Sådan skriver du en faktura, der bliver betalt i 2026: Gratis skabelon, 9 felter, én prompt (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Du afsluttede opgaven i fredags, kunden sagde "send mig fakturaen", og nu er det søndag aften, og du stirrer på et tomt dokument og spekulerer på, om du skal have en momslinje, hvilket nummer den skal have, og om "betaling ved modtagelse" overhovedet er noget, du må skrive. Halvdelen af Storbritanniens mindste virksomheder kender den følelse: Federation of Small Businesses har i årevis rapporteret, at omkring halvdelen af små virksomheder betales for sent, og en sen faktura starter som regel som en upræcis en.

Denne guide viser dig, hvordan du skriver en faktura, som en kunde kan betale uden at skulle stille dig et eneste spørgsmål. Du får de ni felter, britisk lovgivning forventer, en gratis fakturaskabelon du kan kopiere, de betalingsbetingelser der rent faktisk får penge ind på din konto, den rente og kompensation du lovligt kan lægge oven i, når en virksomhed betaler for sent, og en rykkersekvens på tre e-mails. Og du får den korteste vej dertil: Jobbits fakturagenerator, hvor du skriver, hvem den er til, hvad den er for, og hvor meget, vælger moms og forfaldsdato, og får en nummereret PDF-faktura plus en redigerbar DOCX, uden kort og uden vandmærke.

Skriv en faktura på Jobbit med én besked

Jobbits fakturagenerator er en formular med de felter, en faktura har brug for, og intet andet. Du skriver, hvem den er til, og hvis du vil, dit firmanavn; beløbet, som standard i pund eller enhver valuta du fakturerer i; hvad det drejede sig om, én linje pr. vare; om der er moms af, tillagt oven i eller allerede inkluderet, med satsen sat for dig; og om betalingen forfalder ved modtagelse eller om 7, 14 eller 30 dage. Siden viser den besked, den vil sende, og sender den, så snart du har en gratis konto. Dette er beskeden til eksemplet på formularen:

1Lav en professionel faktura til Acme Ltd for Webdesign, fem sider, 1.200 GBP. Ingen VAT, jeg er ikke momsregistreret. Betaling forfalder inden 14 dage. Brug et rent layout med fakturanummer og dags dato, en linje for hver post, subtotal, en VAT-linje hvor det er relevant, total, betalingsbetingelser og en blok med bankoplysninger. Lad tydeligt markerede pladsholdere stå til mit firmanavn, min adresse og mine bankoplysninger, og giv mig derefter fakturaen som PDF og som redigerbar DOCX.

Den første faktura kommer tilbage med tydeligt markerede pladsholdere til din adresse og dine bankoplysninger. Svar én gang med dem, og Jobbit udfylder dem og beholder layoutet, så den anden faktura kun er en enkelt linje: "faktura til Green Cafe for marts bogføring, 250 pund, moms oven i, forfalder ved modtagelse". Du kan også sige "tilføj mit logo" og vedhæfte det, "gør det til en proformafaktura", "tilføj en klausul om sen betaling", eller "lav dette om til en kreditnota for den returnerede vare".

Den gratis plan giver dig 100 credits om dagen, hvilket dækker flere fakturaer, og der er intet kort at indtaste. Hvis fakturering er en ugentlig opgave for dig, tilføjer Plus-planen til £15 om måneden en større månedlig pulje og automatiske rykkere, men en enkelt faktura er en opgave, den gratis plan klarer.

De 9 felter, enhver britisk faktura skal indeholde

HMRC's vejledning om fakturering angiver, hvad en britisk faktura skal indeholde. Hvis du ikke er momsregistreret, er listen kort, og et manglende punkt er den mest almindelige årsag til, at en faktura bliver liggende i kundens "spørgsmål"-bunke i stedet for "betal"-bunken. Jobbits formular spørger kun om det, kun du kan give svar på, og udfylder resten.

1. Ordet "Invoice" øverst, så den ikke forveksles med et tilbud, en kontoudskrift eller en proformafaktura.

2. Et unikt fakturanummer. Ethvert format fungerer, så længe ingen to fakturaer deler nummer; for momsfakturaer skal numrene løbe i rækkefølge. INV-2026-001 er fint. Start ikke forfra ved 1 hvert år.

