इनवॉइस कैसे लिखें जिसका 2026 में पेमेंट मिले: फ्री टेम्पलेट, 9 फील्ड्स, एक प्रॉम्प्ट (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

आपने शुक्रवार को काम पूरा कर दिया, क्लाइंट ने कहा "इनवॉइस भेज दो", और अब रविवार रात है और आप एक खाली डॉक्यूमेंट के सामने बैठे सोच रहे हैं कि VAT लाइन चाहिए या नहीं, इसे कौन सा नंबर दें, और क्या "पेमेंट due on receipt" लिखना आपको इजाजत है। यूके के आधे सबसे छोटे बिजनेस यह फीलिंग जानते हैं: Federation of Small Businesses सालों से रिपोर्ट करती आई है कि करीब आधे छोटे बिजनेस को लेट पेमेंट मिलता है, और एक लेट इनवॉइस अक्सर एक वेग (vague) इनवॉइस से शुरू होता है।

यह गाइड आपको दिखाती है इनवॉइस कैसे लिखें जिसे क्लाइंट बिना एक भी सवाल पूछे पे कर सके। आपको मिलते हैं वो नौ फील्ड्स जो यूके का कानून चाहता है, एक फ्री इनवॉइस टेम्पलेट जो आप कॉपी कर सकते हैं, वो पेमेंट टर्म्स जिनसे असल में पैसा आपके अकाउंट में आता है, वो इंटरेस्ट और compensation जो आप कानूनी तौर पर तब जोड़ सकते हैं जब कोई बिजनेस लेट पेमेंट करे, और एक थ्री-ईमेल चेजिंग सीक्वेंस। और आपको मिलता है सबसे छोटा रास्ता: Jobbit इनवॉइस जनरेटर, जहां आप टाइप करते हैं किसके लिए है, किस चीज़ के लिए है और कितना अमाउंट है, VAT और due date चुनते हैं, और मिलता है एक नंबर वाला PDF इनवॉइस प्लस एक एडिटेबल DOCX, बिना कार्ड के और बिना वॉटरमार्क के।

एक मैसेज में Jobbit पर इनवॉइस लिखें

Jobbit इनवॉइस जनरेटर एक फॉर्म है जिसमें इनवॉइस को जितने फील्ड्स चाहिए बस उतने ही हैं, और कुछ नहीं। आप टाइप करते हैं किसके लिए है, और चाहें तो अपने बिजनेस का नाम; अमाउंट, डिफॉल्ट में पाउंड में या किसी भी करेंसी में जिसमें आप बिल करते हैं; किस चीज़ के लिए था, हर आइटम की एक लाइन; VAT बंद है, ऊपर से जोड़ा जा रहा है या पहले से शामिल है, रेट आपके लिए पहले से सेट रहता है; और पेमेंट due on receipt है या 7, 14 या 30 दिन में। पेज वह मैसेज दिखाता है जो यह भेजेगा और फ्री अकाउंट होते ही उसे भेज देता है। फॉर्म पर दिए उदाहरण के लिए मैसेज कुछ ऐसा है:

1Acme Ltd के लिए वेबसाइट डिज़ाइन, पाँच पेज, 1,200 GBP की एक प्रोफेशनल इनवॉइस बनाओ। कोई VAT नहीं, मैं VAT रजिस्टर्ड नहीं हूँ। भुगतान 14 दिनों के भीतर देय है। एक साफ़ लेआउट इस्तेमाल करो जिसमें इनवॉइस नंबर और आज की तारीख हो, हर आइटम के लिए एक लाइन, सबटोटल, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ VAT की लाइन, कुल राशि, भुगतान की शर्तें और बैंक विवरण का एक ब्लॉक हो। मेरे बिज़नेस के नाम, पते और बैंक विवरण के लिए साफ़ तौर पर चिह्नित प्लेसहोल्डर छोड़ दो, फिर मुझे इनवॉइस PDF और एडिट करने लायक DOCX के रूप में दो।

