كم مدة حفظ سجلات الأعمال في المملكة المتحدة: 12 قاعدة لكل مستند
كم مدة حفظ سجلات الأعمال في المملكة المتحدة: قاعدتا HMRC لـ 5 و6 سنوات، وPAYE وCIS لمدة 3، وCOSHH لمدة 40، وغرامة £3,000، والمسح الضوئي وما تغيّر في 2026.
يحتفظ العاملون لحسابهم الخاص بسجلاتهم الضريبية 5 سنوات بعد الموعد النهائي للتقديم في 31 يناير، وتحتفظ الشركات المحدودة بها 6 سنوات من نهاية السنة المالية، وسجلات VAT لمدة 6 سنوات، وسجلات PAYE وCIS لمدة 3 سنوات بعد نهاية السنة الضريبية، ويمكن لـ HMRC أن تفرض غرامة تصل إلى £3,000 عن كل إخفاق. أما سجلات الصحة والسلامة فمدتها أطول، وتصل إلى 40 سنة في حالة COSHH. يجمع هذا الدليل كل المدد في جدول واحد، مع القانون الذي يقف خلف كل منها، والقواعد التي تغيّرت في 2026.
كيس المشتريات المليء بالإيصالات، ومجلد فواتير عميل أغلق نشاطه في 2021، وقسائم رواتب عاملة نظافة غادرت العمل: لدى كل صاحب عمل كومة من هذا القبيل وسؤالان لا يتغيران. ما الذي يجب حفظه، ومتى يمكن التخلص منه؟ الإجابات موزعة على عشرات القوانين واللوائح، والمدد تُحسب من تواريخ مختلفة، والخطأ فيها يكلّف إما غرامة وإما وحدة تخزين. ومعرفة مدة حفظ سجلات الأعمال عمل من صفحة واحدة متى قام أحدهم بالقراءة اللازمة.
هذه هي الصفحة: قواعد الحفظ الاثنتا عشرة التي تواجه أي شركة صغيرة في المملكة المتحدة، والتاريخ الذي يبدأ منه كل عدّاد، والغرامات، وما تقوله HMRC عن النسخ الممسوحة ضوئيًا والإيصالات التي يبهت حبرها، وتغييرات 2026 في السجلات الرقمية وسجلات الشركات والمهل الزمنية أمام المحاكم العمالية، والمهام الإدارية التي يستطيع وكيل ذكاء اصطناعي تنفيذها ليفرغ المجلد من تلقاء نفسه في اليوم الصحيح. جرى التحقق من كل مدة على GOV.UK أو legislation.gov.uk أو موقع HSE بتاريخ 24 أكتوبر 2026.
هل تريد جدول الحفظ مكتوبًا لنشاطك مع ضبط التذكيرات؟ وكيل Jobbit يصوغ الجدول في صفحة واحدة من إجاباتك على خمسة أسئلة ويبني أتمتة التذكيرات، ضمن 100 رصيد يوميًا في الخطة المجانية، دون بطاقة.
كيف تحققنا من المدد
- القانون أولًا. يذكر كل صف القانون أو اللائحة والمادة، بعد قراءتها على legislation.gov.uk، مع صفحة الإرشاد على GOV.UK بجانبها.
- تاريخ البدء لا يقل أهمية عن المدة. "خمس سنوات" من الموعد النهائي للتقديم ليست خمس سنوات من تاريخ الفاتورة، ولذلك يبيّن كل صف ما الذي يبدأ منه العدّاد.
- الأطول هو الذي يسري. حين يخضع مستند لقاعدتين (قسيمة الراتب سجل PAYE وسجل حد أدنى للأجور في الوقت نفسه)، يعطي الجدول المدة الأطول.
- تغييرات 2026 جرى فحصها. Making Tax Digital لضريبة الدخل، وتغييرات سجل الشركات في نوفمبر 2025، وتغيير المهلة الزمنية أمام المحاكم العمالية في أكتوبر 2026، كلها تغيّر ما يجب حفظه.
- لا مدد مخترعة. حيث لا يحدد القانون مدة، يقول الجدول ذلك ويورد عبارة ICO أو HMRC نفسها بدلًا منها.
