Cómo reclamar una factura impagada en el Reino Unido en 2026: 5 plantillas, 8% más el tipo base y reclamaciones de menor cuantía (Money Claim Online, Jobbit)

La cocina está instalada, el cliente ha publicado fotos de ella y la factura de £3,400 lleva 47 días vencida. Ha enviado dos correos de "solo para comprobar" y ha recibido un "lo arreglo esta semana". No quiere ser el profesional que demanda a un cliente, y no puede permitirse ser el que da por perdido el trabajo de un mes. Reclamar una factura impagada bien es una secuencia, no una confrontación, y la mayor parte es papeleo que lleva minutos cuando se conoce el orden.

La escala es nacional. Una investigación para el Department for Business and Trade y el Small Business Commissioner, publicada en julio de 2025, concluyó que las empresas del Reino Unido tienen pendientes unos £26 billion en pagos atrasados en un momento dado, una media de £17,000 por empresa afectada, con un coste para la economía de unos £11 billion al año y el cierre de aproximadamente 14,000 empresas anuales, 38 al día, y que la empresa afectada típica dedica 86 horas al año a reclamar cobros. La ley está de su parte más de lo que mucha gente cree: intereses del 8% por encima del tipo base del Bank of England, una suma fija de compensación por factura y una vía judicial que cuesta de £35 a £455 para reclamaciones de hasta £10,000. Esta guía le ofrece la escalera, las cinco plantillas, las cuentas y el único chat que lo ejecuta por usted.

Antes de reclamar: cuatro comprobaciones que llevan diez minutos

• ¿Llegó la factura y estaba bien? Confirme la dirección de correo, el nombre legal del cliente, el número de pedido (PO number) que le hayan pedido y que el tratamiento del VAT coincide con lo acordado. Un nombre equivocado en una factura es el motivo honesto de impago más común y también la excusa más común.
• ¿Cuáles son las condiciones de pago? Si la factura dice 14 días, el plazo empezó entonces. Si no se acordó nada, la ley concede 30 días desde la factura o la entrega, lo que ocurra más tarde, para clientes empresariales.
• ¿Quién le debe exactamente? Una sociedad limitada, un autónomo (sole trader) o un particular. Las secciones siguientes muestran por qué esto cambia las cartas, los plazos y los umbrales. Se espera que los organismos públicos paguen en 30 días y el interés legal también se les aplica.
• ¿Qué dice el contrato sobre los intereses? Si sus condiciones fijan un tipo de interés y es un remedio real, se aplica ese tipo. Si no dicen nada, el interés legal se aplica automáticamente a las deudas entre empresas; no es necesario haberlo mencionado.

Anote la fecha de vencimiento, el importe y el tipo de cliente. Todo lo que sigue depende de esos tres datos.

La escalera de reclamación: qué enviar y cuándo

La mayoría de las facturas se pagan hacia el día 14. La escalera existe para que las que no se pagan no se arrastren hasta el tercer mes y para que, si alguna vez necesita a un juez, cada paso conste por escrito.

Las cinco plantillas (copie, personalice, envíe)

Plantilla 1: recordatorio amable, día 1

Asunto: Factura 1042, £3,400, vencida ayer Hola, Sarah: solo una nota para decirle que la factura 1042 por la instalación de la cocina venció el 14 de septiembre y todavía no he visto el pago. Es posible que ya esté en trámite; si es así, haga caso omiso de este mensaje. Adjunto de nuevo la factura con los datos bancarios. Gracias, Dan.

Plantilla 2: segundo recordatorio, día 7

Asunto: Factura 1042, ya con una semana de retraso Hola, Sarah: la factura 1042 por £3,400 venció el 14 de septiembre y ya lleva una semana de retraso. Si hay algún problema con el trabajo o con la factura, dígamelo para que pueda solucionarlo. Si no, ¿podría efectuar el pago esta semana en la cuenta que figura en la factura (sort code 00-00-00, número de cuenta 12345678, referencia 1042)? Un cordial saludo, Dan.

