Tạo tài liệu bằng AI: 15 văn bản kinh doanh agent soạn miễn phí, từ báo giá đến chính sách
Cách trình tạo tài liệu AI hoạt động với doanh nghiệp nhỏ ở Vương quốc Anh năm 2026: 15 văn bản agent soạn từ thông tin của bạn, quy định áp dụng cho từng loại, câu lệnh mẫu, giá dịch vụ mẫu có sẵn và loại nào vẫn cần luật sư.
Nhân viên mới bắt đầu làm vào thứ Hai và cần có bản kê khai việc làm bằng văn bản ngay ngày đầu tiên, đó là quy định pháp luật từ tháng 4 năm 2020 mà bạn chưa bao giờ phải viết. Hội đồng địa phương muốn xem chính sách an toàn lao động bằng văn bản trước khi bạn báo giá. Khách hàng hỏi điều khoản và điều kiện của bạn, và bạn chợt nhận ra trên website chỉ có một đoạn do một người bạn viết từ năm 2019. Một trang bán mẫu sẽ tính mỗi thứ £34.99 một tháng, theo định dạng làm cho doanh nghiệp của người khác, và bạn vẫn phải tự điền các chỗ trống.
Trình tạo tài liệu AI năm 2026 khác với một mẫu có chỗ trống: đó là một agent biết quy định của Vương quốc Anh cho từng loại văn bản, hỏi sáu thông tin cần thiết, soạn tài liệu bằng ngôn ngữ dễ hiểu và lưu lại để lần sau chỉ cần một câu. Bài này liệt kê mười lăm văn bản mà một doanh nghiệp nhỏ thực sự cần, quy định đằng sau từng loại (kèm các thay đổi năm 2026), câu lệnh tạo bốn văn bản đầu tiên, giá của các dịch vụ mẫu và danh sách ngắn những văn bản vẫn nên giao cho luật sư.
Cần một văn bản ngay hôm nay? Mở Jobbit, nói rõ loại văn bản và dán thông tin vào, agent sẽ soạn theo quy định hiện hành của Vương quốc Anh. Gói miễn phí, 100 credit mỗi ngày, không cần thẻ.
15 văn bản, quy định và thông tin agent cần từ bạn
| # | Văn bản | Quy định hoặc lý do ở Vương quốc Anh | Agent cần gì từ bạn | Cần luật sư? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Báo giá | Báo giá là cam kết làm việc với mức giá đó; ước tính chỉ là dự đoán tốt nhất (Citizens Advice, tổ chức tư vấn công dân) | Phạm vi công việc, giá, phần loại trừ, tiền cọc, ngày, thời hạn hiệu lực | Không |
| 2 | Hóa đơn, hoặc hóa đơn VAT | GOV.UK: số duy nhất, tên và địa chỉ của bạn, của khách, mô tả, ngày cung cấp, ngày lập hóa đơn, số tiền, VAT nếu đã đăng ký; hóa đơn VAT thêm mã số VAT, mức thuế và VAT trên từng dòng | Khách hàng, công việc, số tiền, tình trạng VAT, hạn thanh toán | Không |
| 3 | Điều khoản và điều kiện cho người tiêu dùng | Consumer Contracts Regulations 2013: thông tin trước hợp đồng và quyền hủy trong 14 ngày; Consumer Rights Act 2015: chất lượng đạt yêu cầu và sự cẩn trọng, tay nghề hợp lý | Bạn bán gì, bán thế nào, giao hàng, thanh toán, hủy, khiếu nại | Nên rà soát nếu bán trực tuyến quy mô lớn |
| 4 | Thông báo quyền riêng tư | Điều 13 và 14 của UK GDPR qua ICO (cơ quan quản lý dữ liệu): bạn là ai, thu thập gì, vì sao, cơ sở pháp lý, thời gian lưu giữ, quyền của người dùng, cách khiếu nại | Các biểu mẫu và dữ liệu bạn thu thập, dữ liệu đi đâu, lưu bao lâu | Không |
| 5 | Bản kê khai việc làm bằng văn bản | Employment Rights Act 1996 mục 1: bản kê khai chính vào hoặc trước ngày đầu tiên, từ 6 tháng 4 năm 2020, cho nhân viên và người lao động | Công việc, lương, giờ làm, ngày nghỉ, nơi làm việc, ngày bắt đầu, thử việc, phúc lợi, đào tạo | Nên rà soát nếu có điều bất thường |
