Como Escrever uma Fatura que é Paga em 2026: Modelo Gratuito, 9 Campos, Uma Instrução (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Terminou o trabalho na sexta-feira, o cliente disse "envie-me a fatura", e agora é domingo à noite e está a olhar para um documento em branco a perguntar-se se precisa de uma linha de IVA, que número lhe deve atribuir e se "pagamento devido à receção" é algo que pode escrever. Metade das pequenas empresas do Reino Unido conhece esta sensação: a Federation of Small Businesses tem reportado, ao longo dos anos, que cerca de metade das pequenas empresas são pagas com atraso, e uma fatura atrasada costuma começar como uma fatura vaga.

Este guia mostra como escrever uma fatura que um cliente consiga pagar sem lhe fazer uma única pergunta. Recebe os nove campos que a lei do Reino Unido exige, um modelo de fatura gratuito que pode copiar, as condições de pagamento que realmente fazem o dinheiro chegar à sua conta, os juros e a compensação que pode legalmente acrescentar quando uma empresa paga com atraso, e uma sequência de três emails de cobrança. E tem ainda o caminho mais curto: o gerador de faturas da Jobbit, onde escreve para quem é, para quê e quanto, escolhe o IVA e a data de vencimento, e obtém uma fatura em PDF numerada mais uma cópia editável em DOCX, sem cartão e sem marca de água.

Escreva uma fatura na Jobbit numa mensagem

O gerador de faturas da Jobbit é um formulário com os campos de que uma fatura precisa e nada mais. Escreve para quem é e, se quiser, o nome do seu negócio; o valor, em libras por defeito ou em qualquer moeda em que fature; o que foi feito, uma linha por item; se o IVA está desativado, acrescentado ao total ou já incluído, com a taxa já definida; e se o pagamento é devido à receção ou dentro de 7, 14 ou 30 dias. A página mostra a mensagem que vai enviar e envia-a assim que tiver uma conta gratuita. Esta é a mensagem para o exemplo no formulário:

1Cria uma fatura profissional para Acme Ltd por Design de website, cinco páginas, 1.200 GBP. Sem VAT, não estou registado para efeitos de VAT. Pagamento a 14 dias. Usa um layout limpo com número de fatura e a data de hoje, uma linha por cada item, subtotal, uma linha de VAT quando aplicável, total, condições de pagamento e um bloco com os dados bancários. Deixa marcadores claramente identificados para o nome da minha empresa, a morada e os dados bancários, e depois dá-me a fatura em PDF e em DOCX editável.

A primeira fatura chega com espaços reservados claramente assinalados para a sua morada e dados bancários. Responda uma vez com esses dados e a Jobbit preenche-os e mantém a disposição, pelo que a segunda fatura passa a ser um trabalho de uma linha: "fatura à Green Cafe pela contabilidade de março, 250 libras, IVA acrescentado, devido à receção". Também pode dizer "acrescenta o meu logótipo" e anexá-lo, "transforma isto numa fatura pro-forma", "acrescenta uma cláusula de mora" ou "transforma isto numa nota de crédito para o artigo devolvido".

O plano gratuito dá-lhe 100 créditos por dia, o que cobre várias faturas, e não é preciso inserir cartão. Se faturar for uma tarefa semanal para si, o plano Plus a £15 por mês acrescenta uma reserva mensal maior e lembretes automáticos, mas uma única fatura é um trabalho para o plano gratuito.

Os 9 campos que toda a fatura no Reino Unido deve incluir

As orientações da HMRC sobre faturação enumeram o que uma fatura do Reino Unido deve conter. Se não estiver registado para efeitos de IVA, a lista é curta, e um elemento em falta é o motivo mais comum para uma fatura ficar na pilha de "dúvidas" de um cliente em vez de na pilha de "pagar". O formulário da Jobbit pede apenas o que só o utilizador pode fornecer e preenche o resto.

1. A palavra "Invoice" no topo, para que não seja confundida com um orçamento, um extrato ou uma fatura pro-forma.

2. Um número de fatura único. Qualquer formato funciona desde que nenhuma fatura repita o número; para faturas com IVA, os números têm de seguir uma sequência. INV-2026-001 serve perfeitamente. Não reinicie a numeração em 1 todos os anos.

