Cara Menulis Kwitansi di Inggris Raya: 6 Hal Wajib, Templat Gratis dalam Satu Pesan

Pelanggan membayar tunai untuk pembersihan kebun dan bertanya, "Boleh minta kwitansi?" Anda punya van, ponsel, dan tidak punya buku kwitansi. Atau penjualan di lapak sudah selesai, pelanggan butuh bukti untuk klaim garansi, dan gulungan kertas mesin kartu habis sejak sejam lalu. Atau klien membayar faktur lewat transfer bank dan pembukunya kini meminta kwitansi untuk arsip. Semua itu tidak memerlukan perangkat lunak atau toko alat tulis. Yang diperlukan hanya selembar kertas, atau PDF, yang memuat enam hal.

Mengetahui cara menulis kwitansi adalah keterampilan sepuluh menit yang melindungi kedua pihak: pelanggan punya bukti pembelian, dan Anda punya catatan yang diharapkan HMRC (otoritas pajak Inggris Raya) untuk Anda simpan. Panduan ini memuat enam hal yang harus tertera pada kwitansi, perbedaan kwitansi dan faktur, kasus VAT ketika aturannya lebih ketat, tanggal-tanggal pencatatan untuk 2026, templat yang bisa Anda salin, dan cara gratis mendapatkan kwitansi PDF bernomor dari satu kalimat di Jobbit.

Kwitansi atau faktur: perbedaan yang menentukan apa yang Anda tulis

Panduan GOV.UK tentang penagihan merumuskannya dalam satu baris: faktur tidak sama dengan kwitansi, yaitu tanda terima pembayaran. Faktur meminta uang dan menunjukkan apa yang terutang serta batas waktunya. Kwitansi menegaskan bahwa uang telah diterima dan menunjukkan apa yang dibayar, kapan, dan bagaimana. Untuk pekerjaan yang dibayar di tempat, Anda hanya perlu kwitansi. Untuk pekerjaan yang dibayar kemudian, Anda mengirim faktur dan, bila pelanggan meminta, kwitansi setelah lunas. Banyak usaha kecil melakukan keduanya dengan satu dokumen: faktur yang dicap atau ditandai "LUNAS" beserta tanggal dan metodenya.

GOV.UK juga menyatakan faktur diwajibkan oleh hukum hanya bila Anda dan pelanggan Anda sama-sama terdaftar VAT. Bagi yang lain, faktur dan kwitansi adalah soal praktik yang baik dan soal menyimpan catatan yang diminta HMRC, itulah sebabnya format kurang penting dibandingkan isinya.

6 hal yang harus tertera pada setiap kwitansi

Tiga baris opsional membuat kwitansi lebih berguna: alamat Anda, catatan sisa tagihan yang masih terutang ("uang muka £50 dibayar, £430 jatuh tempo saat selesai"), dan nama pelanggan bila ia pelanggan usaha yang akan memasukkannya ke pembukuannya. Jika Anda terdaftar VAT, bagian di bawah berlaku dan daftarnya bertambah panjang.

Templat kwitansi yang bisa Anda salin

Tempel ini ke catatan di ponsel, isi bagian dalam tanda kurung siku, lalu kirim sebagai pesan atau cetak. Versi agen di bawah menghasilkan hal yang sama sebagai PDF bernomor.

1KWITANSI No. [2026-041]2Dari: [Nama usaha Anda], [telepon], [email], [alamat]3Kepada: [Nama pelanggan atau "Pelanggan tunai"]4Tanggal bayar: [15 Oktober 2026]5Untuk: [Pembersihan kebun, kebun belakang, termasuk pengangkutan sampah]6Jumlah dibayar: £[180.00]7Metode pembayaran: [Tunai / transfer bank / kartu]8Status: Lunas. Terima kasih.

Untuk pekerjaan tunai, serahkan satu salinan dan simpan satu. Foto salinan kertas, atau PDF-nya, adalah catatan yang Anda simpan.

