KI-Dokumentengenerator: 15 Geschäftsdokumente, die ein Agent kostenlos entwirft
So funktioniert ein KI-Dokumentengenerator 2026 für kleine Unternehmen in Großbritannien: 15 Dokumente von Angebot bis Datenschutzerklärung, die britische Regel dahinter, Prompts, Vorlagenpreise und was zum Anwalt gehört.
Die neue Mitarbeiterin beginnt am Montag und braucht am ersten Tag eine schriftliche Erklärung zum Arbeitsverhältnis (written statement of employment). Das ist seit April 2020 Gesetz, und Sie haben nie eine geschrieben. Die Gemeinde verlangt Ihre Richtlinie zu Arbeitsschutz schriftlich, bevor Sie ein Angebot abgeben. Ein Kunde bittet um Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, und Sie merken, dass auf der Website ein Absatz steht, den ein Freund 2019 geschrieben hat. Eine Vorlagenseite verkauft Ihnen jedes dieser Dokumente für £34.99 im Monat, in einem Format für das Unternehmen eines anderen, und die Lücken füllen Sie trotzdem selbst.
Ein KI-Dokumentengenerator bedeutet 2026 etwas anderes als eine Vorlage mit Leerstellen: ein Agent, der die britische Regel für jedes Dokument kennt, die sechs nötigen Fakten erfragt, das Dokument in einfachem Englisch entwirft und es speichert, sodass das nächste nur noch ein Satz ist. Dieser Leitfaden listet die fünfzehn Dokumente auf, die ein kleines Unternehmen wirklich braucht, die Regel dahinter (mit den Änderungen 2026), die Prompts für die ersten vier, die Preise der Vorlagendienste und die kurze Liste der Dokumente, die weiterhin zu einem Anwalt (solicitor) gehören.
Brauchen Sie heute eines? Öffnen Sie Jobbit, nennen Sie das Dokument und fügen Sie die Fakten ein, und der Agent entwirft es mit den aktuellen britischen Regeln. Kostenloser Tarif, 100 Credits pro Tag, keine Karte.
Die 15 Dokumente, die Regel und was der Agent braucht
| # | Dokument | Die britische Regel oder der Grund | Was der Agent von Ihnen braucht | Anwalt? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Angebot | Ein Angebot ist das Versprechen, die Arbeit zu diesem Preis auszuführen; ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung (Citizens Advice) | Umfang, Preis, Ausschlüsse, Anzahlung, Datum, Gültigkeit | Nein |
| 2 | Rechnung oder Umsatzsteuerrechnung | GOV.UK: eindeutige Nummer, Ihr Name und Ihre Anschrift, die des Kunden, Beschreibung, Leistungsdatum, Rechnungsdatum, Beträge, USt bei Registrierung; eine Umsatzsteuerrechnung enthält zusätzlich USt-Nummer, Satz und USt je Position | Kunde, Leistung, Betrag, USt-Status, Fälligkeit | Nein |
| 3 | Allgemeine Geschäftsbedingungen für Verbraucher | Consumer Contracts Regulations 2013: vorvertragliche Informationen und 14 Tage Widerrufsrecht; Consumer Rights Act 2015: zufriedenstellende Qualität und angemessene Sorgfalt und Sachkunde | Was Sie verkaufen, wie, Lieferung, Zahlung, Stornierungen, Beschwerden | Prüfung, wenn Sie online in großem Umfang verkaufen |
| 4 | Datenschutzerklärung | UK GDPR Artikel 13 und 14 laut ICO: wer Sie sind, was Sie erheben, warum, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Rechte, Beschwerdeweg | Formulare und erhobene Daten, wohin sie gehen, wie lange Sie sie aufbewahren | Nein |
| 5 | Schriftliche Erklärung zum Arbeitsverhältnis | Employment Rights Act 1996 section 1: eine Hauptauskunft spätestens am ersten Tag, seit 6. April 2020, für Angestellte und Arbeitnehmer (workers) | Stelle, Lohn, Stunden, Urlaub, Ort, Startdatum, Probezeit, Leistungen, Schulung | Prüfung bei Ungewöhnlichem |
