Combien de temps conserver ses documents d'entreprise au Royaume-Uni : 12 règles

Les entrepreneurs individuels (sole traders) conservent leurs documents fiscaux pendant 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier, les sociétés à responsabilité limitée (limited companies) pendant 6 ans à compter de la fin de l'exercice, les documents de TVA pendant 6 ans et ceux de PAYE et de CIS pendant 3 ans après la fin de l'année fiscale. HMRC peut infliger jusqu'à £3,000 par manquement. Les documents de santé et de sécurité se conservent plus longtemps, jusqu'à 40 ans pour COSHH. Ce guide réunit toutes les durées dans un seul tableau, avec la loi qui les fonde et les règles modifiées en 2026.

Le sac plastique plein de reçus, le dossier de factures d'un client qui a fermé en 2021, les fiches de paie d'un agent d'entretien parti depuis longtemps : chaque dirigeant a sa pile et les deux mêmes questions. Que faut-il garder, et quand peut-on jeter ? Les réponses sont dispersées dans une douzaine de lois et de règlements, les durées se comptent à partir de dates différentes, et se tromper coûte soit une pénalité, soit un garde-meuble. Savoir combien de temps conserver ses documents d'entreprise tient sur une page, une fois la lecture faite par quelqu'un d'autre.

Voici cette page : les douze règles de conservation que rencontre une petite entreprise britannique, la date de départ de chaque délai, les pénalités, ce que dit HMRC des scans et des reçus qui s'effacent, les changements de 2026 sur les documents numériques, les registres des sociétés et les délais devant les tribunaux, et les tâches administratives qu'un agent IA peut prendre en charge pour que le dossier se vide tout seul au bon jour. Chaque durée a été vérifiée sur GOV.UK, legislation.gov.uk ou le site de la HSE le 24 octobre 2026.

Comment nous avons vérifié les durées

1. La loi d'abord. Chaque ligne cite la loi ou le règlement et l'article, lus sur legislation.gov.uk, avec la page d'aide GOV.UK en regard.
2. La date de départ compte autant que la durée. « Cinq ans » à compter de la date limite de dépôt ne signifie pas cinq ans à compter de la facture : chaque ligne précise donc le point de départ du délai.
3. La règle la plus longue l'emporte. Quand un document relève de deux règles (une fiche de paie est à la fois un document PAYE et un document de salaire minimum), le tableau retient la durée la plus longue.
4. Changements de 2026 vérifiés. Making Tax Digital for Income Tax, les modifications des registres de sociétés de novembre 2025 et le changement du délai devant les tribunaux d'octobre 2026 modifient tous ce qu'il faut conserver.
5. Aucune durée inventée. Quand la loi ne fixe aucune durée, le tableau le dit et reprend les termes mêmes de l'ICO ou de HMRC.

Les 12 règles en un tableau

Deux corrections à ce que la plupart des listes en ligne répètent encore. Il n'existe plus d'obligation légale de conserver les relevés d'absence pour maladie au titre du Statutory Sick Pay : elle a été abrogée le 6 avril 2014, même si HMRC peut encore vous demander de prouver ce que vous avez versé, et GOV.UK range toujours les absences pour maladie sous la règle PAYE de trois ans. Et les registres légaux des sociétés ne se conservent pas « à vie » : depuis le 18 novembre 2025, les sociétés n'ont plus à tenir elles-mêmes leurs registres des administrateurs, des secrétaires, des adresses personnelles ou des personnes exerçant un contrôle significatif (ces informations sont déposées auprès de Companies House), tandis que le registre des associés doit toujours être tenu et que les mentions des anciens associés peuvent être supprimées au bout de dix ans.

Sole traders et associés : cinq ans, à compter de la date limite

La règle pour les indépendants est de cinq ans après la date limite de dépôt du 31 janvier de l'année fiscale concernée. Les documents de l'année fiscale close le 5 avril 2026, déclarée avant le 31 janvier 2027, doivent donc être conservés jusqu'au 31 janvier 2032. Si vous déposez avec plus de quatre ans de retard, le délai devient 15 mois à compter de la date de dépôt. Les documents qui comptent sont ceux qui étayent la déclaration : factures de vente, reçus de dépenses, relevés bancaires, carnets de kilométrage, inventaires et feuilles de travail qui produisent les chiffres du formulaire.

