Birleşik Krallık'ta İş Kayıtları Ne Kadar Saklanır: Belgeye Göre 12 Kural

Şahıs işletmeleri vergi kayıtlarını 31 Ocak beyan son tarihinden sonra 5 yıl, limited şirketler mali yıl sonundan itibaren 6 yıl, KDV (VAT) kayıtlarını 6 yıl, PAYE ve CIS kayıtlarını ise vergi yılının bitiminden sonra 3 yıl saklar; HMRC her ihlal için £3,000'a kadar ceza kesebilir. İş sağlığı ve güvenliği kayıtları daha uzun sürer: COSHH için 40 yıla kadar. Bu rehber her süreyi, arkasındaki yasayla birlikte tek bir tabloda ve 2026'da değişen kurallarla beraber toplar.

Bir poşet dolusu fiş, 2021'de kapanan bir müşteriden kalan fatura klasörü, işten ayrılan bir temizlikçinin maaş bordroları: her işletme sahibinin bir yığını ve aynı iki sorusu vardır. Ne saklanmalı, ne zaman atılabilir? Cevaplar bir düzine Yasa ve yönetmeliğe dağılmış durumda, süreler farklı tarihlerden başlıyor ve yanlış yapmanın bedeli ya ceza ya da bir depo kirası. İş kayıtlarının ne kadar saklanacağını bilmek, biri okuma işini yaptıktan sonra tek sayfalık bir iştir.

İşte o sayfa: Birleşik Krallık'taki küçük bir işletmenin karşılaştığı on iki saklama kuralı, her sürenin başladığı tarih, cezalar, HMRC'nin taramalar ve solan fişler hakkında söyledikleri, dijital kayıtlar, şirket sicilleri ve mahkeme süreleriyle ilgili 2026 değişiklikleri ve klasörün doğru günde kendiliğinden boşalması için bir yapay zekâ ajanının yürütebileceği idari işler. Her süre 24 Ekim 2026'da GOV.UK, legislation.gov.uk veya HSE sitesinde kontrol edildi.

Süreleri nasıl kontrol ettik

1. Önce yasa. Her satır, Yasa veya yönetmeliğin adını ve maddesini belirtir; legislation.gov.uk üzerinden okunmuş ve yanında GOV.UK rehber sayfası bulunmuştur.
2. Başlangıç tarihi süre kadar önemlidir. Dosyalama son tarihinden itibaren "beş yıl", faturadan itibaren beş yıl demek değildir; bu yüzden her satır sayacın neyden başladığını söyler.
3. En uzun kural kazanır. Bir belge iki kurala takılıyorsa (bir maaş bordrosu hem PAYE kaydı hem asgari ücret kaydıdır), tablo daha uzun süreyi verir.
4. 2026 değişiklikleri kontrol edildi. Gelir Vergisi için Making Tax Digital, Kasım 2025'teki şirket sicili değişiklikleri ve Ekim 2026'daki mahkeme süresi değişikliği, nelerin saklanacağını etkiler.
5. Uydurma süre yok. Yasanın süre belirlemediği yerde tablo bunu söyler ve onun yerine ICO'nun veya HMRC'nin kendi sözlerini verir.

Tek tabloda 12 kural

Çevrimiçi listelerin çoğunun hâlâ söylediklerine iki düzeltme. Statutory Sick Pay için hastalık izni kayıtlarını tutma yönünde artık yasal bir yükümlülük yok: 6 Nisan 2014'te kaldırıldı, ancak HMRC yine de ne ödediğinizi kanıtlamanızı isteyebilir ve GOV.UK hastalık iznini hâlâ üç yıllık PAYE kuralı altında sayıyor. Ayrıca şirket yasal sicilleri "sonsuza kadar saklanmaz": 18 Kasım 2025'ten bu yana şirketlerin yönetici, sekreter, ikamet adresi veya önemli kontrol sahibi kişilere ilişkin kendi sicillerini tutması gerekmiyor (bilgi bunun yerine Companies House'a bildiriliyor); üyeler sicili ise hâlâ tutulmalı ve eski üyelerin kayıtları on yıl sonra silinebilir.

