Crea un CRM con IA en una tarde: contactos, seguimientos y embudo en 4 prompts

En algún rincón de tu negocio hay una hoja de cálculo llamada «clientes», una app de notas llena de teléfonos y una bandeja de correo donde vive el verdadero embudo de ventas. Hace tres semanas salió un presupuesto y nadie hizo seguimiento. Un cliente que compró dos veces el año pasado no ha vuelto a saber de ti. El estudio de Harvard Business Review sobre 2,241 empresas concluyó que el 23% nunca respondió a un contacto comercial en línea, y que responder en la primera hora hacía siete veces más probable cualificarlo que responder una hora después. Los CRM de suscripción existen para arreglar justo esto, a entre £10 y £27 por usuario al mes, con funciones pensadas para equipos de ventas que no tienes.

Un agente de IA puede crear un CRM sencillo para una pequeña empresa en una tarde, con las cinco cosas que de verdad necesitas y ninguna de las cincuenta que no: los contactos, en qué punto del embudo está cada uno, el próximo seguimiento y cuándo toca, el historial y un informe semanal. Tú lo describes, el agente lo construye y lo aloja, y los recordatorios de seguimiento salen del mismo chat que redacta el correo de seguimiento. Esta guía da los prompts en orden, la comparación de precios con las herramientas de suscripción (comprobada el 20 de octubre de 2026), las normas UK GDPR y PECR que deben cumplir los datos de tus clientes, y una respuesta honesta sobre cuándo te conviene comprar un CRM.

Qué tiene que controlar un CRM de pequeña empresa

El propio modelo de datos de HubSpot, sobre el que se construye su producto de pago, se reduce a contactos, empresas, negocios, incidencias y actividades (llamadas, correos, reuniones, notas). Para un negocio de una a diez personas, el subconjunto útil es este:

1. Contactos y empresas: nombre, teléfono, correo, dirección, cómo te encontraron, consentimiento para marketing.
2. Fases del embudo: consulta, presupuestado, ganado, en curso, terminado, perdido, con un valor y una fecha en cada negocio.
3. Próxima acción: quién, qué y cuándo, para que nada se quede tres semanas en «presupuestado».
4. Historial: cada llamada, correo, presupuesto y nota en un solo lugar por cliente.
5. El informe semanal: presupuestos abiertos por antigüedad, trabajos pendientes, clientes sin contacto en 90 días, ingresos de este mes.

Todo lo demás (puntuación de leads, secuencias, previsiones, territorios) es para un equipo de ventas. Construye las cinco y añade la sexta cuando la necesites.

Constrúyelo en cuatro prompts

1. Importa y limpia lo que ya tienes

2. Añade el embudo y los seguimientos

3. Dale una pantalla y un formulario

4. El informe semanal

Cuatro prompts, una tarde, y el agente conserva los datos y la aplicación mientras mantengas el plan. El plan gratuito cubre la construcción y las vistas previas; el plan Go, a £7 al mes, aloja la aplicación en tu propio dominio con 2,000 créditos al mes para los mensajes matinales y los cambios.

Lo que cobran los CRM de suscripción

Para un negocio de dos personas, los niveles gratuitos de HubSpot, Zoho, Capsule o Attio son realmente gratuitos y buenos; el coste llega cuando quieres un tercer usuario, más de 250 o 1,000 contactos, automatización o quitar la marca, y entonces pasas a pagar de £120 a £650 al año por dos o tres puestos. El CRM creado por el agente cuesta lo que cuesta el plan Go, tengas dos usuarios o cinco, y está hecho a la medida de tu negocio y no de un equipo de ventas.

Las normas que deben cumplir los datos de tus clientes

• UK GDPR. Los registros de clientes son datos personales. Necesitas una base legal para conservarlos (un contrato o interés legítimo para los clientes, consentimiento o interés legítimo para el marketing), un aviso de privacidad que diga qué guardas y por qué, y un plazo de conservación: el principio de limitación del almacenamiento de la ICO (la autoridad británica de protección de datos) es «no más de lo necesario», así que decide cuándo se borran las consultas antiguas y deja que lo haga el agente.
• La tasa de la ICO. La mayoría de las empresas que tratan datos personales pagan la tasa de protección de datos: £52 al año hasta 10 empleados o £632,000 de facturación (£47 con domiciliación bancaria), £78 hasta 250 empleados, con exenciones limitadas. Inclúyela en el presupuesto del CRM.
• PECR para correos y SMS de marketing. Las personas físicas, incluidos los autónomos (sole traders), necesitan dar su consentimiento, o se aplica el «soft opt-in» (compraron o consultaron, el mensaje trata de productos similares, pudieron darse de baja en ese momento y pueden hacerlo en cada mensaje). A las sociedades y LLP se les puede escribir sin consentimiento, pero deben poder darse de baja. Cada mensaje necesita tu identidad y una baja que funcione. La columna de consentimiento del prompt 1 sirve para esto.
• Entregabilidad del correo. Desde febrero de 2024, quienes envían más de 5,000 mensajes al día a Gmail necesitan configurar SPF, DKIM y DMARC y ofrecer baja con un clic; los remitentes más pequeños deberían configurar los registros igualmente, y el agente lo hace cuando conecta tu dominio.
• Dónde residen los datos. Los datos almacenados en el Reino Unido o en el EEE están cubiertos por las normas de adecuación; los servicios de EE. UU. solo lo están si cuentan con la certificación de la extensión británica del EU-US Data Privacy Framework. Pregunta a cualquier proveedor, agente incluido, dónde guarda tus datos.

