Generator dokumentów AI: 15 dokumentów firmowych, które agent przygotuje za darmo
Jak działa generator dokumentów AI w małej brytyjskiej firmie w 2026 roku: piętnaście dokumentów, od wycen, faktur i warunków umów po polityki prywatności, pisemne informacje o zatrudnieniu i listy o zapłatę, z przepisami, promptami i cenami szablonów.
Nowa pracownica zaczyna w poniedziałek i już pierwszego dnia potrzebuje pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia. Od kwietnia 2020 roku to obowiązek prawny, a ty nigdy takiej nie pisałeś. Urząd chce mieć na piśmie twoją politykę bezpieczeństwa i higieny pracy, zanim złożysz ofertę. Klient prosi o regulamin, a ty orientujesz się, że na stronie jest akapit napisany przez znajomego w 2019 roku. Serwis z szablonami sprzeda ci każdy z tych dokumentów za £34.99 miesięcznie, w formacie zaprojektowanym dla cudzej firmy, a luki i tak będziesz uzupełniać sam.
Generator dokumentów AI w 2026 roku to coś innego niż szablon z pustymi polami: agent, który zna brytyjski przepis dla każdego dokumentu, pyta o sześć potrzebnych faktów, pisze dokument prostym językiem i zapamiętuje go, więc następny to jedno zdanie. Ten przewodnik wymienia piętnaście dokumentów, których mała firma naprawdę potrzebuje, przepis stojący za każdym (ze zmianami z 2026 roku), prompty tworzące pierwsze cztery, ceny serwisów z szablonami oraz krótką listę dokumentów, które nadal należą do prawnika.
Potrzebujesz jednego dokumentu już dziś? Otwórz Jobbit, napisz, jaki to dokument, wklej fakty, a agent przygotuje go z uwzględnieniem aktualnych brytyjskich przepisów. Darmowy plan, 100 kredytów dziennie, bez karty.
15 dokumentów, przepis i to, czego potrzebuje agent
| # | Dokument | Brytyjski przepis lub powód | Czego agent potrzebuje od ciebie | Prawnik? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Wycena | Wycena to obietnica wykonania pracy za tę cenę; kosztorys orientacyjny to najlepsze przypuszczenie (Citizens Advice) | Zakres, cena, co jest wyłączone, zaliczka, data, ważność | Nie |
| 2 | Faktura lub faktura VAT | GOV.UK: unikalny numer, twoja nazwa i adres, dane klienta, opis, data dostawy, data faktury, kwoty, VAT jeśli jesteś płatnikiem; faktura VAT dodaje numer VAT, stawkę i VAT w każdej pozycji | Klient, praca, kwota, status VAT, termin płatności | Nie |
| 3 | Warunki umowy dla konsumentów | Consumer Contracts Regulations 2013: informacje przedumowne i 14-dniowe prawo odstąpienia; Consumer Rights Act 2015: zadowalająca jakość oraz należyta staranność i umiejętności | Co sprzedajesz, jak, dostawa, płatność, anulowanie, reklamacje | Przejrzenie, jeśli sprzedajesz online na dużą skalę |
| 4 | Informacja o prywatności | UK GDPR, art. 13 i 14 według ICO: kim jesteś, co zbierasz, dlaczego, podstawa prawna, okres przechowywania, prawa, jak złożyć skargę | Formularze i dane, które zbierasz, dokąd trafiają, jak długo je trzymasz | Nie |
| 5 | Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia | Employment Rights Act 1996, sekcja 1: główna informacja najpóźniej pierwszego dnia, od 6 kwietnia 2020 roku, dla pracowników i osób pracujących | Stanowisko, wynagrodzenie, godziny, urlop, miejsce, data rozpoczęcia, okres próbny, świadczenia, szkolenia | Przejrzenie przy czymkolwiek nietypowym |
| 6 | Umowa o pracę i podstawowe polityki | Choroba (SSP od pierwszego dnia od 6 kwietnia 2026 roku), postępowanie dyscyplinarne i skargowe, zapobieganie molestowaniu seksualnemu (wszelkie rozsądne kroki od 30 października 2026 roku), okresy wypowiedzenia | Twoje wzorce pracy i zasady | Tak, jeśli jest spór lub coś nietypowego |
| 7 | Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy | HSE: musi być spisana przy pięciu lub więcej pracownikach | Czym się zajmujesz, gdzie, kto odpowiada | Nie, ale zatwierdza ją kompetentna osoba |
| 8 | Ocena ryzyka | HSE: istotne ustalenia trzeba zapisać przy pięciu lub więcej pracownikach | Prace, zagrożenia, kto jest narażony, co już robisz | Nie, poza zagrożeniami specjalistycznymi |
