Wie Sie eine Rechnung schreiben, die 2026 bezahlt wird: kostenlose Vorlage, 9 Pflichtangaben, ein Prompt (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Sie haben den Auftrag am Freitag abgeschlossen, der Kunde sagte „schicken Sie mir die Rechnung", und jetzt ist es Sonntagabend und Sie starren auf ein leeres Dokument und fragen sich, ob Sie eine MwSt.-Zeile brauchen, welche Nummer Sie vergeben sollen und ob „Zahlung bei Erhalt fällig" überhaupt zulässig ist. Die Hälfte der kleinsten Unternehmen in Großbritannien kennt dieses Gefühl: Die Federation of Small Businesses berichtet seit Jahren, dass etwa die Hälfte der Kleinunternehmen zu spät bezahlt wird, und eine verspätete Rechnung beginnt meist als eine ungenaue.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie eine Rechnung schreiben, die ein Kunde bezahlen kann, ohne Ihnen eine einzige Rückfrage zu stellen. Sie erhalten die neun Angaben, die das britische Recht verlangt, eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Kopieren, die Zahlungsbedingungen, die tatsächlich Geld auf Ihr Konto bringen, die Zinsen und Ausgleichszahlungen, die Sie rechtlich verlangen dürfen, wenn ein Unternehmen zu spät zahlt, und eine dreiteilige Mahn-E-Mail-Sequenz. Und Sie erhalten den kürzesten Weg: den Jobbit-Rechnungsgenerator, bei dem Sie eingeben, für wen, wofür und wie viel, MwSt. und Fälligkeitsdatum auswählen, und eine nummerierte PDF-Rechnung plus eine editierbare DOCX erhalten, ohne Kreditkarte und ohne Wasserzeichen.

Eine Rechnung mit Jobbit in einer Nachricht schreiben

Der Jobbit-Rechnungsgenerator ist ein Formular mit genau den Feldern, die eine Rechnung braucht, und nichts weiter. Sie geben ein, für wen die Rechnung ist und, wenn Sie möchten, Ihren Firmennamen; den Betrag, standardmäßig in Pfund oder in jeder Währung, in der Sie abrechnen; wofür es war, eine Zeile pro Posten; ob MwSt. entfällt, aufgeschlagen oder bereits enthalten ist, wobei der Satz für Sie eingestellt wird; und ob die Zahlung bei Erhalt oder in 7, 14 oder 30 Tagen fällig ist. Die Seite zeigt die Nachricht an, die sie senden wird, und sendet sie, sobald Sie ein kostenloses Konto haben. Dies ist die Nachricht für das Beispiel auf dem Formular:

1Erstelle eine professionelle Rechnung für Acme Ltd über Webdesign, fünf Seiten, 1.200 GBP. Keine VAT, ich bin nicht umsatzsteuerlich registriert. Zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Verwende ein klares Layout mit Rechnungsnummer und heutigem Datum, einer Zeile pro Posten, Zwischensumme, einer VAT-Zeile falls relevant, Gesamtsumme, Zahlungsbedingungen und einem Block mit Bankdaten. Lass klar gekennzeichnete Platzhalter für meinen Firmennamen, meine Adresse und meine Bankdaten, und gib mir die Rechnung dann als PDF und als bearbeitbare DOCX.

Die erste Rechnung kommt mit klar markierten Platzhaltern für Ihre Adresse und Ihre Bankdaten zurück. Antworten Sie einmal mit diesen Angaben, und Jobbit trägt sie ein und behält das Layout bei, sodass die zweite Rechnung eine Ein-Zeilen-Aufgabe ist: „Rechnung für Green Cafe für Buchhaltung im März, 250 Pfund, MwSt. aufgeschlagen, fällig bei Erhalt." Sie können auch sagen „füge mein Logo hinzu" und es anhängen, „mache daraus eine Proforma-Rechnung", „füge eine Verzugszinsklausel hinzu" oder „mache daraus eine Gutschrift für den zurückgegebenen Artikel."