| 6 | Hợp đồng lao động và các chính sách thiết yếu | Ốm đau (SSP từ ngày đầu tiên kể từ 6 tháng 4 năm 2026), kỷ luật và khiếu nại, phòng chống quấy rối tình dục (mọi bước hợp lý từ 30 tháng 10 năm 2026), thời hạn báo trước | Lịch làm việc và quy tắc của bạn | Có, nếu có tranh chấp hoặc điều bất thường |
| 7 | Chính sách an toàn và sức khỏe lao động | HSE (cơ quan an toàn lao động): phải viết thành văn bản khi có từ năm nhân viên trở lên | Bạn làm gì, ở đâu, ai chịu trách nhiệm | Không, nhưng cần một người có năng lực phê duyệt |
| 8 | Đánh giá rủi ro | HSE: phải ghi lại các phát hiện quan trọng khi có từ năm nhân viên trở lên | Các công việc, mối nguy, ai có thể bị ảnh hưởng, bạn đã làm gì | Không, trừ các mối nguy chuyên biệt |
| 9 | Bản ghi đánh giá rủi ro hỏa hoạn | Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005: mọi cơ sở kinh doanh phải có bản ghi bằng văn bản từ 1 tháng 10 năm 2023 | Cơ sở, lối thoát, báo cháy, ai chịu trách nhiệm | Cần người đánh giá có năng lực với cơ sở lớn hoặc phức tạp |
| 10 | Hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp hoặc freelancer | Hợp đồng cần có đề nghị, chấp nhận, đối giá và ý định ràng buộc; không bắt buộc bằng văn bản nhưng nên có | Phạm vi, giá, thời gian, quyền sở hữu sản phẩm, chấm dứt | Nên rà soát với việc giá trị cao hoặc nhiều sở hữu trí tuệ |
| 11 | Thỏa thuận bảo mật (NDA) | Bảo vệ thông tin mật trước khi bạn chia sẻ | Điều gì là bí mật, với ai, trong bao lâu | Không, với NDA hai chiều tiêu chuẩn |
| 12 | Chuỗi thư nhắc thanh toán chậm | GOV.UK: lãi theo luật 8% trên lãi suất cơ bản của Bank of England (3.75%, tức 11.75% cho khoản lãi bắt đầu trong nửa cuối năm 2026) và các khoản cố định £40, £70 hoặc £100 tùy quy mô khoản nợ | Hóa đơn, ngày tháng, số tiền | Không |
| 13 | Đề xuất hoặc bài chào hàng | Giành được việc trước khi báo giá | Vấn đề của khách, cách tiếp cận của bạn, giá, bằng chứng | Không |
| 14 | Quy trình vận hành chuẩn | Để người khác làm việc theo cách của bạn | Công việc hiện được làm thế nào, từng bước | Không |
| 15 | Chính sách lưu giữ dữ liệu và hồ sơ | Nguyên tắc giới hạn lưu trữ của ICO; HMRC yêu cầu giữ hồ sơ 5 năm sau hạn nộp 31 tháng 1 (6 năm với VAT) | Bạn giữ gì, ở đâu, bao lâu | Không |
Bốn câu lệnh tạo bốn văn bản đầu tiên
Báo giá và các điều khoản đi kèm
Tin nhắn sẽ gửi
Hãy soạn báo giá cho khách hàng. Doanh nghiệp: Carter Plumbing, cá nhân kinh doanh, không đăng ký VAT. Khách hàng: Mrs Patel, 14 Elm Road, Reading. Công việc: thay vòi lavabo phòng tắm và sửa chỗ rò ở ống thoát, gồm vật tư và nhân công, làm trong một lần đến. Giá: £180 cố định. Loại trừ: ốp gạch và mọi đường ống phía sau tường. Tiền cọc: không. Có hiệu lực trong 30 ngày. Hãy thêm các điều khoản ngắn dành cho người tiêu dùng bắt buộc đi kèm báo giá được chấp thuận tại nhà khách: quyền hủy trong 14 ngày theo Consumer Contracts Regulations 2013, điều gì xảy ra nếu khách yêu cầu chúng tôi bắt đầu trong vòng 14 ngày, thanh toán khi hoàn thành và cách khiếu nại. Ngôn ngữ dễ hiểu, một trang, dưới dạng PDF và tệp chỉnh sửa được.