| 9 | Pisemna ocena ryzyka pożarowego | Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005: pisemny zapis jest wymagany dla każdego lokalu firmowego od 1 października 2023 roku | Lokal, wyjścia, alarmy, kto odpowiada | Kompetentny oceniający dla większych lub złożonych lokali |
| 10 | Umowa o świadczenie usług z dostawcą lub freelancerem | Umowa wymaga oferty, przyjęcia, świadczenia wzajemnego i zamiaru; nie musi być na piśmie, ale powinna | Zakres, cena, terminy, własność pracy, rozwiązanie | Przejrzenie przy pracach o wysokiej wartości lub z prawami własności intelektualnej |
| 11 | Umowa o zachowaniu poufności | Chroni informacje poufne, zanim je ujawnisz | Co jest poufne, kogo dotyczy, na jak długo | Nie, przy standardowej wzajemnej umowie |
| 12 | Seria listów o zapłatę | GOV.UK: odsetki ustawowe w wysokości 8% powyżej stopy bazowej Bank of England (3.75%, czyli 11.75% dla odsetek naliczanych w drugiej połowie 2026 roku) oraz stałe kwoty £40, £70 lub £100 zależnie od wielkości długu | Faktura, daty, kwota | Nie |
| 13 | Propozycja lub oferta handlowa | Wygrywa zlecenie przed wyceną | Problem klienta, twoje podejście, cena, dowody | Nie |
| 14 | Standardowa procedura operacyjna | Pozwala komuś innemu wykonać pracę tak jak ty | Jak praca jest wykonywana teraz, krok po kroku | Nie |
| 15 | Polityka przechowywania danych i prowadzenia dokumentacji | Ograniczenie przechowywania według ICO; dokumenty dla HMRC przez 5 lat po terminie 31 stycznia (6 lat dla VAT) | Co przechowujesz, gdzie, jak długo | Nie |
Cztery prompty tworzące pierwsze cztery dokumenty
Wycena i warunki, które jej towarzyszą
Wiadomość do wysłania
Przygotuj wycenę dla klientki. Firma: Carter Plumbing, jednoosobowa działalność, niebędący płatnikiem VAT. Klientka: Mrs Patel, 14 Elm Road, Reading. Praca: wymiana baterii przy umywalce w łazience i naprawa cieknącego odpływu, części i robocizna, jedna wizyta. Cena: stałe £180. Wyłączenia: glazura i wszelkie rury za ścianą. Zaliczka: brak. Ważna 30 dni. Dodaj krótkie warunki konsumenckie, które muszą towarzyszyć wycenie zaakceptowanej w domu klienta: 14-dniowe prawo odstąpienia na mocy Consumer Contracts Regulations 2013, co się dzieje, jeśli klient poprosi o rozpoczęcie prac w ciągu 14 dni, płatność po zakończeniu i jak złożyć reklamację. Prostym językiem, jedna strona, jako PDF i plik do edycji.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
Informacja o prywatności do formularza na stronie
Wiadomość do wysłania
Napisz informację o prywatności dla strony małej brytyjskiej firmy z formularzem zapytań, który zbiera imię i nazwisko, telefon, e-mail i wiadomość, oraz korzysta z podstawowej analityki. Zapytania przechowujemy 12 miesięcy, a dane klientów 6 lat ze względów podatkowych. Nie sprzedajemy danych. Uwzględnij, kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować, co zbieramy i dlaczego, podstawę prawną dla każdej kategorii, jak długo to przechowujemy, komu udostępniamy, prawa osoby na mocy UK GDPR i jak złożyć skargę do ICO. Prostym językiem, poniżej 600 słów.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
Pisemna informacja dla nowego pracownika
Wiadomość do wysłania
Przygotuj pisemną informację o warunkach zatrudnienia dla nowej pracownicy na część etatu, która zaczyna 2 listopada 2026 roku jako sprzedawczyni w Bloom Florist, Reading. Wynagrodzenie £12.71 za godzinę, wypłacane miesięcznie w ostatni dzień roboczy; 20 godzin tygodniowo, od wtorku do soboty, od 10:00 do 14:00; 28 dni urlopu proporcjonalnie; miejsce pracy: sklep; umowa na czas nieokreślony; 3 miesiące okresu próbnego; brak świadczeń poza ustawowymi; statutory sick pay od pierwszego dnia choroby; tydzień wypowiedzenia z każdej strony w pierwszych dwóch latach. Uwzględnij wszystko, czego Employment Rights Act wymaga pierwszego dnia, oraz uwagę o tym, co może nastąpić w ciągu dwóch miesięcy, prostym językiem.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
List o zapłatę
Wiadomość do wysłania
