如何写一张能让你收到钱的发票（2026）：免费模板、9 项必备信息、一条指令搞定（Word、Canva、Invoice Simple、Zoho、Jobbit）

你在周五完成了工作，客户说“把发票发给我”，而现在是周日晚上，你盯着一份空白文档发呆，不知道要不要加一行增值税，该给发票编什么号,以及“款到即付”这种写法是否可以用。英国大半数最小型企业都懂这种感觉：Federation of Small Businesses 多年来的报告显示，大约一半小型企业都遇到过延迟收款,而一张含糊不清的发票,往往正是延迟收款的起点。

本指南教你如何写一张发票,让客户不用问你一个问题就能付款。你会学到英国法律要求的九项必备信息、一份可以直接复制的免费发票模板、真正能让钱进账的付款条款、企业逾期付款时你可以合法追加的利息和补偿金,以及一套三封邮件的催款序列。此外还有最快的路径：Jobbit 发票生成器,你只需输入开给谁、开什么、金额多少,选好增值税和到期日,就能拿到一份编号齐全的 PDF 发票,外加一份可编辑的 DOCX,不需要银行卡,也没有水印。

用一条消息在 Jobbit 上写好发票

Jobbit 发票生成器是一个表单,只包含发票所需的字段,别无其他。你输入开给谁,如果需要,还可以填上你的公司名称；金额,默认以英镑计,也可以用你惯用的任何币种；事由,每项服务一行；增值税是不收、加在总价之上,还是已含在内,税率会自动帮你算好；以及款项是款到即付,还是在 7 天、14 天或 30 天内到期。页面会显示即将发送的消息,只要你有免费账号,点一下就会发出。以下是表单示例中会发送的消息：

1为 Acme Ltd 创建一份专业发票,项目为网站设计,五个页面,1,200 英镑。不含增值税,我未注册增值税。付款期限为 14 天。请使用简洁的排版,包含发票编号和当天日期、每项服务一行、小计、必要时的增值税行、总额、付款条款和银行信息栏。请为我的公司名称、地址和银行信息留出明确标注的占位符,然后把发票给我,一份 PDF,一份可编辑的 DOCX。

第一份发票返回时,地址和银行信息处会有明确标注的占位符。你只需回复一次补上这些信息,Jobbit 就会填好并保留这个排版,于是第二份发票就只需一行话："给 Green Cafe 开一张发票,三月记账服务,250 英镑,增值税加在总价之上,款到即付"。你也可以说“加上我的标志”并上传图片,“做成形式发票”,“加一条逾期付款条款”,或者“把这张发票改成退货商品的贷记单”。

免费计划每天赠送 100 点额度,足够开好几张发票,而且无需绑卡。如果开发票对你来说是每周都要做的事,每月 15 英镑的 Plus 计划提供更大的月度额度和自动提醒功能,但单张发票用免费计划就够了。

每张英国发票必须包含的 9 项信息

HMRC 关于开票的指引列出了一张英国发票必须包含的内容。如果你没有注册增值税,清单并不长,而漏掉一项,正是发票落入客户“待核实”而不是“待付款”那一堆的最常见原因。Jobbit 的表单只问只有你才能提供的信息,其余的会自动补齐。

1. “Invoice”这个词要出现在顶部,以免被误认成报价单、对账单或形式发票。

2. 唯一的发票编号。只要没有两张发票共用一个编号,任何格式都可以；如果你注册了增值税,编号必须按顺序连续。INV-2026-001 就是个不错的格式。不要每年都从 1 重新开始编号。

3. 你的公司名称、地址和联系方式。个体经营者要写自己的姓名,加上任何交易名称,以及能够送达法律文件的地址。有限公司要使用与公司注册证书上完全一致的全称,如果你写出一位董事的名字,就必须列出所有董事的名字。

4. 客户的名称和地址。如果是公司,写注册公司名称；如果是个人,写其姓名和工作所涉及的地址。

5. 对所供内容的清晰描述。“网站设计,五个页面,按 2026 年 9 月 3 日约定”比“服务”这种写法要好得多。每项服务一行,并在适用的地方注明数量和单价。

6. 供货日期（即工作完成或货物交付的日期）和开票日期。两者往往是同一天,但也可以不同。

7. 每行的金额和总额。列出小计、任何增值税以及以英镑计的应付总额。

8. 付款条款和到期日。“自开票日期起 14 天内付款,即 2026 年 9 月 30 日前”能让客户没有任何借口。可以加上下文提到的逾期付款条款措辞。

9. 付款方式。账户名、分类代码（sort code）、账号,以及一个付款备注（发票编号）。若能附上支付链接或二维码,客户就能省去一步。

如果你注册了增值税,还要加上你的增值税号、每行的增值税税率和金额、总增值税额,以及纳税时点（通常是供货日期）,并在供货后 30 天内出具增值税发票。当你的应税营业额在任何连续 12 个月内超过 90,000 英镑时,注册即成为强制要求。如果你没有注册,发票上就完全不要出现增值税号或增值税行；对无法核算的税额收取增值税,是一项违法行为,而不是四舍五入的小误差。

