Geschäftsunterlagen aufbewahren in Großbritannien: 12 Fristen je Dokument

Einzelunternehmer bewahren Steuerunterlagen 5 Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar auf, Kapitalgesellschaften (Limited Companies) 6 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, VAT-Unterlagen 6 Jahre und PAYE- sowie CIS-Unterlagen 3 Jahre nach Ende des Steuerjahres. HMRC kann für jeden Verstoß bis zu £3,000 verlangen. Unterlagen zu Arbeitsschutz und Gesundheit gelten länger, bei COSHH bis zu 40 Jahre. Dieser Leitfaden stellt alle Fristen mit der jeweiligen Rechtsgrundlage in einer Tabelle zusammen und zeigt, was sich 2026 geändert hat.

Die Plastiktüte voller Belege, der Ordner mit Rechnungen eines Kunden, der 2021 geschlossen hat, die Gehaltsabrechnungen einer Reinigungskraft, die gegangen ist: Jeder Inhaber hat einen solchen Stapel und stellt sich dieselben zwei Fragen. Was muss aufbewahrt werden, und wann darf es weg? Die Antworten verteilen sich auf ein Dutzend Gesetze und Verordnungen, die Fristen laufen ab unterschiedlichen Stichtagen, und ein Fehler kostet entweder eine Strafe oder einen Lagerraum. Zu wissen, wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind, ist eine Aufgabe für eine Seite, sobald jemand die Lektüre erledigt hat.

Hier ist diese Seite: die zwölf Aufbewahrungsregeln, auf die ein kleines britisches Unternehmen trifft, der Stichtag, ab dem jede Frist läuft, die Strafen, was HMRC zu Scans und verblassenden Belegen sagt, die Änderungen 2026 bei digitalen Aufzeichnungen, Unternehmensregistern und Fristen für Arbeitsgerichtsverfahren sowie die Verwaltungsarbeit, die ein KI-Agent übernehmen kann, damit sich der Ordner am richtigen Tag von selbst leert. Jede Frist wurde am 24. Oktober 2026 auf GOV.UK, legislation.gov.uk oder der Website der HSE geprüft.

So haben wir die Fristen geprüft

1. Zuerst das Gesetz. Jede Zeile nennt das Gesetz oder die Verordnung samt Paragraf, gelesen auf legislation.gov.uk, mit der passenden GOV.UK-Hinweisseite daneben.
2. Der Stichtag zählt so viel wie die Dauer. "Fünf Jahre" ab der Abgabefrist sind nicht fünf Jahre ab der Rechnung, deshalb nennt jede Zeile, ab wann die Frist läuft.
3. Die längste Regel gewinnt. Fällt ein Dokument unter zwei Regeln (eine Gehaltsabrechnung ist zugleich PAYE-Unterlage und Mindestlohn-Nachweis), nennt die Tabelle die längere Frist.
4. Änderungen 2026 geprüft. Making Tax Digital für die Einkommensteuer, die Änderungen am Unternehmensregister vom November 2025 und die Änderung der Klagefrist vom Oktober 2026 beeinflussen alle, was aufzubewahren ist.
5. Keine erfundenen Fristen. Wo das Gesetz keine Frist nennt, steht das in der Tabelle, und es folgen die eigenen Worte der ICO oder von HMRC.

Die 12 Regeln in einer Tabelle

Zwei Korrekturen zu dem, was die meisten Online-Listen noch behaupten. Es gibt keine gesetzliche Pflicht mehr, Krankheitsabwesenheiten für Statutory Sick Pay aufzubewahren: Sie wurde am 6. April 2014 aufgehoben, auch wenn HMRC weiterhin verlangen kann, dass Sie nachweisen, was Sie gezahlt haben, und GOV.UK Krankheitsabwesenheiten weiterhin unter der dreijährigen PAYE-Regel aufführt. Und die gesetzlichen Register eines Unternehmens müssen nicht "für immer" aufbewahrt werden: Seit dem 18. November 2025 müssen Unternehmen ihre eigenen Register der Direktoren, Sekretäre, Privatadressen oder der Personen mit maßgeblichem Einfluss nicht mehr führen (die Angaben werden stattdessen bei Companies House eingereicht), während das Mitgliederregister weiterhin geführt werden muss und Einträge ehemaliger Mitglieder nach zehn Jahren entfernt werden dürfen.

