CRM mit KI in einem Nachmittag bauen: Kontakte, Nachfassen und Pipeline in 4 Prompts

Irgendwo in Ihrem Unternehmen liegt eine Tabelle namens „Kunden“, eine Notiz-App voller Telefonnummern und ein E-Mail-Postfach, in dem die eigentliche Pipeline steckt. Ein Angebot ging vor drei Wochen raus, und niemand hat nachgefasst. Ein Kunde, der letztes Jahr zweimal gekauft hat, hat seitdem nichts mehr von Ihnen gehört. Die Studie der Harvard Business Review unter 2,241 Unternehmen ergab, dass 23% auf eine Online-Anfrage nie geantwortet haben, und dass eine Antwort innerhalb einer Stunde die Chance, einen Lead zu qualifizieren, siebenmal höher machte als eine Antwort eine Stunde später. Die Abo-CRMs sollen genau das lösen, für £10 bis £27 pro Nutzer und Monat, mit Funktionen für Vertriebsteams, die Sie nicht haben.

Ein KI-Agent kann in einem Nachmittag ein einfaches CRM bauen, mit den fünf Dingen, die Sie wirklich brauchen, und ohne die fünfzig, die Sie nicht brauchen: die Kontakte, den Stand jedes Kontakts in der Pipeline, die nächste Nachfassaktion samt Termin, den Verlauf und einen Wochenbericht. Sie beschreiben es, der Agent baut und hostet es, und die Erinnerungen ans Nachfassen kommen aus demselben Chat, der auch die Nachfass-E-Mail entwirft. Dieser Leitfaden nennt die Prompts der Reihe nach, den Preisvergleich mit den Abo-Tools (geprüft am 20. Oktober 2026), die Regeln von UK GDPR und PECR für Ihre Kundendaten und die ehrliche Grenze, ab der Sie stattdessen ein CRM kaufen sollten.

Was ein CRM für kleine Unternehmen erfassen muss

Das Datenmodell von HubSpot, auf dem das kostenpflichtige Produkt aufbaut, besteht aus Kontakten, Unternehmen, Deals, Tickets und Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Termine, Notizen). Für ein Unternehmen mit ein bis zehn Personen ist diese Teilmenge nützlich:

1. Kontakte und Unternehmen: Name, Telefon, E-Mail, Adresse, wie man Sie gefunden hat, Einwilligung für Marketing.
2. Pipeline-Phasen: Anfrage, Angebot, gewonnen, in Arbeit, erledigt, verloren, mit Wert und Datum bei jedem Deal.
3. Nächste Aktion: wer, was und wann, damit nichts drei Wochen lang auf „Angebot“ liegt.
4. Verlauf: jeder Anruf, jede E-Mail, jedes Angebot und jede Notiz an einem Ort pro Kunde.
5. Der Wochenbericht: offene Angebote nach Alter, fällige Aufträge, Kunden ohne Kontakt seit 90 Tagen, Umsatz in diesem Monat.

Alles andere (Lead-Scoring, Sequenzen, Prognosen, Gebiete) ist für ein Vertriebsteam. Bauen Sie die fünf, und fügen Sie die sechste hinzu, wenn Sie sie brauchen.

In vier Prompts gebaut

1. Vorhandenes importieren und bereinigen

2. Pipeline und Nachfassen hinzufügen

3. Eine Oberfläche und ein Formular

4. Der Wochenbericht

Vier Prompts, ein Nachmittag, und der Agent behält die Daten und die App, solange Sie den Tarif behalten. Der kostenlose Tarif deckt den Bau und die Vorschauen ab; der Go-Tarif für £7 im Monat hostet die App auf Ihrer eigenen Domain, mit 2,000 Credits im Monat für die Morgennachrichten und die Änderungen.

Was die Abo-CRMs kosten

Für ein Unternehmen mit zwei Personen sind die Gratis-Tarife von HubSpot, Zoho, Capsule oder Attio tatsächlich kostenlos und gut; die Kosten entstehen, wenn Sie einen dritten Nutzer, mehr als 250 oder 1,000 Kontakte, Automatisierung oder das Entfernen des Brandings wollen. Dann liegen Sie bei £120 bis £650 im Jahr für zwei oder drei Plätze. Das vom Agenten gebaute CRM kostet den Go-Tarif, ob Sie zwei oder fünf Nutzer haben, und es ist auf Ihr Unternehmen zugeschnitten statt auf ein Vertriebsteam.

