Сколько хранить документы бизнеса в Великобритании: 12 правил по видам

Индивидуальные предприниматели (sole traders) хранят налоговые документы 5 лет после срока подачи декларации 31 января, компании с ограниченной ответственностью (limited companies) 6 лет с конца финансового года, документы по VAT 6 лет, а документы по PAYE и CIS 3 года после окончания налогового года. За каждое нарушение HMRC может взыскать до £3,000. Документы по охране труда хранятся дольше: до 40 лет по COSHH. В этом руководстве все сроки собраны в одной таблице вместе с правовым основанием и изменениями 2026 года.

Пакет с чеками, папка со счетами клиента, закрывшегося в 2021 году, расчётные листки уволившейся уборщицы: у каждого владельца есть такая куча и два одинаковых вопроса. Что нужно хранить и когда можно выбросить? Ответы разбросаны по десятку законов и подзаконных актов, сроки отсчитываются от разных дат, а ошибка стоит либо штрафа, либо аренды склада. Понять, сколько хранить документы бизнеса, можно за одну страницу, если кто-то уже прочитал все источники.

Ниже эта страница: двенадцать правил хранения, с которыми сталкивается малый бизнес в Великобритании, дата, с которой начинается каждый отсчёт, штрафы, позиция HMRC о сканах и выцветающих чеках, изменения 2026 года в цифровых записях, реестрах компаний и сроках обращения в трибунал, а также рутина, которую может взять на себя ИИ-агент, чтобы папка очищалась сама в нужный день. Все сроки проверены на GOV.UK, legislation.gov.uk и сайте HSE 24 октября 2026 года.

Как мы проверяли сроки

1. Сначала закон. В каждой строке указан закон или подзаконный акт и статья, прочитанные на legislation.gov.uk, рядом страница руководства GOV.UK.
2. Дата начала важна не меньше срока. «Пять лет» от срока подачи декларации не то же самое, что пять лет от счёта, поэтому в каждой строке сказано, от чего идёт отсчёт.
3. Побеждает самое длинное правило. Если документ подпадает под два правила (расчётный листок это запись PAYE и запись о минимальной зарплате), в таблице указан более долгий срок.
4. Проверены изменения 2026 года. Making Tax Digital для подоходного налога, изменения в реестрах компаний в ноябре 2025 года и смена срока обращения в трибунал в октябре 2026 года влияют на то, что хранить.
5. Никаких выдуманных сроков. Если закон срок не устанавливает, таблица говорит об этом и приводит слова самого ICO или HMRC.

12 правил в одной таблице

Две поправки к тому, что до сих пор пишут в большинстве онлайн-списков. Законной обязанности хранить записи о больничных для Statutory Sick Pay больше нет: она отменена 6 апреля 2014 года, хотя HMRC по-прежнему может потребовать доказать, что вы выплатили, а GOV.UK всё ещё относит больничные к трёхлетнему правилу PAYE. И уставные реестры компаний не хранятся «вечно»: с 18 ноября 2025 года компаниям больше не нужно вести собственные реестры директоров, секретарей, адресов проживания и лиц со значительным контролем (эти сведения подаются в Companies House), тогда как реестр участников по-прежнему обязателен, а записи о бывших участниках можно удалить через десять лет.

Sole traders и партнёры: пять лет, от срока подачи

Для самозанятых правило такое: пять лет после срока подачи декларации 31 января за налоговый год, к которому относятся документы. Документы за налоговый год до 5 апреля 2026 года, поданные до 31 января 2027 года, нужно хранить до 31 января 2032 года. Если вы подаёте декларацию с опозданием более чем на четыре года, срок становится 15 месяцев с даты подачи. Учитываются документы, подтверждающие декларацию: счета на продажи, чеки на расходы, банковские выписки, журналы пробега, инвентаризации и рабочие расчёты, из которых получены цифры в форме.

В руководстве HMRC для компаний, работодателей и подрядчиков указан штраф до £3,000 за каждое непредставление надлежащих документов, а страницы для самозанятых ссылаются на ту же норму Taxes Management Act. В собственном руководстве HMRC сказано, что полный штраф применяется в серьёзных случаях; чаще цена другая: проверка, на которую вы не можете ответить, и она заканчивается оценкой вашей прибыли со стороны HMRC, а не вашей.

Limited companies: шесть лет, а иногда дольше

Компании хранят документы шесть лет с конца финансового года, к которому они относятся. Шесть лет удлиняются, когда сделка охватывает более одного отчётного периода, когда актив, например фургон или станок, будет использоваться и после шести лет, когда Company Tax Return подана с опозданием или когда HMRC начала проверку: в каждом случае документы хранятся до закрытия вопроса. Companies Act 2006 (Закон о компаниях 2006 года) отдельно требует хранить бухгалтерские записи три года (шесть для публичных компаний), но на практике действует шестилетнее правило HMRC, потому что налоговая декларация опирается на те же документы.