Plantilla 3: aviso de vencimiento, día 14

Asunto: Factura 1042: vencida, ya se aplica el interés legal Estimada Sarah: la factura 1042 por £3,400, con vencimiento el 14 de septiembre, sigue impagada 14 días después de la fecha de vencimiento. Conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, el interés legal del 8% por encima del tipo base del Bank of England (actualmente 11.75% anual) se devenga desde la fecha de vencimiento, junto con una compensación fija de £70 para una deuda de este tamaño. Preferiría mucho no añadir ninguno de los dos. Le ruego que abone el total de la factura en un plazo de siete días o que se ponga en contacto conmigo hoy para acordar una fecha. Un saludo, Dan.

Plantilla 4: aviso final, día 21

Asunto: Aviso final: factura 1042, £3,400 más intereses Estimada Sarah: pese a mis recordatorios del 15 y el 21 de septiembre y a nuestra llamada del 24 de septiembre, la factura 1042 sigue impagada. La suma que se debe ahora es de £3,400 más un interés legal de £24.48 hasta la fecha de hoy (21 días a £1.09 al día) más £70 de compensación fija, un total de £3,494.48, y el interés sigue corriendo a £1.09 al día. Si no recibo el pago en un plazo de siete días, enviaré una carta formal previa a la demanda, tras la cual presentaré una reclamación ante el County Court por la deuda, los intereses, la compensación y la tasa judicial. Un saludo, Dan.

Plantilla 5: carta previa a la demanda, día 30

Asunto: Carta previa a la demanda: factura 1042 Estimada Sarah: me refiero a la factura 1042, de fecha 31 de agosto, por £3,400 por el suministro e instalación de una cocina en 12 Elm Road, con vencimiento el 14 de septiembre y sin pagar. La suma que se reclama ahora es de £3,400 más el interés legal conforme a la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 de £34.28 hasta la fecha de hoy, que sigue corriendo a £1.09 al día, más £70 de compensación fija, un total de £3,504.28. Se adjunta un extracto de cuenta. Salvo que se reciba el pago íntegro en un plazo de 14 días desde la fecha de esta carta, tengo la intención de iniciar un procedimiento ante el County Court sin más aviso y reclamaré la tasa judicial y cualesquiera otras costas permitidas. Si discute alguna parte, indique cuál y por qué dentro del mismo plazo. Atentamente, Dan.

Para un particular o un autónomo, la Plantilla 5 se convierte en la carta de reclamación (Letter of Claim) que exige el Pre-Action Protocol for Debt Claims: se envía por correo postal, concede 30 días en lugar de 14, adjunta la Information Sheet y la Reply Form del protocolo, indica cómo surgió la deuda, el interés reclamado y cómo pagar, y ofrece hablar de un plan de pagos. Un juez esperará verla antes de que se presente una reclamación.

Intereses y compensación: las cuentas para una factura de £3,400

El interés legal sobre una deuda entre empresas es del 8% anual por encima del tipo base del Bank of England, usando el tipo base del 30 de junio o del 31 de diciembre que preceda al vencimiento. El Banco mantuvo el tipo base en el 3.75% el 17 de septiembre de 2026, de modo que el tipo legal para las facturas con vencimiento en el segundo semestre de 2026 es del 11.75%. La cuenta es sencilla:

• Interés diario = £3,400 × 11.75% ÷ 365 = £1.09 al día.
• A los 47 días de retraso = £51.44.
• Compensación fija = £70, porque la deuda está entre £1,000 y £9,999.99. Son £40 para deudas de menos de £1,000 y £100 a partir de £10,000, una vez por factura.
• Total que se debe ahora = £3,521.44, más los costes razonables de recuperación que superen la suma fija, como la tarifa de una empresa de cobros, que la ley también le permite reclamar.