पहला इनवॉइस आपके एड्रेस और बैंक डिटेल्स के लिए साफ-साफ मार्क किए गए placeholders के साथ आता है। एक बार उनके साथ रिप्लाई करें और Jobbit उन्हें भर देता है और लेआउट सेव रखता है, तो दूसरा इनवॉइस एक लाइन का काम बन जाता है: "invoice Green Cafe for March bookkeeping, 250 pounds, VAT on top, due on receipt"। आप यह भी कह सकते हैं "add my logo" और उसे अटैच करें, "make it a proforma invoice", "add a late payment clause", या "turn this into a credit note for the returned item"।

फ्री प्लान आपको रोज 100 क्रेडिट देता है, जिसमें कई इनवॉइस बन जाते हैं, और कोई कार्ड डालने की जरूरत नहीं। अगर इनवॉइसिंग आपके लिए हफ्ते का काम है, तो Plus plan £15 a month में बड़ा मंथली पूल और ऑटोमेटिक रिमाइंडर्स आते हैं, लेकिन एक इकलौता इनवॉइस फ्री प्लान का ही काम है।

हर यूके इनवॉइस में होने वाले 9 जरूरी फील्ड्स

इनवॉइसिंग पर HMRC की गाइडेंस बताती है कि यूके इनवॉइस में क्या होना चाहिए। अगर आप VAT रजिस्टर्ड नहीं हैं, तो लिस्ट छोटी है, और मिसिंग आइटम ही सबसे आम वजह है कि इनवॉइस क्लाइंट के "pay" वाले ढेर की बजाय "query" वाले ढेर में पड़ा रह जाता है। Jobbit फॉर्म सिर्फ वही मांगता है जो सिर्फ आप दे सकते हैं, बाकी खुद भर देता है।

1. शब्द "Invoice" सबसे ऊपर, ताकि इसे कोट, स्टेटमेंट या प्रोफॉर्मा न समझा जाए।

2. एक यूनीक इनवॉइस नंबर। कोई भी फॉर्मेट चलेगा जब तक दो इनवॉइस एक ही नंबर शेयर न करें; VAT इनवॉइस के लिए नंबर क्रम में चलने चाहिए। INV-2026-001 ठीक है। हर साल 1 से दोबारा शुरू न करें।

3. आपके बिजनेस का नाम, एड्रेस और कॉन्टैक्ट डिटेल्स। सोल ट्रेडर अपना नाम प्लस कोई भी ट्रेडिंग नाम डालता है, और ऐसा एड्रेस जहां लीगल डॉक्यूमेंट डिलीवर हो सकें। एक लिमिटेड कंपनी पूरा कंपनी नाम बिल्कुल वैसे ही इस्तेमाल करती है जैसे certificate of incorporation पर है, और अगर एक डायरेक्टर का नाम देते हैं तो सभी डायरेक्टर्स का नाम देना होगा।

4. क्लाइंट का नाम और एड्रेस। कंपनी के लिए, रजिस्टर्ड कंपनी नाम; व्यक्ति के लिए, उनका नाम और वह एड्रेस जिससे काम जुड़ा है।

5. आपने क्या सप्लाई किया इसका साफ डिस्क्रिप्शन। "Website design, five pages, as agreed on 3 September 2026" "services" से बेहतर है। जहां लागू हो वहां हर आइटम की एक लाइन, क्वांटिटी और यूनिट प्राइस के साथ।

6. डेट ऑफ सप्लाई (काम कब हुआ या गुड्स कब डिलीवर हुए) और इनवॉइस डेट। अक्सर दोनों एक ही दिन होते हैं, और होना जरूरी नहीं।

7. हर लाइन का अमाउंट और टोटल। सबटोटल, कोई भी VAT, और कुल बकाया अमाउंट पाउंड में दिखाएं।

8. पेमेंट टर्म्स और due date। "Payment due within 14 days of the invoice date, by 30 September 2026" हर बहाना खत्म कर देता है। नीचे वाले सेक्शन से लेट पेमेंट की वर्डिंग जोड़ें।

