Quanto tempo guardar registos da empresa no Reino Unido: 12 regras por documento

Os trabalhadores independentes (sole traders) guardam os registos fiscais durante 5 anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro, as sociedades limitadas durante 6 anos a contar do fim do exercício, os registos de IVA (VAT) durante 6 anos e os registos de PAYE e CIS durante 3 anos após o fim do ano fiscal, e a HMRC pode cobrar até £3,000 por cada falha. Os registos de saúde e segurança duram mais, até 40 anos no caso do COSHH. Este guia reúne todos os prazos numa única tabela, com a lei que os sustenta, e as regras que mudaram em 2026.

O saco de recibos, a pasta de faturas de um cliente que fechou em 2021, os recibos de vencimento de uma empregada de limpeza que saiu: todos os donos de negócio têm uma pilha assim e as mesmas duas perguntas. O que é obrigatório guardar, e quando se pode deitar fora? As respostas estão dispersas por uma dúzia de leis e regulamentos, os prazos contam-se a partir de datas diferentes, e errar custa uma coima ou um armazém. Saber quanto tempo guardar registos da empresa é trabalho de uma página, depois de alguém ter feito a leitura.

Eis essa página: as doze regras de conservação que uma pequena empresa britânica encontra, a data em que cada prazo começa, as coimas, o que a HMRC diz sobre digitalizações e recibos que desvanecem, as alterações de 2026 aos registos digitais, aos registos das sociedades e aos prazos dos tribunais, e a gestão administrativa que um agente de IA pode tratar para que a pasta se esvazie sozinha no dia certo. Todos os prazos foram verificados no GOV.UK, em legislation.gov.uk ou no site da HSE a 24 de outubro de 2026.

Como verificámos os prazos

1. Primeiro a lei. Cada linha indica a lei ou o regulamento e o artigo, lidos em legislation.gov.uk, com a página de orientação do GOV.UK ao lado.
2. A data de início conta tanto como a duração. "Cinco anos" a partir do prazo de entrega não são cinco anos a partir da fatura, por isso cada linha diz de que data corre o prazo.
3. Vence a regra mais longa. Quando um documento é abrangido por duas regras (um recibo de vencimento é um registo de PAYE e um registo de salário mínimo), a tabela indica o prazo mais longo.
4. Alterações de 2026 verificadas. O Making Tax Digital for Income Tax, as alterações aos registos das sociedades de novembro de 2025 e a alteração do prazo dos tribunais de outubro de 2026 mudam o que é preciso guardar.
5. Nenhum prazo inventado. Quando a lei não fixa prazo, a tabela di-lo e cita as palavras do próprio ICO ou da HMRC.

As 12 regras numa só tabela

Duas correções ao que a maioria das listas online ainda diz. Já não existe obrigação legal de guardar registos de baixas por doença para o Statutory Sick Pay: foi revogada a 6 de abril de 2014, embora a HMRC possa continuar a pedir-lhe que prove o que pagou, e o GOV.UK ainda inclui as baixas por doença na regra de três anos do PAYE. E os registos estatutários das sociedades não são "guardados para sempre": desde 18 de novembro de 2025, as sociedades já não precisam de manter os seus próprios registos de administradores, secretários, moradas de residência ou pessoas com controlo significativo (a informação é entregue na Companies House), enquanto o registo de sócios continua a ter de ser mantido e as entradas de antigos sócios podem ser removidas após dez anos.

Sole traders e sócios: cinco anos, a contar do prazo

A regra para os trabalhadores independentes é de cinco anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal a que os registos dizem respeito. Os registos do ano fiscal que termina a 5 de abril de 2026, entregues até 31 de janeiro de 2027, têm por isso de ser guardados até 31 de janeiro de 2032. Se entregar com mais de quatro anos de atraso, o prazo passa a ser de 15 meses a contar da data de entrega. Contam os registos que sustentam a declaração: faturas de vendas, recibos de despesas, extratos bancários, registos de quilometragem, inventários de existências e os papéis de trabalho que os transformam nos valores do formulário.

