Contratar a tu primer empleado en 2026: 9 pasos, el anuncio y el coste mensual real

La primera contratación es el momento en que un negocio deja de ser un trabajo. Un dueño de cafetería con semanas de 60 horas, un fontanero que rechaza encargos, una vendedora online que empaqueta pedidos a medianoche: todos saben que el siguiente paso es una persona, y todos lo han aplazado porque el papeleo parece un muro. Registro en HMRC (la agencia tributaria británica), un plan de pensiones, seguro de responsabilidad civil de empleadores, un contrato, una nómina cada mes y un anuncio de empleo que no infrinja por accidente la Equality Act 2010.

El muro es más bajo de lo que parece. Son nueve pasos, la mayoría lleva una hora, y un agente de IA puede redactar los documentos a partir de una breve descripción del puesto. Esta guía muestra cómo contratar a tu primer empleado en el Reino Unido en 2026: lo que cuesta realmente la persona una vez descontado el Employment Allowance, los nueve pasos en el orden que esperan HMRC y The Pensions Regulator, dónde anunciarte sin pagar, las palabras que debes evitar en el anuncio, los derechos desde el primer día que cambiaron en abril de 2026 y los prompts que dejan listos el anuncio, la ficha de evaluación de la entrevista y la declaración escrita antes de comer. Las tarifas proceden de GOV.UK y The Pensions Regulator para 2026/27, comprobadas el 21 de octubre de 2026.

Cuánto cuesta realmente un primer empleado

Tomemos el caso habitual: una tienda o cafetería que contrata a una persona 30 horas semanales con el National Living Wage, que es de £12.71 la hora para mayores de 21 años desde el 1 de abril de 2026.

La cifra que más sorprende a los empleadores primerizos es la de National Insurance. La National Insurance del empleador es del 15% sobre todo lo que supere los £5,000 al año, lo que serían £2,224 con este salario. El Employment Allowance permite a la mayoría de los empleadores restar hasta £10,500 al año de esa factura, así que una primera contratación a este nivel no cuesta nada en National Insurance del empleador. La excepción es una sociedad limitada en la que la única persona pagada por encima del umbral es un administrador; cuando hay una segunda persona en nómina por encima del umbral, ya se puede solicitar la ayuda. El tope de elegibilidad de £100,000 se eliminó en abril de 2025.

Las tarifas para otras franjas de edad desde el 1 de abril de 2026 son £10.85 la hora de 18 a 20 años, £8.00 para menores de 18 y £8.00 para aprendices.

Los 9 pasos en orden

1. Comprueba que la persona será empleada. El primer paso de GOV.UK es confirmar la situación laboral: si fijas el horario, pones el material y pagas un sueldo, es un empleado, con todos los derechos que se describen abajo. Un autónomo que te factura es otra relación y otro artículo.
2. Redacta el anuncio y la descripción del puesto. Sueldo, horario, tareas, lugar de trabajo y cómo candidatarse. Las normas de la Equality Act están en la sección siguiente, y el prompt 1 lo redacta.
3. Anúnciate donde es gratis. El servicio Find a job de GOV.UK es gratuito. Indeed permite a un empleador del Reino Unido publicar hasta 3 ofertas al mes gratis, cada una activa hasta 30 días, con anuncios patrocinados que se cobran por clic o por solicitud iniciada y un crédito de £100 para cuentas nuevas. LinkedIn permite una oferta gratuita activa a la vez, publicada hasta 14 días. Reed cobra £89 más IVA por un primer crédito Premium, activo seis semanas, con el pago por solicitud como opción sin coste inicial.
4. Entrevista con una ficha de evaluación. Cuatro o cinco criterios puntuados de 1 a 5, las mismas preguntas para todos los candidatos y notas guardadas. El prompt 2 la redacta. Esa misma ficha es tu defensa si un candidato rechazado pregunta por qué.
5. Comprueba el derecho a trabajar antes de la fecha de inicio. Tres vías: la comprobación online con el código de acceso del candidato, una comprobación manual de documentos originales o un proveedor de servicios de identidad. El código de conducta del Home Office y la guía para empleadores se actualizaron el 1 de octubre de 2026. La sanción civil por emplear a alguien sin derecho a trabajar es de £45,000 por trabajador en la primera infracción y £60,000 en la reincidencia desde el 13 de febrero de 2024, y la comprobación es la única defensa.
6. Regístrate como empleador en HMRC. Debes registrarte antes del primer día de pago y no puedes hacerlo con más de 2 meses de antelación al inicio de los pagos. El código de activación de PAYE Online llega por correo en un plazo de 10 días. Si la referencia no ha llegado el día de pago, GOV.UK indica que hagas la nómina, guardes la Full Payment Submission y la envíes con retraso.
7. Contrata el seguro de responsabilidad civil de empleadores. Es obligatorio desde el día en que la persona empieza, con una cobertura mínima de £5 millones, multas de hasta £2,500 por cada día sin él y £1,000 por no exhibir el certificado.
8. Entrega la declaración escrita el primer día. Desde el 6 de abril de 2020, la declaración principal (puesto, sueldo, horario, vacaciones, lugar de trabajo, periodo de prueba, preaviso y formación obligatoria del empleado) debe entregarse el primer día o antes, y la declaración ampliada en un plazo de 2 meses. El prompt 3 la redacta a partir de tus respuestas.
9. Haz la nómina y la pensión desde el primer día de pago. Con Real Time Information, la Full Payment Submission se envía a HMRC el día de pago o antes. Las obligaciones de inscripción automática en la pensión empiezan en la fecha de inicio del primer trabajador: toda persona de 22 años hasta la edad de la State Pension que gane £10,000 o más al año debe ser inscrita, el empleador aporta al menos el 3% de los ingresos computables (8% en total), y la declaración de cumplimiento debe presentarse a The Pensions Regulator en un plazo de 5 meses desde la fecha de inicio.

