AI로 위험성 평가서 작성: 매장, 카페, 기술직, 사무실용 HSE 5단계

영국 보건안전청(Health and Safety Executive)의 2024/25년 수치에 따르면 업무 중 사망한 근로자는 124명이었고, Labour Force Survey에서 근로자가 신고한 비치명적 부상은 68만 건이었습니다. 형사 기소는 246건에 유죄율 96%였으며, 벌금은 £3,300만가 넘었습니다. 이 모든 사건의 서류는 같은 질문에서 시작합니다. 적절하고 충분한 위험성 평가가 있었는가, 그리고 그것이 서면으로 작성되어 있었는가 하는 질문입니다. Hiscox가 소기업 경영자 1,500명을 조사한 결과 30%는 위험성 평가 방침이 아예 없었습니다. 사장이 구매 담당이자 계산원이며 막힌 싱크대를 뚫는 사람이기도 하다면 놀랄 일은 아닙니다.

평가 자체는 어렵지 않습니다. HSE는 위험도가 낮은 대부분의 소규모 사업장이 직접 평가할 수 있다고 하며, 사무실, 동네 가게, 식품 조리와 서비스, 자동차 정비소, 창고, 공장용 무료 양식과 작성 예시를 제공합니다. 시간이 걸리는 것은 글쓰기입니다. 위험 요소 목록, 통제 조치, 모든 사업장이 이제 전부 보관해야 하는 화재 기록, 청소용품 보관함의 COSHH 서류, 화면 작업 점검, 검토 날짜가 그렇습니다. 이 가이드는 AI 에이전트로 오후 한나절 만에 위험성 평가서를 작성하는 방법을 보여 드립니다. HSE의 5단계, 누가 무엇을 기록해야 하는지, 매장, 카페, 기술직, 사무실용 문서를 초안으로 만드는 프롬프트 4개, 잘못했을 때의 비용, 최신 상태를 유지해 주는 일정표를 다룹니다. 규정은 2026년 10월 21일에 HSE와 GOV.UK 기준으로 확인했습니다.

HSE의 5단계와 각 단계에서 에이전트가 하는 일

평가 의무는 모든 고용주와, 업무가 타인에게 해를 끼칠 수 있는 자영업자에게 적용됩니다. 중대한 평가 결과를 서면으로 기록할 의무는 Management of Health and Safety at Work Regulations 1999에 따라 직원이 5명 이상일 때 적용되며, 평가는 적절하고 충분해야 합니다. 직원이 5명 미만이라도 평가는 해야 하고, 다만 서면으로 적을 의무가 없을 뿐입니다. 적지 않을 이유로는 이상한 이유입니다.

대부분의 소규모 사업장에 실제로 필요한 평가

• 화재. Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005는 소유자, 고용주 또는 점유자를 화재 위험성 평가의 책임자로 규정합니다. 2023년 10월 1일부터 Building Safety Act 2022 제156조에 따라, 규모와 관계없이 모든 사업장은 모든 결과를 포함해 전부 기록해야 합니다. 예전의 직원 5명 기준은 사라졌습니다. GOV.UK는 사무실과 매장, 소규모 집회 장소, 소규모 비주거 건물용 가이드를 제공합니다.
• 식품. 식품 사업자는 영업 개시 최소 28일 전에 관할 지방자치단체에 무료로 등록하며, 등록은 거부될 수 없습니다. Food Standards Agency의 Safer Food Better Business 패키지는 무료이며 잉글랜드와 웨일스에 적용됩니다. Food Hygiene Rating Scheme 등급은 웨일스와 북아일랜드에서는 게시 의무가 있고 잉글랜드에서는 자율입니다. 직접 판매용으로 포장한 식품은 2021년 10월 1일부터 알레르기 유발 물질을 강조한 전체 성분 표시가 필요합니다.
• COSHH. 표백제, 기름때 제거제, 석회질 제거제를 비롯한 모든 유해 물질은 제조사의 안전보건자료(SDS)를 바탕으로 노출과 통제 조치에 대한 평가가 필요합니다.
• 화면 작업 장비. 매일 한 시간 이상 연속으로 화면을 쓰는 직원에게는 작업 공간 평가가 필요하며, 요청 시 시력 검사를 제공해야 합니다.
• 들어 올리기 작업, 응급처치, 단독 근무, 연소 근로자, 신규 및 임신 중인 근로자. 들어 올리기가 업무에 포함되면 별도의 평가가 필요합니다. 응급처치 필요성 평가로 구급상자와 교육받은 인원을 정합니다. 단독 근무는 일반 평가 안에서 다룹니다. 18세 미만은 일을 시작하기 전에 평가해야 하고, 신규 또는 임신 중인 근로자에게는 개별 평가가 필요합니다.