Les consignes de HMRC pour les sociétés, les employeurs et les entrepreneurs indiquent une pénalité pouvant atteindre £3,000 par manquement à l'obligation de tenir des documents adéquats, et les pages destinées aux indépendants renvoient au même pouvoir dans le Taxes Management Act. Le manuel de HMRC précise que la pénalité maximale est réservée aux cas graves ; le coût le plus fréquent est un contrôle auquel vous ne pouvez pas répondre, qui se termine par l'estimation de votre bénéfice par HMRC plutôt que par la vôtre.

Limited companies : six ans, et parfois plus

Les sociétés conservent leurs documents six ans à compter de la fin de l'exercice auquel ils se rapportent. Ces six ans s'allongent quand une opération couvre plus d'une période comptable, quand un actif comme une camionnette ou une machine sera encore utilisé après six ans, quand la déclaration fiscale de la société (Company Tax Return) est déposée en retard, ou quand HMRC a ouvert un contrôle : dans chaque cas, les documents sont conservés jusqu'à la clôture du dossier. La Companies Act 2006 (loi sur les sociétés) exige par ailleurs de conserver les documents comptables trois ans (six pour les sociétés cotées ou ouvertes au public), mais la règle de six ans de HMRC prévaut en pratique, car la déclaration fiscale s'appuie sur les mêmes pièces.

TVA : six ans, en numérique

Les documents de TVA, y compris le compte de TVA, les factures de vente et d'achat et les pièces d'import et d'export, se conservent six ans, ou dix ans pour les ventes réalisées via le One Stop Shop. Depuis Making Tax Digital for VAT, les documents doivent être tenus dans un logiciel relié numériquement à la déclaration ; la notice de HMRC est explicite : transférer manuellement des données d'un système à l'autre « n'est pas acceptable ». La conséquence pratique est qu'une politique de conservation de six ans pour une entreprise assujettie à la TVA revient en réalité à six ans d'abonnement logiciel, ou à six ans d'archive de fichiers exportés qui s'ouvrent encore.

Employeurs : PAYE à trois ans, salaire minimum à six

Les documents PAYE remontent à trois ans après la fin de l'année fiscale : ce que vous avez versé, ce que vous avez retenu, les déclarations envoyées à HMRC, les congés et absences des salariés, les frais et avantages. HMRC peut estimer ce que vous devez et infliger jusqu'à £3,000 quand les documents manquent. Les documents des indemnités légales de maternité (Statutory Maternity Pay), d'adoption et de paternité suivent les mêmes trois ans.

Le piège, c'est le National Minimum Wage. Depuis le 1 avril 2021, les documents montrant que chaque travailleur a perçu au moins le taux minimum doivent être conservés six ans, à compter de la fin de la période de référence de paie qui suit celle qu'ils couvrent. Une fiche de paie est donc à la fois un document PAYE de trois ans et un document de salaire minimum de six ans ; la durée la plus longue l'emporte, conservez donc la paie six ans. Les entrepreneurs du bâtiment conservent les documents de paiement et de retenue CIS pendant trois ans, avec la même pénalité de £3,000.

Santé et sécurité : trois ans, et quarante

Le registre des accidents est un document de trois ans, compté à partir de chaque mention, et les déclarations RIDDOR des blessures graves et des événements dangereux se conservent trois ans à compter de la date du document. Les longues durées concernent les dossiers d'exposition : les dossiers de surveillance médicale au titre de COSHH et les dossiers de santé au titre de la réglementation sur l'amiante se conservent 40 ans à partir de la dernière mention, parce que les maladies qu'ils servent à détecter apparaissent des décennies plus tard. Les certificats médicaux liés à l'amiante se conservent quatre ans et les documents des travaux d'amiante déclarables non soumis à licence 40 ans. Le registre de l'amiante lui-même n'a aucune durée de conservation dans la réglementation ; la HSE attend qu'il soit un document vivant, révisé au moins une fois par an.

