Cuánto tiempo guardar los registros de tu negocio en el Reino Unido: 12 reglas

Los autónomos (sole traders) conservan los registros fiscales durante 5 años después del plazo de presentación del 31 de enero, las sociedades limitadas durante 6 años desde el final del ejercicio, los registros del VAT durante 6 años y los de PAYE y CIS durante 3 años después del cierre del año fiscal, y HMRC (la Hacienda británica) puede imponer hasta £3,000 por cada incumplimiento. Los registros de salud y seguridad se guardan más tiempo, hasta 40 años en el caso de COSHH. Esta guía reúne todos los plazos en una tabla, con la ley que los respalda, y las normas que cambiaron en 2026.

La bolsa de recibos, la carpeta de facturas de un cliente que cerró en 2021, las nóminas de una limpiadora que se fue: todo propietario tiene un montón así y las mismas dos preguntas. ¿Qué hay que conservar y cuándo se puede tirar? Las respuestas están repartidas entre una docena de leyes y reglamentos, los plazos se cuentan desde fechas distintas y equivocarse cuesta una multa o un trastero. Saber cuánto tiempo guardar los registros de un negocio es cosa de una página cuando alguien ya ha hecho la lectura.

Esa es la página que sigue: las doce reglas de conservación que afronta una pequeña empresa del Reino Unido, la fecha desde la que corre cada plazo, las sanciones, lo que dice HMRC sobre los escaneos y los recibos que se desvanecen, los cambios de 2026 en los registros digitales, los registros societarios y los plazos de los tribunales laborales, y las tareas administrativas que un agente de IA puede encargarse de hacer para que la carpeta se vacíe sola el día correcto. Todos los plazos se comprobaron en GOV.UK, legislation.gov.uk o el sitio de la HSE el 24 de octubre de 2026.

Cómo comprobamos los plazos

1. Primero la ley. Cada fila indica la ley o el reglamento y el artículo, leídos en legislation.gov.uk, junto con la página de orientación de GOV.UK.
2. La fecha de inicio importa tanto como la duración. "Cinco años" desde el plazo de presentación no son cinco años desde la factura, así que cada fila dice desde cuándo corre el plazo.
3. Gana la regla más larga. Cuando un documento cae bajo dos reglas (una nómina es un registro de PAYE y un registro del salario mínimo), la tabla indica el plazo más largo.
4. Cambios de 2026 comprobados. Making Tax Digital para el Impuesto sobre la Renta, los cambios del registro de sociedades de noviembre de 2025 y el cambio del plazo ante los tribunales de octubre de 2026 alteran lo que hay que conservar.
5. Sin plazos inventados. Cuando la ley no fija un plazo, la tabla lo dice y da en su lugar las palabras de la ICO o de HMRC.

Las 12 reglas en una tabla

Dos correcciones a lo que todavía dicen la mayoría de las listas en internet. Ya no existe la obligación legal de conservar los registros de bajas por enfermedad a efectos de Statutory Sick Pay: se derogó el 6 de abril de 2014, aunque HMRC todavía puede pedirte que demuestres lo que pagaste, y GOV.UK sigue incluyendo las ausencias por enfermedad en la regla de tres años de PAYE. Y los libros registro societarios no se "guardan para siempre": desde el 18 de noviembre de 2025 las sociedades ya no tienen que llevar sus propios registros de administradores, secretarios, domicilios particulares ni personas con control significativo (esa información se presenta en Companies House), mientras que el registro de socios sigue siendo obligatorio y las anotaciones de antiguos socios pueden eliminarse pasados diez años.

Autónomos y socios: cinco años, desde el plazo

La regla para los autónomos es de cinco años después del plazo de presentación del 31 de enero del año fiscal al que se refieren los registros. Los registros del año fiscal hasta el 5 de abril de 2026, presentados antes del 31 de enero de 2027, deben por tanto conservarse hasta el 31 de enero de 2032. Si presentas con más de cuatro años de retraso, el plazo pasa a ser de 15 meses desde la fecha de presentación. Cuentan los registros que respaldan la declaración: facturas de venta, recibos de gastos, extractos bancarios, registros de kilometraje, inventarios y los papeles de trabajo que los convierten en las cifras del formulario.

