영국 사업 기록 보관 기간: 문서별 12가지 규칙

개인사업자는 세금 기록을 1월 31일 신고 기한으로부터 5년, 유한회사는 회계연도 종료일로부터 6년, VAT 기록은 6년, PAYE와 CIS 기록은 과세연도 종료 후 3년 동안 보관해야 하며, HMRC는 위반 1건마다 최대 £3,000을 부과할 수 있습니다. 보건안전 기록은 더 길어서 COSHH는 최대 40년입니다. 이 가이드는 모든 보관 기간을 근거 법령과 함께 표 하나에 정리하고, 2026년에 바뀐 규칙도 설명합니다.

영수증이 가득한 봉투, 2021년에 문을 닫은 고객사의 청구서 폴더, 퇴사한 청소 직원의 급여명세서까지, 모든 사업주에게는 쌓인 서류와 늘 같은 두 가지 질문이 있습니다. 무엇을 보관해야 하고, 언제 버려도 되는가 하는 것입니다. 답은 십여 개의 법과 규정에 흩어져 있고, 기간은 서로 다른 날짜부터 계산되며, 잘못 판단하면 과태료를 내거나 창고를 빌려야 합니다. 사업 기록 보관 기간은 누군가 자료를 읽어 정리해 두면 한 페이지로 끝나는 일입니다.

아래가 바로 그 한 페이지입니다. 영국 소규모 사업체가 마주하는 12가지 보관 규칙, 각 기간이 시작되는 날짜, 과태료, 스캔본과 바래는 영수증에 대한 HMRC의 입장, 디지털 기록과 회사 등록부와 심판소 제소 기한에 관한 2026년 변경 사항, 그리고 AI 에이전트가 맡아서 정해진 날에 폴더가 스스로 비워지게 하는 관리 업무를 다룹니다. 모든 기간은 2026년 10월 24일에 GOV.UK, legislation.gov.uk, HSE 사이트에서 확인했습니다.

보관 기간을 확인한 방법

1. 법령이 먼저입니다. 모든 행에 법 또는 규정과 조항 번호를 적었습니다. legislation.gov.uk에서 읽었고, GOV.UK 안내 페이지를 함께 확인했습니다.
2. 기간의 길이만큼 시작일도 중요합니다. 신고 기한으로부터 "5년"은 청구서 발행일로부터 5년이 아니므로, 각 행에 기산일을 적었습니다.
3. 가장 긴 규칙이 우선합니다. 한 문서에 두 규칙이 적용되면(급여명세서는 PAYE 기록이자 최저임금 기록입니다) 표에는 더 긴 기간을 적었습니다.
4. 2026년 변경 사항을 확인했습니다. Income Tax용 Making Tax Digital, 2025년 11월의 회사 등록부 변경, 2026년 10월의 심판소 제소 기한 변경은 모두 보관 대상에 영향을 줍니다.
5. 기간을 지어내지 않았습니다. 법에 기간이 정해져 있지 않으면 표에 그렇게 적고, 대신 ICO나 HMRC의 표현을 그대로 옮겼습니다.

한 표로 보는 12가지 규칙

온라인의 대부분의 목록이 아직 틀리게 적고 있는 두 가지를 바로잡습니다. 첫째, Statutory Sick Pay를 위한 병가 기록을 보관할 법적 의무는 더 이상 없습니다. 2014년 4월 6일에 폐지되었습니다. 다만 HMRC가 지급 내역을 증명하라고 요구할 수는 있으며, GOV.UK는 여전히 병가 기록을 3년 PAYE 규칙 아래에 열거합니다. 둘째, 회사 법정 등록부는 "영구 보관"이 아닙니다. 2025년 11월 18일부터 회사는 이사, 비서, 거주지 주소, 중요 지배 인물(PSC)에 관한 등록부를 자체적으로 보유하지 않아도 됩니다(해당 정보는 Companies House에 제출됩니다). 다만 주주 명부는 계속 보관해야 하며, 전 주주 항목은 10년이 지나면 삭제할 수 있습니다.

개인사업자와 파트너: 신고 기한부터 5년

자영업자의 규칙은 기록이 속한 과세연도의 1월 31일 제출 기한으로부터 5년입니다. 따라서 2026년 4월 5일까지의 과세연도 기록은 2027년 1월 31일까지 제출하고, 2032년 1월 31일까지 보관해야 합니다. 신고를 4년 넘게 늦게 하면 보관 기간은 신고한 날부터 15개월이 됩니다. 대상은 신고서를 뒷받침하는 기록으로, 매출 청구서, 경비 영수증, 은행 거래 내역, 주행 기록, 재고 조사, 그리고 이를 신고서의 수치로 만드는 작업 자료입니다.