3. O nome, a morada e os dados de contacto do seu negócio. Um trabalhador independente indica o próprio nome, mais qualquer nome comercial, e uma morada onde documentos legais possam ser entregues. Uma sociedade por quotas usa a designação completa da empresa exatamente como consta no certificado de constituição, e se mencionar um administrador tem de mencionar todos.

4. O nome e a morada do cliente. Para uma empresa, a designação social registada; para uma pessoa, o nome e a morada a que o trabalho diz respeito.

5. Uma descrição clara do que foi fornecido. "Design de website, cinco páginas, conforme acordado a 3 de setembro de 2026" é sempre melhor do que "serviços". Uma linha por item, com quantidade e preço unitário quando aplicável.

6. A data de fornecimento (quando o trabalho foi feito ou os bens entregues) e a data da fatura. São muitas vezes o mesmo dia, mas não têm de ser.

7. O valor de cada linha e o total. Mostre o subtotal, qualquer IVA, e o total devido em libras.

8. Condições de pagamento e data de vencimento. "Pagamento devido dentro de 14 dias após a data da fatura, até 30 de setembro de 2026" elimina qualquer desculpa. Acrescente a cláusula de mora indicada na secção abaixo.

9. Como pagar. Nome da conta, sort code, número de conta e uma referência (o número da fatura). Uma ligação de pagamento ou um código QR que a abra poupa um passo ao cliente.

Se estiver registado para efeitos de IVA (VAT), acrescente o seu número de IVA, a taxa de IVA e o valor por linha, o total de IVA e o tax point (normalmente a data de fornecimento), e emita a fatura com IVA no prazo de 30 dias após o fornecimento. O registo torna-se obrigatório assim que o volume de negócios tributável ultrapassar £90,000 em qualquer período contínuo de 12 meses. Se não estiver registado, não coloque nenhum número de IVA nem linha de IVA na fatura; cobrar IVA que não pode declarar é uma infração, não um arredondamento.

Um modelo de fatura gratuito que pode copiar

Esta disposição é a que o gerador de faturas produz. Copie-a para qualquer documento e preencha os parênteses retos se preferir fazê-lo à mão.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

Três hábitos fazem este modelo trabalhar mais a seu favor do que os que se descarregam por aí. Mantenha o número da fatura e a data de vencimento na primeira linha onde o olhar pousa, porque é isso que uma pessoa da contabilidade procura. Coloque a referência de pagamento junto aos dados bancários, porque um pagamento sem referência é o segundo motivo mais comum para uma fatura paga continuar a aparecer como pendente. E guarde o ficheiro como INV-2026-014-Acme.pdf, para que a caixa de entrada financeira do cliente o consiga encontrar em março.

Condições de pagamento que fazem com que seja pago: 7, 14 ou 30 dias

As condições de pagamento são a parte da fatura que a maioria das pessoas copia sem pensar, e a parte que decide se é pago numa semana ou em dois meses. São as quatro opções no formulário da Jobbit.

• Devido à receção é adequado para trabalhos pontuais para clientes particulares, para tudo abaixo de cerca de £300, e para trabalho que já entregou. Não é falta de educação; é normal para prestadores de serviços, explicadores, empresas de limpeza e vendedores de mercado.

• 7 ou 14 dias convém a freelancers e pequenos fornecedores que faturam a outras pequenas empresas. Catorze dias é o ponto ideal: tempo suficiente para um ciclo mensal de pagamentos, curto o suficiente para o trabalho ainda estar fresco na memória.

• 30 dias é o padrão que a lei assume se nada foi acordado, e é o que as empresas maiores vão tentar impor. Aceite apenas quando o ciclo de pagamentos do cliente realmente o exigir, e comunique-o no orçamento antes de o trabalho começar, não na fatura depois.

• Sinais e pagamentos por fases também são condições de pagamento. Para qualquer trabalho com mais do que alguns dias, fature 30% a 50% adiantados e o saldo na conclusão. Um cliente que resiste a um sinal está a dizer-lhe algo sobre o pagamento final.

Dois pormenores que a lei acrescenta para trabalho entre empresas no Reino Unido: se não acordaram condições, o pagamento considera-se em atraso 30 dias após o cliente receber a fatura ou os bens, o que for mais tarde, e uma empresa não pode impor condições superiores a 60 dias a menos que isso seja justo para ambas as partes. Os consumidores não estão abrangidos por estas regras, razão pela qual "devido à receção" e um sinal importam mais no caso de clientes particulares.

