Cómo escribir una factura que se cobre en 2026: plantilla gratuita, 9 campos, un solo mensaje (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Terminaste el trabajo el viernes, el cliente dijo "envíame la factura" y ahora es domingo por la noche y estás mirando un documento en blanco preguntándote si necesitas una línea de IVA, qué número ponerle y si "pago al recibirla" es algo que se puede escribir. La mitad de las pequeñas empresas del Reino Unido conoce esta sensación: la Federation of Small Businesses lleva años informando de que alrededor de la mitad de las pequeñas empresas cobran tarde, y una factura tardía suele empezar siendo una factura poco clara.

Esta guía te muestra cómo escribir una factura que un cliente pueda pagar sin hacerte una sola pregunta. Vas a obtener los nueve campos que exige la ley del Reino Unido, una plantilla de factura gratuita que puedes copiar, las condiciones de pago que realmente hacen que el dinero llegue a tu cuenta, los intereses y la compensación que puedes añadir legalmente cuando una empresa paga tarde, y una secuencia de tres correos de reclamación. Y tienes el camino más corto: el generador de facturas de Jobbit, donde escribes para quién es, por qué concepto y cuánto, eliges el IVA y la fecha de vencimiento, y obtienes una factura en PDF numerada más un DOCX editable, sin tarjeta y sin marca de agua.

Escribe una factura en Jobbit en un solo mensaje

El generador de facturas de Jobbit es un formulario con los campos que necesita una factura y nada más. Escribes para quién es y, si quieres, el nombre de tu negocio; el importe, en libras por defecto o en cualquier divisa en la que factures; el concepto, una línea por artículo; si el IVA está desactivado, se añade aparte o ya está incluido, con el tipo ya establecido para ti; y si el pago vence al recibirla o en 7, 14 o 30 días. La página muestra el mensaje que va a enviar y lo envía en cuanto tienes una cuenta gratuita. Este es el mensaje del ejemplo del formulario:

1Crea una factura profesional para Acme Ltd por Diseño web, cinco páginas, 1.200 GBP. Sin VAT, no estoy registrado a efectos de VAT. El pago vence en 14 días. Usa un diseño limpio con número de factura y la fecha de hoy, una línea por cada concepto, subtotal, una línea de VAT cuando corresponda, total, condiciones de pago y un bloque con los datos bancarios. Deja marcadores claramente señalados para el nombre de mi empresa, la dirección y los datos bancarios, y después dame la factura en PDF y en DOCX editable.

La primera factura vuelve con marcadores claramente indicados para tu dirección y tus datos bancarios. Respondes una vez con esos datos y Jobbit los rellena y mantiene el diseño, así que la segunda factura es cosa de una sola línea: "factura a Green Cafe por la contabilidad de marzo, 250 libras, IVA aparte, pago al recibirla". También puedes decir "añade mi logo" y adjuntarlo, "convierte esto en una factura proforma", "añade una cláusula de pago tardío" o "convierte esto en una nota de abono por el artículo devuelto".

El plan gratuito te da 100 créditos al día, lo que cubre varias facturas, y no hay que introducir ninguna tarjeta. Si facturar es una tarea semanal para ti, el plan Plus por £15 al mes añade una bolsa mensual mayor y recordatorios automáticos, pero una sola factura es cosa del plan gratuito.

Los 9 campos que debe incluir toda factura del Reino Unido

Las directrices de HMRC sobre facturación indican lo que debe llevar una factura del Reino Unido. Si no estás registrado a efectos de IVA, la lista es corta, y que falte un elemento es el motivo más habitual por el que una factura acaba en la bandeja de "consultas" del cliente en lugar de en la de "pagar". El formulario de Jobbit pide los datos que solo tú puedes aportar y rellena el resto.

1. La palabra "Invoice" (factura) en la parte superior, para que no se confunda con un presupuesto, un extracto o una proforma.

2. Un número de factura único. Cualquier formato sirve siempre que dos facturas no compartan número; en las facturas con IVA los números deben seguir una secuencia. INV-2026-001 vale. No reinicies la numeración en 1 cada año.

3. El nombre, la dirección y los datos de contacto de tu negocio. Un autónomo (sole trader) pone su propio nombre más cualquier nombre comercial, y una dirección donde puedan entregarse documentos legales. Una sociedad limitada usa la razón social completa tal como figura en el certificado de constitución, y si nombras a un administrador debes nombrarlos a todos.