Einzelunternehmer und Partner: fünf Jahre ab der Frist

Für Selbstständige gilt: fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar des Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Die Unterlagen für das Steuerjahr bis zum 5. April 2026, einzureichen bis zum 31. Januar 2027, müssen daher bis zum 31. Januar 2032 aufbewahrt werden. Reichen Sie mehr als vier Jahre zu spät ein, beträgt die Frist 15 Monate ab dem Tag der Einreichung. Zählen tun die Unterlagen, die die Steuererklärung stützen: Ausgangsrechnungen, Ausgabenbelege, Kontoauszüge, Fahrtenbücher, Inventuren und die Arbeitspapiere, die daraus die Zahlen im Formular machen.

Die Hinweise von HMRC für Unternehmen, Arbeitgeber und Auftragnehmer nennen eine Strafe von bis zu £3,000 für jeden Verstoß gegen die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung, und die Seiten für Selbstständige verweisen auf dieselbe Befugnis im Taxes Management Act. Das eigene Handbuch von HMRC sagt, die volle Strafe sei schweren Fällen vorbehalten; häufiger kostet es Sie eine Prüfung, die Sie nicht beantworten können und die mit der Gewinnschätzung von HMRC statt mit Ihrer eigenen endet.

Limited Companies: sechs Jahre, manchmal länger

Unternehmen bewahren Unterlagen sechs Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf, auf das sie sich beziehen. Die sechs Jahre verlängern sich, wenn ein Vorgang mehr als einen Abrechnungszeitraum umfasst, wenn ein Vermögenswert wie ein Transporter oder eine Maschine nach sechs Jahren noch genutzt wird, wenn die Company Tax Return verspätet eingereicht wird oder wenn HMRC eine Prüfung eingeleitet hat: In jedem dieser Fälle werden die Unterlagen bis zum Abschluss der Angelegenheit aufbewahrt. Der Companies Act 2006 (Gesellschaftsgesetz) verlangt getrennt davon, Buchführungsunterlagen drei Jahre aufzubewahren (sechs bei Public Companies), aber in der Praxis maßgeblich ist die Sechsjahresregel von HMRC, weil sich die Steuererklärung auf dieselben Dokumente stützt.

VAT: sechs Jahre, digital

VAT-Unterlagen, darunter das VAT-Konto, Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sowie Import- und Exportpapiere, werden sechs Jahre aufbewahrt, bei Verkäufen über den One Stop Shop zehn Jahre. Seit Making Tax Digital für VAT müssen die Unterlagen in einer Software geführt werden, die digital mit der Erklärung verknüpft ist; die Mitteilung von HMRC stellt klar, dass das manuelle Übertragen von Daten zwischen Systemen "nicht zulässig" ist. Praktisch bedeutet das: Eine sechsjährige Aufbewahrungsregel für ein VAT-registriertes Unternehmen ist in Wahrheit ein sechsjähriges Software-Abonnement oder ein sechsjähriges Archiv exportierter Dateien, die sich noch öffnen lassen.

Arbeitgeber: PAYE drei Jahre, Mindestlohn sechs

PAYE-Unterlagen reichen drei Jahre ab Ende des Steuerjahres zurück: was Sie gezahlt, was Sie abgezogen haben, an HMRC gesendete Meldungen, Urlaub und Fehlzeiten der Beschäftigten sowie Auslagen und Sachbezüge. HMRC kann schätzen, was Sie schulden, und bis zu £3,000 verlangen, wenn Unterlagen fehlen. Unterlagen zu gesetzlichem Mutterschafts-, Adoptions- und Vaterschaftsgeld folgen denselben drei Jahren.

