Hồ sơ kinh doanh ở Vương quốc Anh phải giữ bao lâu: 12 quy tắc theo từng loại giấy tờ

Cá nhân kinh doanh tự do (sole trader) giữ hồ sơ thuế 5 năm sau hạn nộp ngày 31 tháng 1, công ty trách nhiệm hữu hạn giữ 6 năm kể từ cuối năm tài chính, hồ sơ VAT giữ 6 năm, còn hồ sơ PAYE và CIS giữ 3 năm sau khi năm thuế kết thúc. HMRC có thể phạt tới £3,000 cho mỗi lần không giữ đủ hồ sơ. Hồ sơ an toàn lao động phải giữ lâu hơn, tới 40 năm với COSHH. Bài viết này đưa mọi thời hạn vào một bảng, kèm cơ sở pháp lý và các quy định đã thay đổi trong năm 2026.

Túi giấy đựng đầy biên lai, thư mục hóa đơn của một khách hàng đã đóng cửa từ năm 2021, phiếu lương của người dọn dẹp đã nghỉ việc: chủ doanh nghiệp nào cũng có một chồng giấy như vậy và cùng hai câu hỏi. Cái gì phải giữ, và khi nào được bỏ? Câu trả lời nằm rải rác trong cả chục đạo luật và quy định, các thời hạn tính từ những mốc khác nhau, và làm sai thì hoặc bị phạt, hoặc phải thuê kho chứa đồ. Biết hồ sơ kinh doanh phải giữ bao lâu chỉ là việc của một trang giấy, một khi đã có người đọc hết các văn bản.

Dưới đây là trang giấy đó: mười hai quy tắc lưu trữ mà một doanh nghiệp nhỏ ở Vương quốc Anh gặp phải, mốc ngày bắt đầu tính của từng quy tắc, các mức phạt, điều HMRC nói về bản scan và biên lai phai mực, những thay đổi năm 2026 về hồ sơ số, sổ đăng ký công ty và thời hiệu khiếu nại tại tòa lao động, cùng phần việc hành chính mà một trợ lý AI có thể làm để thư mục tự dọn đúng ngày. Mọi thời hạn đã được kiểm tra trên GOV.UK, legislation.gov.uk hoặc trang của HSE vào ngày 24 tháng 10 năm 2026.

Chúng tôi đã kiểm tra các thời hạn như thế nào

1. Luật trước tiên. Mỗi hàng ghi rõ đạo luật hoặc quy định và điều khoản, đọc trên legislation.gov.uk, kèm trang hướng dẫn của GOV.UK.
2. Ngày bắt đầu tính quan trọng không kém độ dài. "Năm năm" kể từ hạn nộp hồ sơ không phải là năm năm kể từ ngày lập hóa đơn, nên mỗi hàng nói rõ thời hạn được tính từ đâu.
3. Quy tắc dài nhất được áp dụng. Khi một tài liệu thuộc hai quy tắc (phiếu lương vừa là hồ sơ PAYE vừa là hồ sơ lương tối thiểu), bảng ghi thời hạn dài hơn.
4. Đã kiểm tra các thay đổi năm 2026. Making Tax Digital cho thuế thu nhập, thay đổi về sổ đăng ký công ty vào tháng 11 năm 2025 và thay đổi thời hiệu khiếu nại tại tòa lao động vào tháng 10 năm 2026 đều làm thay đổi những gì phải giữ.
5. Không bịa ra thời hạn. Khi luật không quy định thời hạn, bảng nói rõ điều đó và dẫn nguyên văn lời của ICO hoặc HMRC.

12 quy tắc trong một bảng

Có hai điểm cần đính chính so với những danh sách trực tuyến vẫn lưu hành. Không còn nghĩa vụ pháp lý phải giữ hồ sơ nghỉ ốm cho Statutory Sick Pay: quy định này đã bị bãi bỏ vào ngày 6 tháng 4 năm 2014, dù HMRC vẫn có thể yêu cầu bạn chứng minh số tiền đã trả, và GOV.UK vẫn liệt kê nghỉ ốm trong quy tắc PAYE ba năm. Và các sổ đăng ký theo luật của công ty không phải "giữ mãi mãi": từ ngày 18 tháng 11 năm 2025, công ty không còn phải tự giữ sổ đăng ký giám đốc, thư ký, địa chỉ cư trú hay người có quyền kiểm soát đáng kể (thông tin này được nộp cho Companies House), trong khi sổ đăng ký thành viên vẫn phải giữ và các mục về thành viên cũ có thể được xóa sau mười năm.