Napisz serię trzech listów w sprawie niezapłaconej faktury na £1,450 z datą 1 września 2026 roku, z terminem płatności 1 października 2026 roku, od klienta będącego spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. List 1 to uprzejme przypomnienie tydzień po terminie. List 2, dwa tygodnie później, informuje, że zostaną doliczone odsetki ustawowe w wysokości 8% powyżej stopy bazowej Bank of England oraz stała kwota £70 na mocy przepisów Late Payment of Commercial Debts, wraz z kwotami na dziś. List 3 to wezwanie do zapłaty przed skierowaniem sprawy do sądu, z terminem 14 dni. Stanowczo, profesjonalnie, bez gróźb.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
Co zmieniło się w 2026 roku i które dokumenty wymagają aktualizacji
Employment Rights Act 2025 wchodzi w życie etapami i każdy etap dotyka jakiegoś dokumentu. Statutory Sick Pay jest wypłacany od pierwszego dnia choroby od 6 kwietnia 2026 roku, bez dolnego limitu zarobków, więc polityki chorobowe i pisemne informacje o zatrudnieniu, które nadal mówią "od czwartego dnia", są błędne. Od 1 października 2026 roku termin na wniesienie roszczenia do trybunału wynosi sześć miesięcy. Od 30 października 2026 roku pracodawcy muszą podjąć wszelkie rozsądne kroki, by zapobiegać molestowaniu seksualnemu, także ze strony osób trzecich, co oznacza pisemną politykę i rejestr szkoleń. Od stycznia 2027 roku pracownicy muszą być informowani o prawie przystąpienia do związku zawodowego, wchodzą zabezpieczenia przed zwolnieniem i ponownym zatrudnieniem na gorszych warunkach, a okres kwalifikujący do ochrony przed bezprawnym zwolnieniem skraca się z dwóch lat do sześciu miesięcy, co zmienia sposób pisania procedur okresu próbnego i zwolnień. Agent, który w październiku 2026 roku przygotowuje twoją pisemną informację o zatrudnieniu, powinien to wszystko wiedzieć; poproś go, by opatrzył datą zastosowane przepisy.
Ile kosztują serwisy z szablonami
Rocket Lawyer UK pobiera £34.99 miesięcznie po siedmiodniowym okresie próbnym za nieograniczoną liczbę dokumentów ze swojej biblioteki, z przeglądem przez prawnika od £120. Lawpack sprzedaje pojedyncze zestawy od około £17.99 do £24.99, głównie testamenty i najem. Dokumenty są przyzwoite i ogólne; dopasowanie ich do twojej firmy to twoja praca. Agent w Jobbit pisze na podstawie twoich faktów w darmowym planie ze 100 kredytami dziennie i trzyma dokumenty w projekcie, więc druga wycena, faktura czy umowa to jedno zdanie.
Które dokumenty nadal wymagają prawnika
- Umowa najmu lub licencja na lokal. Wskazówki Law Society (organizacji prawników w Anglii i Walii) wymieniają ją na pierwszym miejscu, i słusznie.
- Umowy wspólników, spółek osobowych lub inwestycyjne. Wszystko, co rozstrzyga, kto jest właścicielem czego.
- Sprawy pracownicze, gdy pojawia się spór, zwolnienie, redukcja etatów lub cokolwiek nietypowego w umowie.
- Umowy o wysokiej wartości lub dotyczące własności intelektualnej, gdzie jeden zapis wart jest więcej niż honorarium.
- Sprzedaż firmy, w tym umowy o poufności wokół niej.
Schemat jest prosty: agent pisze, a prawnik sprawdza te dokumenty, w których błąd jest kosztowny. Godzinny przegląd umowy napisanej przez agenta kosztuje ułamek ceny pisania od zera.
Czym agent AI różni się od serwisu z szablonami
ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus i Muse od Meta napiszą dokument, jeśli wkleisz fakty. Jobbit dodaje to, czego firma potrzebuje wokół szkicu:
- Pamięta twoje dane: nazwę firmy, adres, status VAT, dane bankowe, polityki, w projekcie, więc każdy dokument zaczyna się poprawnie.
- Zwraca pliki: wersje PDF i edytowalne, z twoim logo.
- Numeruje i śledzi wyceny i faktury oraz ponagla te spóźnione.
- Buduje formularze, do których odwołują się dokumenty (formularz zapytań objęty informacją o prywatności, formularz reklamacji wspomniany w warunkach) i umieszcza je na twojej stronie.
- Aktualizuje na wskazaną datę: "wydaj ponownie politykę chorobową zgodnie z przepisami z kwietnia 2026 roku" to jedno zdanie.
- Przekazuje sprawę człowiekowi z sieci, gdy dokument wymaga przeglądu prawnika, z briefem i płatnością w tym samym miejscu.
