Dienstplan mit KI in 1 Stunde: Schichten, Tausch, Urlaub und Arbeitszeitregeln

Der Dienstplan wird am Sonntagabend geschrieben, in der WhatsApp-Gruppe gepostet und bis Dienstag zweimal umgeschrieben. Jemand hat einen Zahnarzttermin, bei jemandem ist das Kind krank, die Samstagslieferung wurde verschoben, und die Inhaberin eines Cafés, eines Ladens oder eines kleinen Pflegedienstes verbringt die Woche damit, Namen zwischen Kästchen zu verschieben. Die Folgen zeigt die Untersuchung des TUC (britischer Gewerkschaftsdachverband) vom September 2025: Mehr als die Hälfte der Beschäftigten in unsicheren Arbeitsverhältnissen erhält Schichten mit weniger als 24 Stunden Vorlauf, und zwei Drittel der Beschäftigten mit Nullstundenvertrag bekamen beim letzten Mal, als Stunden gestrichen wurden, nichts. Die Resolution Foundation stellte fest, dass 54% der Beschäftigten mit variablen Stunden 2023 weniger als eine Woche im Voraus von ihren Schichten erfuhren.

Das wird nicht nur ungerecht, sondern auch teuer. Der Employment Rights Act 2025 bringt ein Recht auf ein Angebot garantierter Stunden, auf angemessene Vorankündigung von Schichten und auf Bezahlung bei kurzfristigen Absagen, fällig 2027. Ein Dienstplan, den ein KI-Agent erstellt, beachtet die Regeln, die ein Mensch um 23 Uhr vergisst: die 11 Stunden zwischen den Schichten, die 20-Minuten-Pause, die Grenzen für unter 18-Jährige, den Urlaubsanspruch, die Stunden gegenüber dem Vertrag. Dieser Leitfaden nennt die Regeln, die ein britischer Dienstplan einhalten muss, die vier Prompts, mit denen ein Agent ihn erstellt und betreibt, die Urlaubsrechnung und die Kosten der Dienstplan-Apps, alles geprüft am 21. Oktober 2026.

Die Regeln, die ein Dienstplan einhalten muss

Die Working Time Regulations 1998 setzen die Grenzen; die Leitlinien von ACAS (britische Schlichtungsstelle für Arbeitsbeziehungen), aktualisiert am 21. März 2025, sind die verständliche Fassung. Ein Agent prüft jede dieser Regeln bei jedem Entwurf.

Der Verzicht gilt nur für den 48-Stunden-Durchschnitt. Auf die Ruhezeitregeln kann niemand verzichten, und unter 18-Jährige können auf nichts verzichten.

In vier Prompts zum Dienstplan

1. Der Dienstplan

2. Tausch und Vertretung

3. Urlaub und Anspruch

4. Das Wochenpaket

Vier Prompts, eine Stunde einschließlich der ersten Korrekturen, und der Agent betreut weiter Tausch, Urlaub und Bericht. Der kostenlose Tarif schafft das alles mit 100 Credits pro Tag; der Go-Tarif für £7 im Monat bringt 2,000 Credits für ein größeres Team und die Nachrichten.

Die Urlaubsrechnung

Der gesetzliche Urlaub beträgt 5.6 Wochen pro Jahr, begrenzt auf 28 Tage. Für Personal mit festen Stunden ist es das 5.6-Fache der Arbeitswoche: 3 Tage pro Woche ergeben 16.8 Tage. Bei Beschäftigten mit unregelmäßigen Stunden und Teiljahresbeschäftigten wächst der Urlaub für Urlaubsjahre, die am oder nach dem 1. April 2024 beginnen, mit 12.07% der gearbeiteten Stunden je Abrechnungszeitraum, und diese Beschäftigten dürfen Urlaubsentgelt als Zuschlag erhalten: mindestens 12.07% zusätzlich zum Lohn, mit jedem Abrechnungszeitraum ausgezahlt und als eigene Zeile auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen. Für alle anderen ist ein solcher Zuschlag nicht zulässig. Der Urlaubsrechner von GOV.UK deckt die Fälle mit festen und unregelmäßigen Stunden ab, und der Agent aus Prompt 3 führt den laufenden Saldo.

