Assumere il primo dipendente nel 2026: 9 passi, l'annuncio e il costo mensile reale

La prima assunzione è il momento in cui un'attività smette di essere un lavoro. Il titolare di un bar che lavora 60 ore a settimana, un idraulico che rifiuta incarichi, un venditore online che prepara pacchi a mezzanotte: ognuno sa che il passo successivo è una persona, e ognuno lo ha rimandato perché la burocrazia sembra un muro. Registrazione presso HMRC, un fondo pensione, l'assicurazione di responsabilità civile del datore di lavoro, un contratto, una busta paga ogni mese e un annuncio di lavoro che non violi per sbaglio l'Equality Act 2010.

Il muro è più basso di quanto sembri. I passi sono nove, quasi tutti richiedono un'ora, e i documenti può redigerli un agente AI a partire da una breve descrizione del lavoro. Questa guida mostra come assumere il primo dipendente nel Regno Unito nel 2026: quanto costa davvero la persona una volta calcolata l'Employment Allowance, i nove passi nell'ordine che HMRC e The Pensions Regulator si aspettano, dove pubblicare senza pagare, le parole da tenere fuori dall'annuncio, i diritti dal primo giorno cambiati nell'aprile 2026 e i prompt che fanno scrivere annuncio, scheda di valutazione e dichiarazione scritta prima di pranzo. Le aliquote provengono da GOV.UK e The Pensions Regulator per il 2026/27, verificate il 21 ottobre 2026.

Quanto costa davvero un primo dipendente

Prendiamo il caso più comune: un negozio o un bar che assume una persona per 30 ore a settimana al National Living Wage, cioè £12.71 l'ora per chi ha 21 anni o più dal 1 aprile 2026.

La cifra che sorprende di più i datori alla prima assunzione è la riga della National Insurance. La NI del datore è il 15% su tutto ciò che supera £5,000 l'anno, cioè £2,224 su questo stipendio. L'Employment Allowance permette alla maggior parte dei datori di togliere fino a £10,500 l'anno dalla NI dovuta, quindi una prima assunzione a questo livello non costa nulla in NI del datore. L'eccezione è una società a responsabilità limitata in cui l'unica persona pagata sopra la soglia è un amministratore; quando sul libro paga c'è una seconda persona sopra la soglia, l'allowance può essere richiesta. Il tetto di idoneità di £100,000 per l'allowance è stato eliminato nell'aprile 2025.

Le aliquote per le altre fasce d'età dal 1 aprile 2026 sono £10.85 l'ora da 18 a 20 anni, £8.00 sotto i 18 anni e £8.00 per gli apprendisti.

I 9 passi in ordine

1. Verifica che la persona sarà un dipendente. Il primo passo di GOV.UK è confermare lo status lavorativo: se stabilisci gli orari, fornisci gli strumenti e paghi uno stipendio, è un dipendente, con tutti i diritti qui sotto. Un collaboratore autonomo che ti emette fattura è un rapporto diverso e un altro articolo.
2. Scrivi l'annuncio e la descrizione del ruolo. Paga, orari, mansioni, luogo di lavoro e come candidarsi. Le regole dell'Equality Act sono nella sezione successiva, e il prompt 1 lo redige.
3. Pubblica dove è gratis. Il servizio Find a job di GOV.UK è gratuito. Indeed permette a un datore del Regno Unito di pubblicare fino a 3 offerte al mese gratis, ciascuna attiva fino a 30 giorni, con inserzioni sponsorizzate addebitate per clic o per candidatura avviata e un credito di £100 per i nuovi account. LinkedIn consente un annuncio gratuito attivo alla volta, online fino a 14 giorni. Reed costa £89 più IVA per un primo credito Premium, attivo sei settimane, con il pagamento per candidatura come opzione senza costi iniziali.
4. Fai i colloqui con una scheda di valutazione. Quattro o cinque criteri valutati da 1 a 5, le stesse domande per ogni candidato, appunti conservati. Il prompt 2 la scrive. La stessa scheda è la tua difesa se un candidato scartato chiede il perché.
5. Verifica il diritto al lavoro prima della data di inizio. Tre vie: il controllo online con il codice di condivisione del candidato, il controllo manuale dei documenti originali o un fornitore di servizi di identità. Il codice di condotta del Home Office e la guida per i datori di lavoro sono stati aggiornati il 1 ottobre 2026. La sanzione civile per aver impiegato qualcuno senza diritto al lavoro è di £45,000 per lavoratore per una prima violazione e £60,000 per una recidiva dal 13 febbraio 2024, e il controllo è l'unica difesa.
6. Registrati come datore di lavoro presso HMRC. Devi registrarti prima del primo giorno di paga e non puoi farlo più di 2 mesi prima di iniziare a pagare le persone. Il codice di attivazione di PAYE Online arriva per posta entro 10 giorni. Se il riferimento non è arrivato entro il giorno di paga, GOV.UK dice di elaborare comunque la busta paga, conservare la Full Payment Submission e inviarla in ritardo.
7. Stipula l'assicurazione di responsabilità civile del datore di lavoro. È obbligatoria dal giorno in cui la persona inizia, con copertura minima di £5 million, multe fino a £2,500 per ogni giorno senza copertura e £1,000 per non esporre il certificato.
8. Consegna la dichiarazione scritta il primo giorno. Dal 6 aprile 2020 la dichiarazione principale (qualifica, retribuzione, orari, ferie, luogo di lavoro, periodo di prova, preavviso, formazione obbligatoria) è dovuta entro il primo giorno, e quella più ampia entro 2 mesi. Il prompt 3 la redige dalle tue risposte.
9. Gestisci buste paga e pensione dal primo giorno di paga. Con il Real Time Information, la Full Payment Submission va a HMRC entro ogni giorno di paga. Gli obblighi di iscrizione automatica alla pensione partono dalla data di inizio del primo lavoratore: chi ha un'età compresa tra 22 anni e la State Pension age e guadagna £10,000 o più l'anno deve essere iscritto, il datore versa almeno il 3% dei guadagni qualificanti (8% in totale), e la dichiarazione di conformità è dovuta a The Pensions Regulator entro 5 mesi dalla data di inizio.