As orientações da HMRC para empresas, empregadores e empreiteiros indicam uma coima até £3,000 por cada falha em manter registos adequados, e as páginas para trabalhadores independentes remetem para o mesmo poder previsto no Taxes Management Act. O próprio manual da HMRC diz que a coima máxima é reservada para casos graves; o custo mais comum é uma inspeção a que não consegue responder, que termina com a estimativa da HMRC para o seu lucro em vez da sua.

Sociedades limitadas: seis anos, e por vezes mais

As sociedades guardam os registos durante seis anos a contar do fim do exercício a que dizem respeito. Os seis anos alargam-se quando uma transação abrange mais do que um período contabilístico, quando um ativo como uma carrinha ou uma máquina ainda estará em uso após seis anos, quando a Company Tax Return é entregue com atraso, ou quando a HMRC abriu uma verificação de conformidade: em cada caso, os registos são guardados até o assunto estar encerrado. O Companies Act 2006 (lei das sociedades) exige separadamente que os registos contabilísticos sejam guardados durante três anos (seis para as sociedades anónimas), mas na prática prevalece a regra de seis anos da HMRC, porque a declaração fiscal assenta nos mesmos documentos.

IVA (VAT): seis anos, em formato digital

Os registos de IVA, incluindo a conta de IVA, as faturas de vendas e de compras e a documentação de importação e exportação, são guardados durante seis anos, ou dez anos para vendas feitas através do One Stop Shop. Desde o Making Tax Digital for VAT, os registos têm de ser mantidos em software ligado digitalmente à declaração; a notificação da HMRC é explícita ao dizer que transferir dados manualmente entre sistemas "não é aceitável". A consequência prática é que uma política de conservação de seis anos para uma empresa registada em IVA é, na realidade, uma subscrição de software de seis anos, ou um arquivo de seis anos de ficheiros exportados que ainda abram.

Empregadores: PAYE a três anos, salário mínimo a seis

Os registos de PAYE recuam três anos a partir do fim do ano fiscal: o que pagou, o que deduziu, os relatórios enviados à HMRC, licenças e ausências dos trabalhadores, e despesas e benefícios. A HMRC pode estimar o que deve e cobrar até £3,000 quando os registos faltam. Os registos de subsídio legal de maternidade, adoção e paternidade seguem os mesmos três anos.

A armadilha é o National Minimum Wage. Desde 1 de abril de 2021, os registos que mostram que cada trabalhador recebeu pelo menos o valor mínimo têm de ser guardados durante seis anos, contados a partir do fim do período de referência de pagamento seguinte ao que abrangem. Um recibo de vencimento é, portanto, ao mesmo tempo um registo de PAYE de três anos e um registo de salário mínimo de seis anos; vence o prazo mais longo, por isso guarde a folha de pagamentos durante seis anos. Os empreiteiros da construção guardam os registos de pagamentos e deduções do CIS durante três anos, com a mesma coima de £3,000.

Saúde e segurança: três anos, e quarenta

O livro de acidentes é um registo de três anos, contado a partir de cada entrada, e as comunicações RIDDOR de lesões graves e ocorrências perigosas são guardadas durante três anos a partir da data do registo. Os longos são os registos de exposição: os registos de vigilância da saúde ao abrigo do COSHH e os registos de saúde ao abrigo da regulamentação do amianto são guardados durante 40 anos a partir da última entrada, porque as doenças que se pretende detetar surgem décadas depois. Os certificados médicos relativos ao amianto são guardados durante quatro anos e os registos de trabalhos com amianto sujeitos a notificação mas sem licença durante 40 anos. O próprio registo de amianto não tem prazo de conservação nos regulamentos; a HSE espera que seja um documento vivo, revisto pelo menos uma vez por ano.