Trước tiên bạn tạo tài khoản miễn phí (chỉ cần email, không cần thẻ). Tin nhắn của bạn được lưu lại và gửi đi ngay khi bạn đăng nhập.
Thông báo quyền riêng tư cho biểu mẫu trên website
Tin nhắn sẽ gửi
Hãy viết thông báo quyền riêng tư cho website của một doanh nghiệp nhỏ ở Vương quốc Anh có biểu mẫu liên hệ thu thập tên, số điện thoại, email và tin nhắn, và dùng công cụ phân tích cơ bản. Chúng tôi giữ các yêu cầu liên hệ trong 12 tháng và hồ sơ khách hàng trong 6 năm vì mục đích thuế. Chúng tôi không bán dữ liệu. Nêu rõ chúng tôi là ai và cách liên hệ, chúng tôi thu thập gì và vì sao, cơ sở pháp lý cho từng loại, thời gian lưu giữ, chia sẻ với ai, quyền của mỗi người theo UK GDPR và cách khiếu nại lên ICO. Ngôn ngữ dễ hiểu, dưới 600 từ.
Trước tiên bạn tạo tài khoản miễn phí (chỉ cần email, không cần thẻ). Tin nhắn của bạn được lưu lại và gửi đi ngay khi bạn đăng nhập.
Bản kê khai việc làm cho nhân viên mới
Tin nhắn sẽ gửi
Hãy soạn bản kê khai chi tiết việc làm bằng văn bản cho một nhân viên bán thời gian mới bắt đầu vào ngày 2 tháng 11 năm 2026 với vị trí nhân viên bán hàng tại Bloom Florist, Reading. Lương £12.71 một giờ, trả hằng tháng vào ngày làm việc cuối cùng; 20 giờ một tuần, từ thứ Ba đến thứ Bảy, 10 giờ sáng đến 2 giờ chiều; 28 ngày nghỉ phép tính theo tỷ lệ; nơi làm việc là cửa hàng; hợp đồng không xác định thời hạn; thử việc 3 tháng; không có phúc lợi ngoài quy định bắt buộc; Statutory Sick Pay từ ngày đầu tiên nghỉ ốm; báo trước một tuần cho mỗi bên trong hai năm đầu. Hãy đưa vào mọi nội dung Employment Rights Act yêu cầu ngay ngày đầu tiên và ghi chú những gì có thể bổ sung trong vòng hai tháng, bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Trước tiên bạn tạo tài khoản miễn phí (chỉ cần email, không cần thẻ). Tin nhắn của bạn được lưu lại và gửi đi ngay khi bạn đăng nhập.
Thư nhắc thanh toán chậm
Tin nhắn sẽ gửi
Hãy viết chuỗi ba thư cho một hóa đơn chưa thanh toán trị giá £1,450, ghi ngày 1 tháng 9 năm 2026, đến hạn ngày 1 tháng 10 năm 2026, gửi một khách hàng là công ty trách nhiệm hữu hạn. Thư 1 là lời nhắc lịch sự một tuần sau hạn thanh toán. Thư 2, hai tuần sau, nêu rằng lãi theo luật 8% trên lãi suất cơ bản của Bank of England và khoản cố định £70 theo quy định Late Payment of Commercial Debts sẽ được cộng thêm, kèm số liệu tính đến thời điểm đó. Thư 3 là thư thông báo trước khi khởi kiện, cho 14 ngày. Giọng điệu cứng rắn, chuyên nghiệp, không đe dọa.
Trước tiên bạn tạo tài khoản miễn phí (chỉ cần email, không cần thẻ). Tin nhắn của bạn được lưu lại và gửi đi ngay khi bạn đăng nhập.
Năm 2026 có gì thay đổi, và những văn bản cần cập nhật
Employment Rights Act 2025 được áp dụng theo từng giai đoạn, và mỗi giai đoạn đều tác động đến một loại văn bản. Statutory Sick Pay được trả từ ngày đầu tiên nghỉ ốm kể từ 6 tháng 4 năm 2026, không còn mức thu nhập tối thiểu, nên các chính sách ốm đau và bản kê khai việc làm còn ghi "từ ngày thứ tư" đều đã sai. Từ 1 tháng 10 năm 2026, thời hạn khởi kiện lên tòa án lao động là sáu tháng. Từ 30 tháng 10 năm 2026, nhà tuyển dụng phải thực hiện mọi bước hợp lý để ngăn quấy rối tình dục, kể cả do bên thứ ba gây ra, nghĩa là cần có chính sách bằng văn bản và hồ sơ đào tạo. Từ tháng 1 năm 2027, người lao động phải được thông báo về quyền gia nhập công đoàn, các biện pháp bảo vệ chống sa thải rồi thuê lại có hiệu lực, và thời gian đủ điều kiện khiếu nại sa thải bất công giảm từ hai năm xuống sáu tháng, điều này thay đổi cách viết quy trình thử việc và sa thải. Một agent soạn bản kê khai việc làm của bạn vào tháng 10 năm 2026 cần biết tất cả những điều đó; hãy yêu cầu nó ghi ngày áp dụng cho các quy định đã dùng.