Die Falle ist die National Minimum Wage. Seit dem 1. April 2021 müssen Unterlagen, die belegen, dass jede Arbeitskraft mindestens den Mindestlohn erhalten hat, sechs Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Entgeltzeitraums, der auf den erfassten folgt. Eine Gehaltsabrechnung ist deshalb zugleich eine dreijährige PAYE-Unterlage und eine sechsjährige Mindestlohn-Unterlage; die längere Frist gilt, also bewahren Sie die Lohnabrechnung sechs Jahre auf. Bauunternehmer bewahren CIS-Zahlungs- und Abzugsunterlagen drei Jahre auf, mit derselben Strafe von £3,000.

Arbeitsschutz: drei Jahre und vierzig

Das Unfallbuch ist eine Unterlage mit drei Jahren Frist, gerechnet ab jedem Eintrag, und RIDDOR-Meldungen über schwere Verletzungen und gefährliche Vorkommnisse werden drei Jahre ab dem Datum der Unterlage aufbewahrt. Die langen Fristen betreffen die Expositionsunterlagen: Akten der Gesundheitsüberwachung nach COSHH und Gesundheitsakten nach den Asbestvorschriften werden 40 Jahre ab dem letzten Eintrag aufbewahrt, weil die Erkrankungen, die sie erfassen sollen, erst Jahrzehnte später auftreten. Ärztliche Asbestbescheinigungen werden vier Jahre aufbewahrt, Unterlagen über meldepflichtige Asbestarbeiten ohne Lizenz 40 Jahre. Für das Asbestverzeichnis selbst nennen die Vorschriften keine Aufbewahrungsfrist; die HSE erwartet, dass es ein lebendes Dokument ist, das mindestens einmal im Jahr überprüft wird.

Verträge und Rechnungen: das Sechsjahresfenster für Ansprüche

Das Steuerrecht sagt Ihnen, wann HMRC nachfragen kann; der Limitation Act 1980 sagt Ihnen, wann ein Kunde oder Lieferant klagen kann. Ein Anspruch wegen Verletzung eines einfachen Vertrags kann sechs Jahre ab der Verletzung geltend gemacht werden, ein Anspruch aus einer Urkunde zwölf Jahre. Ein Vertrag, das zugrunde liegende Angebot sowie die Rechnungen und der Schriftverkehr, die zeigen, was geliefert wurde, sollten deshalb sechs Jahre nach Ende des Auftrags aufbewahrt werden, was auch immer die Steuerregeln sagen. Diese Regel übersehen die meisten Inhaber, und sie ist im Streitfall die entscheidende: Die E-Mail, in der der Kunde den Leistungsumfang bestätigt hat, ist nur dann ein Beweis, wenn es sie noch gibt.

Personenbezogene Daten: keine feste Frist, aber eine schriftliche

Die UK GDPR nennt keine Zahl. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung besagt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen, und die ICO rät Organisationen, "standardmäßige Aufbewahrungsfristen festzulegen und zu dokumentieren" und sie zu überprüfen. Daten aufzubewahren, weil das Gesetz es verlangt (Steuer, Lohn, Arbeitsschutz), ist ein notwendiger Zweck; eine Kundenliste "für alle Fälle" zu behalten, ist es nicht. Für Stellenbewerber nennt die ICO keine Zahl, sondern nur, dass Unterlagen nicht über den Zeitraum hinaus aufbewahrt werden sollen, in dem ein Anspruch geltend gemacht werden könnte. Dieser Zeitraum hat sich am 1. Oktober 2026 geändert: Der Employment Rights Act 2025 hat die Frist des Equality Act für Klagen vor dem Arbeitsgericht für Handlungen ab diesem Datum von drei auf sechs Monate verlängert, sodass die alte Gewohnheit, erfolglose Bewerbungen nach sechs Monaten zu löschen, jetzt knapp bemessen ist. Zwölf Monate, im Plan festgehalten, sind die sicherere Zahl.