프롬프트 4개로 문서 초안 만들기

1. 일반 위험성 평가

2. 화재 위험성 평가 기록

3. 개별 평가

4. 일정표, 신규 직원 교육, 사고 기록

프롬프트 4개, 첫 초안을 손에 들고 사업장을 돌아보는 시간을 포함한 오후 한나절이면 되고, 일정표는 알아서 돌아갑니다. 무료 플랜으로 하루 100크레딧이면 충분하고, 월 £7의 Go 플랜은 알림과 업데이트를 위한 2,000크레딧을 추가합니다.

업종별 위험 요소

잘못했을 때의 비용

HSE는 검사관이 중대한 위반을 발견하는 순간부터 2026년 4월 1일 기준 시간당 £188의 Fee for Intervention을 부과하며, 청구액은 방문부터 서신 왕래와 후속 조치까지 이어집니다. 2024/25년에 HSE는 246건을 기소해 96%에서 유죄를 받아 냈고, 4,400건이 넘는 시정 통지를 발부했으며, 벌금은 £3,300만를 넘었습니다. 부상으로 인한 피해는 더 큽니다. 업무 관련 질병을 앓는 근로자는 190만 명, 손실된 근무일은 4,010만 일, 영국의 비용은 2023/24년 기준 £229억입니다. HSE 외에 현실적인 비용은 보험사에서 나옵니다. 고용주 책임보험은 £500만 한도로 의무이며 가입하지 않으면 하루 최대 £2,500의 벌금이 부과됩니다. 청구를 처리하는 보험사는 가장 먼저 위험성 평가서를 요구합니다.

평가서 주변의 서류

• 사고 기록부: 10명 이상을 고용하면 필수이고, 누구에게나 갖추는 편이 좋습니다. 프롬프트 4에서 항목 양식을 받을 수 있습니다.
• RIDDOR: 특정 부상은 HSE에 신고하고, 근로자가 7일 넘게 연속으로 정상 업무를 하지 못하게 되는 부상은 15일 이내에 신고합니다.
• 법령 포스터: HSE 보건안전법 포스터를 게시하거나 이에 상응하는 안내문을 모든 근로자에게 나눠 줍니다.
• 협의: 고용주는 보건안전 사항에 대해 직원과 협의해야 합니다. 소규모 팀이라면 신규 직원 교육 안내문과 분기마다 10분 대화를 하고 기록하는 것으로 충분합니다.
• 보험: 첫 직원을 고용하는 때부터 £500만 한도의 고용주 책임보험에 가입하고 증서를 게시합니다.

AI 에이전트가 양식 다운로드와 다른 점

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus, Meta의 Muse는 모두 위험 요소를 입력하면 HSE 양식을 채워 줍니다. Jobbit은 전체 체계를 운영합니다.

• 업종에 맞춰 모든 문서의 초안을 작성합니다. HSE 형식에 통제 조치도 올바른 순서로 넣습니다.
• 안전보건자료를 읽고 그것을 바탕으로 COSHH 평가서를 씁니다.
• 일정표를 관리합니다. 모든 검토, 점검, 갱신 30일 전에 알려 드립니다.
• 변화가 생기면 평가서를 갱신합니다. 새 튀김기, 새 직원, 아차사고 등이 해당됩니다.
• 신규 직원 교육 안내문과 사고 기록 항목을 작성해 필요할 때 기록이 존재하도록 합니다.
• 현장을 직접 돌지는 않습니다. 그것은 사장님의 몫입니다. HSE의 1단계는 사업장을 직접 눈으로 봐야 하며, 에이전트의 첫 초안은 들고 다니는 점검표가 됩니다.

오후 한나절 계획

• 오후 1시. 사업, 사업장, 직원을 한 번의 메시지로 설명합니다. 프롬프트 1을 실행하고 초안을 인쇄합니다.
• 오후 1시 30분. 초안과 펜을 들고 모든 공간을 돌아봅니다. 초안이 놓친 것은 추가하고 해당하지 않는 것은 지웁니다.
• 오후 2시 15분. 화재 기록용으로 프롬프트 2를 실행합니다. 돌아보면서 대피 경로와 소화기 날짜를 확인합니다.
• 오후 3시. 모든 화학제품의 라벨을 사진으로 찍고 프롬프트 3을 실행합니다.
• 오후 3시 45분. 프롬프트 4를 실행합니다. 일정표를 캘린더에 넣고 평가서에 서명한 뒤, 다음에 입사하는 사람에게 교육 안내문을 건넵니다.

