เขียนใบเสร็จรับเงินในสหราชอาณาจักร: 6 รายการที่ต้องมี พร้อมแบบฟรีในข้อความเดียว

ลูกค้าจ่ายเงินสดค่าเก็บกวาดสวนและถามว่า "ขอใบเสร็จได้ไหม" คุณมีรถตู้ มือถือ และไม่มีสมุดใบเสร็จ หรือขายที่แผงตลาดเสร็จแล้ว ลูกค้าต้องการหลักฐานสำหรับเคลมประกัน และม้วนกระดาษของเครื่องรูดบัตรหมดไปตั้งแต่ชั่วโมงก่อน หรือลูกค้าโอนเงินชำระใบแจ้งหนี้แล้ว และผู้ทำบัญชีของเขาอยากได้ใบเสร็จไว้ในแฟ้ม ทั้งหมดนี้ไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์หรือร้านเครื่องเขียน ต้องการแค่กระดาษหรือ PDF ที่ระบุหกอย่าง

การรู้ว่าเขียนใบเสร็จอย่างไร เป็นทักษะสิบนาทีที่คุ้มครองทั้งสองฝ่าย: ลูกค้ามีหลักฐานการซื้อ และคุณมีบันทึกที่ HMRC (สรรพากรของสหราชอาณาจักร) คาดหวังให้เก็บ คู่มือนี้บอกหกอย่างที่ใบเสร็จต้องมี ความต่างระหว่างใบเสร็จกับใบแจ้งหนี้ กรณี VAT ที่กฎเข้มขึ้น วันที่เกี่ยวกับการเก็บบันทึกในปี 2026 แบบสำเร็จรูปที่คัดลอกได้ และวิธีฟรีในการได้ใบเสร็จ PDF มีเลขที่จากประโยคเดียวบน Jobbit

ใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้: ความต่างที่กำหนดว่าคุณต้องเขียนอะไร

คำแนะนำเรื่องการออกใบแจ้งหนี้ของ GOV.UK สรุปไว้บรรทัดเดียว: ใบแจ้งหนี้ไม่เหมือนใบเสร็จ ซึ่งเป็นการรับทราบว่าได้รับชำระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ขอเงินและแสดงว่าค้างจ่ายเท่าไรและต้องจ่ายเมื่อใด ใบเสร็จยืนยันว่าได้รับเงินแล้วและแสดงว่าจ่ายค่าอะไร เมื่อใด และอย่างไร สำหรับงานที่จ่ายทันที คุณต้องการเพียงใบเสร็จ สำหรับงานที่จ่ายภายหลัง คุณส่งใบแจ้งหนี้ และส่งใบเสร็จเมื่อลูกค้าขอหลังชำระแล้ว ธุรกิจเล็กหลายแห่งใช้เอกสารเดียวทำทั้งสองอย่าง: ใบแจ้งหนี้ที่ประทับหรือระบุว่า "ชำระแล้ว" พร้อมวันที่และวิธีชำระ

GOV.UK ยังระบุว่ากฎหมายบังคับให้มีใบแจ้งหนี้เฉพาะเมื่อทั้งคุณและลูกค้าจดทะเบียน VAT สำหรับกรณีอื่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเป็นเรื่องของแนวปฏิบัติที่ดีและการเก็บบันทึกที่ HMRC กำหนด รูปแบบจึงสำคัญน้อยกว่าเนื้อหา

6 รายการที่ใบเสร็จทุกใบต้องมี

สามบรรทัดเสริมทำให้ใบเสร็จมีประโยชน์ขึ้น: ที่อยู่ของคุณ หมายเหตุยอดคงค้างที่ยังต้องจ่าย ("มัดจำแล้ว £50 ที่เหลือ £430 จ่ายเมื่องานเสร็จ") และชื่อลูกค้า ถ้าเป็นลูกค้าธุรกิจที่จะนำไปลงบัญชี ถ้าคุณจดทะเบียน VAT ให้ดูหัวข้อด้านล่าง เพราะรายการจะยาวขึ้น

แบบใบเสร็จที่คัดลอกได้

วางข้อความนี้ในโน้ตบนมือถือ กรอกข้อมูลในวงเล็บ แล้วส่งเป็นข้อความหรือพิมพ์ออกมา เวอร์ชันเอเจนต์ด้านล่างให้ผลเหมือนกันในรูป PDF มีเลขที่

1ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ [2026-041]2จาก: [ชื่อทางการค้าของคุณ], [โทรศัพท์], [อีเมล], [ที่อยู่]3ถึง: [ชื่อลูกค้า หรือ "ลูกค้าเงินสด"]4วันที่ชำระ: [15 ตุลาคม 2026]5สำหรับ: [เก็บกวาดสวนหลังบ้าน รวมการขนทิ้งขยะ]6จำนวนเงินที่ชำระ: £[180.00]7วิธีชำระเงิน: [เงินสด / โอนเงิน / บัตร]8สถานะ: ชำระแล้ว ชำระครบถ้วน ขอบคุณ

สำหรับงานเงินสด ให้มอบหนึ่งชุดและเก็บหนึ่งชุด รูปถ่ายของสำเนากระดาษหรือไฟล์ PDF คือบันทึกที่คุณเก็บ

ได้ใบเสร็จมีเลขที่บน Jobbit ในข้อความเดียว

เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ของ Jobbit เป็นแบบฟอร์มสั้น ๆ: ออกให้ใคร เพื่ออะไร จำนวนเงิน มี VAT หรือไม่ และเงื่อนไขการชำระ หน้าเว็บแสดงข้อความที่จะส่งให้เอเจนต์ สมัครด้วยอีเมล (ไม่ต้องใช้บัตร) แล้วเอกสารจะกลับมาเป็น PDF และ DOCX ที่แก้ไขได้ในแชต เลือก "On receipt" เป็นวันครบกำหนด แล้วขอฉบับที่ชำระแล้ว หรือระบุตั้งแต่แรกเลย

แชตจำรายละเอียดของคุณไว้สำหรับครั้งถัดไป ใบเสร็จใบที่สองจึงใช้บรรทัดเดียว: "เหมือนใบเสร็จล่าสุด £95 ค่าตัดแต่งแนวรั้วต้นไม้ ชำระด้วยการโอน" และยังเก็บบันทึกเรียงเลขที่ของทุกใบเสร็จที่ออก ซึ่งก็คือบันทึกการขายที่ HMRC ต้องการ

ถ้าคุณจดทะเบียน VAT ใบเสร็จจะกลายเป็นใบกำกับภาษี VAT

VAT Notice 700/21 กำหนดกฎไว้ คุณต้องออกใบกำกับภาษี VAT สำหรับสินค้าหรือบริการที่เสียอัตรามาตรฐานหรืออัตราลดให้ลูกค้าที่จดทะเบียน VAT โดยปกติภายใน 30 วันหลังการส่งมอบ คุณไม่ต้องออกให้สำหรับการขายปลีกแก่ลูกค้าที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT เว้นแต่เขาขอ สำหรับการขายที่รวม VAT แล้วไม่เกิน £250 ใบกำกับภาษี VAT แบบย่อก็เพียงพอ และนี่คือสิ่งที่ร้านค้าและคาเฟ่ที่จดทะเบียน VAT ส่วนใหญ่ให้เป็นใบเสร็จ ต้องแสดงชื่อ ที่อยู่ และเลข VAT ของคุณ เวลาที่ส่งมอบ คำอธิบายสินค้าหรือบริการ ยอดที่ต้องชำระรวม VAT สำหรับแต่ละอัตรา VAT และอัตรา VAT ถ้าเกิน £250 ลูกค้าที่ขอใบกำกับภาษี VAT ต้องได้ฉบับเต็มที่มีเลขลำดับไม่ซ้ำ ชื่อและที่อยู่ลูกค้า ยอดก่อน VAT ต่อบรรทัด และ VAT รวมเป็นเงินปอนด์ ต้องเก็บบันทึก VAT ไว้ 6 ปี

ผลในทางปฏิบัติคือ ถ้าคุณจดทะเบียน VAT ให้ออกใบเสร็จเป็นใบกำกับภาษี VAT แบบย่อโดยค่าเริ่มต้น เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้เพิ่มบรรทัด VAT และเลข VAT ของคุณเมื่อคุณเลือก "Add VAT on top" หรือ "Amount includes VAT"

