Cách viết hóa đơn để được thanh toán năm 2026: Mẫu miễn phí, 9 trường thông tin, một dòng lệnh (Word, Canva, Invoice Simple, Zoho, Jobbit)

Bạn hoàn thành công việc vào thứ Sáu, khách hàng nói "gửi hóa đơn cho tôi", và giờ là tối Chủ nhật, bạn đang nhìn chằm chằm vào một tài liệu trống và tự hỏi liệu mình có cần dòng VAT hay không, nên đánh số hóa đơn thế nào, và liệu "thanh toán ngay khi nhận hóa đơn" có phải là điều bạn được phép ghi hay không. Một nửa số doanh nghiệp nhỏ nhất tại Vương quốc Anh biết cảm giác này: Federation of Small Businesses đã báo cáo nhiều năm liền rằng khoảng một nửa số doanh nghiệp nhỏ bị trả tiền chậm, và một hóa đơn bị chậm thường bắt đầu từ một hóa đơn mơ hồ.

Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách viết hóa đơn mà khách hàng có thể thanh toán mà không cần hỏi lại bạn bất kỳ câu nào. Bạn sẽ có chín trường thông tin mà luật pháp Vương quốc Anh yêu cầu, một mẫu hóa đơn miễn phí để sao chép, các điều khoản thanh toán thực sự đưa tiền vào tài khoản của bạn, khoản lãi và tiền bồi thường bạn được phép cộng thêm hợp pháp khi một doanh nghiệp trả chậm, và chuỗi ba email nhắc nợ. Và bạn sẽ có con đường ngắn nhất: công cụ tạo hóa đơn của Jobbit, nơi bạn gõ hóa đơn dành cho ai, về việc gì và số tiền bao nhiêu, chọn VAT và ngày đến hạn, rồi nhận được hóa đơn PDF đánh số kèm bản DOCX có thể chỉnh sửa, không cần thẻ thanh toán và không có watermark.

Viết hóa đơn trên Jobbit chỉ với một dòng tin nhắn

Công cụ tạo hóa đơn của Jobbit là một biểu mẫu chỉ gồm các trường mà một hóa đơn cần, không hơn không kém. Bạn gõ hóa đơn dành cho ai và, nếu muốn, tên doanh nghiệp của bạn; số tiền, mặc định bằng bảng Anh hoặc bất kỳ loại tiền tệ nào bạn tính phí; nội dung công việc, mỗi khoản một dòng; VAT là không tính, cộng thêm hay đã bao gồm, với mức thuế suất được thiết lập sẵn cho bạn; và thanh toán ngay khi nhận hay trong vòng 7, 14 hoặc 30 ngày. Trang này hiển thị tin nhắn sẽ được gửi đi và gửi nó ngay khi bạn có tài khoản miễn phí. Đây là tin nhắn cho ví dụ trên biểu mẫu:

1Tạo một hóa đơn chuyên nghiệp cho Acme Ltd về Thiết kế website, năm trang, 1.200 GBP. Không VAT, tôi chưa đăng ký VAT. Thanh toán trong vòng 14 ngày. Dùng bố cục gọn gàng với số hóa đơn và ngày hôm nay, mỗi hạng mục một dòng, tổng phụ, một dòng VAT khi có liên quan, tổng cộng, điều khoản thanh toán và một khối thông tin tài khoản ngân hàng. Để lại các chỗ trống được đánh dấu rõ ràng cho tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin ngân hàng của tôi, sau đó gửi cho tôi hóa đơn dưới dạng PDF và DOCX có thể chỉnh sửa.

Hóa đơn đầu tiên trả về với các chỗ trống được đánh dấu rõ ràng cho địa chỉ và thông tin ngân hàng của bạn. Trả lời một lần với các thông tin đó và Jobbit sẽ điền vào và giữ nguyên bố cục, để hóa đơn thứ hai chỉ cần một dòng: "invoice Green Cafe for March bookkeeping, 250 pounds, VAT on top, due on receipt". Bạn cũng có thể nói "add my logo" và đính kèm logo, "make it a proforma invoice", "add a late payment clause", hoặc "turn this into a credit note for the returned item".