El anuncio y las palabras que infringen la Equality Act

Un anuncio de empleo no debe afirmar ni dar a entender que discriminarás por una característica protegida: edad, discapacidad, sexo, raza, religión, orientación sexual, embarazo, matrimonio o reasignación de género. La guía de contratación de ACAS, actualizada el 30 de junio de 2026, recoge las expresiones problemáticas: "recent graduate" y "highly experienced" son riesgos de edad, "barmaid" y "handyman" son riesgos de sexo, y "German sales rep" es un riesgo de raza cuando lo que quieres decir es "German-speaking". La solución es siempre la misma: describe el trabajo, no a la persona.

Un buen primer anuncio tiene seis partes: el título del puesto que la gente busca de verdad, el sueldo (una cifra, no "competitivo"), las horas y los días, cinco tareas en palabras sencillas, las tres cosas que necesitas que la persona sepa hacer desde el primer día, y cómo candidatarse con una fecha límite. Todo lo demás es ruido.

Dónde anunciarte gratis o barato

El papeleo que redacta un agente

Los documentos son estándar, las respuestas son tuyas y un agente rellena el hueco entre ambos. La declaración escrita usa la lista de datos obligatorios de GOV.UK. La lista de incorporación usa los pasos anteriores. Ninguna de las dos necesita un abogado para un puesto sencillo, y ambas se contrastan con una lista breve antes de salir.

Para una cafetería, una tienda o un oficio, añade un breve manual del personal: horarios, descansos, aviso de bajas, uso del teléfono, propinas y las normas sobre IA si la persona va a usar las herramientas del negocio. La plantilla de política de IA cubre esto último, y la guía del generador de documentos cubre los otros catorce documentos que acaba necesitando un pequeño negocio.

Los derechos desde el primer día que cambiaron en 2026

La Employment Rights Act 2025 llega por fases, y un empleador primerizo debe planificar según las fechas del calendario del Gobierno, actualizado el 14 de octubre de 2026:

• Desde el 6 de abril de 2026: Statutory Sick Pay desde el primer día de enfermedad, sin días de espera y sin el límite inferior de ingresos. La SSP es de £123.25 a la semana o el 80% de los ingresos semanales normales, lo que sea menor, hasta 28 semanas. El permiso de paternidad y el permiso parental no retribuido son derechos desde el primer día.
• Desde octubre de 2026: el plazo para presentar una reclamación ante un tribunal laboral es de seis meses, y los empleadores deben tomar todas las medidas razonables para prevenir el acoso sexual.
• Desde el 1 de enero de 2027: el periodo mínimo para reclamar por despido improcedente pasa de dos años a seis meses, y se aplican protecciones frente al despido y recontratación.
• En 2027, fecha por confirmar: los trabajadores con contratos de cero horas obtienen derecho a una oferta de horas garantizadas, a un preaviso razonable de los turnos y a una compensación por cancelaciones con poca antelación.

La Statutory Maternity Pay en 2026/27 es el 90% de los ingresos semanales medios durante seis semanas, y después £194.32 a la semana o el 90%, lo que sea menor, durante 33 semanas. Las vacaciones son 5.6 semanas al año, con un máximo de 28 días, proporcionales para quienes trabajan a tiempo parcial.