Die Regeln für Ihre Kundendaten

• UK GDPR. Kundendatensätze sind personenbezogene Daten. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage für die Speicherung (einen Vertrag oder berechtigte Interessen bei Kunden, Einwilligung oder berechtigte Interessen beim Marketing), eine Datenschutzerklärung, die sagt, was Sie speichern und warum, und eine Aufbewahrungsfrist: Der Grundsatz der Speicherbegrenzung der ICO (die britische Datenschutzbehörde) lautet „nicht länger als nötig“. Legen Sie also fest, wann alte Anfragen gelöscht werden, und lassen Sie das den Agenten erledigen.
• Die ICO-Gebühr. Die meisten Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, zahlen die Datenschutzgebühr: £52 im Jahr für bis zu 10 Beschäftigte oder £632,000 Umsatz (£47 per Lastschrift), £78 für bis zu 250 Beschäftigte, mit engen Ausnahmen. Planen Sie sie zusammen mit dem CRM ein.
• PECR für Marketing-E-Mails und -SMS. Privatpersonen, auch Einzelunternehmer, brauchen eine Einwilligung oder das „Soft Opt-in“ (sie haben gekauft oder angefragt, die Nachricht betrifft ähnliche Produkte, sie konnten sich damals und in jeder Nachricht abmelden). Unternehmen und LLPs dürfen ohne Einwilligung angeschrieben werden, müssen sich aber abmelden können. Jede Nachricht braucht Ihre Identität und eine funktionierende Abmeldung. Die Einwilligungsspalte in Prompt 1 gibt es genau dafür.
• Zustellbarkeit von E-Mails. Seit Februar 2024 brauchen Absender von mehr als 5,000 Nachrichten pro Tag an Gmail SPF, DKIM und DMARC sowie eine Abmeldung mit einem Klick; kleinere Absender sollten die Einträge trotzdem einrichten, und der Agent erledigt das, wenn er Ihre Domain anbindet.
• Wo die Daten liegen. Daten, die in Großbritannien oder im EWR gespeichert werden, fallen unter die Angemessenheitsregeln; US-Dienste sind nur abgedeckt, wenn sie nach der britischen Erweiterung des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Fragen Sie jeden Anbieter, auch einen Agenten, wo er Ihre Daten speichert.

Wann Sie stattdessen ein CRM kaufen sollten

• Ein Vertriebsteam ab fünf Personen, das dieselbe Pipeline mit Quoten, Prognosen und Gebieten bearbeitet.
• Tiefe Integrationen, die Sie bereits bezahlen: eine Marketing-Automation-Plattform, ein Callcenter, eine Buchhaltungssoftware mit CRM-Erweiterung.
• Compliance-Anforderungen, die Zertifizierungen eines Anbieters auf Papier verlangen (zum Beispiel regulierte Finanzberatung).
• Sie möchten, dass jemand anderes verantwortlich ist für Backups, Verfügbarkeit und Support, mit einem Vertrag, der das festhält.

Für alle anderen sind die fünf oben genannten Dinge, passend gebaut, das CRM.

Wie sich ein KI-Agent von einer CRM-App unterscheidet

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus und Muse von Meta entwerfen Ihnen alle ein CRM auf dem Papier. Jobbit baut und betreibt es:

• Es baut die App und die Datenbank nach Ihrer Beschreibung und hostet sie auf Ihrer eigenen Domain.
• Es entwirft die Nachfassnachrichten in Ihrem Ton aus der Pipeline, um 8 am, jeden Tag.
• Es führt den Verlauf, indem es die E-Mails und Notizen liest, die Sie ihm weiterleiten.
• Es verbindet das Website-Formular mit der Pipeline und schickt Ihnen die Anfrage per E-Mail.
• Es schreibt den Wochenbericht und die Nachrichten „wir haben seit 90 days nicht gesprochen“.
• Es ändert das CRM mit einem Satz: eine neue Phase, ein neues Feld, ein neuer Bericht.

Ein Plan für den Nachmittag

• 13:00 bis 13:30. Exportieren Sie die Tabelle und die E-Mail-Kontakte. Führen Sie Prompt 1 aus. Lesen Sie die Liste der Punkte, bei denen der Agent unsicher war.
• 13:30 bis 14:15. Prompt 2 mit Ihren offenen Angeboten und zwei Beispiel-E-Mails. Prüfen Sie die erste Morgennachricht, indem Sie sie gleich jetzt anfordern.
• 14:15 bis 15:30. Prompt 3. Öffnen Sie die App auf dem Handy, verschieben Sie einen Deal und senden Sie über das Website-Formular eine Testanfrage.
• 15:30 bis 16:00. Prompt 4, dann bitten Sie den Agenten, den Datenschutzhinweis für das Anfrageformular zu schreiben und die Aufbewahrungsregel für alte Anfragen festzulegen.

