Evaluación de riesgos con IA: los 5 pasos del HSE para tienda, café, oficio u oficina
Cómo redactar una evaluación de riesgos con un agente de IA en 2026: los cinco pasos del HSE, quién debe dejarla por escrito, la evaluación de riesgo de incendios, alimentos, COSHH, pantallas y primeros auxilios, cuatro prompts y lo que cuesta una sanción del HSE.
Las cifras de la Health and Safety Executive (HSE, el organismo británico de seguridad y salud laboral) para 2024/25 recogen 124 trabajadores muertos en el trabajo, 680.000 lesiones no mortales declaradas por los propios trabajadores en la Labour Force Survey, 246 procesos penales con una tasa de condena del 96% y multas de más de £33 millones. La documentación de cada uno de esos casos empieza con la misma pregunta: ¿existía una evaluación de riesgos adecuada y suficiente, y estaba por escrito? Una encuesta de Hiscox a 1.500 responsables de pequeñas empresas reveló que el 30% no tenía ninguna política de evaluación de riesgos, algo nada sorprendente cuando el propietario es además quien compra, cobra en caja y desatasca el fregadero.
La evaluación en sí no es difícil. El HSE afirma que la mayoría de las pequeñas empresas de bajo riesgo pueden hacer la suya y publica plantillas gratuitas y ejemplos resueltos para una oficina, una tienda local, la preparación y el servicio de comida, un taller de reparación de vehículos, un almacén y una fábrica. Lo que lleva tiempo es redactar: la lista de peligros, los controles, el registro de incendios que ahora todo local debe conservar completo, la ficha COSHH del armario de limpieza, las revisiones de pantallas, las fechas de revisión. Esta guía muestra cómo redactar una evaluación de riesgos con un agente de IA en una tarde: los cinco pasos del HSE, quién debe registrar qué, los cuatro prompts que redactan los documentos para una tienda, un café, un oficio o una oficina, lo que cuesta hacerlo mal y la agenda que lo mantiene al día. Las normas se comprobaron con el HSE y GOV.UK el 21 de octubre de 2026.
¿Quieres el primer borrador antes de recorrer el local? Abre Jobbit, pega el prompt 1 de abajo con tu tipo de negocio, tus instalaciones y el número de empleados, y te devuelve la lista de peligros y los controles en el formato de cinco pasos del HSE. Plan gratuito, 100 créditos al día, sin tarjeta.
Los cinco pasos del HSE y qué hace el agente en cada uno
| Paso (redacción actual del HSE) | Qué significa | Qué hace el agente |
|---|---|---|
| 1. Identificar los peligros | Recorre el local y enumera lo que podría causar daño: resbalones, instalación eléctrica, productos químicos, levantamiento de cargas, cuchillos, escaleras, trabajo en solitario, violencia, estrés | Redacta la lista para tu tipo de negocio a partir de los ejemplos del HSE y añade lo que le cuentes tras el recorrido |
| 2. Evaluar los riesgos | A quién se podría dañar y cómo, con qué probabilidad, con qué gravedad y si los controles actuales bastan | Puntúa cada peligro y te plantea las preguntas que no puedes responder desde la oficina |
| 3. Controlar los riesgos | Eliminar el peligro o reducirlo: otro producto, una protección, formación y, como último recurso, equipo de protección | Propone los controles en ese orden e indica quién es responsable de cada uno |
| 4. Registrar las conclusiones | Ponerlo por escrito: los peligros significativos, a quién afectan, los controles y quién hace qué | Genera el registro con el formato de plantilla del HSE, fechado y firmado por ti |
| 5. Revisar los controles | Comprobar que funcionan; revisar cuando cambien el personal, los procesos, las sustancias o los equipos, o tras un accidente o un incidente evitado por poco | Guarda la fecha de revisión y te hace las preguntas cuando algo cambia |
La obligación de evaluar se aplica a todo empleador y a los autónomos cuando su trabajo pueda perjudicar a otras personas. La obligación de registrar por escrito las conclusiones significativas se aplica a partir de cinco o más empleados, según el Management of Health and Safety at Work Regulations 1999, y la evaluación debe ser adecuada y suficiente. Con menos de cinco empleados sigues obligado a evaluar, solo que no a ponerlo por escrito, lo cual es una razón extraña para no hacerlo.
Las evaluaciones que realmente necesitan la mayoría de las pequeñas empresas
- Incendios. El Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005 convierte al propietario, empleador u ocupante en la persona responsable de la evaluación de riesgo de incendios. Desde el 1 de octubre de 2023, conforme a la sección 156 del Building Safety Act 2022, debe registrarse completa, con todas las conclusiones, para cualquier local sea cual sea su tamaño; el antiguo umbral de cinco empleados ha desaparecido. GOV.UK publica guías para oficinas y tiendas, pequeños locales de reunión y pequeños locales no residenciales.
