Berapa Lama Menyimpan Catatan Bisnis di Inggris Raya: 12 Aturan per Dokumen

Pekerja mandiri (sole trader) menyimpan catatan pajak selama 5 tahun setelah batas waktu pelaporan 31 Januari, perusahaan terbatas (limited company) selama 6 tahun sejak akhir tahun keuangan, catatan VAT selama 6 tahun, serta catatan PAYE dan CIS selama 3 tahun setelah tahun pajak berakhir, dan HMRC dapat mengenakan denda hingga £3,000 untuk setiap kegagalan. Catatan kesehatan dan keselamatan kerja berlaku lebih lama, hingga 40 tahun untuk COSHH. Panduan ini merangkum setiap jangka waktu dalam satu tabel, lengkap dengan dasar hukumnya, serta aturan yang berubah pada 2026.

Sekantong kresek penuh struk, map berisi faktur dari klien yang tutup pada 2021, slip gaji dari petugas kebersihan yang sudah berhenti: setiap pemilik usaha punya tumpukan seperti ini dan dua pertanyaan yang sama. Apa yang wajib disimpan, dan kapan boleh dibuang? Jawabannya tersebar di belasan undang-undang dan peraturan, jangka waktunya dihitung dari tanggal yang berbeda, dan kalau salah, akibatnya bisa denda atau sewa gudang. Mengetahui berapa lama menyimpan catatan bisnis sebenarnya urusan satu halaman, asalkan ada yang sudah membaca semuanya.

Halaman itu ada di bawah ini: dua belas aturan retensi yang dihadapi usaha kecil di Inggris Raya, tanggal mulai setiap hitungan, dendanya, pernyataan HMRC tentang hasil scan dan struk yang memudar, perubahan 2026 pada catatan digital, register perusahaan dan batas waktu tribunal, serta pekerjaan administrasi yang bisa dijalankan agen AI agar map Anda kosong sendiri pada hari yang tepat. Setiap jangka waktu telah diperiksa di GOV.UK, legislation.gov.uk atau situs HSE pada 24 Oktober 2026.

Cara kami memeriksa jangka waktunya

1. Undang-undang lebih dulu. Setiap baris menyebut Act atau peraturan beserta pasalnya, dibaca di legislation.gov.uk, dengan halaman panduan GOV.UK sebagai pendamping.
2. Tanggal mulai sama pentingnya dengan lamanya. "Lima tahun" dari batas waktu pelaporan tidak sama dengan lima tahun dari tanggal faktur, jadi setiap baris menyebut sejak kapan hitungan dimulai.
3. Aturan terpanjang yang berlaku. Jika sebuah dokumen terkena dua aturan (slip gaji adalah catatan PAYE sekaligus catatan upah minimum), tabel mencantumkan jangka waktu yang lebih lama.
4. Perubahan 2026 diperiksa. Making Tax Digital untuk Income Tax, perubahan register perusahaan pada November 2025, dan perubahan batas waktu tribunal pada Oktober 2026 semuanya mengubah apa yang perlu disimpan.
5. Tidak ada jangka waktu karangan. Jika hukum tidak menetapkan jangka waktu, tabel menyatakannya dan mengutip kata-kata ICO atau HMRC sendiri.

12 aturan dalam satu tabel

Dua koreksi atas apa yang masih tertulis di kebanyakan daftar daring. Tidak ada lagi kewajiban hukum untuk menyimpan catatan ketidakhadiran karena sakit untuk Statutory Sick Pay: kewajiban itu dicabut pada 6 April 2014, meskipun HMRC masih dapat meminta Anda membuktikan apa yang telah Anda bayar, dan GOV.UK masih mencantumkan ketidakhadiran karena sakit di bawah aturan PAYE tiga tahun. Dan register resmi perusahaan tidak "disimpan selamanya": sejak 18 November 2025 perusahaan tidak lagi wajib menyimpan register direktur, sekretaris, alamat tempat tinggal, atau orang dengan kendali signifikan sendiri (informasinya dilaporkan ke Companies House), sedangkan register anggota tetap wajib disimpan dan entri anggota lama dapat dihapus setelah sepuluh tahun.

Sole trader dan mitra usaha: lima tahun, dari batas waktu

Aturan untuk pekerja mandiri adalah lima tahun setelah batas waktu pengajuan 31 Januari pada tahun pajak yang terkait dengan catatan tersebut. Catatan untuk tahun pajak yang berakhir 5 April 2026, yang dilaporkan paling lambat 31 Januari 2027, karena itu harus disimpan sampai 31 Januari 2032. Jika Anda melapor terlambat lebih dari empat tahun, jangka waktunya menjadi 15 bulan sejak tanggal Anda melapor. Catatan yang dihitung adalah yang mendukung laporan: faktur penjualan, struk biaya, rekening koran, catatan jarak tempuh, stok opname, dan lembar kerja yang mengubahnya menjadi angka di formulir.