Şahıs işletmeleri ve ortaklar: son tarihten itibaren beş yıl

Serbest çalışanlar için kural, kayıtların ait olduğu vergi yılının 31 Ocak beyan son tarihinden sonra beş yıldır. Bu nedenle 5 Nisan 2026'da biten vergi yılının, 31 Ocak 2027'ye kadar verilen kayıtları 31 Ocak 2032'ye kadar saklanmalıdır. Dört yıldan fazla gecikmeli beyan verirseniz süre, beyan verdiğiniz tarihten itibaren 15 aya dönüşür. Sayılan kayıtlar beyanı destekleyenlerdir: satış faturaları, gider fişleri, banka ekstreleri, kilometre kayıtları, stok sayımları ve bunları formdaki rakamlara dönüştüren çalışma kâğıtları.

HMRC'nin şirketler, işverenler ve müteahhitlere ilişkin rehberi, yeterli kayıt tutmamanın her ihlali için £3,000'a kadar ceza öngörür; serbest çalışanlara ait sayfalar da Taxes Management Act içindeki aynı yetkiye işaret eder. HMRC'nin kendi kılavuzu, tam cezanın ciddi vakalara ayrıldığını söyler; daha yaygın bedel, yanıtlayamayacağınız bir incelemedir ve bu, sizin değil HMRC'nin kâr tahminiyle sonuçlanır.

Limited şirketler: altı yıl, bazen daha uzun

Şirketler kayıtları, ilgili oldukları mali yılın sonundan itibaren altı yıl saklar. Bir işlem birden fazla muhasebe dönemini kapsıyorsa, bir van veya makine gibi bir varlık altı yıldan sonra da kullanımdaysa, Company Tax Return geç verilmişse ya da HMRC bir uyum incelemesi açmışsa altı yıl uzar: her durumda kayıtlar konu kapanana kadar saklanır. Companies Act 2006 (Şirketler Yasası) ayrıca muhasebe kayıtlarının üç yıl (halka açık şirketler için altı) saklanmasını şart koşar, ancak vergi beyannamesi aynı belgelere dayandığından pratikte HMRC'nin altı yıllık kuralı geçerlidir.

KDV: altı yıl, dijital olarak

KDV hesabı, satış ve alış faturaları ile ithalat ve ihracat evrakı dahil KDV kayıtları altı yıl, One Stop Shop üzerinden yapılan satışlar için ise on yıl saklanır. Making Tax Digital for VAT ile birlikte kayıtlar, beyanla dijital olarak bağlantılı bir yazılımda tutulmalıdır; HMRC'nin bildirimi, sistemler arasında verilerin elle aktarılmasının "kabul edilebilir olmadığını" açıkça belirtir. Pratik sonuç şudur: KDV mükellefi bir işletme için altı yıllık saklama politikası, aslında altı yıllık bir yazılım aboneliği veya hâlâ açılabilen dışa aktarılmış dosyalardan oluşan altı yıllık bir arşivdir.

İşverenler: PAYE için üç yıl, asgari ücret için altı

PAYE kayıtları vergi yılının sonundan itibaren üç yıl geriye gider: ne ödediğiniz, ne kestiğiniz, HMRC'ye gönderilen raporlar, çalışan izinleri ve devamsızlıkları ile giderler ve yan haklar. Kayıtlar eksikse HMRC borcunuzu tahmin edebilir ve £3,000'a kadar ceza kesebilir. Yasal doğum, evlat edinme ve babalık ödemesi kayıtları da aynı üç yılı izler.