Als Nächstes lesen

• KI-Kundenservice für kleine Unternehmen: die FAQ, die Antworten und die Statusseite, die das CRM speist.
• KI für Tabellen: den Export bereinigen, bevor er zum CRM wird.
• Eine Website mit KI in einem Nachmittag bauen: die Seite, auf der das Anfrageformular liegt.

Häufig gestellte Fragen

Kann KI ein CRM für mein Unternehmen bauen?

Ja. Beschreiben Sie die fünf Dinge, die Sie erfassen müssen (Kontakte, Pipeline-Phasen, nächste Aktionen, Verlauf und einen Wochenbericht), hängen Sie Ihre Tabelle an, und ein Agent auf Jobbit baut die Datenbank und eine handytaugliche App, hostet sie auf Ihrer Domain und schickt die tägliche Nachfassliste aus demselben Chat. Der kostenlose Tarif baut und zeigt Vorschauen; das Hosting auf Ihrer Domain kostet £7 im Monat mit Go.

Was ist das günstigste CRM für ein kleines Unternehmen?

Für eine oder zwei Personen sind die Gratis-Tarife von HubSpot (2 Nutzer, 1,000 Kontakte), Zoho (3 Nutzer), Capsule (2 Nutzer, 250 Kontakte) und Attio (3 Plätze) kostenlos. Die Einstiegspreise der Bezahltarife liegen bei etwa $14 bis £27 pro Nutzer und Monat. Ein vom Agenten gebautes CRM mit Jobbit Go kostet £7 im Monat für beliebig viele Nutzer, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.

Brauche ich ein CRM, oder reicht eine Tabelle?

Eine Tabelle genügt, bis Sie Erinnerungen, eine gemeinsame Pipeline, ein Formular, das sie füllt, oder einen Verlauf pro Kunde brauchen. Google Sheets fasst 20 Millionen Zellen und Excel eine Million Zeilen, die Größe ist also nicht die Grenze; die Grenze ist, dass eine Tabelle Ihnen nie sagt, dass ein Angebot drei Wochen alt ist. Bauen Sie die Erinnerungen und die Pipeline um die Tabelle, die Sie haben.

Ist es legal, Kundendaten in meinem eigenen CRM zu speichern?

Ja, nach UK GDPR, mit einer Rechtsgrundlage, einer Datenschutzerklärung und einer Aufbewahrungsfrist, und die meisten Unternehmen zahlen die Datenschutzgebühr der ICO (£52 im Jahr für bis zu 10 Beschäftigte). Marketing-E-Mails und -SMS an Privatpersonen brauchen nach PECR eine Einwilligung oder das Soft Opt-in, mit Ihrer Identität und einer Abmeldung in jeder Nachricht.

Wie verliere ich keine Leads mehr?

Antworten Sie schnell und fassen Sie nach Plan nach. Die Studie der Harvard Business Review fand, dass 23% der Unternehmen auf Online-Anfragen nie antworteten und dass eine Stunde Verzögerung die Chance, einen Lead zu qualifizieren, auf ein Siebtel senkte. Eine Pipeline mit einer nächsten Aktion bei jedem Deal und eine Nachricht um 8 am mit allem, was fällig ist, sind die Lösung.

Kann das CRM Nachfass-E-Mails automatisch senden?

Es kann sie als Entwurf für Sie zum Absenden vorbereiten oder von Ihnen freigegebene, geplante E-Mails senden, mit Ihrer Identität und einem Abmeldelink, wie PECR es verlangt. Lassen Sie Beschwerden und alles, was mit Geld zu tun hat, als Entwürfe, die Sie zuerst lesen; die Nachrichten „Ihr Angebot ist noch offen“ und „es ist 90 days her“ können nach Plan laufen.

Was, wenn ich wachse und später ein richtiges CRM brauche?

Exportieren Sie die Kontakte und Deals aus dem vom Agenten gebauten CRM als Tabelle und importieren Sie sie in HubSpot, Pipedrive oder Salesforce; jedes CRM importiert aus einer CSV. Die Struktur, die Sie gebaut haben (Kontakte, Pipeline-Phasen, nächste Aktionen), lässt sich direkt übertragen, und der Agent auf Jobbit bereitet den Export in dem Format vor, das das neue Tool verlangt.