一份可以直接复制的免费发票模板

以下排版就是发票生成器所输出的内容。你可以把它复制到任何文档里,如果想手工完成,把方括号里的内容填好即可。

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

有三个习惯能让这份模板比你下载来的那些更好用。把发票编号和到期日放在目光第一眼落到的位置,因为这正是财务人员会去查找的信息。把付款备注放在银行信息旁边,因为没有备注的付款是已付发票仍显示为未结的第二常见原因。文件命名为 INV-2026-014-Acme.pdf,这样客户的财务收件箱到了三月还能找得到。

能让你收到钱的付款条款：7 天、14 天还是 30 天

付款条款是发票中最容易被人不假思索照抄的部分,却决定了你是一周内收到款,还是要等上两个月。以下是 Jobbit 表单上的四个选项。

• 款到即付适合面向私人客户的一次性工作、约 300 英镑以下的金额,以及已经交付完成的工作。这并不失礼,对手艺人、家教、清洁工和市场摊贩来说都是常态。

• 7 天或 14 天适合向其他小企业收费的自由职业者和小供应商。14 天是最理想的时间点：足够纳入一次月度付款流程,又短到工作还记忆犹新。

• 30 天是法律在双方未约定条款时默认采用的期限,也是大企业普遍会争取的期限。只有在客户的付款流程确实需要时才同意这个期限,并且要在工作开始前的报价单上说清楚,而不是等到开票时才提。

• 定金和分期付款也是一种付款条款。对于持续几天以上的工作,先开 30% 到 50% 的定金发票,余款在完工后收取。一个抗拒交定金的客户,往往也在暗示你最终付款会是什么情况。

英国法律为企业对企业的交易额外规定了两点：如果你们没有约定条款,那么客户收到发票或货物后 30 天（以较晚者为准）仍未付款即视为逾期；企业不能强加超过 60 天的付款期限,除非这对双方都公平。消费者不受这些规则约束,这也是为什么“款到即付”和收取定金对私人客户更为重要。

逾期付款利息：你可以合法追加多少

当一家企业对另一家企业逾期付款时,Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998（《1998 年商业债务逾期付款（利息）法》）会自动赋予你两项权利,无论你的合同是否提及。

法定利息按英格兰银行基准利率上浮 8% 计算,从到期日次日起按日计息。以 2026 年年中 3.75% 的基准利率计算,年化利率为 11.75%,因此一张 1,200 英镑的发票逾期 30 天,产生的利息约为 11.59 英镑。利率以债务变为逾期当日适用的基准利率为准,因此请查看当天的利率,而不要沿用旧模板里的数字。

固定补偿金,针对你的追讨成本,按每张发票计算：

同一张发票上,这两项你都可以主张。实际操作中,大多数小企业把这条条款当作一种威慑,在第二封提醒邮件中礼貌地提及,款项到账后再予以豁免。要在客户逾期之前就把这句话写在发票上；事后再加虽然在法律上仍然有效,但会引发争执。这里有两个限制：该法案只覆盖企业客户,不适用于私人家庭；如果你的合同本身已经约定了一个实质性的利率,该法案也不适用。在 Jobbit 上说“加一条逾期付款条款”,系统会插入相应措辞,并在你需要时算好利息。

催收未付发票：三封邮件序列

大多数逾期发票并非因为存在争议,而是根本没人去处理它们。一套简短、可预期的序列就能让大部分款项无需打电话即可收回。只要发票已经在聊天记录里,一句“为这张发票起草三封礼貌的提醒邮件：到期前一天一封、到期后三天一封、再过十四天一封,最后一封要提到法定利息”就能生成金额和日期都正确的邮件。

• 到期前一天：友好提醒。一段话即可。“提醒一下,发票 INV-2026-014,金额 £1,483.20,将于明天,即 9 月 30 日到期。为方便起见再次附上 PDF,银行信息在底部。”一半的逾期付款人光靠这封邮件就会付款。