القواعد الـ 12 في جدول واحد
| السجل | مدة الحفظ | تُحسب من | المصدر القانوني |
|---|---|---|---|
| 1. سجلات Self Assessment (العاملون لحسابهم الخاص والشركاء والملّاك المؤجّرون) | 5 سنوات | الموعد النهائي للتقديم في 31 يناير عن تلك السنة الضريبية | Taxes Management Act 1970, s12B |
| 2. السجلات المحاسبية والضريبية للشركة المحدودة | 6 سنوات (أكثر إذا امتد أصل أو معاملة عبر عدة فترات، أو تأخر تقديم الإقرار، أو فتحت HMRC تحقيقًا) | نهاية السنة المالية | Finance Act 1998, Schedule 18, para 21 |
| 3. سجلات VAT (الفواتير والإيصالات وحساب VAT) | 6 سنوات (10 سنوات لـ One Stop Shop) | تاريخ السجل | VAT Act 1994, Schedule 11, para 6 |
| 4. سجلات PAYE (الأجور والاستقطاعات والتقارير والإجازات) | 3 سنوات | نهاية السنة الضريبية التي تخصها | Income Tax (PAYE) Regulations 2003, reg 97 |
| 5. سجلات CIS (مدفوعات المقاولين من الباطن واستقطاعاتهم) | 3 سنوات | نهاية السنة الضريبية | CIS Regulations 2005, reg 51 |
| 6. الأجر القانوني للأمومة والتبني والأبوة | 3 سنوات | نهاية السنة الضريبية | Statutory Maternity Pay Regulations 1986, reg 26 |
| 7. سجلات National Minimum Wage | 6 سنوات | نهاية فترة مرجع الدفع التالية للفترة المشمولة | NMW Regulations 2015, reg 59 |
| 8. قيود دفتر الحوادث | 3 سنوات | تاريخ القيد | Social Security (Claims and Payments) Regs 1979, reg 25 |
| 9. تقارير RIDDOR | 3 سنوات | تاريخ السجل | RIDDOR 2013, reg 12 |
| 10. السجلات الصحية بموجب COSHH وسجلات الأسبستوس الصحية | 40 سنة | آخر قيد | COSHH 2002, reg 11; Control of Asbestos Regs 2012, reg 22 |
| 11. العقود والفواتير وكل ما قد تستند إليه دعوى | 6 سنوات (12 للصكوك) | حين يمكن رفع الدعوى لأول مرة | Limitation Act 1980, s5 and s8 |
| 12. البيانات الشخصية (العملاء والموظفون والمتقدمون للوظائف) | لا مدة ثابتة: حدّد واحدة، واكتبها والتزم بها | جدولك الخاص | UK GDPR, Article 5(1)(e); إرشادات ICO بشأن تقييد التخزين |
تصحيحان لما لا تزال تقوله معظم القوائم على الإنترنت. لم يعد هناك واجب قانوني بحفظ سجلات الغياب بسبب المرض الخاصة بـ Statutory Sick Pay: فقد أُلغي في 6 أبريل 2014، مع أن HMRC ما زال بوسعها أن تطلب منك إثبات ما دفعته، وما زال GOV.UK يدرج الغياب بسبب المرض ضمن قاعدة PAYE ذات السنوات الثلاث. كما أن السجلات القانونية للشركات ليست "تُحفظ إلى الأبد": فمنذ 18 نوفمبر 2025 لم تعد الشركات مضطرة إلى الاحتفاظ بسجلاتها الخاصة بالمديرين والسكرتيرين والعناوين السكنية والأشخاص ذوي السيطرة الكبيرة (تُقدَّم المعلومات إلى Companies House بدلًا من ذلك)، بينما يبقى سجل الأعضاء واجب الحفظ، ويمكن حذف قيود الأعضاء السابقين بعد عشر سنوات.
