一个下午用 AI 搭好 CRM: 客户、跟进和销售管道,只需 4 条提示词

你的生意里某处一定有一份叫"客户"的表格,一个塞满电话号码的备忘录应用,还有一个真正的销售管道所在的邮箱。三周前发出去一份报价,没人跟进。去年买过两次的老客户,此后再没收到过你的消息。《Harvard Business Review》对 2,241 家公司的研究发现,23% 的公司从未回复过任何一条在线咨询,而一小时内回复的公司,把咨询转化为合格商机的可能性是晚一小时回复者的七倍。订阅制 CRM 正是为解决这个问题而生,价格是每位用户每月 £10 到 £27,功能却是为你并没有的销售团队设计的。

AI 智能体可以在一个下午为小企业搭建一个简易 CRM,只做你真正需要的五件事,舍弃用不上的另外五十件:客户资料、每个客户处在销售管道的哪一步、下一次跟进及其时间、沟通历史,以及每周报告。你只需描述需求,智能体负责搭建和托管,跟进提醒与起草跟进邮件都在同一个对话里完成。本指南按顺序给出提示词,与订阅制工具的价格对比(2026 年 10 月 20 日核对),你的客户数据必须遵守的 UK GDPR 和 PECR 规则,以及什么时候应该直接购买 CRM 的坦率建议。

小企业的 CRM 需要跟踪什么

HubSpot 自己的数据模型(也是其付费产品的基础)可归结为联系人、公司、交易、工单和活动(电话、邮件、会议、备注)。对于一到十人的企业,真正有用的子集是:

1. 联系人和公司:姓名、电话、邮箱、地址、通过什么渠道找到你、是否同意接收营销信息。
2. 销售管道阶段:咨询、已报价、已成交、进行中、已完成、已丢失,每笔交易都有金额和日期。
3. 下一步行动:谁、做什么、什么时候,这样就不会有报价在"已报价"阶段躺上三周。
4. 沟通历史:每位客户的所有电话、邮件、报价和备注集中在一处。
5. 每周报告:按时长排列的未决报价、到期的工作、90 天未联系的客户、本月收入。

其余一切(线索评分、自动序列、销售预测、区域划分)都是销售团队才需要的。先建这五项,需要时再加第六项。

用四条提示词搭建

1. 导入并清理现有数据

2. 加入销售管道和跟进

3. 给它一个界面和一张表单

4. 每周报告

四条提示词,一个下午,只要你继续使用该方案,智能体就会一直保存数据并维护应用。免费方案可以完成搭建和预览;每月 £7 的 Go 方案可把应用托管在你自己的域名上,并包含每月 2,000 积分,用于早间消息和后续修改。

订阅制 CRM 的收费

对于两人的小生意,HubSpot、Zoho、Capsule 或 Attio 的免费版确实免费,也很好用;费用出现在你想增加第三位用户、联系人超过 250 或 1,000 个、需要自动化或想去掉品牌标识时,此时两三个席位每年要 £120 到 £650。智能体搭建的 CRM 不管是两位还是五位用户,都只需 Go 方案的费用,而且是按你的生意量身定制,而不是按销售团队的需求。

客户数据必须遵守的规则

• UK GDPR。客户记录属于个人数据。你需要有保存它们的合法依据(对客户可以是合同或合法利益,对营销可以是同意或合法利益)、一份说明保存什么及原因的隐私声明,以及保存期限:ICO(英国信息专员办公室)的存储限制原则是"不得超过必要期限",所以要决定旧咨询何时删除,并让智能体去执行。
• ICO 费用。大多数处理个人数据的企业都要缴纳数据保护费:员工最多 10 人或营业额最多 £632,000 的企业每年 £52(直接扣款为 £47),员工最多 250 人的企业为 £78,仅有少数豁免情形。请把它与 CRM 一起列入预算。
• 营销邮件和短信适用 PECR。个人(包括个体经营者)需要同意,或适用"软选择加入"(他们买过东西或咨询过,信息涉及类似产品,并且在当时和每封信息中都能选择退订)。公司和 LLP 无需同意即可发邮件,但必须能够退订。每条信息都必须写明你的身份并提供可用的退订方式。提示词 1 中的同意一列就是为此而设。
• 邮件送达率。自 2024 年 2 月起,每天向 Gmail 发送超过 5,000 封邮件的发件人必须设置 SPF、DKIM 和 DMARC,并提供一键退订;发送量较小的发件人也应当设置这些记录,智能体在连接你的域名时会代为完成。
• 数据存放在哪里。存放在英国或 EEA 的数据适用充分性规则;美国服务仅在获得 EU-US Data Privacy Framework 英国扩展认证时才受保护。请向任何服务商(包括智能体)询问你的数据存放在哪里。