- Alimentos. Un negocio de alimentación se registra en el ayuntamiento local al menos 28 días antes de empezar a operar, de forma gratuita, y el registro no puede denegarse. El paquete Safer Food Better Business de la Food Standards Agency es gratuito y cubre Inglaterra y Gales. La puntuación del Food Hygiene Rating Scheme debe exhibirse en Gales e Irlanda del Norte y es voluntaria en Inglaterra. Los alimentos envasados previamente para la venta directa requieren desde el 1 de octubre de 2021 el etiquetado completo de ingredientes con los alérgenos resaltados.
- COSHH. Toda sustancia peligrosa, incluidos la lejía, el desengrasante y el antical, necesita una evaluación de la exposición y de los controles, elaborada a partir de la ficha de datos de seguridad del fabricante.
- Equipos con pantalla de visualización. El personal que usa una pantalla a diario durante periodos continuos de una hora o más necesita una evaluación de su puesto y una revisión de la vista si la solicita.
- Manipulación manual, primeros auxilios, trabajo en solitario, jóvenes trabajadores, madres recientes y embarazadas. La manipulación manual requiere su propia evaluación cuando levantar cargas forma parte del trabajo; una evaluación de necesidades de primeros auxilios decide el botiquín y las personas formadas; el trabajo en solitario se cubre dentro de la evaluación general; los menores de 18 años deben ser evaluados antes de empezar; una madre reciente o embarazada necesita una evaluación individual.
Redacta los documentos con cuatro prompts
1. La evaluación general de riesgos
Mensaje para enviar
Redacta una evaluación general de riesgos laborales en el formato de cinco pasos del HSE para Oak Lane Deli, un café y tienda de alimentación en Nottingham con cocina, mostrador, una zona de mesas para 20 personas, un almacén en el sótano al que se accede por una escalera de mano y 6 empleados, entre ellos un joven de 17 años los sábados. Peligros que debes cubrir: resbalones en suelos mojados, la freidora, los cuchillos y la cortadora de fiambre, las bebidas calientes, la manipulación manual de los pedidos y la escalera del sótano, los productos de limpieza, los aparatos de gas, los equipos eléctricos, el cierre en solitario a última hora, el manejo de efectivo y los clientes agresivos, y el joven trabajador. Para cada peligro: a quién daña y cómo, los controles actuales, los controles adicionales necesarios, quién es responsable y para cuándo. Añade una fecha de revisión a 12 meses y una línea para mi firma. En lenguaje sencillo, en una sola tabla.
Primero creas una cuenta gratuita (solo hace falta un correo electrónico, sin tarjeta). Tu mensaje se guarda y se envía en cuanto entras.
2. El registro de la evaluación de riesgo de incendios
Mensaje para enviar
Redacta el registro de la evaluación de riesgo de incendios para el mismo local, completo como exige el Building Safety Act 2022: la persona responsable, la descripción del local, las fuentes de ignición (la freidora, la cocina de gas, la cafetera, la instalación eléctrica, la zona de fumadores), las fuentes de combustible (embalajes, aceites, el stock del sótano), las personas en riesgo, incluidos el público y quien esté solo al cierre, las vías de evacuación y las distancias de recorrido, la alarma, el alumbrado de emergencia, los extintores y sus fechas de revisión, el procedimiento de evacuación y quién comprueba que el edificio está vacío, el registro de formación y las conclusiones significativas con acciones, responsables y fechas. Sigue la guía de GOV.UK para pequeños locales de reunión.
Primero creas una cuenta gratuita (solo hace falta un correo electrónico, sin tarjeta). Tu mensaje se guarda y se envía en cuanto entras.
3. Las evaluaciones específicas
Mensaje para enviar
Redacta la evaluación COSHH de estos productos de limpieza usando las fichas de datos de seguridad adjuntas (dilución, almacenamiento, guantes y protección ocular, qué hacer en caso de salpicadura o ingestión, quién los utiliza), una evaluación de manipulación manual para los pedidos y el sótano, una lista de comprobación de equipos con pantalla para el portátil de la oficina que se usa a diario, una evaluación de necesidades de primeros auxilios para un café con 6 empleados y una cocina, y un procedimiento de trabajo en solitario de una página para el cierre con un mensaje de aviso. Cada uno como documento independiente, fechado y con fecha de revisión.
Primero creas una cuenta gratuita (solo hace falta un correo electrónico, sin tarjeta). Tu mensaje se guarda y se envía en cuanto entras.
4. La agenda, la hoja de incorporación y el registro de accidentes
Mensaje para enviar
Crea una agenda de seguridad y salud para Oak Lane Deli: las fechas de revisión de cada evaluación anterior, las fechas de mantenimiento de extintores y alarma, la revisión de seguridad del gas, el historial de inspecciones de la puntuación de higiene alimentaria, la renovación del seguro de responsabilidad civil de empleadores y la caducidad de los certificados de primeros auxilios, con un recordatorio para mí 30 días antes de cada uno. Después redacta una hoja de incorporación de una página para el personal nuevo que cubra los peligros principales, el procedimiento contra incendios, el socorrista, el libro de accidentes y cómo comunicar un incidente evitado por poco, y una plantilla para el asiento del libro de accidentes con la norma RIDDOR para lesiones que mantengan a alguien de baja más de siete días.