العاملون لحسابهم الخاص والشركاء: خمس سنوات من الموعد النهائي
القاعدة للعاملين لحسابهم الخاص هي خمس سنوات بعد الموعد النهائي للتقديم في 31 يناير للسنة الضريبية التي تخصها السجلات. لذا فإن سجلات السنة الضريبية المنتهية في 5 أبريل 2026، المقدَّمة بحلول 31 يناير 2027، يجب حفظها حتى 31 يناير 2032. وإذا قدّمت الإقرار متأخرًا أكثر من أربع سنوات، تصبح المدة 15 شهرًا من تاريخ التقديم. والسجلات المعتد بها هي التي تدعم الإقرار: فواتير المبيعات، وإيصالات النفقات، وكشوف الحساب المصرفي، وسجلات المسافات، وجرد المخزون، وأوراق العمل التي تحوّلها إلى الأرقام الواردة في النموذج.
يذكر إرشاد HMRC الخاص بالشركات وأصحاب العمل والمقاولين غرامة تصل إلى £3,000 عن كل إخفاق في حفظ سجلات كافية، وتشير صفحات العاملين لحسابهم الخاص إلى السلطة نفسها في Taxes Management Act. ويقول دليل HMRC نفسه إن الغرامة الكاملة محجوزة للحالات الخطيرة؛ أما الكلفة الأكثر شيوعًا فهي تحقيق لا تستطيع الإجابة عنه، وينتهي بتقدير HMRC لأرباحك بدلًا من تقديرك.
الشركات المحدودة: ست سنوات، وأحيانًا أكثر
تحتفظ الشركات بسجلاتها ست سنوات من نهاية السنة المالية التي تخصها. وتمتد السنوات الست حين تشمل معاملة أكثر من فترة محاسبية، أو حين يبقى أصل مثل شاحنة أو آلة قيد الاستعمال بعد ست سنوات، أو حين يُقدَّم Company Tax Return متأخرًا، أو حين تفتح HMRC فحص امتثال: في كل هذه الحالات تُحفظ السجلات حتى تُغلق المسألة. ويشترط Companies Act 2006 (قانون الشركات) بصورة منفصلة حفظ السجلات المحاسبية ثلاث سنوات (ست للشركات العامة)، لكن قاعدة HMRC ذات السنوات الست هي المعتمدة عمليًا لأن الإقرار الضريبي يستند إلى المستندات نفسها.
VAT: ست سنوات، وبشكل رقمي
تُحفظ سجلات VAT، ومنها حساب VAT وفواتير المبيعات والمشتريات وأوراق الاستيراد والتصدير، ست سنوات، أو عشر سنوات للمبيعات التي تتم عبر One Stop Shop. ومنذ Making Tax Digital لـ VAT، يجب الاحتفاظ بالسجلات في برنامج مرتبط رقميًا بالإقرار؛ وتنص إشعارات HMRC صراحةً على أن نقل البيانات يدويًا بين الأنظمة "غير مقبول". والنتيجة العملية أن سياسة حفظ مدتها ست سنوات لنشاط مسجّل في VAT تعني في الواقع اشتراكًا في برنامج لست سنوات، أو أرشيفًا لست سنوات من الملفات المصدَّرة التي ما زالت تُفتح.
أصحاب العمل: PAYE ثلاث سنوات، والحد الأدنى للأجور ست
تمتد سجلات PAYE ثلاث سنوات من نهاية السنة الضريبية: ما دفعته وما استقطعته والتقارير المرسلة إلى HMRC وإجازات الموظفين وغيابهم والنفقات والمزايا. ويمكن لـ HMRC أن تقدّر ما عليك وتفرض غرامة تصل إلى £3,000 عند غياب السجلات. وتتبع سجلات الأجر القانوني للأمومة والتبني والأبوة السنوات الثلاث نفسها.
الفخ هو National Minimum Wage. فمنذ 1 أبريل 2021 يجب حفظ السجلات التي تثبت أن كل عامل تقاضى الحد الأدنى على الأقل ست سنوات، تُحسب من نهاية فترة مرجع الدفع التالية للفترة التي تغطيها. وهكذا تكون قسيمة الراتب سجل PAYE لثلاث سنوات وسجل حد أدنى للأجور لست سنوات في آن واحد؛ والمدة الأطول هي التي تسري، فاحتفظ بسجلات الرواتب ست سنوات. ويحتفظ مقاولو البناء بسجلات مدفوعات CIS واستقطاعاتها ثلاث سنوات، مع غرامة £3,000 نفسها.
