Grafik pracy z AI w 1 godzinę: zmiany, zamiany, urlopy i przepisy o czasie pracy
Jak w 2026 roku ułożyć grafik pracy z agentem AI w godzinę: przepisy o czasie pracy, limity dla osób poniżej 18 lat, urlop 5.6 tygodnia lub 12.07% przy nieregularnych godzinach, ceny aplikacji, zasady na 2027 rok i cztery prompty.
Grafik powstaje w niedzielę wieczorem, trafia na grupę WhatsApp i do wtorku jest przepisywany dwa razy. Ktoś ma wizytę u dentysty, komuś choruje dziecko, sobotnia dostawa się przesunęła, a właściciel kawiarni, sklepu czy małej agencji opiekuńczej spędza tydzień na przestawianiu nazwisk między kratkami. Koszt widać w badaniu TUC (Trades Union Congress, brytyjskie związki zawodowe) z września 2025 roku: ponad połowa pracowników w niepewnym zatrudnieniu dostaje zmiany z mniej niż 24-godzinnym wyprzedzeniem, a dwie trzecie osób na umowach zero-hours nie dostało nic, gdy ostatnio odwołano im godziny. Resolution Foundation ustaliła, że w 2023 roku 54% pracowników ze zmienną liczbą godzin dowiadywało się o zmianach z wyprzedzeniem krótszym niż tydzień.
To wkrótce będzie nie tylko niesprawiedliwe, ale i drogie. Employment Rights Act 2025 wprowadza prawo do oferty gwarantowanych godzin, rozsądnego wyprzedzenia przy zmianach i wynagrodzenia za odwołania w ostatniej chwili, w 2027 roku. Grafik ułożony przez agenta AI pilnuje reguł, o których człowiek zapomina o 23:00: 11 godzin przerwy między zmianami, 20-minutowa przerwa, limity dla osób poniżej 18 lat, naliczanie urlopu, godziny zgodne z umową. Ten poradnik podaje zasady, które musi spełniać brytyjski grafik pracy, cztery prompty do ułożenia i prowadzenia grafiku, wyliczenia urlopowe i ceny aplikacji do grafików, wszystko sprawdzone 21 października 2026 roku.
Chcesz, żeby grafik na przyszły tydzień powstał, gdy czytasz? Otwórz Jobbit, wklej poniżej prompt 1 z listą pracowników, ich godzinami i godzinami otwarcia, a po minucie dostaniesz grafik ze sprawdzonymi zasadami. Plan darmowy, 100 kredytów dziennie, bez karty.
Zasady, które grafik musi spełniać
Working Time Regulations 1998 wyznaczają limity, a wytyczne ACAS (Advisory, Conciliation and Arbitration Service), zaktualizowane 21 marca 2025 roku, to ich wersja w prostym języku. Agent sprawdza każdą z tych zasad w każdej wersji roboczej.
| Zasada | Co oznacza w grafiku | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| Tydzień 48-godzinny | Średnio 48 godzin tygodniowo w okresie 17 tygodni, chyba że pracownik podpisał zgodę na odstępstwo (opt-out) | Dorośli |
| Odpoczynek dobowy | 11 godzin między końcem jednej zmiany a początkiem następnej | Dorośli |
| Odpoczynek tygodniowy | 24 godziny wolnego w każdym 7-dniowym okresie lub 48 godzin w każdym 14-dniowym | Dorośli |
| Przerwa | Jedna nieprzerwana 20-minutowa przerwa, gdy dzień pracy trwa dłużej niż 6 godzin | Dorośli |
| Praca nocna | Średnio 8 godzin w dowolnych 24 godzinach dla pracowników nocnych, w okresie 17 tygodni | Pracownicy nocni |
| Poniżej 18 lat | Nie więcej niż 8 godzin dziennie i 40 tygodniowo, 30-minutowa przerwa po 4.5 godziny, 12 godzin odpoczynku dobowego i 48 godzin odpoczynku tygodniowego (lub 36, jeśli reszta zostanie odebrana wkrótce potem) | 16- i 17-latkowie |
| Dokumentacja | Ewidencję czasu pracy przechowuje się 2 lata; ewidencję urlopów i wynagrodzenia urlopowego 6 lat, od 6 kwietnia 2026 roku | Każdy pracodawca |
Odstępstwo (opt-out) dotyczy wyłącznie średniej 48 godzin. Nikt nie może zrezygnować z zasad odpoczynku, a osoba poniżej 18 lat nie może zrezygnować z niczego.
