Birleşik Krallık'ta Makbuz Nasıl Yazılır: Göstermesi Gereken 6 Şey, Tek Mesajda Ücretsiz Şablon

Müşteri bahçe temizliği için nakit ödüyor ve soruyor: "Makbuz alabilir miyim?" Bir minibüsünüz, bir telefonunuz var ama makbuz defteriniz yok. Ya da tezgâh satışı bitti, müşteri garanti talebi için kanıt istiyor ve kart cihazının kâğıt rulosu bir saat önce bitti. Ya da bir müşteri faturayı banka havalesiyle ödedi ve muhasebecisi şimdi dosya için bir makbuz istiyor. Bunların hiçbiri yazılım ya da kırtasiyeci gerektirmez. Altı şeyi söyleyen bir kâğıt ya da PDF gerekir.

Makbuz nasıl yazılır bilmek, iki tarafı da koruyan on dakikalık bir beceridir: müşterinin satın alma kanıtı olur, sizde de HMRC'nin (Birleşik Krallık vergi idaresi) saklamanızı beklediği kayıt bulunur. Bu rehber, bir makbuzun göstermesi gereken altı şeyi, makbuz ile fatura arasındaki farkı, kuralların sıkılaştığı KDV durumlarını, 2026 için kayıt tutma tarihlerini, kopyalayabileceğiniz bir şablonu ve Jobbit'te tek cümleyle numaralı bir PDF makbuz almanın ücretsiz yolunu veriyor.

Makbuz mu fatura mı: ne yazacağınızı belirleyen fark

GOV.UK'nin fatura düzenleme rehberi bunu tek satırda söyler: fatura, ödemenin onayı olan makbuzla aynı şey değildir. Fatura para ister ve neyin, ne zamana kadar borç olduğunu gösterir. Makbuz paranın alındığını doğrular ve neyin, ne zaman ve nasıl ödendiğini gösterir. Yerinde ödenen bir iş için yalnızca makbuz gerekir. Sonradan ödenen bir iş için fatura gönderirsiniz ve müşteri isterse ödeme yapıldığında bir makbuz verirsiniz. Birçok küçük işletme ikisini tek belgeyle yapar: tarih ve yöntemle "ÖDENDİ" damgalanmış ya da işaretlenmiş fatura.

GOV.UK ayrıca faturanın yasal olarak yalnızca hem sizin hem de müşterinizin KDV kayıtlı olduğu durumda zorunlu olduğunu söyler. Diğer herkes için fatura ve makbuz iyi uygulama ve HMRC'nin istediği kayıtları tutma meselesidir; bu yüzden biçim, içerikten daha az önemlidir.

Her makbuzun göstermesi gereken 6 şey

Üç isteğe bağlı satır makbuzu daha yararlı kılar: adresiniz, hâlâ ödenmesi gereken bakiyeye dair bir not ("£50 kapora ödendi, £430 teslimde ödenecek") ve defterlerine işleyecek bir ticari müşteri ise müşterinin adı. KDV kayıtlıysanız aşağıdaki bölüm geçerli olur ve liste uzar.

Kopyalayabileceğiniz makbuz şablonu

Bunu telefonunuzdaki bir nota yapıştırın, parantezleri doldurun ve mesaj olarak gönderin ya da yazdırın. Aşağıdaki ajan sürümü aynı şeyi numaralı PDF olarak üretir.

1MAKBUZ No. [2026-041]2Kimden: [Ticari adınız], [telefon], [e-posta], [adres]3Kime: [Müşteri adı ya da "Nakit müşteri"]4Ödeme tarihi: [15 Ekim 2026]5Konu: [Bahçe temizliği, arka bahçe, atık kaldırma dahil]6Ödenen tutar: £[180.00]7Ödeme yöntemi: [Nakit / banka havalesi / kart]8Durum: Tamamı ödendi. Teşekkürler.

Nakit bir işte bir kopyayı teslim edin, birini saklayın. Kâğıt kopyanın fotoğrafı ya da PDF, sakladığınız kayıttır.

