Как составить счет, который вам оплатят в 2026 году: бесплатный шаблон, 9 полей, один запрос (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Вы закончили работу в пятницу, клиент сказал "пришлите счет", и вот уже воскресный вечер, а вы смотрите на пустой документ, гадая, нужна ли строка НДС, какой номер ему присвоить и можно ли вообще писать "оплата при получении". Это знакомо половине малого бизнеса Великобритании: Federation of Small Businesses годами сообщает, что около половины малых предприятий получают оплату с опозданием, а просроченный счет обычно начинается со смутно составленного.

Это руководство покажет вам, как составить счет, по которому клиент сможет заплатить, не задав вам ни одного вопроса. Вы получите девять полей, которые предусматривает законодательство Великобритании, бесплатный шаблон счета, который можно скопировать, условия оплаты, которые реально приводят деньги на счет, проценты и компенсацию, которые можно законно начислить, если бизнес платит с опозданием, и последовательность из трех писем-напоминаний. А еще вы узнаете самый короткий путь: генератор счетов Jobbit, где вы вписываете, кому счет, за что и сколько, выбираете НДС и срок оплаты, и получаете пронумерованный PDF-счет плюс редактируемый DOCX, без карты и без водяного знака.

Составьте счет в Jobbit одним сообщением

Генератор счетов Jobbit - это форма с теми полями, что нужны для счета, и ничем лишним. Вы вписываете, для кого счет, и, если хотите, название своего бизнеса; сумму, по умолчанию в фунтах или в любой валюте, в которой вы выставляете счета; за что счет, по одной строке на каждую позицию; облагается ли сумма НДС сверху, уже включен ли он, или НДС не применяется, со ставкой, подставленной автоматически; и должна ли оплата поступить при получении счета либо в течение 7, 14 или 30 дней. На странице видно сообщение, которое будет отправлено, и оно отправляется, как только у вас есть бесплатный аккаунт. Вот это сообщение для примера на форме:

1Создай профессиональный счет для Acme Ltd за Website design, five pages, 1,200 GBP. Без НДС, я не зарегистрирован как плательщик НДС. Оплата в течение 14 дней. Используй аккуратный макет с номером счета и сегодняшней датой, строку для каждой позиции, промежуточный итог, строку НДС там, где это уместно, общую сумму, условия оплаты и блок банковских реквизитов. Оставь четко помеченные заполнители для названия моего бизнеса, адреса и банковских реквизитов, затем дай мне счет в виде PDF и в виде редактируемого DOCX.

Первый счет возвращается с четко помеченными заполнителями для вашего адреса и банковских реквизитов. Ответьте один раз с этими данными, и Jobbit подставит их и сохранит макет, так что второй счет станет делом одной строки: "выставь счет Green Cafe за бухгалтерию в марте, 250 фунтов, НДС сверху, оплата при получении". Можно также попросить "добавь мой логотип" и прикрепить его, "сделай это счетом-проформой", "добавь пункт о просроченном платеже" или "преврати это в кредит-ноту на возвращенный товар".

Бесплатный тариф дает 100 кредитов в день, чего хватает на несколько счетов, и никакой карты вводить не нужно. Если выставление счетов для вас еженедельная задача, тариф Plus за £15 в месяц добавляет больший ежемесячный пул кредитов и автоматические напоминания, но один счет решается и на бесплатном тарифе.

9 полей, которые обязаны быть в любом счете в Великобритании

Руководство HMRC по выставлению счетов перечисляет, что должно присутствовать в счете в Великобритании. Если вы не зарегистрированы как плательщик НДС, список короткий, а недостающий пункт - самая частая причина, по которой счет застревает в папке "вопросы" у клиента, а не попадает в папку "к оплате". Форма Jobbit запрашивает только то, что можете предоставить лишь вы, и заполняет остальное сама.

1. Слово "Invoice" сверху, чтобы счет не спутали с котировкой, выпиской или проформой.

2. Уникальный номер счета. Подойдет любой формат, лишь бы ни у одного из двух счетов номер не совпадал; для счетов с НДС номера должны идти по порядку. INV-2026-001 вполне годится. Не начинайте отсчет заново с 1 каждый год.

3. Название вашего бизнеса, адрес и контактные данные. Индивидуальный предприниматель указывает свое имя плюс торговое название, если оно есть, и адрес, по которому могут быть доставлены юридические документы. Общество с ограниченной ответственностью использует полное наименование компании точно так, как оно указано в свидетельстве о регистрации, и если вы называете одного директора, нужно назвать всех.