Contrats et factures : le délai de réclamation de six ans

Le droit fiscal vous dit quand HMRC peut vous interroger ; la Limitation Act 1980 (loi sur la prescription) vous dit quand un client ou un fournisseur peut vous poursuivre. Une action pour rupture d'un contrat simple peut être engagée pendant six ans à compter de la rupture, et une action fondée sur un acte authentique pendant douze, de sorte qu'un contrat, le devis sur lequel il repose, les factures et les échanges qui montrent ce qui a été livré valent la peine d'être gardés six ans après la fin du chantier, quelles que soient les règles fiscales. C'est la règle que la plupart des dirigeants oublient, et c'est celle qui compte en cas de litige : l'e-mail dans lequel le client a validé le périmètre ne prouve rien s'il n'existe plus.

Données personnelles : pas de durée fixe, mais une durée écrite

Le UK GDPR ne fixe aucun chiffre. Le principe de limitation de la conservation dit que les données personnelles ne doivent pas être gardées plus longtemps que nécessaire, et les consignes de l'ICO demandent aux organisations d'« établir et de documenter des durées de conservation standard » et de les réviser. Garder des données parce que la loi l'exige (impôts, paie, santé et sécurité) est une finalité nécessaire ; garder une liste de clients « au cas où » n'en est pas une. Pour les candidats à un emploi, l'ICO ne donne aucun chiffre, seulement que les dossiers ne doivent pas être gardés au-delà de la période pendant laquelle une réclamation peut être engagée. Cette période a changé le 1 octobre 2026 : l'Employment Rights Act 2025 a porté de trois à six mois le délai de l'Equality Act pour saisir un tribunal pour les actes survenus à partir de cette date, de sorte que l'ancienne habitude de supprimer les candidatures refusées après six mois est désormais trop juste. Douze mois, inscrits dans le calendrier, sont le chiffre le plus sûr.

Scans, reçus qui s'effacent et documents numériques en 2026

HMRC accepte les copies scannées des documents papier, et la VAT Notice 700/21 ainsi que le Compliance Handbook disent que l'original papier peut être jeté dès lors que l'image est une copie complète et lisible, y compris tout ce qui figure au verso. C'est la réponse au sac de reçus : photographiez chaque reçu la semaine où vous le recevez, car les National Archives avertissent que le texte du papier thermique des caisses « peut disparaître en quelques années seulement », et le reçu dont vous avez besoin en année cinq risque d'être blanc.

Le changement de 2026, c'est Making Tax Digital for Income Tax. Depuis le 6 avril 2026, les sole traders et les bailleurs dont le revenu admissible dépasse £50,000 tiennent leurs documents sous forme numérique et envoient des mises à jour trimestrielles depuis un logiciel, le groupe de £30,000 suivant en avril 2027 et celui de £20,000 en avril 2028. La durée de conservation ne change pas, cinq ans après la date limite du 31 janvier, mais les documents doivent désormais exister sous forme numérique, et les factures et reçus d'origine, ou des copies complètes, doivent toujours être gardés derrière les écritures du logiciel.

Comment un agent IA garde le dossier en ordre

Les durées sont fixes ; le travail consiste à les appliquer, et c'est ce qu'un agent fait bien.

• Rédige votre calendrier de conservation. Indiquez à l'agent votre type d'entreprise, si vous êtes assujetti à la TVA, si vous employez quelqu'un et si vous travaillez avec des substances dangereuses, et il rédige le calendrier d'une page à partir du tableau ci-dessus, avec vos propres dates.
• Scanne et classe les reçus à mesure qu'ils arrivent. Photographiez le reçu, déposez-le dans un dossier de projet, et l'agent le nomme par date, fournisseur et montant et l'inscrit dans le tableau des dépenses, de sorte que l'effacement du papier thermique n'a plus d'importance.
• Programme les rappels de suppression. Une automatisation Jobbit peut s'exécuter le premier de chaque mois, lister ce qui a dépassé sa durée et vous demander de confirmer la suppression, c'est-à-dire la révision que l'ICO veut voir documentée.
• Garde les exports lisibles. Quand vous changez de logiciel comptable, l'agent exporte l'archive de six ans vers des formats ouverts et vérifie que les fichiers s'ouvrent toujours.
• Répond au contrôleur. Quand HMRC demande les pièces derrière un chiffre, l'agent retrouve dans les fichiers du projet les factures, relevés et feuilles de travail qui l'étayent.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus et Muse de Meta vous expliqueront tous les règles si vous le demandez. Ce qu'ils ne font pas, c'est conserver les fichiers, lancer la vérification mensuelle et envoyer le rappel. L'agent de Jobbit fait ces trois choses depuis un seul projet, et fait appel à un comptable de son réseau humain quand une clôture annuelle en a besoin.