Gói miễn phí cấp cho bạn 100 credit mỗi ngày, đủ dùng cho nhiều hóa đơn, và không cần nhập thẻ. Nếu việc lập hóa đơn là công việc hàng tuần với bạn, gói Plus với giá £15 một tháng bổ sung thêm một quỹ hàng tháng lớn hơn và nhắc nhở tự động, nhưng một hóa đơn đơn lẻ thì gói miễn phí là đủ.

9 trường thông tin mà mọi hóa đơn tại Anh phải có

Hướng dẫn của HMRC về lập hóa đơn liệt kê những gì một hóa đơn tại Vương quốc Anh phải mang theo. Nếu bạn không đăng ký VAT, danh sách này ngắn, và thiếu một mục là lý do phổ biến nhất khiến hóa đơn nằm trong chồng "cần hỏi lại" của khách hàng thay vì chồng "để thanh toán". Biểu mẫu của Jobbit chỉ hỏi những thông tin duy nhất bạn có thể cung cấp và tự điền phần còn lại.

1. Từ "Invoice" ở đầu trang, để không bị nhầm với báo giá, bảng kê hoặc hóa đơn tạm (proforma).

2. Số hóa đơn duy nhất. Bất kỳ định dạng nào cũng được miễn là không có hai hóa đơn nào trùng số; đối với hóa đơn VAT, các số phải chạy theo thứ tự liên tục. INV-2026-001 là ổn. Đừng bắt đầu lại từ số 1 mỗi năm.

3. Tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn. Một cá nhân kinh doanh (sole trader) ghi tên của mình cùng bất kỳ tên thương mại nào, và một địa chỉ có thể nhận văn bản pháp lý. Một công ty trách nhiệm hữu hạn dùng tên công ty đầy đủ đúng như trên giấy chứng nhận thành lập, và nếu bạn nêu tên một giám đốc thì phải nêu tên tất cả.

4. Tên và địa chỉ của khách hàng. Với một công ty, là tên công ty đã đăng ký; với một cá nhân, là tên và địa chỉ liên quan đến công việc.

5. Mô tả rõ ràng về những gì bạn đã cung cấp. "Website design, five pages, as agreed on 3 September 2026" tốt hơn "services". Mỗi khoản một dòng, kèm số lượng và đơn giá nếu có.

6. Ngày cung cấp (khi công việc được thực hiện hoặc hàng hóa được giao) và ngày lập hóa đơn. Hai ngày này thường trùng nhau, nhưng không nhất thiết phải vậy.

7. Số tiền cho từng dòng và tổng số. Hiển thị tổng phụ, VAT nếu có, và tổng số tiền phải trả bằng bảng Anh.

8. Điều khoản thanh toán và ngày đến hạn. "Payment due within 14 days of the invoice date, by 30 September 2026" loại bỏ mọi lý do bào chữa. Thêm câu chữ về lãi chậm thanh toán từ phần bên dưới.

9. Cách thanh toán. Tên tài khoản, sort code, số tài khoản và một mã tham chiếu (số hóa đơn). Một liên kết thanh toán hoặc mã QR mở nó ra sẽ giúp khách hàng tiết kiệm một bước.

Nếu bạn đã đăng ký VAT, hãy thêm số VAT của bạn, mức thuế suất VAT và số tiền VAT theo từng dòng, tổng VAT, và tax point (thường là ngày cung cấp), và xuất hóa đơn VAT trong vòng 30 ngày kể từ ngày cung cấp. Việc đăng ký trở thành bắt buộc khi doanh thu chịu thuế của bạn vượt quá £90,000 trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng cuộn nào. Nếu chưa đăng ký, đừng ghi số VAT hay dòng VAT trên hóa đơn; tính VAT mà bạn không thể quyết toán là một hành vi vi phạm pháp luật, không phải một sai sót làm tròn số.

Một mẫu hóa đơn miễn phí để bạn sao chép

Bố cục này chính là những gì công cụ tạo hóa đơn tạo ra. Sao chép vào bất kỳ tài liệu nào và điền vào các dấu ngoặc vuông nếu bạn muốn tự làm bằng tay.