什么时候该直接购买 CRM

• 五人及以上的销售团队在同一条销售管道上工作,有业绩指标、预测和区域划分。
• 你已经在付费使用的深度集成:营销自动化平台、呼叫中心、带 CRM 插件的会计软件。
• 合规要求必须有供应商的书面认证(例如受监管的金融咨询)。
• 你希望由别人负责备份、正常运行时间和支持,并有合同写明。

对其他所有人来说,上面这五件事,按你的需要搭建出来,就是 CRM。

AI 智能体与 CRM 应用有何不同

ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot、Manus 和 Meta 的 Muse 都能在纸面上为你设计 CRM。Jobbit 则负责搭建并运行它:

• 它根据你的描述搭建应用和数据库,并托管在你自己的域名上。
• 它根据销售管道,用你的语气起草跟进消息,每天 8 am 送达。
• 它通过读取你转发给它的邮件和备注来保存沟通历史。
• 它把网站表单接入销售管道,并把咨询内容发邮件给你。
• 它撰写每周报告,以及"我们已有 90 天没联系了"的消息。
• 一句话就能修改 CRM:新增一个阶段、一个字段或一份报告。

一个下午的计划

• 13:00 到 13:30。导出表格和邮箱联系人。运行提示词 1。阅读它拿不准的事项清单。
• 13:30 到 14:15。用你的未决报价和两封示例邮件运行提示词 2。现在就让它发一条早间消息,检查效果。
• 14:15 到 15:30。运行提示词 3。在手机上打开应用,拖动一笔交易,并通过网站表单提交一条测试咨询。
• 15:30 到 16:00。运行提示词 4,然后让智能体为咨询表单写一句隐私声明,并为旧咨询设置保存期限规则。

延伸阅读

• 小企业的 AI 客户服务:CRM 为其提供数据的常见问题、回复和状态页。
• 用于电子表格的 AI:在导出数据变成 CRM 之前先清理干净。
• 一个下午用 AI 搭建网站:咨询表单所在的网站。

常见问题

AI 能为我的生意搭建 CRM 吗?

能。描述你需要跟踪的五件事(联系人、销售管道阶段、下一步行动、沟通历史和每周报告),上传你的表格,Jobbit 上的智能体就会搭建数据库和适合手机的应用,托管在你的域名上,并在同一个对话里发送每日跟进清单。免费方案可搭建和预览;Go 方案托管在你的域名上每月 £7。

小企业最便宜的 CRM 是什么?

对于一两个人,HubSpot(2 位用户,1,000 个联系人)、Zoho(3 位用户)、Capsule(2 位用户,250 个联系人)和 Attio(3 个席位)的免费版都是免费的。付费入门价大约从每用户每月 $14 到 £27。在 Jobbit Go 上由智能体搭建的 CRM 不限用户数,每月 £7,并按你的生意量身定制。

我需要 CRM,还是电子表格就够了?

电子表格在你需要提醒、共享的销售管道、能自动录入的表单或每位客户的沟通历史之前都够用。Google Sheets 可容纳 20 million 个单元格,Excel 可容纳一百万行,所以容量不是限制;限制在于电子表格永远不会告诉你某份报价已经三周了。请围绕你现有的表格搭建提醒和销售管道。

在自己的 CRM 里保存客户信息合法吗?

合法,但在 UK GDPR 下需要有合法依据、隐私声明和保存期限,而且大多数企业要缴纳 ICO 的数据保护费(员工最多 10 人每年 £52)。向个人发送营销邮件和短信,需要同意或 PECR 下的软选择加入,每条信息都要写明你的身份并提供退订方式。

怎样才能不再丢失潜在客户?

回复要快,并按计划跟进。Harvard Business Review 的研究发现,23% 的公司从未回复过在线咨询,而延迟一小时会让转化为合格线索的几率降低到七分之一。解决办法是让每笔交易都有下一步行动,并在每天 8 am 收到一条列出到期事项的消息。

CRM 能自动发送跟进邮件吗?

它可以起草邮件由你发送,也可以发送你已批准的定时邮件,并按 PECR 的要求写明你的身份并附退订链接。投诉和涉及金钱的内容应保持为草稿,由你先阅读;而"你的报价仍然有效"和"已经 90 天了"这类消息可以按计划自动发送。

如果业务做大了,以后需要正式的 CRM 怎么办?

把智能体搭建的 CRM 中的联系人和交易导出为表格,再导入 HubSpot、Pipedrive 或 Salesforce;所有 CRM 都支持从 CSV 导入。你搭建的结构(联系人、销售管道阶段、下一步行动)可以直接对应过去,Jobbit 上的智能体还会按新工具要求的格式准备好导出文件。