Plan na jeden tydzień
- Poniedziałek. Podaj agentowi fakty o firmie raz. Odbierz szablon wyceny i szablon faktury.
- Wtorek. Informacja o prywatności i warunki dla konsumentów, opublikowane na stronie.
- Środa. Pisemna informacja o zatrudnieniu i trzy podstawowe polityki, z datą zgodną z przepisami z 2026 roku.
- Czwartek. Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy, oceny ryzyka dla głównych prac i pisemna ocena ryzyka pożarowego.
- Piątek. Umowa o świadczenie usług, umowa o poufności i seria listów o zapłatę, odłożone na czas, gdy będą potrzebne.
Przygotuj pierwszy dokument w darmowym planie: 100 kredytów dziennie, bez karty, twoje fakty zapamiętane na następny raz.
Otwórz JobbitCzytaj dalej
- Jak napisać fakturę, która zostanie opłacona: dziewięć pól, warunki płatności i odsetki.
- Obsługa klienta z AI w małej firmie: odpowiedzi na reklamacje, do których odwołują się warunki.
- Zbuduj stronę z AI w jedno popołudnie: gdzie informacja o prywatności i warunki trafiają na żywo.
Najczęściej zadawane pytania
Czy AI może pisać dokumenty prawne dla mojej firmy?
Może przygotować te codzienne (wyceny, faktury, warunki, informacje o prywatności, pisemne informacje o zatrudnieniu, polityki, umowy o świadczenie usług, umowy o poufności, listy o zapłatę) na podstawie twoich faktów i aktualnych brytyjskich przepisów, a agent w Jobbit zachowuje je na następny raz. Umowy najmu, umowy wspólników, spory i umowy o wysokiej wartości powinien nadal przejrzeć prawnik.
Jakich dokumentów potrzebuje nowy pracownik pierwszego dnia?
Pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia najpóźniej pierwszego dnia, obejmującej imiona i nazwiska stron, stanowisko, datę rozpoczęcia, wynagrodzenie, godziny, urlop, miejsce pracy, czas trwania, okres próbny, świadczenia i obowiązkowe szkolenia, a także zasady wynagrodzenia chorobowego i okresy wypowiedzenia, zgodnie z Employment Rights Act 1996 od kwietnia 2020 roku. Szczegóły dotyczące emerytur, postępowania dyscyplinarnego i skargowego mogą następować w ciągu dwóch miesięcy.
Czy potrzebuję pisemnej polityki bezpieczeństwa i higieny pracy?
Tak, gdy masz pięciu lub więcej pracowników, według HSE, a oceny ryzyka trzeba zapisywać przy tym samym progu. Pisemna ocena ryzyka pożarowego jest wymagana dla każdego lokalu firmowego, niezależnie od wielkości, od 1 października 2023 roku.
Czy mała firma musi mieć informację o prywatności na stronie?
Tak, jeśli zbierasz jakiekolwiek dane osobowe, także przez formularz zapytań lub analitykę. UK GDPR wymaga, by poinformować ludzi, kim jesteś, co zbierasz, dlaczego, jaka jest podstawa prawna, jak długo to przechowujesz i jakie mają prawa, a większość firm płaci też opłatę ICO za ochronę danych (£52 rocznie przy zatrudnieniu do 10 osób).
Ile odsetek mogę naliczyć od spóźnionej faktury?
Odsetki ustawowe w wysokości 8% powyżej stopy bazowej Bank of England dla długów między firmami (11.75% dla odsetek naliczanych w drugiej połowie 2026 roku, przy stopie bazowej 3.75%), plus stała kwota £40 dla długów poniżej £1,000, £70 do £9,999.99 i £100 od £10,000, zgodnie z przepisami o opóźnieniach w płatnościach na GOV.UK.
Czy umowy napisane przez AI są prawnie wiążące?
Umowa jest wiążąca, gdy istnieje oferta, przyjęcie, świadczenie wzajemne i zamiar wywołania skutków prawnych, bez względu na to, kto ją napisał; nie musi jej pisać prawnik. Ryzykiem jest zapis, który nie pasuje do twojej sytuacji, dlatego umowy o wysokiej wartości lub nietypowe poddaje się przeglądowi prawnika.
Jaki jest najlepszy generator dokumentów AI dla małej firmy?
Taki, który pisze na podstawie twoich faktów z wbudowanymi brytyjskimi przepisami, zwraca edytowalne pliki, pamięta twoje dane na następny raz i łączy dokument z formularzem lub fakturą, do których się odwołuje. Asystenci piszą dobrze; agent w Jobbit pisze, archiwizuje, śledzi i aktualizuje w jednej rozmowie w darmowym planie.