Quittung schreiben in Großbritannien: 6 Pflichtangaben, Gratis-Vorlage in einer Nachricht

Der Kunde zahlt bar für die Gartenräumung und fragt: „Kann ich eine Quittung haben?“ Sie haben einen Transporter, ein Handy und keinen Quittungsblock. Oder der Standverkauf ist erledigt, der Kunde will einen Beleg für einen Garantiefall, und die Papierrolle des Kartenlesers ist seit einer Stunde leer. Oder ein Kunde hat eine Rechnung per Überweisung bezahlt, und seine Buchhalterin will nun eine Quittung für die Ablage. Für nichts davon brauchen Sie Software oder einen Schreibwarenladen. Sie brauchen ein Blatt Papier oder ein PDF, das sechs Dinge sagt.

Zu wissen, wie man eine Quittung schreibt, ist eine Fertigkeit für zehn Minuten, die beide Seiten schützt: Der Kunde hat einen Kaufnachweis, und Sie haben den Beleg, den HMRC (die britische Steuerbehörde) von Ihnen aufzubewahren erwartet. Dieser Leitfaden nennt die sechs Angaben einer Quittung, den Unterschied zwischen Quittung und Rechnung, die VAT-Fälle (die britische Mehrwertsteuer), in denen die Regeln strenger werden, die Aufbewahrungstermine für 2026, eine Vorlage zum Kopieren und den kostenlosen Weg zu einer nummerierten PDF-Quittung aus einem Satz bei Jobbit.

Quittung oder Rechnung: der Unterschied, der bestimmt, was Sie schreiben

Die Hinweise von GOV.UK zum Rechnungstellen bringen es in einer Zeile auf den Punkt: Eine Rechnung ist nicht dasselbe wie eine Quittung, die eine Zahlungsbestätigung ist. Eine Rechnung fordert Geld und zeigt, was geschuldet wird und bis wann. Eine Quittung bestätigt, dass Geld eingegangen ist, und zeigt, was bezahlt wurde, wann und wie. Für einen Job, der sofort bezahlt wird, brauchen Sie nur eine Quittung. Für einen Job, der später bezahlt wird, senden Sie eine Rechnung und, wenn der Kunde fragt, nach der Zahlung eine Quittung. Viele kleine Unternehmen erledigen beides mit einem Dokument: der Rechnung, abgestempelt oder mit „BEZAHLT“, Datum und Zahlungsart markiert.

GOV.UK sagt außerdem, dass eine Rechnung gesetzlich nur vorgeschrieben ist, wenn sowohl Sie als auch Ihr Kunde VAT-registriert sind. Für alle anderen sind Rechnungen und Quittungen eine Frage der guten Praxis und der Aufbewahrung der Unterlagen, die HMRC verlangt, weshalb das Format weniger zählt als der Inhalt.

Die 6 Angaben, die jede Quittung zeigen muss

Drei optionale Zeilen machen eine Quittung nützlicher: Ihre Anschrift, ein Hinweis auf einen noch offenen Restbetrag („£50 Anzahlung geleistet, £430 fällig bei Fertigstellung“) und der Name des Kunden, wenn es ein Geschäftskunde ist, der sie in seine Bücher aufnimmt. Wenn Sie VAT-registriert sind, gilt der Abschnitt weiter unten, und die Liste wird länger.

Eine Quittungsvorlage zum Kopieren

Fügen Sie dies in eine Notiz auf Ihrem Handy ein, füllen Sie die Klammern aus und senden Sie es als Nachricht oder drucken Sie es aus. Die Agentenversion unten erzeugt dasselbe als nummeriertes PDF.

1QUITTUNG Nr. [2026-041]2Von: [Ihr Firmenname], [Telefon], [E-Mail], [Anschrift]3An: [Name des Kunden oder „Barkunde“]4Zahlungsdatum: [15. Oktober 2026]5Für: [Gartenräumung, hinterer Garten, einschließlich Abfallentsorgung]6Gezahlter Betrag: £[180.00]7Zahlungsart: [Bar / Überweisung / Karte]8Status: Vollständig bezahlt. Vielen Dank.

Händigen Sie bei einem Barjob ein Exemplar aus und behalten Sie eines. Ein Foto der Papierkopie oder das PDF ist der Beleg, den Sie aufbewahren.