4. Имя и адрес клиента. Для компании: зарегистрированное название компании; для физлица: имя и адрес, к которому относится работа.

5. Четкое описание того, что вы поставили. "Дизайн сайта, пять страниц, как согласовано 3 сентября 2026 года" лучше, чем "услуги". По одной строке на каждую позицию, с количеством и ценой за единицу там, где это применимо.

6. Дата поставки (когда была выполнена работа или доставлены товары) и дата счета. Часто это один и тот же день, но не обязательно.

7. Сумма по каждой строке и итог. Покажите промежуточный итог, НДС, если есть, и общую сумму к оплате в фунтах.

8. Условия оплаты и срок оплаты. "Оплата в течение 14 дней с даты счета, до 30 сентября 2026 года" не оставляет места для отговорок. Добавьте формулировку о просроченном платеже из раздела ниже.

9. Как оплатить. Название счета, сортировочный код, номер счета и референс (номер счета). Ссылка на оплату или QR-код, который ее открывает, экономят клиенту один шаг.

Если вы зарегистрированы как плательщик НДС (VAT), добавьте свой номер плательщика НДС, ставку и сумму НДС по каждой строке, общую сумму НДС и налоговую точку (обычно это дата поставки), и выставьте счет с НДС в течение 30 дней с момента поставки. Регистрация становится обязательной, как только ваш облагаемый оборот превышает £90,000 за любые скользящие 12 месяцев. Если вы не зарегистрированы, вообще не указывайте номер плательщика НДС или строку НДС в счете; начисление НДС, за который вы не можете отчитаться, это правонарушение, а не мелкая ошибка.

Бесплатный шаблон счета, который можно скопировать

Этот макет и создает генератор счетов. Скопируйте его в любой документ и заполните скобки, если предпочитаете делать это вручную.

1INVOICE (СЧЕТ)2 3[Название вашего бизнеса]                   Номер счета: INV-2026-0144[Адрес, строка 1, город, индекс]            Дата счета: 16 September 20265[Email, телефон]                            Дата поставки: 12 September 20266[Номер плательщика НДС, только если зарегистрирован]   Срок оплаты: 30 September 20267 8Плательщик: [Имя клиента], [Адрес клиента]9 10Описание                                   Кол-во  Цена за ед.   Сумма11Website design, five pages                 1       £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3       £12.00        £36.0013 14                                                 Промежуточный итог   £1,236.0015                                                 НДС 20%              £247.20 (опустить, если не зарегистрированы)16                                                 Итого к оплате       £1,483.2017 18Условия оплаты: в течение 14 дней с даты счета. Мы оставляем за собой право19начислить проценты и компенсацию по закону Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 на просроченные суммы.21 22Оплата банковским переводом: [Название счета], сортировочный код [00-00-00],23номер счета [00000000], референс INV-2026-014.

Три привычки делают этот шаблон эффективнее тех, что вы скачиваете. Держите номер счета и срок оплаты на первой строке, куда падает взгляд, потому что именно это ищет сотрудник бухгалтерии. Поместите платежный референс рядом с банковскими реквизитами, потому что платеж без референса - вторая по частоте причина, по которой оплаченный счет все еще числится как неоплаченный. И сохраните файл под именем INV-2026-014-Acme.pdf, чтобы бухгалтерская почта клиента могла найти его в марте.

Условия оплаты, которые приносят деньги: 7, 14 или 30 дней

Условия оплаты - это та часть счета, которую большинство людей копируют не задумываясь, и именно она решает, заплатят вам через неделю или через два месяца. В форме Jobbit это четыре варианта на выбор.

• Оплата при получении подходит для разовых работ для частных клиентов, для всего, что дешевле примерно £300, и для уже выполненной работы. Это не грубо, это нормально для мастеров, репетиторов, уборщиков и продавцов на рынках.

• 7 или 14 дней подходят фрилансерам и небольшим поставщикам, выставляющим счета другому малому бизнесу. Четырнадцать дней - золотая середина: достаточно долго для ежемесячного платежного цикла, достаточно коротко, чтобы работа была еще свежа в памяти.

• 30 дней - это срок по умолчанию, который предполагает закон, если вы ни о чем не договорились, и именно на этом будут настаивать более крупные компании. Соглашайтесь на него, только если платежный цикл клиента действительно этого требует, и оговорите это в котировке до начала работы, а не в счете после нее.

