Come scrivere una fattura che viene pagata nel 2026: modello gratuito, 9 campi, un solo messaggio (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Hai finito il lavoro venerdì, il cliente ti ha detto "mandami la fattura" e ora è domenica sera e fissi un documento vuoto chiedendoti se serve una riga IVA, che numero darle e se "pagamento alla consegna" sia qualcosa che puoi scrivere. Metà delle piccole imprese del Regno Unito conosce bene questa sensazione: la Federation of Small Businesses segnala da anni che circa metà delle piccole aziende viene pagata in ritardo, e una fattura in ritardo di solito nasce come una fattura vaga.

Questa guida ti mostra come scrivere una fattura che un cliente possa pagare senza farti nemmeno una domanda. Trovi i nove campi che la legge del Regno Unito richiede, un modello di fattura gratuito da copiare, le condizioni di pagamento che fanno davvero arrivare i soldi sul tuo conto, gli interessi e il risarcimento che puoi aggiungere legalmente quando un'azienda paga in ritardo, e una sequenza di tre email di sollecito. E trovi la via più breve: il generatore di fatture di Jobbit, dove scrivi a chi è destinata, per cosa e quanto, scegli IVA e scadenza, e ottieni una fattura PDF numerata più un DOCX modificabile, senza carta di credito e senza watermark.

Scrivi una fattura su Jobbit con un solo messaggio

Il generatore di fatture di Jobbit è un modulo con i campi che servono a una fattura e nient'altro. Scrivi a chi è destinata e, se vuoi, il nome della tua attività; l'importo, in sterline di default o in qualsiasi valuta con cui fatturi; cosa hai fornito, una riga per ogni voce; se l'IVA (VAT) è esclusa, aggiunta in cima o già inclusa, con l'aliquota impostata per te; e se il pagamento è dovuto alla consegna oppure entro 7, 14 o 30 giorni. La pagina mostra il messaggio che invierà e lo invia nel momento in cui hai un account gratuito. Questo è il messaggio dell'esempio nel modulo:

1Crea una fattura professionale per Acme Ltd per Progettazione sito web, cinque pagine, 1.200 GBP. Nessuna VAT, non sono registrato ai fini VAT. Pagamento dovuto entro 14 giorni. Usa un layout pulito con numero di fattura e data di oggi, una riga per ogni voce, subtotale, una riga VAT dove pertinente, totale, termini di pagamento e un riquadro con i dati bancari. Lascia segnaposto chiaramente indicati per il nome della mia attività, l'indirizzo e i dati bancari, poi dammi la fattura come PDF e come DOCX modificabile.

La prima fattura torna con segnaposto chiaramente indicati per il tuo indirizzo e i dati bancari. Rispondi una volta con quei dati e Jobbit li inserisce e mantiene l'impaginazione, così la seconda fattura è un lavoro di una riga: "fattura Green Cafe per la contabilità di marzo, 250 sterline, IVA in cima, pagamento alla consegna". Puoi anche dire "aggiungi il mio logo" e allegarlo, "trasforma questa in una fattura proforma", "aggiungi una clausola di mora" oppure "trasforma questa in una nota di credito per l'articolo reso".

Il piano gratuito ti dà 100 crediti al giorno, che coprono diverse fatture, e non c'è nessuna carta da inserire. Se fatturare è un compito settimanale per te, il piano Plus a £15 al mese aggiunge un pacchetto mensile più ampio e promemoria automatici, ma una singola fattura è un lavoro da piano gratuito.

I 9 campi che ogni fattura del Regno Unito deve contenere

Le linee guida di HMRC sulla fatturazione elencano cosa deve contenere una fattura nel Regno Unito. Se non sei registrato ai fini IVA, l'elenco è breve, e una voce mancante è il motivo più comune per cui una fattura finisce nella pila "da verificare" del cliente invece che in quella "da pagare". Il modulo di Jobbit chiede solo ciò che puoi fornire tu e compila il resto.

1. La parola "Invoice" in alto, così non viene scambiata per un preventivo, un estratto conto o una proforma.

2. Un numero di fattura univoco. Qualsiasi formato va bene purché due fatture non condividano lo stesso numero; per le fatture con IVA i numeri devono seguire una sequenza. INV-2026-001 va bene. Non ricominciare da 1 ogni anno.