9. पेमेंट कैसे करें। अकाउंट नाम, सॉर्ट कोड, अकाउंट नंबर, और एक रेफरेंस (इनवॉइस नंबर)। एक पेमेंट लिंक या एक QR कोड जो इसे खोल दे, क्लाइंट का एक स्टेप बचा देता है।

अगर आप VAT रजिस्टर्ड हैं, तो अपना VAT नंबर, VAT रेट और हर लाइन का अमाउंट, टोटल VAT, और tax point (आमतौर पर डेट ऑफ सप्लाई) जोड़ें, और सप्लाई के 30 दिन के अंदर VAT इनवॉइस इश्यू करें। रजिस्ट्रेशन तब जरूरी हो जाती है जब आपका taxable turnover किसी भी rolling 12 महीने में £90,000 पार कर जाए। अगर आप रजिस्टर्ड नहीं हैं, तो इनवॉइस पर VAT नंबर या VAT लाइन बिल्कुल न डालें; ऐसा VAT चार्ज करना जिसे आप अकाउंट नहीं कर सकते, एक ऑफेंस है, कोई राउंडिंग एरर नहीं।

कॉपी करने के लिए एक फ्री इनवॉइस टेम्पलेट

यह लेआउट वही है जो इनवॉइस जनरेटर बनाता है। इसे किसी भी डॉक्यूमेंट में कॉपी करें और अगर हाथ से करना चाहें तो ब्रैकेट भर दें।

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

तीन आदतें इस टेम्पलेट को उन टेम्पलेट्स से ज्यादा काम का बनाती हैं जिन्हें आप डाउनलोड करते हैं। इनवॉइस नंबर और due date उस पहली लाइन पर रखें जहां नजर सबसे पहले जाती है, क्योंकि अकाउंट्स वाला यही ढूंढता है। पेमेंट रेफरेंस को बैंक डिटेल्स के पास रखें, क्योंकि बिना रेफरेंस वाला पेमेंट ही दूसरी सबसे आम वजह है कि पे हो चुका इनवॉइस भी बकाया दिखता रहे। और फाइल को INV-2026-014-Acme.pdf के नाम से सेव करें, ताकि क्लाइंट का फाइनेंस इनबॉक्स मार्च में भी इसे ढूंढ सके।

पेमेंट टर्म्स जिनसे पैसा मिले: 7, 14 या 30 दिन

पेमेंट टर्म्स इनवॉइस का वह हिस्सा है जिसे ज्यादातर लोग बिना सोचे कॉपी कर देते हैं, और यही तय करता है कि आपको एक हफ्ते में पैसा मिलेगा या दो महीने में। यह Jobbit फॉर्म पर दिए चार ऑप्शन हैं।

• Due on receipt प्राइवेट कस्टमर्स के वन-ऑफ जॉब्स के लिए सही है, करीब £300 से कम किसी भी चीज़ के लिए, और उस काम के लिए जो आप पहले ही डिलीवर कर चुके हैं। यह रूड नहीं है; ट्रेड्सपीपल, ट्यूटर्स, क्लीनर्स और मार्केट सेलर्स के लिए यह नॉर्मल है।

• 7 या 14 दिन फ्रीलांसर्स और छोटे सप्लायर्स के लिए सूट करता है जो दूसरे छोटे बिजनेस को बिल करते हैं। चौदह दिन स्वीट स्पॉट है: इतना लंबा कि मंथली पेमेंट रन के लिए काफी हो, इतना छोटा कि काम अभी भी ताजा हो।

• 30 दिन वह डिफॉल्ट है जो कानून मान लेता है अगर आपने कुछ तय नहीं किया, और बड़ी कंपनियां इसी के लिए जोर देंगी। इसे तभी मानें जब क्लाइंट के पेमेंट रन को असल में इसकी जरूरत हो, और यह काम शुरू होने से पहले कोट पर बता दें, इनवॉइस पर बाद में नहीं।