함께 읽기

• 소규모 사업을 위한 AI 정책: 직원이 읽어야 하는 또 하나의 정책입니다.
• AI 문서 생성기: 소규모 사업에 결국 필요해지는 15가지 문서입니다.
• 레스토랑과 카페를 위한 AI: 위생, 알레르기 유발 물질, 그 밖의 행정 업무입니다.

자주 묻는 질문

서면 위험성 평가서가 법적으로 필요한가요?

모든 고용주는 위험을 평가해야 하며, Management of Health and Safety at Work Regulations 1999에 따라 직원이 5명 이상이면 중대한 결과를 서면으로 기록해야 합니다. 화재 위험성 평가는 다릅니다. 2023년 10월 1일부터는 아무리 작은 사업장이라도 전부 기록해야 합니다. 식품 사업자는 위생 관리 체계도 문서화해야 하며, Safer Food Better Business가 이를 위한 무료 방법입니다.

위험성 평가의 5단계는 무엇인가요?

HSE의 현재 표현은 위험 요소 파악, 위험 평가, 위험 통제, 결과 기록, 통제 조치 검토입니다. 평가는 적절하고 충분해야 합니다. 즉 가능한 모든 위험이 아니라 해당 업무의 중대한 위험 요소를 다루고, 통제 조치는 합리적으로 실행 가능해야 합니다.

AI가 위험성 평가서를 쓸 수 있나요?

업종에 맞춰 HSE 형식으로 초안을 작성할 수 있습니다. 화재 기록, 안전보건자료를 바탕으로 한 COSHH 평가서, 화면 작업과 들어 올리기 작업 평가서, 응급처치 필요성 평가서가 포함되고, 검토 일정표도 관리합니다. Jobbit의 에이전트는 위의 프롬프트 4개로 이를 처리합니다. 사업장을 직접 돌아보고 초안을 실제 상태와 대조하는 일은 여전히 사장님의 몫이며, 그것이 1단계입니다.

위험성 평가는 얼마나 자주 검토해야 하나요?

HSE는 더 이상 유효하지 않다고 볼 이유가 있을 때 검토하라고 합니다. 직원, 공정, 물질, 장비가 바뀌거나 사고 또는 아차사고가 있을 때이며, 그 외에는 적절한 주기로 검토하고 12개월이 흔한 선택입니다. 프롬프트 4의 일정표에 날짜와 알림이 담깁니다.

화재 위험성 평가란 무엇이며 누가 하나요?

화재 위험 요소, 위험에 노출되는 사람, 대피 경로, 경보기와 소화기, 절차, 필요한 조치를 적은 기록으로, Fire Safety Order 2005에 따라 해당 사업장의 책임자가 실시합니다. 2023년 10월 1일부터는 사업 규모와 관계없이 전부 기록해야 합니다. 많은 소규모 사업장이 GOV.UK 가이드를 보고 직접 하며, 소규모 매장에 대한 컨설턴트의 평가는 보통 수백 파운드입니다.

검사관이 문제를 발견하면 HSE는 얼마를 청구하나요?

2026년 4월 1일 기준 시간당 £188의 Fee for Intervention이며, 중대한 위반이 발견되면 검사, 서신, 후속 조치가 모두 포함됩니다. 2024/25년에 HSE는 246건을 기소해 유죄율 96%를 기록했고 벌금은 £3,300만를 넘었으며 4,400건이 넘는 통지를 발부했습니다.

카페나 매장에는 그 밖에 어떤 평가가 필요한가요?

카페는 개업 28일 전에 식품 사업자 등록, Safer Food Better Business 같은 문서화된 위생 관리 체계, 판매하는 모든 제품의 알레르기 정보, 화학물질에 대한 COSHH 평가, 화재 기록, 연소 근로자나 임신 중인 근로자에 대한 개별 평가가 필요합니다. 매장은 일반 평가와 화재 평가, 재고를 위한 들어 올리기 작업 평가, 사무 공간 화면을 위한 화면 작업 평가가 필요합니다. 프롬프트 3이 개별 평가서의 초안을 작성합니다.