งานเงินสด: HMRC คาดหวังอะไร

เงินสดถูกกฎหมายและพบบ่อยในงานช่าง งานทำความสะอาด การสอนพิเศษ และแผงตลาด สิ่งที่ HMRC คาดหวังคือทุกการขายเงินสดเข้าบันทึกของคุณเหมือนการขายอื่น หน้าบันทึกธุรกิจสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระของ GOV.UK ระบุว่าคุณต้องเก็บบันทึกการขายและรายได้ทั้งหมด ค่าใช้จ่ายธุรกิจทั้งหมด และหลักฐานประกอบ ซึ่งสำหรับธุรกิจเงินสดหมายถึงใบเสร็จที่คุณออก สมุดบันทึกการขายหรือสเปรดชีต และม้วนบันทึกเครื่องคิดเงินถ้ามี ต้องเก็บบันทึกอย่างน้อย 5 ปีหลังกำหนดยื่นวันที่ 31 มกราคมของปีภาษีนั้น ใบเสร็จที่เรียงเลขที่คือรูปแบบบันทึกที่ง่ายที่สุด เพราะช่องว่างในลำดับเลขเป็นคำถามที่คุณตอบได้

ยังมีอีกสองกฎ ถ้าคุณรับเงินสดตั้งแต่ 10,000 ยูโร (หรือเทียบเท่า) สำหรับสินค้า รวมถึงการชำระที่เกี่ยวเนื่องกัน คุณต้องลงทะเบียนกับ HMRC เป็นผู้ค้ามูลค่าสูงก่อนรับเงิน ซึ่งครอบคลุมสินค้า ไม่ใช่บริการ และถ้ารายได้การค้ารวมของคุณเกินวงเงินยกเว้นรายได้การค้า £1,000 คุณต้องลงทะเบียน Self Assessment ภายในวันที่ 5 ตุลาคมหลังสิ้นปีภาษีที่คุณเริ่มทำธุรกิจ

Making Tax Digital: อะไรเปลี่ยนในปี 2026, 2027 และ 2028

ตั้งแต่ 6 เมษายน 2026 ผู้ประกอบการรายบุคคลและผู้ให้เช่าที่มีรายได้เข้าเกณฑ์เกิน £50,000 ในปีภาษี 2024 ถึง 2025 ต้องเก็บบันทึกดิจิทัลในซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้และส่งการอัปเดตรายไตรมาสให้ HMRC เกณฑ์ลดเหลือ £30,000 ของรายได้ปี 2025 ถึง 2026 ตั้งแต่เดือนเมษายน 2027 และ £20,000 ตั้งแต่เดือนเมษายน 2028 รายได้เข้าเกณฑ์คือรายได้จากการประกอบอาชีพอิสระรวมกับรายได้จากทรัพย์สินก่อนหักค่าใช้จ่าย การอัปเดตรายไตรมาสเป็นการสรุป ไม่ใช่ใบเสร็จรายใบ แต่ทุกการขายต้องอยู่ในบันทึกดิจิทัล จึงเป็นเหตุผลที่ดีที่จะเลิกเขียนใบเสร็จด้วยสมุดก๊อปปี้ปีนี้ ใบเสร็จ PDF มีเลขที่ที่เอเจนต์บันทึกลงสเปรดชีตให้ด้วยถือเป็นบันทึกดิจิทัล

ผู้บริโภคและช่าง: เมื่อใบเสร็จคุ้มครองคุณ

Consumer Rights Act 2015 กำหนดว่าทุกบริการต้องทำด้วยความระมัดระวังและทักษะที่สมเหตุสมผล และ Citizens Advice ระบุว่าการเรียกร้องมักต้องมีหลักฐานการซื้อ ซึ่งโดยปกติคือใบเสร็จที่แสดงว่าซื้อที่ไหนและเมื่อใด Business Companion ของ Trading Standards เสริมว่ากฎหมายไม่ได้บังคับให้ลูกค้าต้องแสดงใบเสร็จ และใช้รายการบัญชีบัตรแทนได้ ใบเสร็จจึงเป็นความสะดวกของลูกค้าและเป็นบันทึกของคุณ อีกกฎหนึ่งสำหรับผู้ที่ขายที่บ้านลูกค้า: สำหรับสัญญามูลค่าเกิน £42 ที่ตกลงนอกสถานที่ของคุณ Consumer Contracts Regulations กำหนดให้ต้องมีสำเนาหรือการยืนยันสัญญาเป็นกระดาษหรือสื่อถาวรอื่น ยกเว้นงานซ่อมเร่งด่วนที่ลูกค้าเป็นผู้ขอ ใบเสร็จที่อธิบายงานครอบคลุมเรื่องนี้ได้มากในเอกสารเดียว

