AI로 CRM 만들기: 오후 한나절, 프롬프트 4개로 고객, 후속 연락, 파이프라인 완성

사업장 어딘가에는 "고객"이라는 이름의 스프레드시트가 있고, 전화번호로 가득한 메모 앱이 있으며, 실제 파이프라인이 자리 잡은 이메일 받은편지함이 있습니다. 3주 전에 견적서를 보냈지만 아무도 후속 연락을 하지 않았습니다. 작년에 두 번 구매한 고객에게는 그 뒤로 아무 연락도 가지 않았습니다. 2,241개 기업을 대상으로 한 Harvard Business Review 연구에 따르면 23%는 온라인 문의에 단 한 번도 응답하지 않았고, 한 시간 안에 응답한 기업은 한 시간 뒤에 응답한 기업보다 해당 문의를 유망 고객으로 전환할 가능성이 7배 높았습니다. 구독형 CRM은 바로 이 문제를 해결하려고 존재하며, 사용자 1인당 월 £10에서 £27이고, 여러분에게 없는 영업팀을 위한 기능이 들어 있습니다.

AI 에이전트는 오후 한나절 만에 소규모 사업체를 위한 간단한 CRM을 만들 수 있습니다. 필요한 다섯 가지만 담고, 필요 없는 쉰 가지는 뺍니다. 고객 목록, 각 고객이 파이프라인의 어디에 있는지, 다음 후속 연락과 그 시점, 이력, 그리고 주간 보고서입니다. 여러분이 설명하면 에이전트가 만들고 호스팅하며, 후속 연락 알림은 후속 이메일 초안을 쓰는 같은 채팅에서 나옵니다. 이 가이드는 프롬프트를 순서대로 제시하고, 구독형 도구와의 가격 비교(2026년 10월 20일 확인), 고객 데이터가 따라야 하는 UK GDPR와 PECR 규정, 그리고 언제 CRM을 대신 구매해야 하는지에 대한 솔직한 기준을 알려 드립니다.

소규모 사업체의 CRM이 관리해야 할 것

HubSpot의 유료 제품이 기반으로 삼는 자체 데이터 모델은 연락처, 회사, 거래, 티켓, 활동(전화, 이메일, 회의, 메모)으로 이루어져 있습니다. 1명에서 10명 규모의 사업체에 유용한 부분은 다음과 같습니다.

1. 연락처와 회사: 이름, 전화번호, 이메일, 주소, 알게 된 경로, 마케팅 수신 동의 여부.
2. 파이프라인 단계: 문의, 견적 발송, 수주, 진행 중, 완료, 실패, 그리고 각 거래의 금액과 날짜.
3. 다음 할 일: 누가, 무엇을, 언제 하는지를 정해 두어 아무것도 3주 동안 "견적 발송" 단계에 머물지 않게 합니다.
4. 이력: 고객별로 모든 전화, 이메일, 견적, 메모를 한곳에 모읍니다.
5. 주간 보고서: 경과 기간별 미결 견적, 마감이 다가오는 작업, 90일 동안 연락하지 않은 고객, 이번 달 매출.

그 밖의 모든 것(리드 점수, 시퀀스, 예측, 담당 지역)은 영업팀을 위한 기능입니다. 다섯 가지를 만들고, 필요해지면 여섯 번째를 추가하세요.

프롬프트 4개로 만들기

1. 가진 자료를 가져와 정리하기

2. 파이프라인과 후속 연락 추가하기

3. 화면과 양식 만들기

4. 주간 보고서

프롬프트 4개, 오후 한나절이면 되고, 플랜을 유지하는 동안 에이전트가 데이터와 앱을 보관합니다. 무료 플랜으로 제작과 미리보기를 실행할 수 있고, 월 £7의 Go 플랜은 본인 도메인에 앱을 호스팅하며 아침 메시지와 수정에 쓸 월 2,000 크레딧을 제공합니다.

구독형 CRM의 요금

2인 사업체라면 HubSpot, Zoho, Capsule, Attio의 무료 플랜은 정말로 무료이고 쓸 만합니다. 비용이 생기는 시점은 세 번째 사용자가 필요하거나, 연락처가 250개 또는 1,000개를 넘거나, 자동화가 필요하거나, 브랜딩을 없애고 싶을 때이며, 그때는 두세 좌석에 연간 £120에서 £650가 듭니다. 에이전트가 만든 CRM은 사용자가 두 명이든 다섯 명이든 Go 플랜 요금만 들고, 영업팀이 아니라 여러분의 사업체에 맞춰 만들어집니다.