Contratos e faturas: a janela de seis anos para ações judiciais

A lei fiscal diz-lhe quando a HMRC pode pedir; o Limitation Act 1980 diz-lhe quando um cliente ou fornecedor pode processá-lo. Uma ação por incumprimento de um contrato simples pode ser intentada durante seis anos após o incumprimento, e uma ação com base numa escritura durante doze, pelo que vale a pena guardar um contrato, o orçamento em que assenta e as faturas e a correspondência que mostram o que foi entregue durante seis anos após o fim do trabalho, digam o que disserem as regras fiscais. É a regra que a maioria dos donos de negócio não conhece, e a que importa num litígio: o email em que o cliente aceitou o âmbito só é prova se ainda existir.

Dados pessoais: sem prazo fixo, mas por escrito

O UK GDPR não fixa um número. O princípio da limitação da conservação diz que os dados pessoais não devem ser guardados mais tempo do que o necessário, e as orientações do ICO dizem às organizações para "estabelecer e documentar prazos de conservação padrão" e revê-los. Guardar dados porque a lei o exige (impostos, folha de pagamentos, saúde e segurança) é uma finalidade necessária; guardar uma lista de clientes "por precaução" não é. Para candidatos a emprego, o ICO não dá nenhum valor, apenas que os registos não devem ser guardados para além do período em que uma ação poderia ser intentada. Esse período mudou a 1 de outubro de 2026: o Employment Rights Act 2025 alargou o prazo do Equality Act para ações em tribunal de três para seis meses, para atos praticados a partir dessa data, pelo que o velho hábito de apagar candidaturas não selecionadas após seis meses é agora arriscado. Doze meses, escritos no calendário, é o valor mais seguro.

Digitalizações, recibos que desvanecem e registos digitais em 2026

A HMRC aceita cópias digitalizadas de registos em papel, e a VAT Notice 700/21 em conjunto com o Compliance Handbook dizem que o original em papel pode ser eliminado quando a imagem for uma cópia completa e legível, incluindo o que estiver no verso. Essa é a resposta ao saco de recibos: fotografe cada recibo na semana em que o recebe, porque os National Archives avisam que o texto do papel térmico das caixas registadoras "pode desaparecer num período de apenas alguns anos" e o recibo de que precisa no quinto ano pode estar em branco.

A alteração de 2026 é o Making Tax Digital for Income Tax. A partir de 6 de abril de 2026, os sole traders e senhorios com rendimento elegível superior a £50,000 mantêm os registos em formato digital e enviam atualizações trimestrais a partir de software, seguindo-se o grupo de £30,000 em abril de 2027 e o grupo de £20,000 em abril de 2028. O prazo de conservação não muda, cinco anos após o prazo de 31 de janeiro, mas os registos têm agora de existir em formato digital, e as faturas e recibos originais, ou cópias completas, continuam a ter de ser guardados por trás das entradas no software.

Como um agente de IA mantém a pasta em ordem

Os prazos são fixos; o trabalho é a gestão administrativa de os aplicar, e é isso que um agente faz bem.

• Redige o seu calendário de conservação. Diga ao agente o tipo de negócio, se está registado em IVA, se tem funcionários e se trabalha com substâncias perigosas, e ele redige o calendário de uma página a partir da tabela acima com as suas próprias datas preenchidas.
• Digitaliza e arquiva os recibos à medida que chegam. Fotografe o recibo, largue-o numa pasta de projeto, e o agente nomeia-o por data, fornecedor e valor e regista-o na folha de despesas, para que o desvanecimento do papel térmico deixe de importar.
• Define os lembretes de eliminação. Uma automação da Jobbit pode correr no primeiro dia de cada mês, listar o que ultrapassou o prazo e pedir-lhe que confirme a eliminação, que é a revisão que o ICO quer ver documentada.
• Mantém as exportações legíveis. Quando muda de software de contabilidade, o agente exporta o arquivo de seis anos para formatos abertos e verifica se os ficheiros ainda abrem.
• Responde ao inspetor. Quando a HMRC pede os registos por trás de um valor, o agente encontra nos ficheiros do projeto as faturas, extratos e papéis de trabalho que o sustentam.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus e o Muse da Meta explicam as regras se lhes perguntar. O que não fazem é guardar os ficheiros, executar a verificação mensal e enviar o lembrete. O agente da Jobbit faz as três coisas a partir de um só projeto, e chama um contabilista da sua rede de profissionais quando o fecho do ano o exige.