Sole trader và thành viên hợp danh: năm năm, tính từ hạn nộp

Quy tắc cho người làm nghề tự do là năm năm sau hạn nộp ngày 31 tháng 1 của năm thuế mà hồ sơ liên quan. Do đó hồ sơ của năm thuế kết thúc ngày 5 tháng 4 năm 2026, nộp trước ngày 31 tháng 1 năm 2027, phải được giữ đến ngày 31 tháng 1 năm 2032. Nếu bạn nộp muộn hơn bốn năm, thời hạn trở thành 15 tháng kể từ ngày bạn nộp. Những hồ sơ được tính là những hồ sơ chứng minh cho tờ khai: hóa đơn bán hàng, biên lai chi phí, sao kê ngân hàng, nhật ký quãng đường, biên bản kiểm kê hàng tồn và các bảng tính biến chúng thành con số trên mẫu khai.

Hướng dẫn của HMRC dành cho công ty, người sử dụng lao động và nhà thầu nêu mức phạt tới £3,000 cho mỗi lần không giữ đủ hồ sơ, và các trang dành cho người tự làm chủ dẫn tới cùng quyền hạn đó trong Taxes Management Act. Sổ tay của chính HMRC nói mức phạt đầy đủ chỉ dành cho các trường hợp nghiêm trọng; cái giá thường gặp hơn là một cuộc kiểm tra mà bạn không trả lời được, và kết thúc bằng con số lợi nhuận do HMRC ước tính thay vì của bạn.

Công ty trách nhiệm hữu hạn: sáu năm, và đôi khi lâu hơn

Công ty giữ hồ sơ sáu năm kể từ cuối năm tài chính mà hồ sơ liên quan. Sáu năm này kéo dài khi một giao dịch trải qua nhiều kỳ kế toán, khi một tài sản như xe tải hay máy móc vẫn còn được dùng sau sáu năm, khi Company Tax Return nộp muộn, hoặc khi HMRC đã mở một cuộc kiểm tra tuân thủ: trong mọi trường hợp, hồ sơ được giữ đến khi vụ việc khép lại. Companies Act 2006 (Luật Công ty 2006) riêng yêu cầu giữ sổ sách kế toán ba năm (sáu năm với công ty đại chúng), nhưng trên thực tế quy tắc sáu năm của HMRC chi phối vì tờ khai thuế dựa trên cùng những tài liệu đó.

VAT: sáu năm, ở dạng số

Hồ sơ VAT, gồm sổ VAT, hóa đơn bán và mua, giấy tờ nhập khẩu và xuất khẩu, được giữ sáu năm, hoặc mười năm với doanh số bán qua One Stop Shop. Kể từ Making Tax Digital cho VAT, hồ sơ phải được lưu trong phần mềm liên kết số với tờ khai; thông báo của HMRC nói rõ rằng việc chuyển dữ liệu thủ công giữa các hệ thống "is not acceptable". Hệ quả thực tế là chính sách lưu trữ sáu năm của một doanh nghiệp đăng ký VAT thực chất là một gói thuê bao phần mềm sáu năm, hoặc một kho lưu trữ sáu năm các tệp xuất ra vẫn còn mở được.

Người sử dụng lao động: PAYE ba năm, lương tối thiểu sáu năm

Hồ sơ PAYE giữ ba năm kể từ cuối năm thuế: bạn đã trả gì, đã khấu trừ gì, các báo cáo gửi HMRC, ngày nghỉ và vắng mặt của nhân viên, cùng chi phí và phúc lợi. HMRC có thể ước tính số bạn nợ và phạt tới £3,000 khi thiếu hồ sơ. Hồ sơ lương thai sản, nhận con nuôi và nghỉ làm cha theo luật định cũng theo cùng ba năm đó.

