Ersten Mitarbeiter einstellen 2026: 9 Schritte, Stellenanzeige und echte Monatskosten

Mit der ersten Einstellung hört ein Betrieb auf, nur ein Job zu sein. Ein Café-Inhaber mit 60-Stunden-Wochen, ein Klempner, der Aufträge ablehnen muss, eine Online-Händlerin, die um Mitternacht Bestellungen packt: Alle wissen, dass der nächste Schritt eine weitere Person ist, und alle haben ihn aufgeschoben, weil der Papierkram wie eine Mauer wirkt. Anmeldung bei HMRC (der britischen Steuerbehörde), ein Rentenplan, eine Arbeitgeber-Haftpflichtversicherung, ein Vertrag, jeden Monat eine Gehaltsabrechnung und eine Stellenanzeige, die nicht versehentlich gegen den Equality Act 2010 verstößt.

Die Mauer ist niedriger, als sie aussieht. Es gibt neun Schritte, die meisten dauern eine Stunde, und die Dokumente kann ein KI-Agent aus einer kurzen Beschreibung der Stelle entwerfen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen (in Großbritannien, 2026): was die Person nach Abzug der Employment Allowance tatsächlich kostet, die neun Schritte in der Reihenfolge, die HMRC und The Pensions Regulator erwarten, wo Sie kostenlos inserieren, welche Wörter nicht in die Anzeige gehören, welche Rechte ab Tag eins sich im April 2026 geändert haben und mit welchen Prompts Anzeige, Bewertungsbogen und schriftliche Vertragsangaben vor dem Mittagessen entworfen sind. Die Sätze stammen von GOV.UK und The Pensions Regulator für 2026/27, geprüft am 21. Oktober 2026.

Was ein erster Mitarbeiter wirklich kostet

Der häufige Fall: Ein Laden oder Café stellt eine Person mit 30 Stunden pro Woche zum National Living Wage ein, der seit dem 1. April 2026 für alle ab 21 Jahren £12.71 pro Stunde beträgt.

Die Zahl, die die meisten Erstarbeitgeber überrascht, ist die National Insurance. Die Arbeitgeber-NI beträgt 15% auf alles über £5,000 pro Jahr, bei diesem Gehalt also £2,224. Mit der Employment Allowance können die meisten Arbeitgeber ihre Arbeitgeber-NI um bis zu £10,500 pro Jahr senken, sodass eine erste Einstellung auf diesem Niveau keine Arbeitgeber-NI kostet. Die Ausnahme ist eine Limited Company, in der nur ein Geschäftsführer über der Schwelle bezahlt wird; sobald eine zweite Person über der Schwelle auf der Gehaltsliste steht, kann die Allowance beantragt werden. Die Obergrenze von £100,000 für die Berechtigung wurde im April 2025 abgeschafft.

Die Sätze für die anderen Altersgruppen ab 1. April 2026 sind £10.85 pro Stunde für 18 bis 20 Jahre, £8.00 für unter 18 und £8.00 für Auszubildende.