Eine nummerierte Quittung bei Jobbit in einer Nachricht

Der Jobbit Rechnungsgenerator ist ein kurzes Formular: für wen, wofür, der Betrag, mit oder ohne VAT und die Zahlungsbedingungen. Er zeigt die Nachricht, die er an den Agenten sendet; Sie registrieren sich mit einer E-Mail-Adresse (ohne Karte), und das Dokument kommt als PDF und als bearbeitbares DOCX in einem Chat zurück. Wählen Sie „Bei Erhalt“ als Fälligkeitsdatum und bitten Sie dann um die bezahlte Version, oder sagen Sie es von Anfang an.

Der Chat merkt sich Ihre Angaben für das nächste Mal, die zweite Quittung ist also eine Zeile: „Wie die letzte Quittung, £95 für einen Heckenschnitt, per Überweisung bezahlt.“ Er kann auch ein fortlaufendes nummeriertes Verzeichnis aller ausgestellten Quittungen führen, und das ist der Verkaufsnachweis, den HMRC haben will.

Wenn Sie VAT-registriert sind, wird die Quittung zur VAT-Rechnung

VAT Notice 700/21 legt die Regeln fest. Sie müssen eine VAT-Rechnung für normal oder ermäßigt besteuerte Lieferungen an einen anderen VAT-registrierten Kunden ausstellen, normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach der Lieferung. Für Einzelhandelsverkäufe an Kunden, die nicht VAT-registriert sind, müssen Sie keine ausstellen, es sei denn, sie verlangen es. Bei Verkäufen von £250 oder weniger einschließlich VAT genügt eine vereinfachte VAT-Rechnung, und das ist es, was die meisten VAT-registrierten Läden und Cafés als Quittung aushändigen. Sie muss Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre VAT-Nummer enthalten, den Zeitpunkt der Lieferung, eine Beschreibung der Waren oder Leistungen, den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich VAT je VAT-Satz und den VAT-Satz. Über £250 muss ein Kunde, der eine VAT-Rechnung verlangt, die vollständige Fassung erhalten, mit der eindeutigen fortlaufenden Nummer, Name und Anschrift des Kunden, den Beträgen ohne VAT je Zeile und der gesamten VAT in Pfund Sterling. VAT-Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.

Die praktische Folge: Wenn Sie VAT-registriert sind, machen Sie die Quittung standardmäßig zu einer vereinfachten VAT-Rechnung. Das Rechnungs-Tool fügt die VAT-Zeile und Ihre VAT-Nummer hinzu, wenn Sie „VAT aufschlagen“ oder „Betrag enthält VAT“ wählen.

Barjobs: was HMRC erwartet

Bargeld ist legal und im Handwerk, in der Reinigung, im Nachhilfeunterricht und an Marktständen üblich. HMRC erwartet, dass jeder Barverkauf wie jeder andere in Ihre Unterlagen eingeht. Die Seite von GOV.UK zu Geschäftsunterlagen für Selbstständige sagt, dass Sie Unterlagen zu allen Verkäufen und Einnahmen, allen Betriebsausgaben und den Belegen dahinter führen müssen, was für ein Bargeschäft die von Ihnen ausgestellten Quittungen bedeutet, ein Verkaufsbuch oder eine Tabelle und Kassenrollen, wenn Sie eine Kasse haben. Die Unterlagen müssen mindestens 5 Jahre nach der Einreichungsfrist vom 31. Januar des jeweiligen Steuerjahres aufbewahrt werden. Eine fortlaufend nummerierte Quittung ist die einfachste Form dieses Belegs, denn eine Lücke in den Nummern ist eine Frage, die Sie beantworten können.

Zwei weitere Regeln gelten. Wenn Sie Bargeld von 10,000 Euro oder mehr (oder den Gegenwert) für Waren annehmen, auch in verbundenen Zahlungen, müssen Sie sich vor der Annahme der Zahlung bei HMRC als High Value Dealer registrieren; das betrifft Waren, nicht Dienstleistungen. Und wenn Ihr Bruttohandelseinkommen über dem Handelsfreibetrag von £1,000 liegt, müssen Sie sich für Self Assessment registrieren, und zwar bis zum 5. Oktober nach dem Ende des Steuerjahres, in dem Sie begonnen haben.