Scans, verblassende Belege und digitale Unterlagen 2026

HMRC akzeptiert eingescannte Kopien von Papierunterlagen, und VAT Notice 700/21 sagt zusammen mit dem Compliance Handbook, dass das Papieroriginal vernichtet werden darf, sobald das Bild eine vollständige und lesbare Kopie ist, einschließlich allem auf der Rückseite. Das ist die Antwort auf die Plastiktüte: Fotografieren Sie jeden Beleg in der Woche, in der Sie ihn erhalten, denn die National Archives warnen, dass Text auf Thermopapier von Kassenbons "schon nach wenigen Jahren verschwinden kann", und der Beleg, den Sie im fünften Jahr brauchen, kann leer sein.

Die Änderung 2026 ist Making Tax Digital für die Einkommensteuer. Ab dem 6. April 2026 führen Einzelunternehmer und Vermieter mit qualifizierendem Einkommen über £50,000 ihre Unterlagen digital und senden vierteljährliche Aktualisierungen aus einer Software, die Gruppe mit £30,000 folgt im April 2027 und die Gruppe mit £20,000 im April 2028. Die Aufbewahrungsfrist bleibt unverändert, fünf Jahre nach der Frist am 31. Januar, aber die Unterlagen müssen jetzt in digitaler Form vorliegen, und die Originalrechnungen und Belege oder vollständige Kopien davon müssen weiterhin hinter den Softwareeinträgen aufbewahrt werden.

Wie ein KI-Agent den Ordner in Ordnung hält

Die Fristen stehen fest; die Arbeit ist die Verwaltung ihrer Anwendung, und genau das kann ein Agent gut.

• Schreibt Ihren Aufbewahrungsplan. Nennen Sie dem Agenten Ihre Unternehmensart, ob Sie VAT-registriert sind, ob Sie Personal beschäftigen und ob Sie mit Gefahrstoffen arbeiten, und er entwirft aus der Tabelle oben den einseitigen Plan mit Ihren eigenen Daten.
• Scannt und legt Belege beim Eingang ab. Fotografieren Sie den Beleg, legen Sie ihn in einem Projektordner ab, und der Agent benennt ihn nach Datum, Lieferant und Betrag und trägt ihn in die Ausgabentabelle ein, sodass das Verblassen des Thermopapiers keine Rolle spielt.
• Setzt die Löscherinnerungen. Eine Jobbit-Automatisierung kann jeweils am Ersten des Monats laufen, auflisten, was seine Frist überschritten hat, und Sie um Bestätigung der Löschung bitten, also genau die Prüfung, die die ICO dokumentiert sehen will.
• Hält die Exporte lesbar. Wenn Sie die Buchhaltungssoftware wechseln, exportiert der Agent das Sechsjahresarchiv in offene Formate und prüft, ob sich die Dateien noch öffnen lassen.
• Beantwortet die Prüfung. Fragt HMRC nach den Unterlagen hinter einer Zahl, findet der Agent in den Projektdateien die Rechnungen, Kontoauszüge und Arbeitspapiere, die sie stützen.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus und Metas Muse erklären Ihnen die Regeln, wenn Sie danach fragen. Was sie nicht tun, ist die Dateien zu verwahren, die monatliche Prüfung auszuführen und die Erinnerung zu senden. Der Agent von Jobbit erledigt diese drei Dinge aus einem Projekt heraus und holt aus seinem Netzwerk menschlicher Fachleute eine Buchhalterin oder einen Buchhalter hinzu, wenn ein Jahresabschluss das verlangt.

