AI para sa Spreadsheet: 12 Gawain sa Excel at Google Sheets na Gagawin ng Agent, May Prompt

Bawat maliit na negosyo ay umaasa sa isang spreadsheet na walang lubos na nakakaintindi. Nagsimula ito bilang price list, nagkaroon ng tab para sa mga invoice, saka ng cash-flow forecast na may formulang isinulat ng pamangkin ng kung sino noong 2022, at ngayon ay malaking pera ang mawawala kung may maling numero rito. Makatwiran ang takot na iyan: ang matagal nang pananaliksik ni Ray Panko, na ibinuod para sa European Spreadsheet Risks Interest Group, ay nakakita ng mga error sa 88% ng 113 spreadsheet na na-audit sa pitong pag-aaral, at 94% sa mas huling hanay ng masusing inspeksyon. Nawala sa Public Health England ang 15,841 resulta ng Covid test noong Oktubre 2020 dahil sa limitasyon ng row ng lumang format ng Excel file. Tahimik na pumapalya ang mga spreadsheet, at bihirang may oras ang mga umaasa rito para matutunan ang VLOOKUP.

Ang AI para sa spreadsheet ay kadalasang nangangahulugang button sa loob ng Excel o Sheets na sumusulat ng formula para sa iyo, sa bayad na plan. Kabaligtaran ang paraan ng AI agent: ia-attach mo ang file at sasabihin sa simpleng wika ang gusto mo, at ito ang gagawa ng trabaho, magsusuri ng sarili nitong gawa, at ibabalik ang spreadsheet kasama ang mga formula, ang chart at tala ng binago nito. Saklaw ng gabay na ito ang labindalawang gawain na maaaring ipagawa ng maliit na negosyo sa agent ngayong linggo, kasama ang prompt para sa bawat isa, ang mga limitasyong dapat malaman, at ang singil ng mga built-in na assistant mula sa Microsoft, Google, OpenAI at Anthropic para sa parehong tulong.

Ang 12 gawain sa isang tingin

Bumabalik ang bawat gawain bilang Excel o Google Sheets file na mabubuksan mo, may buhay na mga formula sa halip na idinikit na numero, at iniingatan ng agent ang file kaya ang susunod na buwan ay "i-update ito para sa Oktubre".

Mga gawain 1 hanggang 4: paglilinis, pag-forecast, pagsubaybay, pagbubuod

1. Linisin ang magulong export

Iba-iba ang paraan ng pag-export ng datos ng mga till system, bangko at shop platform: mga petsang text, mga pangalang naka-capital, iisang customer na tatlong magkakaibang baybay, mga halagang may simbolo ng pera kaya hindi na numero. Inaayos ng agent ang lahat at inililista ang bawat pagbabago, na mahalaga dahil mas masama ang nilinis na sheet na may lihim na pagbabago kaysa sa magulong sheet.

2. Cash-flow forecast

I-attach ang labindalawang buwan ng bank statement at bubuuin ng agent ang forecast na hindi nagagawa ng karamihan ng maliliit na negosyo: kita at gastusin kada buwan, natukoy ang mga paulit-ulit na gastos, naka-flag ang mga tahimik na buwan, at ang pinakamababang punto ng cash sa susunod na taon kasama ang petsa. Palitan ang isang palagay ("tataas ng £200 ang renta mula Enero") at tatakbo itong muli.

3. Invoice tracker

Tracker na may due date, overdue flag at listahan kung sino ang hahabulin ngayong linggo, binuo mula sa mga invoice mo. Ipares ito sa gabay sa invoice para sa mga email ng paniningil, na dina-draft ng agent mula sa parehong sheet.

4. Pivot table at buod

Ang "benta ayon sa produkto kada buwan" ay isang pivot table, at ang pivot table ang tampok na pinagbabayaran ng mga tao para matulungan. Magtanong sa simpleng wika, at makukuha mo ang table at ang formula sa likod nito.

Mga gawain 5 hanggang 8: mga chart, margin, stock, pagsasama

5. Mga chart para sa meeting

Tatlong chart na may tamang pamagat at axis, na-export bilang larawan para sa slide o meeting sa bangko, mula sa sheet na mayroon ka na.

6. Price list at margin

Mga presyo ng supplier sa isang column, ang sa iyo sa isa pa, at idinadagdag ng agent ang gastos, margin at flag para sa anumang mababa sa target mo, saka sasabihin ang tatlong produktong dapat i-reprice. Ang bersyon para sa restawran ng gawaing ito ay ang dish costing na pinapatakbo ng isang cafe mula sa mga invoice ng supplier nito.