3. Dit firmanavn, adresse og kontaktoplysninger. En enkeltmandsvirksomhed angiver sit eget navn plus et eventuelt handelsnavn, og en adresse hvor juridiske dokumenter kan leveres. Et aktieselskab bruger det fulde firmanavn nøjagtigt som det fremgår af stiftelsesattesten, og hvis du nævner én direktør, skal du nævne dem alle.

4. Kundens navn og adresse. For en virksomhed, det registrerede firmanavn; for en person, deres navn og den adresse, arbejdet vedrører.

5. En klar beskrivelse af, hvad du har leveret. "Webdesign, fem sider, som aftalt den 3. september 2026" slår "ydelser". Én linje pr. vare, med mængde og enhedspris hvor det er relevant.

6. Leveringsdatoen (når arbejdet blev udført eller varerne leveret) og fakturadatoen. De er ofte den samme dag, og de behøver ikke være det.

7. Beløbet for hver linje og totalen. Vis subtotal, eventuel moms, og det samlede skyldige beløb i pund.

8. Betalingsbetingelser og forfaldsdato. "Betaling forfalder inden for 14 dage fra fakturadatoen, senest den 30. september 2026" fjerner enhver undskyldning. Tilføj ordlyden om sen betaling fra afsnittet nedenfor.

9. Hvordan der betales. Kontonavn, sort code, kontonummer og en reference (fakturanummeret). Et betalingslink eller en QR-kode, der åbner det, sparer kunden et trin.

Hvis du er momsregistreret, tilføj dit momsnummer, momssatsen og -beløbet pr. linje, den samlede moms og afgiftstidspunktet (normalt leveringsdatoen), og udsted momsfakturaen inden for 30 dage efter leveringen. Registrering bliver obligatorisk, når din afgiftspligtige omsætning passerer £90.000 inden for en rullende periode på 12 måneder. Hvis du ikke er registreret, må du slet ikke sætte et momsnummer eller en momslinje på fakturaen; at opkræve moms, du ikke kan afregne, er en overtrædelse, ikke en afrundingsfejl.

En gratis fakturaskabelon, du kan kopiere

Dette layout er, hvad fakturageneratoren producerer. Kopiér det ind i et hvilket som helst dokument, og udfyld felterne i klammer, hvis du hellere vil gøre det manuelt.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

Tre vaner gør denne skabelon mere effektiv end dem, du kan downloade. Hold fakturanummeret og forfaldsdatoen på den første linje, øjet lander på, for det er det, en bogholder leder efter. Sæt betalingsreferencen ved siden af bankoplysningerne, for en ureferet betaling er den næst hyppigste årsag til, at en betalt faktura stadig fremstår som udestående. Og gem filen som INV-2026-014-Acme.pdf, så kundens økonomi-indbakke kan finde den i marts.

Betalingsbetingelser, der får dig betalt: 7, 14 eller 30 dage

Betalingsbetingelser er den del af fakturaen, de fleste kopierer uden at tænke over det, og den del, der afgør, om du bliver betalt inden for en uge eller inden for to måneder. Det er de fire valgmuligheder på Jobbits formular.

• Betaling ved modtagelse passer til enkeltstående opgaver for private kunder, til alt under omkring £300, og til arbejde du allerede har leveret. Det er ikke uhøfligt; det er normalt for håndværkere, undervisere, rengøringsfolk og markedssælgere.

• 7 eller 14 dage passer til freelancere og små leverandører, der fakturerer andre små virksomheder. Fjorten dage er det gyldne midtpunkt: langt nok til en månedlig betalingskørsel, kort nok til at opgaven stadig er frisk.

• 30 dage er standarden, loven antager, hvis I ikke har aftalt andet, og det er, hvad større virksomheder vil presse på for. Aftal det kun, når kundens betalingskørsel reelt kræver det, og sig det på tilbuddet, før arbejdet starter, ikke på fakturaen bagefter.

• Depositum og delbetalinger er også betalingsbetingelser. For enhver opgave, der varer flere dage, fakturér 30 til 50 procent forud og resten ved afslutning. En kunde, der modsætter sig et depositum, fortæller dig noget om den endelige betaling.

To detaljer, loven tilføjer for erhverv-til-erhverv-arbejde i Storbritannien: hvis I ikke har aftalt betingelser, er betalingen sen 30 dage efter, kunden modtager fakturaen eller varerne, alt efter hvad der kommer sidst, og en virksomhed kan ikke pålægge betingelser på mere end 60 dage, medmindre det er rimeligt for begge parter. Forbrugere er ikke omfattet af disse regler, hvilket er grunden til, at "betaling ved modtagelse" og et depositum betyder mere for private kunder.