Ułóż grafik w czterech promptach
1. Grafik
Wiadomość do wysłania
Ułóż grafik na przyszły tydzień dla Luna Coffee. Godziny otwarcia: od poniedziałku do soboty od 7:00 do 18:00, w niedzielę od 8:00 do 16:00. Pracownicy i godziny z umowy: Priya 38 godzin, pełny etat, barista; Tom 30 godzin, barista, bez niedziel; Aisha 16 godzin, obsługa lady, tylko wtorek i czwartek, wiek 17 lat; Marcus 20 godzin, obsługa lady i kuchnia, dowolny dzień; ja 45 godzin, w dowolnym miejscu. Zasady: zawsze dwie osoby na zmianie, trzy od 11:00 do 14:00, jeden barista na każdej zmianie, zmiany od 4 do 9 godzin, 20-minutowa przerwa na każdej zmianie dłuższej niż 6 godzin, 11 godzin między zmianami, nikt ponad godziny z umowy bez mojej zgody, Aisha nigdy ponad 8 godzin dziennie, 40 tygodniowo ani po 22:00. Pokaż grafik jako tabelę według dni i osób z początkiem, końcem i przerwą oraz wypisz każdą zasadę, której nie udało się spełnić.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
2. Zamiany i zastępstwa
Wiadomość do wysłania
Gdy ktoś z pracowników napisze, że chce zamienić się zmianą lub ją oddać, sprawdź zamianę pod kątem wszystkich zasad z promptu 1, w tym godzin między zmianami i godzin z umowy, zaproponuj najlepsze zastępstwo spośród osób dostępnych i mających jeszcze wolne godziny, i wyślij mi do zatwierdzenia jednym kliknięciem. Po moim zatwierdzeniu zaktualizuj grafik, powiadom obie osoby i prowadź dziennik, kto o co poprosił i kiedy.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
3. Urlopy i naliczanie
Wiadomość do wysłania
Prowadź ewidencję urlopów każdej osoby: 5.6 tygodnia rocznie proporcjonalnie dla pracowników z godzinami z umowy oraz 12.07% przepracowanych godzin miesięcznie dla każdego z nieregularnymi godzinami, przy roku urlopowym zaczynającym się 1 kwietnia. Gdy ktoś poprosi o urlop, sprawdź, ile zdążył naliczyć, sprawdź obsadę grafiku w tych dniach i wyślij mi do zatwierdzenia odpowiedź tak lub nie. Pokazuj każdemu jego saldo na prośbę. Przechowuj dokumentację przez 6 lat.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
4. Cotygodniowy raport
Wiadomość do wysłania
W każdą niedzielę o 18:00 wyślij mi grafik na nadchodzący tydzień oraz raport z minionego tygodnia: przepracowane godziny w porównaniu z godzinami z umowy dla każdej osoby, każdy dzień ponad 9 godzin, każda przerwa między zmianami krótsza niż 11 godzin, każdy, czyja średnia z 17 tygodni przekracza 44 godziny, każdy naruszony limit dla osób poniżej 18 lat, zmiany zmienione z wyprzedzeniem krótszym niż tydzień i kto je zmienił, wykorzystany urlop oraz eksport do płac z godzinami każdej osoby jako plik CSV.
Najpierw zakładasz darmowe konto (wystarczy adres e-mail, bez karty). Twoja wiadomość zostaje zapisana i wysyłana od razu, gdy się zalogujesz.
Cztery prompty, godzina łącznie z pierwszymi poprawkami, a agent dalej prowadzi zamiany, urlopy i raport. Plan darmowy obsługuje to wszystko na 100 kredytach dziennie; plan Go za £7 miesięcznie dodaje 2,000 kredytów dla większego zespołu i wiadomości.
Wyliczenia urlopowe
Ustawowy urlop to 5.6 tygodnia rocznie, z limitem 28 dni. Dla pracowników ze stałymi godzinami to 5.6 razy tydzień pracy: 3 dni w tygodniu daje 16.8 dnia. Dla pracowników z nieregularnymi godzinami i pracujących część roku, przy latach urlopowych zaczynających się 1 kwietnia 2024 roku lub później, urlop narasta w tempie 12.07% godzin przepracowanych w każdym okresie rozliczeniowym, a tacy pracownicy mogą dostawać wynagrodzenie urlopowe doliczane na bieżąco (rolled-up holiday pay): co najmniej 12.07% ponad pensję, wypłacane z każdym okresem rozliczeniowym i pokazane w osobnej pozycji na odcinku płacowym. Takie rozwiązanie nie jest dozwolone dla nikogo innego. Kalkulator urlopu na GOV.UK obsługuje przypadki stałych i nieregularnych godzin, a agent z promptu 3 prowadzi bieżące saldo.
