AI文档生成器:智能体免费起草的15种商业文档,从报价单到各类政策
2026年英国小企业如何使用AI文档生成器:智能体根据你提供的事实起草15种文档,从报价单、发票和条款,到隐私声明、书面雇佣声明、健康与安全政策、合同和逾期付款催款信,附每种文档对应的英国规定、提示词、模板价格,以及哪些仍需律师把关。
新员工周一入职,第一天就需要一份书面雇佣声明,这是自2020年4月起的法律要求,而你从未写过。地方议会要求你在报价之前提交书面的健康与安全政策。客户索要你的条款与条件,你才发现网站上那一段文字是朋友在2019年写的。模板网站会以每月£34.99的价格卖给你其中每一种文档,格式却是为别人的生意设计的,空白处还得你自己填。
2026年的AI文档生成器已不同于带空白栏的模板:它是一个了解每种文档所对应英国规定的智能体,会向你询问所需的六项事实,用通俗英语起草文档,并把内容保存下来,下一份只需一句话。本指南列出小企业真正需要的15种文档、每种文档背后的规定(含2026年的变化)、生成前四种文档的提示词、模板服务的收费,以及仍应交给律师处理的少数文档。
今天就要一份?打开 Jobbit,说明是哪种文档并粘贴相关事实,智能体会按现行英国规定为你起草。免费方案,每天100点数,无需银行卡。
15种文档、对应规定,以及智能体需要你提供什么
| # | 文档 | 英国规定或理由 | 智能体需要你提供的信息 | 需要律师吗? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 报价单 | 报价单是按该价格完成工作的承诺;估价只是最佳猜测(Citizens Advice,英国公民咨询机构) | 工作范围、价格、不包含的内容、定金、日期、有效期 | 不需要 |
| 2 | 发票,或增值税发票 | GOV.UK:唯一编号、你的姓名和地址、客户的姓名和地址、描述、供应日期、开票日期、金额,已注册增值税的还需注明增值税;增值税发票另加增值税号、税率和每行的增值税额 | 客户、工作内容、金额、增值税状态、到期日 | 不需要 |
| 3 | 面向消费者的条款与条件 | Consumer Contracts Regulations 2013:合同前信息和14天取消权;Consumer Rights Act 2015:质量令人满意、以合理的注意和技能提供服务 | 你卖什么、如何销售、交付、付款、取消、投诉 | 若大规模线上销售,需审阅 |
| 4 | 隐私声明 | 通过ICO解读的UK GDPR第13条和第14条:你是谁、收集什么、为什么收集、合法依据、保存期限、权利、如何投诉 | 你收集的表单和数据、数据流向、保存多久 | 不需要 |
| 5 | 书面雇佣声明 | Employment Rights Act 1996第1条:自2020年4月6日起,须在第一天或之前向雇员和工人提供主要声明 | 职位、薪酬、工时、假期、工作地点、入职日期、试用期、福利、培训 | 有特殊情况需审阅 |
| 6 | 雇佣合同和必备政策 | 病假(自2026年4月6日起从第一天起发放Statutory Sick Pay)、纪律与申诉、预防性骚扰(自2026年10月30日起须采取一切合理措施)、通知期 | 你的工作模式和规则 | 若有纠纷或特殊情况,需要 |
| 7 | 健康与安全政策 | HSE:雇员达到五人或以上时必须以书面形式制定 | 你做什么、在哪里做、谁负责 | 不需要,但须由胜任人员签署确认 |
| 8 | 风险评估 | HSE:雇员达到五人或以上时,须记录重要发现 | 工作内容、危害、哪些人面临风险、你已采取的措施 | 不需要,特殊危害除外 |
| 9 | 消防风险评估书面记录 | Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005:自2023年10月1日起,所有经营场所都必须有书面记录 | 场所、出口、警报、谁负责 | 较大或较复杂的场所需胜任的评估人员 |
| 10 | 与供应商或自由职业者的服务协议 | 合同需要要约、承诺、对价和订立意图;不一定要书面,但最好是书面 | 工作范围、价格、时间安排、成果归属、终止 | 高价值或知识产权密集的工作需审阅 |
| 11 | 保密协议 | 在你分享机密信息之前对其加以保护 | 什么是机密、涉及谁、期限多长 | 标准的双向保密协议不需要 |
| 12 | 逾期付款催款信序列 | GOV.UK:法定利息为高于Bank of England基准利率8%(基准利率3.75%,因此2026年下半年起算的利息为11.75%),另按债务大小收取£40、£70或£100的固定金额 | 发票、日期、金额 | 不需要 |