Juros de mora: o que pode legalmente acrescentar

Quando uma empresa paga a outra com atraso, o Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (a lei do Reino Unido sobre juros de mora em dívidas comerciais) dá-lhe duas coisas automaticamente, quer o seu contrato as mencione quer não.

Juros legais (statutory interest) de 8% acima da taxa base do Bank of England, cobrados por dia a partir do dia seguinte à data de vencimento. Com a taxa base em 3.75% em meados de 2026, isso equivale a 11.75% ao ano, pelo que uma fatura de £1,200 paga 30 dias em atraso gerou cerca de £11.59 em juros. A taxa é fixada por referência à taxa base em vigor na data em que a dívida entrou em atraso, por isso verifique a taxa nesse dia em vez de confiar num valor de um modelo antigo.

Compensação fixa pelos seus custos de cobrança, por fatura:

Pode reclamar ambos na mesma fatura. Na prática, a maioria das pequenas empresas usa a cláusula como dissuasor, menciona-a com delicadeza no segundo lembrete e prescinde dela quando o dinheiro chega. Coloque a frase na fatura antes de o cliente entrar em atraso; acrescentá-la depois funciona legalmente mas gera discussão. Dois limites: a lei abrange apenas clientes empresariais, não agregados familiares privados, e não se aplica quando o seu contrato já estabelece por si só uma taxa de juro substancial. "Acrescenta uma cláusula de mora" na Jobbit insere o texto e calcula os juros quando precisar.

Cobrar uma fatura por pagar: a sequência de três emails

A maioria das faturas atrasadas não é objeto de disputa; são simplesmente faturas que ninguém tratou. Uma sequência curta e previsível faz com que a maioria seja paga sem uma chamada telefónica. Assim que a fatura estiver na conversa, "redige três emails de lembrete educados para esta fatura: um no dia anterior ao vencimento, um três dias depois, e um catorze dias depois que mencione juros legais" produz-nos com os valores e as datas corretos.

• Dia anterior à data de vencimento: o lembrete amigável. Um parágrafo. "Um lembrete rápido de que a fatura INV-2026-014 no valor de £1,483.20 vence amanhã, 30 de setembro. O PDF vai novamente em anexo para conveniência, e os dados bancários estão no final." Metade dos pagadores atrasados paga apenas com este email.

• Três dias depois: o pedido direto. Ainda cordial, agora específico. "A fatura INV-2026-014 venceu a 30 de setembro e não a vejo na nossa conta. Pode confirmar quando ficou agendada? Se já foi enviada, uma referência de remessa ajudar-me-ia a fazer a correspondência."

• Catorze dias depois: o aviso formal. Profissional, sem tom de irritação. Indique o valor, a data de vencimento original, os dias de atraso, e que tem direito aos juros legais e à compensação fixa ao abrigo da lei de 1998, que irá acrescentar a partir da data deste email se o pagamento não for recebido dentro de sete dias. Anexe um extrato.

Se um cliente empresarial ainda não tiver pago depois do aviso formal, envie uma "letter before action" (carta prévia à ação judicial) concedendo 14 dias, e depois recorra ao serviço "money claim online" do tribunal de comarca para dívidas até £10,000 em Inglaterra e no País de Gales. Custa menos do que a maioria das pessoas espera e raramente chega a audiência. Guarde todos os emails e o orçamento assinado; o rasto documental é o processo.

Numeração de faturas, IVA e impostos: as regras que apanham as pessoas desprevenidas

• Os números têm de ser únicos, e sequenciais se estiver registado para efeitos de IVA. Lacunas são aceitáveis se conseguir explicá-las (uma fatura cancelada, uma nota de crédito), mas nunca reutilize um número. Um prefixo por cliente (ACME-014) é aceitável desde que toda a série seja única.

• Uma fatura pro-forma não é uma fatura. Uma fatura pro-forma é um orçamento apresentado como uma fatura, usado para pedir pagamento antes da entrega. Não é um documento fiscal, não pode registar IVA como se o fosse, e deve ser substituída por uma fatura real quando os bens ou o trabalho forem fornecidos.

• Notas de crédito, não eliminações. Se cobrou a mais, emita uma nota de crédito que faça referência ao número original; eliminar e reemitir quebra a sequência.

