Як скласти рахунок-фактуру, за яким вам заплатять у 2026 році: безкоштовний шаблон, 9 полів, один запит (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Ви завершили роботу в п'ятницю, клієнт сказав "надішліть рахунок", а зараз неділя, вечір, і ви дивитесь на порожній документ, роздумуючи, чи потрібен рядок ПДВ, який номер йому дати і чи можна написати "оплата при отриманні". Половина найдрібніших британських компаній знайома з цим відчуттям: Federation of Small Businesses роками повідомляє, що приблизно половина малих фірм отримує оплату із запізненням, а прострочений рахунок зазвичай починається саме з нечіткого рахунка.

Цей гід покаже вам, як скласти рахунок-фактуру, за яким клієнт зможе заплатити, не поставивши вам жодного питання. Ви отримаєте дев'ять полів, яких вимагає британське законодавство, безкоштовний шаблон рахунку, який можна скопіювати, умови оплати, які дійсно приносять гроші на рахунок, відсотки та компенсацію, які можна законно нарахувати, коли бізнес платить із запізненням, а також ланцюжок із трьох листів-нагадувань. І ви отримаєте найкоротший шлях: генератор рахунків Jobbit, де ви вказуєте, для кого рахунок, за що і на яку суму, обираєте ПДВ і термін оплати, і отримуєте пронумерований PDF-рахунок плюс редаговану версію у форматі DOCX, без картки і без водяного знака.

Складіть рахунок у Jobbit одним повідомленням

Генератор рахунків Jobbit це форма з полями, які потрібні рахунку, і нічим зайвим. Ви вказуєте, для кого рахунок, і, за бажанням, назву свого бізнесу; суму, за замовчуванням у фунтах або в будь-якій валюті, у якій ви виставляєте рахунки; за що виставлено рахунок, по одному рядку на позицію; чи не нараховується ПДВ, нараховується зверху чи вже включений, зі ставкою, яку система встановить за вас; і чи оплата потрібна при отриманні, чи через 7, 14 або 30 днів. Сторінка показує повідомлення, яке вона надішле, і надсилає його одразу, щойно у вас є безкоштовний обліковий запис. Ось таке повідомлення для прикладу на формі:

1Створи професійний інвойс для Acme Ltd за Розробку сайту, п'ять сторінок, 1 200 GBP. Без VAT, я не зареєстрований платник VAT. Оплата протягом 14 днів. Використай охайний макет із номером інвойсу та сьогоднішньою датою, окремим рядком для кожної позиції, проміжним підсумком, рядком VAT там, де це доречно, загальною сумою, умовами оплати та блоком із банківськими реквізитами. Залиш чітко позначені поля для назви моєї компанії, адреси та банківських реквізитів, а потім видай мені інвойс у PDF і в редагованому DOCX.

Перший рахунок повертається з чітко позначеними полями-заповнювачами для вашої адреси та банківських реквізитів. Дайте відповідь один раз з цими даними, і Jobbit заповнить їх і збереже макет, тож другий рахунок стане справою одного рядка: "виставити рахунок Green Cafe за бухгалтерський облік у березні, 250 фунтів, ПДВ зверху, оплата при отриманні". Можна також написати "додай мій логотип" і прикріпити його, "зроби проформу-рахунок", "додай пункт про прострочення платежу" або "перетвори це на кредит-ноту за повернений товар".

Безкоштовний план дає 100 кредитів на день, чого вистачає на кілька рахунків, і картку вводити не потрібно. Якщо виставлення рахунків для вас щотижнева справа, план Plus за £15 на місяць додає більший місячний пул і автоматичні нагадування, але для одного рахунку вистачить безкоштовного плану.

9 полів, які повинен містити кожен рахунок у Великій Британії

Рекомендації HMRC щодо виставлення рахунків визначають, що має містити британський рахунок-фактура. Якщо ви не зареєстровані платником ПДВ, список короткий, і відсутній пункт це найпоширеніша причина, чому рахунок опиняється в стосі "з'ясувати", а не "оплатити" у клієнта. Форма Jobbit запитує лише те, що можете надати тільки ви, а решту заповнює сама.

1. Слово "Invoice" зверху, щоб рахунок не сплутали з комерційною пропозицією, звітом чи проформою.

2. Унікальний номер рахунку. Підійде будь-який формат, якщо жодні два рахунки не мають однакового номера; для рахунків з ПДВ номери мають йти послідовно. INV-2026-001 підходить. Не починайте нумерацію з 1 щороку.