Cái bẫy là National Minimum Wage. Từ ngày 1 tháng 4 năm 2021, hồ sơ chứng minh mỗi người lao động được trả ít nhất mức tối thiểu phải giữ sáu năm, tính từ cuối kỳ tính lương liền sau kỳ mà hồ sơ bao gồm. Vì vậy một phiếu lương đồng thời là hồ sơ PAYE ba năm và hồ sơ lương tối thiểu sáu năm; thời hạn dài hơn được áp dụng, nên hãy giữ bảng lương sáu năm. Nhà thầu xây dựng giữ hồ sơ thanh toán và khấu trừ CIS ba năm, với cùng mức phạt £3,000.

An toàn lao động: ba năm, và bốn mươi năm

Sổ tai nạn là hồ sơ ba năm, tính từ mỗi lần ghi chép, và các báo cáo RIDDOR về thương tích nghiêm trọng và sự cố nguy hiểm được giữ ba năm kể từ ngày lập hồ sơ. Loại lâu nhất là hồ sơ phơi nhiễm: hồ sơ giám sát sức khỏe theo COSHH và hồ sơ sức khỏe theo quy định về amiăng được giữ 40 năm kể từ lần ghi chép cuối, vì các bệnh mà chúng nhằm phát hiện chỉ xuất hiện sau nhiều thập kỷ. Giấy chứng nhận y tế về amiăng được giữ bốn năm và hồ sơ về công việc amiăng không cần giấy phép nhưng phải thông báo được giữ 40 năm. Bản thân sổ đăng ký amiăng không có thời hạn lưu trữ trong quy định; HSE kỳ vọng nó là một tài liệu sống, được rà soát ít nhất mỗi năm một lần.

Hợp đồng và hóa đơn: thời hiệu khiếu kiện sáu năm

Luật thuế cho biết khi nào HMRC có thể yêu cầu; Limitation Act 1980 cho biết khi nào khách hàng hoặc nhà cung cấp có thể kiện bạn. Khiếu kiện vi phạm một hợp đồng đơn giản có thể được đưa ra trong sáu năm kể từ ngày vi phạm, và khiếu kiện theo văn bản có đóng dấu trong mười hai năm, nên hợp đồng, bảng báo giá làm căn cứ, cùng hóa đơn và thư từ cho thấy đã giao những gì đều đáng giữ sáu năm sau khi công việc kết thúc, bất kể luật thuế nói gì. Đây là quy tắc nhiều chủ doanh nghiệp bỏ sót nhất, và cũng là quy tắc quan trọng nhất khi có tranh chấp: email trong đó khách hàng đồng ý phạm vi công việc chỉ là bằng chứng nếu nó vẫn còn tồn tại.

Dữ liệu cá nhân: không có thời hạn cố định, nhưng phải có thời hạn bằng văn bản

UK GDPR không đưa ra con số nào. Nguyên tắc giới hạn lưu trữ nói rằng dữ liệu cá nhân không được giữ lâu hơn mức cần thiết, và hướng dẫn của ICO bảo các tổ chức "establish and document standard retention periods" và rà soát chúng. Giữ dữ liệu vì luật yêu cầu (thuế, bảng lương, an toàn lao động) là mục đích cần thiết; giữ danh sách khách hàng "phòng khi cần" thì không. Với ứng viên xin việc, ICO không đưa ra con số, chỉ nói rằng không nên giữ hồ sơ quá khoảng thời gian có thể phát sinh khiếu kiện. Khoảng thời gian đó đã đổi vào ngày 1 tháng 10 năm 2026: Employment Rights Act 2025 đã kéo dài thời hiệu khiếu nại tại tòa theo Equality Act từ ba tháng lên sáu tháng đối với hành vi từ ngày đó trở đi, nên thói quen xóa đơn xin việc bị loại sau sáu tháng giờ là sát nút. Mười hai tháng, ghi vào lịch lưu trữ, là con số an toàn hơn.

