วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ให้ได้รับเงินในปี 2026: เทมเพลตฟรี 9 ช่องข้อมูล พร้อมพรอมต์เดียว (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

คุณทำงานเสร็จตั้งแต่วันศุกร์ ลูกค้าบอกว่า "ส่งใบแจ้งหนี้มาให้หน่อย" แล้วตอนนี้ก็เป็นคืนวันอาทิตย์ คุณนั่งจ้องเอกสารเปล่าๆ สงสัยว่าต้องมีบรรทัด VAT ไหม จะให้เลขที่เท่าไหร่ดี และคำว่า "ชำระเงินทันทีเมื่อได้รับ" เขียนได้หรือเปล่า ธุรกิจขนาดเล็กที่สุดในสหราชอาณาจักรครึ่งหนึ่งรู้สึกแบบนี้: Federation of Small Businesses รายงานมาหลายปีแล้วว่าธุรกิจขนาดเล็กราวครึ่งหนึ่งได้รับเงินช้า และใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้ามักเริ่มต้นจากใบแจ้งหนี้ที่คลุมเครือ

คู่มือนี้จะแสดงให้เห็นวิธีเขียนใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าจ่ายเงินได้โดยไม่ต้องถามคำถามกลับมาแม้แต่ข้อเดียว คุณจะได้ทั้ง 9 ช่องข้อมูลที่กฎหมายสหราชอาณาจักรกำหนด เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีให้คัดลอก เงื่อนไขการชำระเงินที่ทำให้เงินเข้าบัญชีจริง ดอกเบี้ยและค่าชดเชยที่คุณเรียกเก็บได้ตามกฎหมายเมื่อธุรกิจจ่ายช้า และลำดับอีเมลทวงหนี้สามฉบับ แล้วยังได้เส้นทางที่สั้นที่สุด: ตัวสร้างใบแจ้งหนี้ของ Jobbit ที่คุณพิมพ์ว่าออกให้ใคร เพื่ออะไร และเท่าไหร่ เลือก VAT และวันครบกำหนด แล้วรับไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ที่มีเลขที่และรายการครบถ้วน พร้อมไฟล์ DOCX ที่แก้ไขได้ โดยไม่ต้องใช้บัตรและไม่มีลายน้ำ

เขียนใบแจ้งหนี้บน Jobbit ด้วยข้อความเดียว

ตัวสร้างใบแจ้งหนี้ของ Jobbit เป็นฟอร์มที่มีเฉพาะช่องข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ต้องการ ไม่มีอะไรเกินความจำเป็น คุณพิมพ์ว่าออกให้ใคร และถ้าต้องการก็ใส่ชื่อธุรกิจของคุณ จำนวนเงิน เป็นปอนด์โดยค่าเริ่มต้นหรือสกุลเงินใดก็ได้ที่คุณเรียกเก็บ งานที่ทำ หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งรายการ ว่า VAT ไม่มี บวกเพิ่ม หรือรวมอยู่แล้ว โดยอัตราจะถูกกำหนดให้อัตโนมัติ และว่าชำระทันทีเมื่อได้รับหรือภายใน 7, 14 หรือ 30 วัน หน้าเว็บจะแสดงข้อความที่กำลังจะส่งและจะส่งทันทีที่คุณมีบัญชีฟรี นี่คือข้อความสำหรับตัวอย่างในฟอร์ม:

1สร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพให้ Acme Ltd สำหรับงานออกแบบเว็บไซต์ ห้าหน้า 1,200 GBP ไม่มี VAT ฉันไม่ได้จดทะเบียน VAT ครบกำหนดชำระภายใน 14 วัน ใช้เลย์เอาต์ที่สะอาดตา มีเลขที่ใบแจ้งหนี้และวันที่วันนี้ มีรายการละหนึ่งบรรทัด ยอดรวมย่อย บรรทัด VAT ในกรณีที่เกี่ยวข้อง ยอดรวมทั้งหมด เงื่อนไขการชำระเงิน และส่วนรายละเอียดบัญชีธนาคาร เว้นช่องที่ทำเครื่องหมายไว้ชัดเจนสำหรับชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และรายละเอียดบัญชีธนาคารของฉัน แล้วส่งใบแจ้งหนี้ให้ฉันเป็นไฟล์ PDF และไฟล์ DOCX ที่แก้ไขได้