1INVOICE2 3[Your business name]                        Invoice number: INV-2026-0144[Address line 1, town, postcode]            Invoice date: 16 tháng 9 20265[Email, phone]                              Date of supply: 12 tháng 9 20266[VAT number, only if registered]            Due date: 30 tháng 9 20267 8Bill to: [Client name], [Client address]9 10Description                                Qty   Unit price    Amount11Website design, five pages                 1     £1,200.00     £1,200.0012Stock photo licences                       3     £12.00        £36.0013 14                                                 Subtotal      £1,236.0015                                                 VAT at 20%    £247.20 (omit if not registered)16                                                 Total due     £1,483.2017 18Payment terms: due within 14 days of the invoice date. We reserve the right to19claim interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts20(Interest) Act 1998 on overdue amounts.21 22Pay by bank transfer: [Account name], sort code [00-00-00], account [00000000],23reference INV-2026-014.

Ba thói quen giúp mẫu này hoạt động hiệu quả hơn những mẫu bạn tải về. Giữ số hóa đơn và ngày đến hạn ở dòng đầu tiên mắt người đọc dừng lại, vì đó là thứ mà bộ phận kế toán tìm kiếm. Đặt mã tham chiếu thanh toán ngay cạnh thông tin ngân hàng, vì một khoản thanh toán không có tham chiếu là lý do phổ biến thứ hai khiến một hóa đơn đã được trả vẫn hiện là chưa thanh toán. Và lưu tệp với tên INV-2026-014-Acme.pdf, để hộp thư tài chính của khách hàng có thể tìm thấy nó vào tháng Ba.

Điều khoản thanh toán giúp bạn được trả tiền: 7, 14 hoặc 30 ngày

Điều khoản thanh toán là phần của hóa đơn mà hầu hết mọi người sao chép mà không suy nghĩ, và cũng là phần quyết định bạn sẽ được trả tiền trong một tuần hay trong hai tháng. Đó là bốn lựa chọn trên biểu mẫu của Jobbit.

• Thanh toán ngay khi nhận hóa đơn phù hợp với các công việc một lần cho khách hàng cá nhân, cho bất cứ khoản nào dưới khoảng £300, và cho công việc bạn đã hoàn thành. Điều này không hề bất lịch sự; nó là bình thường đối với thợ thủ công, gia sư, người dọn dẹp và người bán hàng ở chợ.

• 7 hoặc 14 ngày phù hợp với freelancer và các nhà cung cấp nhỏ khi tính phí cho các doanh nghiệp nhỏ khác. Mười bốn ngày là mức lý tưởng: đủ dài để nằm trong một đợt thanh toán hàng tháng, đủ ngắn để công việc vẫn còn mới.

• 30 ngày là mặc định mà luật pháp giả định nếu bạn không thỏa thuận gì, và đây cũng là điều mà các công ty lớn hơn sẽ yêu cầu. Chỉ đồng ý điều này khi đợt thanh toán của khách hàng thực sự cần đến, và nói rõ điều đó trên báo giá trước khi công việc bắt đầu, không phải trên hóa đơn sau khi đã làm xong.

• Đặt cọc và thanh toán theo giai đoạn cũng là các điều khoản thanh toán. Với bất kỳ công việc nào kéo dài hơn vài ngày, hãy lập hóa đơn 30% đến 50% trước và phần còn lại khi hoàn thành. Một khách hàng từ chối đặt cọc đang nói cho bạn biết điều gì đó về khoản thanh toán cuối cùng.

Hai chi tiết mà luật pháp bổ sung cho công việc giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp tại Vương quốc Anh: nếu bạn chưa thỏa thuận điều khoản, khoản thanh toán bị coi là chậm 30 ngày sau khi khách hàng nhận được hóa đơn hoặc hàng hóa, tùy theo thời điểm nào muộn hơn, và một doanh nghiệp không thể áp đặt điều khoản dài hơn 60 ngày trừ khi điều đó công bằng cho cả hai bên. Người tiêu dùng không thuộc phạm vi các quy tắc này, đó là lý do "thanh toán ngay khi nhận hóa đơn" và tiền đặt cọc quan trọng hơn đối với khách hàng cá nhân.

Lãi chậm thanh toán: những gì bạn được phép cộng thêm hợp pháp

Khi một doanh nghiệp trả chậm cho một doanh nghiệp khác, Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (luật của Anh về lãi và bồi thường cho các khoản nợ thương mại bị trả chậm) tự động trao cho bạn hai quyền, bất kể hợp đồng của bạn có đề cập đến chúng hay không.