O seu plano para esta semana

• Segunda-feira: escreva o calendário. Doze linhas, as suas datas. Use a tabela acima e atribua a cada linha um responsável, mesmo que seja você.
• Terça-feira: fotografe a pilha. Todos os recibos em papel do último ano fiscal, digitalizados e nomeados. Elimine o papel térmico quando a imagem estiver completa.
• Quarta-feira: encontre o ficheiro mais antigo que tem de guardar. Para um sole trader, é o ano fiscal até abril de 2021, entregue em janeiro de 2022 e guardado até janeiro de 2027. Tudo o que for mais antigo do que o seu calendário indica pode sair.
• Quinta-feira: verifique as linhas de seis anos. A folha de pagamentos do salário mínimo, o IVA e os registos da sociedade duram seis anos; confirme que a exportação ou o arquivo do seu software recua tanto.
• Sexta-feira: arrume a pasta dos candidatos. Defina uma eliminação a doze meses para candidaturas não selecionadas e escreva-a no calendário, agora que o prazo do tribunal é de seis meses.

Leia a seguir

• Como passar um recibo no Reino Unido: 6 elementos obrigatórios e modelo gratuito numa só mensagem
• Política de IA para pequenas empresas: um modelo gratuito com 10 regras que o pessoal vai mesmo cumprir
• Despesas de trabalhador independente: 40 coisas que pode deduzir em 2026 (e 10 que não pode)

Perguntas frequentes

Quanto tempo preciso de guardar os registos da empresa no Reino Unido?

Cinco anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro, se for trabalhador independente, seis anos a contar do fim do exercício para uma sociedade limitada, seis anos para os registos de IVA e três anos a contar do fim do ano fiscal para os registos de PAYE e CIS. Os registos de exposição de saúde e segurança ao abrigo do COSHH duram 40 anos, e vale a pena guardar os contratos seis anos após o trabalho, porque é esse o tempo durante o qual uma ação pode ser intentada.

Quanto tempo deve um sole trader guardar os recibos?

Cinco anos após o prazo de 31 de janeiro do ano fiscal a que pertencem, pelo que os recibos do ano até abril de 2026 são guardados até 31 de janeiro de 2032. Uma cópia fotografada serve, desde que esteja completa e legível, incluindo o que estiver no verso, e o papel pode então ser eliminado.

Qual é a coima por não guardar os registos da empresa?

A HMRC pode cobrar até £3,000 por cada falha em guardar ou conservar os registos necessários para uma declaração, e o manual da HMRC reserva o valor máximo para casos graves. O custo mais comum é uma inspeção que não consegue fundamentar, que termina com a HMRC a estimar o seu lucro ou a sua responsabilidade de PAYE.

Posso guardar os registos da empresa em formato digital em vez de papel?

Sim. A HMRC aceita digitalizações e fotografias desde que a cópia esteja completa e legível, e as empresas registadas em IVA e, a partir de abril de 2026, os sole traders e senhorios com rendimentos mais elevados têm de manter os registos em formato digital ao abrigo do Making Tax Digital. Guarde os ficheiros num formato que ainda abra daqui a seis anos e faça cópias de segurança.

Quanto tempo devo guardar CV de pessoas que não contratei?

O UK GDPR não fixa um número; o ICO diz para não os guardar para além do tempo em que uma ação poderia ser intentada. Desde 1 de outubro de 2026, o prazo do Equality Act para ações em tribunal é de seis meses em vez de três, pelo que um prazo de conservação de doze meses escrito no seu calendário é a escolha mais segura.

Tenho de guardar cópias em papel dos recibos?

Não. A notificação de IVA da HMRC e o seu Compliance Handbook dizem ambos que o original pode ser eliminado quando existir uma imagem completa e legível, e os recibos térmicos desvanecem em poucos anos de qualquer forma. A forma mais rápida de ficar do lado certo de todas as regras é deixar que um agente arquive cada recibo na semana em que o recebe; o agente da Jobbit faz isso a partir de uma fotografia, no plano gratuito, sem cartão.