Panduan HMRC untuk perusahaan, pemberi kerja, dan kontraktor menyebut denda hingga £3,000 untuk setiap kegagalan menyimpan catatan yang memadai, dan halaman untuk pekerja mandiri merujuk pada kewenangan yang sama dalam Taxes Management Act. Manual HMRC sendiri menyatakan denda penuh dicadangkan untuk kasus serius; biaya yang lebih umum adalah pemeriksaan yang tidak dapat Anda jawab, yang berakhir dengan taksiran laba menurut HMRC, bukan menurut Anda.

Perusahaan terbatas: enam tahun, dan kadang lebih lama

Perusahaan menyimpan catatan selama enam tahun sejak akhir tahun keuangan yang terkait. Enam tahun itu bisa diperpanjang bila suatu transaksi mencakup lebih dari satu periode akuntansi, bila aset seperti van atau mesin masih dipakai setelah enam tahun, bila Company Tax Return dilaporkan terlambat, atau bila HMRC telah membuka pemeriksaan kepatuhan: dalam setiap kasus, catatan disimpan sampai perkara selesai. Companies Act 2006 (Undang-Undang Perusahaan 2006) secara terpisah mewajibkan catatan akuntansi disimpan selama tiga tahun (enam tahun untuk perusahaan publik), tetapi dalam praktik aturan enam tahun HMRC yang berlaku karena laporan pajak bertumpu pada dokumen yang sama.

VAT: enam tahun, secara digital

Catatan VAT, termasuk akun VAT, faktur penjualan dan pembelian, serta dokumen impor dan ekspor, disimpan selama enam tahun, atau sepuluh tahun untuk penjualan melalui One Stop Shop. Sejak Making Tax Digital untuk VAT, catatan harus disimpan dalam perangkat lunak yang terhubung secara digital ke laporan; pemberitahuan HMRC dengan tegas menyatakan bahwa memindahkan data secara manual antarsistem "tidak dapat diterima". Konsekuensi praktisnya, kebijakan retensi enam tahun bagi bisnis terdaftar VAT sebenarnya berarti langganan perangkat lunak selama enam tahun, atau arsip berkas ekspor enam tahun yang masih bisa dibuka.

Pemberi kerja: PAYE tiga tahun, upah minimum enam tahun

Catatan PAYE disimpan tiga tahun sejak akhir tahun pajak: apa yang Anda bayarkan, apa yang Anda potong, laporan yang dikirim ke HMRC, cuti dan ketidakhadiran karyawan, serta biaya dan tunjangan. HMRC dapat menaksir berapa yang Anda tanggung dan mengenakan denda hingga £3,000 bila catatan hilang. Catatan tunjangan melahirkan, adopsi, dan ayah menurut undang-undang mengikuti tiga tahun yang sama.

Jebakannya ada pada National Minimum Wage. Sejak 1 April 2021, catatan yang menunjukkan bahwa setiap pekerja dibayar setidaknya sesuai tarif minimum harus disimpan enam tahun, dihitung dari akhir periode acuan gaji setelah periode yang dicakup. Slip gaji dengan demikian adalah catatan PAYE tiga tahun sekaligus catatan upah minimum enam tahun; jangka waktu yang lebih lama berlaku, jadi simpan data penggajian selama enam tahun. Kontraktor konstruksi menyimpan catatan pembayaran dan potongan CIS selama tiga tahun, dengan denda £3,000 yang sama.

Kesehatan dan keselamatan kerja: tiga tahun, dan empat puluh

Buku kecelakaan adalah catatan tiga tahun, dihitung dari setiap entri, dan laporan RIDDOR atas cedera serius dan kejadian berbahaya disimpan tiga tahun sejak tanggal catatan. Yang panjang adalah catatan paparan: catatan pengawasan kesehatan menurut COSHH dan catatan kesehatan menurut peraturan asbes disimpan 40 tahun sejak entri terakhir, karena penyakit yang hendak dideteksi baru muncul puluhan tahun kemudian. Sertifikat medis asbes disimpan empat tahun dan catatan pekerjaan asbes tanpa izin yang wajib dilaporkan disimpan 40 tahun. Register asbes itu sendiri tidak memiliki jangka waktu retensi dalam peraturan; HSE mengharapkannya menjadi dokumen hidup yang ditinjau sedikitnya setahun sekali.