고객 데이터가 따라야 하는 규정

• UK GDPR. 고객 기록은 개인정보입니다. 보유하려면 적법한 근거(고객에게는 계약 또는 정당한 이익, 마케팅에는 동의 또는 정당한 이익), 무엇을 왜 보관하는지 알리는 개인정보 처리방침, 그리고 보관 기간이 필요합니다. ICO(영국 정보위원회)의 보관 제한 원칙은 "필요한 기간을 넘지 않을 것"이므로, 오래된 문의를 언제 삭제할지 정하고 삭제는 에이전트에게 맡기세요.
• ICO 수수료. 개인정보를 처리하는 대부분의 사업체는 데이터 보호 수수료를 냅니다. 직원 10명 이하 또는 매출 £632,000 이하는 연 £52(자동이체 시 £47), 직원 250명 이하는 £78이며, 예외는 좁게 적용됩니다. CRM 예산에 함께 잡아 두세요.
• 마케팅 이메일과 문자에 대한 PECR. 개인사업자를 포함한 개인에게는 동의 또는 "소프트 옵트인"이 필요합니다(구매했거나 문의한 사람이고, 메시지가 유사한 상품에 관한 것이며, 당시와 모든 메시지에서 수신 거부를 할 수 있었던 경우). 회사와 LLP에는 동의 없이 이메일을 보낼 수 있지만 수신 거부가 가능해야 합니다. 모든 메시지에는 발신자 신원과 작동하는 수신 거부 방법이 있어야 합니다. 프롬프트 1의 동의 열은 이를 위한 것입니다.
• 이메일 전달률. 2024년 2월부터 Gmail로 하루 5,000통을 넘게 보내는 발신자는 SPF, DKIM, DMARC를 설정하고 원클릭 수신 거부를 제공해야 합니다. 더 적게 보내는 발신자도 레코드를 설정하는 편이 좋으며, 에이전트는 도메인을 연결할 때 이를 처리합니다.
• 데이터가 있는 곳. 영국 또는 EEA에 저장된 데이터는 적정성 규정의 보호를 받고, 미국 서비스는 EU-US Data Privacy Framework의 영국 확장 인증을 받은 경우에만 해당됩니다. 에이전트를 포함한 모든 제공업체에 데이터를 어디에 저장하는지 물어보세요.

대신 CRM을 구매해야 하는 경우

• 다섯 명 이상의 영업팀이 목표량, 예측, 담당 지역을 두고 같은 파이프라인을 운영하는 경우.
• 이미 비용을 내고 있는 깊은 연동이 필요한 경우: 마케팅 자동화 플랫폼, 콜센터, CRM 애드온이 있는 회계 패키지.
• 공급업체의 인증을 서류로 요구하는 규정 준수 요건이 있는 경우(예: 규제 대상 금융 자문).
• 백업, 가동 시간, 지원에 대해 다른 누군가가 책임지기를 원하고, 그것을 명시한 계약을 원하는 경우.

그 밖의 모든 분께는 위의 다섯 가지를 사업체에 맞게 만든 것이 곧 CRM입니다.

AI 에이전트는 CRM 앱과 무엇이 다른가

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus, Meta의 Muse는 모두 CRM을 종이 위에서 설계해 줍니다. Jobbit은 그것을 만들고 운영합니다.

• 앱과 데이터베이스를 만들고, 설명하신 내용에 따라 본인 도메인에 호스팅합니다.
• 후속 연락 초안을 작성합니다. 파이프라인을 바탕으로 여러분의 말투로, 매일 8 am에 보냅니다.
• 이력을 보관합니다. 전달해 주신 이메일과 메모를 읽어서 기록합니다.
• 웹사이트 양식을 연결합니다. 양식을 파이프라인에 연결하고 문의를 이메일로 알려 드립니다.
• 주간 보고서를 작성하고, "90일 동안 연락하지 못했습니다" 메시지도 씁니다.
• 한 문장으로 CRM을 수정합니다: 새 단계, 새 필드, 새 보고서.

오후 한나절 계획

• 13:00에서 13:30. 스프레드시트와 이메일 연락처를 내보냅니다. 프롬프트 1을 실행합니다. 확신이 서지 않았던 항목의 목록을 읽어 봅니다.
• 13:30에서 14:15. 미결 견적과 예시 이메일 두 개로 프롬프트 2를 실행합니다. 지금 바로 첫 아침 메시지를 요청해서 확인합니다.
• 14:15에서 15:30. 프롬프트 3을 실행합니다. 휴대폰에서 앱을 열고, 거래를 끌어서 옮기고, 웹사이트 양식으로 테스트 문의를 제출합니다.
• 15:30에서 16:00. 프롬프트 4를 실행한 다음, 에이전트에게 문의 양식에 들어갈 개인정보 처리방침 문구를 작성하고 오래된 문의의 보관 규칙을 설정하도록 요청합니다.