ใบแจ้งหนี้ใบแรกจะส่งกลับมาพร้อมช่องว่างที่ทำเครื่องหมายชัดเจนสำหรับที่อยู่และข้อมูลธนาคารของคุณ ตอบกลับหนึ่งครั้งด้วยข้อมูลเหล่านั้น Jobbit จะกรอกให้และจดจำรูปแบบไว้ ดังนั้นใบแจ้งหนี้ที่สองจึงเป็นงานบรรทัดเดียว: "invoice Green Cafe for March bookkeeping, 250 pounds, VAT on top, due on receipt" คุณยังพูดได้ว่า "เพิ่มโลโก้ของฉัน" แล้วแนบไฟล์มา "ทำเป็นใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (proforma)" "เพิ่มเงื่อนไขค่าปรับชำระล่าช้า" หรือ "เปลี่ยนอันนี้เป็นใบลดหนี้สำหรับสินค้าที่ถูกส่งคืน"

แผนฟรีให้เครดิต 100 ต่อวัน ซึ่งครอบคลุมใบแจ้งหนี้ได้หลายใบ และไม่ต้องกรอกบัตร ถ้าการออกใบแจ้งหนี้เป็นงานประจำรายสัปดาห์ แผน Plus ที่ £15 ต่อเดือน จะเพิ่มโควตารายเดือนและการเตือนอัตโนมัติ แต่ใบแจ้งหนี้ใบเดียวใช้แผนฟรีก็พอ

9 ช่องข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ของสหราชอาณาจักรทุกใบต้องมี

คำแนะนำของ HMRC เรื่องการออกใบแจ้งหนี้ระบุสิ่งที่ใบแจ้งหนี้ของสหราชอาณาจักรต้องมี ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียน VAT รายการก็สั้นลง และการขาดข้อมูลบางอย่างคือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ไปกองอยู่ในกอง "สอบถามเพิ่มเติม" ของลูกค้าแทนที่จะอยู่ในกอง "จ่ายเงิน" ฟอร์มของ Jobbit จะถามเฉพาะสิ่งที่มีแต่คุณเท่านั้นที่ให้ได้ ส่วนที่เหลือกรอกให้

1. คำว่า "Invoice" อยู่ด้านบนสุด เพื่อไม่ให้เข้าใจผิดว่าเป็นใบเสนอราคา ใบแจ้งยอด หรือใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

2. เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน รูปแบบใดก็ได้ตราบใดที่ไม่มีใบแจ้งหนี้สองใบใช้เลขซ้ำกัน สำหรับใบแจ้งหนี้ VAT เลขต้องเรียงลำดับต่อเนื่อง INV-2026-001 ใช้ได้ อย่าเริ่มนับ 1 ใหม่ทุกปี

3. ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของคุณ ผู้ประกอบการรายบุคคล (sole trader) ใส่ชื่อตนเองบวกชื่อทางการค้าถ้ามี และที่อยู่ที่ส่งเอกสารทางกฎหมายได้ บริษัทจำกัดใช้ชื่อบริษัทเต็มตามที่ปรากฏบนใบรับรองการจดทะเบียน และถ้าระบุชื่อกรรมการคนใดคนหนึ่งต้องระบุทุกคน

4. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า สำหรับบริษัท ใช้ชื่อบริษัทที่จดทะเบียน สำหรับบุคคล ใช้ชื่อและที่อยู่ที่เกี่ยวข้องกับงาน

5. คำอธิบายที่ชัดเจนว่าคุณส่งมอบอะไร "Website design, five pages, as agreed on 3 September 2026" ดีกว่า "services" หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งรายการ พร้อมจำนวนและราคาต่อหน่วยเมื่อเกี่ยวข้อง

6. วันที่ส่งมอบ (วันที่ทำงานเสร็จหรือส่งสินค้า) และ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ มักเป็นวันเดียวกัน แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นวันเดียวกันก็ได้

7. จำนวนเงินแต่ละรายการและยอดรวม แสดงยอดรวมก่อน VAT, VAT ถ้ามี และยอดรวมที่ต้องชำระเป็นปอนด์

8. เงื่อนไขการชำระเงินและวันครบกำหนด "Payment due within 14 days of the invoice date, by 30 September 2026" ตัดข้ออ้างทั้งหมดออกไป เพิ่มข้อความเรื่องการชำระล่าช้าจากหัวข้อด้านล่าง

9. วิธีการชำระเงิน ชื่อบัญชี, sort code, เลขที่บัญชี และหมายเลขอ้างอิง (เลขที่ใบแจ้งหนี้) ลิงก์ชำระเงินหรือคิวอาร์โค้ดที่เปิดลิงก์นั้นช่วยลูกค้าให้ประหยัดขั้นตอนหนึ่ง

