, også alt på bagsiden, og papiret kan så kasseres.

Hvad er bøden for ikke at gemme virksomhedens bilag?

HMRC kan opkræve op til £3,000 for hver manglende opbevaring af de bilag, der er nødvendige for en selvangivelse, og HMRC's manual forbeholder det fulde beløb til alvorlige tilfælde. Den mere almindelige omkostning er en forespørgsel, du ikke kan dokumentere, som ender med, at HMRC skønner din fortjeneste eller din PAYE-forpligtelse.

Kan jeg gemme virksomhedens bilag digitalt i stedet for på papir?

Ja. HMRC accepterer scanninger og fotos, så længe kopien er fuldstændig og læselig, og momsregistrerede virksomheder og, fra april 2026, enkeltmandsvirksomheder og udlejere med højere indkomst skal føre bilag digitalt under Making Tax Digital. Gem filerne i et format, der stadig kan åbnes om seks år, og tag sikkerhedskopi.

Hvor længe skal jeg gemme CV'er fra personer, jeg ikke ansatte?

UK GDPR fastsætter ikke noget tal; ICO siger, at de ikke skal gemmes ud over den tid, hvor et krav kan rejses. Siden 1. oktober 2026 er tidsfristen i Equality Act for tribunalkrav seks måneder i stedet for tre, så en opbevaringsperiode på tolv måneder, skrevet ind i din plan, er det sikreste valg.

Skal jeg gemme papirkopier af kvitteringer?

Nej. HMRC's momsvejledning og Compliance Handbook siger begge, at originalen kan kasseres, når der findes et fuldstændigt, læseligt billede, og termokvitteringer falmer alligevel inden for få år. Den hurtigste måde at overholde alle regler på er at lade en agent arkivere hver kvittering i den uge, du får den; Jobbits agent gør det ud fra et foto, på den gratis plan uden kort.