Thuê nhân viên đầu tiên năm 2026: 9 bước, tin tuyển dụng và chi phí thật mỗi tháng

Lần tuyển dụng đầu tiên là lúc một doanh nghiệp thôi chỉ là một công việc. Chủ quán cà phê làm 60 giờ mỗi tuần, thợ ống nước phải từ chối bớt việc, người bán hàng online đóng gói đơn lúc nửa đêm: ai cũng biết bước tiếp theo là cần thêm một người, và ai cũng trì hoãn vì giấy tờ trông như một bức tường. Đăng ký với HMRC, chương trình lương hưu, bảo hiểm trách nhiệm chủ lao động, hợp đồng, bảng lương mỗi tháng, và một tin tuyển dụng không vô tình vi phạm Equality Act 2010.

Bức tường này thấp hơn bạn nghĩ. Chỉ có chín bước, phần lớn mất khoảng một giờ, và các tài liệu có thể do AI agent soạn từ một mô tả ngắn về công việc. Bài hướng dẫn này chỉ cách thuê nhân viên đầu tiên ở Vương quốc Anh năm 2026: người đó thực sự tốn bao nhiêu khi đã tính Employment Allowance, chín bước theo thứ tự mà HMRC và The Pensions Regulator mong đợi, nơi đăng tin không mất phí, những từ cần tránh trong tin tuyển dụng, các quyền lợi từ ngày đầu đã thay đổi vào tháng 4 năm 2026, và các prompt giúp soạn xong tin tuyển dụng, bảng chấm điểm phỏng vấn và bản kê khai bằng văn bản trước bữa trưa. Các mức áp dụng lấy từ GOV.UK và The Pensions Regulator cho năm 2026/27, được kiểm tra ngày 21 tháng 10 năm 2026.

Nhân viên đầu tiên thực sự tốn bao nhiêu

Lấy trường hợp phổ biến: một cửa hàng hoặc quán cà phê thuê một người làm 30 giờ mỗi tuần với mức National Living Wage, tức £12.71 một giờ cho người từ 21 tuổi trở lên kể từ ngày 1 tháng 4 năm 2026.

Khoản khiến hầu hết chủ lao động lần đầu ngạc nhiên là dòng National Insurance. NI của chủ lao động là 15% trên mọi khoản vượt £5,000 một năm, tức £2,224 với mức lương này. Employment Allowance cho phép phần lớn chủ lao động trừ tới £10,500 mỗi năm khỏi hóa đơn NI, nên một lần tuyển ở mức này không tốn thêm NI của chủ lao động. Ngoại lệ là công ty trách nhiệm hữu hạn mà người duy nhất được trả trên ngưỡng là giám đốc; khi có người thứ hai trong bảng lương được trả trên ngưỡng, allowance có thể được yêu cầu. Mức trần điều kiện £100,000 của allowance đã được bãi bỏ vào tháng 4 năm 2025.

Mức cho các nhóm tuổi khác từ ngày 1 tháng 4 năm 2026 là £10.85 một giờ cho tuổi 18 đến 20, £8.00 cho dưới 18 tuổi và £8.00 cho học viên học nghề.