Der kostenlose Plan gibt Ihnen 100 Credits pro Tag, was mehrere Rechnungen abdeckt, und es ist keine Kreditkarte erforderlich. Wenn Rechnungsstellung für Sie eine wöchentliche Aufgabe ist, bietet der Plus-Plan für £15 im Monat einen größeren monatlichen Pool und automatische Erinnerungen, aber eine einzelne Rechnung ist eine Aufgabe für den kostenlosen Plan.

Die 9 Angaben, die jede britische Rechnung enthalten muss

Die HMRC-Leitlinien zur Rechnungsstellung listen auf, was eine britische Rechnung enthalten muss. Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig registriert sind, ist die Liste kurz, und eine fehlende Angabe ist der häufigste Grund, warum eine Rechnung im „Rückfrage"-Stapel eines Kunden landet statt im „Bezahlen"-Stapel. Das Jobbit-Formular fragt nur nach dem, was nur Sie liefern können, und füllt den Rest aus.

1. Das Wort „Invoice" oben auf der Rechnung, damit sie nicht mit einem Angebot, einer Abrechnung oder einer Proforma-Rechnung verwechselt wird.

2. Eine eindeutige Rechnungsnummer. Jedes Format funktioniert, solange keine zwei Rechnungen dieselbe Nummer tragen; für MwSt.-Rechnungen müssen die Nummern fortlaufend sein. INV-2026-001 ist in Ordnung. Beginnen Sie nicht jedes Jahr wieder bei 1.

3. Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten. Ein Einzelunternehmer gibt seinen eigenen Namen plus einen etwaigen Handelsnamen an, sowie eine Adresse, an die rechtliche Dokumente zugestellt werden können. Eine Limited nutzt den vollständigen Firmennamen genau so, wie er auf der Gründungsurkunde steht, und wenn Sie einen Direktor namentlich nennen, müssen Sie alle nennen.

4. Name und Adresse des Kunden. Bei einem Unternehmen der eingetragene Firmenname; bei einer Privatperson ihr Name und die Adresse, auf die sich die Arbeit bezieht.

5. Eine klare Beschreibung dessen, was Sie geliefert haben. „Website-Design, fünf Seiten, wie am 3. September 2026 vereinbart" ist besser als „Dienstleistungen". Eine Zeile pro Posten, mit Menge und Stückpreis, wo zutreffend.

6. Das Lieferdatum (wann die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert wurde) und das Rechnungsdatum. Sie sind oft derselbe Tag, müssen es aber nicht sein.

7. Der Betrag pro Zeile und die Gesamtsumme. Zeigen Sie die Zwischensumme, eine etwaige MwSt. und den Gesamtbetrag in Pfund.

8. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum. „Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum fällig, bis zum 30. September 2026" nimmt jede Ausrede. Fügen Sie den Verzugszins-Hinweis aus dem Abschnitt unten hinzu.

9. Wie zu zahlen ist. Kontoname, Bankleitzahl (sort code), Kontonummer und eine Referenz (die Rechnungsnummer). Ein Zahlungslink oder ein QR-Code, der diesen öffnet, erspart dem Kunden einen Schritt.

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig registriert sind, fügen Sie Ihre MwSt.-Nummer, den MwSt.-Satz und -Betrag pro Zeile, die MwSt.-Gesamtsumme und den Steuerzeitpunkt (üblicherweise das Lieferdatum) hinzu und stellen Sie die MwSt.-Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach der Lieferung aus. Die Registrierung wird verpflichtend, sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz £90.000 in einem beliebigen rollierenden 12-Monats-Zeitraum übersteigt. Wenn Sie nicht registriert sind, setzen Sie überhaupt keine MwSt.-Nummer oder MwSt.-Zeile auf die Rechnung; MwSt. zu berechnen, die Sie nicht abführen können, ist ein Vergehen, kein Rundungsfehler.

Eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Kopieren

Dieses Layout ist das, was der Rechnungsgenerator erzeugt. Kopieren Sie es in ein beliebiges Dokument und füllen Sie die Klammern aus, wenn Sie es lieber von Hand machen möchten.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

Drei Gewohnheiten sorgen dafür, dass diese Vorlage besser funktioniert als die, die Sie sonst herunterladen. Halten Sie die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum in der ersten Zeile, auf die der Blick fällt, denn genau danach sucht eine Buchhaltungsperson. Platzieren Sie die Zahlungsreferenz neben den Bankdaten, denn eine Zahlung ohne Referenz ist der zweithäufigste Grund, warum eine bezahlte Rechnung noch als offen geführt wird. Und speichern Sie die Datei als INV-2026-014-Acme.pdf, damit der Buchhaltungsposteingang des Kunden sie im März wiederfindet.

Zahlungsbedingungen, mit denen Sie bezahlt werden: 7, 14 oder 30 Tage

Zahlungsbedingungen sind der Teil der Rechnung, den die meisten Menschen unbedacht kopieren, und der Teil, der entscheidet, ob Sie in einer Woche oder in zwei Monaten bezahlt werden. Es sind die vier Optionen im Jobbit-Formular.

• Fällig bei Erhalt eignet sich für einmalige Aufträge für Privatkunden, für alles unter etwa £300 und für bereits erbrachte Arbeiten. Das ist nicht unhöflich; es ist normal für Handwerker, Nachhilfelehrer, Reinigungskräfte und Marktverkäufer.

• 7 oder 14 Tage eignet sich für Freiberufler und kleine Lieferanten, die anderen Kleinunternehmen Rechnungen stellen. Vierzehn Tage sind der Idealwert: lang genug für einen monatlichen Zahlungslauf, kurz genug, dass der Auftrag noch frisch ist.

• 30 Tage ist die gesetzliche Standardannahme, wenn nichts vereinbart wurde, und das, worauf größere Unternehmen drängen werden. Vereinbaren Sie das nur, wenn der Zahlungslauf des Kunden es wirklich erfordert, und sagen Sie es im Angebot vor Beginn der Arbeit, nicht erst auf der Rechnung danach.

• Anzahlungen und Ratenzahlungen sind ebenfalls Zahlungsbedingungen. Bei jedem Auftrag über mehrere Tage: 30 % bis 50 % im Voraus in Rechnung stellen und den Rest bei Fertigstellung. Ein Kunde, der sich gegen eine Anzahlung sträubt, sagt Ihnen damit etwas über die Schlusszahlung.

Zwei Details, die das Gesetz für Geschäfte zwischen Unternehmen in Großbritannien hinzufügt: Wenn Sie keine Bedingungen vereinbart haben, ist die Zahlung 30 Tage nach Erhalt der Rechnung oder der Waren durch den Kunden verspätet, je nachdem, was später eintritt, und ein Unternehmen darf keine Bedingungen von mehr als 60 Tagen auferlegen, es sei denn, das ist für beide Seiten fair. Verbraucher fallen nicht unter diese Regeln, weshalb „fällig bei Erhalt" und eine Anzahlung bei Privatkunden umso wichtiger sind.

Verzugszinsen: was Sie rechtlich verlangen dürfen

Wenn ein Unternehmen einem Unternehmen verspätet zahlt, gibt Ihnen der Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (britisches Gesetz zu Verzugszinsen bei Geschäftsschulden) automatisch zwei Dinge, unabhängig davon, ob Ihr Vertrag sie erwähnt.

Gesetzliche Zinsen in Höhe von 8 % über dem Leitzins der Bank of England, berechnet tageweise ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Bei einem Leitzins von 3,75 % Mitte 2026 sind das 11,75 % im Jahr, sodass eine Rechnung über £1.200, die 30 Tage zu spät bezahlt wird, etwa £11,59 an Zinsen eingebracht hat. Der Satz richtet sich nach dem Leitzins, der galt, als die Schuld verspätet wurde. Prüfen Sie also den Satz am jeweiligen Tag, statt sich auf eine Zahl aus einer alten Vorlage zu verlassen.