Dapatkan kwitansi bernomor di Jobbit dalam satu pesan

Pembuat faktur Jobbit adalah formulir singkat: untuk siapa, untuk apa, jumlahnya, dengan VAT atau tidak, dan ketentuan pembayaran. Formulir menampilkan pesan yang akan dikirim ke agen; Anda mendaftar dengan alamat email (tanpa kartu) dan dokumen kembali sebagai PDF dan DOCX yang bisa diedit dalam sebuah obrolan. Pilih "Saat diterima" sebagai tanggal jatuh tempo lalu minta versi lunasnya, atau katakan sejak awal.

Obrolan menyimpan data Anda untuk kwitansi berikutnya, jadi kwitansi kedua cukup satu baris: "sama seperti kwitansi terakhir, £95 untuk pangkas pagar tanaman, dibayar lewat transfer bank". Obrolan juga dapat menyimpan log bernomor berurutan untuk setiap kwitansi yang diterbitkan, yang merupakan catatan penjualan yang diminta HMRC.

Jika Anda terdaftar VAT, kwitansi menjadi faktur VAT

VAT Notice 700/21 menetapkan aturannya. Anda wajib menerbitkan faktur VAT untuk penyerahan bertarif standar atau bertarif rendah kepada pelanggan lain yang terdaftar VAT, biasanya dalam 30 hari sejak penyerahan. Anda tidak wajib menerbitkannya untuk penjualan eceran kepada pelanggan yang tidak terdaftar VAT kecuali mereka memintanya. Untuk penjualan £250 atau kurang termasuk VAT, faktur VAT yang disederhanakan sudah cukup, dan inilah yang diserahkan kebanyakan toko dan kafe terdaftar VAT sebagai kwitansi. Faktur itu harus memuat nama, alamat, dan nomor VAT Anda, waktu penyerahan, deskripsi barang atau jasa, total yang harus dibayar termasuk VAT untuk setiap tarif VAT, dan tarif VAT-nya. Di atas £250, pelanggan yang meminta faktur VAT harus menerima versi lengkap dengan nomor urut unik, nama dan alamat pelanggan, jumlah tanpa VAT per baris, dan total VAT dalam pound sterling. Catatan VAT harus disimpan selama 6 tahun.

Konsekuensi praktisnya: jika Anda terdaftar VAT, jadikan kwitansi sebagai faktur VAT yang disederhanakan secara bawaan. Alat faktur menambahkan baris VAT dan nomor VAT Anda ketika Anda memilih "Tambahkan VAT di atasnya" atau "Jumlah sudah termasuk VAT".

Pekerjaan tunai: yang diharapkan HMRC

Tunai itu legal dan lazim di bidang pertukangan, kebersihan, les privat, dan lapak pasar. Yang diharapkan HMRC adalah setiap penjualan tunai masuk ke catatan Anda seperti penjualan lainnya. Halaman GOV.UK tentang catatan usaha untuk pekerja mandiri menyatakan Anda harus menyimpan catatan semua penjualan dan pendapatan, semua pengeluaran usaha, serta bukti di baliknya, yang untuk usaha tunai berarti kwitansi yang Anda terbitkan, buku penjualan atau spreadsheet, dan gulungan kertas mesin kasir bila Anda punya. Catatan harus disimpan sedikitnya 5 tahun setelah batas pengajuan 31 Januari untuk tahun pajak yang bersangkutan. Kwitansi bernomor berurutan adalah bentuk catatan yang paling mudah, karena celah dalam nomor adalah pertanyaan yang bisa Anda jawab.

Dua aturan lagi berlaku. Jika Anda menerima tunai 10,000 euro atau lebih (atau setara) untuk barang, termasuk dalam pembayaran yang saling terkait, Anda harus mendaftar ke HMRC sebagai pedagang bernilai tinggi sebelum menerima pembayaran; ini mencakup barang, bukan jasa. Dan jika penghasilan usaha kotor Anda melebihi tunjangan usaha £1,000, Anda harus mendaftar Self Assessment, paling lambat 5 Oktober setelah berakhirnya tahun pajak tempat Anda mulai.