• 到期后三天：直接询问。依然语气温和,但更具体。“发票 INV-2026-014 应于 9 月 30 日到期,但我这边尚未查到入账。能否确认一下付款安排在什么时候？如果已经付款,能否提供一个汇款参考号,方便我核对。”

• 到期后十四天：正式通知。公事公办,而非情绪化。说明金额、原本的到期日、逾期天数,并说明依据 1998 年法案,你有权收取法定利息和固定补偿金,如果七天内仍未收到付款,你将从本邮件发出之日起计息。附上一份对账单。

如果企业客户在收到正式通知后仍未付款,先寄出一封给予 14 天期限的诉前信函,然后可以对英格兰和威尔士地区不超过 10,000 英镑的债务使用郡法院的网上索款服务（money claim online）。费用比大多数人以为的要低,而且很少走到开庭这一步。保留好每一封邮件和签署过的报价单,这些书面记录就是你的证据链。

发票编号、增值税和纳税：容易让人栽跟头的规则

• 编号必须唯一,如果你注册了增值税则必须连续。如果能说明原因（比如取消的发票、一张贷记单）,可以有编号缺口,但绝不能重复使用某个编号。为每个客户加一个前缀（如 ACME-014）也没问题,只要整个序列保持唯一即可。

• 形式发票不是正式发票。形式发票是按发票格式排版的一份报价单,用于在交货前索要付款。它不是税务文件,不能像正式发票那样承载增值税,一旦货物或工作交付,就应换成一张真正的发票。

• 用贷记单,而不是删除。如果多收了费用,应开具一张引用原发票编号的贷记单；删除后重开会破坏编号序列的连续性。

• 保留副本。个体经营者要将发票保存至其所属纳税年度 1 月 31 日申报截止日之后至少五年；有限公司则需保存六年。

• 自评税申报日期。如果你是自雇人士,要在你第一个纳税年度结束后的 10 月 5 日前向 HMRC 登记,在次年 1 月 31 日前完成申报并缴税,一旦你的税款超过 1,000 英镑,还要在 1 月 31 日和 7 月 31 日预缴税款。《自雇人士、自由职业者还是个体经营者》指南可以帮你判断自己属于哪一种。

• Making Tax Digital（数字化纳税）已经生效。从 2026 年 4 月起,符合条件的收入超过 50,000 英镑的个体经营者和房东,必须通过合规软件保存数字化记录并向 HMRC 提交季度更新,该门槛将在 2027 年 4 月降至 30,000 英镑,2028 年 4 月进一步降至 20,000 英镑。在聊天中生成并保存、可以导出的发票是符合要求的；一抽屉的纸质单据则不算。

为什么选 Jobbit,而不是模板或开票软件

你搜索时会遇到的那些选项,都能做出一份看起来像发票的东西。区别在于哪些工作要你自己手动完成,以及开出第一张发票之后会发生什么。

如果你需要银行流水对接和增值税申报,那就为此另外购买一款记账软件。至于发票本身、提醒、贷记单和摘要,Jobbit 只需一个表单就能完成,而且一切都保存在你可以搜索的聊天记录里。

发票之后：同一个聊天还能做什么

• 把报价单变成发票。“把我 9 月 3 日发给 Acme 的报价单转换成发票,先收 50% 定金,余款完工后支付。”金额、客户信息和描述会自动带过去。

• 保持编号序列不乱。Jobbit 会记住上一个编号和排版,因此 INV-2026-015 会自然接在 INV-2026-014 之后,不需要另建表格。

• 提醒和正式通知,连法定利息都算好了,随时可以发送。到期日自动发送功能包含在付费计划中。

• 修改增值税和币种。“除了书籍以外,其他项目都加上增值税”或者“用欧元开票,并显示英镑等值金额”,这些都是一句话就能完成的改动；表单本来就支持任何币种开票。

• 本季度摘要。一张列出所有已开、已付和未付发票的表格,正是 Making Tax Digital 的季度更新或会计师需要的内容。

• 付款二维码。用二维码生成器生成一个指向你付款链接的静态二维码,放在银行信息下方,能让私人客户直接用手机付款。

• 业务的其他部分。发票所链接的网站,以及当某个门户系统拒收附件时可以用到的压缩 PDF。

ChatGPT、Claude、Gemini 和 Microsoft Copilot 这类通用助手,如果你要求,也能把发票草拟成一段文字；Manus 和 Meta 的 Muse 这类智能体也能把它排版成一个文件。但它们都没有那种能省去手动书写的表单,不会记住你的编号和排版,也没有能把一位英国记账员直接拉进同一个聊天的交易市场,这也是为什么多功能智能体对比一文把 Jobbit 排在小企业首选的位置。面向自由职业者的 AI 发票生成器指南对催款和现金流有更深入的讲解。