3. Il nome della tua attività, l'indirizzo e i contatti. Un lavoratore autonomo (sole trader) mette il proprio nome più l'eventuale nome commerciale, e un indirizzo a cui possono essere recapitati documenti legali. Una società a responsabilità limitata usa la ragione sociale completa esattamente come compare sul certificato di costituzione, e se nomini un amministratore devi nominarli tutti.

4. Il nome e l'indirizzo del cliente. Per un'azienda, la ragione sociale registrata; per una persona, il suo nome e l'indirizzo a cui si riferisce il lavoro.

5. Una descrizione chiara di ciò che hai fornito. "Progettazione del sito web, cinque pagine, come concordato il 3 settembre 2026" batte "servizi". Una riga per ogni voce, con quantità e prezzo unitario dove applicabile.

6. La data della prestazione (quando il lavoro è stato svolto o la merce consegnata) e la data della fattura. Spesso coincidono, ma non è obbligatorio.

7. L'importo di ogni riga e il totale. Mostra il subtotale, l'eventuale IVA e il totale dovuto in sterline.

8. Le condizioni di pagamento e la scadenza. "Pagamento dovuto entro 14 giorni dalla data della fattura, entro il 30 settembre 2026" toglie ogni scusa. Aggiungi la dicitura sulla mora della sezione seguente.

9. Come pagare. Nome del conto, sort code, numero di conto e un riferimento (il numero della fattura). Un link di pagamento o un codice QR che lo apre fa risparmiare un passaggio al cliente.

Se sei registrato ai fini IVA, aggiungi il tuo numero di partita IVA, l'aliquota e l'importo IVA per riga, il totale IVA e il tax point (di solito la data della prestazione), ed emetti la fattura con IVA entro 30 giorni dalla prestazione. La registrazione diventa obbligatoria una volta che il tuo fatturato imponibile supera le £90.000 in un periodo mobile di 12 mesi. Se non sei registrato, non mettere in fattura né un numero di partita IVA né una riga IVA: addebitare un'IVA che non puoi rendicontare è un reato, non un errore di arrotondamento.

Un modello di fattura gratuito da copiare

Questa impaginazione è quella prodotta dal generatore di fatture. Copiala in qualsiasi documento e riempi le parentesi se preferisci farlo a mano.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

Tre abitudini rendono questo modello più efficace di quelli che si scaricano. Tieni il numero di fattura e la scadenza sulla prima riga su cui cade l'occhio, perché è quello che cerca la persona in amministrazione. Metti il riferimento di pagamento accanto ai dati bancari, perché un pagamento senza riferimento è il secondo motivo più comune per cui una fattura pagata risulta ancora aperta. E salva il file come INV-2026-014-Acme.pdf, così la posta contabilità del cliente può ritrovarlo a marzo.

Condizioni di pagamento che ti fanno incassare: 7, 14 o 30 giorni

Le condizioni di pagamento sono la parte della fattura che la maggior parte delle persone copia senza pensarci, ed è la parte che decide se vieni pagato in una settimana o in due mesi. Sono le quattro scelte disponibili sul modulo di Jobbit.

• Pagamento alla consegna è adatto a lavori una tantum per clienti privati, a qualsiasi importo sotto circa £300, e a lavori già consegnati. Non è scortese: è normale per artigiani, insegnanti privati, addetti alle pulizie e venditori di mercato.

• 7 o 14 giorni è adatto a freelance e piccoli fornitori che fatturano ad altre piccole imprese. Quattordici giorni è il punto ideale: abbastanza lungo da entrare in un ciclo di pagamento mensile, abbastanza breve perché il lavoro sia ancora fresco.

• 30 giorni è il termine di default previsto dalla legge se non è stato concordato nulla, ed è quello a cui puntano le aziende più grandi. Accettalo solo quando il ciclo di pagamento del cliente lo richiede davvero, e dillo nel preventivo prima che il lavoro inizi, non nella fattura dopo.

• Acconti e pagamenti a stato avanzamento sono anch'essi condizioni di pagamento. Per qualsiasi lavoro che dura più di qualche giorno, fattura dal 30% al 50% in anticipo e il saldo al completamento. Un cliente che resiste a un acconto ti sta dicendo qualcosa sul pagamento finale.

Due dettagli che la legge aggiunge per i rapporti tra imprese nel Regno Unito: se non avete concordato condizioni, il pagamento è in ritardo 30 giorni dopo che il cliente riceve la fattura o la merce, a seconda di quale sia successivo, e un'azienda non può imporre condizioni superiori a 60 giorni a meno che ciò non sia equo per entrambe le parti. I consumatori non sono coperti da queste regole, motivo per cui "pagamento alla consegna" e un acconto contano di più con i clienti privati.