• Депозиты и поэтапные платежи тоже относятся к условиям оплаты. Для любой работы дольше нескольких дней выставляйте счет на 30-50% предоплаты и остаток по завершении. Клиент, который сопротивляется депозиту, тем самым кое-что говорит вам об окончательном платеже.

Два момента, которые закон добавляет для сделок между бизнесами в Великобритании: если условия не согласованы, платеж считается просроченным через 30 дней после того, как клиент получил счет или товар, смотря что позже, и бизнес не может навязать условия дольше 60 дней, если это несправедливо по отношению к обеим сторонам. На потребителей эти правила не распространяются, поэтому "оплата при получении" и депозит важнее именно для частных клиентов.

Проценты за просрочку платежа: что можно законно начислить

Когда один бизнес платит другому с опозданием, Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (закон Великобритании о процентах за просрочку коммерческих долгов) автоматически дает вам два права, независимо от того, упомянуты ли они в вашем договоре.

Законные проценты (statutory interest) в размере 8% сверх базовой ставки Bank of England, начисляемые за каждый день с даты, следующей за сроком оплаты. При базовой ставке 3.75% в середине 2026 года это 11.75% годовых, так что по счету на £1,200, оплаченному с опозданием на 30 дней, набегает около £11.59 процентов. Ставка фиксируется по базовой ставке, действовавшей на день, когда долг стал просроченным, поэтому проверяйте ставку на конкретный день, а не полагайтесь на цифру из старого шаблона.

Фиксированная компенсация за расходы на взыскание, за каждый счет:

Вы можете требовать и то, и другое по одному и тому же счету. На практике большинство малых предприятий используют этот пункт как сдерживающий фактор, вежливо упоминают его во втором напоминании и отказываются от него, когда деньги приходят. Впишите эту фразу в счет до того, как клиент просрочит платеж; добавление ее задним числом законно, но провоцирует спор. Два ограничения: закон охватывает только бизнес-клиентов, а не частные домохозяйства, и не применяется, если ваш договор уже устанавливает свою существенную процентную ставку. Фраза "добавь пункт о просроченном платеже" в Jobbit вставляет нужную формулировку и рассчитывает проценты, когда они вам понадобятся.

Как напомнить о неоплаченном счете: последовательность из трех писем

Большинство просроченных счетов - это не споры, это счета, по которым никто не предпринял действий. Короткая, предсказуемая последовательность добивается оплаты в большинстве случаев без единого звонка. Как только счет есть в чате, фраза "составь три вежливых письма-напоминания по этому счету: одно за день до срока оплаты, одно через три дня после и одно через четырнадцать дней после, с упоминанием законных процентов" выдает их с правильными суммами и датами.

• За день до срока оплаты: дружеское напоминание. Один абзац. "Небольшое напоминание, что счет INV-2026-014 на £1,483.20 подлежит оплате завтра, 30 сентября. PDF прикреплен повторно для удобства, банковские реквизиты внизу." Половина клиентов, задерживающих оплату, платит уже после этого письма.

• Через три дня: прямой вопрос. По-прежнему доброжелательно, но уже конкретно. "Счет INV-2026-014 подлежал оплате 30 сентября, и я не вижу его на нашем счету. Не могли бы вы подтвердить, когда он запланирован? Если он уже отправлен, референс платежа помог бы мне его сопоставить."

• Через четырнадцать дней: официальное уведомление. По-деловому, без раздражения. Укажите сумму, первоначальный срок оплаты, количество дней просрочки и то, что вы имеете право на законные проценты и фиксированную компенсацию по закону 1998 года, которые вы начислите с даты этого письма, если оплата не поступит в течение семи дней. Приложите выписку.

Если бизнес-клиент так и не заплатил после официального уведомления, отправьте письмо перед подачей иска (letter before action) с 14-дневным сроком, а затем используйте онлайн-сервис county court money claim online для долгов до £10,000 в Англии и Уэльсе. Это стоит меньше, чем многие ожидают, и редко доходит до слушания. Храните каждое письмо и подписанную котировку: именно бумажный след и есть ваше дело.

Нумерация счетов, НДС и налоги: правила, на которых чаще всего спотыкаются

• Номера должны быть уникальными, а если вы зарегистрированы как плательщик НДС, идти по порядку. Пропуски допустимы, если их можно объяснить (отмененный счет, кредит-нота), но никогда не используйте номер повторно. Префикс по клиенту (ACME-014) подходит, пока вся серия остается уникальной.