Lãi theo luật định ở mức 8% cộng với lãi suất cơ bản của Bank of England, tính theo ngày kể từ ngày sau ngày đến hạn. Với lãi suất cơ bản là 3.75% vào giữa năm 2026, con số đó là 11.75% một năm, vì vậy một hóa đơn £1,200 bị trả chậm 30 ngày sẽ phát sinh khoảng £11.59 tiền lãi. Mức lãi suất được ấn định theo lãi suất cơ bản có hiệu lực vào ngày khoản nợ trở thành nợ chậm, vì vậy hãy kiểm tra mức lãi suất vào đúng ngày đó thay vì dựa vào con số từ một mẫu cũ.

Tiền bồi thường cố định cho chi phí thu hồi nợ của bạn, theo từng hóa đơn:

Bạn có thể yêu cầu cả hai khoản trên cùng một hóa đơn. Trong thực tế, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng điều khoản này như một biện pháp răn đe, nhắc đến nó một cách lịch sự trong lần nhắc nhở thứ hai, và bỏ qua nó khi tiền về. Đặt câu này trên hóa đơn trước khi khách hàng trả chậm; thêm vào sau đó vẫn hợp pháp về mặt pháp lý nhưng dễ gây tranh cãi. Hai giới hạn: luật này chỉ áp dụng cho khách hàng doanh nghiệp, không áp dụng cho hộ gia đình cá nhân, và không áp dụng khi hợp đồng của bạn đã tự đặt ra một mức lãi suất đáng kể riêng. Câu lệnh "add a late payment clause" trên Jobbit sẽ chèn câu chữ này và tính toán lãi khi bạn cần.

Nhắc nợ hóa đơn chưa thanh toán: chuỗi ba email

Hầu hết các hóa đơn bị trả chậm không phải là tranh chấp; chúng chỉ là những hóa đơn mà chưa ai xử lý. Một chuỗi email ngắn gọn, có thể đoán trước sẽ giúp phần lớn được thanh toán mà không cần gọi điện. Khi hóa đơn đã có trong đoạn chat, câu lệnh "draft three polite reminder emails for this invoice: one the day before it is due, one three days after, and one fourteen days after that mentions statutory interest" sẽ tạo ra chúng với đúng số tiền và ngày tháng.

• Ngày trước ngày đến hạn: lời nhắc thân thiện. Một đoạn văn. "A quick reminder that invoice INV-2026-014 for £1,483.20 is due tomorrow, 30 September. The PDF is attached again for convenience, and the bank details are at the bottom." Một nửa số người trả chậm sẽ thanh toán chỉ nhờ email này.

• Ba ngày sau: yêu cầu trực tiếp. Vẫn thân thiện, nhưng giờ cụ thể hơn. "Invoice INV-2026-014 was due on 30 September and I cannot see it on our account. Could you confirm when it has been scheduled? If it has already been sent, a remittance reference would help me match it."

• Mười bốn ngày sau: thông báo chính thức. Trang trọng, không gay gắt. Nêu rõ số tiền, ngày đến hạn ban đầu, số ngày đã quá hạn, và việc bạn có quyền yêu cầu lãi theo luật định cùng khoản bồi thường cố định theo luật năm 1998, mà bạn sẽ cộng thêm kể từ ngày của email này nếu không nhận được thanh toán trong vòng bảy ngày. Đính kèm một bảng kê.

Nếu một khách hàng doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán sau thông báo chính thức, hãy gửi thư trước khi khởi kiện (letter before action) cho thời hạn 14 ngày, sau đó sử dụng dịch vụ khiếu nại tiền trực tuyến của tòa án county court cho các khoản nợ đến £10,000 tại England và Wales. Chi phí thấp hơn nhiều người nghĩ và hiếm khi phải ra tòa xét xử. Giữ lại mọi email và báo giá đã ký; dấu vết văn bản chính là hồ sơ vụ việc.