Interessi di mora: cosa puoi aggiungere legalmente

Quando un'azienda paga un'altra azienda in ritardo, il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (la legge del Regno Unito sugli interessi di mora nei rapporti commerciali) ti dà automaticamente due cose, anche se il tuo contratto non le menziona.

Interesse legale dell'8% sopra il tasso base della Bank of England, calcolato al giorno a partire dal giorno successivo alla scadenza. Con il tasso base al 3,75% a metà 2026 questo equivale all'11,75% annuo, quindi una fattura da £1.200 pagata con 30 giorni di ritardo ha maturato circa £11,59 di interessi. Il tasso è fissato in base al tasso base in vigore quando il debito è diventato scaduto, quindi verifica il tasso del giorno anziché affidarti a una cifra di un vecchio modello.

Risarcimento fisso per i tuoi costi di recupero, per fattura:

Puoi richiedere entrambi sulla stessa fattura. In pratica la maggior parte delle piccole imprese usa la clausola come deterrente, la menziona con garbo nel secondo sollecito, e la rinuncia quando il pagamento arriva. Metti la frase in fattura prima che il cliente sia in ritardo; aggiungerla dopo funziona legalmente ma apre una discussione. Due limiti: la legge copre solo i clienti aziendali, non i privati, e non si applica dove il tuo contratto prevede già un proprio tasso di interesse sostanziale. "Aggiungi una clausola di mora" su Jobbit inserisce il testo e calcola gli interessi quando ti servono.

Sollecitare una fattura non pagata: la sequenza di tre email

Molte fatture in ritardo non sono contestazioni: sono fatture che nessuno ha gestito. Una sequenza breve e prevedibile fa pagare la maggior parte dei clienti senza bisogno di una telefonata. Una volta che la fattura è nella chat, "scrivi tre email di sollecito educate per questa fattura: una il giorno prima della scadenza, una tre giorni dopo, e una quattordici giorni dopo che menziona l'interesse legale" le produce con gli importi e le date corrette.

• Il giorno prima della scadenza: il promemoria gentile. Un paragrafo. "Un rapido promemoria: la fattura INV-2026-014 di £1.483,20 scade domani, 30 settembre. Il PDF è allegato di nuovo per comodità, e i dati bancari sono in fondo." Metà dei ritardatari paga con questa sola email.

• Tre giorni dopo: la richiesta diretta. Ancora cordiale, ora specifica. "La fattura INV-2026-014 scadeva il 30 settembre e non la vedo sul nostro conto. Puoi confermarmi quando è stata programmata? Se è già stata inviata, un riferimento di rimessa mi aiuterebbe ad abbinarla."

• Quattordici giorni dopo: l'avviso formale. Professionale, non aggressivo. Indica l'importo, la scadenza originale, i giorni di ritardo, e che hai diritto all'interesse legale e al risarcimento fisso previsti dal 1998 Act, che aggiungerai a partire dalla data di questa email se il pagamento non arriva entro sette giorni. Allega un estratto conto.

Se un cliente aziendale non ha ancora pagato dopo l'avviso formale, invia una lettera prima dell'azione legale (letter before action) concedendo 14 giorni, poi usa il servizio online per i reclami monetari della county court per debiti fino a £10.000 in Inghilterra e Galles. Costa meno di quanto la maggior parte delle persone si aspetti e raramente arriva a un'udienza. Conserva ogni email e il preventivo firmato: la documentazione è il caso.

Numerazione delle fatture, IVA e tasse: le regole che traggono in inganno

• I numeri devono essere univoci, e sequenziali se sei registrato ai fini IVA. Le lacune sono ammesse se puoi spiegarle (una fattura annullata, una nota di credito), ma non riutilizzare mai un numero. Un prefisso per cliente (ACME-014) va bene finché l'intera serie resta univoca.

• La proforma non è una fattura. Una fattura proforma è un preventivo impaginato come una fattura, usato per richiedere il pagamento prima della consegna. Non è un documento fiscale, non può riportare l'IVA come se lo fosse, e va sostituita da una vera fattura quando la merce o il lavoro vengono forniti.

• Note di credito, non cancellazioni. Se hai addebitato in eccesso, emetti una nota di credito che fa riferimento al numero originale; cancellare e riemettere rompe la sequenza.