الصحة والسلامة: ثلاث سنوات، وأربعون
دفتر الحوادث سجل لثلاث سنوات يُحسب من كل قيد، وتقارير RIDDOR عن الإصابات الخطيرة والحوادث الخطرة تُحفظ ثلاث سنوات من تاريخ السجل. أما السجلات الطويلة فهي سجلات التعرّض: فسجلات المراقبة الصحية بموجب COSHH والسجلات الصحية بموجب لوائح الأسبستوس تُحفظ 40 سنة من آخر قيد، لأن الأمراض التي صُمّمت لرصدها تظهر بعد عقود. وتُحفظ الشهادات الطبية الخاصة بالأسبستوس أربع سنوات، وسجلات أعمال الأسبستوس غير المرخّصة الواجب الإخطار عنها 40 سنة. أما سجل الأسبستوس نفسه فلا مدة حفظ له في اللوائح؛ وتتوقع HSE أن يكون وثيقة حيّة تُراجع مرة في السنة على الأقل.
العقود والفواتير: نافذة الدعوى لست سنوات
يخبرك قانون الضرائب متى يمكن لـ HMRC أن تطلب السجلات؛ ويخبرك Limitation Act 1980 (قانون التقادم) متى يمكن لعميل أو مورّد أن يقاضيك. يمكن رفع دعوى خرق عقد بسيط خلال ست سنوات من الخرق، ودعوى استنادًا إلى صك خلال اثنتي عشرة سنة، ولذلك يستحق العقد وعرض السعر الذي يستند إليه والفواتير والمراسلات التي تبيّن ما سُلِّم أن تُحفظ ست سنوات بعد انتهاء العمل، أيًّا كانت القواعد الضريبية. هذه القاعدة هي التي يفوّتها أكثر أصحاب الأعمال، وهي التي تهم عند النزاع: فالبريد الإلكتروني الذي وافق فيه العميل على نطاق العمل لا يكون دليلًا إلا إذا كان لا يزال موجودًا.
البيانات الشخصية: لا مدة ثابتة، لكن مدة مكتوبة
لا يحدد UK GDPR رقمًا. فمبدأ تقييد التخزين يقضي بألا تُحفظ البيانات الشخصية أطول من اللازم، وتطلب إرشادات ICO من المؤسسات أن "تحدد مدد حفظ معيارية وتوثقها" وأن تراجعها. والاحتفاظ بالبيانات لأن القانون يوجبه (الضرائب والرواتب والصحة والسلامة) غرض ضروري؛ أما الاحتفاظ بقائمة عملاء "تحسبًا" فليس كذلك. وبالنسبة إلى المتقدمين للوظائف لا تعطي ICO رقمًا، وإنما تقول فقط إن السجلات يجب ألا تُحفظ بعد المدة التي يمكن فيها رفع دعوى. وقد تغيرت هذه المدة في 1 أكتوبر 2026: فقد مدّ Employment Rights Act 2025 المهلة الزمنية في Equality Act 2010 لدعاوى المحاكم العمالية من ثلاثة أشهر إلى ستة للأفعال الواقعة في هذا التاريخ أو بعده، ولذلك فإن العادة القديمة بحذف الطلبات غير الناجحة بعد ستة أشهر صارت تقترب من الحد. وتبقى اثنا عشر شهرًا، مكتوبة في الجدول، هي الرقم الأكثر أمانًا.
النسخ الممسوحة والإيصالات الباهتة والسجلات الرقمية في 2026
تقبل HMRC النسخ الممسوحة ضوئيًا من السجلات الورقية، ويقول VAT Notice 700/21 مع Compliance Handbook إن الأصل الورقي يمكن التخلص منه متى كانت الصورة نسخة كاملة ومقروءة، بما في ذلك أي شيء على ظهر الورقة. هذا هو الجواب عن كيس الإيصالات: صوّر كل إيصال في الأسبوع الذي تستلمه، لأن National Archives تحذّر من أن النص على ورق الكاشير الحراري "قد يختفي خلال بضع سنوات فقط"، وقد يكون الإيصال الذي تحتاجه في السنة الخامسة فارغًا.