La orientación de HMRC para empresas, empleadores y contratistas fija una multa de hasta £3,000 por cada incumplimiento al no llevar registros adecuados, y las páginas para autónomos remiten a la misma facultad de la Taxes Management Act. El manual de HMRC dice que la multa completa se reserva para casos graves; el coste más habitual es una inspección a la que no puedes responder, que termina con la estimación de tu beneficio hecha por HMRC en lugar de la tuya.

Sociedades limitadas: seis años, y a veces más

Las sociedades conservan los registros seis años desde el final del ejercicio al que se refieren. Los seis años se amplían cuando una operación abarca más de un periodo contable, cuando un activo como una furgoneta o una máquina seguirá en uso pasados los seis años, cuando la Company Tax Return se presenta tarde o cuando HMRC ha abierto una comprobación de cumplimiento: en cada caso los registros se guardan hasta que el asunto se cierra. La Companies Act 2006 (Ley de Sociedades) exige aparte conservar los registros contables durante tres años (seis para las sociedades cotizadas), pero en la práctica manda la regla de seis años de HMRC, porque la declaración de impuestos se apoya en los mismos documentos.

VAT: seis años, en formato digital

Los registros del VAT, incluidos la cuenta del VAT, las facturas de venta y de compra y la documentación de importación y exportación, se conservan seis años, o diez años para las ventas realizadas a través del One Stop Shop. Desde Making Tax Digital para el VAT, los registros deben mantenerse en un software que se enlace digitalmente con la declaración; el aviso de HMRC es explícito en que transferir datos manualmente entre sistemas "no es aceptable". La consecuencia práctica es que una política de conservación de seis años para un negocio registrado en el VAT es, en realidad, una suscripción de software de seis años, o un archivo de seis años de ficheros exportados que sigan abriéndose.

Empleadores: PAYE a tres años, salario mínimo a seis

Los registros de PAYE se guardan tres años desde el final del año fiscal: lo que pagaste, lo que dedujiste, los informes enviados a HMRC, permisos y ausencias de los empleados, y gastos y beneficios. HMRC puede estimar lo que debes e imponer hasta £3,000 cuando faltan los registros. Los registros de las prestaciones legales por maternidad, adopción y paternidad siguen los mismos tres años.

La trampa es el National Minimum Wage. Desde el 1 de abril de 2021, los registros que demuestran que cada trabajador cobró al menos la tarifa mínima deben conservarse seis años, contados desde el final del periodo de referencia de pago siguiente al que cubren. Una nómina es, por tanto, un registro de PAYE de tres años y un registro de salario mínimo de seis años a la vez; gana el plazo más largo, así que conserva la nómina seis años. Los contratistas de la construcción conservan los registros de pagos y deducciones del CIS durante tres años, con la misma multa de £3,000.

Salud y seguridad: tres años, y cuarenta

El libro de accidentes es un registro de tres años, contados desde cada anotación, y los informes RIDDOR de lesiones graves y sucesos peligrosos se guardan tres años desde la fecha del registro. Los largos son los registros de exposición: los registros de vigilancia de la salud bajo COSHH y los registros de salud bajo la normativa del amianto se conservan 40 años desde la última anotación, porque las enfermedades que buscan detectar aparecen décadas después. Los certificados médicos por amianto se guardan cuatro años y los registros de trabajos con amianto notificables sin licencia, 40 años. El propio registro de amianto no tiene plazo de conservación en la normativa; la HSE espera que sea un documento vivo, revisado al menos una vez al año.

Contratos y facturas: la ventana de reclamación de seis años

La ley fiscal te dice cuándo puede pedirte cuentas HMRC; la Limitation Act 1980 (Ley de prescripción) te dice cuándo puede demandarte un cliente o un proveedor. Una reclamación por incumplimiento de un contrato simple puede presentarse durante seis años desde el incumplimiento, y una basada en una escritura durante doce, así que conviene conservar un contrato, el presupuesto en que se basa y las facturas y la correspondencia que muestran lo entregado durante seis años después de acabar el trabajo, digan lo que digan las normas fiscales. Es la regla que más se les escapa a los propietarios y la que importa en una disputa: el correo en el que el cliente aceptó el alcance sirve de prueba solo si todavía existe.