Feste Ausgleichszahlung für Ihre Beitreibungskosten, pro Rechnung:

Sie können beides auf derselben Rechnung geltend machen. In der Praxis nutzen die meisten Kleinunternehmen die Klausel als Abschreckung, erwähnen sie höflich in der zweiten Erinnerung und verzichten darauf, sobald das Geld eintrifft. Setzen Sie den Satz auf die Rechnung, bevor der Kunde in Verzug gerät; ihn nachträglich hinzuzufügen ist rechtlich zulässig, sorgt aber für Streit. Zwei Einschränkungen: Das Gesetz gilt nur für Geschäftskunden, nicht für private Haushalte, und es gilt nicht, wenn Ihr Vertrag bereits selbst einen deutlichen Zinssatz festlegt. „Füge eine Verzugszinsklausel hinzu" fügt bei Jobbit den Wortlaut ein und berechnet die Zinsen, wenn Sie sie brauchen.

Eine unbezahlte Rechnung mahnen: die dreiteilige E-Mail-Sequenz

Die meisten verspäteten Rechnungen sind keine Streitfälle; es sind Rechnungen, um die sich niemand gekümmert hat. Eine kurze, vorhersehbare Sequenz bringt die Mehrheit ohne Anruf zur Zahlung. Sobald die Rechnung im Chat ist, erzeugt „Entwirf drei höfliche Erinnerungs-E-Mails für diese Rechnung: eine am Tag vor Fälligkeit, eine drei Tage danach und eine vierzehn Tage danach, die die gesetzlichen Zinsen erwähnt" diese mit den richtigen Beträgen und Daten.

• Tag vor Fälligkeit: die freundliche Erinnerung. Ein Absatz. „Eine kurze Erinnerung, dass Rechnung INV-2026-014 über £1.483,20 morgen, am 30. September, fällig ist. Das PDF ist der Vollständigkeit halber erneut angehängt, und die Bankdaten stehen unten." Die Hälfte der säumigen Zahler zahlt schon auf diese E-Mail hin.

• Drei Tage danach: die direkte Nachfrage. Weiterhin freundlich, aber jetzt konkret. „Rechnung INV-2026-014 war am 30. September fällig und ich kann sie auf unserem Konto nicht sehen. Können Sie bestätigen, wann die Zahlung eingeplant ist? Falls sie bereits gesendet wurde, würde mir eine Zahlungsreferenz helfen, sie zuzuordnen."

• Vierzehn Tage danach: die formelle Mahnung. Sachlich, nicht verärgert. Geben Sie den Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum, die Anzahl der Verzugstage an, sowie den Hinweis, dass Ihnen gesetzliche Zinsen und die feste Ausgleichszahlung nach dem Gesetz von 1998 zustehen, die Sie ab dem Datum dieser E-Mail hinzurechnen werden, falls die Zahlung nicht innerhalb von sieben Tagen eingeht. Hängen Sie eine Aufstellung an.

Wenn ein Geschäftskunde auch nach der formellen Mahnung noch nicht bezahlt hat, senden Sie ein Letter before Action (Mahnschreiben vor Klageerhebung) mit einer Frist von 14 Tagen, und nutzen Sie dann den Money Claim Online-Dienst des County Court für Forderungen bis £10.000 in England und Wales. Das kostet weniger, als die meisten Menschen erwarten, und selten kommt es zu einer Verhandlung. Bewahren Sie jede E-Mail und das unterschriebene Angebot auf; die Papierspur ist der Beweis.

Rechnungsnummerierung, MwSt. und Steuern: die Regeln, bei denen es hakt

• Nummern müssen eindeutig sein, und bei MwSt.-Registrierung fortlaufend. Lücken sind erlaubt, wenn Sie sie erklären können (eine stornierte Rechnung, eine Gutschrift), aber verwenden Sie nie eine Nummer erneut. Ein Präfix pro Kunde (ACME-014) ist in Ordnung, solange die gesamte Reihe eindeutig bleibt.

• Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung. Eine Proforma-Rechnung ist ein Angebot im Layout einer Rechnung, mit dem vor der Lieferung um Zahlung gebeten wird. Sie ist kein steuerliches Dokument, kann keine MwSt. tragen, als wäre sie eine, und sollte durch eine echte Rechnung ersetzt werden, sobald die Ware oder Arbeit geliefert wird.

• Gutschriften statt Löschungen. Wenn Sie zu viel berechnet haben, stellen Sie eine Gutschrift aus, die auf die ursprüngliche Nummer verweist; Löschen und Neuausstellen unterbricht die Sequenz.

• Kopien aufbewahren. Einzelunternehmer bewahren Rechnungen mindestens fünf Jahre nach dem 31. Januar-Abgabetermin des Steuerjahres auf, zu dem sie gehören; Limiteds bewahren sie sechs Jahre auf.

• Self-Assessment-Termine. Wenn Sie selbstständig sind, registrieren Sie sich bis zum 5. Oktober nach Ende Ihres ersten Steuerjahres bei HMRC, reichen Sie die Steuererklärung ein und zahlen Sie bis zum 31. Januar, und rechnen Sie mit Abschlagszahlungen (payments on account) am 31. Januar und 31. Juli, sobald Ihre Steuerschuld £1.000 übersteigt. Der Leitfaden zu Selbstständig, Freiberufler oder Einzelunternehmer erklärt, was auf Sie zutrifft.

• Making Tax Digital ist da. Ab April 2026 müssen Einzelunternehmer und Vermieter mit qualifizierendem Einkommen über £50.000 digitale Aufzeichnungen führen und vierteljährliche Updates über kompatible Software an HMRC senden, wobei die Schwelle im April 2027 auf £30.000 und im April 2028 auf £20.000 sinkt. Rechnungen, die in einem Chat erstellt und aufbewahrt werden, den Sie exportieren können, zählen; eine Schublade voller Papier nicht.

Warum Jobbit statt einer Vorlage oder einer Rechnungs-App

Die Optionen, auf die Sie bei einer Suche stoßen werden, erzeugen alle etwas, das wie eine Rechnung aussieht. Der Unterschied liegt darin, was Sie von Hand erledigen müssen und was nach der ersten Rechnung passiert.

Wenn Sie Bank-Feeds und MwSt.-Erklärungen brauchen, kaufen Sie dafür ein Buchhaltungspaket. Für die Rechnung selbst, die Erinnerungen, die Gutschrift und die Zusammenfassung erledigt Jobbit die Aufgabe aus einem einzigen Formular und behält alles in einem durchsuchbaren Chat.

Nach der Rechnung: was derselbe Chat als Nächstes tut

• Ein Angebot wird zur Rechnung. „Wandle das Angebot, das ich Acme am 3. September geschickt habe, in eine Rechnung um, 50 % Anzahlung jetzt, Rest bei Fertigstellung." Die Zahlen, die Kundendaten und die Beschreibung werden übernommen.

• Die Reihenfolge bleibt sauber. Jobbit merkt sich die letzte Nummer und das Layout, sodass INV-2026-015 ohne Tabelle automatisch auf INV-2026-014 folgt.

• Die Erinnerungen und die formelle Mahnung, mit den berechneten gesetzlichen Zinsen, versandbereit. Automatischer Versand am Fälligkeitsdatum ist Teil der kostenpflichtigen Pläne.

• MwSt.- und Währungsänderungen. „Füge MwSt. zu allem außer den Büchern hinzu" oder „stelle in Euro in Rechnung und zeige das Pfund-Äquivalent" sind Ein-Zeilen-Änderungen; das Formular erlaubt es ohnehin bereits, in jeder Währung abzurechnen.

• Die Quartalszusammenfassung. Eine Tabelle aller gesendeten, bezahlten und offenen Rechnungen, genau das, was ein Making Tax Digital-Update oder ein Buchhalter verlangt.