Tuzak National Minimum Wage'dir. 1 Nisan 2021'den bu yana, her çalışana en az asgari ücretin ödendiğini gösteren kayıtlar altı yıl saklanmalı ve süre, kapsadıkları dönemi izleyen ödeme referans döneminin sonundan itibaren sayılmalıdır. Bu nedenle bir maaş bordrosu aynı anda üç yıllık bir PAYE kaydı ve altı yıllık bir asgari ücret kaydıdır; uzun süre kazanır, yani bordroyu altı yıl saklayın. İnşaat müteahhitleri CIS ödeme ve kesinti kayıtlarını üç yıl saklar, aynı £3,000 cezayla.

İş sağlığı ve güvenliği: üç yıl ve kırk yıl

Kaza defteri, her kayıttan itibaren sayılan üç yıllık bir kayıttır ve ciddi yaralanma ile tehlikeli olay RIDDOR raporları, kaydın tarihinden itibaren üç yıl saklanır. Uzun olanlar maruziyet kayıtlarıdır: COSHH kapsamındaki sağlık gözetimi kayıtları ve asbest yönetmelikleri kapsamındaki sağlık kayıtları, yakalamak üzere tasarlandıkları hastalıklar on yıllar sonra ortaya çıktığı için son kayıttan itibaren 40 yıl saklanır. Asbest tıbbi sertifikaları dört yıl, bildirimi gereken lisanssız asbest çalışmalarının kayıtları ise 40 yıl saklanır. Asbest siciline ilişkin yönetmeliklerde bir saklama süresi yoktur; HSE bunun yaşayan bir belge olmasını ve en az yılda bir gözden geçirilmesini bekler.

Sözleşmeler ve faturalar: altı yıllık dava penceresi

Vergi hukuku HMRC'nin ne zaman sorabileceğini söyler; Limitation Act 1980 (Zamanaşımı Yasası) ise bir müşterinin veya tedarikçinin ne zaman dava açabileceğini söyler. Basit bir sözleşmenin ihlali nedeniyle dava, ihlalden itibaren altı yıl, bir senet üzerindeki dava ise on iki yıl içinde açılabilir; dolayısıyla bir sözleşmeyi, dayandığı teklifi ve nelerin teslim edildiğini gösteren faturaları ve yazışmaları, vergi kuralları ne derse desin, iş bittikten sonra altı yıl saklamak değerlidir. Bu, çoğu işletme sahibinin gözden kaçırdığı kuraldır ve bir uyuşmazlıkta önemli olan odur: müşterinin kapsamı kabul ettiği e-posta, ancak hâlâ varsa kanıttır.

Kişisel veriler: sabit süre yok, ama yazılı bir süre

UK GDPR bir sayı belirlemez. Saklama sınırlaması ilkesi, kişisel verilerin gerekenden uzun süre tutulmaması gerektiğini söyler ve ICO'nun rehberi kuruluşlara "standart saklama sürelerini belirlemelerini ve belgelemelerini" ve bunları gözden geçirmelerini söyler. Yasa gerektirdiği için (vergi, bordro, iş sağlığı ve güvenliği) veri tutmak gerekli bir amaçtır; "ne olur ne olmaz" diye müşteri listesi tutmak değildir. İş başvurusu yapanlar için ICO bir rakam vermez, yalnızca kayıtların bir davanın açılabileceği sürenin ötesinde tutulmaması gerektiğini söyler. Bu süre 1 Ekim 2026'da değişti: Employment Rights Act 2025, o tarihte veya sonrasındaki eylemler için mahkeme davalarına ilişkin Equality Act süresini üç aydan altı aya çıkardı; dolayısıyla başarısız başvuruları altı ay sonra silme eski alışkanlığı artık sınırda kalıyor. Çizelgeye yazılmış on iki ay daha güvenli rakamdır.