El interés corre hasta el día del pago, no es necesario haberlo anunciado de antemano y puede añadirlo a una factura que ya está vencida. Dos límites: solo se aplica cuando ambas partes actúan como empresas, de modo que un cliente particular le debe únicamente lo que diga su contrato, y si sus propias condiciones fijan otro tipo que constituya un remedio real, se aplican sus condiciones. El Parlamento está tramitando actualmente el Small Business Protections (Late Payments) Bill, anunciado en el King's Speech del 13 de mayo de 2026; limitaría los plazos de pago a 60 días, obligaría a los clientes a confirmar o disputar una factura en 30 días, haría obligatorio el interés del 8% y daría al Small Business Commissioner la facultad de multar a los morosos reincidentes. Hasta que se apruebe, la ley de 1998 es el reglamento.

Quién es el deudor cambia las reglas

Una sociedad limitada

Compruebe primero Companies House: ¿sigue activa, quiénes son los administradores, tiene las cuentas atrasadas? Dirija la carta previa a la demanda al domicilio social y envíe copia a un administrador por su nombre. A una empresa que le deba £750 o más se le puede notificar un requerimiento legal de pago (statutory demand), que le da 21 días para pagar antes de que sea posible una petición de liquidación; la amenaza es poderosa y el formulario es gratuito, pero no lo use para una deuda discutida, porque el tribunal no permite la insolvencia como atajo para cobrar deudas. No existe un protocolo previo a la demanda fijo para deudores que son empresas, pero el tribunal espera una carta clara y un plazo razonable, y 14 días es lo normal.

Un autónomo

Legalmente es un particular, así que se aplica el Pre-Action Protocol for Debt Claims: una carta de reclamación por correo postal, 30 días para responder, la Information Sheet y la Reply Form adjuntas, y tiempo adicional si piden documentos o asesoramiento. El interés legal sigue aplicándose porque es una empresa. El umbral de quiebra es de £5,000, así que el requerimiento legal de pago solo es pertinente por encima de esa cifra.

Un cliente particular

Un hogar que le debe una cocina o un jardín es un consumidor. La ley de 1998 no se aplica, por lo que solo puede cobrar el interés que establezcan sus condiciones, y estas deben haberse mostrado antes de empezar el trabajo para que cuenten. El Pre-Action Protocol for Debt Claims se aplica por completo, incluidos los 30 días. Mantenga un tono humano en todo momento; un juez lee las cartas.

Una empresa mucho mayor

Si usted es pequeño y el deudor es grande, el Small Business Commissioner recibe quejas sin coste y se pondrá en contacto con el deudor en su nombre; su investigación y sus próximas facultades sancionadoras apuntan precisamente a este caso. El Fair Payment Code nombra a las empresas que se comprometen a pagar a tiempo a los pequeños proveedores, y se puede denunciar a un firmante que incumpla su promesa.

Money Claim Online: tasas, calendario y qué ocurre tras la sentencia

Money Claim Online es el sitio web del servicio judicial para reclamaciones de hasta £100,000 en Inglaterra y Gales. Usted indica quién debe qué, por qué, el interés y la compensación, paga la tasa con tarjeta y la reclamación se notifica al deudor. La tasa depende de la cuantía reclamada:

• Hasta £300: £35. Hasta £500: £50. Hasta £1,000: £70. Hasta £1,500: £80. Hasta £3,000: £115. Hasta £5,000: £205. Hasta £10,000: £455.
• Más de £10,000: el 5% de la reclamación.

La tasa se suma a la reclamación, de modo que un deudor que paga tras la sentencia también la paga. Las reclamaciones de menos de £10,000 se asignan a la vía de reclamaciones de menor cuantía (small claims track), donde no necesita abogado y la regla habitual es que cada parte paga sus propias costas, y el Small Claims Mediation Service gratuito del tribunal, una hora por teléfono, resuelve muchas antes de la vista. Si el deudor no responde en el plazo concedido, puede pedir sentencia en rebeldía en línea. La sentencia no es dinero: la ejecución es un paso aparte con sus propias tasas, mediante agentes judiciales, una orden de retención de salario, una orden de deuda de tercero contra una cuenta bancaria o una orden de carga sobre una propiedad. Merece la pena presentar la reclamación cuando el deudor tiene bienes o ingresos y la deuda es clara, y conviene pensárselo dos veces cuando la empresa ha dejado de operar.