L'annuncio e le parole che violano l'Equality Act

Un annuncio di lavoro non deve affermare né lasciare intendere che discriminerai su una caratteristica protetta: età, disabilità, sesso, razza, religione, orientamento sessuale, gravidanza, matrimonio o cambio di genere. La guida di ACAS alla selezione del personale, aggiornata il 30 giugno 2026, indica le frasi sbagliate: "recent graduate" e "highly experienced" sono rischi di età, "barmaid" e "handyman" sono rischi di sesso, e "German sales rep" è un rischio di razza quando intendi "German-speaking". La correzione è sempre la stessa: descrivi il lavoro, non la persona.

Un buon primo annuncio ha sei parti: il titolo che le persone cercano davvero, la paga (un numero, non "competitiva"), orari e giorni, cinque mansioni in parole semplici, le tre cose che la persona deve saper fare il primo giorno, e come candidarsi con una data di chiusura. Tutto il resto è rumore.

Dove pubblicare gratis o a poco prezzo

I documenti che redige un agente

I documenti sono standard, le risposte sono tue, e un agente colma la distanza tra le due cose. La dichiarazione scritta usa l'elenco dei contenuti obbligatori di GOV.UK. La lista di controllo per l'inserimento usa i passi qui sopra. Per un ruolo semplice nessuno dei due richiede un avvocato, e entrambi vengono verificati con un breve elenco prima di andare ovunque.

Per un bar, un negozio o un mestiere, aggiungi un breve manuale per il personale: orari, pause, comunicazione delle assenze per malattia, uso del telefono, mance e le regole sull'AI se la persona userà gli strumenti dell'attività. Il modello di policy sull'AI copre quest'ultima parte, e la guida al generatore di documenti copre gli altri quattordici documenti di cui una piccola impresa finisce per avere bisogno.

I diritti dal primo giorno cambiati nel 2026

L'Employment Rights Act 2025 arriva a tappe, e un datore alla prima assunzione dovrebbe pianificare in base alle date del calendario del governo, aggiornato il 14 ottobre 2026:

• Dal 6 aprile 2026: Statutory Sick Pay dal primo giorno di malattia, con i giorni di attesa e il limite minimo di guadagno eliminati. L'SSP è £123.25 a settimana o l'80% dei guadagni settimanali normali, il minore dei due, fino a 28 settimane. Il congedo di paternità e il congedo parentale non retribuito sono diritti dal primo giorno.
• Dall'ottobre 2026: il termine per presentare un ricorso al tribunale del lavoro è di sei mesi, e i datori devono adottare tutte le misure ragionevoli per prevenire le molestie sessuali.
• Dal 1 gennaio 2027: il periodo minimo per il licenziamento ingiusto scende da due anni a sei mesi, e si applicano le tutele contro il fire-and-rehire.
• Nel 2027, data da confermare: i lavoratori con contratto a zero ore ottengono il diritto a un'offerta di ore garantite, a un preavviso ragionevole dei turni e a un compenso per le cancellazioni con poco preavviso.

La Statutory Maternity Pay nel 2026/27 è il 90% dei guadagni settimanali medi per sei settimane, poi £194.32 a settimana o il 90%, il minore dei due, per 33 settimane. Le ferie sono 5.6 settimane l'anno, con tetto di 28 giorni, in proporzione per chi lavora part-time.