Cuándo te conviene comprar un CRM

• Un equipo de ventas de cinco o más personas que trabaje el mismo embudo con cuotas, previsiones y territorios.
• Integraciones profundas que ya pagas: una plataforma de automatización de marketing, un centro de llamadas, un programa de contabilidad con complemento de CRM.
• Requisitos de cumplimiento que exigen certificaciones del proveedor por escrito (por ejemplo, el asesoramiento financiero regulado).
• Quieres que otro se responsabilice de las copias de seguridad, la disponibilidad y el soporte, con un contrato que lo diga.

Para todos los demás, las cinco cosas de arriba, hechas a medida, son el CRM.

En qué se diferencia un agente de IA de una aplicación de CRM

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus y Muse de Meta te diseñarán un CRM sobre el papel. Jobbit lo construye y lo hace funcionar:

• Crea la aplicación y la base de datos a partir de tu descripción y las aloja en tu propio dominio.
• Redacta los seguimientos con tu tono a partir del embudo, a las 8 am, todos los días.
• Conserva el historial leyendo los correos y las notas que le reenvías.
• Conecta el formulario de la web con el embudo y te envía la consulta por correo.
• Escribe el informe semanal y los mensajes de «llevamos 90 días sin hablar».
• Cambia el CRM con una frase: una fase nueva, un campo nuevo, un informe nuevo.

Un plan para la tarde

• De 13:00 a 13:30. Exporta la hoja de cálculo y los contactos de correo. Ejecuta el prompt 1. Lee la lista de lo que no tenía claro.
• De 13:30 a 14:15. Prompt 2 con tus presupuestos abiertos y dos correos de ejemplo. Comprueba el primer mensaje matinal pidiéndolo ahora mismo.
• De 14:15 a 15:30. Prompt 3. Abre la aplicación en el móvil, arrastra un negocio y envía una consulta de prueba desde el formulario de la web.
• De 15:30 a 16:00. Prompt 4; después pide al agente que redacte la línea del aviso de privacidad para el formulario de consulta y que fije la regla de conservación de las consultas antiguas.

Sigue leyendo

• IA para el servicio de atención al cliente de una pequeña empresa: las preguntas frecuentes, las respuestas y la página de estado que alimenta el CRM.
• IA para hojas de cálculo: limpiar la exportación antes de convertirla en un CRM.
• Crea una web con IA en una tarde: el sitio donde vive el formulario de consulta.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA crear un CRM para mi negocio?

Sí. Describe las cinco cosas que necesitas controlar (contactos, fases del embudo, próximas acciones, historial e informe semanal), adjunta tu hoja de cálculo y un agente de Jobbit construye la base de datos y una aplicación pensada para el móvil, la aloja en tu dominio y envía la lista diaria de seguimientos desde el mismo chat. El plan gratuito construye y previsualiza; el alojamiento en tu dominio cuesta £7 al mes con Go.

¿Cuál es el CRM más barato para una pequeña empresa?

Para una o dos personas, los niveles gratuitos de HubSpot (2 usuarios, 1,000 contactos), Zoho (3 usuarios), Capsule (2 usuarios, 250 contactos) y Attio (3 puestos) son gratis. Los precios de entrada de pago van de unos $14 a £27 por usuario al mes. Un CRM creado por un agente en Jobbit Go cuesta £7 al mes para cualquier número de usuarios, hecho a la medida de tu negocio.

¿Necesito un CRM o me basta una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo funciona hasta que necesitas recordatorios, un embudo compartido, un formulario que lo alimente o un historial por cliente. Google Sheets admite 20 millones de celdas y Excel un millón de filas, así que el tamaño no es el límite; el límite es que una hoja de cálculo nunca te avisa de que un presupuesto lleva tres semanas parado. Construye los recordatorios y el embudo alrededor de la hoja de cálculo que ya tienes.

¿Es legal guardar los datos de mis clientes en mi propio CRM?

Sí, conforme al UK GDPR, con una base legal, un aviso de privacidad y un plazo de conservación, y la mayoría de las empresas pagan la tasa de protección de datos de la ICO (£52 al año hasta 10 empleados). Los correos y SMS de marketing a personas físicas necesitan consentimiento o el soft opt-in según el PECR, con tu identidad y una baja en cada mensaje.

¿Cómo evito perder clientes potenciales?

Responde rápido y haz seguimiento con un calendario. El estudio de Harvard Business Review halló que el 23% de las empresas nunca respondió a contactos en línea y que una hora de retraso reducía siete veces la probabilidad de cualificar un lead. La solución es un embudo con una próxima acción en cada negocio y un mensaje a las 8 am con lo que vence.

¿Puede el CRM enviar correos de seguimiento automáticamente?

Puede redactarlos para que los envíes tú, o enviar los programados que hayas aprobado, con tu identidad y un enlace de baja como exige el PECR. Deja como borradores, para leerlos antes, las reclamaciones y todo lo relacionado con dinero; deja que los mensajes de «tu presupuesto sigue abierto» y «han pasado 90 días» salgan según lo programado.

¿Y si crezco y más adelante necesito un CRM de verdad?

Exporta los contactos y los negocios del CRM creado por el agente como hoja de cálculo e impórtalos en HubSpot, Pipedrive o Salesforce; todos los CRM importan desde un CSV. La estructura que construiste (contactos, fases del embudo, próximas acciones) se traslada directamente, y el agente de Jobbit prepara la exportación en el formato que pida la nueva herramienta.