• डिपॉजिट और स्टेज पेमेंट्स भी पेमेंट टर्म्स हैं। कुछ दिनों से ज्यादा चलने वाले किसी भी काम के लिए, पहले 30% से 50% इनवॉइस करें और बैलेंस काम पूरा होने पर। जो क्लाइंट डिपॉजिट का विरोध करे, वह आपको फाइनल पेमेंट के बारे में कुछ बता रहा है।

यूके में बिजनेस-टू-बिजनेस काम के लिए कानून दो चीजें और जोड़ता है: अगर आपने टर्म्स तय नहीं किए, तो पेमेंट लेट तब माना जाता है जब क्लाइंट को इनवॉइस या गुड्स मिलने के 30 दिन बाद तक पेमेंट न आए, जो भी बाद में हो; और कोई बिजनेस 60 दिन से लंबे टर्म्स नहीं थोप सकता जब तक यह दोनों पक्षों के लिए फेयर न हो। कंज्यूमर्स इन नियमों में शामिल नहीं होते, इसीलिए प्राइवेट कस्टमर्स के लिए "due on receipt" और डिपॉजिट ज्यादा मायने रखते हैं।

लेट पेमेंट इंटरेस्ट: आप कानूनी तौर पर क्या जोड़ सकते हैं

जब कोई बिजनेस दूसरे बिजनेस को लेट पेमेंट करता है, तो Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (व्यावसायिक कर्ज़ों की देर से अदायगी पर इंटरेस्ट का कानून) आपको ऑटोमेटिकली दो चीजें देता है, चाहे आपके कॉन्ट्रैक्ट में इनका जिक्र हो या न हो।

Statutory interest Bank of England base rate से 8% ऊपर, due date के अगले दिन से रोज के हिसाब से चार्ज होता है। मिड 2026 में base rate 3.75% होने पर यह सालाना 11.75% बनता है, तो £1,200 का इनवॉइस 30 दिन लेट पे होने पर करीब £11.59 इंटरेस्ट कमा चुका होता है। रेट उस base rate के हिसाब से फिक्स होती है जो उस दिन लागू थी जब कर्ज लेट हुआ, इसलिए किसी पुराने टेम्पलेट के नंबर पर भरोसा करने की बजाय उस दिन की रेट चेक करें।

हर इनवॉइस पर Fixed compensation आपकी रिकवरी लागत के लिए:

आप दोनों एक ही इनवॉइस पर क्लेम कर सकते हैं। प्रैक्टिस में ज्यादातर छोटे बिजनेस इस क्लॉज को deterrent की तरह इस्तेमाल करते हैं, दूसरे रिमाइंडर में इसका विनम्रता से जिक्र करते हैं, और पैसा आने पर इसे माफ कर देते हैं। यह वाक्य क्लाइंट के लेट होने से पहले ही इनवॉइस पर लिख दें; बाद में जोड़ना कानूनी तौर पर काम तो करता है पर एक झगड़ा शुरू कर देता है। दो सीमाएं: यह कानून सिर्फ बिजनेस कस्टमर्स पर लागू होता है, प्राइवेट हाउसहोल्ड्स पर नहीं, और यह वहां लागू नहीं होता जहां आपका कॉन्ट्रैक्ट पहले से अपनी कोई substantial इंटरेस्ट रेट तय कर चुका हो। Jobbit पर "add a late payment clause" यह वर्डिंग डाल देता है और जरूरत पड़ने पर इंटरेस्ट निकाल देता है।

बिना पेमेंट वाले इनवॉइस को चेज़ करना: थ्री-ईमेल सीक्वेंस

ज्यादातर लेट इनवॉइस डिस्प्यूट नहीं होते; वे बस ऐसे इनवॉइस होते हैं जिन पर किसी ने एक्शन नहीं लिया। एक छोटा, प्रेडिक्टेबल सीक्वेंस बिना फोन कॉल किए ज्यादातर को पेड करवा देता है। एक बार इनवॉइस चैट में आ जाए, तो "draft three polite reminder emails for this invoice: one the day before it is due, one three days after, and one fourteen days after that mentions statutory interest" सही अमाउंट और डेट्स के साथ इन्हें बना देता है।