Was die Dienstplan-Apps kosten

Eine Dienstplan-App lohnt sich bei mehreren Standorten und Stempeluhren. Für einen Standort mit vier bis fünfzehn Personen erledigt der Agent Dienstplan, Tausch, Urlaubsübersicht und Stundenbericht nach einem einzigen Regelwerk, und er übernimmt außerdem alles andere im Betrieb.

Kurzfristige Änderungen, Absagen und die Regeln für 2027

• Heute. Eine allgemeine gesetzliche Vorankündigungsfrist für Schichten gibt es nicht, doch ACAS warnt, dass eine kurzfristige Änderung des Dienstplans den Vertrag verletzen kann, selbst bei einer Flexibilitätsklausel, wenn die Frist nicht angemessen ist, und empfiehlt eine schriftliche Regelung zu abgesagter Arbeit, die festlegt, wie viel Vorlauf gegeben und was bezahlt wird. Bereitschaftszeit am oder in der Nähe des Arbeitsplatzes zählt für den Mindestlohn als Arbeitszeit. Beschäftigte, die nach einem Monat Betriebszugehörigkeit freigestellt oder auf Kurzarbeit gesetzt werden, haben Anspruch auf gesetzliches Garantieentgelt von £41 pro Tag, bis zu £205 in drei Monaten.
• Ab 2027. Der Employment Rights Act 2025 gibt Beschäftigten mit Nullstunden- und Wenigstundenverträgen ein Recht auf ein Angebot garantierter Stunden, das die tatsächlich gearbeiteten Stunden in einem Referenzzeitraum widerspiegelt (die Konsultation der Regierung von Juni bis August 2026 schlug 12 Wochen vor), ein Recht auf angemessene Vorankündigung von Schichten und eine Zahlung, wenn eine Schicht kurzfristig abgesagt, verschoben oder gekürzt wird. Die ACAS-Seite, aktualisiert am 20. Oktober 2026, besagt, dass die Regierung den Monat im Jahr 2027 noch nicht genannt hat. Der Bericht aus Prompt 4 zählt bereits Schichten, die mit weniger als einer Woche Vorlauf geändert wurden, sodass die Zahlen vorliegen, bevor die Regel gilt.
• Weihnachten 2026. Die Feiertage in England und Wales sind Freitag, der 25. Dezember, und Montag, der 28. Dezember (Ersatz für den Boxing Day), und 2027 beginnt mit Freitag, dem 1. Januar. Nehmen Sie sie jetzt in die Dienstplanregeln auf.

Wie sich ein KI-Agent von einer Dienstplan-App unterscheidet

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus und Metas Muse entwerfen alle eine Dienstplantabelle, wenn Sie die Stunden einfügen. Jobbit führt sie auch aus:

• Er prüft jede Regel bei jedem Entwurf, einschließlich der 11 Stunden zwischen den Schichten und der Grenzen für unter 18-Jährige, und sagt Ihnen, was er nicht einhalten konnte.
• Er bearbeitet die Tauschwünsche aus den Nachrichten des Personals, schlägt Vertretung vor und wartet auf Ihre Freigabe mit einem Fingertipp.
• Er führt die Urlaubssalden mit 5.6 Wochen oder 12.07% und bewahrt die Aufzeichnungen 6 Jahre auf.
• Er verschickt das Sonntagspaket mit den Stunden gegenüber den Verträgen und dem Lohnexport.
• Er zählt kurzfristige Änderungen, damit Sie für die Regeln von 2027 gerüstet sind.
• Er erledigt auch die übrige Verwaltung: die Einstellungsunterlagen, die Rechnungen, die Website.

Ein Plan für eine Stunde

• Minute 0 bis 15. Schreiben Sie die Personalliste mit Vertragsstunden, Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Alter sowie Ihre Öffnungszeiten und Besetzungsregeln auf.
• Minute 15 bis 30. Führen Sie Prompt 1 aus. Lesen Sie die Liste der Regeln, die nicht eingehalten werden konnten, und passen Sie die Besetzungsregeln oder die Stunden an.
• Minute 30 bis 45. Führen Sie die Prompts 2 und 3 aus. Schicken Sie von Ihrem eigenen Handy aus einen Test-Tausch.
• Minute 45 bis 60. Führen Sie Prompt 4 aus. Teilen Sie den Dienstplan mit dem Team und erklären Sie, wie Tausch künftig funktioniert.