ถ้าคุณจดทะเบียน VAT ให้เพิ่มหมายเลข VAT, อัตราและจำนวน VAT ต่อรายการ, ยอด VAT รวม และ tax point (โดยปกติคือวันที่ส่งมอบ) และออกใบแจ้งหนี้ VAT ภายใน 30 วันหลังการส่งมอบ การจดทะเบียนจะเป็นข้อบังคับเมื่อรายได้ที่ต้องเสียภาษีของคุณเกิน £90,000 ในรอบ 12 เดือนใดก็ตาม ถ้าไม่ได้จดทะเบียน อย่าใส่หมายเลข VAT หรือบรรทัด VAT บนใบแจ้งหนี้เลย การเรียกเก็บ VAT ทั้งที่ไม่สามารถนำส่งได้ถือเป็นความผิด ไม่ใช่แค่ความคลาดเคลื่อนเล็กน้อย

เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีให้คัดลอก

รูปแบบนี้คือสิ่งที่ตัวสร้างใบแจ้งหนี้สร้างออกมา คัดลอกไปใส่ในเอกสารใดก็ได้แล้วกรอกข้อมูลในวงเล็บเหลี่ยม หากต้องการทำด้วยมือ

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 September 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 September 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 September 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

มีสามนิสัยที่ทำให้เทมเพลตนี้ใช้งานได้ผลดีกว่าเทมเพลตที่ดาวน์โหลดมาทั่วไป วางเลขที่ใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนดไว้บนบรรทัดแรกที่สายตาไปตกก่อน เพราะนั่นคือสิ่งที่ฝ่ายบัญชีค้นหา วางหมายเลขอ้างอิงการชำระเงินไว้ข้างข้อมูลธนาคาร เพราะการโอนเงินที่ไม่มีหมายเลขอ้างอิงคือสาเหตุอันดับสองที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ที่จ่ายแล้วยังคงแสดงเป็นค้างชำระ และบันทึกไฟล์เป็นชื่อ INV-2026-014-Acme.pdf เพื่อให้กล่องข้อความฝ่ายการเงินของลูกค้าค้นหามันเจอในเดือนมีนาคม

เงื่อนไขการชำระเงินที่ทำให้ได้รับเงินจริง: 7, 14 หรือ 30 วัน

เงื่อนไขการชำระเงินคือส่วนของใบแจ้งหนี้ที่คนส่วนใหญ่คัดลอกมาโดยไม่คิด และเป็นส่วนที่ตัดสินว่าคุณจะได้รับเงินภายในหนึ่งสัปดาห์หรือสองเดือน นี่คือสี่ตัวเลือกในฟอร์มของ Jobbit

• ชำระทันทีเมื่อได้รับ (due on receipt) เหมาะกับงานครั้งเดียวสำหรับลูกค้ารายบุคคล งานที่มูลค่าต่ำกว่าประมาณ £300 และงานที่ส่งมอบแล้ว ไม่ใช่การเสียมารยาท เป็นเรื่องปกติสำหรับช่างฝีมือ ติวเตอร์ พนักงานทำความสะอาด และพ่อค้าแม่ค้าตลาดนัด

• 7 หรือ 14 วัน เหมาะกับฟรีแลนซ์และซัพพลายเออร์รายเล็กที่เรียกเก็บเงินจากธุรกิจขนาดเล็กอื่นๆ 14 วันคือจุดที่ลงตัวที่สุด: นานพอสำหรับรอบการจ่ายเงินรายเดือน สั้นพอที่งานยังสดใหม่อยู่

• 30 วัน คือค่าเริ่มต้นที่กฎหมายถือว่าใช้เมื่อไม่ได้ตกลงกันไว้ และเป็นสิ่งที่บริษัทใหญ่มักผลักดัน ตกลงตามนี้เมื่อรอบการจ่ายเงินของลูกค้าจำเป็นต้องใช้จริงๆ และแจ้งไว้ในใบเสนอราคาก่อนเริ่มงาน ไม่ใช่บนใบแจ้งหนี้หลังจากนั้น

• เงินมัดจำและการชำระเป็นงวด ก็เป็นเงื่อนไขการชำระเงินเช่นกัน สำหรับงานที่ใช้เวลาหลายวัน ให้ออกใบแจ้งหนี้ 30% ถึง 50% ล่วงหน้าและส่วนที่เหลือเมื่องานเสร็จ ลูกค้าที่ต่อต้านการวางมัดจำกำลังบอกอะไรบางอย่างเกี่ยวกับการชำระเงินงวดสุดท้าย