เอเจนต์ AI ช่วยได้มากกว่าแค่ใบเสร็จ

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus และ Muse ของ Meta ล้วนร่างใบเสร็จได้ ส่วนบน Jobbit แชตเดียวกันสร้างไฟล์ ดูแลเลขที่ และทำงานถัดไปได้โดยไม่ต้องใช้แอปที่สอง

• ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้มีเลขที่ เป็น PDF และ DOCX โดยจำรายละเอียดของคุณไว้ ดังในคู่มือใบแจ้งหนี้
• บันทึกการขาย ที่อัปเดตทุกครั้งที่ออกใบเสร็จ: วันที่ ลูกค้า จำนวนเงิน วิธีชำระ นั่นคือบันทึกสำหรับ HMRC และจุดเริ่มต้นของ Making Tax Digital ของคุณ
• การจัดการ VAT เมื่อคุณจดทะเบียน: ใบกำกับภาษี VAT แบบย่อสำหรับการขายเล็ก และฉบับเต็มเมื่อเกิน £250
• การเตือนและทวงถาม สำหรับงานที่ออกใบแจ้งหนี้ ให้ใบเสร็จตามหลังเงินที่ได้รับจริง
• หน้าจองหรือรายการราคา บนโดเมนของคุณเองสำหรับช่างหรือแผงขาย ในแผน Go ราคา £7 ต่อเดือน
• ใบเสนอราคาและเงินมัดจำ โดยแสดงยอดคงค้างบนใบเสร็จ ช่วยตัดบทสนทนา "นึกว่าครบแล้ว"

ช่างและฟรีแลนซ์ที่อยากได้งานที่จ่ายเงินด้วย ไม่ใช่แค่เอกสาร ยังตั้งโปรไฟล์ Jobbit Proได้: สร้างฟรี รับ 300 เครดิตโบนัสเมื่อสมัครบวก 100 เครดิตต่อวัน ได้เว็บไซต์เมื่อโปรไฟล์สมบูรณ์ ไม่มีค่าธรรมเนียมจนกว่างานที่ได้รับเงินจะเสร็จ และเงินถูกพักไว้ในบัญชีกลาง (escrow) ก่อนเริ่มงาน

แผน 15 นาทีสำหรับใบเสร็จฉบับจริงใบแรกของคุณ

• นาทีที่ 0 ถึง 5 เปิดเครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ กรอกลูกค้า งาน และจำนวนเงิน เลือกไม่มี VAT หรือตามการตั้งค่า VAT ของคุณ แล้วขอเป็นใบเสร็จที่ชำระแล้ว ดาวน์โหลด PDF
• นาทีที่ 5 ถึง 8 บอกเอเจนต์ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ โทรศัพท์ และเลขที่ใบเสร็จที่จะเริ่ม เพื่อให้ช่องว่างถูกเติมในครั้งต่อไป
• นาทีที่ 8 ถึง 12 ขอสเปรดชีตบันทึกการขายที่มีใบเสร็จนี้อยู่แล้ว และมีคอลัมน์วิธีชำระเงิน
• นาทีที่ 12 ถึง 15 ส่งใบเสร็จให้ลูกค้าทางข้อความหรืออีเมล และจดเลขที่ไว้ในสำเนาใบเสนอราคาของคุณ

อ่านต่อ

• วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ให้ได้รับเงิน: เก้าช่อง เงื่อนไขการชำระ และดอกเบี้ยชำระล่าช้า
• สี่เครื่องมือฟรีของ Jobbit ในที่เดียว: QR code ตัวบีบอัด PDF ตัวปรับขนาดรูปภาพ และตัวสร้างใบแจ้งหนี้
• วิธีได้งานซ้ำในฐานะช่าง: เก้าวิธีฟรีและสคริปต์ขอรีวิว