Come un agente AI si distingue da un sito di modelli

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus e Muse di Meta scriveranno tutti un annuncio se glielo chiedi. Jobbit gestisce l'assunzione dalla prima bozza al primo giorno di paga:

• Redige l'annuncio e lo controlla rispetto all'elenco dell'Equality Act prima che tu lo veda.
• Costruisce la scheda di valutazione e conserva gli appunti, così ogni candidato è giudicato sulle stesse cinque cose.
• Scrive la dichiarazione scritta dalle tue risposte e tiene le date che contano.
• Prepara la lista di controllo con le scadenze dalla data di inizio, e ti scrive la settimana prima di ciascuna.
• Pubblica il ruolo sul tuo sito e prepara le inserzioni per Find a job e Indeed nel formato giusto.
• Ti ricorda la dichiarazione di conformità prima che scadano i cinque mesi.

Un piano di due settimane

• Giorno 1. Scrivi il ruolo in dieci righe: orari, paga, mansioni, data di inizio. Esegui i prompt 1 e 2.
• Giorno 2. Pubblica su Find a job, Indeed e Google Business Profile. Avvisa i clienti abituali.
• Giorni da 3 a 9. Fai i colloqui con la scheda di valutazione. Conserva gli appunti.
• Giorno 10. Fai l'offerta per iscritto, subordinata al controllo del diritto al lavoro. Esegui il controllo.
• Giorno 11. Registrati come datore presso HMRC. Chiedi il preventivo per l'assicurazione di responsabilità civile. Scegli un fondo pensione.
• Giorno 12. Esegui i prompt 3 e 4. Leggi la dichiarazione scritta una volta, lentamente.
• Giorno 14. Configura le buste paga, inserisci la data di inizio e segna in agenda la scadenza della dichiarazione di conformità.

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Domande frequenti

Quanto costa assumere il primo dipendente nel Regno Unito?

Per un dipendente di 30 ore a settimana al National Living Wage di £12.71, la retribuzione lorda è circa £19,828 l'anno. La National Insurance del datore al 15% oltre £5,000 sarebbe £2,224, ma l'Employment Allowance copre fino a £10,500 di NI del datore per la maggior parte dei datori alla prima assunzione, quindi di solito non costa nulla. La pensione aggiunge circa £408 l'anno al minimo del 3%, per un totale di circa £20,236 prima dell'assicurazione di responsabilità civile e del software per le buste paga.

Quando devo registrarmi come datore di lavoro presso HMRC?

Prima del primo giorno di paga, e non più di 2 mesi prima di iniziare a pagare le persone. Il codice di attivazione di PAYE Online arriva per posta entro 10 giorni. Se il riferimento non è arrivato entro il giorno di paga, elabora comunque la busta paga, conserva la Full Payment Submission e inviala appena arriva il riferimento.

Devo offrire una pensione al mio primo dipendente?

I tuoi obblighi iniziano il giorno in cui il primo lavoratore comincia. Chi ha un'età compresa tra 22 anni e la State Pension age e guadagna £10,000 o più l'anno deve essere iscritto, con il datore che versa almeno il 3% dei guadagni qualificanti tra £6,240 e £50,270. Poi dichiari la conformità a The Pensions Regulator entro 5 mesi dalla data di inizio.

Cosa non deve dire un annuncio di lavoro?

Qualsiasi cosa che affermi o lasci intendere una preferenza su una caratteristica protetta. ACAS indica "recent graduate" e "highly experienced" come rischi di età, "barmaid" e "handyman" come rischi di sesso, e "German sales rep" come rischio di razza. Descrivi il lavoro e le competenze richieste, e chiedi a un agente su Jobbit di controllare la bozza prima che esca.

Dove posso pubblicare un annuncio gratis?

Find a job di GOV.UK è gratuito e senza limiti. Indeed consente 3 annunci gratuiti al mese, ciascuno attivo fino a 30 giorni. LinkedIn consente un annuncio gratuito alla volta per un massimo di 14 giorni. Il tuo sito web e Google Business Profile non costano nulla e funzionano bene per i ruoli locali.

Qual è la sanzione per non aver verificato il diritto al lavoro?

Dal 13 febbraio 2024 la sanzione civile arriva a £45,000 per lavoratore per una prima violazione e £60,000 per una recidiva. Un controllo corretto prima della data di inizio, conservato nel fascicolo, è la scusante prevista dalla legge. La guida per i datori di lavoro del Home Office è stata aggiornata il 1 ottobre 2026.

Un agente AI può scrivere un contratto di lavoro?

Può redigere la dichiarazione scritta delle condizioni di impiego dall'elenco richiesto da GOV.UK e dalle tue risposte, che è ciò di cui un primo dipendente ha bisogno il primo giorno. Per qualcosa di insolito, come patti di non concorrenza, sistemi di commissioni o un ruolo all'estero, fai leggere la bozza a un avvocato. Un agente su Jobbit redige dichiarazione, manuale per il personale e lista di controllo per l'inserimento in una sola sessione, gratis con i 100 crediti al giorno.