มีรายละเอียดสองข้อที่กฎหมายเพิ่มเข้ามาสำหรับงานระหว่างธุรกิจกับธุรกิจในสหราชอาณาจักร: ถ้าคุณไม่ได้ตกลงเงื่อนไขกันไว้ การชำระเงินจะถือว่าล่าช้าเมื่อผ่านไป 30 วันหลังจากลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้หรือสินค้า แล้วแต่ว่าอย่างไหนหลังกว่า และธุรกิจไม่สามารถกำหนดเงื่อนไขนานกว่า 60 วันได้ เว้นแต่จะเป็นธรรมกับทั้งสองฝ่าย ผู้บริโภคไม่อยู่ภายใต้กฎเหล่านี้ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ "ชำระทันทีเมื่อได้รับ" และเงินมัดจำมีความสำคัญมากกว่าสำหรับลูกค้ารายบุคคล

ดอกเบี้ยการชำระล่าช้า: สิ่งที่คุณเรียกเก็บได้ตามกฎหมาย

เมื่อธุรกิจหนึ่งจ่ายเงินให้อีกธุรกิจหนึ่งล่าช้า กฎหมาย Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (พระราชบัญญัติดอกเบี้ยหนี้การค้าที่ชำระล่าช้า ปี 1998) ให้สิทธิ์สองอย่างโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าสัญญาของคุณจะระบุไว้หรือไม่ก็ตาม

ดอกเบี้ยตามกฎหมาย (statutory interest) อัตรา 8% บวกด้วยอัตราดอกเบี้ยฐานของ Bank of England คิดเป็นรายวันตั้งแต่วันถัดจากวันครบกำหนด ด้วยอัตราฐานที่ 3.75% ในกลางปี 2026 นั่นเท่ากับ 11.75% ต่อปี ดังนั้นใบแจ้งหนี้มูลค่า £1,200 ที่จ่ายช้าไป 30 วันจะมีดอกเบี้ยเกิดขึ้นประมาณ £11.59 อัตรานี้กำหนดโดยอ้างอิงอัตราฐานที่ใช้บังคับในวันที่หนี้เริ่มค้างชำระ ดังนั้นให้ตรวจสอบอัตราในวันนั้นแทนที่จะอิงตัวเลขจากเทมเพลตเก่า

ค่าชดเชยแบบตายตัว (fixed compensation) สำหรับต้นทุนการทวงหนี้ของคุณ ต่อใบแจ้งหนี้หนึ่งใบ:

คุณสามารถเรียกทั้งสองอย่างพร้อมกันในใบแจ้งหนี้เดียวได้ ในทางปฏิบัติ ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ใช้เงื่อนไขนี้เป็นเครื่องยับยั้ง กล่าวถึงอย่างสุภาพในอีเมลทวงครั้งที่สอง และยกเว้นให้เมื่อได้รับเงินแล้ว วางข้อความนี้ไว้บนใบแจ้งหนี้ก่อนที่ลูกค้าจะจ่ายช้า การเพิ่มเข้าไปภายหลังทำได้ตามกฎหมายแต่มักก่อให้เกิดข้อโต้แย้ง มีข้อจำกัดสองข้อ: กฎหมายนี้ครอบคลุมเฉพาะลูกค้าที่เป็นธุรกิจ ไม่ใช่ครัวเรือนส่วนบุคคล และไม่บังคับใช้ในกรณีที่สัญญาของคุณกำหนดอัตราดอกเบี้ยที่สูงอยู่แล้วในตัวเอง คำสั่ง "เพิ่มเงื่อนไขค่าปรับชำระล่าช้า" บน Jobbit จะแทรกข้อความและคำนวณดอกเบี้ยให้เมื่อคุณต้องการ

การทวงใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ: ลำดับอีเมลสามฉบับ

ใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ใช่ข้อพิพาท แต่เป็นใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใครดำเนินการต่อ ลำดับสั้นๆ ที่คาดเดาได้จะทำให้ส่วนใหญ่ได้รับการชำระโดยไม่ต้องโทรศัพท์ เมื่อใบแจ้งหนี้อยู่ในแชทแล้ว คำสั่ง "draft three polite reminder emails for this invoice: one the day before it is due, one three days after, and one fourteen days after that mentions statutory interest" จะสร้างอีเมลเหล่านี้พร้อมจำนวนเงินและวันที่ที่ถูกต้อง