Making Tax Digital: apa yang berubah pada 2026, 2027, dan 2028

Mulai 6 April 2026, pedagang perorangan dan pemilik properti sewaan dengan penghasilan memenuhi syarat di atas £50,000 pada tahun pajak 2024 sampai 2025 harus menyimpan catatan digital dalam perangkat lunak yang kompatibel dan mengirim pembaruan triwulanan ke HMRC. Ambang batasnya turun menjadi £30,000 dari penghasilan 2025 sampai 2026 mulai April 2027 dan menjadi £20,000 mulai April 2028. Penghasilan yang memenuhi syarat adalah penghasilan kotor usaha mandiri ditambah penghasilan properti sebelum pengeluaran. Pembaruan triwulanan berupa ringkasan, bukan kwitansi satu per satu, tetapi setiap penjualan harus ada dalam catatan digital, alasan yang baik untuk berhenti menulis kwitansi di buku karbon tahun ini. Kwitansi PDF bernomor yang juga dicatat agen dalam spreadsheet adalah catatan digital.

Konsumen dan tukang: kapan kwitansi melindungi Anda

Consumer Rights Act 2015 menyatakan setiap jasa harus dilaksanakan dengan kehati-hatian dan keahlian yang wajar, dan Citizens Advice mencatat bahwa klaim biasanya memerlukan bukti pembelian, yang lazimnya berupa kwitansi yang menunjukkan di mana dan kapan pembelian dilakukan. Business Companion dari Trading Standards menambahkan bahwa pelanggan tidak diwajibkan secara hukum menunjukkan kwitansi dan dapat memakai mutasi kartu sebagai gantinya, jadi kwitansi adalah kemudahan bagi mereka dan catatan bagi Anda. Satu aturan lagi bagi siapa pun yang menjual di rumah pelanggan: untuk kontrak yang disepakati di luar tempat usaha Anda senilai lebih dari £42, Consumer Contracts Regulations mewajibkan salinan atau konfirmasi kontrak di atas kertas atau media tahan lama lainnya, dengan pengecualian untuk perbaikan mendesak yang diminta pelanggan. Kwitansi yang menjelaskan pekerjaannya memenuhi sebagian besar kewajiban itu dalam satu dokumen.

Bagaimana agen AI membantu di luar urusan kwitansi

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus, dan Muse dari Meta semuanya akan menyusun draf kwitansi. Di Jobbit obrolan yang sama menghasilkan file, menjaga penomoran, dan mengerjakan tugas berikutnya tanpa aplikasi kedua.

• Kwitansi dan faktur bernomor sebagai PDF dan DOCX, dengan data Anda diingat, seperti dalam panduan faktur.
• Log penjualan yang diperbarui setiap ada kwitansi: tanggal, pelanggan, jumlah, metode. Itulah catatan HMRC Anda dan titik awal Making Tax Digital Anda.
• Penanganan VAT saat Anda mendaftar: faktur VAT yang disederhanakan untuk penjualan kecil, yang lengkap di atas £250.
• Pengingat dan penagihan untuk pekerjaan yang difakturkan, sehingga kwitansi datang setelah uangnya.
• Halaman pemesanan atau daftar harga di domain Anda sendiri untuk usaha pertukangan atau lapak, pada paket Go seharga £7 per bulan.
• Penawaran harga dan uang muka dengan sisa tagihan tertera pada kwitansi, yang mencegah percakapan "saya kira itu sudah semuanya".

Tukang dan pekerja lepas yang menginginkan pekerjaan berbayar selain urusan dokumen juga dapat membuat profil Jobbit Pro: gratis dibuat, 300 kredit bonus saat mendaftar plus 100 per hari, situs web setelah profil lengkap, tanpa biaya sampai pekerjaan berbayar selesai, dan pembayaran ditahan dalam escrow sebelum pekerjaan dimulai.

Rencana 15 menit untuk kwitansi pertama Anda yang layak

• Menit 0 sampai 5. Buka pembuat faktur, isi pelanggan, pekerjaan, dan jumlahnya, pilih tanpa VAT atau pengaturan VAT Anda, dan minta dibuat sebagai kwitansi lunas. Unduh PDF-nya.
• Menit 5 sampai 8. Beri tahu agen nama usaha, alamat, telepon, dan nomor kwitansi awal Anda, agar placeholder terisi pada kesempatan berikutnya.
• Menit 8 sampai 12. Minta spreadsheet log penjualan yang sudah memuat kwitansi tadi, dengan kolom untuk metode pembayaran.
• Menit 12 sampai 15. Kirim kwitansi ke pelanggan lewat pesan atau email, dan tulis nomornya pada salinan penawaran harga Anda.