• Проформа - это не счет. Счет-проформа - это котировка, оформленная как счет, используемая для запроса оплаты до поставки. Это не налоговый документ, он не может нести НДС как настоящий счет, и его следует заменить настоящим счетом, когда товар или работа поставлены.

• Кредит-ноты, а не удаление. Если вы выставили лишнюю сумму, оформите кредит-ноту со ссылкой на исходный номер; удаление и повторный выпуск ломают последовательность.

• Храните копии. Индивидуальные предприниматели хранят счета минимум пять лет после крайнего срока подачи 31 января налогового года, к которому они относятся; общества с ограниченной ответственностью хранят их шесть лет.

• Сроки Self Assessment. Если вы работаете на себя, зарегистрируйтесь в HMRC до 5 октября после окончания первого налогового года, подайте декларацию и заплатите до 31 января, и ожидайте авансовых платежей (payments on account) 31 января и 31 июля, как только ваш счет превысит £1,000. Руководство "самозанятый, фрилансер или индивидуальный предприниматель" объясняет, кто вы есть.

• Making Tax Digital уже здесь. С апреля 2026 года индивидуальные предприниматели и арендодатели с квалифицируемым доходом свыше £50,000 обязаны вести цифровой учет и отправлять ежеквартальные отчеты в HMRC через совместимое программное обеспечение, а порог снизится до £30,000 в апреле 2027 года и до £20,000 в апреле 2028 года. Счета, созданные и сохраненные в чате, который можно экспортировать, засчитываются; ящик с бумагами нет.

Почему Jobbit, а не шаблон или приложение для счетов

Варианты, которые вы найдете при поиске, все создают нечто похожее на счет. Разница в том, что придется делать вручную и что происходит после первого счета.

Если вам нужны банковские фиды и декларации по НДС, купите для этого пакет для учета. Для самого счета, напоминаний, кредит-ноты и сводки Jobbit справляется с задачей из одной формы и хранит все в чате, который можно найти поиском.

После счета: что делает тот же чат дальше

• Котировку в счет. "Преврати котировку, которую я отправил Acme 3 сентября, в счет, 50% депозита сейчас, остаток по завершении." Суммы, данные клиента и описание переносятся автоматически.

• Серия, которая не сбивается. Jobbit запоминает последний номер и макет, так что INV-2026-015 следует за INV-2026-014 без электронной таблицы.

• Напоминания и официальное уведомление, с рассчитанными законными процентами, готовые к отправке. Автоматическая отправка в срок оплаты входит в платные тарифы.

• Изменения НДС и валюты. "Добавь НДС ко всему, кроме книг" или "выставь счет в евро и покажи эквивалент в фунтах стерлингов" - это изменения в одну строку; форма уже позволяет выставлять счета в любой валюте.

• Сводка за квартал. Таблица всех отправленных, оплаченных и неоплаченных счетов, именно то, что запрашивает обновление Making Tax Digital или бухгалтер.

• QR-код для оплаты. Статичный код из генератора QR-кодов, который открывает вашу ссылку на оплату, размещенный под банковскими реквизитами, помогает частным клиентам платить прямо с телефона.

• Остальные задачи бизнеса. Сайт, на который ссылается счет, и сжатие PDF, когда портал отклоняет вложение.

Универсальные ассистенты вроде ChatGPT, Claude, Gemini и Microsoft Copilot могут составить черновик счета в виде текста, если попросить, а агенты вроде Manus и Muse от Meta могут оформить его в виде файла. Чего у них нет, так это формы, устраняющей ручной набор текста, памяти о вашей нумерации и макете и маркетплейса, где британского бухгалтера можно подключить в тот же чат, именно поэтому сравнение многофункциональных агентов ставит Jobbit на первое место для малого бизнеса. Руководство по ИИ-генератору счетов для фрилансеров подробнее разбирает напоминания и денежный поток.

Ошибки, из-за которых счет игнорируют

• Нет срока оплаты, только "30 дней". Тридцать дней от чего? Укажите дату. Форма именно так и делает.

• Описание, которое бухгалтерия клиента не может сопоставить с заказом на закупку или человеком. Укажите имя того, кто заказал работу, и дату согласования.

• Отправка не в тот почтовый ящик. Спросите в первый же день, куда направлять счета; у многих компаний есть адрес для бухгалтерии, который обрабатывается раз в неделю, и почта вашего контактного лица это не он.

• PDF, который не открывается на телефоне или весит 9 МБ из-за логотипа. Экспортируйте в разумном размере или сначала прогоните через компрессор PDF.