| 6 | Arbeitsvertrag und wesentliche Richtlinien | Krankheit (SSP ab dem ersten Tag seit 6. April 2026), Disziplinar- und Beschwerdeverfahren, Prävention sexueller Belästigung (alle angemessenen Maßnahmen ab 30. Oktober 2026), Kündigungsfristen | Ihre Arbeitsmuster und Regeln | Ja bei einem Streit oder Ungewöhnlichem |
| 7 | Arbeitsschutzrichtlinie | HSE: ab fünf oder mehr Beschäftigten schriftlich festzuhalten | Was Sie tun, wo, wer verantwortlich ist | Nein, aber eine sachkundige Person zeichnet ab |
| 8 | Gefährdungsbeurteilung | HSE: wesentliche Ergebnisse sind ab fünf oder mehr Beschäftigten festzuhalten | Die Arbeiten, die Gefahren, wer gefährdet ist, was Sie schon tun | Nein, außer bei Spezialgefahren |
| 9 | Brandschutz-Gefährdungsbeurteilung (schriftlich) | Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005: Seit 1. Oktober 2023 ist für jede Geschäftsstätte eine schriftliche Aufzeichnung vorgeschrieben | Die Räume, Ausgänge, Alarmanlagen, wer verantwortlich ist | Ein sachkundiger Gutachter bei größeren oder komplexen Räumen |
| 10 | Dienstleistungsvertrag mit Lieferant oder Freelancer | Ein Vertrag braucht Angebot, Annahme, Gegenleistung und Rechtsbindungswillen; er muss nicht schriftlich sein, sollte es aber | Umfang, Preis, Zeitplan, Eigentum an der Arbeit, Beendigung | Prüfung bei hohem Wert oder viel geistigem Eigentum |
| 11 | Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) | Schützt vertrauliche Informationen, bevor Sie sie weitergeben | Was vertraulich ist, wer, wie lange | Nein bei einer üblichen gegenseitigen NDA |
| 12 | Mahnschreiben-Folge bei Zahlungsverzug | GOV.UK: gesetzliche Zinsen von 8% über dem Basiszins der Bank of England (3.75%, also 11.75% für Zinsen ab dem zweiten Halbjahr 2026) und Pauschalen von £40, £70 oder £100 je nach Forderungshöhe | Rechnung, Daten, Betrag | Nein |
| 13 | Projektvorschlag oder Pitch | Gewinnt den Auftrag vor dem Angebot | Das Problem des Kunden, Ihr Ansatz, Preis, Referenzen | Nein |
| 14 | Standardarbeitsanweisung | Lässt jemand anderen die Arbeit so erledigen wie Sie | Wie die Arbeit heute abläuft, Schritt für Schritt | Nein |
| 15 | Richtlinie zu Datenaufbewahrung und Aufzeichnungen | ICO-Grundsatz der Speicherbegrenzung; HMRC-Unterlagen 5 Jahre nach der Frist am 31. Januar (6 Jahre bei USt) | Was Sie aufbewahren, wo, wie lange | Nein |
Vier Prompts für die ersten vier Dokumente
Das Angebot und die Bedingungen, die dazugehören
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Entwerfen Sie ein Angebot für einen Kunden. Unternehmen: Carter Plumbing, Einzelunternehmer, nicht umsatzsteuerlich registriert. Kunde: Mrs Patel, 14 Elm Road, Reading. Arbeit: Armaturen am Badezimmerwaschbecken ersetzen und den undichten Abfluss reparieren, Material und Arbeit, ein Termin. Preis: £180 fest. Ausschlüsse: Fliesenarbeiten und alle Rohre hinter der Wand. Anzahlung: keine. Gültig für 30 Tage. Fügen Sie die kurzen Verbraucherbedingungen hinzu, die zu einem bei der Kundin zu Hause vereinbarten Angebot gehören müssen: das 14-tägige Widerrufsrecht nach den Consumer Contracts Regulations 2013, was geschieht, wenn die Kundin uns bittet, innerhalb von 14 Tagen zu beginnen, Zahlung bei Fertigstellung und wie man sich beschwert. Einfaches Englisch, eine Seite, als PDF und als bearbeitbare Datei.