Cómo un agente de IA ejecuta toda la secuencia

ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus y Meta's Muse redactarán todos un recordatorio educado o una carta previa a la demanda, y lo hacen bien. Las aplicaciones de facturación de pago como Xero, QuickBooks y FreshBooks envían recordatorios automáticos en sus planes mensuales (FreshBooks Lite cuesta £16 al mes). La diferencia de Jobbit es que la factura, la escalera, las cartas, las cuentas y los recordatorios salen de un solo chat como archivos reales y tareas programadas reales:

• La factura que se cobra primero. La herramienta de facturas gratuita redacta un PDF numerado y un DOCX editable a partir de una frase, con VAT, fecha de vencimiento y redacción sobre pagos atrasados cuando se lo pide. How to Write an Invoice That Gets Paid explica los nueve campos y las condiciones.
• La escalera con fechas reales. Dé al agente la factura y le devolverá el calendario anterior con las fechas reales, el tipo de cliente y la plantilla correcta para cada paso.
• Cartas con su voz, redactadas a partir de las cinco plantillas, con los importes, las fechas de cada contacto anterior y el interés al día ya rellenados.
• El interés diario y la compensación, calculados con el tipo base que corresponde y añadidos a una factura reemitida.
• La carta de reclamación bien hecha para un particular o un autónomo, con los documentos del protocolo, y el detalle de la reclamación (particulars of claim) redactado para Money Claim Online si se llega a eso.
• Recordatorios que se envían solos. Pida que se programe la secuencia y el agente envía cada paso el día que toca, y se detiene cuando llega el dinero.
• Un registro que un juez pueda leer. Cada mensaje, nota de llamada y carta en un solo historial, exportable como paquete en PDF.
• Una persona cuando hace falta. Para una deuda discutida o elevada, Jobbit puede incorporar a un contable o a un especialista en recobro del Reino Unido desde el mismo lugar, con el pago retenido en depósito de garantía (escrow) hasta que el trabajo esté hecho.

Linda, de 61 años, dejó un departamento de finanzas para dirigir una asesoría contable desde casa. Su primer mensaje al agente fue la factura vencida de £3,400 de arriba. El segundo fue la secuencia de recordatorios, programada. El tercero pidió endurecer las condiciones de todas las facturas futuras: 14 días, cláusula de intereses, depósito en trabajos de más de £1,000. Reclamar el pago fue lo más pequeño que hizo el agente; las condiciones son lo que evitó que volviera a ocurrir. Si merece la pena una aplicación de facturación de pago es la pregunta que Do You Need Invoicing Software? responde con las cuentas a diez años.

Proteja la próxima factura: condiciones que hacen que le paguen

• Un depósito en todo lo que supere unos cientos de libras, y pagos por fases en los trabajos largos, para que la factura final nunca sea todo el trabajo.
• Siete o 14 días, no 30, salvo que el cliente sea una gran empresa con un ciclo de pagos fijo.
• Una cláusula de intereses que cite la ley, para que nadie se lleve una sorpresa, y una línea que indique que se reclamarán la compensación y los costes de recuperación.
• El nombre legal del cliente y cualquier PO number en la factura, comprobados antes de enviarla.
• Datos bancarios y una opción de pago mediante enlace en la propia factura, para que pagar lleve un clic.
• Facture el día en que termine, con las fotos del trabajo acabado adjuntas.
• Una comprobación de solvencia para nuevos clientes empresariales: las presentaciones en Companies House y si las cuentas van con retraso dicen mucho, gratis.
• Reserva de dominio sobre los bienes que suministre, para que los materiales impagados sigan siendo suyos hasta que se paguen.
• Derecho a suspender el trabajo en sus condiciones para proyectos por fases, de modo que una fase impagada detenga la siguiente.

Cada uno de estos puntos es una frase al agente cuando redacta la factura. La diferencia entre una empresa a la que se le deben £17,000 y otra a la que no se le debe nada suele estar en el papeleo del principio, no en las cartas del final. Si además se pregunta si cuenta como sole trader para todo esto, Sole Trader vs Self-Employed in 2026 aclara los términos.