Die 9 Schritte in der richtigen Reihenfolge

1. Prüfen Sie, ob die Person Angestellte wird. Der erste Schritt von GOV.UK ist die Klärung des Beschäftigungsstatus: Wenn Sie die Arbeitszeit festlegen, die Ausrüstung stellen und einen Lohn zahlen, ist das ein Arbeitsverhältnis mit allen unten genannten Rechten. Ein selbstständiger Auftragnehmer, der Ihnen Rechnungen stellt, ist ein anderes Verhältnis und ein anderer Beitrag.
2. Schreiben Sie die Anzeige und die Stellenbeschreibung. Lohn, Stunden, Aufgaben, Arbeitsort und Bewerbungsweg. Die Regeln des Equality Act stehen im nächsten Abschnitt, und Prompt 1 entwirft die Anzeige.
3. Inserieren Sie dort, wo es kostenlos ist. Der Dienst Find a job von GOV.UK ist kostenlos. Indeed erlaubt britischen Arbeitgebern bis zu 3 kostenlose Anzeigen pro Monat, jeweils bis zu 30 Tage online; gesponserte Anzeigen werden pro Klick oder pro begonnener Bewerbung berechnet, neue Konten erhalten £100 Guthaben. LinkedIn erlaubt eine kostenlose Anzeige gleichzeitig, bis zu 14 Tage online. Reed berechnet £89 plus Mehrwertsteuer für einen ersten Premium-Credit, sechs Wochen online, mit Bezahlung pro Bewerbung als Option ohne Vorabkosten.
4. Führen Sie Gespräche anhand eines Bewertungsbogens. Vier oder fünf Kriterien mit Punkten von 1 bis 5, dieselben Fragen für alle Bewerber, Notizen aufbewahren. Prompt 2 schreibt ihn. Derselbe Bogen ist Ihre Verteidigung, falls ein abgelehnter Bewerber nach dem Grund fragt.
5. Prüfen Sie das Arbeitsrecht vor dem Starttermin. Drei Wege: die Online-Prüfung mit dem Share-Code des Bewerbers, die manuelle Prüfung von Originaldokumenten oder ein Identitätsdienstleister. Der Verhaltenskodex des Home Office und der Leitfaden für Arbeitgeber wurden am 1. Oktober 2026 aktualisiert. Die zivilrechtliche Strafe für die Beschäftigung einer Person ohne Arbeitsrecht beträgt seit dem 13. Februar 2024 £45,000 pro Person beim ersten Verstoß und £60,000 im Wiederholungsfall, und die Prüfung ist die einzige Verteidigung.
6. Melden Sie sich bei HMRC als Arbeitgeber an. Sie müssen sich vor dem ersten Zahltag anmelden, aber nicht früher als 2 Monate bevor Sie Löhne zahlen. Der Aktivierungscode für PAYE Online kommt innerhalb von 10 Tagen per Post. Wenn die Referenznummer bis zum Zahltag nicht da ist, sagt GOV.UK: Führen Sie die Lohnabrechnung trotzdem durch, bewahren Sie die Full Payment Submission auf und senden Sie sie verspätet.
7. Schließen Sie die Arbeitgeber-Haftpflichtversicherung ab. Sie ist ab dem Tag des Arbeitsbeginns Pflicht, die Mindestdeckung beträgt £5 Millionen, die Bußgelder betragen bis zu £2,500 für jeden Tag ohne Versicherung und £1,000 für das Nichtaushängen des Zertifikats.
8. Geben Sie am ersten Tag die schriftliche Erklärung aus. Seit dem 6. April 2020 ist die Hauptangabe (Berufsbezeichnung, Lohn, Stunden, Urlaub, Arbeitsort, Probezeit, Kündigungsfrist, verpflichtende Schulungen) spätestens am ersten Arbeitstag fällig, die weitergehende Erklärung innerhalb von 2 Monaten. Prompt 3 entwirft sie aus Ihren Antworten.
9. Führen Sie Lohnabrechnung und Rente ab dem ersten Zahltag durch. Unter Real Time Information geht die Full Payment Submission an jedem Zahltag spätestens an HMRC. Die Pflichten zur automatischen Rentenanmeldung beginnen am Starttag des ersten Beschäftigten: Wer zwischen 22 und State-Pension-Alter £10,000 oder mehr pro Jahr verdient, muss angemeldet werden, der Arbeitgeber zahlt mindestens 3% der qualifizierenden Einkünfte (insgesamt 8%), und die Konformitätserklärung ist innerhalb von 5 Monaten nach dem Starttermin bei The Pensions Regulator einzureichen.

Die Anzeige und die Wörter, die gegen den Equality Act verstoßen

Eine Stellenanzeige darf nicht erklären oder andeuten, dass Sie wegen eines geschützten Merkmals diskriminieren werden: Alter, Behinderung, Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung, Schwangerschaft, Ehe oder Geschlechtsangleichung. Die Einstellungshinweise von ACAS, aktualisiert am 30. Juni 2026, nennen die problematischen Formulierungen: "recent graduate" und "highly experienced" sind Altersrisiken, "barmaid" und "handyman" sind Geschlechterrisiken, und "German sales rep" ist ein Risiko bei der ethnischen Herkunft, wenn Sie eigentlich "German-speaking" meinen. Die Lösung ist immer dieselbe: Beschreiben Sie die Arbeit, nicht die Person.

Eine gute erste Anzeige hat sechs Teile: die Berufsbezeichnung, nach der die Leute tatsächlich suchen, den Lohn (eine Zahl, nicht "wettbewerbsfähig"), Stunden und Tage, fünf Aufgaben in einfachen Worten, die drei Dinge, die die Person am ersten Tag können muss, und den Bewerbungsweg mit Bewerbungsschluss. Alles andere ist Beiwerk.

Wo Sie kostenlos oder günstig inserieren

Der Papierkram, den ein Agent entwirft

Die Dokumente sind Standard, die Antworten sind Ihre, und ein Agent füllt die Lücke dazwischen. Die schriftliche Erklärung nutzt die Liste der vorgeschriebenen Angaben von GOV.UK. Die Einarbeitungs-Checkliste nutzt die Schritte oben. Für eine einfache Stelle braucht keines von beiden einen Anwalt, und beide werden vor der Verwendung anhand einer kurzen Liste geprüft.