9 bước theo thứ tự

1. Kiểm tra người đó sẽ là nhân viên. Bước đầu của GOV.UK là xác nhận tình trạng việc làm: nếu bạn quy định giờ làm, cung cấp dụng cụ và trả lương, đó là nhân viên, với mọi quyền lợi bên dưới. Nhà thầu tự kinh doanh xuất hóa đơn cho bạn là một quan hệ khác và là một bài viết khác.
2. Viết tin tuyển dụng và bản mô tả công việc. Lương, giờ làm, nhiệm vụ, địa điểm làm việc và cách ứng tuyển. Quy tắc Equality Act nằm ở phần sau, và prompt 1 sẽ soạn giúp bạn.
3. Đăng tin ở nơi miễn phí. Dịch vụ Find a job của GOV.UK miễn phí. Indeed cho nhà tuyển dụng ở Vương quốc Anh đăng tới 3 tin mỗi tháng miễn phí, mỗi tin hiển thị tối đa 30 ngày, tin tài trợ tính phí theo lượt nhấp hoặc theo đơn ứng tuyển đã bắt đầu, kèm £100 credit cho tài khoản mới. LinkedIn cho phép một tin miễn phí hoạt động tại một thời điểm, hiển thị tối đa 14 ngày. Reed tính £89 cộng VAT cho credit Premium đầu tiên, hiển thị sáu tuần, với lựa chọn trả theo đơn ứng tuyển không cần trả trước.
4. Phỏng vấn theo bảng chấm điểm. Bốn hoặc năm tiêu chí chấm từ 1 đến 5, cùng bộ câu hỏi cho mọi ứng viên, có lưu ghi chú. Prompt 2 viết bảng này. Chính bảng này là căn cứ bảo vệ bạn nếu một ứng viên bị loại hỏi lý do.
5. Kiểm tra quyền làm việc trước ngày bắt đầu. Ba cách: kiểm tra trực tuyến bằng mã chia sẻ của ứng viên, kiểm tra thủ công giấy tờ gốc, hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ xác minh danh tính. Bộ quy tắc thực hành và hướng dẫn dành cho chủ lao động của Home Office được cập nhật ngày 1 tháng 10 năm 2026. Mức phạt dân sự khi thuê người không có quyền làm việc là £45,000 cho mỗi người lao động ở lần vi phạm đầu và £60,000 khi tái phạm kể từ ngày 13 tháng 2 năm 2024, và việc kiểm tra là cách bào chữa duy nhất.
6. Đăng ký làm chủ lao động với HMRC. Bạn phải đăng ký trước ngày trả lương đầu tiên và không thể đăng ký sớm hơn 2 tháng trước khi bắt đầu trả lương. Mã kích hoạt PAYE Online được gửi qua bưu điện trong vòng 10 ngày. Nếu mã tham chiếu chưa đến vào ngày trả lương, GOV.UK hướng dẫn cứ chạy bảng lương, giữ Full Payment Submission và gửi muộn.
7. Mua bảo hiểm trách nhiệm chủ lao động. Bắt buộc từ ngày người đó bắt đầu, mức bảo hiểm tối thiểu £5 triệu, phạt tới £2,500 cho mỗi ngày không có và £1,000 nếu không treo giấy chứng nhận.
8. Đưa bản kê khai bằng văn bản vào ngày đầu. Kể từ ngày 6 tháng 4 năm 2020, bản kê khai chính (chức danh, lương, giờ làm, nghỉ phép, nơi làm việc, thử việc, thời gian báo trước, khóa đào tạo nhân viên bắt buộc phải học) phải có trong hoặc trước ngày đầu tiên, và bản kê khai mở rộng trong vòng 2 tháng. Prompt 3 soạn bản này từ câu trả lời của bạn.
9. Chạy bảng lương và lương hưu từ kỳ lương đầu tiên. Theo Real Time Information, Full Payment Submission được gửi cho HMRC vào hoặc trước mỗi ngày trả lương. Nghĩa vụ tự động ghi danh lương hưu bắt đầu từ ngày người lao động đầu tiên đi làm: bất kỳ ai từ 22 tuổi đến tuổi nhận State Pension kiếm từ £10,000 một năm trở lên đều phải được ghi danh, chủ lao động đóng tối thiểu 3% thu nhập đủ điều kiện (tổng cộng 8%), và bản khai tuân thủ phải nộp cho The Pensions Regulator trong vòng 5 tháng kể từ ngày bắt đầu.

Tin tuyển dụng và những từ vi phạm Equality Act

Tin tuyển dụng không được nêu hoặc ngụ ý rằng bạn sẽ phân biệt đối xử theo một đặc điểm được bảo vệ: tuổi, khuyết tật, giới tính, chủng tộc, tôn giáo, xu hướng tính dục, thai sản, hôn nhân hoặc chuyển đổi giới tính. Hướng dẫn tuyển dụng của ACAS, cập nhật ngày 30 tháng 6 năm 2026, nêu những cụm từ dễ sai: "recent graduate" và "highly experienced" là rủi ro về tuổi, "barmaid" và "handyman" là rủi ro về giới tính, và "German sales rep" là rủi ro về chủng tộc khi điều bạn muốn nói là "German-speaking". Cách sửa luôn giống nhau: mô tả công việc, không mô tả con người.

Một tin tuyển dụng đầu tiên tốt có sáu phần: chức danh mà mọi người thực sự tìm kiếm, mức lương (một con số, không phải "cạnh tranh"), giờ và ngày làm, năm nhiệm vụ bằng lời giản dị, ba việc bạn cần người đó làm được từ ngày đầu, và cách ứng tuyển kèm hạn chót. Mọi thứ khác chỉ là nhiễu.