التغيير في 2026 هو Making Tax Digital لضريبة الدخل. فابتداءً من 6 أبريل 2026 يحتفظ العاملون لحسابهم الخاص والملّاك المؤجّرون الذين يتجاوز دخلهم المؤهِّل £50,000 بسجلاتهم رقميًا ويرسلون تحديثات ربع سنوية من برنامج، على أن تلحق بهم فئة £30,000 في أبريل 2027 وفئة £20,000 في أبريل 2028. ومدة الحفظ لم تتغير، خمس سنوات بعد الموعد النهائي في 31 يناير، لكن السجلات يجب أن توجد الآن بصيغة رقمية، ويجب أن تبقى الفواتير والإيصالات الأصلية، أو نسخ كاملة منها، محفوظة خلف القيود في البرنامج.
كيف يبقي وكيل الذكاء الاصطناعي المجلد منضبطًا
المدد ثابتة؛ والعمل هو الإدارة اللازمة لتطبيقها، وهذا ما يجيده الوكيل.
- يكتب جدول الحفظ الخاص بك. أخبر الوكيل بنوع نشاطك، وهل أنت مسجّل في VAT، وهل توظّف أحدًا، وهل تتعامل مع مواد خطرة، فيصوغ جدول الصفحة الواحدة من الجدول أعلاه مع تواريخك أنت.
- يمسح الإيصالات ويؤرشفها فور وصولها. صوّر الإيصال وضعه في مجلد المشروع، فيسميه الوكيل بالتاريخ والمورّد والمبلغ ويسجله في جدول النفقات، فلا يهم بهتان الورق الحراري.
- يضبط تذكيرات الحذف. يمكن لـ أتمتة Jobbit أن تعمل في أول كل شهر، فتسرد ما تجاوز مدته وتطلب منك تأكيد الحذف، وهذه هي المراجعة التي تريد ICO أن تراها موثقة.
- يُبقي الملفات المصدَّرة مقروءة. عند تغيير برنامج المحاسبة، يصدّر الوكيل أرشيف السنوات الست إلى صيغ مفتوحة ويتحقق من أن الملفات ما زالت تُفتح.
- يجيب المدقق. حين تطلب HMRC السجلات التي تقف خلف رقم واحد، يجد الوكيل الفواتير وكشوف الحساب وأوراق العمل الداعمة له من ملفات المشروع.
يشرح ChatGPT وClaude وGemini وMicrosoft Copilot وManus وMuse من Meta كلها القواعد إذا سألتها. لكنها لا تحتفظ بالملفات ولا تجري الفحص الشهري ولا ترسل التذكير. أما وكيل Jobbit فيؤدي هذه الثلاثة من مشروع واحد، ويستعين بمحاسب من شبكته البشرية حين تحتاج نهاية السنة إلى واحد.
خطتك لهذا الأسبوع
- الاثنين: اكتب الجدول. اثنا عشر صفًا، بتواريخك. استعمل الجدول أعلاه وعيّن مسؤولًا لكل صف، ولو كان أنت.
- الثلاثاء: صوّر الكومة. كل إيصال ورقي من السنة الضريبية الماضية، ممسوحًا ومسمّى. تخلّص من الورق الحراري متى اكتملت الصورة.
- الأربعاء: اعثر على أقدم ملف يجب أن تحتفظ به. بالنسبة إلى العامل لحسابه الخاص هو السنة الضريبية المنتهية في أبريل 2021، المستحقة في يناير 2022 والمحفوظة حتى يناير 2027. وكل ما هو أقدم مما يقوله جدولك يمكن التخلص منه.
- الخميس: افحص صفوف السنوات الست. سجلات رواتب الحد الأدنى للأجور وVAT وسجلات الشركة كلها تمتد ست سنوات؛ تأكد أن تصدير برنامجك أو أرشيفك يرجع إلى ذلك الحد.