HMRC의 회사, 고용주, 계약자 대상 안내는 적절한 기록을 보관하지 않은 건마다 최대 £3,000의 과태료를 명시하고 있고, 자영업자 안내 페이지도 Taxes Management Act의 같은 권한을 가리킵니다. HMRC 자체 매뉴얼은 최고액 부과는 중대한 사안에 한한다고 밝힙니다. 더 흔한 비용은 답하지 못하는 조사이며, 그 결과 당사자의 수치가 아니라 HMRC가 추정한 이익이 적용됩니다.

유한회사: 6년, 때로는 그 이상

회사는 기록이 속한 회계연도 종료일로부터 6년간 보관합니다. 거래가 둘 이상의 회계 기간에 걸치는 경우, 차량이나 기계 같은 자산을 6년 후에도 계속 사용하는 경우, Company Tax Return을 늦게 제출한 경우, HMRC가 컴플라이언스 조사를 시작한 경우에는 6년이 늘어나며, 어느 경우든 사안이 종결될 때까지 보관합니다. Companies Act 2006 (회사법)은 별도로 회계 기록을 3년(공개회사는 6년) 보관하도록 요구하지만, 세무 신고가 같은 서류에 의존하므로 실무에서는 HMRC의 6년 규칙이 우선합니다.

VAT: 6년, 디지털로

VAT 계정, 매출 및 매입 청구서, 수출입 서류를 포함한 VAT 기록은 6년간 보관하며, One Stop Shop을 통한 판매는 10년입니다. Making Tax Digital for VAT 시행 이후 기록은 신고서와 디지털로 연결되는 소프트웨어에 보관해야 하고, 시스템 간에 데이터를 수동으로 옮기는 것은 "허용되지 않는다"고 HMRC의 안내문이 분명히 밝힙니다. 실질적인 결과로, VAT 등록 사업체의 6년 보관 정책은 사실상 6년짜리 소프트웨어 구독, 또는 계속 열리는 내보내기 파일의 6년짜리 보관소를 뜻합니다.

고용주: PAYE는 3년, 최저임금은 6년

PAYE 기록은 과세연도 종료일로부터 3년간 보관합니다. 지급액, 공제액, HMRC에 보낸 보고서, 직원의 휴가와 결근, 경비와 복리후생이 해당합니다. 기록이 없으면 HMRC는 납부할 금액을 추정하고 최대 £3,000을 부과할 수 있습니다. Statutory Maternity Pay, 입양 및 배우자 출산 법정수당 기록도 같은 3년입니다.

함정은 National Minimum Wage입니다. 2021년 4월 1일부터 각 근로자가 최저 시급 이상을 받았음을 보여 주는 기록은 6년간 보관해야 하며, 기산일은 해당 기록이 다루는 급여 산정 기간의 다음 급여 산정 기간 종료일입니다. 따라서 급여명세서는 3년짜리 PAYE 기록이면서 동시에 6년짜리 최저임금 기록이고, 더 긴 기간이 우선하므로 급여 자료는 6년 보관하십시오. 건설 계약자는 CIS 지급 및 공제 기록을 3년간 보관하며, 같은 £3,000 과태료가 적용됩니다.

보건안전: 3년, 그리고 40년

사고 기록부는 각 항목 기록일로부터 3년간 보관하는 기록이고, 중상 및 위험 발생을 알리는 RIDDOR 보고서는 기록 작성일로부터 3년간 보관합니다. 긴 것은 노출 기록입니다. COSHH에 따른 건강 감시 기록과 석면 규정에 따른 건강 기록은 마지막 기재일로부터 40년간 보관하는데, 이 기록들이 잡아내려는 질병이 수십 년 뒤에 나타나기 때문입니다. 석면 건강진단서는 4년, 신고 대상인 비면허 석면 작업 기록은 40년 보관합니다. 석면 대장 자체에는 규정상 보관 기간이 없으며, HSE는 이를 살아 있는 문서로서 최소 연 1회 검토하기를 기대합니다.

계약서와 청구서: 6년의 청구 가능 기간

세법은 HMRC가 언제까지 요구할 수 있는지를 알려 주고, Limitation Act 1980은 고객이나 공급업체가 언제까지 소송을 제기할 수 있는지를 알려 줍니다. 단순 계약 위반에 대한 청구는 위반일로부터 6년, 날인증서에 대한 청구는 12년간 제기할 수 있습니다. 그러므로 계약서, 그 근거가 된 견적서, 무엇이 납품되었는지 보여 주는 청구서와 서신은 세법과 상관없이 작업 종료 후 6년간 보관할 가치가 있습니다. 대부분의 사업주가 놓치는 규칙이며, 분쟁에서 가장 중요한 규칙이기도 합니다. 고객이 업무 범위에 동의한 이메일은 아직 남아 있어야만 증거가 됩니다.