Votre plan pour cette semaine

• Lundi : rédigez le calendrier. Douze lignes, vos dates. Utilisez le tableau ci-dessus et attribuez un responsable à chaque ligne, même si c'est vous.
• Mardi : photographiez la pile. Chaque reçu papier de la dernière année fiscale, scanné et nommé. Jetez le papier thermique une fois l'image complète.
• Mercredi : trouvez le plus ancien dossier à conserver. Pour un sole trader, c'est l'année fiscale close en avril 2021, à déclarer en janvier 2022 et à garder jusqu'en janvier 2027. Tout ce qui est plus ancien que ce que votre calendrier indique peut partir.
• Jeudi : vérifiez les lignes de six ans. La paie au salaire minimum, la TVA et les documents de société durent tous six ans ; assurez-vous que l'export ou l'archive de votre logiciel remonte aussi loin.
• Vendredi : réglez le dossier des candidats. Fixez une suppression à douze mois pour les candidatures refusées et inscrivez-la dans le calendrier, maintenant que le délai devant les tribunaux est de six mois.

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Questions fréquentes

Combien de temps faut-il conserver ses documents d'entreprise au Royaume-Uni ?

Cinq ans après la date limite de dépôt du 31 janvier si vous êtes indépendant, six ans à compter de la fin de l'exercice pour une limited company, six ans pour les documents de TVA et trois ans à compter de la fin de l'année fiscale pour les documents PAYE et CIS. Les dossiers d'exposition de santé et de sécurité au titre de COSHH se conservent 40 ans, et il vaut la peine de garder les contrats six ans après la fin du travail, car c'est la durée pendant laquelle une réclamation peut être engagée.

Combien de temps un sole trader doit-il garder ses reçus ?

Cinq ans après la date limite du 31 janvier de l'année fiscale à laquelle ils appartiennent : les reçus de l'année close en avril 2026 se gardent donc jusqu'au 31 janvier 2032. Une copie photographiée suffit si elle est complète et lisible, y compris tout ce qui figure au dos, et le papier peut alors être jeté.

Quelle est la pénalité si je ne conserve pas mes documents d'entreprise ?

HMRC peut infliger jusqu'à £3,000 par manquement à l'obligation de tenir ou de conserver les documents nécessaires à une déclaration, et le manuel de HMRC réserve le montant maximal aux cas graves. Le coût le plus fréquent est un contrôle que vous ne pouvez pas étayer, qui se termine par une estimation de votre bénéfice ou de votre dette PAYE par HMRC.

Puis-je conserver mes documents d'entreprise sous forme numérique plutôt que sur papier ?

Oui. HMRC accepte les scans et les photographies tant que la copie est complète et lisible, et les entreprises assujetties à la TVA, ainsi que, depuis avril 2026, les sole traders et bailleurs aux revenus plus élevés, doivent tenir leurs documents sous forme numérique dans le cadre de Making Tax Digital. Gardez les fichiers dans un format qui s'ouvrira encore dans six ans et sauvegardez-les.

Combien de temps garder les CV de personnes que je n'ai pas embauchées ?

Le UK GDPR ne fixe aucun chiffre ; l'ICO dit de ne pas les garder au-delà de la période pendant laquelle une réclamation peut être engagée. Depuis le 1 octobre 2026, le délai de l'Equality Act pour saisir un tribunal est de six mois et non plus de trois : une durée de conservation de douze mois inscrite dans votre calendrier est donc le choix le plus sûr.

Dois-je conserver des copies papier des reçus ?

Non. La notice TVA de HMRC et son Compliance Handbook disent tous deux que l'original peut être jeté dès qu'une image complète et lisible existe, et les reçus thermiques s'effacent de toute façon en quelques années. Le moyen le plus rapide de rester en règle est de laisser un agent classer chaque reçu la semaine où vous le recevez ; l'agent de Jobbit le fait à partir d'une photo, avec le forfait gratuit et sans carte bancaire.