Các dịch vụ mẫu tính phí bao nhiêu
Rocket Lawyer UK tính £34.99 một tháng sau bảy ngày dùng thử để dùng không giới hạn thư viện tài liệu, kèm luật sư rà soát từ £120. Lawpack bán từng bộ riêng lẻ từ khoảng £17.99 đến £24.99, chủ yếu là di chúc và hợp đồng thuê nhà. Các tài liệu này khá tốt nhưng mang tính chung chung; việc điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn là phần của bạn. Agent trên Jobbit soạn từ thông tin của bạn bằng 100 credit mỗi ngày của gói miễn phí, và lưu tài liệu trong một dự án để báo giá, hóa đơn hay hợp đồng thứ hai chỉ cần một câu.
Những văn bản vẫn cần luật sư
- Hợp đồng thuê hoặc giấy phép sử dụng mặt bằng. Hướng dẫn của Law Society (hiệp hội luật sư) liệt kê loại này đầu tiên, và có lý do chính đáng.
- Thỏa thuận cổ đông, đối tác hoặc đầu tư. Mọi văn bản quyết định ai sở hữu gì.
- Vấn đề lao động khi đã có tranh chấp, sa thải, cắt giảm nhân sự hoặc bất cứ điều gì bất thường trong hợp đồng.
- Hợp đồng giá trị cao hoặc nhiều sở hữu trí tuệ, nơi một điều khoản đáng giá hơn khoản phí luật sư.
- Bán doanh nghiệp, kể cả các thỏa thuận bảo mật đi kèm.
Quy luật chung: agent soạn, và luật sư rà soát những văn bản mà sai sót sẽ tốn kém. Một giờ rà soát hợp đồng do agent soạn rẻ hơn nhiều so với soạn từ đầu.
Agent AI khác trang bán mẫu ở đâu
ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus và Muse của Meta đều sẽ soạn tài liệu nếu bạn dán thông tin vào. Jobbit bổ sung những phần doanh nghiệp cần xung quanh bản nháp:
- Nó ghi nhớ thông tin của bạn: tên giao dịch, địa chỉ, tình trạng VAT, thông tin ngân hàng, các chính sách, trong một dự án, nên mọi tài liệu đều bắt đầu đúng.
- Nó trả về tệp: bản PDF và bản chỉnh sửa được, kèm logo của bạn.
- Nó đánh số và theo dõi báo giá, hóa đơn và nhắc các khoản trả chậm.
- Nó dựng các biểu mẫu mà tài liệu nhắc đến (biểu mẫu liên hệ mà thông báo quyền riêng tư bao quát, biểu mẫu khiếu nại mà điều khoản nhắc tới) và đặt chúng trên website của bạn.
- Nó cập nhật theo ngày: "phát hành lại chính sách ốm đau theo quy định tháng 4 năm 2026" chỉ cần một câu.
- Nó chuyển cho một người thật trong mạng lưới khi tài liệu cần luật sư rà soát, được giao việc và thanh toán ngay trong cùng một nơi.
Kế hoạch một tuần
- Thứ Hai. Cung cấp cho agent thông tin doanh nghiệp một lần. Nhận mẫu báo giá và mẫu hóa đơn.
- Thứ Ba. Thông báo quyền riêng tư và điều khoản cho người tiêu dùng, đăng lên website.
- Thứ Tư. Bản kê khai việc làm và ba chính sách thiết yếu, ghi ngày theo quy định năm 2026.
- Thứ Năm. Chính sách an toàn lao động, đánh giá rủi ro cho các công việc chính và bản ghi đánh giá rủi ro hỏa hoạn.
- Thứ Sáu. Hợp đồng dịch vụ, NDA và chuỗi thư nhắc thanh toán chậm, lưu sẵn khi cần.