• วันก่อนวันครบกำหนด: การเตือนแบบเป็นมิตร หนึ่งย่อหน้า "A quick reminder that invoice INV-2026-014 for £1,483.20 is due tomorrow, 30 September. The PDF is attached again for convenience, and the bank details are at the bottom." ผู้จ่ายล่าช้าครึ่งหนึ่งจ่ายเงินจากอีเมลนี้เพียงฉบับเดียว

• สามวันหลังจากนั้น: คำถามตรงๆ ยังคงสุภาพ แต่เจาะจงมากขึ้น "Invoice INV-2026-014 was due on 30 September and I cannot see it on our account. Could you confirm when it has been scheduled? If it has already been sent, a remittance reference would help me match it."

• สิบสี่วันหลังจากนั้น: หนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการ เป็นทางการแต่ไม่ก้าวร้าว ระบุจำนวนเงิน วันครบกำหนดเดิม จำนวนวันที่ค้างชำระ และแจ้งว่าคุณมีสิทธิ์เรียกดอกเบี้ยตามกฎหมายและค่าชดเชยแบบตายตัวภายใต้พระราชบัญญัติปี 1998 ซึ่งคุณจะเพิ่มเข้าไปตั้งแต่วันที่ของอีเมลนี้หากไม่ได้รับการชำระภายในเจ็ดวัน แนบใบแจ้งยอดมาด้วย

ถ้าลูกค้าที่เป็นธุรกิจยังไม่จ่ายเงินหลังจากหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการ ให้ส่งจดหมายก่อนดำเนินคดี (letter before action) ให้เวลา 14 วัน แล้วจึงใช้บริการ county court's money claim online สำหรับหนี้ไม่เกิน £10,000 ในอังกฤษและเวลส์ ค่าใช้จ่ายน้อยกว่าที่คนส่วนใหญ่คาดไว้และแทบไม่ต้องขึ้นศาล เก็บอีเมลทุกฉบับและใบเสนอราคาที่ลงนามไว้ทั้งหมด เพราะหลักฐานเอกสารคือคดี

เลขที่ใบแจ้งหนี้ VAT และภาษี: กฎที่ทำให้คนพลาด

• เลขที่ต้องไม่ซ้ำกัน และเรียงลำดับต่อเนื่องถ้าคุณจดทะเบียน VAT ช่องว่างในลำดับเป็นที่ยอมรับได้หากอธิบายได้ (ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิก ใบลดหนี้) แต่ห้ามใช้เลขซ้ำเด็ดขาด คำนำหน้าตามลูกค้าแต่ละราย (ACME-014) ใช้ได้ตราบใดที่ลำดับทั้งหมดไม่ซ้ำกัน

• Proforma ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (proforma invoice) คือใบเสนอราคาที่จัดวางเหมือนใบแจ้งหนี้ ใช้เพื่อขอชำระเงินก่อนส่งมอบ ไม่ใช่เอกสารทางภาษี ไม่สามารถแสดง VAT เหมือนเป็นใบแจ้งหนี้จริงได้ และควรแทนที่ด้วยใบแจ้งหนี้จริงเมื่อส่งมอบสินค้าหรืองาน

• ใบลดหนี้ ไม่ใช่การลบทิ้ง ถ้าคุณเรียกเก็บเงินเกิน ให้ออกใบลดหนี้ที่อ้างอิงเลขที่เดิม การลบแล้วออกใหม่จะทำให้ลำดับขาดตอน

• เก็บสำเนาไว้ ผู้ประกอบการรายบุคคลเก็บใบแจ้งหนี้ไว้อย่างน้อยห้าปีหลังกำหนดยื่นภาษี 31 มกราคมของปีภาษีที่เกี่ยวข้อง บริษัทจำกัดเก็บไว้หกปี

• กำหนดวันของ Self Assessment ถ้าคุณทำงานอิสระ ให้จดทะเบียนกับ HMRC ภายในวันที่ 5 ตุลาคมหลังสิ้นปีภาษีแรกของคุณ ยื่นและชำระภายในวันที่ 31 มกราคม และคาดว่าจะมีการชำระล่วงหน้า (payments on account) ในวันที่ 31 มกราคมและ 31 กรกฎาคมเมื่อยอดภาษีของคุณเกิน £1,000 คู่มือ self-employed, freelancer หรือ sole trader อธิบายว่าคุณเป็นแบบไหน