• Начисление НДС без номера плательщика НДС или, наоборот, забытый НДС при наличии номера. И то, и другое превращает счет с 14-дневным сроком в 60-дневную переписку.

• Смена банковских реквизитов по email. Мошенничество со счетами работает именно так. Держите одни и те же реквизиты в каждом счете и предупредите клиентов, что вы никогда не измените их по email.

План на 30 минут для вашего первого настоящего счета

• С 0 по 5 минуту: соберите девять полей. Ваше юридическое имя и торговое название, адрес, зарегистрированное название клиента, согласованную цену и дату поставки работы.

• С 5 по 10 минуту: сгенерируйте. Заполните генератор счетов: клиент, сумма, за что, НДС, 14 дней. Зарегистрируйтесь один раз по email, и PDF и DOCX придут прямо в чат.

• С 10 по 15 минуту: проверьте. Промежуточный итог, НДС, если есть, общая сумма, референс на банковских реквизитах, номер счета зафиксирован.

• С 15 по 20 минуту: отправьте правильно. PDF, названный по номеру, на адрес бухгалтерии, с однострочным письмом, повторяющим сумму и срок оплаты.

• С 20 по 30 минуту: настройте напоминания. Попросите тот же чат составить три письма-напоминания и внесите даты в свой календарь, либо позвольте платному тарифу отправить их автоматически.

Часто задаваемые вопросы

Что должно быть в счете в Великобритании?

Британский счет должен содержать слово "Invoice", уникальный номер, название и адрес вашего бизнеса, имя и адрес клиента, четкое описание того, что было поставлено, дату поставки и дату счета, сумму по каждой позиции и итог, а также условия оплаты. Зарегистрированные плательщики НДС также добавляют номер плательщика НДС, ставку и сумму НДС по каждой строке и налоговую точку. Банковские реквизиты и срок оплаты юридически не обязательны, но именно они помогают получить оплату.

Могу ли я составить счет, если не зарегистрирован как плательщик НДС?

Да. Любой индивидуальный предприниматель или компания может выставить счет без регистрации в качестве плательщика НДС; вы просто вообще не указываете НДС в документе и не показываете номер плательщика НДС. Регистрация становится обязательной только тогда, когда ваш облагаемый оборот превышает £90,000 за скользящие 12 месяцев, хотя вы можете зарегистрироваться добровольно и раньше, если это удобно вашим клиентам. "Без НДС" стоит по умолчанию в форме Jobbit.

Сколько процентов за просрочку платежа я могу начислить по неоплаченному счету?

Для бизнес-клиентов: законные проценты в размере 8% сверх базовой ставки Bank of England, плюс фиксированная компенсация в £40, £70 или £100 за счет, в зависимости от того, меньше ли долг £1,000, меньше ли £10,000 или £10,000 и более. Это право существует по закону Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (закон Великобритании о процентах за просрочку коммерческих долгов) даже если ваш договор ничего об этом не говорит, но оно не распространяется на частных потребителей.

Какие условия оплаты указать в счете?

Оплата при получении для частных клиентов и небольших разовых работ, 14 дней для большинства сделок между бизнесами, и 30 дней только тогда, когда этого требует платежный цикл более крупного клиента и вы согласовали это до начала работы. Всегда указывайте конкретную дату оплаты и берите депозит за любую работу, которая длится дольше нескольких дней.

Должны ли номера счетов идти по порядку?

Они должны быть уникальными, а если вы зарегистрированы как плательщик НДС, идти последовательно без повторяющихся номеров. Пропуски допустимы, если их можно объяснить, например отмененным счетом, замененным кредит-нотой. Формат вроде INV-2026-014, который продолжается из года в год, - самый простой способ оставаться в рамках правил, и Jobbit ведет серию за вас.

Счет-проформа - это то же самое, что и счет?

Нет. Проформа - это запрос на оплату до поставки товаров или работы, оформленный как счет, но не являющийся налоговым документом. После поставки выставьте настоящий счет с собственным номером; если вы зарегистрированы как плательщик НДС, проформа не может использоваться для учета НДС.

Генератор счетов Jobbit действительно бесплатный?

Да. Вы заполняете форму, создаете бесплатный аккаунт по email (без карты), и Jobbit возвращает пронумерованный PDF-счет и редактируемый DOCX в чате, который остается у вас. Бесплатный тариф включает 100 кредитов в день, чего хватает на несколько счетов; автоматические напоминания входят в платные тарифы. Составьте свой счет здесь и, если вам понравится, как это работает, попросите напоминания в том же чате.