• Due date से एक दिन पहले: दोस्ताना रिमाइंडर। एक पैराग्राफ। "A quick reminder that invoice INV-2026-014 for £1,483.20 is due tomorrow, 30 September. The PDF is attached again for convenience, and the bank details are at the bottom." आधे लेट पेयर्स इसी ईमेल पर पे कर देते हैं।

• तीन दिन बाद: डायरेक्ट सवाल। अब भी गर्मजोशी से, पर अब स्पेसिफिक। "Invoice INV-2026-014 was due on 30 September and I cannot see it on our account. Could you confirm when it has been scheduled? If it has already been sent, a remittance reference would help me match it."

• चौदह दिन बाद: फॉर्मल नोटिस। बिजनेसलाइक, गुस्से में नहीं। अमाउंट, ओरिजिनल due date, कितने दिन overdue हैं, और यह बताएं कि आप 1998 के Act के तहत statutory interest और fixed compensation के हकदार हैं, जिसे आप इस ईमेल की डेट से जोड़ेंगे अगर सात दिन के अंदर पेमेंट नहीं मिला। एक स्टेटमेंट अटैच करें।

अगर फॉर्मल नोटिस के बाद भी बिजनेस कस्टमर ने पेमेंट नहीं किया, तो 14 दिन देते हुए letter before action भेजें, फिर इंग्लैंड और वेल्स में £10,000 तक के कर्ज़ों के लिए county court की money claim online सर्विस इस्तेमाल करें। इसकी लागत लोगों की उम्मीद से कम होती है और शायद ही कभी हियरिंग तक पहुंचती है। हर ईमेल और साइन किया कोट संभाल कर रखें; पेपर ट्रेल ही केस है।

इनवॉइस नंबरिंग, VAT और टैक्स: वे नियम जो लोगों को पकड़ लेते हैं

• नंबर यूनीक होने चाहिए, और अगर आप VAT रजिस्टर्ड हैं तो सीक्वेंशियल भी। गैप्स चलते हैं अगर आप उन्हें एक्सप्लेन कर सकें (एक कैंसल हुआ इनवॉइस, एक क्रेडिट नोट), लेकिन कभी भी कोई नंबर दोबारा इस्तेमाल न करें। हर क्लाइंट के लिए एक प्रीफिक्स (ACME-014) ठीक है जब तक पूरी सीरीज यूनीक रहे।

• प्रोफॉर्मा इनवॉइस नहीं है। एक proforma invoice ऐसा कोट होता है जो इनवॉइस जैसा दिखता है, डिलीवरी से पहले पेमेंट मांगने के लिए इस्तेमाल होता है। यह टैक्स डॉक्यूमेंट नहीं है, इस पर उस तरह VAT नहीं दिखाया जा सकता जैसे यह असली इनवॉइस हो, और गुड्स या काम सप्लाई होने पर इसे एक असली इनवॉइस से रिप्लेस करना चाहिए।

• क्रेडिट नोट्स, डिलीशन नहीं। अगर आपने ज्यादा चार्ज कर दिया, तो एक क्रेडिट नोट इश्यू करें जो ओरिजिनल नंबर को रेफरेंस करे; डिलीट करके दोबारा इश्यू करने से सीक्वेंस टूट जाता है।

• कॉपी संभाल कर रखें। सोल ट्रेडर उस टैक्स ईयर की 31 जनवरी की फाइलिंग डेडलाइन के बाद कम से कम पांच साल तक इनवॉइस रखते हैं जिससे वे जुड़े हैं; लिमिटेड कंपनियां छह साल तक रखती हैं।

• Self Assessment डेट्स। अगर आप सेल्फ-एम्प्लॉयड हैं, तो अपने पहले टैक्स ईयर के खत्म होने के बाद 5 अक्टूबर तक HMRC के साथ रजिस्टर करें, 31 जनवरी तक फाइल और पे करें, और एक बार बिल £1,000 पार करने पर 31 जनवरी और 31 जुलाई को payments on account की उम्मीद रखें। self-employed, freelancer or sole trader guide बताती है आप कौन सी कैटेगरी में हैं।