7. Stock sheet

Nagiging reorder point at lingguhang listahan ng oorderin ang mga bilang at benta, na nasa itaas ang mga aytem na mauubos bago ang susunod na delivery.

8. Pagsamahin ang dalawang sheet

Mga customer sa isang sheet, mga order sa isa pa, itinutugma ayon sa email o pangalan, at nakalista ang mga hindi tumugma sa halip na tahimik na itapon. Dito ipinapanganak ang mga error sa spreadsheet, at ang listahan ng agent ng mga hindi tumugma ang lunas.

Mga gawain 9 hanggang 12: ang minanang sheet, oras, buwis, ang dashboard

9. Ipaliwanag at suriin ang mga formula

Ang spreadsheet na minana mo sa dating bookkeeper o sa pamangkin. Ipinapaliwanag ng agent ang bawat formula sa simpleng wika, hinahanap ang sirang reference, ang mga numerong nakatago sa loob ng formula at ang mga kabuuang hindi kasama ang mga huling idinagdag na row, at isinusulat ang lahat bago magbago ng anuman.

10. Rota o timesheet

Nagiging lingguhang oras, overtime at gastos sa bawat rate ang mga timesheet, na ang National Living Wage na £12.71 kada oras (mula 1 Abril 2026) ang pinakamababa.

11. Mga rekord para sa Making Tax Digital

Sinasabi ng GOV.UK na pinapayagan pa rin ang mga spreadsheet sa ilalim ng Making Tax Digital para sa Income Tax, basta't digital na nakakabit ang mga ito sa bridging software at hindi na muling tinatype ang mga rekord pagkatapos mapunta sa quarterly update. Ini-set up ng agent ang mga rekord sa katugmang layout, ikinakategorya ang bawat transaksyon at inihahanda ang mga quarterly na kabuuan; saklaw ng gabay sa Making Tax Digital kung sino ang kasama at kailan.

12. Ang buwanang dashboard

Kita, gastos, cash, overdue na invoice at pinakamabentang item sa isang pahina, muling binubuo bawat buwan mula sa mga sheet sa itaas sa isang pangungusap.

Ang mga limitasyong dapat malaman

• Ang Excel ay may 1,048,576 row at 16,384 column kada worksheet (pahina ng specifications ng Microsoft); ang lumang .xls format na tumama sa Public Health England ay may humigit-kumulang 65,000.
• Ang Google Sheets ay may 20 milyon cell kada spreadsheet mula nang doblehin ng Google ang limitasyon noong Setyembre 2026.
• Ang agent ay gumagana sa mga file na ia-attach mo, na tamang laki para sa maliit na negosyo; ibang trabaho ang 2 GB na database, at sasabihin nito iyon sa iyo.
• Nagkakamali rin ito, kaya humihingi ang bawat prompt sa itaas ng change log, listahan ng hindi tumugma o sheet ng paliwanag. Basahin ang mga ito.

Ang singil ng mga built-in na assistant para sa parehong tulong

Magaling ang mga built-in na assistant sa formulang pinaghihirapan mo. Ang agent ay para sa trabahong ayaw mo nang gawin, at para sa bahaging hindi kaya ng mga assistant: iingatan ang file, muling bubuuin ito sa susunod na buwan, at ikakabit ito sa invoice, sa email at sa web page na pinapakain nito.

Paano naiiba ang AI agent sa pagtatanong sa ChatGPT

Sumusulat ng formula ang ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus at Muse ng Meta, at karamihan ay susuri ng na-upload na file. Idinadagdag ng Jobbit ang mga bahaging nasa paligid ng spreadsheet:

• Iniingatan nito ang file sa isang proyekto at ina-update ito pagdating ng susunod na export.
• Pinapatakbo nito ang gawain ayon sa iskedyul: ang listahan ng hahabulin sa invoice tuwing Lunes, ang dashboard sa katapusan ng buwan.
• Ikinakabit nito ang sheet sa iba pa: ang email ng paniningil, ang price list sa website mo, ang stock reorder na ipinapadala sa supplier.
• Ipinapaliwanag at nilo-log nito ang bawat pagbabago, kaya mapagkakatiwalaan mo ang mga numero.
• Humahawak ito sa isang tao mula sa network kapag gusto mong isang bookkeeper ang pumirma sa taon.