4. El nombre y la dirección del cliente. Para una empresa, la razón social registrada; para una persona, su nombre y la dirección a la que se refiere el trabajo.

5. Una descripción clara de lo que suministraste. "Diseño web, cinco páginas, según lo acordado el 3 de septiembre de 2026" es mejor que "servicios". Una línea por artículo, con cantidad y precio unitario cuando corresponda.

6. La fecha de suministro (cuándo se hizo el trabajo o se entregaron los productos) y la fecha de la factura. A menudo coinciden, aunque no tienen por qué.

7. El importe de cada línea y el total. Muestra el subtotal, el IVA si lo hay y el total adeudado en libras.

8. Las condiciones de pago y la fecha de vencimiento. "Pago debido en un plazo de 14 días desde la fecha de la factura, antes del 30 de septiembre de 2026" elimina cualquier excusa. Añade la redacción sobre pago tardío de la sección de más abajo.

9. Cómo pagar. Nombre de la cuenta, sort code, número de cuenta y una referencia (el número de factura). Un enlace de pago o un código QR que lo abra le ahorra un paso al cliente.

Si estás registrado a efectos de IVA, añade tu número de IVA, el tipo y el importe de IVA por línea, el IVA total y el punto de devengo (tax point, normalmente la fecha de suministro), y emite la factura con IVA en un plazo de 30 días desde el suministro. El registro pasa a ser obligatorio en cuanto tu facturación imponible supera las £90,000 en cualquier periodo móvil de 12 meses. Si no estás registrado, no pongas número de IVA ni línea de IVA en la factura en absoluto; cobrar un IVA que no puedes declarar es un delito, no un error de redondeo.

Una plantilla de factura gratuita que puedes copiar

Este diseño es lo que produce el generador de facturas. Cópialo en cualquier documento y rellena los corchetes si prefieres hacerlo a mano.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

Tres hábitos hacen que esta plantilla rinda más que las que te descargas por ahí. Mantén el número de factura y la fecha de vencimiento en la primera línea donde se posa la vista, porque eso es lo que busca la persona de administración. Pon la referencia de pago junto a los datos bancarios, porque un pago sin referencia es el segundo motivo más habitual por el que una factura pagada sigue apareciendo como pendiente. Y guarda el archivo como INV-2026-014-Acme.pdf, para que el buzón de finanzas del cliente pueda encontrarlo en marzo.

Condiciones de pago que consiguen que te paguen: 7, 14 o 30 días

Las condiciones de pago son la parte de la factura que más gente copia sin pensar, y la parte que decide si cobras en una semana o en dos meses. Son las cuatro opciones del formulario de Jobbit.

• Pago al recibirla es lo adecuado para trabajos puntuales con clientes particulares, para cualquier importe inferior a unas £300 y para trabajos que ya has entregado. No es de mala educación; es normal entre gremios, profesores particulares, personal de limpieza y vendedores de mercadillo.

• 7 o 14 días encaja con autónomos y pequeños proveedores que facturan a otras pequeñas empresas. Catorce días es el punto óptimo: suficiente para encajar en un ciclo de pagos mensual, corto para que el trabajo todavía esté reciente.

• 30 días es lo que la ley asume por defecto si no acordasteis nada, y es lo que las empresas más grandes intentarán imponer. Acéptalo solo cuando el ciclo de pagos del cliente realmente lo necesite, y dilo en el presupuesto antes de empezar el trabajo, no en la factura después.

• Depósitos y pagos por fases también son condiciones de pago. Para cualquier trabajo de varios días, factura entre un 30% y un 50% por adelantado y el resto al terminar. Un cliente que se resiste a un depósito te está diciendo algo sobre el pago final.

Dos detalles que añade la ley para el trabajo entre empresas en el Reino Unido: si no habéis acordado condiciones, el pago se considera tardío 30 días después de que el cliente reciba la factura o los productos, lo que ocurra más tarde, y una empresa no puede imponer plazos superiores a 60 días a menos que sea justo para ambas partes. Los consumidores no están cubiertos por estas normas, por eso "pago al recibirla" y un depósito importan más con clientes particulares.

