Cách viết biên lai ở Vương quốc Anh: 6 nội dung bắt buộc, mẫu miễn phí trong một tin nhắn

Khách trả tiền mặt cho việc dọn vườn và hỏi: "Cho tôi xin biên lai được không?" Bạn có xe tải, điện thoại và không có cuốn sổ biên lai nào. Hoặc phiên bán ở quầy chợ đã xong, khách cần bằng chứng để yêu cầu bảo hành, mà cuộn giấy của máy quẹt thẻ đã hết từ một tiếng trước. Hoặc một khách hàng đã trả hóa đơn bằng chuyển khoản ngân hàng và nhân viên kế toán của họ giờ cần một biên lai để lưu hồ sơ. Không việc nào cần phần mềm hay cửa hàng văn phòng phẩm. Chúng chỉ cần một tờ giấy, hoặc một tệp PDF, nói rõ sáu điều.

Biết cách viết biên lai là kỹ năng mười phút bảo vệ cả hai phía: khách có bằng chứng mua hàng, còn bạn có bản ghi mà HMRC (cơ quan thuế và hải quan của Vương quốc Anh) yêu cầu bạn lưu giữ. Bài này nêu sáu nội dung biên lai phải có, sự khác nhau giữa biên lai và hóa đơn, các trường hợp VAT khiến quy tắc chặt hơn, các mốc lưu trữ hồ sơ năm 2026, một mẫu bạn có thể sao chép, và cách miễn phí để có biên lai PDF đánh số chỉ từ một câu trên Jobbit.

Biên lai hay hóa đơn: điểm khác biệt quyết định bạn viết gì

Hướng dẫn về lập hóa đơn của GOV.UK nói gọn trong một dòng: hóa đơn không giống biên lai, vốn là xác nhận đã nhận thanh toán. Hóa đơn yêu cầu trả tiền và cho thấy khoản nợ và hạn thanh toán. Biên lai xác nhận đã nhận tiền và cho thấy đã trả gì, khi nào và bằng cách nào. Với công việc trả ngay tại chỗ, bạn chỉ cần biên lai. Với công việc trả sau, bạn gửi hóa đơn và, nếu khách yêu cầu, gửi biên lai khi đã được thanh toán. Nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng một tài liệu cho cả hai: hóa đơn được đóng dấu hoặc đánh dấu "ĐÃ THANH TOÁN" kèm ngày và phương thức.

GOV.UK cũng nói hóa đơn chỉ bắt buộc theo luật khi cả bạn và khách hàng đều đã đăng ký VAT. Với mọi trường hợp khác, hóa đơn và biên lai là vấn đề của thông lệ tốt và của việc lưu các hồ sơ mà HMRC yêu cầu, vì vậy nội dung quan trọng hơn hình thức.

6 nội dung mọi biên lai phải có

Ba dòng tùy chọn giúp biên lai hữu ích hơn: địa chỉ của bạn, ghi chú về khoản còn nợ ("đã trả cọc £50, còn £430 khi hoàn thành"), và tên khách hàng nếu đó là khách doanh nghiệp sẽ đưa nó vào sổ sách. Nếu bạn đã đăng ký VAT, phần bên dưới áp dụng và danh sách dài hơn.

Một mẫu biên lai bạn có thể sao chép

Dán mẫu này vào một ghi chú trên điện thoại, điền vào các chỗ trong ngoặc, rồi gửi dưới dạng tin nhắn hoặc in ra. Phiên bản dùng tác nhân bên dưới tạo ra cùng nội dung dưới dạng PDF có đánh số.

1BIÊN LAI Số [2026-041]2Từ: [Tên kinh doanh của bạn], [điện thoại], [email], [địa chỉ]3Đến: [Tên khách hàng hoặc "Khách trả tiền mặt"]4Ngày thanh toán: [15 tháng 10 năm 2026]5Cho: [Dọn vườn, vườn sau, gồm cả chở rác đi]6Số tiền đã trả: £[180.00]7Phương thức thanh toán: [Tiền mặt / chuyển khoản / thẻ]8Trạng thái: Đã thanh toán đủ. Cảm ơn bạn.

Với công việc trả tiền mặt, hãy đưa một bản cho khách và giữ một bản. Ảnh chụp bản giấy, hoặc tệp PDF, là bản ghi bạn lưu giữ.