3. Назва вашого бізнесу, адреса і контактні дані. Самозайнята особа вказує власне ім'я плюс будь-яку торгову назву та адресу, за якою можна доставити юридичні документи. Товариство з обмеженою відповідальністю вказує повну назву компанії саме так, як вона зазначена у свідоцтві про реєстрацію, і якщо вказано одного директора, потрібно вказати всіх.

4. Ім'я і адреса клієнта. Для компанії, зареєстрована назва компанії; для приватної особи, її ім'я і адреса, до якої стосується робота.

5. Чіткий опис того, що ви надали. "Дизайн вебсайту, п'ять сторінок, за домовленістю від 3 вересня 2026" краще за "послуги". По одному рядку на позицію, з кількістю і ціною за одиницю там, де це застосовно.

6. Дата постачання (коли роботу виконано або товар доставлено) і дата рахунка. Часто це один і той самий день, але не обов'язково.

7. Сума за кожним рядком і загальна сума. Покажіть проміжний підсумок, будь-який ПДВ і загальну суму заборгованості у фунтах.

8. Умови оплати і термін оплати. "Оплата протягом 14 днів з дати рахунка, до 30 вересня 2026" не залишає жодних відмовок. Додайте формулювання про прострочення платежу з розділу нижче.

9. Як оплатити. Назва рахунку, sort code, номер рахунку і референс (номер рахунку). Посилання на оплату або QR-код, що відкриває його, заощаджують клієнту один крок.

Якщо ви зареєстровані платником ПДВ, додайте свій номер платника ПДВ, ставку ПДВ і суму ПДВ по кожному рядку, загальну суму ПДВ і момент виникнення податкового зобов'язання (зазвичай дата постачання), і виставте рахунок з ПДВ протягом 30 днів після постачання. Реєстрація стає обов'язковою, щойно ваш оподатковуваний обіг перевищує £90,000 за будь-які 12 місяців поспіль. Якщо ви не зареєстровані, не вказуйте номер платника ПДВ чи рядок ПДВ у рахунку взагалі; нарахування ПДВ, який ви не можете обліковувати, це правопорушення, а не помилка округлення.

Безкоштовний шаблон рахунку, який можна скопіювати

Цей макет це те, що виробляє генератор рахунків. Скопіюйте його в будь-який документ і заповніть поля в дужках, якщо хочете зробити це вручну.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

Три звички роблять цей шаблон ефективнішим за ті, що ви завантажуєте. Тримайте номер рахунку і термін оплати на першому рядку, куди падає погляд, бо саме це шукає бухгалтер. Розмістіть платіжний референс поруч із банківськими реквізитами, бо платіж без референсу це друга найпоширеніша причина, чому оплачений рахунок все ще показується як несплачений. І збережіть файл під назвою INV-2026-014-Acme.pdf, щоб фінансова скринька клієнта могла знайти його у березні.

Умови оплати, за яких вам платять: 7, 14 або 30 днів

Умови оплати це та частина рахунка, яку більшість копіює не замислюючись, і та частина, яка вирішує, заплатять вам за тиждень чи через два місяці. Це чотири варіанти на формі Jobbit.

• Оплата при отриманні підходить для разових робіт для приватних клієнтів, для всього, що коштує менше приблизно £300, і для роботи, яку ви вже здали. Це не грубо; це нормально для майстрів, репетиторів, прибиральників і продавців на ринку.

• 7 або 14 днів підходить фрилансерам і невеликим постачальникам, що виставляють рахунки іншим малим бізнесам. Чотирнадцять днів оптимальний варіант: досить довго для щомісячного циклу платежів, достатньо коротко, щоб робота все ще була свіжою в пам'яті.

• 30 днів це варіант за замовчуванням, який передбачає закон, якщо ви нічого не узгодили, і саме на цьому наполягатимуть більші компанії. Погоджуйтесь на це лише тоді, коли платіжний цикл клієнта справді цього вимагає, і кажіть про це в комерційній пропозиції до початку роботи, а не в рахунку після.

• Передоплата і поетапні платежі теж є умовами оплати. Для будь-якої роботи, що триває понад кілька днів, виставляйте рахунок на 30 50% наперед і залишок після завершення. Клієнт, який противиться передоплаті, тим самим щось повідомляє про майбутній фінальний платіж.

Два деталі, які закон додає для операцій між компаніями у Великій Британії: якщо умови не узгоджено, оплата вважається простроченою через 30 днів після того, як клієнт отримав рахунок або товар, залежно від того, що сталося пізніше, і компанія не може нав'язувати умови довші за 60 днів, якщо це не справедливо для обох сторін. Ці правила не поширюються на споживачів, тому "оплата при отриманні" і передоплата важливіші саме для приватних клієнтів.