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Die Datenschutzerklärung für Ihr Website-Formular
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Schreiben Sie eine Datenschutzerklärung für die Website eines kleinen britischen Unternehmens mit einem Anfrageformular, das Name, Telefon, E-Mail und eine Nachricht erhebt und einfache Analysen nutzt. Wir bewahren Anfragen 12 Monate auf und Kundendaten 6 Jahre für die Steuer. Wir verkaufen keine Daten. Behandeln Sie, wer wir sind und wie man uns erreicht, was wir erheben und warum, die Rechtsgrundlage für jedes Datum, wie lange wir es aufbewahren, an wen wir es weitergeben, die Rechte der Person nach UK GDPR und wie man sich beim ICO beschwert. Einfaches Englisch, unter 600 Wörtern.
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Die schriftliche Erklärung für einen neuen Mitarbeiter
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Entwerfen Sie eine schriftliche Erklärung zu den Arbeitsbedingungen für eine neue Teilzeitkraft, die am 2. November 2026 als Verkaufsassistentin bei Bloom Florist, Reading, beginnt. Lohn £12.71 pro Stunde, monatlich am letzten Arbeitstag gezahlt; 20 Stunden pro Woche, Dienstag bis Samstag, 10 Uhr bis 14 Uhr; 28 Tage Urlaub anteilig; Arbeitsort ist das Geschäft; unbefristet; 3 Monate Probezeit; keine Leistungen über das gesetzliche Maß hinaus; Statutory Sick Pay ab dem ersten Krankheitstag; eine Woche Kündigungsfrist für beide Seiten in den ersten zwei Jahren. Nehmen Sie alles auf, was der Employment Rights Act am ersten Tag verlangt, sowie einen Hinweis, was innerhalb von zwei Monaten nachfolgen kann, in einfachem Englisch.
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Das Mahnschreiben bei Zahlungsverzug
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Schreiben Sie eine Folge von drei Briefen für eine unbezahlte Rechnung über £1,450 vom 1. September 2026, fällig am 1. Oktober 2026, an einen Kunden in der Rechtsform einer Limited Company. Brief 1 ist eine höfliche Erinnerung eine Woche nach dem Fälligkeitsdatum. Brief 2, zwei Wochen später, teilt mit, dass gesetzliche Zinsen von 8% über dem Basiszins der Bank of England und die Pauschale von £70 nach den Vorschriften des Late Payment of Commercial Debts hinzugerechnet werden, mit den bis dahin angefallenen Beträgen. Brief 3 ist ein Schreiben vor Klageerhebung mit einer Frist von 14 Tagen. Bestimmt, professionell, ohne Drohungen.
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Was sich 2026 geändert hat und welche Dokumente aktualisiert werden müssen
Der Employment Rights Act 2025 tritt in Stufen in Kraft, und jede Stufe betrifft ein Dokument. Statutory Sick Pay wird seit dem 6. April 2026 ab dem ersten Krankheitstag gezahlt, ohne Untergrenze beim Verdienst. Krankheitsrichtlinien und schriftliche Erklärungen, in denen noch „ab dem vierten Tag“ steht, sind daher falsch. Ab dem 1. Oktober 2026 beträgt die Frist für Klagen vor dem Arbeitsgericht sechs Monate. Ab dem 30. Oktober 2026 müssen Arbeitgeber alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um sexuelle Belästigung zu verhindern, auch durch Dritte, was eine schriftliche Richtlinie und einen Schulungsnachweis bedeutet. Ab Januar 2027 müssen Beschäftigte über ihr Recht informiert werden, einer Gewerkschaft beizutreten, der Schutz vor „Fire and Rehire“ kommt, und die Wartezeit für den Kündigungsschutz sinkt von zwei Jahren auf sechs Monate, was verändert, wie Probezeit und Kündigungsverfahren formuliert werden. Ein Agent, der Ihre schriftliche Erklärung im Oktober 2026 entwirft, sollte das alles wissen. Bitten Sie ihn, die angewandten Regeln mit Datum zu versehen.