Rente ved sen betaling: hvad du lovligt kan tilføje

Når en virksomhed betaler en anden virksomhed for sent, giver Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (den britiske lov om renter ved sen betaling af erhvervsgæld) dig automatisk to ting, uanset om din kontrakt nævner dem eller ej.

Lovpligtig rente på 8% over Bank of Englands basisrente, beregnet per dag fra dagen efter forfaldsdatoen. Med basisrenten på 3,75% midt i 2026 er det 11,75% om året, så en faktura på £1.200 betalt 30 dage for sent har optjent omkring £11,59 i rente. Satsen fastsættes ud fra basisrenten, der gjaldt den dag, gælden blev forsinket, så tjek satsen på selve dagen i stedet for at stole på et tal fra en gammel skabelon.

Fast kompensation for dine inddrivelsesomkostninger, pr. faktura:

Du kan kræve begge dele på samme faktura. I praksis bruger de fleste små virksomheder klausulen som et afskrækkelsesmiddel, nævner den høfligt i den anden rykker, og giver afkald på den, når pengene lander. Sæt sætningen på fakturaen, før kunden bliver sen; at tilføje den bagefter fungerer lovligt, men starter en diskussion. To begrænsninger: loven dækker kun erhvervskunder, ikke private husholdninger, og den gælder ikke, hvor din kontrakt allerede fastsætter en betydelig rentesats af sin egen. "Tilføj en klausul om sen betaling" på Jobbit indsætter ordlyden og beregner renten, når du har brug for den.

Rykning for en ubetalt faktura: sekvensen på tre e-mails

De fleste sene fakturaer er ikke tvister; de er fakturaer, ingen har handlet på. En kort, forudsigelig sekvens får de fleste betalt uden en telefonopringning. Så snart fakturaen er i chatten, giver "udkast til tre høflige rykker-e-mails til denne faktura: én dagen før den forfalder, én tre dage efter, og én fjorten dage efter der nævner lovpligtig rente" dem med de rigtige beløb og datoer.

• Dagen før forfaldsdatoen: det venlige skub. Ét afsnit. "En hurtig påmindelse om, at faktura INV-2026-014 på £1.483,20 forfalder i morgen, den 30. september. PDF'en er vedhæftet igen for nemheds skyld, og bankoplysningerne står nederst." Halvdelen af sene betalere betaler alene på denne e-mail.

• Tre dage efter: den direkte forespørgsel. Stadig varm, nu specifik. "Faktura INV-2026-014 forfaldt den 30. september, og jeg kan ikke se den på vores konto. Kan du bekræfte, hvornår den er planlagt? Hvis den allerede er sendt, ville en overførselsreference hjælpe mig med at matche den."

• Fjorten dage efter: den formelle meddelelse. Forretningsmæssig, ikke vred. Angiv beløbet, den oprindelige forfaldsdato, antal dage forsinket, og at du er berettiget til lovpligtig rente og den faste kompensation under loven fra 1998, som du vil tilføje fra datoen for denne e-mail, hvis betaling ikke er modtaget inden for syv dage. Vedhæft en kontoudskrift.

Hvis en erhvervskunde stadig ikke har betalt efter den formelle meddelelse, send et brev før retslige skridt (letter before action) med 14 dages frist, og brug derefter county courtens online betalingskravssystem (money claim online) for gæld op til £10.000 i England og Wales. Det koster mindre, end de fleste forventer, og når sjældent frem til en høring. Gem hver e-mail og det underskrevne tilbud; papirsporet er sagen.

Fakturanummerering, moms og skat: reglerne der fanger folk

• Numre skal være unikke, og fortløbende hvis du er momsregistreret. Huller er tilladt, hvis du kan forklare dem (en annulleret faktura, en kreditnota), men genbrug aldrig et nummer. Et præfiks pr. kunde (ACME-014) er fint, så længe hele serien er unik.

• Proforma er ikke en faktura. En proformafaktura er et tilbud opsat som en faktura, brugt til at bede om betaling før levering. Det er ikke et skattedokument, kan ikke bære moms som om det var en rigtig faktura, og bør erstattes af en rigtig faktura, når varerne eller arbejdet leveres.

• Kreditnotaer, ikke sletninger. Hvis du har overopkrævet, udsted en kreditnota, der henviser til det oprindelige nummer; at slette og genudstede bryder rækkefølgen.