Відсотки за прострочення платежу: що можна законно нарахувати

Коли бізнес платить бізнесу із запізненням, Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (британський закон про відсотки за прострочені комерційні борги) автоматично надає вам дві речі, незалежно від того, згадує їх ваш контракт чи ні.

Законні відсотки у розмірі 8% понад базову ставку Bank of England, що нараховуються щодня, починаючи з наступного дня після терміну оплати. При базовій ставці 3.75% у середині 2026 це 11.75% на рік, тож рахунок на £1,200, оплачений із запізненням на 30 днів, накопичив приблизно £11.59 відсотків. Ставка фіксується за базовою ставкою, чинною на день, коли борг став простроченим, тож перевіряйте ставку на конкретний день, а не покладайтеся на цифру зі старого шаблону.

Фіксована компенсація за витрати на стягнення боргу, за кожним рахунком:

Обидва можна вимагати за одним і тим же рахунком. На практиці більшість малих бізнесів використовують цей пункт як стримувальний фактор, ввічливо згадують його в другому нагадуванні і скасовують, коли гроші надходять. Пропишіть це речення в рахунку до того, як клієнт прострочить оплату; додавання його заднім числом працює юридично, але провокує суперечку. Два обмеження: закон стосується лише корпоративних клієнтів, а не приватних домогосподарств, і не застосовується там, де ваш контракт вже встановлює власну суттєву відсоткову ставку. Фраза "додай пункт про прострочення платежу" в Jobbit вставляє формулювання і розраховує відсотки, коли вам це потрібно.

Нагадування про неоплачений рахунок: ланцюжок із трьох листів

Більшість прострочених рахунків це не спірні питання; це рахунки, якими просто ніхто не зайнявся. Короткий, передбачуваний ланцюжок листів дозволяє отримати оплату в більшості випадків без телефонного дзвінка. Коли рахунок вже є в чаті, фраза "склади три ввічливі листи-нагадування для цього рахунку: один за день до терміну оплати, один через три дні після, і один через чотирнадцять днів після, що згадує законні відсотки" створює їх з правильними сумами і датами.

• За день до терміну оплати: дружнє нагадування. Один абзац. "Швидке нагадування, що рахунок INV-2026-014 на £1,483.20 має бути сплачений завтра, 30 вересня. PDF додано ще раз для зручності, банківські реквізити внизу." Половина тих, хто платить із запізненням, оплачують саме цей лист.

• Через три дні після: пряме прохання. Все ще тепло, але вже конкретно. "Рахунок INV-2026-014 мав бути сплачений 30 вересня, і я не бачу його на нашому рахунку. Можете підтвердити, коли він запланований до оплати? Якщо оплату вже надіслано, референс платежу допоможе мені його зіставити."

• Через чотирнадцять днів після: офіційне повідомлення. По-діловому, без роздратування. Вкажіть суму, початковий термін оплати, кількість днів прострочення, і те, що ви маєте право на законні відсотки та фіксовану компенсацію за законом 1998 року, які ви нарахуєте з дати цього листа, якщо оплата не надійде протягом семи днів. Додайте виписку.

Якщо корпоративний клієнт досі не заплатив після офіційного повідомлення, надішліть letter before action (лист-попередження перед позовом) з наданням 14 днів, а потім скористайтеся сервісом county court's money claim online для боргів до £10,000 в Англії та Уельсі. Це коштує менше, ніж більшість людей очікує, і рідко доходить до слухання. Зберігайте кожен лист і підписану комерційну пропозицію; паперовий слід і є вашою справою.

Нумерація рахунків, ПДВ і податки: правила, на яких люди спотикаються

• Номери мають бути унікальними, а якщо ви платник ПДВ, послідовними. Пропуски допустимі, якщо їх можна пояснити (скасований рахунок, кредит-нота), але ніколи не повторюйте номер. Префікс для кожного клієнта (ACME-014) підходить, якщо вся серія залишається унікальною.

• Проформа це не рахунок. Проформа-рахунок це комерційна пропозиція, оформлена як рахунок, яка використовується для запиту оплати до постачання. Це не податковий документ, він не може містити ПДВ як справжній рахунок, і його слід замінити на справжній рахунок, коли товар чи робота надані.

• Кредит-ноти, а не видалення. Якщо ви виставили завищену суму, видайте кредит-ноту з посиланням на оригінальний номер; видалення і повторне виставлення порушує послідовність.