• Ein Zahlungs-QR-Code. Ein statischer Code vom QR-Code-Generator, der Ihren Zahlungslink öffnet und unter den Bankdaten platziert wird, bringt Privatkunden dazu, vom Handy aus zu zahlen.

• Der Rest des Geschäfts. Die Website, auf die die Rechnung verweist, und der komprimierte PDF, wenn ein Portal den Anhang ablehnt.

Allgemeine Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot können auf Nachfrage eine Rechnung als Text entwerfen, und Agenten wie Manus und Meta's Muse können sie als Datei formatieren. Was ihnen fehlt, ist das Formular, das das Schreiben überflüssig macht, die Erinnerung an Ihre Nummerierung und Ihr Layout, und der Marktplatz, auf dem ein britischer Buchhalter in denselben Chat geholt werden kann, weshalb der Vergleich der Multifunktions-Agenten Jobbit für Kleinunternehmen an erste Stelle setzt. Der Leitfaden zum KI-Rechnungsgenerator für Freiberufler geht tiefer auf Mahnwesen und Liquidität ein.

Fehler, die dazu führen, dass eine Rechnung ignoriert wird

• Kein Fälligkeitsdatum, nur „30 Tage". Dreißig Tage ab wann? Schreiben Sie das Datum. Das Formular tut es.

• Eine Beschreibung, die die Buchhaltung des Kunden keiner Bestellung oder Person zuordnen kann. Nennen Sie die Person, die die Arbeit beauftragt hat, und das Datum der Vereinbarung.

• Die Rechnung an den falschen Posteingang senden. Fragen Sie gleich am ersten Tag, wohin Rechnungen gehen; viele Unternehmen haben eine Buchhaltungsadresse, die wöchentlich bearbeitet wird, und der Posteingang Ihres Ansprechpartners ist das nicht.

• Ein PDF, das sich auf dem Handy nicht öffnen lässt oder wegen des Logos 9 MB groß ist. Exportieren Sie in einer sinnvollen Größe, oder führen Sie es zuerst durch den PDF-Komprimierer.

• MwSt. berechnen ohne MwSt.-Nummer, oder MwSt. vergessen trotz Registrierung. Beides macht aus einer 14-Tage-Rechnung eine 60-Tage-Diskussion.

• Die Bankdaten per E-Mail ändern. Rechnungsbetrug funktioniert genau so. Behalten Sie auf jeder Rechnung dieselben Angaben und sagen Sie Kunden, dass Sie diese niemals per E-Mail ändern werden.

Ein 30-Minuten-Plan für Ihre erste ordentliche Rechnung

• Minute 0 bis 5: die neun Angaben zusammentragen. Ihr rechtlicher Name und Handelsname, Adresse, der eingetragene Name des Kunden, der vereinbarte Preis und das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde.

• Minute 5 bis 10: erstellen. Füllen Sie den Rechnungsgenerator aus: Kunde, Betrag, wofür, MwSt., 14 Tage. Melden Sie sich einmal mit einer E-Mail-Adresse an, und das PDF und die DOCX erscheinen im Chat.

• Minute 10 bis 15: prüfen. Zwischensumme, MwSt. falls vorhanden, Gesamtsumme, Referenz bei den Bankdaten, Rechnungsnummer erfasst.

• Minute 15 bis 20: richtig versenden. PDF mit der Nummer benannt, an die Buchhaltungsadresse, mit einer Ein-Zeilen-E-Mail, die Betrag und Fälligkeitsdatum wiederholt.

• Minute 20 bis 30: das Nachfassen einrichten. Bitten Sie denselben Chat um die drei Erinnerungs-E-Mails und tragen Sie die Termine in Ihren Kalender ein, oder lassen Sie den kostenpflichtigen Plan sie versenden.

Häufig gestellte Fragen

Was muss eine Rechnung in Großbritannien enthalten?