2026'da taramalar, solan fişler ve dijital kayıtlar

HMRC kâğıt kayıtların taranmış kopyalarını kabul eder ve VAT Notice 700/21 ile Compliance Handbook, görüntü tam ve okunaklı bir kopya olduğunda, arkadaki her şey dahil, kâğıt aslının atılabileceğini söyler. Poşet sorununun cevabı budur: her fişi aldığınız hafta fotoğraflayın, çünkü National Archives, termal kasa kâğıdındaki yazının "yalnızca birkaç yıl içinde kaybolabileceği" uyarısını yapar ve beşinci yılda ihtiyaç duyduğunuz fiş boş olabilir.

2026'daki değişiklik Making Tax Digital for Income Tax'tır. 6 Nisan 2026'dan itibaren, nitelikli geliri £50,000'un üzerinde olan şahıs işletmeleri ve ev sahipleri kayıtlarını dijital tutar ve yazılımdan üç aylık güncellemeler gönderir; £30,000'lık grup Nisan 2027'de, £20,000'lık grup Nisan 2028'de izler. Saklama süresi değişmez, 31 Ocak son tarihinden sonra beş yıl; ancak kayıtlar artık dijital biçimde bulunmalıdır ve özgün faturalar ve fişler ya da bunların tam kopyaları, yazılım girişlerinin arkasında yine de saklanmalıdır.

Bir yapay zekâ ajanı klasörü nasıl dürüst tutar

Süreler sabittir; iş, onları uygulamanın idari yüküdür ve bir ajanın iyi yaptığı iş budur.

• Saklama çizelgenizi yazar. Ajana işletme türünüzü, KDV mükellefi olup olmadığınızı, birini çalıştırıp çalıştırmadığınızı ve tehlikeli maddelerle çalışıp çalışmadığınızı söyleyin; o da yukarıdaki tablodan, kendi tarihlerinizi doldurarak tek sayfalık çizelgeyi hazırlar.
• Fişleri geldikçe tarar ve dosyalar. Fişi fotoğraflayın, bir proje klasörüne bırakın; ajan onu tarih, tedarikçi ve tutara göre adlandırır ve gider tablosuna kaydeder, böylece termal solmanın hiçbir önemi kalmaz.
• Silme hatırlatıcılarını kurar. Bir Jobbit otomasyonu her ayın birinde çalışabilir, süresi dolanları listeler ve silmeyi onaylamanızı ister; ICO'nun belgelenmiş görmek istediği gözden geçirme budur.
• Dışa aktarımları okunaklı tutar. Muhasebe yazılımını değiştirdiğinizde ajan altı yıllık arşivi açık biçimlere aktarır ve dosyaların hâlâ açıldığını kontrol eder.
• Denetçiye yanıt verir. HMRC tek bir rakamın arkasındaki kayıtları istediğinde ajan, onu destekleyen faturaları, ekstreleri ve çalışma kâğıtlarını proje dosyalarından bulur.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus ve Meta'nın Muse'u sorarsanız hepsi kuralları açıklar. Yapmadıkları şey dosyaları tutmak, aylık kontrolü yürütmek ve hatırlatıcıyı göndermektir. Jobbit'in ajanı bu üçünü tek bir projeden yapar ve bir yıl sonu gerektirdiğinde insan ağından bir muhasebeci devreye sokar.

Bu hafta için planınız

• Pazartesi: çizelgeyi yazın. On iki satır, sizin tarihleriniz. Yukarıdaki tabloyu kullanın ve her satıra bir sorumlu atayın, sorumlu siz olsanız bile.
• Salı: yığını fotoğraflayın. Son vergi yılının her kâğıt fişi, taranmış ve adlandırılmış olsun. Görüntü tam olduktan sonra termal kâğıdı atın.
• Çarşamba: saklamanız gereken en eski dosyayı bulun. Bir şahıs işletmesi için bu, Ocak 2022'de beyan edilen ve Ocak 2027'ye kadar saklanan Nisan 2021'de biten vergi yılıdır. Çizelgenizin söylediğinden daha eski her şey gidebilir.
• Perşembe: altı yıllık satırları kontrol edin. Asgari ücret bordrosu, KDV ve şirket kayıtlarının hepsi altı yıl sürer; yazılım dışa aktarımınızın veya arşivinizin o kadar geriye gittiğinden emin olun.
• Cuma: aday klasörünü düzeltin. Başarısız başvurular için on iki aylık bir silme süresi belirleyin ve mahkeme süresi artık altı ay olduğuna göre bunu çizelgeye yazın.