Ile kosztują aplikacje do grafików
| Aplikacja | Cena (21 października 2026) | Plan darmowy | Uwagi |
|---|---|---|---|
| RotaCloud | £10 miesięcznie Standard lub £15 Pro dla 1 do 5 pracowników, cena zależy od wielkości zespołu | 30-dniowy okres próbny, brak planu darmowego | Ewidencja czasu i SMS-y są płatne dodatkowo |
| Planday | Od £2.99 za użytkownika miesięcznie, minimum 5 użytkowników | 30-dniowy okres próbny | Rozliczenie miesięczne, rezygnacja w dowolnej chwili |
| Deputy | Lite $5, Core $6.50, Pro $9 za użytkownika miesięcznie, 10% taniej przy płatności rocznej | Okres próbny | Minimum £20 na fakturę miesięczną od 1 września 2025 |
| When I Work | Essentials $2.50, Pro $5, Premium $8 za użytkownika miesięcznie | 14-dniowy okres próbny | Rejestracja czasu płatna dodatkowo |
| Homebase | Za darmo dla 1 lokalizacji i do 10 pracowników; Essentials $30 za lokalizację miesięcznie | Tak | Cena za lokalizację |
| Connecteam | Za darmo do 10 użytkowników; Basic $29 miesięcznie za pierwszych 30 użytkowników | Tak | 18% taniej przy płatności rocznej |
| Agent Jobbit | Plan darmowy, 100 kredytów dziennie; Go £7 miesięcznie | Tak | Grafik, zamiany, urlopy, raport i eksport do płac w jednym miejscu |
Aplikacja do grafików opłaca się, gdy masz kilka lokalizacji i czytniki czasu pracy. Przy jednym miejscu i od czterech do piętnastu osób agent prowadzi grafik, zamiany, ewidencję urlopów i raport godzin według jednego zestawu zasad, a przy tym robi też wszystko inne w firmie.
Krótkie wyprzedzenie, odwołania i zasady z 2027 roku
- Dziś. Nie ma ogólnego ustawowego terminu uprzedzenia o zmianie, ale ACAS ostrzega, że zmiana grafiku w ostatniej chwili może naruszać umowę nawet przy klauzuli o elastyczności, jeśli wyprzedzenie nie jest rozsądne, i zaleca pisemną politykę dotyczącą odwołanej pracy, która określa, jak wcześnie się uprzedza i co się płaci. Czas dyżuru w miejscu pracy lub w jego pobliżu liczy się jako czas pracy przy płacy minimalnej. Pracownikom wstrzymanym od pracy lub objętym skróconym czasem pracy po miesiącu zatrudnienia przysługuje ustawowe wynagrodzenie gwarantowane £41 dziennie, do £205 w dowolnych trzech miesiącach.
- Od 2027 roku. Employment Rights Act 2025 daje pracownikom zero-hours i z małą liczbą godzin prawo do oferty gwarantowanych godzin odpowiadających godzinom faktycznie przepracowanym w okresie odniesienia (konsultacje rządu od czerwca do sierpnia 2026 roku proponowały 12 tygodni), prawo do rozsądnego wyprzedzenia przy zmianach oraz do wypłaty, gdy zmiana zostanie odwołana, przesunięta lub skrócona w ostatniej chwili. Strona ACAS, zaktualizowana 20 października 2026 roku, informuje, że rząd nie podał jeszcze miesiąca w 2027 roku. Raport z promptu 4 już liczy zmiany z wyprzedzeniem krótszym niż tydzień, więc liczby będą gotowe przed wejściem przepisu.
- Boże Narodzenie 2026. Dni wolne od pracy w Anglii i Walii to piątek 25 grudnia i poniedziałek 28 grudnia (zastępczy dzień za Boxing Day), a 2027 rok zaczyna się w piątek 1 stycznia. Wpisz je do zasad grafiku już teraz.
Czym agent AI różni się od aplikacji do grafików
ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus i Muse od Meta napiszą tabelę grafiku, jeśli wkleisz godziny. Jobbit go prowadzi:
- Sprawdza każdą zasadę w każdej wersji roboczej, w tym 11 godzin między zmianami i limity dla osób poniżej 18 lat, i mówi, czego nie dało się spełnić.
- Obsługuje zamiany na podstawie wiadomości od pracowników, proponuje zastępstwo i czeka na Twoje zatwierdzenie jednym kliknięciem.
- Prowadzi salda urlopowe w wymiarze 5.6 tygodnia lub 12.07% i przechowuje dokumentację przez 6 lat.
- Wysyła niedzielny raport z godzinami w porównaniu z umowami i eksportem do płac.
- Liczy zmiany w ostatniej chwili, żebyś był gotowy na przepisy z 2027 roku.
- Robi też resztę administracji: dokumenty rekrutacyjne, faktury, stronę internetową.