이어서 읽기

• 소규모 사업체를 위한 AI 고객 서비스: CRM이 채워 주는 FAQ, 답변, 상태 페이지.
• 스프레드시트를 위한 AI: CRM이 되기 전에 내보낸 자료를 정리하기.
• AI로 오후 한나절에 웹사이트 만들기: 문의 양식이 놓이는 사이트.

자주 묻는 질문

AI가 우리 사업체를 위한 CRM을 만들 수 있나요?

네. 관리해야 할 다섯 가지(연락처, 파이프라인 단계, 다음 할 일, 이력, 주간 보고서)를 설명하고 스프레드시트를 첨부하면, Jobbit의 에이전트가 데이터베이스와 휴대폰에 맞는 앱을 만들고, 본인 도메인에 호스팅하며, 같은 채팅에서 매일 후속 연락 목록을 보내 드립니다. 무료 플랜으로 제작과 미리보기가 가능하고, 본인 도메인 호스팅은 Go에서 월 £7입니다.

소규모 사업체에 가장 저렴한 CRM은 무엇인가요?

한두 명이라면 HubSpot(사용자 2명, 연락처 1,000개), Zoho(사용자 3명), Capsule(사용자 2명, 연락처 250개), Attio(3좌석)의 무료 플랜을 쓸 수 있습니다. 유료 시작 가격은 사용자당 월 약 $14에서 £27입니다. Jobbit Go에서 에이전트가 만든 CRM은 사용자 수와 관계없이 월 £7이며, 사업체에 맞춰 만들어집니다.

CRM이 필요한가요, 스프레드시트로 충분한가요?

알림, 공유 파이프라인, 그것을 채워 주는 양식, 고객별 이력이 필요해지기 전까지는 스프레드시트로 충분합니다. Google Sheets는 2,000만 셀, Excel은 100만 행을 담을 수 있으므로 크기는 한계가 아닙니다. 한계는 스프레드시트가 견적이 3주 지났다고 알려 주지 않는다는 점입니다. 가지고 있는 스프레드시트를 중심으로 알림과 파이프라인을 만드세요.

내 CRM에 고객 정보를 보관하는 것은 합법인가요?

네, UK GDPR에 따라 적법한 근거, 개인정보 처리방침, 보관 기간이 있으면 됩니다. 대부분의 사업체는 ICO의 데이터 보호 수수료(직원 10명 이하는 연 £52)를 냅니다. 개인에게 보내는 마케팅 이메일과 문자는 PECR에 따라 동의 또는 소프트 옵트인이 필요하며, 모든 메시지에 발신자 신원과 수신 거부 방법이 있어야 합니다.

잠재 고객을 놓치지 않으려면 어떻게 해야 하나요?

빠르게 응답하고 일정에 따라 후속 연락을 하세요. Harvard Business Review 연구에서는 기업의 23%가 온라인 문의에 한 번도 응답하지 않았고, 한 시간 지연되면 유망 고객으로 전환할 가능성이 7분의 1로 줄었습니다. 모든 거래에 다음 할 일이 있는 파이프라인과, 기한이 된 항목을 알려 주는 8 am 메시지가 해결책입니다.

CRM이 후속 이메일을 자동으로 보낼 수 있나요?

보내실 수 있도록 초안을 작성하거나, 승인하신 예약 이메일을 PECR이 요구하는 대로 발신자 신원과 수신 거부 링크를 넣어 보낼 수 있습니다. 불만 사항이나 금전에 관한 내용은 직접 읽어 본 뒤 보내도록 초안으로 두고, "견적이 아직 유효합니다"나 "90일이 지났습니다" 같은 메시지는 일정에 따라 자동으로 보내세요.

나중에 사업이 커져서 제대로 된 CRM이 필요해지면 어떻게 하나요?

에이전트가 만든 CRM의 연락처와 거래를 스프레드시트로 내보내 HubSpot, Pipedrive, Salesforce로 가져오세요. 모든 CRM은 CSV에서 가져오기를 지원합니다. 직접 만든 구조(연락처, 파이프라인 단계, 다음 할 일)는 그대로 대응되며, Jobbit의 에이전트가 새 도구가 요구하는 형식으로 내보내기 파일을 준비해 줍니다.