• Conserva le copie. I sole trader conservano le fatture per almeno cinque anni dopo la scadenza del 31 gennaio dell'anno fiscale a cui appartengono; le società a responsabilità limitata le conservano per sei anni.

• Le scadenze del Self Assessment. Se sei lavoratore autonomo, registrati presso HMRC entro il 5 ottobre successivo alla fine del tuo primo anno fiscale, presenta la dichiarazione e paga entro il 31 gennaio, e aspettati acconti (payments on account) il 31 gennaio e il 31 luglio una volta che il tuo debito supera £1.000. La guida su self-employed, freelancer o sole trader spiega quale sei.

• Making Tax Digital è già realtà. Da aprile 2026, i sole trader e i proprietari immobiliari (landlords) con reddito qualificante oltre £50.000 devono tenere registri digitali e inviare aggiornamenti trimestrali a HMRC tramite software compatibile, con la soglia che scende a £30.000 in aprile 2027 e a £20.000 in aprile 2028. Le fatture prodotte e conservate in una chat esportabile contano; un cassetto di carta no.

Perché Jobbit invece di un modello o di un'app di fatturazione

Le opzioni che incontrerai cercando producono tutte qualcosa che assomiglia a una fattura. La differenza sta in cosa devi fare a mano e in cosa succede dopo la prima.

Se ti servono bank feed e dichiarazioni IVA, compra un pacchetto contabile per quelle funzioni. Per la fattura stessa, i solleciti, la nota di credito e il riepilogo, Jobbit fa il lavoro da un solo modulo e mantiene tutto in una chat che puoi cercare.

Dopo la fattura: cosa fa poi la stessa chat

• Un preventivo che diventa fattura. "Converti il preventivo che ho mandato ad Acme il 3 settembre in fattura, 50% di acconto ora, saldo al completamento." Gli importi, i dati del cliente e la descrizione passano automaticamente.

• La serie tenuta in ordine. Jobbit ricorda l'ultimo numero e l'impaginazione, così INV-2026-015 segue INV-2026-014 senza bisogno di un foglio di calcolo.

• I solleciti e l'avviso formale, con l'interesse legale calcolato, pronti da inviare. L'invio automatico alla scadenza fa parte dei piani a pagamento.

• Cambi di IVA e valuta. "Aggiungi l'IVA a tutto tranne i libri" oppure "fattura in euro e mostra l'equivalente in sterline" sono modifiche di una riga; il modulo permette già di fatturare in qualsiasi valuta.

• Il riepilogo del trimestre. Una tabella di ogni fattura inviata, pagata e in sospeso, esattamente ciò che richiede un aggiornamento Making Tax Digital o un commercialista.

• Un codice QR di pagamento. Un codice statico dal generatore di codici QR che apre il tuo link di pagamento, inserito sotto i dati bancari, fa pagare i clienti privati direttamente dal telefono.

• Il resto dell'attività. Il sito web a cui rimanda la fattura, e il PDF compresso quando un portale rifiuta l'allegato.

Gli assistenti generalisti come ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot possono redigere una fattura come testo se lo chiedi, e agenti come Manus e Meta's Muse possono impaginarla come file. Ciò che non hanno è il modulo che elimina la scrittura, la memoria della tua numerazione e impaginazione, e il marketplace in cui un contabile del Regno Unito può essere coinvolto nella stessa chat, motivo per cui il confronto tra agenti AI multiuso mette Jobbit al primo posto per le piccole imprese. La guida al generatore di fatture AI per freelance approfondisce i solleciti e il flusso di cassa.

Errori che fanno ignorare una fattura

• Nessuna scadenza, solo "30 giorni". Trenta giorni da cosa? Scrivi la data. Il modulo lo fa.

• Una descrizione che l'ufficio contabilità del cliente non riesce ad abbinare a un ordine d'acquisto o a una persona. Indica chi ha commissionato il lavoro e la data in cui è stato concordato.

• Inviarla alla casella sbagliata. Chiedi fin dal primo giorno dove vanno le fatture; molte aziende hanno un indirizzo per la contabilità elaborato settimanalmente, e la casella del tuo referente non lo è.

• Un PDF che non si apre su un telefono o pesa 9 MB per via del logo. Esporta con una dimensione ragionevole, o passalo prima nel compressore PDF.

• Addebitare IVA senza un numero di partita IVA, o dimenticarla avendone uno. Entrambi trasformano una fattura a 14 giorni in una discussione di 60 giorni.

• Cambiare i dati bancari via email. Le frodi sulle fatture funzionano esattamente così. Mantieni gli stessi dati su ogni fattura e di' ai clienti che non li cambierai mai via email.