Có biên lai đánh số trên Jobbit chỉ với một tin nhắn

Công cụ tạo hóa đơn của Jobbit là một biểu mẫu ngắn: gửi cho ai, cho việc gì, số tiền, có VAT hay không, và điều khoản thanh toán. Nó hiển thị tin nhắn sẽ gửi cho tác nhân; bạn đăng ký bằng một địa chỉ email (không cần thẻ) và tài liệu quay lại dưới dạng PDF và DOCX chỉnh sửa được trong một cuộc trò chuyện. Hãy chọn "Khi nhận hóa đơn" làm hạn thanh toán rồi yêu cầu bản đã thanh toán, hoặc nói ngay từ đầu.

Cuộc trò chuyện giữ lại thông tin của bạn cho lần sau, nên biên lai thứ hai chỉ là một dòng: "giống biên lai trước, £95 cho việc tỉa hàng rào, trả bằng chuyển khoản". Nó cũng có thể giữ một nhật ký đánh số liên tục của mọi biên lai đã phát hành, chính là sổ bán hàng mà HMRC muốn.

Nếu bạn đã đăng ký VAT, biên lai trở thành hóa đơn VAT

VAT Notice 700/21 quy định các luật lệ. Bạn phải phát hành hóa đơn VAT cho hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế suất tiêu chuẩn hoặc giảm cho khách hàng khác đã đăng ký VAT, thông thường trong vòng 30 ngày kể từ lúc cung cấp. Bạn không bắt buộc phát hành hóa đơn cho các lần bán lẻ cho khách chưa đăng ký VAT, trừ khi họ yêu cầu. Với giao dịch từ £250 trở xuống đã gồm VAT, hóa đơn VAT đơn giản là đủ, và đây là thứ phần lớn cửa hàng và quán cà phê đã đăng ký VAT đưa ra làm biên lai. Nó phải ghi tên, địa chỉ và mã số VAT của bạn, thời điểm cung cấp, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, tổng số phải trả đã gồm VAT cho từng mức thuế suất VAT, và mức thuế suất VAT. Trên £250, khách yêu cầu hóa đơn VAT phải nhận bản đầy đủ với số thứ tự duy nhất, tên và địa chỉ khách hàng, số tiền chưa gồm VAT theo từng dòng, và tổng VAT bằng bảng Anh. Hồ sơ VAT phải được lưu trong 6 năm.

Hệ quả thực tế: nếu bạn đã đăng ký VAT, hãy mặc định làm biên lai thành hóa đơn VAT đơn giản. Công cụ tạo hóa đơn thêm dòng VAT và mã số VAT của bạn khi bạn chọn "Cộng thêm VAT" hoặc "Số tiền đã gồm VAT".

Công việc trả tiền mặt: HMRC mong đợi gì

Tiền mặt hợp pháp và phổ biến trong ngành thợ, dọn dẹp, dạy kèm và quầy chợ. Điều HMRC mong đợi là mọi lần bán bằng tiền mặt đều đi vào hồ sơ của bạn như mọi lần bán khác. Trang của GOV.UK về hồ sơ kinh doanh cho người tự kinh doanh nói bạn phải lưu hồ sơ của mọi khoản bán hàng và thu nhập, mọi chi phí kinh doanh, và chứng từ đi kèm, mà với ngành trả tiền mặt nghĩa là các biên lai bạn phát hành, một sổ bán hàng hoặc bảng tính, và cuộn giấy của máy tính tiền nếu bạn có. Hồ sơ phải được lưu ít nhất 5 năm sau hạn nộp ngày 31 tháng 1 của năm tính thuế liên quan. Biên lai đánh số theo thứ tự là hình thức dễ nhất của bản ghi đó, vì một khoảng trống trong dãy số là câu hỏi bạn có thể trả lời được.

Còn hai quy tắc nữa. Nếu bạn nhận tiền mặt từ 10,000 euro trở lên (hoặc tương đương) cho hàng hóa, kể cả qua các khoản thanh toán liên kết, bạn phải đăng ký với HMRC là nhà kinh doanh giá trị cao trước khi nhận tiền; quy tắc này áp dụng cho hàng hóa, không phải dịch vụ. Và nếu tổng thu nhập kinh doanh của bạn vượt mức miễn thuế kinh doanh £1,000, bạn phải đăng ký Self Assessment, trước ngày 5 tháng 10 sau khi kết thúc năm tính thuế mà bạn bắt đầu kinh doanh.