• Behold kopier. Enkeltmandsvirksomheder skal opbevare fakturaer i mindst fem år efter den 31. januar-indberetningsfrist for det skatteår, de tilhører; aktieselskaber opbevarer dem i seks år.

• Self Assessment-datoer. Hvis du er selvstændig, skal du registrere dig hos HMRC senest den 5. oktober efter dit første skatteårs afslutning, indberette og betale senest den 31. januar, og forvente aconto-betalinger den 31. januar og 31. juli, når din regning overstiger £1.000. Guiden selvstændig, freelancer eller enkeltmandsvirksomhed forklarer, hvad du er.

• Making Tax Digital er her nu. Fra april 2026 skal enkeltmandsvirksomheder og udlejere med kvalificerende indkomst over £50.000 føre digitale regnskaber og sende kvartalsvise opdateringer til HMRC gennem kompatibel software, med grænsen faldende til £30.000 i april 2027 og £20.000 i april 2028. Fakturaer produceret og opbevaret i en chat, du kan eksportere, tæller med; en skuffe fuld af papir gør ikke.

Hvorfor Jobbit i stedet for en skabelon eller en fakturaapp

De muligheder, du støder på, når du søger, producerer alle noget, der ligner en faktura. Forskellen ligger i, hvad du selv skal gøre manuelt, og hvad der sker efter den første.

Hvis du har brug for bankfeeds og momsangivelser, køb en regnskabspakke til det. Til selve fakturaen, rykkerne, kreditnotaen og resuméet klarer Jobbit opgaven fra én formular og holder alt i en chat, du kan søge i.

Efter fakturaen: hvad den samme chat gør bagefter

• Et tilbud omdannet til en faktura. "Konverter tilbuddet, jeg sendte til Acme den 3. september, til en faktura, 50% depositum nu, resten ved afslutning." Tallene, kundeoplysningerne og beskrivelsen følger med over.

• Serien holdt lige. Jobbit husker det seneste nummer og layoutet, så INV-2026-015 følger INV-2026-014 uden et regneark.

• Rykkerne og den formelle meddelelse, med den lovpligtige rente beregnet, klar til afsendelse. Automatisk afsendelse på forfaldsdatoen er en del af de betalte planer.

• Ændringer i moms og valuta. "Tilføj moms til alt undtagen bøgerne" eller "faktura i euro og vis modværdien i pund" er ændringer på én linje; formularen tillader allerede fakturering i enhver valuta.

• Kvartalets resumé. En tabel over hver faktura sendt, betalt og udestående, hvilket er præcis, hvad en Making Tax Digital-opdatering eller en revisor beder om.

• En QR-kode til betaling. En statisk kode fra QR-kodegeneratoren, der åbner dit betalingslink, placeret under bankoplysningerne, får private kunder til at betale fra telefonen.

• Resten af forretningen. Hjemmesiden, fakturaen linker til, og den komprimerede PDF, når en portal afviser vedhæftningen.

Generelle assistenter som ChatGPT, Claude, Gemini og Microsoft Copilot kan udkaste en faktura som tekst, hvis du beder om det, og agenter som Manus og Meta's Muse kan sætte den op som en fil. Det, de ikke har, er formularen der fjerner selve skrivningen, hukommelsen for din nummerering og dit layout, og markedspladsen hvor en britisk bogholder kan trækkes ind i den samme chat, hvilket er grunden til, at sammenligningen af multifunktionelle agenter sætter Jobbit først for små virksomheder. Guiden AI-fakturagenerator for freelancere i Storbritannien går dybere ind i rykning og likviditet.

Fejl der får en faktura ignoreret

• Ingen forfaldsdato, kun "30 dage". Tredive dage fra hvornår? Skriv datoen. Formularen gør det.

• En beskrivelse kundens økonomiafdeling ikke kan matche med en indkøbsordre eller en person. Navngiv personen, der bestilte arbejdet, og datoen det blev aftalt.

• At sende den til den forkerte indbakke. Spørg på dag ét, hvor fakturaer skal hen; mange virksomheder har en økonomiadresse, der behandles ugentligt, og din kontaktpersons indbakke er ikke den.

• En PDF, der ikke vil åbne på en telefon, eller som er 9 MB på grund af logoet. Eksportér i en fornuftig størrelse, eller kør den gennem PDF-komprimatoren først.

• At opkræve moms uden et momsnummer, eller at glemme moms med et. Begge dele forvandler en 14-dages faktura til en samtale, der varer 60 dage.