Intereses por pago tardío: qué puedes añadir legalmente

Cuando una empresa le paga tarde a otra empresa, la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (la ley del Reino Unido sobre intereses por demora en deudas comerciales) te da dos cosas automáticamente, aunque tu contrato no las mencione.

Interés legal (statutory interest) del 8% por encima del tipo base del Bank of England, cobrado por día desde el día siguiente a la fecha de vencimiento. Con el tipo base en el 3.75% a mediados de 2026, eso equivale a un 11.75% anual, así que una factura de £1,200 pagada con 30 días de retraso habrá generado unos £11.59 en intereses. El tipo se fija por referencia al tipo base vigente cuando la deuda pasó a estar en mora, así que comprueba el tipo del día en lugar de fiarte de una cifra de una plantilla antigua.

Compensación fija (fixed compensation) por tus costes de gestión de cobro, por factura:

Puedes reclamar las dos cosas en la misma factura. En la práctica, la mayoría de las pequeñas empresas usan la cláusula como elemento disuasorio, la mencionan educadamente en el segundo recordatorio y la eximen cuando llega el dinero. Pon la frase en la factura antes de que el cliente se retrase; añadirla después funciona legalmente pero abre una discusión. Dos límites: la ley cubre solo a clientes empresariales, no a particulares, y no se aplica cuando tu contrato ya fija un tipo de interés propio sustancial. "Añade una cláusula de pago tardío" en Jobbit inserta el texto y calcula el interés cuando lo necesites.

Reclamar una factura impagada: la secuencia de tres correos

La mayoría de las facturas tardías no son disputas; son facturas que nadie gestionó. Una secuencia corta y predecible consigue que se paguen la mayoría sin necesidad de una llamada. Una vez que la factura está en el chat, "redacta tres correos de recordatorio educados para esta factura: uno el día antes del vencimiento, uno tres días después y uno catorce días después que mencione el interés legal" los produce con los importes y las fechas correctos.

• El día antes del vencimiento: el recordatorio amable. Un párrafo. "Un breve recordatorio de que la factura INV-2026-014 por £1,483.20 vence mañana, 30 de septiembre. Adjunto de nuevo el PDF por comodidad, y los datos bancarios están al final." La mitad de los que pagan tarde pagan solo con este correo.

• Tres días después: la petición directa. Todavía cordial, ahora concreta. "La factura INV-2026-014 vencía el 30 de septiembre y no la veo reflejada en nuestra cuenta. ¿Podrías confirmarme cuándo está programado el pago? Si ya se ha enviado, una referencia de la transferencia me ayudaría a conciliarla."

• Catorce días después: el aviso formal. Profesional, no airado. Indica el importe, la fecha de vencimiento original, los días de retraso y que tienes derecho al interés legal y a la compensación fija en virtud de la ley de 1998, que añadirás desde la fecha de este correo si no se recibe el pago en un plazo de siete días. Adjunta un extracto.

Si un cliente empresarial sigue sin pagar tras el aviso formal, envía una carta previa a acciones legales (letter before action) concediendo 14 días, y después utiliza el servicio online de reclamación de deudas del county court para deudas de hasta £10,000 en Inglaterra y Gales. Cuesta menos de lo que la mayoría espera y rara vez llega a una vista. Guarda todos los correos y el presupuesto firmado; el rastro documental es el expediente.

Numeración de facturas, IVA e impuestos: las normas con las que la gente tropieza

• Los números deben ser únicos, y secuenciales si estás registrado a efectos de IVA. Se permiten huecos si puedes explicarlos (una factura anulada, una nota de abono), pero nunca reutilices un número. Un prefijo por cliente (ACME-014) está bien siempre que toda la serie sea única.

• La proforma no es una factura. Una factura proforma es un presupuesto presentado con el formato de una factura, usado para pedir el pago antes de la entrega. No es un documento fiscal, no puede llevar IVA como si lo fuera, y debe sustituirse por una factura real cuando se suministran los productos o el trabajo.

• Notas de abono, no borrados. Si cobraste de más, emite una nota de abono que haga referencia al número original; borrar y volver a emitir rompe la secuencia.

• Guarda copias. Los autónomos (sole traders) conservan las facturas al menos cinco años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero del ejercicio fiscal al que pertenecen; las sociedades limitadas las conservan seis años.