Soạn văn bản đầu tiên trên gói miễn phí: 100 credit mỗi ngày, không cần thẻ, thông tin của bạn được lưu cho lần sau.
Mở JobbitĐọc tiếp
- Cách viết hóa đơn để được thanh toán: chín trường thông tin, điều khoản thanh toán và lãi.
- Dịch vụ khách hàng bằng AI cho doanh nghiệp nhỏ: các thư trả lời khiếu nại mà điều khoản nhắc đến.
- Dựng website bằng AI trong một buổi chiều: nơi thông báo quyền riêng tư và điều khoản được đăng chính thức.
Câu hỏi thường gặp
AI có thể viết tài liệu pháp lý cho doanh nghiệp của tôi không?
Nó có thể soạn các văn bản thông thường (báo giá, hóa đơn, điều khoản, thông báo quyền riêng tư, bản kê khai việc làm, chính sách, hợp đồng dịch vụ, NDA, thư nhắc thanh toán chậm) từ thông tin của bạn và quy định hiện hành của Vương quốc Anh, và agent trên Jobbit lưu chúng cho lần sau. Hợp đồng thuê, thỏa thuận cổ đông, tranh chấp và hợp đồng giá trị cao vẫn nên được luật sư rà soát.
Nhân viên mới cần những văn bản nào vào ngày đầu tiên?
Một bản kê khai chi tiết việc làm bằng văn bản vào hoặc trước ngày đầu tiên, gồm tên, công việc, ngày bắt đầu, lương, giờ làm, ngày nghỉ, nơi làm việc, thời hạn, thử việc, phúc lợi và đào tạo bắt buộc, cùng với tiền lương ốm và thời hạn báo trước, theo Employment Rights Act 1996 kể từ tháng 4 năm 2020. Thông tin về lương hưu, kỷ luật và khiếu nại có thể bổ sung trong vòng hai tháng.
Tôi có cần chính sách an toàn lao động bằng văn bản không?
Có, khi bạn có từ năm nhân viên trở lên, theo HSE, và các đánh giá rủi ro cũng phải được ghi lại ở cùng ngưỡng đó. Bản đánh giá rủi ro hỏa hoạn bằng văn bản là bắt buộc với mọi cơ sở kinh doanh, bất kể quy mô, từ 1 tháng 10 năm 2023.
Website của doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc có thông báo quyền riêng tư không?
Có, nếu bạn thu thập bất kỳ dữ liệu cá nhân nào, kể cả qua biểu mẫu liên hệ hoặc công cụ phân tích. UK GDPR yêu cầu bạn cho mọi người biết bạn là ai, thu thập gì, vì sao, cơ sở pháp lý, lưu giữ bao lâu và quyền của họ, và hầu hết doanh nghiệp còn phải nộp phí bảo vệ dữ liệu cho ICO (£52 một năm với tối đa 10 nhân viên).
Tôi có thể tính bao nhiêu lãi cho hóa đơn trả chậm?
Lãi theo luật 8% trên lãi suất cơ bản của Bank of England cho các khoản nợ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (11.75% cho khoản lãi bắt đầu trong nửa cuối năm 2026, với lãi suất cơ bản 3.75%), cộng khoản cố định £40 cho nợ dưới £1,000, £70 đến £9,999.99 và £100 từ £10,000, theo quy định thanh toán chậm trên GOV.UK.
Hợp đồng do AI soạn có giá trị ràng buộc pháp lý không?
Hợp đồng có giá trị ràng buộc khi có đề nghị, chấp nhận, đối giá và ý định tạo quan hệ pháp lý, bất kể ai soạn; không nhất thiết phải do luật sư viết. Rủi ro nằm ở điều khoản không phù hợp với tình huống của bạn, vì vậy các thỏa thuận giá trị cao hoặc bất thường nên có luật sư rà soát.
Trình tạo tài liệu AI nào tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ?
Công cụ soạn từ thông tin của bạn với quy định của Vương quốc Anh được tích hợp sẵn, trả về tệp chỉnh sửa được, ghi nhớ chi tiết của bạn cho lần sau và nối tài liệu với biểu mẫu hay hóa đơn mà nó nhắc đến. Các trợ lý AI soạn khá tốt; agent trên Jobbit soạn, lưu, theo dõi và cập nhật trong một cuộc trò chuyện trên gói miễn phí.