• Зберігайте копії. Самозайняті особи зберігають рахунки щонайменше п'ять років після 31 січня, дедлайну подання за той податковий рік, до якого вони належать; товариства з обмеженою відповідальністю зберігають їх шість років.

• Дати Self Assessment. Якщо ви самозайняті, зареєструйтеся в HMRC до 5 жовтня після завершення вашого першого податкового року, подайте декларацію і сплатіть до 31 січня, і очікуйте авансові платежі 31 січня і 31 липня, щойно ваш рахунок перевищить £1,000. Гід самозайнятий, фрилансер чи одноосібний підприємець пояснює, ким є саме ви.

• Making Tax Digital вже тут. З квітня 2026 самозайняті особи і орендодавці з кваліфікованим доходом понад £50,000 повинні вести цифрові записи і надсилати щоквартальні звіти в HMRC через сумісне програмне забезпечення, з порогом, що знижується до £30,000 у квітні 2027 і до £20,000 у квітні 2028. Рахунки, створені і збережені в чаті, який можна експортувати, враховуються; шухляда з паперами ні.

Чому Jobbit, а не шаблон чи застосунок для рахунків

Варіанти, які ви зустрінете під час пошуку, всі створюють щось, схоже на рахунок. Різниця в тому, що доведеться робити вручну і що трапляється після першого рахунку.

Якщо вам потрібні банківські виписки і декларації ПДВ, придбайте бухгалтерський пакет саме для цього. А для самого рахунку, нагадувань, кредит-ноти і звіту Jobbit виконує роботу з однієї форми і зберігає все в чаті, який можна знайти пошуком.

Після рахунку: що робить той самий чат далі

• Комерційна пропозиція в рахунок. "Перетвори комерційну пропозицію, яку я надіслав Acme 3 вересня, на рахунок, 50% передоплата зараз, залишок по завершенні." Суми, дані клієнта і опис переносяться автоматично.

• Послідовність під контролем. Jobbit пам'ятає останній номер і макет, тож INV-2026-015 йде за INV-2026-014 без таблиці.

• Нагадування і офіційне повідомлення, з розрахованими законними відсотками, готові до надсилання. Автоматичне надсилання в термін оплати входить у платні плани.

• Зміни ПДВ і валюти. "Додай ПДВ до всього, крім книг" або "виставити рахунок у євро і показати еквівалент у фунтах стерлінгів" це зміни в один рядок; форма вже дозволяє виставляти рахунки в будь-якій валюті.

• Квартальний звіт. Таблиця кожного надісланого, оплаченого і несплаченого рахунку, саме те, що вимагає оновлення Making Tax Digital чи бухгалтер.

• QR-код для оплати. Статичний код з генератора QR-кодів, що відкриває ваше посилання на оплату, розміщений під банківськими реквізитами, допомагає приватним клієнтам платити з телефону.

• Решта бізнесу. Вебсайт, на який посилається рахунок, і стиснутий PDF, коли портал відхиляє вкладення.

Універсальні асистенти на кшталт ChatGPT, Claude, Gemini і Microsoft Copilot можуть скласти текст рахунку, якщо попросити, а агенти на кшталт Manus і Muse від Meta можуть оформити його у вигляді файлу. Чого в них немає, так це форми, що прибирає написання, пам'яті вашої нумерації і макету, і маркетплейсу, де британського бухгалтера можна залучити в той самий чат, тому порівняння багатофункціональних агентів ставить Jobbit на перше місце для малого бізнесу. Гід зі створення рахунків через ШІ для фрилансерів детальніше розповідає про нагадування і грошовий потік.

Помилки, через які рахунок ігнорують

• Без терміну оплати, лише "30 днів". Тридцять днів від чого? Вкажіть дату. Форма це робить.

• Опис, який фінансовий відділ клієнта не може зіставити із замовленням чи людиною. Назвіть людину, яка замовила роботу, і дату домовленості.

• Надсилання не на ту скриньку. Запитайте з першого дня, куди надсилати рахунки; у багатьох компаній є адреса для рахунків, яку обробляють раз на тиждень, і скринька вашого контакту нею не є.

• PDF, який не відкривається на телефоні, або важить 9 МБ через логотип. Експортуйте у розумному розмірі або пропустіть через компресор PDF спочатку.

• Нарахування ПДВ без номера платника ПДВ, або забуття про ПДВ, коли номер є. Кожен з цих варіантів перетворює рахунок на 14 днів на розмову на 60 днів.

• Зміна банківських реквізитів електронною поштою. Саме так працює шахрайство з рахунками. Зберігайте однакові реквізити в кожному рахунку і кажіть клієнтам, що ви ніколи не змінюєте їх електронною поштою.