개인정보: 정해진 기간은 없지만 문서로 정해야 합니다

UK GDPR은 숫자를 정하지 않습니다. 보관 제한 원칙은 개인정보를 필요한 기간보다 오래 보관해서는 안 된다는 것이고, ICO 지침은 조직이 "표준 보관 기간을 정하고 문서화"하며 이를 검토하도록 안내합니다. 법이 요구해서 보관하는 것(세금, 급여, 보건안전)은 필요한 목적이지만, "혹시 몰라서" 고객 명단을 보관하는 것은 그렇지 않습니다. 구직 지원자에 대해 ICO는 숫자를 제시하지 않고, 청구가 제기될 수 있는 기간을 넘겨 기록을 보관해서는 안 된다고만 밝힙니다. 그 기간이 2026년 10월 1일에 바뀌었습니다. Employment Rights Act 2025가 그 날짜 이후의 행위에 대해 Equality Act의 심판소 제소 기한을 3개월에서 6개월로 늘렸으므로, 불합격 지원서를 6개월 뒤에 삭제하던 기존 관행은 이제 아슬아슬합니다. 일정표에 12개월로 적어 두는 것이 더 안전합니다.

2026년의 스캔본, 바래는 영수증, 디지털 기록

HMRC는 종이 기록의 스캔 사본을 인정하며, VAT Notice 700/21과 Compliance Handbook은 이미지가 이면에 있는 내용까지 포함해 완전하고 읽을 수 있는 사본이면 종이 원본을 폐기해도 된다고 밝힙니다. 봉투 가득한 영수증에 대한 답입니다. 영수증은 받은 주에 바로 사진으로 찍어 두십시오. National Archives가 감열지 영수증의 글씨는 "불과 몇 년 안에 사라질 수 있다"고 경고하기 때문이며, 5년째에 필요한 영수증이 백지일 수 있습니다.

2026년의 변화는 Making Tax Digital for Income Tax입니다. 2026년 4월 6일부터 해당 소득이 £50,000를 넘는 개인사업자와 임대인은 기록을 디지털로 보관하고 소프트웨어로 분기별 업데이트를 보내야 하며, £30,000 그룹은 2027년 4월, £20,000 그룹은 2028년 4월에 이어집니다. 보관 기간은 1월 31일 기한으로부터 5년으로 그대로이지만, 기록은 이제 디지털 형태로 존재해야 하고, 소프트웨어 항목 뒤에 원본 청구서와 영수증 또는 그 완전한 사본을 여전히 보관해야 합니다.

AI 에이전트가 폴더를 정직하게 유지하는 방법

기간은 정해져 있고, 일은 그것을 적용하는 관리 업무이며, 에이전트가 잘하는 일이 바로 그것입니다.

• 보관 일정표를 작성합니다. 업종, VAT 등록 여부, 직원 고용 여부, 유해 물질 취급 여부를 알려 주면, 에이전트가 위의 표를 바탕으로 사업장의 날짜를 채운 한 페이지짜리 일정표를 작성합니다.
• 영수증이 오는 대로 스캔하고 정리합니다. 영수증을 사진으로 찍어 프로젝트 폴더에 넣으면, 에이전트가 날짜, 공급업체, 금액으로 이름을 붙이고 경비 시트에 기록하므로 감열지가 바래도 문제가 되지 않습니다.
• 삭제 알림을 설정합니다. Jobbit 자동화를 매월 1일에 실행해 보관 기간이 지난 항목을 나열하고 삭제 확인을 요청하게 할 수 있으며, 이것이 ICO가 문서로 남기기를 바라는 검토입니다.
• 내보낸 파일을 읽을 수 있게 유지합니다. 회계 소프트웨어를 바꿀 때 에이전트가 6년치 보관 자료를 개방형 형식으로 내보내고 파일이 열리는지 확인합니다.
• 조사에 대응합니다. HMRC가 어떤 수치의 근거 기록을 요청하면, 에이전트가 프로젝트 파일에서 이를 뒷받침하는 청구서, 거래 내역, 작업 자료를 찾아 줍니다.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus, Meta의 Muse는 물어보면 모두 규칙을 설명해 줍니다. 하지만 파일을 보관하고, 매월 점검을 실행하고, 알림을 보내는 일은 하지 않습니다. Jobbit의 에이전트는 이 세 가지를 하나의 프로젝트에서 처리하며, 결산에 필요하면 사람 네트워크의 장부 담당자를 연결해 줍니다.