Datos personales: sin plazo fijo, pero uno por escrito

UK GDPR no fija ninguna cifra. El principio de limitación del almacenamiento dice que los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario, y las orientaciones de la ICO dicen a las organizaciones que "establezcan y documenten plazos de conservación estándar" y que los revisen. Conservar datos porque la ley lo exige (impuestos, nóminas, salud y seguridad) es una finalidad necesaria; conservar una lista de clientes "por si acaso" no lo es. Para los candidatos a un puesto, la ICO no da ninguna cifra, solo que los registros no deben conservarse más allá del periodo en que podría presentarse una reclamación. Ese periodo cambió el 1 de octubre de 2026: la Employment Rights Act 2025 amplió el plazo de la Equality Act para reclamaciones ante el tribunal de tres a seis meses para los actos ocurridos desde esa fecha, de modo que la vieja costumbre de borrar las candidaturas rechazadas a los seis meses ahora se queda justa. Doce meses, escritos en el calendario, es la cifra más segura.

Escaneos, recibos que se desvanecen y registros digitales en 2026

HMRC acepta copias escaneadas de los registros en papel, y VAT Notice 700/21 junto con el Compliance Handbook dicen que el original en papel puede desecharse cuando la imagen sea una copia completa y legible, incluido todo lo que figure en el reverso. Esa es la respuesta a la bolsa de recibos: fotografía cada recibo la semana en que lo recibes, porque los National Archives advierten de que el texto del papel térmico de los tickets "puede desaparecer en tan solo unos pocos años" y el recibo que necesites en el quinto año puede estar en blanco.

El cambio de 2026 es Making Tax Digital para el Impuesto sobre la Renta. Desde el 6 de abril de 2026, los autónomos y propietarios que alquilan con ingresos computables superiores a £50,000 llevan sus registros en formato digital y envían actualizaciones trimestrales desde un software; el grupo de £30,000 se incorpora en abril de 2027 y el de £20,000 en abril de 2028. El plazo de conservación no cambia, cinco años después del plazo del 31 de enero, pero los registros ahora deben existir en formato digital, y las facturas y recibos originales, o copias completas de ellos, deben seguir guardándose detrás de las anotaciones del software.

Cómo un agente de IA mantiene la carpeta en orden

Los plazos son fijos; el trabajo está en la gestión de aplicarlos, y eso es lo que un agente hace bien.

• Redacta tu calendario de conservación. Dile al agente el tipo de negocio, si estás registrado en el VAT, si tienes empleados y si trabajas con sustancias peligrosas, y redacta el calendario de una página a partir de la tabla de arriba con tus propias fechas.
• Escanea y archiva los recibos a medida que llegan. Fotografía el recibo, déjalo en la carpeta de un proyecto y el agente lo nombra por fecha, proveedor e importe y lo anota en la hoja de gastos, de modo que el desvanecimiento del papel térmico deja de importar.
• Programa los recordatorios de borrado. Una automatización de Jobbit puede ejecutarse el día uno de cada mes, enumerar lo que ha superado su plazo y pedirte que confirmes el borrado, que es la revisión que la ICO quiere ver documentada.
• Mantiene legibles las exportaciones. Cuando cambias de software de contabilidad, el agente exporta el archivo de seis años a formatos abiertos y comprueba que los ficheros siguen abriéndose.
• Responde al inspector. Cuando HMRC pide los registros que respaldan una cifra, el agente encuentra en los archivos del proyecto las facturas, extractos y papeles de trabajo que la sustentan.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus y Muse de Meta te explicarán las reglas si se lo preguntas. Lo que no hacen es guardar los archivos, ejecutar la comprobación mensual y enviar el recordatorio. El agente de Jobbit hace esas tres cosas desde un solo proyecto, y suma a un contable de su red de profesionales cuando un cierre de ejercicio lo necesita.