Un piano di 30 minuti per la tua prima fattura vera

• Minuto 0 a 5: raccogli i nove campi. Il tuo nome legale e il nome commerciale, l'indirizzo, la ragione sociale registrata del cliente, il prezzo concordato e la data in cui è stato fornito il lavoro.

• Minuto 5 a 10: genera. Compila il generatore di fatture: cliente, importo, oggetto, IVA, 14 giorni. Registrati una volta con un indirizzo email e il PDF e il DOCX arrivano nella chat.

• Minuto 10 a 15: controlla. Subtotale, IVA se presente, totale, riferimento sui dati bancari, numero di fattura registrato.

• Minuto 15 a 20: invia correttamente. PDF nominato con il numero, all'indirizzo della contabilità, con un'email di una riga che ripete l'importo e la scadenza.

• Minuto 20 a 30: imposta i solleciti. Chiedi alla stessa chat le tre email di promemoria e inserisci le date nel tuo calendario, oppure lascia che il piano a pagamento le invii.

Domande frequenti

Cosa deve contenere una fattura nel Regno Unito?

Una fattura del Regno Unito deve avere la parola "Invoice", un numero univoco, il nome e l'indirizzo della tua attività, il nome e l'indirizzo del cliente, una descrizione chiara di ciò che è stato fornito, la data della prestazione e la data della fattura, l'importo di ogni voce e il totale, e le condizioni di pagamento. Le aziende registrate ai fini IVA aggiungono anche il numero di partita IVA, l'aliquota e l'importo IVA per riga e il tax point. I dati bancari e una scadenza non sono legalmente obbligatori ma sono ciò che fa pagare la fattura.

Posso scrivere una fattura se non sono registrato ai fini IVA?

Sì. Qualsiasi sole trader o società può fatturare senza registrazione IVA; semplicemente ometti del tutto l'IVA dal documento e non mostri un numero di partita IVA. La registrazione diventa obbligatoria solo quando il tuo fatturato imponibile supera £90.000 in un periodo mobile di 12 mesi, anche se puoi registrarti volontariamente prima se conviene ai tuoi clienti. "No VAT" è l'impostazione predefinita sul modulo di Jobbit.

Quanto interesse di mora posso addebitare su una fattura non pagata?

Per i clienti aziendali, l'interesse legale dell'8% sopra il tasso base della Bank of England, più un risarcimento fisso di £40, £70 o £100 per fattura a seconda che il debito sia sotto £1.000, sotto £10.000 o pari o superiore a £10.000. Il diritto esiste ai sensi del Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 anche se il tuo contratto non dice nulla, ma non si applica ai consumatori privati.

Quali condizioni di pagamento dovrei mettere in fattura?

Pagamento alla consegna per i clienti privati e i piccoli lavori una tantum, 14 giorni per la maggior parte dei rapporti tra imprese, e 30 giorni solo quando il ciclo di pagamento di un cliente più grande lo richiede e l'hai concordato prima di iniziare. Scrivi sempre la scadenza effettiva, e richiedi un acconto per qualsiasi lavoro che dura più di qualche giorno.

I numeri delle fatture devono essere sequenziali?

Devono essere univoci, e se sei registrato ai fini IVA devono seguire una sequenza senza numeri riutilizzati. Le lacune sono accettabili se puoi spiegarle, per esempio una fattura annullata sostituita da una nota di credito. Un formato come INV-2026-014 che continua tra un anno e l'altro è il modo più semplice per restare conformi, e Jobbit tiene la serie per te.

Una fattura proforma è la stessa cosa di una fattura?

No. Una proforma è una richiesta di pagamento prima che la merce o il lavoro vengano forniti, impaginata come una fattura ma non è un documento fiscale. Una volta effettuata la consegna, emetti una vera fattura con un proprio numero; se sei registrato ai fini IVA, la proforma non può essere usata per rendicontare l'IVA.

Il generatore di fatture di Jobbit è davvero gratuito?

Sì. Compili il modulo, crei un account gratuito con un indirizzo email (senza carta di credito), e Jobbit restituisce una fattura PDF numerata e un DOCX modificabile in una chat che resta tua. Il piano gratuito include 100 crediti al giorno, che coprono diverse fatture; i promemoria automatici arrivano con i piani a pagamento. Scrivi qui la tua fattura e, se ti piace come funziona, chiedi i solleciti nella stessa chat.