Ang unang linggo

• Lunes. I-attach ang pinakamagulong export at patakbuhin ang prompt 1. Basahin ang change log.
• Martes. Labindalawang buwan ng statement, prompt 2. Hanapin ang buwan mo na pinakamababa ang cash.
• Miyerkules. Ang minanang sheet, prompt 9. Ayusin ang nahanap nito.
• Huwebes. Buuin ang invoice tracker at hingin ang listahan ng hahabulin ngayong linggo.
• Biyernes. Hingin ang isang pahinang dashboard mula sa lahat ng nasa itaas.

Basahin susunod

• 20 tip sa AI Excel: ang tulong sa antas ng formula sa loob mismo ng Excel.
• 12 trabahong kayang gawin ng AI agent para sa negosyo mo ngayong linggo: ang pangkalahatang listahan.
• Paano sumulat ng invoice na binabayaran: ang sunud-sunod na paniningil na pinapakain ng tracker.
• Making Tax Digital para sa mga sole trader: ang mga deadline at ang software.

Mga madalas itanong

Kaya bang gawin ng AI ang mga spreadsheet para sa akin?

Oo. I-attach ang file sa AI agent sa Jobbit, sabihin sa simpleng wika ang gusto mo, at lilinisin, ifo-forecast, ibubuod, gagawan ng chart o pagsasamahin nito ang datos at ibabalik ang Excel o Google Sheets file na may buhay na mga formula at tala ng binago nito, sa libreng plan na may 100 credits kada araw.

Ano ang pinakamahusay na AI para sa Excel?

Para sa formulang pinaghihirapan mo sa loob ng Excel, ang Copilot ng Microsoft (mula £13.80 hanggang £16.10 kada user kada buwan sa mga business plan) o Claude for Excel sa Claude Pro. Para sa buong trabahong ayaw mong gawin, isang agent na kukuha ng file, gagawa ng trabaho at mag-iingat ng spreadsheet para sa susunod na buwan.

Kaya bang bumuo ng AI ng cash-flow forecast mula sa bank statement?

Oo. I-attach ang labindalawang buwan ng statement at hingin ang 12-buwang forecast na natukoy ang mga paulit-ulit na gastos at naka-flag ang pinakamababang punto ng cash. Humingi ng mga formula sa halip na idinikit na numero para mapalitan mo ang mga palagay, at ng sheet na nagpapaliwanag ng mga ipinagpalagay.

Ligtas bang ibigay sa AI ang spreadsheet ko?

Ituring itong tulad ng anumang supplier: gumamit ng serbisyong may malinaw na data policy, alisin ang hindi mo kailangang ibahagi (numero ng card, personal na datos na hindi mo pinapayagang ipasa), at itago ang orihinal. Sa Jobbit, nananatili ang mga file sa proyekto mo at maaari mo itong burahin.

Kaya bang humanap ng error sa spreadsheet ang AI?

Oo, at isa ito sa pinakamakabuluhang gawain: sirang reference, kabuuang nakakaligtaan ang mga row, mga numerong tinype sa formula, petsang nakaimbak bilang text at circular reference. Hilingin na ilista ang mga error kasama ang cell address at magpaliwanag bago magbago ng anuman. Ang pananaliksik na ibinuod ng EuSpRIG ay nakakita ng error sa 88% ng mga na-audit na spreadsheet, kaya ipagpalagay na mayroon.

May libreng AI ba ang Google Sheets?

Kasama ang Gemini sa Sheets sa mga bayad na plan ng Google Workspace mula Business Standard (£11.80 kada user kada buwan) at wala sa mga libreng personal na account. Pinapayagan ng libreng tier ng ChatGPT ang limitadong data analysis na may tatlong file upload kada araw. Gumagana ang agent sa Jobbit sa na-attach na Sheets o Excel file sa libreng plan.

Magagamit ko pa ba ang mga spreadsheet para sa Making Tax Digital?

Oo. Sinasabi ng GOV.UK na maaari mong itago ang mga rekord sa spreadsheet kung gagamit ka ng bridging software na kumokonekta rito, na may digital na link sa pagitan ng mga rekord at ng pagsusumite, at walang muling pagtatype pagkatapos ng quarterly update. Ini-set up ng agent ang layout at ang mga quarterly na kabuuan; sa software na pipiliin mo dadaan ang pagsusumite.