Making Tax Digital: was sich 2026, 2027 und 2028 ändert

Ab dem 6. April 2026 müssen Einzelunternehmer und Vermieter mit qualifizierendem Einkommen über £50,000 im Steuerjahr 2024 bis 2025 digitale Unterlagen in kompatibler Software führen und vierteljährliche Meldungen an HMRC senden. Die Schwelle sinkt ab April 2027 auf £30,000 Einkommen aus 2025 bis 2026 und ab April 2028 auf £20,000. Qualifizierendes Einkommen ist das Brutto aus selbstständiger Tätigkeit plus Mieteinkünfte vor Ausgaben. Die vierteljährlichen Meldungen sind Zusammenfassungen, keine einzelnen Quittungen, aber jeder Verkauf muss in einem digitalen Beleg stehen, und das ist ein guter Grund, dieses Jahr nicht mehr auf Durchschlagblöcken zu schreiben. Eine nummerierte PDF-Quittung, die der Agent zusätzlich in einer Tabelle protokolliert, ist ein digitaler Beleg.

Verbraucher und Handwerker: wann eine Quittung Sie schützt

Der Consumer Rights Act 2015 verlangt, dass jede Leistung mit angemessener Sorgfalt und Fachkenntnis erbracht wird, und Citizens Advice weist darauf hin, dass ein Anspruch meist einen Kaufnachweis braucht, normalerweise eine Quittung, die zeigt, wo und wann der Kauf stattfand. Die Business Companion von Trading Standards ergänzt, dass der Kunde rechtlich nicht verpflichtet ist, eine Quittung vorzulegen, und stattdessen einen Kontoauszug verwenden kann; die Quittung ist also eine Erleichterung für ihn und ein Beleg für Sie. Eine weitere Regel für alle, die beim Kunden zu Hause verkaufen: Bei Verträgen über £42, die außerhalb Ihrer Geschäftsräume geschlossen werden, verlangen die Consumer Contracts Regulations eine Kopie oder Bestätigung des Vertrags auf Papier oder einem anderen dauerhaften Datenträger, mit einer Ausnahme für dringende Reparaturen, um die der Kunde gebeten hat. Eine Quittung, die die Arbeit beschreibt, deckt vieles davon in einem Dokument ab.

Wie ein KI-Agent über die Quittung hinaus hilft

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus und Metas Muse entwerfen alle eine Quittung. Auf Jobbit erzeugt derselbe Chat die Dateien, führt die Nummerierung und erledigt die nächste Aufgabe ohne zweite App.

• Nummerierte Quittungen und Rechnungen als PDF und DOCX, mit gemerkten Angaben, wie im Rechnungsleitfaden.
• Ein Verkaufsverzeichnis, das sich mit jeder Quittung aktualisiert: Datum, Kunde, Betrag, Zahlungsart. Das ist Ihr HMRC-Beleg und Ihr Ausgangspunkt für Making Tax Digital.
• VAT-Behandlung, wenn Sie sich registrieren: vereinfachte VAT-Rechnungen für kleine Verkäufe, vollständige über £250.
• Erinnerungen und Nachfassen bei in Rechnung gestellten Arbeiten, damit die Quittung nach dem Geld kommt.
• Eine Buchungsseite oder Preisliste auf Ihrer eigenen Domain für ein Handwerk oder einen Stand, im Go-Tarif für £7 im Monat.
• Angebote und Anzahlungen mit dem auf der Quittung ausgewiesenen Restbetrag, was das Gespräch „Ich dachte, das wäre alles“ verhindert.

Handwerker und Freiberufler, die neben dem Papierkram auch bezahlte Aufträge wollen, können außerdem ein Jobbit Pro-Profil einrichten: kostenlos zu erstellen, 300 Bonus-Credits bei der Anmeldung plus 100 pro Tag, eine Website, sobald das Profil vollständig ist, keine Gebühr, bis ein bezahlter Job abgeschlossen ist, und die Zahlung wird vor Arbeitsbeginn treuhänderisch verwahrt.

Ein 15-Minuten-Plan für Ihre erste ordentliche Quittung

• Minuten 0 bis 5. Öffnen Sie den Rechnungsgenerator, tragen Sie Kunde, Job und Betrag ein, wählen Sie ohne VAT oder Ihre VAT-Einstellung und bitten Sie um eine bezahlte Quittung. Laden Sie das PDF herunter.
• Minuten 5 bis 8. Nennen Sie dem Agenten Ihren Firmennamen, Ihre Anschrift, Ihr Telefon und die Quittungsnummer, ab der gezählt werden soll, damit die Platzhalter beim nächsten Mal gefüllt sind.
• Minuten 8 bis 12. Bitten Sie um eine Verkaufsverzeichnis-Tabelle, in der die Quittung bereits steht, und um eine Spalte für die Zahlungsart.
• Minuten 12 bis 15. Senden Sie dem Kunden die Quittung per Nachricht oder E-Mail und tragen Sie die Nummer auf Ihrer Kopie des Angebots ein.