• Fechas de Self Assessment. Si eres autónomo, regístrate en HMRC antes del 5 de octubre siguiente al final de tu primer ejercicio fiscal, presenta y paga antes del 31 de enero, y espera pagos a cuenta el 31 de enero y el 31 de julio una vez que tu cuota supere las £1,000. La guía de autónomo, freelance o sole trader explica cuál eres.

• Making Tax Digital ya está aquí. Desde abril de 2026, los autónomos (sole traders) y arrendadores con ingresos que cumplan el umbral de más de £50,000 deben llevar registros digitales y enviar actualizaciones trimestrales a HMRC a través de software compatible, con el umbral bajando a £30,000 en abril de 2027 y a £20,000 en abril de 2028. Las facturas creadas y guardadas en un chat que puedas exportar cuentan; un cajón de papeles no.

Por qué Jobbit en lugar de una plantilla o una app de facturación

Las opciones que te encontrarás al buscar producen todas algo que parece una factura. La diferencia está en lo que tienes que hacer a mano y en lo que pasa después de la primera.

Si necesitas feeds bancarios y declaraciones de IVA, compra un paquete de contabilidad para eso. Para la propia factura, los recordatorios, la nota de abono y el resumen, Jobbit hace el trabajo desde un solo formulario y lo guarda todo en un chat que puedes buscar.

Después de la factura: qué más hace el mismo chat

• Un presupuesto convertido en factura. "Convierte el presupuesto que envié a Acme el 3 de septiembre en una factura, 50% de depósito ahora, resto al terminar." Los importes, los datos del cliente y la descripción se trasladan.

• La serie ordenada. Jobbit recuerda el último número y el diseño, así que INV-2026-015 sigue a INV-2026-014 sin una hoja de cálculo.

• Los recordatorios y el aviso formal, con el interés legal calculado, listos para enviar. El envío automático en la fecha de vencimiento forma parte de los planes de pago.

• Cambios de IVA y de divisa. "Añade IVA a todo excepto a los libros" o "factura en euros y muestra el equivalente en libras esterlinas" son cambios de una sola línea; el formulario ya te permite facturar en cualquier divisa.

• El resumen del trimestre. Una tabla de todas las facturas enviadas, cobradas y pendientes, exactamente lo que pide una actualización de Making Tax Digital o un contable.

• Un código QR de pago. Un código estático del generador de códigos QR que abre tu enlace de pago, colocado bajo los datos bancarios, hace que los clientes particulares paguen desde el móvil.

• El resto del negocio. El sitio web al que enlaza la factura, y el PDF comprimido cuando un portal rechaza el archivo adjunto.

Asistentes generales como ChatGPT, Claude, Gemini y Microsoft Copilot pueden redactar una factura como texto si se lo pides, y agentes como Manus y Meta's Muse pueden maquetarla como archivo. Lo que no tienen es el formulario que elimina la redacción, la memoria de tu numeración y tu diseño, y el mercado donde se puede incorporar a un contable del Reino Unido al mismo chat, por lo que la comparativa de agentes de IA multiusos sitúa a Jobbit en primer lugar para pequeñas empresas. La guía del generador de facturas con IA para autónomos profundiza en la reclamación de pagos y el flujo de caja.

Errores que hacen que una factura se ignore

• Sin fecha de vencimiento, solo "30 días". ¿Treinta días desde cuándo? Escribe la fecha. El formulario lo hace.

• Una descripción que el equipo de finanzas del cliente no puede relacionar con un pedido de compra o una persona. Nombra a la persona que encargó el trabajo y la fecha en que se acordó.

• Enviarla al buzón equivocado. Pregunta desde el primer día a dónde van las facturas; muchas empresas tienen una dirección de contabilidad que se procesa semanalmente, y el buzón de tu contacto no es esa dirección.

• Un PDF que no se abre en un móvil o que pesa 9 MB por culpa del logo. Exporta con un tamaño razonable, o pásalo primero por el compresor de PDF.

• Cobrar IVA sin número de IVA, u olvidar el IVA teniéndolo. Cualquiera de los dos convierte una factura de 14 días en una conversación de 60 días.

• Cambiar los datos bancarios por correo electrónico. El fraude de facturas funciona exactamente así. Mantén los mismos datos en cada factura y diles a los clientes que nunca los cambiarás por correo.