• Making Tax Digital अब यहां है। अप्रैल 2026 से, £50,000 से ज्यादा qualifying income वाले सोल ट्रेडर और लैंडलॉर्ड्स को कंपैटिबल सॉफ्टवेयर के जरिए HMRC को डिजिटल रिकॉर्ड रखने होंगे और क्वार्टरली अपडेट भेजने होंगे, थ्रेशोल्ड अप्रैल 2027 में £30,000 और अप्रैल 2028 में £20,000 तक गिर जाएगा। एक चैट में बने और रखे इनवॉइस जिन्हें आप एक्सपोर्ट कर सकें, गिनती में आते हैं; कागज़ों की दराज नहीं।

टेम्पलेट या इनवॉइस ऐप की बजाय Jobbit क्यों

जो ऑप्शन आपको सर्च करने पर मिलेंगे, वे सब कुछ ऐसा बना देते हैं जो इनवॉइस जैसा दिखता है। फर्क यह है कि आपको हाथ से क्या करना पड़ता है, और पहले इनवॉइस के बाद क्या होता है।

अगर आपको बैंक फीड्स और VAT रिटर्न्स चाहिए, तो उनके लिए एक अकाउंटिंग पैकेज खरीदें। इनवॉइस के लिए ही, रिमाइंडर्स, क्रेडिट नोट और समरी के लिए, Jobbit एक फॉर्म से पूरा काम कर देता है और सब कुछ एक ऐसी चैट में रखता है जिसे आप सर्च कर सकें।

इनवॉइस के बाद: वही चैट आगे क्या करती है

• एक कोट का इनवॉइस बनना। "Convert the quote I sent Acme on 3 September into an invoice, 50% deposit now, balance on completion." नंबर, क्लाइंट डिटेल्स और डिस्क्रिप्शन आगे कैरी हो जाते हैं।

• सीरीज सीधी रहती है। Jobbit आखिरी नंबर और लेआउट याद रखता है, तो INV-2026-015, INV-2026-014 के बाद बिना किसी स्प्रेडशीट के आता है।

• रिमाइंडर और फॉर्मल नोटिस, statutory interest कैलकुलेट होने के साथ, भेजने के लिए तैयार। due date पर ऑटोमेटिक भेजना पेड प्लान का हिस्सा है।

• VAT और करेंसी बदलाव। "Add VAT to everything except the books" या "invoice in euros and show the sterling equivalent" एक-लाइन के बदलाव हैं; फॉर्म पहले से किसी भी करेंसी में बिल करने देता है।

• क्वार्टर की समरी। भेजे गए, पे हुए और बकाया हर इनवॉइस की एक टेबल, जो ठीक वही है जो एक Making Tax Digital अपडेट या अकाउंटेंट मांगता है।

• एक पेमेंट QR कोड। QR code generator से एक स्टैटिक कोड जो आपके पेमेंट लिंक को खोलता है, बैंक डिटेल्स के नीचे रखा हुआ, प्राइवेट कस्टमर्स को फोन से पे करवा देता है।

• बिजनेस का बाकी हिस्सा। वह वेबसाइट जिससे इनवॉइस लिंक होता है, और compressed PDF जब कोई पोर्टल अटैचमेंट को रिजेक्ट कर दे।

ChatGPT, Claude, Gemini और Microsoft Copilot जैसे जनरल असिस्टेंट्स अगर आप पूछें तो टेक्स्ट के तौर पर एक इनवॉइस ड्राफ्ट कर सकते हैं, और Manus तथा Meta का Muse जैसे एजेंट्स इसे फाइल के तौर पर लेआउट कर सकते हैं। इनके पास जो नहीं है वह है वह फॉर्म जो लिखने का काम हटा देता है, आपकी नंबरिंग और लेआउट की याद, और वह मार्केटप्लेस जहां एक यूके बुककीपर को उसी चैट में लाया जा सके, इसीलिए comparison of multipurpose agents छोटे बिजनेस के लिए Jobbit को पहले नंबर पर रखता है। AI invoice generator guide for freelancers चेजिंग और कैश फ्लो पर और गहराई में जाता है।