• Guarde cópias. Os trabalhadores independentes guardam faturas durante pelo menos cinco anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal a que pertencem; as sociedades por quotas guardam-nas durante seis anos.

• Datas do Self Assessment. Se for trabalhador independente, registe-se junto da HMRC até 5 de outubro após o fim do seu primeiro ano fiscal, apresente a declaração e pague até 31 de janeiro, e conte com pagamentos por conta a 31 de janeiro e 31 de julho assim que a sua conta ultrapassar £1,000. O guia sobre trabalhador independente, freelancer ou sole trader explica qual é o seu caso.

• A Making Tax Digital já chegou. A partir de abril de 2026, os trabalhadores independentes e os senhorios com rendimentos elegíveis acima de £50,000 têm de manter registos digitais e enviar atualizações trimestrais à HMRC através de software compatível, com o limiar a descer para £30,000 em abril de 2027 e £20,000 em abril de 2028. Faturas produzidas e guardadas numa conversa que pode exportar contam; uma gaveta de papéis não.

Porquê a Jobbit em vez de um modelo ou de uma aplicação de faturação

As opções que vai encontrar quando pesquisar produzem todas algo que se parece com uma fatura. A diferença está no que tem de fazer à mão e no que acontece depois da primeira.

Se precisar de ligações bancárias e de declarações de IVA, compre um pacote de contabilidade para isso. Para a própria fatura, os lembretes, a nota de crédito e o resumo, a Jobbit faz o trabalho a partir de um formulário e mantém tudo numa conversa que pode pesquisar.

Depois da fatura: o que a mesma conversa faz a seguir

• Um orçamento transformado em fatura. "Converte o orçamento que enviei à Acme a 3 de setembro numa fatura, 50% de sinal agora, saldo na conclusão." Os valores, os dados do cliente e a descrição transitam automaticamente.

• A série mantida em ordem. A Jobbit lembra-se do último número e da disposição, pelo que INV-2026-015 segue INV-2026-014 sem necessidade de uma folha de cálculo.

• Os lembretes e o aviso formal, com os juros legais calculados, prontos a enviar. O envio automático na data de vencimento faz parte dos planos pagos.

• Alterações de IVA e de moeda. "Acrescenta IVA a tudo menos aos livros" ou "fatura em euros e mostra o equivalente em libras esterlinas" são alterações de uma linha; o formulário já permite faturar em qualquer moeda.

• O resumo do trimestre. Uma tabela com todas as faturas enviadas, pagas e pendentes, exatamente o que uma atualização de Making Tax Digital ou um contabilista pedem.

• Um código QR de pagamento. Um código estático do gerador de código QR que abre a sua ligação de pagamento, colocado por baixo dos dados bancários, faz com que os clientes particulares paguem a partir do telemóvel.

• O resto do negócio. O website para o qual a fatura remete, e o PDF comprimido quando um portal rejeita o anexo.

Assistentes gerais como ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot conseguem redigir uma fatura em texto se pedir, e agentes como Manus e Meta's Muse conseguem organizá-la num ficheiro. O que não têm é o formulário que elimina a escrita, a memória da sua numeração e disposição, e o marketplace onde um contabilista do Reino Unido pode ser trazido para a mesma conversa, razão pela qual a comparação de agentes multiuso coloca a Jobbit em primeiro lugar para pequenas empresas. O guia de gerador de faturas com IA para freelancers aprofunda a cobrança e o fluxo de caixa.

Erros que fazem uma fatura ser ignorada

• Sem data de vencimento, apenas "30 dias". Trinta dias a contar de quê? Escreva a data. O formulário fá-lo.

• Uma descrição que a equipa financeira do cliente não consegue associar a uma ordem de compra ou a uma pessoa. Indique a pessoa que encomendou o trabalho e a data em que foi acordado.

• Enviar para a caixa de entrada errada. Pergunte logo no primeiro dia para onde vão as faturas; muitas empresas têm um endereço de contabilidade que é processado semanalmente, e a caixa de entrada do seu contacto não é essa.

• Um PDF que não abre num telemóvel ou tem 9 MB por causa do logótipo. Exporte com um tamanho razoável, ou passe-o primeiro pelo compressor de PDF.

• Cobrar IVA sem número de IVA, ou esquecê-lo tendo um. Qualquer um destes casos transforma uma fatura de 14 dias numa conversa de 60 dias.