Nơi đăng tin miễn phí hoặc giá rẻ

Giấy tờ do agent soạn

Các tài liệu này mang tính tiêu chuẩn, câu trả lời là của bạn, và agent lấp khoảng trống giữa hai thứ đó. Bản kê khai bằng văn bản dùng danh sách chi tiết bắt buộc của GOV.UK. Danh sách việc cần làm khi tiếp nhận nhân viên dùng các bước ở trên. Với một vị trí đơn giản thì cả hai đều không cần luật sư, và cả hai được đối chiếu với một danh sách ngắn trước khi đi đâu.

Với quán cà phê, cửa hàng hoặc nghề thợ, hãy thêm một cẩm nang nhân viên ngắn: giờ làm, giờ nghỉ, báo ốm, dùng điện thoại, tiền tip, và quy tắc về AI nếu người đó sẽ dùng công cụ của doanh nghiệp. Mẫu chính sách AI bao quát phần cuối, còn hướng dẫn trình tạo tài liệu bao quát mười bốn tài liệu khác mà một doanh nghiệp nhỏ rồi sẽ cần đến.

Các quyền lợi từ ngày đầu đã thay đổi năm 2026

Employment Rights Act 2025 đang được áp dụng theo từng giai đoạn, và chủ lao động lần đầu nên lên kế hoạch theo các mốc trong lộ trình của chính phủ, cập nhật ngày 14 tháng 10 năm 2026:

• Từ ngày 6 tháng 4 năm 2026: Statutory Sick Pay được trả từ ngày đầu tiên ốm, bỏ các ngày chờ và ngưỡng thu nhập tối thiểu. SSP là £123.25 một tuần hoặc 80% thu nhập tuần bình thường, lấy mức thấp hơn, tối đa 28 tuần. Nghỉ chăm con của người cha và nghỉ chăm con không lương là quyền từ ngày đầu.
• Từ tháng 10 năm 2026: thời hạn khởi kiện lên tòa án lao động là sáu tháng, và chủ lao động phải thực hiện mọi bước hợp lý để ngăn quấy rối tình dục.
• Từ ngày 1 tháng 1 năm 2027: thời gian đủ điều kiện để khiếu nại sa thải bất công giảm từ hai năm xuống sáu tháng, và áp dụng các biện pháp bảo vệ chống sa thải rồi thuê lại.
• Năm 2027, ngày chưa xác nhận: người làm hợp đồng không giờ cố định có quyền được đề nghị số giờ đảm bảo, được báo trước ca làm hợp lý và được trả khi ca bị hủy sát giờ.

Statutory Maternity Pay năm 2026/27 là 90% thu nhập tuần trung bình trong sáu tuần, sau đó là £194.32 một tuần hoặc 90%, lấy mức thấp hơn, trong 33 tuần. Nghỉ phép là 5.6 tuần một năm, tối đa 28 ngày, tính theo tỷ lệ cho người làm bán thời gian.

AI agent khác trang web mẫu ở điểm nào

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus và Muse của Meta đều sẽ soạn tin tuyển dụng nếu bạn yêu cầu. Jobbit lo toàn bộ việc thuê người, từ bản nháp đầu tiên đến kỳ lương đầu tiên:

• Soạn tin tuyển dụng và kiểm tra theo danh sách Equality Act trước khi bạn nhìn thấy.
• Lập bảng chấm điểm và lưu ghi chú, để mọi ứng viên được đánh giá theo cùng năm tiêu chí.
• Viết bản kê khai bằng văn bản từ câu trả lời của bạn và ghi nhớ những ngày quan trọng.
• Lập danh sách việc cần làm kèm hạn chót tính từ ngày bắt đầu, và gửi email nhắc bạn trước mỗi hạn một tuần.
• Đăng vị trí lên website của bạn và soạn tin cho Find a job và Indeed theo đúng định dạng.
• Nhắc bạn về bản khai tuân thủ trước khi năm tháng kết thúc.

Kế hoạch hai tuần

• Ngày 1. Viết vị trí trong mười dòng: giờ làm, lương, nhiệm vụ, ngày bắt đầu. Chạy prompt 1 và 2.
• Ngày 2. Đăng trên Find a job, Indeed và Google Business Profile. Báo cho khách quen.
• Ngày 3 đến 9. Phỏng vấn theo bảng chấm điểm. Giữ ghi chú.
• Ngày 10. Gửi đề nghị bằng văn bản, với điều kiện qua kiểm tra quyền làm việc. Thực hiện kiểm tra.
• Ngày 11. Đăng ký làm chủ lao động với HMRC. Xin báo giá bảo hiểm trách nhiệm chủ lao động. Chọn chương trình lương hưu.
• Ngày 12. Chạy prompt 3 và 4. Đọc bản kê khai bằng văn bản một lần, thật chậm.
• Ngày 14. Thiết lập bảng lương, nhập ngày bắt đầu, và ghi hạn chót của bản khai tuân thủ vào lịch.