คำถามที่พบบ่อย

ใบเสร็จในสหราชอาณาจักรควรมีอะไรบ้าง

ชื่อธุรกิจและรายละเอียดติดต่อของคุณ วันที่ชำระเงิน ชำระค่าอะไร จำนวนเงินเป็นปอนด์ วิธีชำระเงิน และเลขที่ใบเสร็จ เพิ่มเลข VAT และรายละเอียด VAT ถ้าคุณจดทะเบียน VAT เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ของ Jobbit สร้าง PDF มีเลขที่ที่มีทั้งหมดนี้จากแบบฟอร์มสั้น ๆ

กฎหมายบังคับให้ต้องให้ใบเสร็จหรือไม่

ไม่มีหน้าที่ตามกฎหมายทั่วไปให้ออกใบเสร็จสำหรับการขายแก่ผู้บริโภค และคำแนะนำของ Trading Standards ระบุว่าลูกค้าพิสูจน์การซื้อด้วยรายการบัญชีบัตรแทนได้ คุณต้องออกใบกำกับภาษี VAT เมื่อทั้งคุณและลูกค้าจดทะเบียน VAT การให้ใบเสร็จยังเป็นแนวปฏิบัติปกติ และสำเนาที่คุณเก็บเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการขายที่ HMRC กำหนด

ใบเสร็จต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร

ใบแจ้งหนี้คือคำขอชำระเงิน แสดงว่าค้างจ่ายเท่าไรและเมื่อใด ส่วนใบเสร็จคือการรับทราบว่าได้รับเงินแล้ว แสดงจำนวนเงิน วันที่ และวิธีชำระ GOV.UK แบ่งแบบเดียวกัน ใบแจ้งหนี้ที่ระบุ "ชำระครบถ้วน" พร้อมวันที่และวิธีชำระใช้เป็นใบเสร็จได้

เขียนใบเสร็จสำหรับการจ่ายเงินสดได้ไหม

ได้ และควรทำ ใส่หกรายการเดียวกัน ระบุ "ชำระด้วยเงินสด" ใส่เลขที่ และเก็บสำเนาไว้ เพราะ HMRC กำหนดให้เก็บบันทึกการขายและรายได้ทั้งหมดอย่างน้อย 5 ปีหลังกำหนดยื่นวันที่ 31 มกราคมของปีภาษีนั้น ถ้าคุณรับเงินสดตั้งแต่ 10,000 ยูโรสำหรับสินค้า คุณต้องลงทะเบียนกับ HMRC เป็นผู้ค้ามูลค่าสูงก่อน

ใบเสร็จต้องแสดง VAT หรือไม่

เฉพาะเมื่อคุณจดทะเบียน VAT สำหรับการขายที่รวม VAT แล้วไม่เกิน £250 ใบกำกับภาษี VAT แบบย่อที่แสดงเลข VAT ของคุณ วันที่ คำอธิบาย ยอดรวม VAT และอัตรา VAT ก็เพียงพอ ถ้าเกิน £250 ลูกค้าที่ขอต้องได้ใบกำกับภาษี VAT ฉบับเต็ม ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนไม่เพิ่ม VAT และไม่ควรแสดงบรรทัด VAT

ต้องเก็บใบเสร็จไว้นานเท่าไรสำหรับ HMRC

บันทึกของผู้ประกอบอาชีพอิสระ รวมสำเนาใบเสร็จที่คุณออกและใบเสร็จค่าใช้จ่ายของคุณ ต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปีหลังกำหนดยื่นวันที่ 31 มกราคมของปีภาษีนั้น ต้องเก็บบันทึก VAT ไว้ 6 ปี ใบเสร็จ PDF และบันทึกในสเปรดชีตตอบสนองทั้งสองข้อและพร้อมสำหรับ Making Tax Digital

ทำแบบใบเสร็จฟรีได้อย่างไร

คัดลอกแบบในคู่มือนี้ หรือให้เอเจนต์ทำให้: บนเครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ของ Jobbit กรอกงานและจำนวนเงิน ขอเป็นใบเสร็จที่ชำระแล้ว และเก็บ DOCX ที่กรอกรายละเอียดของคุณไว้เป็นแบบ ฟรีแลนซ์และช่างที่อยากได้งานด้วยสร้างโปรไฟล์ Jobbit Pro ฟรีได้ พร้อม 300 เครดิตโบนัสเมื่อสมัคร