• Alterar os dados bancários por email. A fraude de faturas funciona exatamente assim. Mantenha os mesmos dados em todas as faturas e diga aos clientes que nunca os vai alterar por email.

Um plano de 30 minutos para a sua primeira fatura a sério

• Minuto 0 a 5: reúna os nove campos. O seu nome legal e nome comercial, a morada, a designação registada do cliente, o preço acordado, e a data em que o trabalho foi fornecido.

• Minuto 5 a 10: gere. Preencha o gerador de faturas: cliente, valor, para quê, IVA, 14 dias. Registe-se uma vez com um endereço de email e o PDF e o DOCX chegam na conversa.

• Minuto 10 a 15: verifique. Subtotal, IVA se aplicável, total, referência nos dados bancários, número da fatura registado.

• Minuto 15 a 20: envie corretamente. PDF com o nome do número, para o endereço de contabilidade, com um email de uma linha que repete o valor e a data de vencimento.

• Minuto 20 a 30: defina os acompanhamentos. Peça à mesma conversa os três emails de lembrete e coloque as datas no seu calendário, ou deixe que o plano pago os envie.

Perguntas frequentes

O que deve incluir uma fatura no Reino Unido?

Uma fatura do Reino Unido precisa da palavra "Invoice", de um número único, do nome e morada do seu negócio, do nome e morada do cliente, de uma descrição clara do que foi fornecido, da data de fornecimento e da data da fatura, do valor de cada item e do total, e das condições de pagamento. As empresas registadas para efeitos de IVA acrescentam ainda o seu número de IVA, a taxa e o valor de IVA por linha e o tax point. Os dados bancários e uma data de vencimento não são legalmente obrigatórios, mas são o que faz com que a fatura seja paga.

Posso escrever uma fatura se não estiver registado para efeitos de IVA?

Sim. Qualquer trabalhador independente ou empresa pode faturar sem registo de IVA; basta deixar o IVA totalmente de fora do documento e não mostrar nenhum número de IVA. O registo só se torna obrigatório quando o volume de negócios tributável ultrapassar £90,000 num período contínuo de 12 meses, embora possa registar-se voluntariamente antes disso se isso convier aos seus clientes. "Sem IVA" é a predefinição no formulário da Jobbit.

Quantos juros de mora posso cobrar numa fatura por pagar?

Para clientes empresariais, juros legais de 8% acima da taxa base do Bank of England, mais compensação fixa de £40, £70 ou £100 por fatura consoante a dívida seja inferior a £1,000, inferior a £10,000 ou igual ou superior a £10,000. Este direito existe ao abrigo do Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, mesmo que o seu contrato nada diga, mas não se aplica a consumidores particulares.

Que condições de pagamento devo colocar numa fatura?

Devido à receção para clientes particulares e trabalhos pontuais pequenos, 14 dias para a maioria do trabalho entre empresas, e 30 dias apenas quando o ciclo de pagamentos de um cliente maior o exigir e tiver acordado isso antes de começar. Escreva sempre a data de vencimento real, e peça um sinal em qualquer trabalho que se prolongue por mais do que alguns dias.

Os números de fatura têm de ser sequenciais?

Têm de ser únicos, e se estiver registado para efeitos de IVA têm de seguir uma sequência sem números reutilizados. Lacunas são aceitáveis quando as consegue explicar, por exemplo uma fatura cancelada substituída por uma nota de crédito. Um formato como INV-2026-014 que continua ao longo dos anos é a forma mais simples de se manter em conformidade, e a Jobbit mantém a série por si.

Uma fatura pro-forma é o mesmo que uma fatura?

Não. Uma pro-forma é um pedido de pagamento antes de os bens ou o trabalho serem fornecidos, apresentado como uma fatura mas não sendo um documento fiscal. Assim que entregar, emita uma fatura própria com o seu próprio número; se estiver registado para efeitos de IVA, a pro-forma não pode ser usada para declarar o IVA.

O gerador de faturas da Jobbit é mesmo gratuito?

Sim. Preenche o formulário, cria uma conta gratuita com um endereço de email (sem cartão), e a Jobbit devolve uma fatura em PDF numerada e um DOCX editável numa conversa que fica consigo. O plano gratuito inclui 100 créditos por dia, o que cobre várias faturas; os lembretes automáticos vêm com os planos pagos. Escreva a sua fatura aqui e, se gostar de como funciona, peça os lembretes na mesma conversa.