Un plan de 30 minutos para tu primera factura en condiciones

• Minuto 0 a 5: reúne los nueve campos. Tu nombre legal y tu nombre comercial, la dirección, la razón social registrada del cliente, el precio acordado y la fecha en que se suministró el trabajo.

• Minuto 5 a 10: genera. Rellena el generador de facturas: cliente, importe, concepto, IVA, 14 días. Regístrate una vez con un correo electrónico y el PDF y el DOCX llegan al chat.

• Minuto 10 a 15: comprueba. Subtotal, IVA si lo hay, total, referencia en los datos bancarios, número de factura anotado.

• Minuto 15 a 20: envíala correctamente. PDF con el número en el nombre del archivo, a la dirección de contabilidad, con un correo de una línea que repita el importe y la fecha de vencimiento.

• Minuto 20 a 30: programa los seguimientos. Pide al mismo chat los tres correos de recordatorio y anota las fechas en tu calendario, o deja que el plan de pago los envíe.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una factura en el Reino Unido?

Una factura del Reino Unido necesita la palabra "Invoice", un número único, el nombre y la dirección de tu negocio, el nombre y la dirección del cliente, una descripción clara de lo suministrado, la fecha de suministro y la fecha de la factura, el importe de cada artículo y el total, y las condiciones de pago. Las empresas registradas a efectos de IVA añaden también su número de IVA, el tipo y el importe de IVA por línea, y el punto de devengo. Los datos bancarios y una fecha de vencimiento no son legalmente obligatorios, pero son lo que hace que la factura se cobre.

¿Puedo escribir una factura si no estoy registrado a efectos de IVA?

Sí. Cualquier autónomo (sole trader) o empresa puede facturar sin estar registrado a efectos de IVA; simplemente omites el IVA por completo del documento y no muestras número de IVA. El registro solo pasa a ser obligatorio cuando tu facturación imponible supera las £90,000 en un periodo móvil de 12 meses, aunque puedes registrarte voluntariamente antes de eso si a tus clientes les conviene. "Sin IVA" es la opción por defecto en el formulario de Jobbit.

¿Cuánto interés por pago tardío puedo cobrar en una factura impagada?

Para clientes empresariales, el interés legal es del 8% por encima del tipo base del Bank of England, más una compensación fija de £40, £70 o £100 por factura según la deuda sea inferior a £1,000, inferior a £10,000 o de £10,000 en adelante. Este derecho existe en virtud de la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 aunque tu contrato no diga nada, pero no se aplica a consumidores particulares.

¿Qué condiciones de pago debo poner en una factura?

Pago al recibirla para clientes particulares y trabajos puntuales pequeños, 14 días para la mayoría del trabajo entre empresas, y 30 días solo cuando el ciclo de pagos de un cliente más grande lo necesite y lo hayáis acordado antes de empezar. Escribe siempre la fecha de vencimiento real, y pide un depósito en cualquier trabajo que dure más de unos días.

¿Los números de factura tienen que ser secuenciales?

Deben ser únicos, y si estás registrado a efectos de IVA deben seguir una secuencia sin números reutilizados. Se aceptan huecos cuando puedes explicarlos, por ejemplo una factura anulada sustituida por una nota de abono. Un formato como INV-2026-014 que continúa a través de los años es la forma más sencilla de cumplir la normativa, y Jobbit mantiene la serie por ti.

¿Una factura proforma es lo mismo que una factura?

No. Una proforma es una solicitud de pago antes de suministrar los productos o el trabajo, presentada con el formato de una factura pero sin ser un documento fiscal. Una vez que entregas, emite una factura propiamente dicha con su propio número; si estás registrado a efectos de IVA, la proforma no puede usarse para declarar el IVA.

¿El generador de facturas de Jobbit es realmente gratuito?

Sí. Rellenas el formulario, creas una cuenta gratuita con un correo electrónico (sin tarjeta), y Jobbit te devuelve una factura en PDF numerada y un DOCX editable en un chat que conservas. El plan gratuito incluye 100 créditos al día, lo que cubre varias facturas; los recordatorios automáticos vienen con los planes de pago. Escribe tu factura aquí y, si te gusta cómo funciona, pide los recordatorios en el mismo chat.