Ihr Plan für diese Woche

• Montag: den Plan schreiben. Zwölf Zeilen, Ihre Daten. Nutzen Sie die Tabelle oben und geben Sie jeder Zeile eine verantwortliche Person, auch wenn Sie das selbst sind.
• Dienstag: den Stapel fotografieren. Jeder Papierbeleg des letzten Steuerjahres, gescannt und benannt. Das Thermopapier können Sie wegwerfen, sobald das Bild vollständig ist.
• Mittwoch: die älteste aufzubewahrende Datei finden. Für einen Einzelunternehmer ist das das Steuerjahr bis April 2021, einzureichen im Januar 2022 und aufzubewahren bis Januar 2027. Alles, was älter ist als Ihr Plan vorsieht, darf weg.
• Donnerstag: die Sechsjahreszeilen prüfen. Lohnabrechnung mit Mindestlohn, VAT und Unternehmensunterlagen laufen alle sechs Jahre; stellen Sie sicher, dass Ihr Software-Export oder Archiv so weit zurückreicht.
• Freitag: den Bewerberordner in Ordnung bringen. Legen Sie eine Löschung nach zwölf Monaten für erfolglose Bewerbungen fest und schreiben Sie sie in den Plan, jetzt wo die Klagefrist sechs Monate beträgt.

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Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen in Großbritannien aufbewahren?

Fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar, wenn Sie selbstständig sind, sechs Jahre ab Ende des Geschäftsjahres bei einer Limited Company, sechs Jahre für VAT-Unterlagen und drei Jahre ab Ende des Steuerjahres für PAYE- und CIS-Unterlagen. Expositionsunterlagen des Arbeitsschutzes nach COSHH gelten 40 Jahre, und Verträge sollten sechs Jahre nach dem Auftrag aufbewahrt werden, denn so lange kann ein Anspruch geltend gemacht werden.

Wie lange sollte ein Einzelunternehmer Belege aufbewahren?

Fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar des Steuerjahres, zu dem sie gehören, also werden Belege für das Jahr bis April 2026 bis zum 31. Januar 2032 aufbewahrt. Eine fotografierte Kopie genügt, solange sie vollständig und lesbar ist, einschließlich allem auf der Rückseite, und das Papier darf dann weg.

Welche Strafe droht, wenn ich Geschäftsunterlagen nicht aufbewahre?

HMRC kann für jeden Verstoß gegen die Pflicht, die für eine Steuererklärung nötigen Unterlagen zu führen oder aufzubewahren, bis zu £3,000 verlangen, und das Handbuch von HMRC reserviert den vollen Betrag für schwere Fälle. Häufiger kostet es Sie eine Prüfung, die Sie nicht belegen können und die damit endet, dass HMRC Ihren Gewinn oder Ihre PAYE-Schuld schätzt.

Kann ich Geschäftsunterlagen digital statt auf Papier aufbewahren?

Ja. HMRC akzeptiert Scans und Fotos, solange die Kopie vollständig und lesbar ist, und VAT-registrierte Unternehmen sowie, ab April 2026, Einzelunternehmer und Vermieter mit höherem Einkommen müssen ihre Unterlagen nach Making Tax Digital digital führen. Bewahren Sie die Dateien in einem Format auf, das sich in sechs Jahren noch öffnen lässt, und sichern Sie sie.

Wie lange sollte ich Lebensläufe von Personen aufbewahren, die ich nicht eingestellt habe?

Die UK GDPR nennt keine Zahl; die ICO sagt, man solle sie nicht über den Zeitraum hinaus aufbewahren, in dem ein Anspruch geltend gemacht werden könnte. Seit dem 1. Oktober 2026 beträgt die Frist des Equality Act für Klagen vor dem Arbeitsgericht sechs statt drei Monate, daher ist eine im Plan festgehaltene Aufbewahrung von zwölf Monaten die sicherere Wahl.

Muss ich Papierkopien von Belegen aufbewahren?

Nein. Die VAT-Mitteilung von HMRC und das Compliance Handbook sagen beide, dass das Original vernichtet werden darf, sobald ein vollständiges, lesbares Bild vorliegt, und Thermobelege verblassen ohnehin nach wenigen Jahren. Am schnellsten bleiben Sie bei allen Regeln auf der sicheren Seite, wenn ein Agent jeden Beleg in der Woche ablegt, in der Sie ihn erhalten; der Agent von Jobbit macht das aus einem Foto, im kostenlosen Tarif ohne Karte.