Đọc tiếp

• Người tiếp theo bạn thuê có nên là AI agent?: chín vai trò agent làm được và bốn vai trò không làm được.
• Trình tạo tài liệu AI: mười lăm tài liệu một doanh nghiệp nhỏ cần, soạn miễn phí.
• 12 việc AI agent có thể làm cho doanh nghiệp của bạn trong tuần này: những việc hành chính được giao trước.

Câu hỏi thường gặp

Thuê nhân viên đầu tiên ở Vương quốc Anh tốn bao nhiêu?

Với nhân viên làm 30 giờ một tuần theo National Living Wage £12.71, lương gộp khoảng £19,828 một năm. NI của chủ lao động ở mức 15% trên £5,000 sẽ là £2,224, nhưng Employment Allowance bù tới £10,500 NI của chủ lao động cho phần lớn chủ lao động lần đầu, nên thường là không đồng nào. Lương hưu thêm khoảng £408 một năm ở mức tối thiểu 3%, tổng cộng khoảng £20,236 trước bảo hiểm trách nhiệm chủ lao động và phần mềm bảng lương.

Khi nào tôi cần đăng ký làm chủ lao động với HMRC?

Trước ngày trả lương đầu tiên, và không sớm hơn 2 tháng trước khi bạn bắt đầu trả lương. Mã kích hoạt PAYE Online được gửi qua bưu điện trong vòng 10 ngày. Nếu mã tham chiếu chưa đến vào ngày trả lương, cứ chạy bảng lương, giữ Full Payment Submission và gửi ngay khi mã tham chiếu đến.

Tôi có phải đề nghị lương hưu cho nhân viên đầu tiên không?

Nghĩa vụ của bạn bắt đầu từ ngày người lao động đầu tiên đi làm. Bất kỳ ai từ 22 tuổi đến tuổi nhận State Pension kiếm từ £10,000 một năm trở lên đều phải được ghi danh, chủ lao động đóng tối thiểu 3% thu nhập đủ điều kiện từ £6,240 đến £50,270. Sau đó bạn khai tuân thủ với The Pensions Regulator trong vòng 5 tháng kể từ ngày bắt đầu.

Tin tuyển dụng không được nói điều gì?

Bất cứ điều gì nêu hoặc ngụ ý sự ưu tiên theo một đặc điểm được bảo vệ. ACAS nêu "recent graduate" và "highly experienced" là rủi ro về tuổi, "barmaid" và "handyman" là rủi ro về giới tính, và "German sales rep" là rủi ro về chủng tộc. Hãy mô tả công việc và kỹ năng cần có, rồi nhờ một agent trên Jobbit kiểm tra bản nháp trước khi đăng.

Tôi có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí ở đâu?

Find a job của GOV.UK miễn phí và không giới hạn. Indeed cho 3 tin miễn phí mỗi tháng, mỗi tin hiển thị tối đa 30 ngày. LinkedIn cho một tin miễn phí tại một thời điểm trong tối đa 14 ngày. Website riêng và Google Business Profile không tốn gì và hiệu quả với các vị trí tại địa phương.

Không kiểm tra quyền làm việc thì bị phạt thế nào?

Kể từ ngày 13 tháng 2 năm 2024, mức phạt dân sự lên tới £45,000 cho mỗi người lao động ở lần vi phạm đầu và £60,000 khi tái phạm. Một lần kiểm tra đúng cách trước ngày bắt đầu, được lưu hồ sơ, là căn cứ miễn trách theo luật. Hướng dẫn dành cho chủ lao động của Home Office được cập nhật ngày 1 tháng 10 năm 2026.

AI agent có viết được hợp đồng lao động không?

Nó có thể soạn bản kê khai bằng văn bản về điều khoản việc làm từ danh sách bắt buộc của GOV.UK và câu trả lời của bạn, đó chính là thứ nhân viên đầu tiên cần vào ngày đầu. Với những trường hợp khác thường, như điều khoản hạn chế cạnh tranh, chế độ hoa hồng hoặc vị trí ở nước ngoài, hãy nhờ luật sư đọc bản nháp. Một agent trên Jobbit soạn bản kê khai, cẩm nang nhân viên và danh sách tiếp nhận trong một phiên, miễn phí với 100 credit mỗi ngày.