| 13 | 方案书或推介 | 在报价之前先赢得这份工作 | 客户的问题、你的方法、价格、证明 | 不需要 |
| 14 | 标准操作规程 | 让别人也能按你的方式完成这项工作 | 目前这项工作如何一步步完成 | 不需要 |
| 15 | 数据保留与记录保存政策 | ICO的存储限制原则;HMRC要求记录在1月31日截止日期后保存5年(增值税为6年) | 你保存什么、保存在哪里、保存多久 | 不需要 |
生成前四种文档的四条提示词
报价单及随附条款
将要发送的消息
为一位客户起草一份报价单。企业:Carter Plumbing,个体经营者,未注册增值税。客户:Mrs Patel,14 Elm Road, Reading。工作:更换浴室洗手盆水龙头并修复漏水的排水管,含材料和人工,上门一次。价格:固定£180。不包含:贴瓷砖和墙后的任何管道工程。定金:无。有效期30天。请加上在客户家中达成的报价单必须附带的简短消费者条款:Consumer Contracts Regulations 2013规定的14天取消权、如果客户要求我们在14天内开工会怎样、完工时付款,以及如何投诉。用通俗英语,一页,提供PDF和可编辑文件。
您需要先免费注册账号（只需一个邮箱地址,无需银行卡）。您的消息会被保存,一旦您登录即会发送。
网站表单的隐私声明
将要发送的消息
为一个带有咨询表单的英国小企业网站撰写一份隐私声明,表单收集姓名、电话、电子邮箱和留言,并使用基础分析工具。咨询记录保存12个月,客户记录因税务原因保存6年。我们不出售数据。内容包括:我们是谁以及如何联系我们、收集什么以及为什么收集、每项数据的合法依据、保存多久、与谁共享、UK GDPR规定的个人权利,以及如何向ICO投诉。用通俗英语,不超过600词。
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新员工的书面声明
将要发送的消息
为一名新的兼职员工起草一份书面雇佣条款声明,她将于2026年11月2日起在 Bloom Florist, Reading 担任店员。时薪£12.71,每月最后一个工作日发放;每周20小时,周二至周六,上午10点至下午2点;每年28天假期,按比例计算;工作地点为店铺;长期职位;3个月试用期;除法定福利外没有其他福利;从病假第一天起发放Statutory Sick Pay;头两年内双方各提前一周通知。请包含Employment Rights Act要求在第一天提供的全部内容,并注明哪些内容可在两个月内补充,用通俗英语。
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逾期付款催款信
将要发送的消息
针对一张金额£1,450、开具日期为2026年9月1日、到期日为2026年10月1日、客户为有限公司的未付发票,撰写一组三封信。第1封是到期日后一周发出的礼貌提醒。第2封在两周后发出,说明将按高于Bank of England基准利率8%的法定利息以及Late Payment of Commercial Debts法规下£70的固定金额加收费用,并列出截至当日的数字。第3封是给予14天期限的诉前函。语气坚定、专业,不带威胁。
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2026年有哪些变化,哪些文档需要更新
Employment Rights Act 2025正在分阶段生效,每个阶段都会影响某一份文档。自2026年4月6日起,Statutory Sick Pay从病假第一天起发放,且没有收入下限,因此仍写着"从第四天起"的病假政策和书面声明都是错误的。自2026年10月1日起,劳资仲裁庭索赔的时效为六个月。自2026年10月30日起,雇主必须采取一切合理措施防止性骚扰,包括来自第三方的性骚扰,这意味着需要书面政策和培训记录。自2027年1月起,必须告知工人其加入工会的权利,"解雇后再重新雇用"的保护措施开始生效,不公平解雇的资格期从两年缩短为六个月,这会改变试用期和解雇程序的写法。2026年10月为你起草书面声明的智能体应当了解以上全部内容,请让它为所套用的规则标注日期。
模板服务收费多少