Un plan de 30 días para la factura que está vencida ahora mismo

• Hoy: haga las cuatro comprobaciones, anote la fecha de vencimiento, el importe y el tipo de cliente, y envíe la Plantilla 1 o la 2 según lo atrasada que esté ya.
• Día 3: llame por teléfono. Haga una sola pregunta: ¿hay algún problema con el trabajo o la factura? Anote la respuesta y la fecha.
• Día 7: Plantilla 3 con la línea de intereses, y reemita la factura mostrando el interés y la compensación.
• Día 14: Plantilla 4, por correo electrónico y postal, indicando el interés diario.
• Día 21: Plantilla 5, o la carta de reclamación del protocolo para un particular, por correo postal, con el extracto de cuenta.
• A partir del día 30: la reclamación en Money Claim Online si la deuda es clara y el deudor puede pagar, o un requerimiento legal de pago para una deuda de empresa de £750 o más, o una queja al Small Business Commissioner si el deudor es grande.
• En cada paso: un mensaje al agente, que lo redacta, lo fecha, lo calcula y lo archiva.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo esperar antes de reclamar una factura impagada?

Envíe un recordatorio amable el día después del vencimiento, un segundo una semana más tarde y llame por teléfono hacia el día 10. Esperar un mes "por educación" le cuesta un mes de liquidez y le dice al cliente que sus fechas de vencimiento son opcionales. La escalera anterior es firme sin ser hostil.

¿Cuánto interés puedo cobrar por una factura impagada en el Reino Unido?

Para una deuda entre dos empresas, el interés legal del 8% por encima del tipo base del Bank of England, que es del 11.75% anual con el tipo base en el 3.75% en octubre de 2026, desde el día siguiente al vencimiento, más una compensación fija de £40, £70 o £100 por factura según el importe. Para un cliente particular, solo el interés que sus condiciones indicaran antes de empezar el trabajo.

¿Qué es una carta previa a la demanda y necesito un abogado?

Es la carta formal que dice que presentará una reclamación judicial salvo que la deuda se pague en un plazo determinado, con el importe total, el interés y cómo surgió. No necesita abogado para redactarla ni enviarla, y para una reclamación de menos de £10,000 normalmente tampoco lo necesitará ante el tribunal. Para un particular o un autónomo debe seguir el Pre-Action Protocol for Debt Claims y conceder 30 días.

¿Puedo llevar a un cliente a un tribunal de menor cuantía por una factura impagada?

Sí, mediante Money Claim Online para reclamaciones de hasta £100,000, con las de menos de £10,000 en la vía de menor cuantía. La tasa es de £35 a £455 hasta £10,000 y se suma a lo que debe el deudor. Normalmente se le ofrecerá primero una mediación telefónica gratuita y, si el deudor ignora la reclamación, puede pedir sentencia en rebeldía en línea.

¿Y si el cliente dice que nunca recibió la factura?

Vuelva a enviarla de inmediato por correo electrónico y postal, pídale que confirme la recepción el mismo día y mantenga las condiciones como estaban: la fecha de vencimiento cuenta desde la factura original si se envió correctamente. Muchas respuestas de "nunca la recibí" terminan con un pago esa misma semana; si la suya no, continúe la escalera desde el paso en que estaba.

¿Puedo cobrar una penalización por pago tardío a un cliente particular?

Solo si sus condiciones establecen la penalización o el interés y el cliente las vio antes de empezar el trabajo, y solo si el importe es razonable. El 8% legal más el tipo base y la compensación fija se aplican únicamente a clientes empresariales. Con los hogares, las herramientas son los recordatorios firmes, una carta de reclamación clara con 30 días y una reclamación de menor cuantía.

¿Cuál es la forma más rápida de montar toda la secuencia de reclamación?

Un chat en Jobbit: pida a la herramienta de facturas gratuita la factura y, en el mismo chat, la escalera de recordatorios con fechas reales, las cartas con su voz, el interés al día y los recordatorios programados. El plan Free en jobbit.uk ofrece 100 créditos al día sin tarjeta, lo que cubre toda la secuencia para una factura como esta.