Jobbit'te tek mesajda numaralı makbuz alın

Jobbit fatura oluşturucu kısa bir formdur: kimin için, ne için, tutar, KDV'li mi değil mi ve ödeme koşulları. Ajana göndereceği mesajı gösterir; bir e-posta adresiyle kaydolursunuz (kart yok) ve belge bir sohbette PDF ve düzenlenebilir DOCX olarak geri gelir. Vade tarihi olarak "Makbuz üzerine" seçeneğini seçin ve ardından ödenmiş sürümü isteyin ya da en baştan söyleyin.

Sohbet bilgilerinizi bir sonraki için saklar, dolayısıyla ikinci makbuz tek satırdır: "son makbuzla aynı, çit budama için £95, banka havalesiyle ödendi". Ayrıca verdiği her makbuzun numaralı sürekli bir kaydını da tutabilir; bu, HMRC'nin istediği satış kaydıdır.

KDV kayıtlıysanız makbuz KDV faturasına dönüşür

VAT Notice 700/21 kuralları belirler. KDV kayıtlı başka bir müşteriye standart ya da indirimli oranlı tedarikler için, normalde tedarikten sonraki 30 gün içinde bir KDV faturası düzenlemelisiniz. KDV kayıtlı olmayan müşterilere perakende satışlar için, onlar istemedikçe düzenlemeniz gerekmez. KDV dahil £250 ve altındaki satışlar için basitleştirilmiş bir KDV faturası yeterlidir ve KDV kayıtlı çoğu dükkân ve kafe makbuz olarak bunu verir. Adınızı, adresinizi ve KDV numaranızı, tedarik zamanını, mal ya da hizmetin tanımını, her KDV oranı için KDV dahil ödenecek toplamı ve KDV oranını göstermelidir. £250'nin üzerinde, KDV faturası isteyen bir müşteri benzersiz sıralı numara, müşterinin adı ve adresi, satır başına KDV hariç tutarlar ve sterlin cinsinden toplam KDV içeren tam sürümü almalıdır. KDV kayıtları 6 yıl saklanmalıdır.

Pratik sonuç: KDV kayıtlıysanız makbuzu varsayılan olarak basitleştirilmiş bir KDV faturası yapın. Fatura aracı, "KDV'yi üstüne ekle" ya da "Tutara KDV dahil" seçeneğini seçtiğinizde KDV satırını ve KDV numaranızı ekler.

Nakit işler: HMRC ne bekler

Nakit yasaldır ve zanaat işlerinde, temizlikte, özel derslerde ve pazar tezgâhlarında yaygındır. HMRC'nin beklediği, her nakit satışın diğerleri gibi kayıtlarınıza girmesidir. GOV.UK'nin serbest çalışanlar için iş kayıtları sayfası, tüm satışların ve gelirin, tüm iş giderlerinin ve arkasındaki kanıtın kayıtlarını tutmanız gerektiğini söyler; nakit bir iş için bu, düzenlediğiniz makbuzlar, bir satış defteri ya da elektronik tablo ve kasanız varsa kasa fişi rulolarıdır. Kayıtlar, ilgili vergi yılının 31 Ocak teslim tarihinden sonra en az 5 yıl saklanmalıdır. Sırayla numaralanmış bir makbuz bu kaydın en kolay biçimidir, çünkü numaralardaki bir boşluk yanıtlayabileceğiniz bir sorudur.

İki kural daha geçerlidir. Mallar için 10,000 euro ya da eşdeğeri ve üzeri nakit kabul ederseniz, bağlantılı ödemeler dahil, ödemeyi almadan önce HMRC'ye yüksek değerli satıcı olarak kaydolmalısınız; bu mallar için geçerlidir, hizmetler için değil. Brüt ticari geliriniz £1,000 ticaret ödeneğinin üzerindeyse, başladığınız vergi yılının bitiminden sonraki 5 Ekim'e kadar Self Assessment (kendi kendine beyan) için kaydolmalısınız.