Rocket Lawyer UK在七天试用后每月收费£34.99,可无限使用其文档库,律师审阅服务£120起。Lawpack出售单项套装,价格约£17.99至£24.99,主要是遗嘱和租赁。这些文档质量不错但很通用,把它们改成适合你生意的工作要你自己做。Jobbit 上的智能体在免费方案每天100点数的额度内根据你的事实起草,并把文档保存在项目中,这样第二份报价单、发票或合同只需一句话。
哪些文档仍需要律师
- 经营场所的租约或许可。 Law Society的指南把它列在首位,理由充分。
- 股东协议、合伙协议或投资协议。 任何决定谁拥有什么的文件。
- 一旦出现纠纷的雇佣事务,包括解雇、裁员,或合同中任何不寻常之处。
- 高价值或知识产权密集的合同,其中一个条款的价值超过律师费。
- 出售企业,包括围绕出售的保密协议。
规律是:智能体起草,出错代价高昂的文档由律师审阅。让律师花一小时审阅智能体起草的合同,费用只是从零起草的一小部分。
AI智能体与模板网站有何不同
ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot、Manus和Meta的Muse,只要你粘贴事实,都能起草文档。Jobbit 则补上了企业在草稿之外所需要的部分:
- 它保存你的事实:营业名称、地址、增值税状态、银行信息、各项政策都存放在项目中,因此每份文档一开始就是正确的。
- 它返回文件:PDF和可编辑版本,并带有你的标志。
- 它为报价单和发票编号并跟踪,还会催收逾期的款项。
- 它制作文档所提到的表单(隐私声明涉及的咨询表单、条款中提到的投诉表单),并托管在你的网站上。
- 它按日期更新:"按2026年4月的规定重新发布病假政策"只需一句话。
- 它转交给真人:当文档需要律师审阅时,从网络中找人,在同一个地方说明需求并付款。
一周计划
- 周一。 把你的企业事实一次性告诉智能体。得到报价单模板和发票模板。
- 周二。 隐私声明和消费者条款,并发布到网站上。
- 周三。 书面声明和三项必备政策,按2026年的规定标注日期。
- 周四。 健康与安全政策、你主要工作的风险评估,以及消防风险评估书面记录。
- 周五。 服务协议、保密协议和逾期付款催款信序列,归档备用。
用免费方案起草第一份文档:每天100点数,无需银行卡,你的事实会保留给下一份文档。
打开 Jobbit延伸阅读
- 如何开出能收到款的发票:九个必填项、付款条款和利息。
- 小企业的AI客户服务:条款中所提到的投诉回复。
- 用AI在一个下午建好网站:隐私声明和条款上线的地方。
常见问题
AI能为我的企业撰写法律文档吗?
它可以根据你的事实和现行英国规定起草日常文档(报价单、发票、条款、隐私声明、书面声明、政策、服务协议、保密协议、逾期付款催款信),Jobbit 上的智能体还会为下次保存这些内容。租约、股东协议、纠纷和高价值合同仍应由律师审阅。
新员工第一天需要哪些文档?
需要在第一天或之前提供一份书面雇佣条款声明,内容包括姓名、职位、入职日期、薪酬、工时、假期、工作地点、雇佣期限、试用期、福利和强制性培训,还包括病假工资和通知期,依据是自2020年4月起生效的Employment Rights Act 1996。养老金、纪律与申诉的细节可在两个月内补充。
我需要书面的健康与安全政策吗?
根据HSE的规定,雇员达到五人或以上就需要,风险评估也须在同一门槛下记录。自2023年10月1日起,所有经营场所无论规模大小,都必须有书面的消防风险评估。
小企业网站需要隐私声明吗?
只要收集任何个人数据就需要,包括通过咨询表单或分析工具收集。UK GDPR要求你告知别人你是谁、收集什么、为什么收集、合法依据、保存多久以及他们的权利,而且大多数企业还要缴纳ICO的数据保护费(员工不超过10人的为每年£52)。
逾期发票我可以收取多少利息?
对于企业对企业的债务,法定利息为高于Bank of England基准利率8%(2026年下半年起算的利息为11.75%,基准利率为3.75%),另加固定金额:债务低于£1,000的为£40,最高£9,999.99的为£70,£10,000及以上的为£100,依据GOV.UK上的逾期付款法规。
AI起草的合同具有法律约束力吗?
只要存在要约、承诺、对价以及建立法律关系的意图,合同就具有约束力,无论由谁起草;它不必由律师撰写。风险在于某个条款不适合你的情况,所以高价值或不寻常的协议才需要律师审阅。
小企业最好的AI文档生成器是什么?
应当是能根据你的事实起草并内置英国规定、返回可编辑文件、保存你的信息供下次使用,并把文档与其所涉及的表单或发票连接起来的那一种。各类助手起草得都不错;Jobbit 上的智能体则在免费方案内通过一次对话完成起草、归档、跟踪和更新。