Für ein Café, einen Laden oder einen Handwerksbetrieb ergänzen Sie ein kurzes Mitarbeiterhandbuch: Arbeitszeiten, Pausen, Krankmeldung, Handynutzung, Trinkgeld und die KI-Regeln, falls die Person die Werkzeuge des Betriebs nutzt. Die Vorlage für eine KI-Richtlinie deckt den letzten Teil ab, und der Leitfaden zum Dokumentengenerator die anderen vierzehn Dokumente, die ein kleiner Betrieb am Ende braucht.

Die Rechte ab Tag eins, die sich 2026 geändert haben

Der Employment Rights Act 2025 tritt in Stufen in Kraft, und ein Erstarbeitgeber sollte die Termine im Zeitplan der Regierung (aktualisiert am 14. Oktober 2026) einplanen:

• Seit 6. April 2026: Statutory Sick Pay ab dem ersten Krankheitstag, die Karenztage und die untere Verdienstgrenze entfallen. SSP beträgt £123.25 pro Woche oder 80% des normalen Wochenverdiensts, je nachdem, was niedriger ist, für bis zu 28 Wochen. Vaterschaftsurlaub und unbezahlter Elternurlaub sind Rechte ab Tag eins.
• Seit Oktober 2026: Die Frist für eine Klage vor dem Employment Tribunal beträgt sechs Monate, und Arbeitgeber müssen alle angemessenen Schritte zur Verhinderung sexueller Belästigung unternehmen.
• Ab 1. Januar 2027: Die Wartezeit für den Kündigungsschutz sinkt von zwei Jahren auf sechs Monate, und der Schutz bei Kündigung mit Wiedereinstellung zu schlechteren Bedingungen (fire-and-rehire) gilt.
• 2027, Termin noch offen: Beschäftigte mit Nullstundenverträgen erhalten ein Recht auf ein Angebot garantierter Stunden, angemessene Vorankündigung von Schichten und Bezahlung bei kurzfristigen Absagen.

Statutory Maternity Pay beträgt 2026/27 sechs Wochen lang 90% des durchschnittlichen Wochenverdiensts, danach 33 Wochen lang £194.32 pro Woche oder 90%, je nachdem, was niedriger ist. Der Urlaub beträgt 5.6 Wochen pro Jahr, begrenzt auf 28 Tage, für Teilzeitkräfte anteilig.

Wie sich ein KI-Agent von einer Vorlagenseite unterscheidet

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus und Metas Muse entwerfen alle eine Anzeige, wenn Sie danach fragen. Jobbit begleitet die Einstellung vom ersten Entwurf bis zum ersten Zahltag:

• Es entwirft die Anzeige und prüft sie anhand der Equality-Act-Liste, bevor Sie sie sehen.
• Es erstellt den Bewertungsbogen und führt die Notizen, sodass jeder Bewerber nach denselben fünf Kriterien beurteilt wird.
• Es schreibt die schriftliche Erklärung aus Ihren Antworten und merkt sich die wichtigen Termine.
• Es erstellt die Checkliste mit Fristen ab dem Starttermin und schickt Ihnen jeweils eine Woche vorher eine E-Mail.
• Es veröffentlicht die Stelle auf Ihrer eigenen Website und entwirft die Anzeigen für Find a job und Indeed im richtigen Format.
• Es erinnert Sie an die Konformitätserklärung, bevor die fünf Monate ablaufen.

Ein Zwei-Wochen-Plan

• Tag 1. Beschreiben Sie die Stelle in zehn Zeilen: Stunden, Lohn, Aufgaben, Starttermin. Führen Sie Prompt 1 und 2 aus.
• Tag 2. Veröffentlichen Sie auf Find a job, Indeed und Ihrem Google Business Profile. Sagen Sie es Ihren Stammkunden.
• Tage 3 bis 9. Gespräche mit dem Bewertungsbogen führen. Notizen aufbewahren.
• Tag 10. Machen Sie das Angebot schriftlich, vorbehaltlich der Prüfung des Arbeitsrechts. Führen Sie die Prüfung durch.
• Tag 11. Melden Sie sich bei HMRC als Arbeitgeber an. Holen Sie das Angebot für die Haftpflichtversicherung ein. Wählen Sie einen Rentenplan.
• Tag 12. Führen Sie Prompt 3 und 4 aus. Lesen Sie die schriftliche Erklärung einmal langsam durch.
• Tag 14. Richten Sie die Lohnabrechnung ein, tragen Sie den Starttermin ein und notieren Sie die Frist der Konformitätserklärung im Kalender.