Đánh số hóa đơn, VAT và thuế: những quy tắc dễ khiến người ta mắc lỗi

• Số phải duy nhất, và tuần tự nếu bạn đã đăng ký VAT. Khoảng trống trong dãy số được chấp nhận nếu bạn có thể giải thích (một hóa đơn bị hủy, một credit note), nhưng không bao giờ dùng lại một số. Một tiền tố riêng cho từng khách hàng (ACME-014) là ổn miễn là toàn bộ dãy số là duy nhất.

• Hóa đơn tạm (proforma) không phải là hóa đơn. Một hóa đơn proforma là một báo giá được trình bày như một hóa đơn, dùng để yêu cầu thanh toán trước khi giao hàng. Nó không phải là chứng từ thuế, không thể mang VAT như một hóa đơn thật, và cần được thay thế bằng một hóa đơn thật khi hàng hóa hoặc công việc được cung cấp.

• Credit note, không xóa bỏ. Nếu bạn đã tính sai giá, hãy phát hành một credit note tham chiếu đến số hóa đơn gốc; việc xóa và phát hành lại sẽ phá vỡ dãy số.

• Lưu giữ bản sao. Cá nhân kinh doanh (sole trader) giữ hóa đơn ít nhất năm năm sau hạn nộp thuế 31 tháng 1 của năm thuế mà chúng thuộc về; công ty trách nhiệm hữu hạn giữ chúng sáu năm.

• Các mốc thời gian của Self Assessment. Nếu bạn là người tự kinh doanh, hãy đăng ký với HMRC trước ngày 5 tháng 10 sau khi kết thúc năm thuế đầu tiên của bạn, nộp và thanh toán trước ngày 31 tháng 1, và dự kiến có các khoản payments on account vào ngày 31 tháng 1 và 31 tháng 7 khi hóa đơn thuế của bạn vượt quá £1,000. Hướng dẫn về self-employed, freelancer hay sole trader giải thích bạn thuộc nhóm nào.

• Making Tax Digital đã có hiệu lực. Từ tháng 4 năm 2026, các sole trader và chủ nhà cho thuê có thu nhập đủ điều kiện trên £50,000 phải lưu hồ sơ dưới dạng kỹ thuật số và gửi cập nhật hàng quý cho HMRC thông qua phần mềm tương thích, với ngưỡng giảm xuống £30,000 vào tháng 4 năm 2027 và £20,000 vào tháng 4 năm 2028. Các hóa đơn được tạo và lưu trong một đoạn chat mà bạn có thể xuất ra thì được tính; một ngăn kéo đầy giấy tờ thì không.

Vì sao chọn Jobbit thay vì một mẫu hóa đơn hay một ứng dụng lập hóa đơn

Các lựa chọn bạn sẽ gặp khi tìm kiếm đều tạo ra thứ gì đó trông giống như một hóa đơn. Sự khác biệt nằm ở những gì bạn phải tự làm bằng tay và những gì xảy ra sau hóa đơn đầu tiên.

Nếu bạn cần bank feeds và kê khai VAT, hãy mua một gói kế toán cho những việc đó. Còn với chính hóa đơn, các lời nhắc, credit note và bản tóm tắt, Jobbit hoàn thành công việc từ một biểu mẫu duy nhất và giữ mọi thứ trong một đoạn chat bạn có thể tìm kiếm lại.

Sau hóa đơn: cùng một đoạn chat đó làm được gì tiếp theo

• Chuyển báo giá thành hóa đơn. "Convert the quote I sent Acme on 3 September into an invoice, 50% deposit now, balance on completion." Số liệu, thông tin khách hàng và mô tả được chuyển sang nguyên vẹn.

• Dãy số được giữ đúng thứ tự. Jobbit ghi nhớ số cuối cùng và bố cục, vì vậy INV-2026-015 tự nối tiếp INV-2026-014 mà không cần bảng tính.

• Các lời nhắc và thông báo chính thức, với lãi theo luật định đã được tính toán, sẵn sàng để gửi. Gửi tự động vào ngày đến hạn là một phần của các gói trả phí.

• Thay đổi VAT và tiền tệ. "Add VAT to everything except the books" hoặc "invoice in euros and show the sterling equivalent" chỉ là những thay đổi một dòng; biểu mẫu vốn đã cho phép bạn lập hóa đơn bằng bất kỳ loại tiền tệ nào.