Plan na jedną godzinę
- Minuty 0 do 15. Spisz listę pracowników z godzinami z umowy, umiejętnościami, dostępnością i wiekiem oraz godziny otwarcia i zasady obsady.
- Minuty 15 do 30. Uruchom prompt 1. Przeczytaj listę zasad, których nie udało się spełnić, i dostosuj zasady obsady lub godziny.
- Minuty 30 do 45. Uruchom prompty 2 i 3. Wyślij jedną testową zamianę z własnego telefonu.
- Minuty 45 do 60. Uruchom prompt 4. Udostępnij grafik zespołowi i powiedz, jak od teraz działają zamiany.
Ułóż grafik w planie darmowym: 100 kredytów dziennie, bez karty, z zamianami i urlopami.
Otwórz JobbitCzytaj dalej
- AI dla restauracji i kawiarni: pozostałe dziewięć zadań, które agent wykonuje dla firmy gastronomicznej.
- AI do arkuszy kalkulacyjnych: jeśli Twój grafik jest dziś w Excelu.
- Generator dokumentów AI: regulamin pracy i umowy.
Najczęściej zadawane pytania
Jak ułożyć grafik pracy zgodny z brytyjskim prawem?
Najpierw ustal zasady: średnio 48 godzin tygodniowo, chyba że jest zgoda na odstępstwo, 11 godzin między zmianami, 24 godziny wolnego tygodniowo, 20-minutowa przerwa w każdym dniu dłuższym niż 6 godzin oraz ostrzejsze limity dla osób poniżej 18 lat. Potem przekaż zasady, pracowników i godziny otwarcia agentowi w Jobbit i poproś, by przed publikacją wypisał każdą zasadę, której nie da się spełnić.
Z jakim wyprzedzeniem muszę zawiadomić o zmianie grafiku?
Brytyjskie prawo nie wyznacza dziś stałego terminu, ale ACAS mówi, że zmiany w ostatniej chwili mogą naruszać umowę, jeśli wyprzedzenie nie jest rozsądne, i zaleca pisemną politykę dotyczącą odwołanych zmian. Od 2027 roku Employment Rights Act 2025 będzie wymagać rozsądnego wyprzedzenia i wypłaty za odwołania w ostatniej chwili, a szczegóły mają jeszcze określić rozporządzenia.
Jak liczy się urlop dla pracowników zero-hours lub z nieregularnymi godzinami?
Jako 12.07% godzin przepracowanych w każdym okresie rozliczeniowym, dla lat urlopowych zaczynających się 1 kwietnia 2024 roku lub później. Tacy pracownicy mogą dostawać wynagrodzenie urlopowe doliczane na bieżąco, co najmniej 12.07% ponad pensję, pokazane osobno na odcinku płacowym. Pracownicy ze stałymi godzinami dostają 5.6 tygodnia rocznie, z limitem 28 dni.
Czy 17-latek może pracować na 10-godzinnej zmianie?
Nie. Pracownicy w wieku 16 i 17 lat mają limit 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo, potrzebują 30-minutowej przerwy po 4.5 godziny, 12 godzin odpoczynku między dniami pracy i 48 godzin odpoczynku tygodniowo, i nie mogą zrezygnować z tych limitów.
Czy muszę płacić pracownikom, jeśli odeślę ich wcześniej do domu?
Czas, w którym mieli być na dyżurze w miejscu pracy lub w jego pobliżu, liczy się jako czas pracy przy płacy minimalnej. Po miesiącu zatrudnienia pracownikom wstrzymanym od pracy lub objętym skróconym czasem pracy przysługuje ustawowe wynagrodzenie gwarantowane £41 dziennie, do £205 w dowolnych trzech miesiącach. Twoja własna polityka dotycząca odwołanych zmian powinna określać, co płacisz ponad to.
Czy agent AI może ułożyć grafik pracy?
Tak. Podaj agentowi w Jobbit pracowników, ich godziny z umowy, umiejętności i wiek, godziny otwarcia oraz potrzebną obsadę, a ułoży tydzień jako tabelę z przerwami, sprawdzi przepisy o czasie pracy, obsłuży prośby o zamianę, poprowadzi salda urlopowe i wyśle tygodniowy raport godzin z eksportem do płac. Plan darmowy obsługuje mały zespół na 100 kredytach dziennie.
Jaka jest najtańsza aplikacja do grafików?
Homebase i Connecteam mają plany darmowe do 10 osób, RotaCloud zaczyna się od £10 miesięcznie dla 1 do 5 pracowników, Planday od £2.99 za użytkownika z minimum 5 użytkowników, When I Work od $2.50 za użytkownika, a Deputy od $5 za użytkownika z minimum £20 miesięcznie. Agent w Jobbit prowadzi grafik i resztę administracji w planie darmowym lub za £7 miesięcznie w Go.