Kontrak dan faktur: jendela gugatan enam tahun

Hukum pajak menentukan kapan HMRC boleh meminta; Limitation Act 1980 menentukan kapan pelanggan atau pemasok boleh menggugat. Gugatan atas pelanggaran kontrak biasa dapat diajukan dalam enam tahun sejak pelanggaran, dan gugatan atas akta dalam dua belas tahun, sehingga kontrak, penawaran yang mendasarinya, serta faktur dan korespondensi yang menunjukkan apa yang diserahkan layak disimpan enam tahun setelah pekerjaan selesai, apa pun kata aturan pajak. Inilah aturan yang paling sering terlewat, dan yang paling penting dalam sengketa: surel tempat klien menyetujui ruang lingkup pekerjaan hanya menjadi bukti jika masih ada.

Data pribadi: tanpa jangka waktu tetap, tetapi harus tertulis

UK GDPR tidak menetapkan angka. Prinsip pembatasan penyimpanan menyatakan data pribadi tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan, dan panduan ICO meminta organisasi untuk "menetapkan dan mendokumentasikan jangka waktu retensi standar" serta meninjaunya. Menyimpan data karena hukum mewajibkan (pajak, penggajian, kesehatan dan keselamatan kerja) adalah tujuan yang diperlukan; menyimpan daftar pelanggan "just in case" bukan. Untuk pelamar kerja, ICO tidak memberi angka, hanya menyebut bahwa catatan tidak boleh disimpan melampaui jangka waktu gugatan dapat diajukan. Jangka waktu itu berubah pada 1 Oktober 2026: Employment Rights Act 2025 (Undang-Undang Hak Ketenagakerjaan 2025) memperpanjang batas waktu gugatan tribunal menurut Equality Act dari tiga bulan menjadi enam bulan untuk tindakan pada atau setelah tanggal itu, sehingga kebiasaan lama menghapus lamaran yang ditolak setelah enam bulan kini terlalu mepet. Dua belas bulan, yang tertulis dalam jadwal, adalah angka yang lebih aman.

Hasil scan, struk yang memudar, dan catatan digital di 2026

HMRC menerima salinan hasil scan dari catatan kertas, dan VAT Notice 700/21 bersama Compliance Handbook menyatakan bahwa dokumen kertas asli boleh dibuang setelah gambarnya menjadi salinan yang lengkap dan terbaca, termasuk apa pun di sisi baliknya. Itulah jawaban untuk kantong kresek tadi: foto setiap struk pada minggu Anda menerimanya, karena National Archives memperingatkan bahwa tulisan pada kertas struk termal "dapat hilang dalam waktu hanya beberapa tahun", dan struk yang Anda butuhkan di tahun kelima mungkin sudah kosong.

Perubahan 2026 adalah Making Tax Digital untuk Income Tax. Mulai 6 April 2026, sole trader dan pemilik properti sewa dengan penghasilan memenuhi syarat di atas £50,000 menyimpan catatan secara digital dan mengirim pembaruan triwulanan dari perangkat lunak, dengan kelompok £30,000 menyusul pada April 2027 dan kelompok £20,000 pada April 2028. Jangka waktu retensi tidak berubah, lima tahun setelah batas waktu 31 Januari, tetapi catatan kini harus ada dalam bentuk digital, dan faktur serta struk asli, atau salinan lengkapnya, tetap harus disimpan di balik entri perangkat lunak.

Bagaimana agen AI menjaga map tetap rapi

Jangka waktunya sudah tetap; pekerjaannya adalah administrasi untuk menerapkannya, dan itu yang dikerjakan agen dengan baik.

• Menulis jadwal retensi Anda. Beri tahu agen jenis bisnis Anda, apakah Anda terdaftar VAT, apakah Anda mempekerjakan orang, dan apakah Anda bekerja dengan zat berbahaya, lalu agen menyusun jadwal satu halaman dari tabel di atas dengan tanggal Anda sendiri terisi.
• Memindai dan menyimpan struk begitu tiba. Foto struknya, letakkan di folder proyek, dan agen menamainya menurut tanggal, pemasok, dan jumlah, lalu mencatatnya di lembar biaya, sehingga memudarnya kertas termal tidak lagi jadi masalah.
• Memasang pengingat penghapusan. Otomatisasi Jobbit dapat berjalan setiap tanggal satu, mendaftar apa yang sudah lewat jangka waktunya dan meminta Anda mengonfirmasi penghapusan, yaitu tinjauan yang ingin dilihat ICO terdokumentasi.
• Menjaga ekspor tetap terbaca. Saat Anda berganti perangkat lunak akuntansi, agen mengekspor arsip enam tahun ke format terbuka dan memeriksa bahwa berkasnya masih bisa dibuka.
• Menjawab pemeriksa. Saat HMRC meminta catatan di balik satu angka, agen menemukan faktur, rekening koran, dan lembar kerja pendukungnya dari berkas proyek.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus, dan Muse dari Meta semuanya akan menjelaskan aturannya jika Anda bertanya. Yang tidak mereka lakukan adalah menyimpan berkasnya, menjalankan pemeriksaan bulanan, dan mengirim pengingat. Agen Jobbit melakukan ketiganya dari satu proyek, dan menghadirkan pembukuan dari jaringan manusianya bila tutup tahun membutuhkannya.