Was die Vorlagendienste kosten
Rocket Lawyer UK verlangt £34.99 im Monat nach einer siebentägigen Testphase für unbegrenzt viele Dokumente aus seiner Bibliothek, mit anwaltlicher Prüfung ab £120. Lawpack verkauft einzelne Pakete für etwa £17.99 bis £24.99, überwiegend Testamente und Mietverträge. Die Dokumente sind ordentlich und allgemein gehalten; die Arbeit, sie an Ihr Unternehmen anzupassen, bleibt bei Ihnen. Der Agent auf Jobbit entwirft aus Ihren Fakten mit den 100 Credits pro Tag des kostenlosen Tarifs und hält die Dokumente in einem Projekt, sodass das zweite Angebot, die zweite Rechnung oder der zweite Vertrag nur ein Satz ist.
Welche Dokumente weiterhin einen Anwalt brauchen
- Ein Miet- oder Nutzungsvertrag für Geschäftsräume. Die Hinweise der Law Society nennen ihn aus gutem Grund zuerst.
- Gesellschafter-, Partnerschafts- oder Investitionsvereinbarungen. Alles, was entscheidet, wem was gehört.
- Arbeitsrechtliche Fälle, sobald es einen Streit gibt, eine Kündigung, einen Stellenabbau oder etwas Ungewöhnliches im Vertrag.
- Verträge von hohem Wert oder mit viel geistigem Eigentum, bei denen eine Klausel mehr wert ist als das Honorar.
- Der Verkauf des Unternehmens, einschließlich der Geheimhaltungsvereinbarungen dazu.
Das Muster: Ein Agent entwirft, und ein Anwalt prüft die Dokumente, bei denen ein Fehler teuer wird. Eine einstündige Prüfung eines vom Agenten entworfenen Vertrags kostet einen Bruchteil eines Entwurfs von Grund auf.
Wie sich ein KI-Agent von einer Vorlagenseite unterscheidet
ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus und Metas Muse entwerfen alle ein Dokument, wenn Sie die Fakten einfügen. Jobbit ergänzt das, was ein Unternehmen rund um den Entwurf braucht:
- Er behält Ihre Fakten: Firmenname, Anschrift, USt-Status, Bankdaten, Richtlinien, in einem Projekt, sodass jedes Dokument korrekt beginnt.
- Er liefert Dateien: PDF- und bearbeitbare Versionen, mit Ihrem Logo.
- Er nummeriert und verfolgt Angebote und Rechnungen und mahnt die überfälligen an.
- Er baut die Formulare, auf die sich die Dokumente beziehen (das Anfrageformular, das die Datenschutzerklärung abdeckt, das Beschwerdeformular, das die Bedingungen erwähnen), und hostet sie auf Ihrer Website.
- Er aktualisiert zu einem Stichtag: „Stelle die Krankheitsrichtlinie auf die Regeln von April 2026 um“ ist ein Satz.
- Er übergibt an eine Person aus dem Netzwerk, wenn ein Dokument die Prüfung durch einen Anwalt braucht, instruiert und bezahlt über denselben Ort.
Ein Wochenplan
- Montag. Geben Sie dem Agenten einmal Ihre Unternehmensfakten. Lassen Sie sich die Angebotsvorlage und die Rechnungsvorlage erstellen.
- Dienstag. Die Datenschutzerklärung und die Verbraucherbedingungen, auf der Website veröffentlicht.
- Mittwoch. Die schriftliche Erklärung und die drei wesentlichen Richtlinien, mit Datum nach den Regeln von 2026.
- Donnerstag. Die Arbeitsschutzrichtlinie, die Gefährdungsbeurteilungen für Ihre wichtigsten Arbeiten und die schriftliche Brandschutz-Gefährdungsbeurteilung.
- Freitag. Der Dienstleistungsvertrag, die NDA und die Mahnschreiben-Folge, abgelegt für den Fall, dass Sie sie brauchen.
Entwerfen Sie das erste Dokument im kostenlosen Tarif: 100 Credits pro Tag, keine Karte, Ihre Fakten bleiben für das nächste gespeichert.
Jobbit öffnenAls Nächstes lesen
- So schreiben Sie eine Rechnung, die bezahlt wird: die neun Felder, Zahlungsbedingungen und Zinsen.