Baca selanjutnya

• Cara menulis faktur yang dibayar: sembilan kolom, ketentuan pembayaran, dan bunga keterlambatan pembayaran.
• Empat alat gratis Jobbit di satu tempat: kode QR, kompresor PDF, pengubah ukuran gambar, dan pembuat faktur.
• Cara mendapatkan pekerjaan berulang sebagai tukang: sembilan cara gratis dan naskah ulasan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa saja yang harus ada pada kwitansi di Inggris Raya?

Nama dan kontak usaha Anda, tanggal pembayaran, untuk apa pembayaran itu, jumlah dalam pound, metode pembayaran, dan nomor kwitansi. Tambahkan nomor VAT dan rincian VAT bila Anda terdaftar VAT. Pembuat faktur Jobbit menghasilkan PDF bernomor dengan semua itu dari satu formulir singkat.

Apakah saya wajib secara hukum memberikan kwitansi?

Tidak ada kewajiban hukum umum untuk menerbitkan kwitansi atas penjualan kepada konsumen, dan panduan Trading Standards menyatakan pelanggan dapat membuktikan pembelian dengan mutasi kartu. Anda wajib menerbitkan faktur VAT bila Anda dan pelanggan sama-sama terdaftar VAT. Memberikan kwitansi tetap menjadi praktik yang lazim, dan salinan yang Anda simpan adalah bagian dari catatan penjualan yang diminta HMRC.

Apa perbedaan antara kwitansi dan faktur?

Faktur adalah permintaan pembayaran yang menunjukkan apa yang terutang dan kapan; kwitansi adalah tanda terima bahwa pembayaran telah diterima, yang menunjukkan jumlah, tanggal, dan metodenya. GOV.UK menarik garis yang sama. Faktur yang ditandai "Lunas" beserta tanggal dan metodenya berfungsi sebagai kwitansi.

Bisakah saya menulis kwitansi untuk pembayaran tunai?

Bisa, dan sebaiknya begitu. Cantumkan enam butir yang sama, tulis "dibayar tunai", beri nomor, dan simpan salinannya, karena HMRC mewajibkan catatan semua penjualan dan pendapatan selama sedikitnya 5 tahun setelah batas 31 Januari untuk tahun pajak itu. Jika Anda menerima tunai 10,000 euro atau lebih untuk barang, Anda harus lebih dulu mendaftar ke HMRC sebagai pedagang bernilai tinggi.

Apakah kwitansi perlu mencantumkan VAT?

Hanya bila Anda terdaftar VAT. Untuk penjualan £250 atau kurang termasuk VAT, faktur VAT yang disederhanakan yang menunjukkan nomor VAT Anda, tanggal, deskripsi, total termasuk VAT, dan tarif VAT sudah cukup. Di atas £250, pelanggan yang meminta harus menerima faktur VAT lengkap. Usaha yang tidak terdaftar tidak menambahkan VAT dan tidak boleh menampilkan baris VAT.

Berapa lama saya menyimpan kwitansi untuk HMRC?

Catatan pekerja mandiri, termasuk salinan kwitansi yang Anda terbitkan dan kwitansi pengeluaran Anda, harus disimpan sedikitnya 5 tahun setelah batas pengajuan 31 Januari untuk tahun pajak yang bersangkutan. Catatan VAT harus disimpan selama 6 tahun. Kwitansi PDF dan log spreadsheet memenuhi keduanya dan siap untuk Making Tax Digital.

Bagaimana cara membuat templat kwitansi secara gratis?

Salin templat dalam panduan ini, atau biarkan agen membuatnya: di pembuat faktur Jobbit isi pekerjaan dan jumlahnya, minta dibuat sebagai kwitansi lunas, dan simpan DOCX-nya sebagai templat Anda dengan data yang sudah terisi. Pekerja lepas dan tukang yang juga menginginkan pekerjaannya dapat membuat profil Jobbit Pro gratis dengan 300 kredit bonus saat mendaftar.