Tu plan para esta semana

• Lunes: redacta el calendario. Doce filas, tus fechas. Usa la tabla de arriba y asigna un responsable a cada fila, aunque seas tú.
• Martes: fotografía el montón. Cada recibo en papel del último año fiscal, escaneado y con nombre. Tira el papel térmico cuando la imagen esté completa.
• Miércoles: encuentra el archivo más antiguo que debes conservar. Para un autónomo es el año fiscal hasta abril de 2021, presentado en enero de 2022 y conservado hasta enero de 2027. Todo lo más antiguo que lo que indique tu calendario puede irse.
• Jueves: revisa las filas de seis años. Nóminas del salario mínimo, VAT y registros de la sociedad se guardan seis años; asegúrate de que la exportación o el archivo de tu software llega tan atrás.
• Viernes: arregla la carpeta de candidatos. Fija un borrado a los doce meses para las candidaturas rechazadas y escríbelo en el calendario, ahora que el plazo ante el tribunal es de seis meses.

Sigue leyendo

• Cómo redactar un recibo en el Reino Unido: 6 datos obligatorios y una plantilla gratis en un solo mensaje
• Política de IA para pequeñas empresas: una plantilla gratuita con 10 reglas que el personal sí cumplirá
• Gastos de autónomos: 40 cosas que puedes deducir en 2026 (y 10 que no)

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de mi negocio en el Reino Unido?

Cinco años después del plazo de presentación del 31 de enero si eres autónomo, seis años desde el final del ejercicio para una sociedad limitada, seis años para los registros del VAT y tres años desde el final del año fiscal para los registros de PAYE y CIS. Los registros de exposición en salud y seguridad bajo COSHH se guardan 40 años, y conviene conservar los contratos seis años después del trabajo, porque ese es el tiempo durante el que puede presentarse una reclamación.

¿Cuánto tiempo debe guardar los recibos un autónomo?

Cinco años después del plazo del 31 de enero del año fiscal al que pertenecen, así que los recibos del año hasta abril de 2026 se conservan hasta el 31 de enero de 2032. Una copia fotografiada vale siempre que esté completa y sea legible, incluido lo que figure en el reverso, y entonces el papel puede tirarse.

¿Cuál es la multa por no conservar los registros del negocio?

HMRC puede imponer hasta £3,000 por cada incumplimiento al conservar o preservar los registros necesarios para una declaración, y el manual de HMRC reserva el importe completo para casos graves. El coste más habitual es una inspección que no puedes respaldar, que termina con HMRC estimando tu beneficio o tu deuda de PAYE.

¿Puedo guardar los registros del negocio en formato digital en lugar de en papel?

Sí. HMRC acepta escaneos y fotografías siempre que la copia esté completa y sea legible, y los negocios registrados en el VAT y, desde abril de 2026, los autónomos y propietarios que alquilan con mayores ingresos deben llevar los registros en formato digital bajo Making Tax Digital. Guarda los archivos en un formato que siga abriéndose dentro de seis años y haz copias de seguridad.

¿Cuánto tiempo debo guardar los CV de las personas que no contraté?

UK GDPR no fija ninguna cifra; la ICO dice que no se conserven más allá del tiempo en que podría presentarse una reclamación. Desde el 1 de octubre de 2026 el plazo de la Equality Act para reclamaciones ante el tribunal es de seis meses en lugar de tres, así que un plazo de conservación de doce meses escrito en tu calendario es la opción más segura.

¿Tengo que guardar copias en papel de los recibos?

No. El aviso del VAT de HMRC y su Compliance Handbook dicen ambos que el original puede desecharse cuando exista una imagen completa y legible, y los recibos térmicos se desvanecen en pocos años de todos modos. La forma más rápida de cumplir todas las reglas es dejar que un agente archive cada recibo la semana en que lo recibes; el agente de Jobbit lo hace a partir de una foto, en el plan gratuito y sin tarjeta.