会让发票被忽略的常见失误

• 只写“30 天”,没有写具体到期日。30 天从哪一天算起？把日期写清楚。这个表单会自动帮你写好。

• 描述让客户的财务团队对不上采购订单或经办人。写清楚是谁委托的这项工作,以及约定的日期。

• 发到了错误的收件箱。在第一天就问清楚发票该发到哪里；很多公司有一个按周处理的对账邮箱,而你联系人的私人收件箱并不是那个地方。

• PDF 在手机上打不开,或者因为标志图片太大导致文件有 9 MB。导出时用合理的大小,或者先用 PDF 压缩工具处理一遍。

• 没有增值税号却收了增值税,或者有增值税号却忘了加。这两种情况,都能把一张 14 天就该付清的发票变成一场持续 60 天的拉锯战。

• 通过邮件更改银行信息。发票诈骗就是这么运作的。每张发票都使用相同的银行信息,并告知客户你绝不会通过邮件更改这些信息。

30 分钟搞定你的第一张正式发票

• 第 0 到 5 分钟：收集这九项信息。你的法定姓名和交易名称、地址,客户的注册名称,约定的价格,以及工作供货的日期。

• 第 5 到 10 分钟：生成发票。填写发票生成器：客户、金额、事由、增值税、14 天期限。用邮箱注册一次,PDF 和 DOCX 就会出现在聊天里。

• 第 10 到 15 分钟：核对。小计、（如有）增值税、总额、银行信息上的付款备注、发票编号是否已记录。

• 第 15 到 20 分钟：正确地发送出去。用编号命名 PDF,发到对账邮箱,并附上一句重复金额和到期日的邮件正文。

• 第 20 到 30 分钟：设好后续跟进。在同一个聊天里要求生成三封提醒邮件,把日期记进日历,或者干脆让付费计划自动发送。

常见问题

英国的发票必须包含什么内容？

一张英国发票需要有“Invoice”字样、唯一编号、你的公司名称和地址、客户的名称和地址、对所供内容的清晰描述、供货日期和开票日期、每项金额和总额,以及付款条款。已注册增值税的企业还需加上增值税号、每行的增值税税率和金额以及纳税时点。银行信息和到期日在法律上不是强制要求,但正是让发票被付款的关键。

我没有注册增值税,还能开发票吗？

可以。任何个体经营者或公司都可以在未注册增值税的情况下开票；你只需在文件上完全不写增值税相关内容,也不显示增值税号。只有当你的应税营业额在连续 12 个月内超过 90,000 英镑时,注册才成为强制要求,不过如果对你的客户更方便,你也可以提前自愿注册。“不含增值税”是 Jobbit 表单上的默认选项。

未付发票我可以合法收取多少逾期利息？

对企业客户,可以收取按英格兰银行基准利率上浮 8% 计算的法定利息,外加每张发票 £40、£70 或 £100 不等的固定补偿金,具体取决于债务是低于 1,000 英镑、低于 10,000 英镑,还是达到或超过 10,000 英镑。这项权利来自 Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998,即使你的合同没有约定也依然存在,但它不适用于私人消费者。

发票上该写什么付款条款？

对私人客户和小型一次性工作,用款到即付；大多数企业对企业的业务,用 14 天；只有当大客户的付款流程确实需要,并且你在开工前就已约定时,才用 30 天。务必写明具体的到期日,任何持续超过几天的工作都应收取定金。

发票编号必须连续吗？

必须唯一,如果你注册了增值税,还必须按顺序连续,不能重复使用编号。如果能说明原因,比如一张被取消的发票用贷记单替代,编号出现缺口是可以接受的。像 INV-2026-014 这样跨年份延续的格式是保持合规最简单的方式,而 Jobbit 会替你维护好这个序列。

形式发票和正式发票是一回事吗？

不是。形式发票是在货物或工作交付前用来索要付款的请求,排版像发票,但不是税务文件。一旦交付完成,就要开具一张有自己编号的正式发票；如果你注册了增值税,形式发票不能用来核算增值税。

Jobbit 发票生成器真的是免费的吗？

是的。你填写表单,用邮箱注册一个免费账号（无需银行卡）,Jobbit 就会在你保留的聊天记录中返回一份编号齐全的 PDF 发票和一份可编辑的 DOCX。免费计划每天包含 100 点额度,足够开好几张发票；自动提醒功能包含在付费计划中。在这里写你的发票,如果你喜欢它的效果,可以在同一个聊天里直接要求生成提醒邮件。