• Bản tóm tắt của quý. Một bảng liệt kê mọi hóa đơn đã gửi, đã thanh toán và còn tồn đọng, chính xác là những gì một cập nhật Making Tax Digital hay một kế toán viên yêu cầu.

• Mã QR thanh toán. Một mã tĩnh từ công cụ tạo mã QR mở liên kết thanh toán của bạn, đặt bên dưới thông tin ngân hàng, giúp khách hàng cá nhân thanh toán ngay từ điện thoại.

• Phần còn lại của công việc kinh doanh. Trang web mà hóa đơn liên kết đến, và nén PDF khi một cổng thông tin từ chối tệp đính kèm.

Các trợ lý tổng quát như ChatGPT, Claude, Gemini và Microsoft Copilot có thể soạn một hóa đơn dưới dạng văn bản nếu bạn yêu cầu, và các agent như Manus và Muse của Meta có thể trình bày nó thành một tệp. Điều họ không có là biểu mẫu loại bỏ việc phải tự viết, khả năng ghi nhớ cách đánh số và bố cục của bạn, và thị trường nơi một bookkeeper tại Anh có thể được đưa vào cùng một đoạn chat, đó là lý do vì sao bài so sánh các agent AI đa năng xếp Jobbit ở vị trí đầu tiên cho các doanh nghiệp nhỏ. Hướng dẫn công cụ tạo hóa đơn AI cho freelancer đi sâu hơn vào việc nhắc nợ và dòng tiền.

Những sai lầm khiến hóa đơn bị bỏ qua

• Không có ngày đến hạn, chỉ ghi "30 days". Ba mươi ngày kể từ khi nào? Hãy ghi ngày cụ thể. Biểu mẫu làm điều này cho bạn.

• Mô tả mà bộ phận tài chính của khách hàng không thể đối chiếu với đơn đặt hàng hay một người cụ thể. Ghi tên người đã đặt công việc và ngày thỏa thuận.

• Gửi đến sai hộp thư. Hãy hỏi ngay từ ngày đầu hóa đơn nên gửi đến đâu; nhiều công ty có một địa chỉ kế toán được xử lý hàng tuần, và hộp thư của người liên hệ của bạn không phải là nơi đó.

• Một file PDF không mở được trên điện thoại hoặc nặng 9 MB vì logo. Xuất file với kích thước hợp lý, hoặc chạy qua công cụ nén PDF trước.

• Tính VAT mà không có số VAT, hoặc quên VAT khi đã có số VAT. Cả hai đều biến một hóa đơn 14 ngày thành một cuộc trao đổi kéo dài 60 ngày.

• Thay đổi thông tin ngân hàng qua email. Lừa đảo hóa đơn hoạt động chính xác theo cách này. Giữ nguyên thông tin trên mọi hóa đơn và nói với khách hàng rằng bạn sẽ không bao giờ thay đổi thông tin đó qua email.

Kế hoạch 30 phút cho hóa đơn chuyên nghiệp đầu tiên của bạn

• Phút 0 đến 5: thu thập chín trường thông tin. Tên pháp lý và tên thương mại của bạn, địa chỉ, tên đã đăng ký của khách hàng, mức giá đã thỏa thuận, và ngày công việc được cung cấp.

• Phút 5 đến 10: tạo hóa đơn. Điền vào công cụ tạo hóa đơn: khách hàng, số tiền, nội dung công việc, VAT, 14 ngày. Đăng ký một lần bằng địa chỉ email và file PDF cùng DOCX sẽ xuất hiện trong đoạn chat.

• Phút 10 đến 15: kiểm tra. Tổng phụ, VAT nếu có, tổng số, mã tham chiếu trên thông tin ngân hàng, số hóa đơn đã được ghi lại.

• Phút 15 đến 20: gửi đúng cách. File PDF đặt tên theo số hóa đơn, gửi đến địa chỉ kế toán, kèm một email một dòng nhắc lại số tiền và ngày đến hạn.

• Phút 20 đến 30: thiết lập các bước theo dõi. Yêu cầu cùng đoạn chat đó soạn ba email nhắc nhở và ghi các ngày vào lịch của bạn, hoặc để gói trả phí tự động gửi chúng.

Câu hỏi thường gặp

Một hóa đơn tại Vương quốc Anh cần có những gì?