Making Tax Digital: 2026, 2027 ve 2028'de ne değişiyor

6 Nisan 2026'dan itibaren, 2024 ile 2025 vergi yılında nitelikli geliri £50,000'ın üzerinde olan şahıs işletmeleri ve ev sahipleri, uyumlu yazılımda dijital kayıt tutmalı ve HMRC'ye üç aylık güncellemeler göndermelidir. Eşik, Nisan 2027'den itibaren 2025 ile 2026 geliri için £30,000'a ve Nisan 2028'den itibaren £20,000'a düşer. Nitelikli gelir, giderler düşülmeden brüt serbest meslek geliri artı mülk gelirinidir. Üç aylık güncellemeler özetlerdir, tek tek makbuzlar değil, ancak her satış dijital bir kayıtta olmalıdır; bu da bu yıl karbon bloklarda makbuz yazmayı bırakmak için iyi bir nedendir. Ajanın ayrıca elektronik tabloya işlediği numaralı bir PDF makbuz dijital bir kayıttır.

Tüketiciler ve zanaatkârlar: makbuz sizi ne zaman korur

Consumer Rights Act 2015, her hizmetin makul özen ve beceriyle yerine getirilmesi gerektiğini söyler ve Citizens Advice, bir talebin genellikle satın alma kanıtı gerektirdiğini, bunun da normalde alışverişin nerede ve ne zaman yapıldığını gösteren bir makbuz olduğunu belirtir. Trading Standards'ın Business Companion'ı, müşterinin makbuz ibraz etmesinin yasal olarak zorunlu olmadığını ve bunun yerine kart ekstresi kullanabileceğini ekler; yani makbuz onlar için bir kolaylık, sizin için bir kayıttır. Müşterinin evinde satış yapan herkes için bir kural daha: işyeriniz dışında kararlaştırılan, £42'nin üzerindeki sözleşmelerde Consumer Contracts Regulations, sözleşmenin bir kopyasının ya da onayının kâğıtta veya başka bir kalıcı ortamda verilmesini gerektirir; müşterinin istediği acil onarımlar için bir istisna vardır. İşi tanımlayan bir makbuz bunun büyük kısmını tek belgede karşılar.

Bir AI ajanı makbuzun ötesinde nasıl yardımcı olur

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus ve Meta'nın Muse'u makbuz taslağı yazar. Jobbit üzerinde aynı sohbet dosyaları üretir, numaralandırmayı tutar ve bir sonraki işi ikinci bir uygulama olmadan yapar.

• Numaralı makbuzlar ve faturalar PDF ve DOCX olarak, bilgileriniz hatırlanarak, fatura rehberindeki gibi.
• Her makbuzla güncellenen bir satış kaydı: tarih, müşteri, tutar, yöntem. Bu sizin HMRC kaydınız ve Making Tax Digital başlangıç noktanızdır.
• KDV yönetimi, kaydolduğunuzda: küçük satışlar için basitleştirilmiş KDV faturaları, £250 üzerinde tam olanlar.
• Hatırlatmalar ve takip, faturalanan işler için; böylece makbuz paradan sonra gelir.
• Rezervasyon sayfası ya da fiyat listesi, bir zanaat ya da tezgâh için kendi alan adınızda, ayda £7 olan Go planında.
• Teklifler ve kaporalar, kalan bakiye makbuzda gösterilerek; bu, "bunun hepsi olduğunu sanıyordum" konuşmasını önler.

Evrakın yanı sıra ücretli iş de isteyen zanaatkârlar ve serbest çalışanlar bir Jobbit Pro profili de açabilir: oluşturması ücretsiz, kayıtta 300 bonus kredi artı günde 100, profil tamamlanınca bir web sitesi, ücretli bir iş tamamlanana kadar ücret yok ve iş başlamadan önce ödeme emanette tutulur.

İlk düzgün makbuzunuz için 15 dakikalık plan

• 0 ile 5. dakikalar. Fatura oluşturucuyu açın, müşteriyi, işi ve tutarı doldurun, KDV yok ya da KDV ayarınızı seçin ve ödenmiş makbuz olarak isteyin. PDF'i indirin.
• 5 ile 8. dakikalar. Ajana işletme adınızı, adresinizi, telefonunuzu ve başlanacak makbuz numarasını söyleyin, böylece yer tutucular bir dahaki sefere doldurulur.
• 8 ile 12. dakikalar. İçinde makbuzun zaten bulunduğu ve ödeme yöntemi için bir sütunu olan bir satış kaydı elektronik tablosu isteyin.
• 12 ile 15. dakikalar. Makbuzu müşteriye mesajla ya da e-postayla gönderin ve numarayı teklifin kendi kopyanıza yazın.