Rencana Anda untuk minggu ini

• Senin: tulis jadwalnya. Dua belas baris, tanggal Anda. Gunakan tabel di atas dan beri setiap baris seorang penanggung jawab, meskipun itu Anda sendiri.
• Selasa: foto tumpukannya. Setiap struk kertas dari tahun pajak lalu, dipindai dan diberi nama. Buang kertas termalnya setelah gambarnya lengkap.
• Rabu: temukan berkas tertua yang wajib disimpan. Bagi sole trader, itu tahun pajak yang berakhir April 2021, jatuh tempo Januari 2022 dan disimpan sampai Januari 2027. Apa pun yang lebih tua dari yang ditetapkan jadwal Anda boleh dibuang.
• Kamis: periksa baris enam tahun. Penggajian upah minimum, VAT, dan catatan perusahaan semuanya enam tahun; pastikan ekspor atau arsip perangkat lunak Anda mencakup sejauh itu.
• Jumat: perbaiki folder pelamar. Tetapkan penghapusan dua belas bulan untuk lamaran yang ditolak dan tuliskan dalam jadwal, mengingat batas waktu tribunal kini enam bulan.

Bacaan berikutnya

• Cara Menulis Kuitansi di Inggris Raya: 6 Hal yang Wajib Tercantum, Templat Gratis dalam Satu Pesan
• Kebijakan AI untuk Usaha Kecil: Templat Gratis dengan 10 Aturan yang Benar-Benar Diikuti Staf
• Biaya Pekerja Mandiri: 40 Hal yang Bisa Anda Klaim di 2026 (dan 10 yang Tidak Bisa)

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama saya harus menyimpan catatan bisnis di Inggris Raya?

Lima tahun setelah batas waktu pelaporan 31 Januari jika Anda pekerja mandiri, enam tahun sejak akhir tahun keuangan untuk perusahaan terbatas, enam tahun untuk catatan VAT, dan tiga tahun sejak akhir tahun pajak untuk catatan PAYE dan CIS. Catatan paparan kesehatan dan keselamatan kerja menurut COSHH berlaku 40 tahun, dan kontrak layak disimpan enam tahun setelah pekerjaan selesai karena itulah lamanya gugatan dapat diajukan.

Berapa lama sole trader harus menyimpan struk?

Lima tahun setelah batas waktu 31 Januari pada tahun pajak yang bersangkutan, jadi struk untuk tahun yang berakhir April 2026 disimpan sampai 31 Januari 2032. Salinan hasil foto sudah cukup selama lengkap dan terbaca, termasuk apa pun di bagian belakang, dan kertasnya kemudian boleh dibuang.

Berapa denda jika tidak menyimpan catatan bisnis?

HMRC dapat mengenakan denda hingga £3,000 untuk setiap kegagalan menyimpan atau memelihara catatan yang diperlukan untuk suatu laporan, dan manual HMRC mencadangkan jumlah penuh untuk kasus serius. Biaya yang lebih umum adalah pemeriksaan yang tidak dapat Anda dukung dengan bukti, yang berakhir dengan HMRC menaksir laba atau kewajiban PAYE Anda.

Bolehkah saya menyimpan catatan bisnis secara digital, bukan di kertas?

Boleh. HMRC menerima hasil scan dan foto selama salinannya lengkap dan terbaca, dan bisnis terdaftar VAT serta, mulai April 2026, sole trader dan pemilik properti sewa berpenghasilan lebih tinggi wajib menyimpan catatan secara digital menurut Making Tax Digital. Simpan berkas dalam format yang masih bisa dibuka enam tahun lagi dan buat cadangannya.

Berapa lama saya harus menyimpan CV orang yang tidak saya terima?

UK GDPR tidak menetapkan angka; ICO menyatakan jangan menyimpannya melampaui waktu di mana gugatan dapat diajukan. Sejak 1 Oktober 2026 batas waktu gugatan tribunal menurut Equality Act adalah enam bulan, bukan tiga, sehingga jangka retensi dua belas bulan yang tertulis dalam jadwal Anda adalah pilihan yang lebih aman.

Apakah saya harus menyimpan salinan kertas struk?

Tidak. Pemberitahuan VAT HMRC dan Compliance Handbook sama-sama menyatakan dokumen asli boleh dibuang setelah ada gambar yang lengkap dan terbaca, dan struk termal memudar dalam beberapa tahun juga. Cara tercepat untuk tetap sesuai semua aturan adalah membiarkan agen menyimpan setiap struk pada minggu Anda menerimanya; agen Jobbit melakukannya dari sebuah foto, di paket gratis tanpa kartu.