Bản scan, biên lai phai mực và hồ sơ số năm 2026

HMRC chấp nhận bản scan của hồ sơ giấy, và VAT Notice 700/21 cùng Compliance Handbook nói rằng có thể bỏ bản giấy gốc khi hình ảnh là bản sao đầy đủ và đọc rõ, kể cả mọi thứ ở mặt sau. Đó là câu trả lời cho túi giấy biên lai: hãy chụp ảnh mọi biên lai ngay trong tuần nhận được, vì National Archives cảnh báo rằng chữ trên giấy in nhiệt ở quầy thu ngân "can disappear within a period of only a few years" và biên lai bạn cần vào năm thứ năm có thể đã trắng trơn.

Thay đổi năm 2026 là Making Tax Digital cho thuế thu nhập. Từ ngày 6 tháng 4 năm 2026, sole trader và chủ nhà cho thuê có thu nhập đủ điều kiện trên £50,000 phải lưu hồ sơ ở dạng số và gửi cập nhật hàng quý từ phần mềm, nhóm £30,000 theo sau vào tháng 4 năm 2027 và nhóm £20,000 vào tháng 4 năm 2028. Thời hạn lưu trữ không đổi, năm năm sau hạn nộp ngày 31 tháng 1, nhưng hồ sơ giờ phải tồn tại ở dạng số, và hóa đơn, biên lai gốc, hoặc bản sao đầy đủ của chúng, vẫn phải được giữ đằng sau các mục nhập trong phần mềm.

Trợ lý AI giữ cho thư mục luôn ngăn nắp như thế nào

Các thời hạn là cố định; công việc là phần hành chính để áp dụng chúng, và đó là việc trợ lý làm tốt.

• Soạn lịch lưu trữ của bạn. Cho trợ lý biết loại hình doanh nghiệp, bạn có đăng ký VAT không, có thuê nhân viên không và có làm việc với chất độc hại không, và nó soạn lịch một trang từ bảng ở trên với các ngày của riêng bạn.
• Scan và lưu biên lai ngay khi nhận. Chụp biên lai, bỏ vào thư mục dự án, và trợ lý đặt tên theo ngày, nhà cung cấp và số tiền rồi ghi vào bảng chi phí, nên chuyện giấy nhiệt phai mực không còn quan trọng.
• Đặt nhắc việc xóa hồ sơ. Một tự động hóa của Jobbit có thể chạy vào ngày đầu mỗi tháng, liệt kê những gì đã quá thời hạn và nhờ bạn xác nhận việc xóa, chính là bước rà soát mà ICO muốn thấy được ghi lại.
• Giữ các tệp xuất ra luôn đọc được. Khi bạn đổi phần mềm kế toán, trợ lý xuất kho lưu trữ sáu năm sang các định dạng mở và kiểm tra các tệp vẫn mở được.
• Trả lời bên kiểm tra. Khi HMRC yêu cầu hồ sơ đằng sau một con số, trợ lý tìm các hóa đơn, sao kê và bảng tính chứng minh con số đó từ các tệp dự án.

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus và Muse của Meta đều sẽ giải thích các quy tắc nếu bạn hỏi. Điều chúng không làm là giữ các tệp, chạy kiểm tra hàng tháng và gửi lời nhắc. Trợ lý của Jobbit làm cả ba việc đó từ một dự án, và mời một kế toán viên từ mạng lưới con người của mình khi quyết toán cuối năm cần đến.

Kế hoạch của bạn cho tuần này

• Thứ Hai: soạn lịch lưu trữ. Mười hai hàng, với các ngày của bạn. Dùng bảng ở trên và giao mỗi hàng cho một người phụ trách, dù người đó là chính bạn.
• Thứ Ba: chụp ảnh chồng giấy. Mọi biên lai giấy của năm thuế vừa qua, được scan và đặt tên. Bỏ giấy nhiệt khi hình ảnh đã đầy đủ.
• Thứ Tư: tìm tệp cũ nhất bạn phải giữ. Với sole trader, đó là năm thuế kết thúc tháng 4 năm 2021, nộp hạn tháng 1 năm 2022 và giữ đến tháng 1 năm 2027. Mọi thứ cũ hơn mức lịch của bạn quy định có thể bỏ.
• Thứ Năm: kiểm tra các hàng sáu năm. Bảng lương theo lương tối thiểu, VAT và hồ sơ công ty đều giữ sáu năm; hãy chắc rằng bản xuất từ phần mềm hoặc kho lưu trữ của bạn lùi được xa đến vậy.
• Thứ Sáu: sửa thư mục ứng viên. Đặt việc xóa sau mười hai tháng cho đơn xin việc không thành công và ghi vào lịch lưu trữ, vì giờ thời hiệu khiếu nại tại tòa là sáu tháng.