VAT: шесть лет, в цифровом виде

Документы по VAT, включая учёт VAT, счета на продажи и покупки и бумаги по импорту и экспорту, хранятся шесть лет, а для продаж через One Stop Shop десять лет. После введения Making Tax Digital для VAT записи нужно вести в программе, цифровым образом связанной с декларацией; в уведомлении HMRC прямо сказано, что ручной перенос данных между системами «недопустим». Практический вывод: шестилетний срок хранения для бизнеса, зарегистрированного по VAT, фактически означает шестилетнюю подписку на программу или шестилетний архив выгруженных файлов, которые ещё открываются.

Работодатели: PAYE три года, минимальная зарплата шесть

Документы по PAYE хранятся три года с конца налогового года: что вы выплатили, что удержали, отчёты, отправленные в HMRC, отпуска и отсутствия сотрудников, расходы и льготы. HMRC может оценить вашу задолженность и взыскать до £3,000, если документов нет. Документы по Statutory Maternity, Adoption и Paternity Pay подчиняются тем же трём годам.

Ловушка здесь National Minimum Wage. С 1 апреля 2021 года документы, показывающие, что каждому работнику платили не меньше минимальной ставки, нужно хранить шесть лет, считая от конца расчётного периода, следующего за тем, который они охватывают. Поэтому расчётный листок одновременно трёхлетняя запись PAYE и шестилетняя запись о минимальной зарплате; побеждает более долгий срок, так что хранить платёжные ведомости нужно шесть лет. Строительные подрядчики хранят документы CIS о выплатах и удержаниях три года, с тем же штрафом £3,000.

Охрана труда: три года и сорок

Журнал несчастных случаев это трёхлетняя запись, отсчёт идёт от каждой записи, а отчёты RIDDOR о тяжёлых травмах и опасных происшествиях хранятся три года с даты документа. Долгие сроки у записей о воздействии: записи медицинского наблюдения по COSHH и медицинские записи по правилам об асбесте хранятся 40 лет с последней записи, поскольку болезни, которые они призваны выявить, проявляются спустя десятилетия. Медицинские заключения по асбесту хранятся четыре года, а записи о подлежащих уведомлению работах с асбестом без лицензии 40 лет. Для самого реестра асбеста срок хранения в правилах не установлен; HSE ожидает, что это живой документ, пересматриваемый не реже раза в год.

Договоры и счета: шестилетнее окно для иска

Налоговое право говорит, когда HMRC может запросить документы; Limitation Act 1980 говорит, когда клиент или поставщик может подать в суд. Иск о нарушении простого договора можно подать в течение шести лет с нарушения, а иск по deed в течение двенадцати, поэтому договор, смету, на которой он основан, а также счета и переписку, показывающие, что было поставлено, стоит хранить шесть лет после окончания работы, что бы ни говорили налоговые правила. Это правило большинство владельцев упускают, и оно важнее всего в споре: письмо, в котором клиент согласовал объём работ, является доказательством, только если оно ещё существует.

Персональные данные: фиксированного срока нет, но письменный нужен

UK GDPR не называет числа. Принцип ограничения хранения гласит, что персональные данные нельзя хранить дольше необходимого, а руководство ICO велит организациям «установить и задокументировать стандартные сроки хранения» и пересматривать их. Хранить данные потому, что этого требует закон (налоги, зарплата, охрана труда), это необходимая цель; хранить список клиентов «на всякий случай» нет. Для кандидатов на вакансию ICO цифры не даёт, только то, что записи не следует хранить дольше срока, в течение которого может быть подан иск. Этот срок изменился 1 октября 2026 года: Employment Rights Act 2025 увеличил срок обращения в трибунал по Equality Act с трёх месяцев до шести для действий, совершённых с этой даты или после неё, так что прежняя привычка удалять отклонённые заявки через шесть месяцев теперь оставляет слишком мало запаса. Безопаснее двенадцать месяцев, записанные в график.

Сканы, выцветающие чеки и цифровые записи в 2026 году

HMRC принимает сканированные копии бумажных документов, а VAT Notice 700/21 вместе с Compliance Handbook говорят, что бумажный оригинал можно выбросить, когда изображение является полной и читаемой копией, включая всё, что есть на обороте. Это ответ на вопрос о пакете с чеками: фотографируйте каждый чек в ту же неделю, когда получили его, потому что National Archives предупреждает, что текст на термобумаге кассовых чеков «может исчезнуть всего за несколько лет», и чек, нужный вам на пятом году, может оказаться пустым.

Изменение 2026 года это Making Tax Digital для подоходного налога. С 6 апреля 2026 года sole traders и арендодатели с подходящим доходом свыше £50,000 ведут записи в цифровом виде и отправляют квартальные обновления из программы; группа с £30,000 присоединится в апреле 2027 года, а группа с £20,000 в апреле 2028 года. Срок хранения не изменился: пять лет после срока 31 января, но записи теперь должны существовать в цифровой форме, а оригиналы счетов и чеков или их полные копии по-прежнему нужно хранить за записями в программе.

Как ИИ-агент поддерживает порядок в папке

Сроки заданы; работа состоит в рутине их применения, и именно с ней агент справляется хорошо.