Sıradaki okuma

• Birleşik Krallık'ta Makbuz Nasıl Yazılır: Göstermesi Gereken 6 Şey, Tek Mesajda Ücretsiz Şablon
• Küçük İşletmeler İçin Yapay Zekâ Politikası: Çalışanların Gerçekten Uyacağı 10 Kuralla Ücretsiz Şablon
• Serbest Çalışan Giderleri: 2026'da Talep Edebileceğiniz 40 Şey (ve Edemeyeceğiniz 10)

Sık sorulan sorular

Birleşik Krallık'ta iş kayıtlarını ne kadar saklamam gerekir?

Serbest çalışansanız 31 Ocak beyan son tarihinden sonra beş yıl, limited şirket için mali yıl sonundan itibaren altı yıl, KDV kayıtları için altı yıl, PAYE ve CIS kayıtları için vergi yılı sonundan itibaren üç yıl. COSHH kapsamındaki iş sağlığı ve güvenliği maruziyet kayıtları 40 yıl sürer ve sözleşmeleri iş bittikten sonra altı yıl saklamak değerlidir, çünkü bir dava o süre boyunca açılabilir.

Bir şahıs işletmesi fişleri ne kadar saklamalı?

Ait oldukları vergi yılının 31 Ocak son tarihinden sonra beş yıl; yani Nisan 2026'da biten yılın fişleri 31 Ocak 2032'ye kadar saklanır. Fotoğraflanmış bir kopya, arkadaki her şey dahil tam ve okunaklı olduğu sürece sorun değildir ve kâğıt sonra atılabilir.

İş kayıtlarını tutmamanın cezası nedir?

HMRC, bir beyan için gereken kayıtları tutmamanın veya korumamanın her ihlali için £3,000'a kadar ceza kesebilir ve HMRC'nin kılavuzu tam tutarı ciddi vakalara ayırır. Daha yaygın bedel, destekleyemeyeceğiniz bir incelemedir ve bu, HMRC'nin kârınızı veya PAYE yükümlülüğünüzü tahmin etmesiyle sonuçlanır.

İş kayıtlarını kâğıt yerine dijital olarak tutabilir miyim?

Evet. HMRC, kopya tam ve okunaklı olduğu sürece taramaları ve fotoğrafları kabul eder; KDV mükellefi işletmeler ve Nisan 2026'dan itibaren daha yüksek gelirli şahıs işletmeleri ile ev sahipleri, Making Tax Digital kapsamında kayıtları dijital tutmak zorundadır. Dosyaları altı yıl sonra da açılacak bir biçimde saklayın ve yedekleyin.

İşe almadığım kişilerin özgeçmişlerini ne kadar saklamalıyım?

UK GDPR bir sayı belirlemez; ICO, bir davanın açılabileceği sürenin ötesinde saklanmamasını söyler. 1 Ekim 2026'dan bu yana mahkeme davaları için Equality Act süresi üç ay yerine altı aydır; dolayısıyla çizelgenize yazılmış on iki aylık bir saklama süresi daha güvenli seçimdir.

Fişlerin kâğıt kopyalarını saklamak zorunda mıyım?

Hayır. HMRC'nin KDV bildirimi ve Compliance Handbook'u, tam ve okunaklı bir görüntü varsa aslının atılabileceğini söyler; termal fişler zaten birkaç yıl içinde solar. Her kuralın doğru tarafında kalmanın en hızlı yolu, bir ajanın her fişi aldığınız hafta dosyalamasına izin vermektir; Jobbit'in ajanı bunu bir fotoğraftan yapar, ücretsiz planda ve kart olmadan.