• At ændre bankoplysninger via e-mail. Fakturasvindel virker præcis sådan. Behold de samme oplysninger på hver faktura, og fortæl kunder, at du aldrig vil ændre dem via e-mail.

En 30-minutters plan til din første rigtige faktura

• Minut 0 til 5: saml de ni felter. Dit juridiske navn og handelsnavn, adresse, kundens registrerede navn, den aftalte pris, og datoen arbejdet blev leveret.

• Minut 5 til 10: generér. Udfyld fakturagenerator: kunde, beløb, hvad det er for, moms, 14 dage. Tilmeld dig én gang med en e-mailadresse, og PDF'en og DOCX'en dukker op i chatten.

• Minut 10 til 15: tjek. Subtotal, eventuel moms, total, reference på bankoplysningerne, fakturanummer noteret.

• Minut 15 til 20: send den ordentligt. PDF navngivet med nummeret, til økonomiadressen, med en enkelt-linjes e-mail der gentager beløbet og forfaldsdatoen.

• Minut 20 til 30: sæt opfølgningerne op. Bed den samme chat om de tre rykker-e-mails, og sæt datoerne i din kalender, eller lad den betalte plan sende dem.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal en faktura indeholde i Storbritannien?

En britisk faktura skal have ordet "Invoice", et unikt nummer, dit firmanavn og din adresse, kundens navn og adresse, en klar beskrivelse af det leverede, leveringsdatoen og fakturadatoen, beløbet for hver vare og totalen, samt betalingsbetingelserne. Momsregistrerede virksomheder tilføjer også deres momsnummer, momssatsen og -beløbet pr. linje samt afgiftstidspunktet. Bankoplysninger og en forfaldsdato er ikke lovpligtige, men er det, der får fakturaen betalt.

Kan jeg skrive en faktura, hvis jeg ikke er momsregistreret?

Ja. Enhver enkeltmandsvirksomhed eller ethvert selskab kan fakturere uden momsregistrering; du undlader blot moms helt på dokumentet og viser ikke et momsnummer. Registrering bliver kun obligatorisk, når din afgiftspligtige omsætning passerer £90.000 inden for en rullende periode på 12 måneder, selvom du kan registrere dig frivilligt før det, hvis det passer dine kunder. "No VAT" er standarden på Jobbits formular.

Hvor meget rente for sen betaling kan jeg opkræve på en ubetalt faktura?

For erhvervskunder, lovpligtig rente på 8% over Bank of Englands basisrente, plus fast kompensation på £40, £70 eller £100 pr. faktura afhængigt af, om gælden er under £1.000, under £10.000 eller £10.000 og derover. Retten eksisterer under Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, selv hvis din kontrakt ikke nævner det, men den gælder ikke for private forbrugere.

Hvilke betalingsbetingelser bør jeg sætte på en faktura?

Betaling ved modtagelse for private kunder og små enkeltstående opgaver, 14 dage for de fleste erhverv-til-erhverv-opgaver, og 30 dage kun når en større kundes betalingskørsel kræver det, og I har aftalt det, før arbejdet startede. Skriv altid den faktiske forfaldsdato, og tag et depositum på enhver opgave, der strækker sig over mere end få dage.

Skal fakturanumre være fortløbende?

De skal være unikke, og hvis du er momsregistreret, skal de følge en rækkefølge uden genbrugte numre. Huller er acceptable, når du kan forklare dem, for eksempel en annulleret faktura erstattet af en kreditnota. Et format som INV-2026-014, der fortsætter på tværs af år, er den enkleste måde at forblive compliant på, og Jobbit holder serien for dig.

Er en proformafaktura det samme som en faktura?

Nej. En proforma er en anmodning om betaling, før varer eller arbejde leveres, opsat som en faktura, men ikke et skattedokument. Når du leverer, udsted en rigtig faktura med sit eget nummer; hvis du er momsregistreret, kan proformaen ikke bruges til at afregne momsen.

Er Jobbits fakturagenerator virkelig gratis?

Ja. Du udfylder formularen, opretter en gratis konto med en e-mailadresse (intet kort), og Jobbit returnerer en nummereret PDF-faktura og en redigerbar DOCX i en chat, du beholder. Den gratis plan inkluderer 100 credits om dagen, hvilket dækker flere fakturaer; automatiske rykkere følger med de betalte planer. Skriv din faktura her, og hvis du kan lide, hvordan det virker, bed om rykkerne i samme chat.