गलतियां जिनसे इनवॉइस इग्नोर हो जाता है

• कोई due date नहीं, बस "30 days"। तीस दिन कब से? डेट लिखें। फॉर्म यही करता है।

• ऐसा डिस्क्रिप्शन जिसे क्लाइंट की फाइनेंस टीम किसी purchase order या इंसान से मैच न कर पाए। उस इंसान का नाम दें जिसने काम कमीशन किया और वह डेट जब यह तय हुआ।

• गलत इनबॉक्स पर भेजना। पहले दिन ही पूछें कि इनवॉइस कहां जाते हैं; कई कंपनियों का एक अकाउंट्स एड्रेस होता है जो हफ्ते में प्रोसेस होता है, और आपके कॉन्टैक्ट का इनबॉक्स वह नहीं है।

• PDF जो फोन पर न खुले या लोगो की वजह से 9 MB का हो। समझदार साइज में एक्सपोर्ट करें, या पहले इसे PDF कंप्रेसर से निकालें।

• VAT नंबर के बिना VAT चार्ज करना, या नंबर होते हुए VAT भूल जाना। दोनों में से कोई भी 14-दिन के इनवॉइस को 60-दिन की बातचीत बना देता है।

• ईमेल से बैंक डिटेल्स बदलना। इनवॉइस फ्रॉड बिल्कुल ऐसे ही काम करता है। हर इनवॉइस पर वही डिटेल्स रखें और क्लाइंट्स को बताएं कि आप इन्हें कभी ईमेल से नहीं बदलेंगे।

आपके पहले असली इनवॉइस के लिए 30 मिनट का प्लान

• मिनट 0 से 5: नौ फील्ड्स इकट्ठा करें। आपका लीगल नाम और ट्रेडिंग नाम, एड्रेस, क्लाइंट का रजिस्टर्ड नाम, तय की गई कीमत, और वह डेट जब काम सप्लाई हुआ।

• मिनट 5 से 10: जनरेट करें। invoice generator भरें: क्लाइंट, अमाउंट, किस चीज़ के लिए, VAT, 14 दिन। एक ईमेल एड्रेस से एक बार साइन अप करें और PDF और DOCX चैट में आ जाते हैं।

• मिनट 10 से 15: चेक करें। सबटोटल, अगर कोई VAT है, टोटल, बैंक डिटेल्स पर रेफरेंस, इनवॉइस नंबर नोट किया हुआ।

• मिनट 15 से 20: सही तरीके से भेजें। नंबर के साथ नाम दिया PDF, अकाउंट्स एड्रेस पर, एक-लाइन के ईमेल के साथ जो अमाउंट और due date दोहराए।

• मिनट 20 से 30: फॉलो-अप सेट करें। उसी चैट से तीन रिमाइंडर ईमेल मांगें और डेट्स अपने कैलेंडर में डालें, या पेड प्लान को यह भेजने दें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

यूके में एक इनवॉइस में क्या होना चाहिए?

एक यूके इनवॉइस में शब्द "Invoice", एक यूनीक नंबर, आपके बिजनेस का नाम और एड्रेस, क्लाइंट का नाम और एड्रेस, क्या सप्लाई हुआ इसका साफ डिस्क्रिप्शन, डेट ऑफ सप्लाई और इनवॉइस डेट, हर आइटम का अमाउंट और टोटल, और पेमेंट टर्म्स होने चाहिए। VAT-रजिस्टर्ड बिजनेस अपना VAT नंबर, VAT रेट और हर लाइन का अमाउंट और tax point भी जोड़ते हैं। बैंक डिटेल्स और due date कानूनी तौर पर जरूरी नहीं हैं पर यही चीजें इनवॉइस को पे करवा देती हैं।

क्या मैं VAT रजिस्टर्ड न होने पर भी इनवॉइस लिख सकता हूं?