Đọc tiếp

• Cách viết biên lai ở Vương quốc Anh: 6 thông tin bắt buộc, mẫu miễn phí chỉ với một tin nhắn
• Chính sách AI cho doanh nghiệp nhỏ: mẫu miễn phí với 10 quy tắc mà nhân viên thực sự sẽ tuân theo
• Chi phí của người làm nghề tự do: 40 khoản bạn được khai trong năm 2026 (và 10 khoản không được)

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ kinh doanh ở Vương quốc Anh phải giữ bao lâu?

Năm năm sau hạn nộp ngày 31 tháng 1 nếu bạn tự làm chủ, sáu năm kể từ cuối năm tài chính với công ty trách nhiệm hữu hạn, sáu năm với hồ sơ VAT và ba năm kể từ cuối năm thuế với hồ sơ PAYE và CIS. Hồ sơ phơi nhiễm về an toàn lao động theo COSHH giữ 40 năm, và hợp đồng đáng giữ sáu năm sau khi công việc kết thúc vì đó là khoảng thời gian có thể đưa ra khiếu kiện.

Sole trader nên giữ biên lai bao lâu?

Năm năm sau hạn nộp ngày 31 tháng 1 của năm thuế mà chúng thuộc về, nên biên lai của năm đến tháng 4 năm 2026 được giữ đến ngày 31 tháng 1 năm 2032. Bản sao chụp ảnh là được miễn là đầy đủ và đọc rõ, kể cả mọi thứ ở mặt sau, và sau đó có thể bỏ bản giấy.

Không giữ hồ sơ kinh doanh thì bị phạt bao nhiêu?

HMRC có thể phạt tới £3,000 cho mỗi lần không giữ hoặc không bảo quản hồ sơ cần cho một tờ khai, và sổ tay của HMRC dành mức đầy đủ cho các trường hợp nghiêm trọng. Cái giá thường gặp hơn là một cuộc kiểm tra mà bạn không chứng minh được, kết thúc bằng việc HMRC ước tính lợi nhuận hoặc khoản nợ PAYE của bạn.

Tôi có thể lưu hồ sơ kinh doanh ở dạng số thay vì giấy không?

Có. HMRC chấp nhận bản scan và ảnh chụp miễn là bản sao đầy đủ và đọc rõ, và các doanh nghiệp đăng ký VAT, cùng từ tháng 4 năm 2026 là sole trader và chủ nhà cho thuê thu nhập cao hơn, phải lưu hồ sơ ở dạng số theo Making Tax Digital. Hãy giữ các tệp ở định dạng sáu năm nữa vẫn mở được và sao lưu chúng.

Tôi nên giữ CV của người không được tuyển bao lâu?

UK GDPR không đưa ra con số; ICO nói không nên giữ chúng quá khoảng thời gian có thể phát sinh khiếu kiện. Từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, thời hiệu khiếu nại tại tòa theo Equality Act là sáu tháng thay vì ba, nên thời hạn lưu trữ mười hai tháng ghi trong lịch lưu trữ của bạn là lựa chọn an toàn hơn.

Tôi có bắt buộc phải giữ bản giấy của biên lai không?

Không. Thông báo VAT của HMRC và Compliance Handbook đều nói có thể bỏ bản gốc khi đã có hình ảnh đầy đủ, đọc rõ, và biên lai nhiệt dù sao cũng phai sau vài năm. Cách nhanh nhất để đúng mọi quy tắc là để trợ lý lưu từng biên lai ngay trong tuần bạn nhận được; trợ lý của Jobbit làm việc đó từ một bức ảnh, trên gói miễn phí không cần thẻ.