Một hóa đơn tại Vương quốc Anh cần có từ "Invoice", một số duy nhất, tên và địa chỉ doanh nghiệp của bạn, tên và địa chỉ của khách hàng, mô tả rõ ràng về những gì đã cung cấp, ngày cung cấp và ngày lập hóa đơn, số tiền cho từng khoản và tổng số, cùng các điều khoản thanh toán. Các doanh nghiệp đã đăng ký VAT còn phải thêm số VAT, mức thuế suất VAT và số tiền VAT theo từng dòng cùng tax point. Thông tin ngân hàng và ngày đến hạn không bắt buộc theo luật nhưng lại là yếu tố khiến hóa đơn được thanh toán.

Tôi có thể viết hóa đơn nếu chưa đăng ký VAT không?

Có. Bất kỳ sole trader hay công ty nào cũng có thể lập hóa đơn mà không cần đăng ký VAT; bạn chỉ cần bỏ hẳn VAT ra khỏi tài liệu và không hiển thị số VAT. Việc đăng ký chỉ trở thành bắt buộc khi doanh thu chịu thuế của bạn vượt quá £90,000 trong một khoảng 12 tháng cuộn, mặc dù bạn có thể đăng ký tự nguyện trước đó nếu điều đó phù hợp với khách hàng của bạn. "No VAT" là mặc định trên biểu mẫu của Jobbit.

Tôi có thể tính bao nhiêu tiền lãi chậm thanh toán trên một hóa đơn chưa được trả?

Đối với khách hàng doanh nghiệp, lãi theo luật định ở mức 8% cộng với lãi suất cơ bản của Bank of England, cộng với khoản bồi thường cố định là £40, £70 hoặc £100 mỗi hóa đơn tùy theo khoản nợ dưới £1,000, dưới £10,000 hay từ £10,000 trở lên. Quyền này tồn tại theo Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ngay cả khi hợp đồng của bạn không đề cập gì, nhưng không áp dụng cho người tiêu dùng cá nhân.

Tôi nên đặt điều khoản thanh toán nào trên hóa đơn?

Thanh toán ngay khi nhận hóa đơn cho khách hàng cá nhân và các công việc nhỏ, một lần; 14 ngày cho hầu hết công việc giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp; và 30 ngày chỉ khi đợt thanh toán của một khách hàng lớn hơn thực sự cần và bạn đã thỏa thuận điều đó trước khi bắt đầu. Luôn ghi ngày đến hạn cụ thể, và yêu cầu đặt cọc cho bất kỳ công việc nào kéo dài hơn vài ngày.

Số hóa đơn có phải theo thứ tự tuần tự không?

Chúng phải duy nhất, và nếu bạn đã đăng ký VAT thì chúng phải theo một dãy số không được dùng lại. Khoảng trống trong dãy số được chấp nhận khi bạn có thể giải thích, ví dụ một hóa đơn bị hủy được thay bằng một credit note. Một định dạng như INV-2026-014 tiếp tục qua các năm là cách đơn giản nhất để tuân thủ, và Jobbit giữ dãy số này cho bạn.

Hóa đơn tạm (proforma) có giống với hóa đơn không?

Không. Một proforma là một yêu cầu thanh toán trước khi hàng hóa hoặc công việc được cung cấp, được trình bày như một hóa đơn nhưng không phải là chứng từ thuế. Khi bạn đã giao hàng, hãy phát hành một hóa đơn thật với số riêng của nó; nếu bạn đã đăng ký VAT, proforma không thể được dùng để quyết toán VAT.

Công cụ tạo hóa đơn của Jobbit có thực sự miễn phí không?

Có. Bạn điền vào biểu mẫu, tạo một tài khoản miễn phí bằng địa chỉ email (không cần thẻ), và Jobbit trả về một hóa đơn PDF đánh số cùng bản DOCX có thể chỉnh sửa trong một đoạn chat bạn giữ lại. Gói miễn phí bao gồm 100 credit mỗi ngày, đủ dùng cho nhiều hóa đơn; nhắc nhở tự động đi kèm với các gói trả phí. Viết hóa đơn của bạn tại đây và, nếu bạn thích cách nó hoạt động, hãy yêu cầu các lời nhắc trong cùng đoạn chat đó.