Als Nächstes lesen

• Eine Rechnung schreiben, die bezahlt wird: die neun Felder, Zahlungsbedingungen und Verzugszinsen.
• Jobbits vier kostenlose Tools an einem Ort: QR-Codes, PDF-Kompressor, Bildverkleinerer und Rechnungsgenerator.
• Wiederholungsaufträge als Handwerker gewinnen: neun kostenlose Wege und Bewertungstexte.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in Großbritannien auf eine Quittung?

Ihr Firmenname und Ihre Kontaktdaten, das Zahlungsdatum, wofür bezahlt wurde, der Betrag in Pfund, die Zahlungsart und eine Quittungsnummer. Fügen Sie Ihre VAT-Nummer und die VAT-Aufschlüsselung hinzu, wenn Sie VAT-registriert sind. Der Jobbit Rechnungsgenerator erzeugt aus einem kurzen Formular ein nummeriertes PDF mit all dem.

Bin ich gesetzlich verpflichtet, eine Quittung auszustellen?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, bei einem Verkauf an einen Verbraucher eine Quittung auszustellen, gibt es nicht, und die Hinweise von Trading Standards sagen, dass der Kunde einen Kauf stattdessen mit einem Kontoauszug belegen kann. Eine VAT-Rechnung müssen Sie ausstellen, wenn Sie und der Kunde beide VAT-registriert sind. Eine Quittung zu geben ist dennoch übliche Praxis, und die Kopie, die Sie behalten, gehört zum Verkaufsnachweis, den HMRC verlangt.

Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die zeigt, was geschuldet wird und wann; eine Quittung ist eine Bestätigung, dass die Zahlung eingegangen ist, mit Betrag, Datum und Zahlungsart. GOV.UK zieht dieselbe Grenze. Eine Rechnung mit dem Vermerk „Vollständig bezahlt“, Datum und Zahlungsart funktioniert als Quittung.

Kann ich eine Quittung für eine Barzahlung schreiben?

Ja, und Sie sollten es tun. Nehmen Sie dieselben sechs Angaben auf, vermerken Sie „bar bezahlt“, nummerieren Sie sie und behalten Sie eine Kopie, denn HMRC verlangt Unterlagen zu allen Verkäufen und Einnahmen für mindestens 5 Jahre nach der Frist vom 31. Januar des Steuerjahres. Wenn Sie 10,000 Euro oder mehr in bar für Waren annehmen, müssen Sie sich zuvor bei HMRC als High Value Dealer registrieren.

Muss eine Quittung die VAT ausweisen?

Nur wenn Sie VAT-registriert sind. Bei Verkäufen von £250 oder weniger einschließlich VAT genügt eine vereinfachte VAT-Rechnung mit Ihrer VAT-Nummer, dem Datum, einer Beschreibung, dem Gesamtbetrag einschließlich VAT und dem VAT-Satz. Über £250 muss ein Kunde, der danach fragt, eine vollständige VAT-Rechnung erhalten. Nicht registrierte Unternehmen schlagen keine VAT auf und sollten keine VAT-Zeile ausweisen.

Wie lange bewahre ich Quittungen für HMRC auf?

Unterlagen von Selbstständigen, einschließlich Kopien der von Ihnen ausgestellten Quittungen und der Belege für Ihre Ausgaben, müssen mindestens 5 Jahre nach der Einreichungsfrist vom 31. Januar des jeweiligen Steuerjahres aufbewahrt werden. VAT-Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Eine PDF-Quittung und ein Tabellenverzeichnis erfüllen beide Anforderungen und sind bereit für Making Tax Digital.

Wie erstelle ich kostenlos eine Quittungsvorlage?

Kopieren Sie die Vorlage in diesem Leitfaden oder lassen Sie den Agenten eine erstellen: Tragen Sie im Jobbit Rechnungsgenerator den Job und den Betrag ein, bitten Sie um eine bezahlte Quittung und behalten Sie das DOCX mit Ihren eingetragenen Angaben als Vorlage. Freiberufler und Handwerker, die auch die Aufträge wollen, können ein kostenloses Jobbit Pro-Profil mit 300 Bonus-Credits bei der Anmeldung erstellen.