हां। कोई भी सोल ट्रेडर या कंपनी बिना VAT रजिस्ट्रेशन के इनवॉइस कर सकती है; आप बस VAT को डॉक्यूमेंट से पूरी तरह हटा देते हैं और कोई VAT नंबर नहीं दिखाते। रजिस्ट्रेशन तभी जरूरी होती है जब आपका taxable turnover किसी रोलिंग 12 महीने में £90,000 पार कर जाए, हालांकि अगर आपके क्लाइंट्स को सूट करे तो आप उससे पहले भी वॉलंटरी रजिस्टर कर सकते हैं। Jobbit फॉर्म पर "No VAT" डिफॉल्ट है।

बिना पे हुए इनवॉइस पर मैं कितना लेट पेमेंट इंटरेस्ट चार्ज कर सकता हूं?

बिजनेस कस्टमर्स के लिए, Bank of England base rate से 8% ऊपर statutory interest, प्लस हर इनवॉइस पर £40, £70 या £100 का fixed compensation, यह इस पर निर्भर करता है कि कर्ज £1,000 से कम है, £10,000 से कम है, या £10,000 और उससे ज्यादा है। यह अधिकार Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 के तहत मौजूद रहता है चाहे आपका कॉन्ट्रैक्ट कुछ भी न कहे, लेकिन यह प्राइवेट कंज्यूमर्स पर लागू नहीं होता।

इनवॉइस पर मुझे कौन से पेमेंट टर्म्स लिखने चाहिए?

प्राइवेट कस्टमर्स और छोटे वन-ऑफ जॉब्स के लिए due on receipt, ज्यादातर बिजनेस-टू-बिजनेस काम के लिए 14 दिन, और 30 दिन तभी जब किसी बड़े क्लाइंट के पेमेंट रन को इसकी जरूरत हो और आपने काम शुरू होने से पहले यह तय किया हो। हमेशा असली due date लिखें, और कुछ दिनों से ज्यादा चलने वाले किसी भी काम पर डिपॉजिट लें।

क्या इनवॉइस नंबर सीक्वेंशियल होने जरूरी हैं?

वे यूनीक होने चाहिए, और अगर आप VAT रजिस्टर्ड हैं तो उन्हें बिना किसी नंबर के दोबारा इस्तेमाल हुए एक सीक्वेंस में चलना चाहिए। गैप्स तब ठीक हैं जब आप उन्हें एक्सप्लेन कर सकें, जैसे एक कैंसल हुआ इनवॉइस जिसकी जगह क्रेडिट नोट आया। INV-2026-014 जैसा फॉर्मेट जो सालों में आगे चलता रहे, कंप्लायंट रहने का सबसे आसान तरीका है, और Jobbit आपके लिए सीरीज संभाल कर रखता है।

क्या प्रोफॉर्मा इनवॉइस और इनवॉइस एक ही चीज़ हैं?

नहीं। एक proforma गुड्स या काम सप्लाई होने से पहले पेमेंट की रिक्वेस्ट होता है, इनवॉइस जैसा दिखता है पर टैक्स डॉक्यूमेंट नहीं है। डिलीवर करने के बाद, अपने नंबर के साथ एक असली इनवॉइस इश्यू करें; अगर आप VAT रजिस्टर्ड हैं, तो proforma को VAT अकाउंट करने के लिए इस्तेमाल नहीं किया जा सकता।

क्या Jobbit इनवॉइस जनरेटर सच में फ्री है?

हां। आप फॉर्म भरते हैं, एक ईमेल एड्रेस से फ्री अकाउंट बनाते हैं (कोई कार्ड नहीं), और Jobbit एक नंबर वाला PDF इनवॉइस और एक एडिटेबल DOCX एक ऐसी चैट में लौटाता है जो आपके पास रहती है। फ्री प्लान में रोज 100 क्रेडिट मिलते हैं, जिसमें कई इनवॉइस बन जाते हैं; ऑटोमेटिक रिमाइंडर पेड प्लान के साथ आते हैं। अपना इनवॉइस यहां लिखें और, अगर आपको पसंद आए, उसी चैट में रिमाइंडर मांगें।