En qué se diferencia un agente de IA de una web de plantillas

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus y Muse de Meta redactarán un anuncio si se lo pides. Jobbit gestiona la contratación desde el primer borrador hasta el primer día de pago:

• Redacta el anuncio y lo comprueba con la lista de la Equality Act antes de que lo veas.
• Crea la ficha de evaluación y guarda las notas, de modo que cada candidato se juzga por las mismas cinco cosas.
• Redacta la declaración escrita a partir de tus respuestas y guarda las fechas que importan.
• Crea la lista de comprobación con plazos a partir de la fecha de inicio, y te escribe por correo la semana anterior a cada uno.
• Publica el puesto en tu propia web y prepara las ofertas de Find a job e Indeed en el formato correcto.
• Te recuerda la declaración de cumplimiento antes de que se agoten los cinco meses.

Un plan de dos semanas

• Día 1. Escribe el puesto en diez líneas: horas, sueldo, tareas, fecha de inicio. Ejecuta los prompts 1 y 2.
• Día 2. Publica en Find a job, Indeed y tu Google Business Profile. Díselo a tus clientes habituales.
• Días 3 a 9. Entrevista con la ficha de evaluación. Guarda las notas.
• Día 10. Haz la oferta por escrito, sujeta a la comprobación del derecho a trabajar. Haz la comprobación.
• Día 11. Regístrate como empleador en HMRC. Pide el presupuesto del seguro de responsabilidad civil de empleadores. Elige un plan de pensiones.
• Día 12. Ejecuta los prompts 3 y 4. Lee la declaración escrita una vez, despacio.
• Día 14. Configura la nómina, introduce la fecha de inicio y apunta en la agenda el plazo de la declaración de cumplimiento.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta contratar a tu primer empleado en el Reino Unido?

Para un empleado de 30 horas semanales con el National Living Wage de £12.71, el salario bruto es de unos £19,828 al año. La National Insurance del empleador al 15% sobre los £5,000 sería de £2,224, pero el Employment Allowance cubre hasta £10,500 de la National Insurance del empleador para la mayoría de los empleadores primerizos, así que normalmente es cero. La pensión añade unos £408 al año con el mínimo del 3%, lo que da aproximadamente £20,236 antes del seguro de responsabilidad civil de empleadores y del software de nóminas.

¿Cuándo debo registrarme como empleador en HMRC?

Antes del primer día de pago, y no más de 2 meses antes de empezar a pagar a personas. El código de activación de PAYE Online llega por correo en un plazo de 10 días. Si tu referencia no ha llegado el día de pago, haz la nómina de todos modos, guarda la Full Payment Submission y envíala en cuanto llegue la referencia.

¿Tengo que ofrecer una pensión a mi primer empleado?

Tus obligaciones empiezan el día en que empieza el primer trabajador. Toda persona de 22 años hasta la edad de la State Pension que gane £10,000 o más al año debe ser inscrita, con una aportación del empleador de al menos el 3% de los ingresos computables entre £6,240 y £50,270. Después declaras el cumplimiento a The Pensions Regulator en un plazo de 5 meses desde la fecha de inicio.

¿Qué no debe decir un anuncio de empleo?

Nada que afirme o dé a entender una preferencia por una característica protegida. ACAS señala "recent graduate" y "highly experienced" como riesgos de edad, "barmaid" y "handyman" como riesgos de sexo, y "German sales rep" como riesgo de raza. Describe el trabajo y las competencias necesarias, y pide a un agente de Jobbit que revise el borrador antes de publicarlo.

¿Dónde puedo anunciar un empleo gratis?

Find a job de GOV.UK es gratuito y sin límite. Indeed permite 3 ofertas gratis al mes, cada una activa hasta 30 días. LinkedIn permite una oferta gratuita a la vez durante hasta 14 días. Tu propia web y tu Google Business Profile no cuestan nada y funcionan bien para puestos locales.

¿Cuál es la sanción por no comprobar el derecho a trabajar?

Desde el 13 de febrero de 2024, la sanción civil es de hasta £45,000 por trabajador en la primera infracción y £60,000 en la reincidencia. Una comprobación correcta antes de la fecha de inicio, guardada en el expediente, es la excusa legal. La guía para empleadores del Home Office se actualizó el 1 de octubre de 2026.

¿Puede un agente de IA redactar un contrato de trabajo?

Puede redactar la declaración escrita de las condiciones de empleo a partir de la lista obligatoria de GOV.UK y tus respuestas, que es lo que necesita un primer empleado el primer día. Para algo fuera de lo común, como pactos de no competencia, sistemas de comisiones o un puesto en el extranjero, pide a un abogado que lea el borrador. Un agente de Jobbit redacta la declaración, el manual del personal y la lista de incorporación en una sola sesión, gratis con los 100 créditos al día.