Als Nächstes lesen

• KI für Restaurants und Cafés: die anderen neun Aufgaben, die ein Agent für einen Gastronomiebetrieb übernimmt.
• KI für Tabellenkalkulationen: falls Ihr Dienstplan heute in Excel liegt.
• KI-Dokumentengenerator: das Mitarbeiterhandbuch und die Verträge.

Häufig gestellte Fragen

Wie erstelle ich einen Dienstplan, der britischem Recht entspricht?

Legen Sie zuerst die Regeln fest: durchschnittlich 48 Stunden pro Woche, sofern kein Verzicht vorliegt, 11 Stunden zwischen den Schichten, 24 Stunden frei pro Woche, 20 Minuten Pause an jedem Tag über 6 Stunden und die strengeren Grenzen für alle unter 18. Geben Sie dann Regeln, Personal und Öffnungszeiten einem Agenten auf Jobbit und bitten Sie ihn, vor der Veröffentlichung jede Regel zu nennen, die er nicht einhalten kann.

Wie viel Vorlauf muss ich bei einer Dienstplanänderung geben?

Das britische Recht kennt heute keine feste Frist, doch ACAS sagt, kurzfristige Änderungen können den Vertrag verletzen, wenn der Vorlauf nicht angemessen ist, und empfiehlt eine schriftliche Regelung zu abgesagten Schichten. Ab 2027 verlangt der Employment Rights Act 2025 angemessene Vorankündigung und Bezahlung bei kurzfristigen Absagen, wobei die Einzelheiten noch in Verordnungen festzulegen sind.

Wie wird der Urlaub für Beschäftigte mit Nullstunden oder unregelmäßigen Stunden berechnet?

Mit 12.07% der gearbeiteten Stunden je Abrechnungszeitraum, für Urlaubsjahre, die am oder nach dem 1. April 2024 beginnen. Diese Beschäftigten dürfen Urlaubsentgelt als Zuschlag von mindestens 12.07% zusätzlich zum Lohn erhalten, getrennt auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen. Personal mit festen Stunden erhält 5.6 Wochen pro Jahr, begrenzt auf 28 Tage.

Darf ein 17-Jähriger eine 10-Stunden-Schicht arbeiten?

Nein. Beschäftigte im Alter von 16 und 17 Jahren sind auf 8 Stunden am Tag und 40 Stunden pro Woche begrenzt, brauchen nach 4.5 Stunden 30 Minuten Pause, 12 Stunden Ruhe zwischen Arbeitstagen und 48 Stunden Ruhe pro Woche und können auf diese Grenzen nicht verzichten.

Muss ich Personal bezahlen, wenn ich es früher nach Hause schicke?

Zeit, in der sie auf Abruf am oder in der Nähe des Arbeitsplatzes sein mussten, zählt für den Mindestlohn als Arbeitszeit. Nach einem Monat Betriebszugehörigkeit haben freigestellte Beschäftigte oder solche auf Kurzarbeit Anspruch auf gesetzliches Garantieentgelt von £41 pro Tag, bis zu £205 in drei Monaten. Ihre eigene Regelung zu abgesagten Schichten sollte festlegen, was Sie darüber hinaus zahlen.

Kann ein KI-Agent einen Dienstplan erstellen?

Ja. Geben Sie einem Agenten auf Jobbit das Personal, die Vertragsstunden, Fähigkeiten und Alter, Ihre Öffnungszeiten und die nötige Besetzung, und er erstellt die Woche als Tabelle mit Pausen, prüft die Arbeitszeitregeln, bearbeitet Tauschwünsche, führt Urlaubssalden und schickt einen wöchentlichen Stundenbericht mit Lohnexport. Der kostenlose Tarif deckt ein kleines Team mit 100 Credits pro Tag ab.

Welche Dienstplan-App ist die günstigste?

Homebase und Connecteam haben kostenlose Tarife für bis zu 10 Personen, RotaCloud beginnt bei £10 im Monat für 1 bis 5 Beschäftigte, Planday bei £2.99 pro Nutzer mit mindestens 5 Nutzern, When I Work bei $2.50 pro Nutzer und Deputy bei $5 pro Nutzer mit £20 Monatsminimum. Ein Agent auf Jobbit erledigt Dienstplan und übrige Verwaltung im kostenlosen Tarif oder für £7 im Monat mit Go.