- الجمعة: أصلح مجلد المتقدمين. حدّد حذفًا بعد اثني عشر شهرًا للطلبات غير الناجحة واكتبه في الجدول، فالمهلة أمام المحكمة صارت ستة أشهر.
اقرأ بعد ذلك
- كيف تكتب إيصالًا في المملكة المتحدة: 6 أشياء يجب أن يبيّنها، وقالب مجاني في رسالة واحدة
- سياسة الذكاء الاصطناعي للشركات الصغيرة: قالب مجاني بـ 10 قواعد سيلتزم بها الموظفون فعلًا
- نفقات العاملين لحسابهم الخاص: 40 بندًا يمكنك المطالبة بها في 2026 (و10 لا يمكنك)
الأسئلة الشائعة
كم أحتاج إلى حفظ سجلات الأعمال في المملكة المتحدة؟
خمس سنوات بعد الموعد النهائي للتقديم في 31 يناير إذا كنت تعمل لحسابك الخاص، وست سنوات من نهاية السنة المالية للشركة المحدودة، وست سنوات لسجلات VAT، وثلاث سنوات من نهاية السنة الضريبية لسجلات PAYE وCIS. وتمتد سجلات التعرّض في الصحة والسلامة بموجب COSHH إلى 40 سنة، ويستحق حفظ العقود ست سنوات بعد انتهاء العمل لأنها المدة التي يمكن خلالها رفع دعوى.
كم يجب أن يحتفظ العامل لحسابه الخاص بالإيصالات؟
خمس سنوات بعد الموعد النهائي في 31 يناير للسنة الضريبية التي تخصها، ولذلك تُحفظ إيصالات السنة المنتهية في أبريل 2026 حتى 31 يناير 2032. والنسخة المصورة مقبولة ما دامت كاملة ومقروءة، بما في ذلك أي شيء على الظهر، وبعدها يمكن التخلص من الورق.
ما الغرامة على عدم حفظ سجلات الأعمال؟
يمكن لـ HMRC أن تفرض غرامة تصل إلى £3,000 عن كل إخفاق في حفظ أو صون السجلات اللازمة للإقرار، ويحجز دليل HMRC المبلغ الكامل للحالات الخطيرة. أما الكلفة الأكثر شيوعًا فهي تحقيق لا تستطيع إثبات موقفك فيه، وينتهي بأن تقدّر HMRC أرباحك أو التزام PAYE عليك.
هل يمكنني حفظ سجلات الأعمال رقميًا بدلًا من الورق؟
نعم. تقبل HMRC النسخ الممسوحة والصور ما دامت النسخة كاملة ومقروءة، وعلى الأنشطة المسجّلة في VAT، ومن أبريل 2026 على العاملين لحسابهم الخاص والملّاك المؤجّرين الأعلى دخلًا، أن يحتفظوا بالسجلات رقميًا بموجب Making Tax Digital. احفظ الملفات بصيغة ستبقى تُفتح بعد ست سنوات، واحتفظ بنسخ احتياطية منها.
كم يجب أن أحتفظ بالسير الذاتية لمن لم أوظفهم؟
لا يحدد UK GDPR رقمًا؛ وتقول ICO ألا تحتفظ بها بعد المدة التي يمكن فيها رفع دعوى. ومنذ 1 أكتوبر 2026 صارت المهلة الزمنية في Equality Act 2010 لدعاوى المحاكم العمالية ستة أشهر بدلًا من ثلاثة، ولذلك فإن مدة حفظ من اثني عشر شهرًا مكتوبة في جدولك هي الخيار الأكثر أمانًا.
هل يجب أن أحتفظ بنسخ ورقية من الإيصالات؟
لا. يقول إشعار VAT من HMRC وCompliance Handbook كلاهما إن الأصل يمكن التخلص منه متى وُجدت صورة كاملة ومقروءة، كما أن الإيصالات الحرارية تبهت خلال بضع سنوات على أي حال. وأسرع طريقة للبقاء في الجانب الصحيح من كل قاعدة هي أن تدع وكيلًا يؤرشف كل إيصال في الأسبوع الذي تستلمه؛ وكيل Jobbit يفعل ذلك من صورة، في الخطة المجانية دون بطاقة.