- KI-Kundenservice für ein kleines Unternehmen: die Beschwerdeantworten, auf die sich die Bedingungen beziehen.
- Eine Website mit KI an einem Nachmittag bauen: wo Datenschutzerklärung und Bedingungen online gehen.
Häufig gestellte Fragen
Kann KI rechtliche Dokumente für mein Unternehmen schreiben?
Sie kann die alltäglichen entwerfen (Angebote, Rechnungen, Bedingungen, Datenschutzerklärungen, schriftliche Erklärungen, Richtlinien, Dienstleistungsverträge, NDAs, Mahnschreiben) aus Ihren Fakten und den aktuellen britischen Regeln, und ein Agent auf Jobbit bewahrt sie für das nächste Mal auf. Mietverträge für Geschäftsräume, Gesellschaftervereinbarungen, Streitfälle und Verträge von hohem Wert sollte weiterhin ein Anwalt prüfen.
Welche Dokumente braucht ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag?
Eine schriftliche Erklärung zu den Arbeitsbedingungen spätestens am ersten Tag, die Namen, Stelle, Startdatum, Lohn, Stunden, Urlaub, Arbeitsort, Dauer, Probezeit, Leistungen und Pflichtschulungen abdeckt, dazu Krankengeld und Kündigungsfristen, nach dem Employment Rights Act 1996 seit April 2020. Angaben zu Rente, Disziplinar- und Beschwerdeverfahren können innerhalb von zwei Monaten folgen.
Brauche ich eine schriftliche Arbeitsschutzrichtlinie?
Ja, sobald Sie fünf oder mehr Beschäftigte haben, so die HSE, und Ihre Gefährdungsbeurteilungen müssen bei derselben Schwelle festgehalten werden. Eine schriftliche Brandschutz-Gefährdungsbeurteilung ist seit dem 1. Oktober 2023 für jede Geschäftsstätte vorgeschrieben, unabhängig von der Größe.
Ist für die Website eines kleinen Unternehmens eine Datenschutzerklärung nötig?
Ja, wenn Sie personenbezogene Daten erheben, auch über ein Anfrageformular oder Analysen. UK GDPR verlangt, dass Sie den Menschen mitteilen, wer Sie sind, was Sie erheben, warum, Ihre Rechtsgrundlage, wie lange Sie die Daten aufbewahren und welche Rechte sie haben. Die meisten Unternehmen zahlen außerdem die Datenschutzgebühr des ICO (£52 pro Jahr für bis zu 10 Beschäftigte).
Wie viele Zinsen darf ich auf eine verspätet bezahlte Rechnung berechnen?
Gesetzliche Zinsen von 8% über dem Basiszins der Bank of England bei Forderungen zwischen Unternehmen (11.75% für Zinsen ab dem zweiten Halbjahr 2026, bei einem Basiszins von 3.75%), plus eine Pauschale von £40 bei Forderungen unter £1,000, £70 bis £9,999.99 und £100 ab £10,000, nach den Vorschriften zum Zahlungsverzug auf GOV.UK.
Sind von KI entworfene Verträge rechtlich bindend?
Ein Vertrag ist bindend, wenn Angebot, Annahme, Gegenleistung und der Wille zur Rechtsbindung vorliegen, unabhängig davon, wer ihn entworfen hat; ein Anwalt muss ihn nicht geschrieben haben. Das Risiko ist eine Klausel, die nicht zu Ihrer Situation passt, weshalb Vereinbarungen von hohem Wert oder mit Besonderheiten von einem Anwalt geprüft werden sollten.
Was ist der beste KI-Dokumentengenerator für ein kleines Unternehmen?
Einer, der aus Ihren Fakten mit eingebauten britischen Regeln entwirft, bearbeitbare Dateien liefert, Ihre Angaben für das nächste Mal behält und das Dokument mit dem Formular oder der Rechnung verbindet, auf die es sich bezieht. Die Assistenten entwerfen gut; der Agent auf Jobbit entwirft, legt ab, verfolgt und aktualisiert in einem Chat im kostenlosen Tarif.