Als Nächstes lesen

• Sollte Ihre nächste Einstellung ein KI-Agent sein?: die neun Rollen, die ein Agent übernehmen kann, und die vier, die nicht.
• KI-Dokumentengenerator: die fünfzehn Dokumente, die ein kleiner Betrieb braucht, kostenlos entworfen.
• 12 Aufgaben, die ein KI-Agent diese Woche für Ihren Betrieb erledigen kann: die Verwaltungsarbeit, die zuerst wegfällt.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet es, in Großbritannien den ersten Mitarbeiter einzustellen?

Für einen Mitarbeiter mit 30 Stunden pro Woche zum National Living Wage von £12.71 beträgt der Bruttolohn etwa £19,828 pro Jahr. Die Arbeitgeber-National-Insurance von 15% über £5,000 wäre £2,224, aber die Employment Allowance deckt für die meisten Erstarbeitgeber bis zu £10,500 der Arbeitgeber-NI ab, also fällt meist nichts an. Die Rente kostet beim Minimum von 3% etwa £408 pro Jahr, sodass sich vor Haftpflichtversicherung und Lohnbuchhaltungs-Software rund £20,236 ergeben.

Wann muss ich mich bei HMRC als Arbeitgeber anmelden?

Vor dem ersten Zahltag, aber nicht mehr als 2 Monate bevor Sie Löhne zahlen. Der Aktivierungscode für PAYE Online kommt innerhalb von 10 Tagen per Post. Wenn Ihre Referenznummer bis zum Zahltag nicht da ist, führen Sie die Lohnabrechnung trotzdem durch, bewahren Sie die Full Payment Submission auf und senden Sie sie, sobald die Referenznummer eintrifft.

Muss ich meinem ersten Mitarbeiter eine Rente anbieten?

Ihre Pflichten beginnen an dem Tag, an dem der erste Beschäftigte anfängt. Wer zwischen 22 und State-Pension-Alter £10,000 oder mehr pro Jahr verdient, muss angemeldet werden, wobei der Arbeitgeber mindestens 3% der qualifizierenden Einkünfte zwischen £6,240 und £50,270 zahlt. Danach erklären Sie innerhalb von 5 Monaten nach dem Starttermin gegenüber The Pensions Regulator die Einhaltung.

Was darf eine Stellenanzeige nicht enthalten?

Alles, was eine Vorliebe in Bezug auf ein geschütztes Merkmal erklärt oder andeutet. ACAS nennt "recent graduate" und "highly experienced" als Altersrisiken, "barmaid" und "handyman" als Geschlechterrisiken und "German sales rep" als Risiko bei der ethnischen Herkunft. Beschreiben Sie die Arbeit und die nötigen Fähigkeiten und lassen Sie den Entwurf von einem Agenten auf Jobbit prüfen, bevor er veröffentlicht wird.

Wo kann ich eine Stelle kostenlos ausschreiben?

Find a job von GOV.UK ist kostenlos und ohne Limit. Indeed erlaubt 3 kostenlose Anzeigen pro Monat, jeweils bis zu 30 Tage online. LinkedIn erlaubt eine kostenlose Anzeige gleichzeitig für bis zu 14 Tage. Ihre eigene Website und Ihr Google Business Profile kosten nichts und eignen sich gut für lokale Stellen.

Welche Strafe droht, wenn ich das Arbeitsrecht nicht prüfe?

Seit dem 13. Februar 2024 beträgt die zivilrechtliche Strafe bis zu £45,000 pro Person beim ersten Verstoß und £60,000 im Wiederholungsfall. Eine korrekte Prüfung vor dem Starttermin, in der Akte aufbewahrt, ist die gesetzliche Entlastung. Der Leitfaden des Home Office für Arbeitgeber wurde am 1. Oktober 2026 aktualisiert.

Kann ein KI-Agent einen Arbeitsvertrag schreiben?

Er kann die schriftliche Erklärung der Beschäftigungsbedingungen aus der vorgeschriebenen Liste von GOV.UK und Ihren Antworten entwerfen, und genau das braucht ein erster Mitarbeiter am ersten Tag. Bei Ungewöhnlichem wie Wettbewerbsverboten, Provisionsmodellen oder einer Stelle im Ausland sollte ein Anwalt den Entwurf lesen. Ein Agent auf Jobbit entwirft Erklärung, Mitarbeiterhandbuch und Einarbeitungs-Checkliste in einer Sitzung, kostenlos mit den 100 Credits pro Tag.