이번 주 실행 계획

• 월요일: 일정표를 작성합니다. 12개 행에 사업장의 날짜를 넣습니다. 위의 표를 활용하고 각 행에 담당자를 지정하십시오. 담당자가 본인이어도 마찬가지입니다.
• 화요일: 쌓인 서류를 촬영합니다. 지난 과세연도의 종이 영수증을 모두 스캔하고 이름을 붙입니다. 이미지가 완전하면 감열지는 폐기합니다.
• 수요일: 반드시 보관해야 하는 가장 오래된 파일을 찾습니다. 개인사업자라면 2021년 4월까지의 과세연도로, 2022년 1월에 신고 기한이 도래했고 2027년 1월까지 보관합니다. 일정표가 정한 것보다 오래된 자료는 버려도 됩니다.
• 목요일: 6년 행을 점검합니다. 최저임금 급여 자료, VAT, 회사 기록은 모두 6년입니다. 소프트웨어 내보내기 파일이나 보관소가 그만큼 거슬러 올라가는지 확인하십시오.
• 금요일: 지원자 폴더를 정비합니다. 심판소 제소 기한이 6개월이 되었으므로, 불합격 지원서는 12개월 뒤 삭제하도록 정하고 일정표에 적습니다.

다음에 읽을 글

• 영국에서 영수증 쓰는 법: 반드시 들어가야 할 6가지, 메시지 한 번으로 받는 무료 템플릿
• 소규모 사업체를 위한 AI 정책: 직원이 실제로 따르는 10가지 규칙이 담긴 무료 템플릿
• 자영업자 경비: 2026년에 청구할 수 있는 40가지 (그리고 청구할 수 없는 10가지)

자주 묻는 질문

영국에서 사업 기록은 얼마나 오래 보관해야 합니까?

자영업자는 1월 31일 신고 기한으로부터 5년, 유한회사는 회계연도 종료일로부터 6년, VAT 기록은 6년, PAYE와 CIS 기록은 과세연도 종료일로부터 3년입니다. COSHH에 따른 보건안전 노출 기록은 40년이며, 청구가 제기될 수 있는 기간이 6년이므로 계약서는 작업 종료 후 6년 보관할 가치가 있습니다.

개인사업자는 영수증을 얼마나 오래 보관해야 합니까?

영수증이 속한 과세연도의 1월 31일 기한으로부터 5년입니다. 따라서 2026년 4월까지 과세연도의 영수증은 2032년 1월 31일까지 보관합니다. 뒷면 내용까지 포함해 완전하고 읽을 수 있다면 사진 사본도 인정되며, 그러면 종이는 버려도 됩니다.

사업 기록을 보관하지 않으면 과태료는 얼마입니까?

HMRC는 신고에 필요한 기록을 보관하지 않거나 보존하지 않은 건마다 최대 £3,000을 부과할 수 있으며, HMRC 매뉴얼은 최고액을 중대한 사안에 한정합니다. 더 흔한 비용은 뒷받침하지 못하는 조사이며, 그 결과 HMRC가 이익이나 PAYE 납부액을 추정합니다.

사업 기록을 종이 대신 디지털로 보관해도 됩니까?

예. HMRC는 사본이 완전하고 읽을 수 있다면 스캔본과 사진을 인정하며, VAT 등록 사업체와 2026년 4월부터는 소득이 높은 개인사업자와 임대인도 Making Tax Digital에 따라 기록을 디지털로 보관해야 합니다. 6년 뒤에도 열리는 형식으로 파일을 보관하고 백업해 두십시오.

채용하지 않은 지원자의 이력서는 얼마나 오래 보관해야 합니까?

UK GDPR은 숫자를 정하지 않으며, ICO는 청구가 제기될 수 있는 기간을 넘겨 보관하지 말라고 합니다. 2026년 10월 1일부터 Equality Act의 심판소 제소 기한이 3개월이 아닌 6개월이므로, 일정표에 12개월 보관 기간을 적어 두는 것이 더 안전한 선택입니다.

영수증 종이 사본을 반드시 보관해야 합니까?

아니요. HMRC의 VAT 안내문과 Compliance Handbook은 모두 완전하고 읽을 수 있는 이미지가 있으면 원본을 폐기해도 된다고 밝히며, 감열지 영수증은 어차피 몇 년 안에 바랩니다. 모든 규칙을 지키는 가장 빠른 방법은 영수증을 받은 주에 에이전트가 바로 정리하게 하는 것입니다. Jobbit의 에이전트는 사진 한 장으로 이를 처리하며, 카드 등록 없이 무료 플랜으로 가능합니다.