Making Tax Digital: điều gì thay đổi năm 2026, 2027 và 2028

Từ ngày 6 tháng 4 năm 2026, những người kinh doanh cá thể và chủ nhà cho thuê có thu nhập đủ điều kiện trên £50,000 trong năm tính thuế 2024 đến 2025 phải lưu hồ sơ kỹ thuật số trong phần mềm tương thích và gửi cập nhật hằng quý cho HMRC. Ngưỡng giảm xuống £30,000 thu nhập năm 2025 đến 2026 từ tháng 4 năm 2027 và xuống £20,000 từ tháng 4 năm 2028. Thu nhập đủ điều kiện là tổng thu nhập tự kinh doanh cộng thu nhập từ bất động sản trước khi trừ chi phí. Các bản cập nhật hằng quý là bản tóm tắt, không phải từng biên lai, nhưng mỗi lần bán phải nằm trong một bản ghi kỹ thuật số, đó là lý do chính đáng để ngừng viết biên lai trên sổ giấy than ngay trong năm nay. Một biên lai PDF đánh số mà tác nhân cũng ghi vào bảng tính là một bản ghi kỹ thuật số.

Người tiêu dùng và thợ: khi nào biên lai bảo vệ bạn

Consumer Rights Act 2015 quy định mọi dịch vụ phải được thực hiện với sự cẩn trọng và tay nghề hợp lý, và Citizens Advice lưu ý rằng một yêu cầu bồi thường thường cần bằng chứng mua hàng, thông thường là biên lai cho thấy mua ở đâu và khi nào. Business Companion của Trading Standards nói thêm rằng khách hàng không bị luật bắt buộc phải xuất trình biên lai và có thể dùng sao kê thẻ thay thế, nên biên lai là sự tiện lợi cho họ và là bản ghi cho bạn. Thêm một quy tắc cho ai bán tại nhà khách: với hợp đồng thỏa thuận ngoài cơ sở của bạn có giá trị trên £42, Consumer Contracts Regulations yêu cầu một bản sao hoặc xác nhận hợp đồng trên giấy hoặc phương tiện lưu trữ bền vững khác, với ngoại lệ cho việc sửa chữa khẩn cấp do khách yêu cầu. Một biên lai mô tả công việc bao quát phần lớn yêu cầu đó trong một tài liệu.

Tác nhân AI giúp được gì ngoài tờ biên lai

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus và Muse của Meta đều có thể soạn một biên lai. Trên Jobbit, cùng cuộc trò chuyện đó tạo ra các tệp, giữ việc đánh số và làm việc tiếp theo mà không cần ứng dụng thứ hai.

• Biên lai và hóa đơn đánh số dạng PDF và DOCX, ghi nhớ thông tin của bạn, như trong hướng dẫn về hóa đơn.
• Nhật ký bán hàng cập nhật theo từng biên lai: ngày, khách hàng, số tiền, phương thức. Đó là hồ sơ HMRC của bạn và là điểm khởi đầu cho Making Tax Digital.
• Xử lý VAT khi bạn đăng ký: hóa đơn VAT đơn giản cho giao dịch nhỏ, hóa đơn đầy đủ trên £250.
• Nhắc nhở và đòi nợ cho công việc đã xuất hóa đơn, để biên lai đến sau khi tiền về.
• Trang đặt lịch hoặc bảng giá trên tên miền riêng cho ngành thợ hoặc một quầy hàng, thuộc gói Go giá £7 một tháng.
• Báo giá và tiền cọc với khoản còn nợ hiển thị trên biên lai, giúp tránh cuộc trò chuyện "tôi tưởng thế là hết rồi".

Thợ và người làm tự do muốn có việc làm có trả tiền chứ không chỉ giấy tờ cũng có thể lập hồ sơ Jobbit Pro: tạo miễn phí, 300 tín dụng thưởng khi đăng ký cộng 100 mỗi ngày, một trang web khi hồ sơ hoàn chỉnh, không mất phí cho đến khi một công việc có trả tiền hoàn thành, và tiền được giữ ký quỹ trước khi công việc bắt đầu.

Kế hoạch 15 phút cho biên lai đàng hoàng đầu tiên của bạn

• Phút 0 đến 5. Mở công cụ tạo hóa đơn, điền khách hàng, công việc và số tiền, chọn không VAT hoặc thiết lập VAT của bạn, rồi yêu cầu xuất thành biên lai đã thanh toán. Tải PDF về.
• Phút 5 đến 8. Nói với tác nhân tên doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại và số biên lai để bắt đầu, để lần sau các chỗ trống được điền sẵn.
• Phút 8 đến 12. Yêu cầu một bảng tính nhật ký bán hàng đã có sẵn biên lai này, kèm một cột cho phương thức thanh toán.
• Phút 12 đến 15. Gửi biên lai cho khách bằng tin nhắn hoặc email, và ghi số biên lai lên bản báo giá của bạn.