План на 30 хвилин для вашого першого справжнього рахунку

• Хвилини 0 5: зберіть дев'ять полів. Ваше юридичне ім'я і торгову назву, адресу, зареєстровану назву клієнта, узгоджену ціну і дату, коли роботу було виконано.

• Хвилини 5 10: створіть. Заповніть генератор рахунків: клієнт, сума, за що, ПДВ, 14 днів. Зареєструйтеся один раз електронною адресою, і PDF та DOCX з'являться в чаті.

• Хвилини 10 15: перевірте. Проміжний підсумок, ПДВ, якщо є, загальна сума, референс у банківських реквізитах, номер рахунку зафіксовано.

• Хвилини 15 20: надішліть правильно. PDF з назвою за номером, на адресу для рахунків, з листом в один рядок, що повторює суму і термін оплати.

• Хвилини 20 30: налаштуйте подальші дії. Попросіть той самий чат скласти три листи-нагадування і внесіть дати у свій календар, або дозвольте платному плану надіслати їх.

Часті запитання

Що має містити рахунок у Великій Британії?

Британський рахунок потребує слова "Invoice", унікального номера, назви і адреси вашого бізнесу, імені і адреси клієнта, чіткого опису того, що було надано, дати постачання і дати рахунка, суми за кожною позицією і загальної суми, а також умов оплати. Компанії, зареєстровані платниками ПДВ, також додають свій номер платника ПДВ, ставку ПДВ і суму ПДВ по кожному рядку та момент виникнення податкового зобов'язання. Банківські реквізити і термін оплати юридично не обов'язкові, але саме вони забезпечують оплату рахунку.

Чи можу я скласти рахунок, якщо я не зареєстрований платником ПДВ?

Так. Будь-яка самозайнята особа чи компанія може виставляти рахунки без реєстрації платником ПДВ; ви просто не вказуєте ПДВ у документі взагалі і не показуєте номер платника ПДВ. Реєстрація стає обов'язковою лише тоді, коли ваш оподатковуваний обіг перевищує £90,000 за 12 місяців поспіль, хоча можна зареєструватися добровільно раніше, якщо це зручно для ваших клієнтів. "No VAT" (без ПДВ) стандартний вибір у формі Jobbit.

Скільки відсотків за прострочення платежу я можу нарахувати за неоплаченим рахунком?

Для корпоративних клієнтів, законні відсотки у розмірі 8% понад базову ставку Bank of England, плюс фіксована компенсація £40, £70 або £100 за рахунок, залежно від того, чи борг менший за £1,000, менший за £10,000, чи £10,000 і більше. Це право існує за Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (закон про відсотки за прострочені комерційні борги), навіть якщо ваш контракт про це нічого не каже, але воно не поширюється на приватних споживачів.

Які умови оплати вказати в рахунку?

Оплата при отриманні для приватних клієнтів і невеликих разових робіт, 14 днів для більшості операцій між компаніями, і 30 днів лише тоді, коли цього вимагає платіжний цикл більшого клієнта і ви узгодили це до початку роботи. Завжди вказуйте реальний термін оплати і беріть передоплату за будь-яку роботу, що триває довше за кілька днів.

Чи повинні номери рахунків йти послідовно?

Вони мають бути унікальними, а якщо ви зареєстровані платником ПДВ, вони повинні йти послідовно, без повторів номерів. Пропуски допустимі, якщо їх можна пояснити, наприклад скасований рахунок, замінений кредит-нотою. Формат на кшталт INV-2026-014, що продовжується з року в рік, найпростіший спосіб залишатися в межах правил, і Jobbit веде цю серію за вас.

Чи проформа-рахунок те саме, що й рахунок?

Ні. Проформа це запит на оплату до постачання товару чи роботи, оформлений як рахунок, але не податковий документ. Після постачання видайте справжній рахунок з власним номером; якщо ви платник ПДВ, проформу не можна використовувати для обліку ПДВ.

Чи справді генератор рахунків Jobbit безкоштовний?

Так. Ви заповнюєте форму, створюєте безкоштовний обліковий запис за електронною адресою (без картки), і Jobbit повертає пронумерований PDF-рахунок і редагований DOCX у чаті, який залишається у вас. Безкоштовний план включає 100 кредитів на день, чого вистачить на кілька рахунків; автоматичні нагадування доступні на платних планах. Складіть свій рахунок тут, і якщо вам сподобається, як це працює, попросіть нагадування в тому ж чаті.