• Составляет ваш график хранения. Назовите агенту тип бизнеса, зарегистрированы ли вы по VAT, есть ли у вас сотрудники и работаете ли вы с опасными веществами, и он подготовит одностраничный график по таблице выше с вашими датами.
• Сканирует и раскладывает чеки по мере поступления. Сфотографируйте чек, положите в папку проекта, и агент назовёт файл по дате, поставщику и сумме и внесёт его в таблицу расходов, так что выцветание термобумаги не имеет значения.
• Ставит напоминания об удалении. Автоматизация Jobbit может запускаться первого числа каждого месяца, составлять список того, у чего истёк срок, и просить вас подтвердить удаление: это и есть пересмотр, который ICO хочет видеть задокументированным.
• Следит, чтобы выгрузки читались. При смене бухгалтерской программы агент выгружает шестилетний архив в открытые форматы и проверяет, что файлы по-прежнему открываются.
• Отвечает на запрос проверяющего. Когда HMRC запрашивает документы, стоящие за одной цифрой, агент находит в файлах проекта подтверждающие счета, выписки и рабочие расчёты.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus и Muse от Meta объяснят правила, если их спросить. Чего они не делают, так это не хранят файлы, не проводят ежемесячную проверку и не отправляют напоминание. Агент Jobbit делает эти три вещи из одного проекта и привлекает бухгалтера из своей сети живых специалистов, когда он нужен к концу года.

Ваш план на эту неделю

• Понедельник: составьте график. Двенадцать строк, ваши даты. Используйте таблицу выше и назначьте ответственного для каждой строки, даже если это вы сами.
• Вторник: сфотографируйте стопку. Каждый бумажный чек за последний налоговый год, отсканированный и названный. Выбросьте термобумагу, когда изображение полное.
• Среда: найдите самый старый файл, который нужно хранить. Для sole trader это налоговый год до апреля 2021 года, поданный в январе 2022 года и хранимый до января 2027 года. Всё старше этого, согласно вашему графику, можно удалять.
• Четверг: проверьте шестилетние строки. Платёжные ведомости по минимальной зарплате, документы по VAT и компании хранятся шесть лет; убедитесь, что выгрузка из программы или архив уходит так далеко.
• Пятница: наведите порядок в папке кандидатов. Установите удаление отклонённых заявок через двенадцать месяцев и запишите это в график, раз срок обращения в трибунал теперь шесть месяцев.

Читайте также

• Как выписать чек в Великобритании: 6 обязательных пунктов, бесплатный шаблон одним сообщением
• Политика использования ИИ для малого бизнеса: бесплатный шаблон из 10 правил, которые сотрудники реально выполнят
• Расходы самозанятого: 40 статей, которые можно списать в 2026 году (и 10, которые нельзя)

Часто задаваемые вопросы

Сколько нужно хранить документы бизнеса в Великобритании?

Пять лет после срока подачи декларации 31 января для самозанятых, шесть лет с конца финансового года для limited company, шесть лет для документов по VAT и три года с конца налогового года для документов по PAYE и CIS. Записи о воздействии вредных факторов по COSHH хранятся 40 лет, а договоры стоит хранить шесть лет после работы, потому что столько времени можно подавать иск.

Сколько sole trader должен хранить чеки?

Пять лет после срока 31 января налогового года, к которому они относятся, поэтому чеки за год до апреля 2026 года хранятся до 31 января 2032 года. Фотокопия подходит, если она полная и читаемая, включая всё на обороте, после чего бумагу можно выбросить.

Какой штраф за нехранение документов бизнеса?

HMRC может взыскать до £3,000 за каждое непредставление или несохранение документов, нужных для декларации, а в руководстве HMRC полная сумма оставлена для серьёзных случаев. Чаще цена другая: проверка, которую вы не можете подкрепить документами, и она заканчивается оценкой HMRC вашей прибыли или вашей задолженности по PAYE.

Можно ли хранить документы бизнеса в цифровом виде вместо бумаги?

Да. HMRC принимает сканы и фотографии, если копия полная и читаемая, а бизнесы, зарегистрированные по VAT, и, с апреля 2026 года, sole traders и арендодатели с более высоким доходом обязаны вести записи в цифровом виде по Making Tax Digital. Храните файлы в формате, который будет открываться и через шесть лет, и делайте резервные копии.

Сколько хранить резюме людей, которых я не нанял?

UK GDPR числа не называет; ICO говорит не хранить их дольше срока, в течение которого может быть подан иск. С 1 октября 2026 года срок обращения в трибунал по Equality Act составляет шесть месяцев вместо трёх, поэтому безопаснее установить в графике срок хранения двенадцать месяцев.

Нужно ли хранить бумажные копии чеков?

Нет. Уведомление HMRC по VAT и её Compliance Handbook говорят, что оригинал можно выбросить, когда есть полное читаемое изображение, а термочеки всё равно выцветают за несколько лет. Быстрее всего соблюсти все правила, если поручить агенту раскладывать каждый чек в ту же неделю, когда вы его получили; агент Jobbit делает это по фото, на бесплатном тарифе, без карты.