Sonra okuyun

• Ödemesi alınan bir fatura nasıl yazılır: dokuz alan, ödeme koşulları ve gecikme faizi.
• Jobbit'in dört ücretsiz aracı tek yerde: QR kodları, PDF sıkıştırıcı, görsel yeniden boyutlandırıcı ve fatura oluşturucu.
• Zanaatkâr olarak tekrar eden iş nasıl bulunur: dokuz ücretsiz yol ve yorum metinleri.

Sıkça sorulan sorular

Birleşik Krallık'ta bir makbuzda neler olmalı?

İşletme adınız ve iletişim bilgileriniz, ödeme tarihi, ne için ödendiği, sterlin cinsinden tutar, ödeme yöntemi ve bir makbuz numarası. KDV kayıtlıysanız KDV numaranızı ve KDV dökümünü ekleyin. Jobbit fatura oluşturucu bunların hepsini içeren numaralı bir PDF'i tek kısa formdan üretir.

Makbuz vermek yasal olarak zorunlu mu?

Bir tüketiciye yapılan satış için makbuz düzenleme konusunda genel bir yasal yükümlülük yoktur ve Trading Standards rehberi müşterinin bir alışverişi bunun yerine kart ekstresiyle kanıtlayabileceğini söyler. Siz ve müşteri ikiniz de KDV kayıtlıysanız bir KDV faturası düzenlemelisiniz. Makbuz vermek yine de olağan uygulamadır ve sakladığınız kopya HMRC'nin istediği satış kaydının parçasıdır.

Makbuz ile fatura arasındaki fark nedir?

Fatura, neyin ve ne zaman borç olduğunu gösteren bir ödeme talebidir; makbuz ise ödemenin alındığının, tutarı, tarihi ve yöntemiyle birlikte onayıdır. GOV.UK da aynı ayrımı yapar. Tarih ve yöntemle "Tamamı ödendi" olarak işaretlenmiş bir fatura makbuz olarak işlev görür.

Nakit ödeme için makbuz yazabilir miyim?

Evet, yazmalısınız. Aynı altı kalemi ekleyin, "nakit ödendi" yazın, numaralandırın ve bir kopyasını saklayın, çünkü HMRC vergi yılının 31 Ocak son tarihinden sonra en az 5 yıl boyunca tüm satış ve gelir kayıtlarını ister. Mallar için 10,000 euro ya da üzeri nakit kabul ederseniz önce HMRC'ye yüksek değerli satıcı olarak kaydolmalısınız.

Makbuzda KDV göstermem gerekir mi?

Yalnızca KDV kayıtlıysanız. KDV dahil £250 ve altındaki satışlar için KDV numaranızı, tarihi, bir tanımı, KDV dahil toplamı ve KDV oranını gösteren basitleştirilmiş bir KDV faturası yeterlidir. £250'nin üzerinde isteyen bir müşteri tam KDV faturası almalıdır. Kayıtlı olmayan işletmeler KDV eklemez ve KDV satırı göstermemelidir.

HMRC için makbuzları ne kadar süre saklarım?

Düzenlediğiniz makbuzların kopyaları ve giderleriniz için aldığınız makbuzlar dahil serbest çalışan kayıtları, ilgili vergi yılının 31 Ocak teslim tarihinden sonra en az 5 yıl saklanmalıdır. KDV kayıtları 6 yıl saklanmalıdır. Bir PDF makbuz ve bir elektronik tablo kaydı her iki gereksinimi de karşılar ve Making Tax Digital'e hazırdır.

Ücretsiz makbuz şablonunu nasıl yaparım?

Bu rehberdeki şablonu kopyalayın ya da ajana yaptırın: Jobbit fatura oluşturucuda işi ve tutarı doldurun, ödenmiş makbuz olarak isteyin ve bilgileriniz doldurulmuş DOCX'i şablonunuz olarak saklayın. İşleri de isteyen serbest çalışanlar ve zanaatkârlar kayıtta 300 bonus kredili ücretsiz bir Jobbit Pro profili açabilir.