• Making Tax Digital มาถึงแล้ว ตั้งแต่เดือนเมษายน 2026 ผู้ประกอบการรายบุคคลและเจ้าของที่ดินที่มีรายได้ที่เข้าเงื่อนไขเกิน £50,000 ต้องเก็บบันทึกแบบดิจิทัลและส่งข้อมูลอัปเดตรายไตรมาสให้ HMRC ผ่านซอฟต์แวร์ที่รองรับ โดยเกณฑ์จะลดลงเหลือ £30,000 ในเดือนเมษายน 2027 และ £20,000 ในเดือนเมษายน 2028 ใบแจ้งหนี้ที่สร้างและเก็บไว้ในแชทที่คุณสามารถส่งออกได้นับรวมด้วย แต่ลิ้นชักเอกสารกระดาษไม่นับ

ทำไมต้อง Jobbit แทนเทมเพลตหรือแอปใบแจ้งหนี้

ตัวเลือกที่คุณจะเจอเมื่อค้นหาล้วนสร้างสิ่งที่ดูเหมือนใบแจ้งหนี้ได้ทั้งนั้น ความแตกต่างอยู่ที่สิ่งที่คุณต้องทำเองด้วยมือ และสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากใบแรก

ถ้าคุณต้องการฟีดธนาคารและการยื่น VAT ให้ซื้อแพ็กเกจบัญชีสำหรับสิ่งเหล่านั้น สำหรับตัวใบแจ้งหนี้เอง การเตือน ใบลดหนี้ และสรุปรายงาน Jobbit ทำงานเหล่านี้จากฟอร์มเดียวและเก็บทุกอย่างไว้ในแชทที่ค้นหาได้

หลังใบแจ้งหนี้: แชทเดียวกันทำอะไรต่อ

• แปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ "Convert the quote I sent Acme on 3 September into an invoice, 50% deposit now, balance on completion." ตัวเลข ข้อมูลลูกค้า และคำอธิบายจะถูกส่งต่อมาให้อัตโนมัติ

• ลำดับเลขที่ถูกเก็บไว้อย่างต่อเนื่อง Jobbit จดจำเลขที่ล่าสุดและรูปแบบ ดังนั้น INV-2026-015 จะตามหลัง INV-2026-014 โดยไม่ต้องใช้สเปรดชีต

• การเตือนและหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการ พร้อมดอกเบี้ยตามกฎหมายที่คำนวณไว้แล้ว พร้อมส่ง การส่งอัตโนมัติในวันครบกำหนดเป็นส่วนหนึ่งของแผนที่เสียเงิน

• การเปลี่ยนแปลง VAT และสกุลเงิน "Add VAT to everything except the books" หรือ "invoice in euros and show the sterling equivalent" เป็นการเปลี่ยนแปลงหนึ่งบรรทัด ฟอร์มรองรับการเรียกเก็บเป็นสกุลเงินใดก็ได้อยู่แล้ว

• สรุปรายไตรมาส ตารางของใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ส่ง ชำระแล้ว และค้างชำระ ซึ่งเป็นสิ่งที่การอัปเดต Making Tax Digital หรือนักบัญชีต้องการพอดี

• คิวอาร์โค้ดสำหรับชำระเงิน โค้ดแบบคงที่จากตัวสร้าง QR code ที่เปิดลิงก์ชำระเงินของคุณ วางไว้ใต้ข้อมูลธนาคาร ช่วยให้ลูกค้ารายบุคคลจ่ายเงินจากมือถือได้

• ส่วนที่เหลือของธุรกิจ เว็บไซต์ที่ใบแจ้งหนี้ลิงก์ไป และPDF ที่บีบอัดแล้ว เมื่อพอร์ทัลปฏิเสธไฟล์แนบ

ผู้ช่วยทั่วไปอย่าง ChatGPT, Claude, Gemini และ Microsoft Copilot สามารถร่างใบแจ้งหนี้เป็นข้อความได้หากคุณขอ และเอเจนต์อย่าง Manus และ Muse ของ Meta สามารถจัดวางออกมาเป็นไฟล์ได้ สิ่งที่พวกเขาไม่มีคือฟอร์มที่ตัดขั้นตอนการเขียนออกไป ความจำที่เก็บเลขที่และรูปแบบของคุณ และมาร์เก็ตเพลสที่นักบัญชีของสหราชอาณาจักรสามารถถูกดึงเข้ามาในแชทเดียวกันได้ ซึ่งเป็นเหตุผลที่การเปรียบเทียบเอเจนต์อเนกประสงค์ จัด Jobbit ไว้อันดับหนึ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คู่มือตัวสร้างใบแจ้งหนี้ AI สำหรับฟรีแลนซ์ เจาะลึกเรื่องการทวงหนี้และกระแสเงินสดมากกว่านี้

ความผิดพลาดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ถูกเมิน

• ไม่มีวันครบกำหนด มีแค่ "30 วัน" สามสิบวันนับจากเมื่อไหร่? เขียนวันที่ให้ชัดเจน ฟอร์มทำแบบนั้น

• คำอธิบายที่ฝ่ายการเงินของลูกค้าจับคู่กับใบสั่งซื้อหรือบุคคลไม่ได้ ระบุชื่อบุคคลที่ว่าจ้างงานและวันที่ตกลงกัน

• ส่งไปผิดกล่องข้อความ ถามตั้งแต่วันแรกว่าใบแจ้งหนี้ควรส่งไปที่ไหน หลายบริษัทมีที่อยู่ฝ่ายบัญชีที่ดำเนินการเป็นรายสัปดาห์ และกล่องข้อความของผู้ติดต่อของคุณไม่ใช่ที่นั้น

• ไฟล์ PDF ที่เปิดบนมือถือไม่ได้หรือมีขนาด 9 MB เพราะโลโก้ ส่งออกด้วยขนาดที่เหมาะสม หรือใช้ตัวบีบอัด PDF ก่อน

• เรียกเก็บ VAT โดยไม่มีหมายเลข VAT หรือลืม VAT ทั้งที่มีหมายเลข ทั้งสองแบบเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ 14 วันให้กลายเป็นบทสนทนา 60 วัน

• เปลี่ยนข้อมูลธนาคารทางอีเมล การฉ้อโกงใบแจ้งหนี้ทำงานแบบนี้เป๊ะๆ ใช้ข้อมูลเดียวกันในทุกใบแจ้งหนี้และบอกลูกค้าว่าคุณจะไม่มีวันเปลี่ยนข้อมูลนี้ทางอีเมล

แผน 30 นาทีสำหรับใบแจ้งหนี้จริงใบแรกของคุณ

• นาทีที่ 0 ถึง 5: รวบรวม 9 ช่องข้อมูล ชื่อทางกฎหมายและชื่อทางการค้าของคุณ ที่อยู่ ชื่อจดทะเบียนของลูกค้า ราคาที่ตกลงกัน และวันที่ส่งมอบงาน

• นาทีที่ 5 ถึง 10: สร้าง กรอกตัวสร้างใบแจ้งหนี้: ลูกค้า จำนวนเงิน งานที่ทำ VAT 14 วัน สมัครสมาชิกครั้งเดียวด้วยอีเมล แล้วไฟล์ PDF และ DOCX จะมาถึงในแชท

• นาทีที่ 10 ถึง 15: ตรวจสอบ ยอดรวมก่อน VAT, VAT ถ้ามี ยอดรวม หมายเลขอ้างอิงบนข้อมูลธนาคาร บันทึกเลขที่ใบแจ้งหนี้ไว้

• นาทีที่ 15 ถึง 20: ส่งอย่างถูกต้อง ไฟล์ PDF ตั้งชื่อด้วยเลขที่ ส่งไปที่กล่องข้อความฝ่ายบัญชี พร้อมอีเมลหนึ่งบรรทัดที่ย้ำจำนวนเงินและวันครบกำหนด

• นาทีที่ 20 ถึง 30: ตั้งการติดตามผล ขอให้แชทเดียวกันร่างอีเมลเตือนสามฉบับและใส่วันที่ลงในปฏิทินของคุณ หรือให้แผนที่เสียเงินส่งให้อัตโนมัติ

คำถามที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้ในสหราชอาณาจักรต้องมีอะไรบ้าง?

ใบแจ้งหนี้ของสหราชอาณาจักรต้องมีคำว่า "Invoice" เลขที่ไม่ซ้ำกัน ชื่อและที่อยู่ธุรกิจของคุณ ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า คำอธิบายที่ชัดเจนว่าส่งมอบอะไร วันที่ส่งมอบและวันที่ออกใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินแต่ละรายการและยอดรวม และเงื่อนไขการชำระเงิน ธุรกิจที่จดทะเบียน VAT ต้องเพิ่มหมายเลข VAT อัตราและจำนวน VAT ต่อรายการ และ tax point ด้วย ข้อมูลธนาคารและวันครบกำหนดไม่ใช่ข้อกำหนดทางกฎหมาย แต่เป็นสิ่งที่ทำให้ได้รับเงิน

ฉันเขียนใบแจ้งหนี้ได้ไหมถ้าไม่ได้จดทะเบียน VAT?