Eine britische Rechnung braucht das Wort „Invoice", eine eindeutige Nummer, Ihren Firmennamen und Ihre Adresse, den Namen und die Adresse des Kunden, eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung, das Lieferdatum und das Rechnungsdatum, den Betrag pro Posten und die Gesamtsumme sowie die Zahlungsbedingungen. MwSt.-registrierte Unternehmen fügen zusätzlich ihre MwSt.-Nummer, den MwSt.-Satz und -Betrag pro Zeile sowie den Steuerzeitpunkt hinzu. Bankdaten und ein Fälligkeitsdatum sind rechtlich nicht vorgeschrieben, sorgen aber dafür, dass die Rechnung bezahlt wird.

Kann ich eine Rechnung schreiben, wenn ich nicht umsatzsteuerpflichtig registriert bin?

Ja. Jeder Einzelunternehmer oder jede Firma kann ohne MwSt.-Registrierung Rechnungen stellen; Sie lassen die MwSt. dann einfach ganz vom Dokument weg und zeigen keine MwSt.-Nummer. Die Registrierung wird erst verpflichtend, wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz £90.000 in einem rollierenden 12-Monats-Zeitraum übersteigt, obwohl Sie sich auch vorher freiwillig registrieren können, wenn es für Ihre Kunden passt. „Keine MwSt." ist die Standardeinstellung im Jobbit-Formular.

Wie viel Verzugszinsen darf ich auf eine unbezahlte Rechnung berechnen?

Bei Geschäftskunden gesetzliche Zinsen von 8 % über dem Leitzins der Bank of England, plus feste Ausgleichszahlung von £40, £70 oder £100 pro Rechnung, je nachdem, ob die Schuld unter £1.000, unter £10.000 oder £10.000 und darüber liegt. Der Anspruch besteht nach dem Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 auch dann, wenn Ihr Vertrag nichts dazu sagt, gilt aber nicht für private Verbraucher.

Welche Zahlungsbedingungen sollte ich auf eine Rechnung setzen?

Fällig bei Erhalt für Privatkunden und kleine einmalige Aufträge, 14 Tage für die meisten Geschäfte zwischen Unternehmen, und 30 Tage nur, wenn der Zahlungslauf eines größeren Kunden das erfordert und Sie es vor Beginn der Arbeit vereinbart haben. Schreiben Sie immer das tatsächliche Fälligkeitsdatum, und verlangen Sie eine Anzahlung bei jedem Auftrag, der länger als ein paar Tage dauert.

Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?

Sie müssen eindeutig sein, und wenn Sie umsatzsteuerpflichtig registriert sind, müssen sie einer Sequenz ohne wiederverwendete Nummern folgen. Lücken sind akzeptabel, wenn Sie sie erklären können, zum Beispiel eine stornierte Rechnung, die durch eine Gutschrift ersetzt wurde. Ein Format wie INV-2026-014, das über die Jahre fortgeführt wird, ist der einfachste Weg, konform zu bleiben, und Jobbit führt die Reihe für Sie.

Ist eine Proforma-Rechnung dasselbe wie eine Rechnung?

Nein. Eine Proforma ist eine Zahlungsaufforderung vor Lieferung der Ware oder Arbeit, im Layout einer Rechnung, aber kein steuerliches Dokument. Sobald Sie liefern, stellen Sie eine ordentliche Rechnung mit eigener Nummer aus; wenn Sie umsatzsteuerpflichtig registriert sind, kann die Proforma nicht zur Abrechnung der MwSt. verwendet werden.

Ist der Jobbit-Rechnungsgenerator wirklich kostenlos?

Ja. Sie füllen das Formular aus, erstellen ein kostenloses Konto mit einer E-Mail-Adresse (keine Kreditkarte), und Jobbit liefert eine nummerierte PDF-Rechnung und eine editierbare DOCX in einem Chat, der Ihnen erhalten bleibt. Der kostenlose Plan umfasst 100 Credits pro Tag, was mehrere Rechnungen abdeckt; automatische Erinnerungen sind Teil der kostenpflichtigen Pläne. Schreiben Sie hier Ihre Rechnung und fragen Sie, wenn Ihnen gefällt, wie es funktioniert, im selben Chat nach den Erinnerungen.