Đọc tiếp

• Cách viết hóa đơn để được thanh toán: chín trường thông tin, điều khoản thanh toán và lãi chậm thanh toán.
• Bốn công cụ miễn phí của Jobbit trong một chỗ: mã QR, công cụ nén PDF, công cụ đổi kích thước ảnh và công cụ tạo hóa đơn.
• Cách có thêm việc lặp lại cho thợ: chín cách miễn phí và kịch bản xin đánh giá.

Câu hỏi thường gặp

Biên lai ở Vương quốc Anh cần có những gì?

Tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn, ngày thanh toán, thanh toán cho việc gì, số tiền bằng bảng Anh, phương thức thanh toán và số biên lai. Thêm mã số VAT và bảng chi tiết VAT nếu bạn đã đăng ký VAT. Công cụ tạo hóa đơn của Jobbit tạo PDF đánh số với đầy đủ các mục này từ một biểu mẫu ngắn.

Theo luật tôi có bắt buộc phải đưa biên lai không?

Không có nghĩa vụ pháp lý chung phải phát hành biên lai cho việc bán cho người tiêu dùng, và hướng dẫn của Trading Standards nói khách có thể chứng minh việc mua hàng bằng sao kê thẻ. Bạn phải phát hành hóa đơn VAT khi cả bạn và khách đều đã đăng ký VAT. Đưa biên lai vẫn là thông lệ bình thường, và bản bạn giữ là một phần của sổ bán hàng mà HMRC yêu cầu.

Biên lai và hóa đơn khác nhau thế nào?

Hóa đơn là yêu cầu thanh toán cho thấy khoản nợ và hạn thanh toán; biên lai là xác nhận đã nhận thanh toán, cho thấy số tiền, ngày và phương thức. GOV.UK vạch ranh giới tương tự. Một hóa đơn được đánh dấu "Đã thanh toán đủ" kèm ngày và phương thức có giá trị như biên lai.

Tôi có thể viết biên lai cho khoản thanh toán bằng tiền mặt không?

Có, và bạn nên làm vậy. Hãy ghi đủ sáu mục tương tự, ghi rõ "trả bằng tiền mặt", đánh số và giữ một bản, vì HMRC yêu cầu hồ sơ của mọi khoản bán hàng và thu nhập trong ít nhất 5 năm sau hạn ngày 31 tháng 1 của năm tính thuế. Nếu bạn nhận tiền mặt từ 10,000 euro trở lên cho hàng hóa, trước tiên bạn phải đăng ký với HMRC là nhà kinh doanh giá trị cao.

Biên lai có cần ghi VAT không?

Chỉ khi bạn đã đăng ký VAT. Với giao dịch từ £250 trở xuống đã gồm VAT, hóa đơn VAT đơn giản ghi mã số VAT của bạn, ngày, mô tả, tổng số đã gồm VAT và mức thuế suất VAT là đủ. Trên £250, khách yêu cầu phải nhận hóa đơn VAT đầy đủ. Doanh nghiệp chưa đăng ký không cộng VAT và không nên ghi dòng VAT.

Tôi phải giữ biên lai bao lâu cho HMRC?

Hồ sơ của người tự kinh doanh, gồm bản sao biên lai bạn phát hành và biên lai chi phí của bạn, phải được lưu ít nhất 5 năm sau hạn nộp ngày 31 tháng 1 của năm tính thuế liên quan. Hồ sơ VAT phải được lưu trong 6 năm. Biên lai PDF và nhật ký bảng tính đáp ứng cả hai yêu cầu và sẵn sàng cho Making Tax Digital.

Làm sao tạo mẫu biên lai miễn phí?

Hãy sao chép mẫu trong bài này, hoặc để tác nhân làm: trên công cụ tạo hóa đơn của Jobbit điền công việc và số tiền, yêu cầu xuất thành biên lai đã thanh toán, và giữ tệp DOCX làm mẫu của bạn với thông tin đã điền sẵn. Người làm tự do và thợ muốn có thêm việc cũng có thể tạo hồ sơ Jobbit Pro miễn phí với 300 tín dụng thưởng khi đăng ký.