ได้ ผู้ประกอบการรายบุคคลหรือบริษัทใดก็ออกใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องจดทะเบียน VAT คุณแค่ไม่ใส่ VAT ลงในเอกสารเลยและไม่แสดงหมายเลข VAT การจดทะเบียนจะเป็นข้อบังคับเมื่อรายได้ที่ต้องเสียภาษีของคุณเกิน £90,000 ในรอบ 12 เดือนเท่านั้น แม้ว่าคุณจะจดทะเบียนโดยสมัครใจก่อนถึงจุดนั้นได้หากเหมาะกับลูกค้าของคุณ "No VAT" คือค่าเริ่มต้นบนฟอร์มของ Jobbit

ฉันเรียกดอกเบี้ยการชำระล่าช้าบนใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระได้เท่าไหร่?

สำหรับลูกค้าที่เป็นธุรกิจ ดอกเบี้ยตามกฎหมายอยู่ที่ 8% บวกอัตราดอกเบี้ยฐานของ Bank of England บวกค่าชดเชยแบบตายตัว £40, £70 หรือ £100 ต่อใบแจ้งหนี้ ขึ้นอยู่กับว่าหนี้ต่ำกว่า £1,000, ต่ำกว่า £10,000 หรือตั้งแต่ £10,000 ขึ้นไป สิทธิ์นี้มีอยู่ภายใต้ Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 แม้สัญญาของคุณจะไม่ได้ระบุไว้ก็ตาม แต่ไม่บังคับใช้กับผู้บริโภครายบุคคล

ควรใส่เงื่อนไขการชำระเงินแบบไหนบนใบแจ้งหนี้?

ชำระทันทีเมื่อได้รับสำหรับลูกค้ารายบุคคลและงานครั้งเดียวขนาดเล็ก 14 วันสำหรับงานระหว่างธุรกิจกับธุรกิจส่วนใหญ่ และ 30 วันเฉพาะเมื่อรอบการจ่ายเงินของลูกค้ารายใหญ่จำเป็นต้องใช้และคุณตกลงกันไว้ก่อนเริ่มงาน เขียนวันครบกำหนดจริงเสมอ และเก็บเงินมัดจำสำหรับงานที่ใช้เวลานานกว่าสองสามวัน

เลขที่ใบแจ้งหนี้ต้องเรียงลำดับต่อเนื่องไหม?

ต้องไม่ซ้ำกัน และถ้าคุณจดทะเบียน VAT ต้องเรียงลำดับโดยไม่มีเลขซ้ำ ช่องว่างในลำดับยอมรับได้เมื่ออธิบายได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วถูกแทนที่ด้วยใบลดหนี้ รูปแบบอย่าง INV-2026-014 ที่ต่อเนื่องข้ามปีคือวิธีที่ง่ายที่สุดในการปฏิบัติตามกฎ และ Jobbit เก็บลำดับไว้ให้คุณ

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (proforma) เหมือนกับใบแจ้งหนี้ไหม?

ไม่เหมือนกัน Proforma คือคำขอชำระเงินก่อนส่งมอบสินค้าหรืองาน จัดวางเหมือนใบแจ้งหนี้แต่ไม่ใช่เอกสารทางภาษี เมื่อคุณส่งมอบแล้ว ให้ออกใบแจ้งหนี้จริงที่มีเลขที่ของตัวเอง ถ้าคุณจดทะเบียน VAT ใบ proforma ใช้บันทึก VAT ไม่ได้

ตัวสร้างใบแจ้งหนี้ของ Jobbit ฟรีจริงไหม?

ใช่ คุณกรอกฟอร์ม สร้างบัญชีฟรีด้วยอีเมล (ไม่ต้องใช้บัตร) แล้ว Jobbit จะส่งไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ที่มีเลขที่และไฟล์ DOCX ที่แก้ไขได้กลับมาในแชทที่คุณเก็บไว้ได้ แผนฟรีมีเครดิต 100 ต่อวัน ซึ่งครอบคลุมใบแจ้งหนี้ได้หลายใบ การเตือนอัตโนมัติมาพร้อมแผนที่เสียเงิน เขียนใบแจ้งหนี้ของคุณที่นี่ และถ้าคุณชอบวิธีที่มันทำงาน ให้ขอการเตือนในแชทเดียวกันนั้นเลย