Primero creas una cuenta gratuita (solo hace falta un correo electrónico, sin tarjeta). Tu mensaje se guarda y se envía en cuanto entras.
Cuatro prompts, una tarde que incluye el recorrido por el local con el primer borrador en la mano, y la agenda funciona sola. El plan gratuito lo cubre con 100 créditos al día; el plan Go, por £7 al mes, añade 2.000 créditos para los recordatorios y las actualizaciones.
Los peligros según el tipo de negocio
| Negocio | Los peligros que los ejemplos del HSE ponen primero | El documento adicional |
|---|---|---|
| Tienda | Resbalones y tropiezos, manipulación manual del stock, escaleras de mano y peldaños, equipos eléctricos, violencia y manejo de efectivo, trabajo en solitario al cierre | Registro de incendios; equipos con pantalla si hay un puesto con pantalla en la trastienda |
| Café o comida para llevar | Suelos mojados, quemaduras y escaldaduras, cuchillos y cortadoras, gas, incendios de freidora, productos químicos, alérgenos, jóvenes trabajadores | Registro de incendios; registro como negocio de alimentación y Safer Food Better Business; COSHH; matriz de alérgenos |
| Oficio (electricista, fontanero, constructor, limpieza) | Trabajo en altura, electricidad, manipulación manual, vibración mano-brazo, polvo y productos químicos, conducción, trabajo en solitario en casas de clientes | COSHH; una evaluación específica de obra por trabajo; registros de competencia en gas o electricidad |
| Oficina | Equipos con pantalla, resbalones y tropiezos, equipos eléctricos, estrés, trabajo en solitario, vías de evacuación en caso de incendio | Evaluaciones de equipos con pantalla; registro de incendios |
Lo que cuesta hacerlo mal
El HSE cobra la Fee for Intervention (tarifa por intervención) de £188 la hora desde el 1 de abril de 2026 en el momento en que un inspector detecta una infracción material, y la factura abarca desde la visita hasta las cartas y el seguimiento. En 2024/25 el HSE inició 246 procesos penales, obtuvo condenas en el 96% de ellos, emitió más de 4.400 requerimientos de cumplimiento y registró multas de más de £33 millones. El lado de las lesiones es mayor: 1,9 millones de trabajadores con una enfermedad relacionada con el trabajo, 40,1 millones de días laborables perdidos y un coste para Gran Bretaña de £22.900 millones según la base de 2023/24. Más allá del HSE, el coste práctico lo soporta la aseguradora: el seguro de responsabilidad civil de empleadores es obligatorio por £5 millones, con multas de hasta £2.500 al día si no se tiene, y una aseguradora que tramita una reclamación pide primero la evaluación de riesgos.
La documentación que rodea a la evaluación
- El libro de accidentes: obligatorio donde trabajan diez o más personas y recomendable para todos, con una plantilla de asiento del prompt 4.
- RIDDOR: las lesiones especificadas se notifican al HSE, y cualquier lesión que aparte a un trabajador de sus tareas normales durante más de siete días consecutivos se notifica en un plazo de 15 días.
- El cartel de la ley: el cartel de la ley de seguridad y salud del HSE expuesto, o el folleto equivalente entregado a cada trabajador.
- Consulta: los empleadores deben consultar a los empleados sobre cuestiones de seguridad y salud, lo que en un equipo pequeño equivale a la hoja de incorporación y a una conversación de diez minutos cada trimestre, registrada.
- Seguro: responsabilidad civil de empleadores por £5 millones desde el primer empleado, con el certificado expuesto.
En qué se diferencia un agente de IA de descargar una plantilla
ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Manus y Muse de Meta rellenarán la plantilla del HSE si les escribes los peligros. Jobbit gestiona el sistema entero:
- Redacta cada documento a partir de tu tipo de negocio en el formato del HSE, con los controles en el orden correcto.
- Lee las fichas de datos de seguridad y redacta con ellas la evaluación COSHH.
- Mantiene la agenda y te avisa 30 días antes de cada revisión, mantenimiento y renovación.
- Actualiza la evaluación cuando algo cambia: una freidora nueva, un nuevo empleado, un incidente evitado por poco.
- Redacta la hoja de incorporación y los asientos de accidentes para que el registro exista cuando importe.
- No recorre el local, y eso te toca a ti: el paso 1 del HSE exige ojos sobre las instalaciones, y el primer borrador del agente es la lista de comprobación que llevas contigo.
Un plan para una tarde
- 13:00. Describe el negocio, el local y el personal en un solo mensaje. Ejecuta el prompt 1. Imprime el borrador.
- 13:30. Recorre todas las salas con el borrador y un bolígrafo. Añade lo que el borrador no recogió; borra lo que no aplique.
- 14:15. Ejecuta el prompt 2 para el registro de incendios. Comprueba la vía de evacuación y las fechas de los extintores sobre la marcha.
- 15:00. Fotografía las etiquetas de cada producto químico. Ejecuta el prompt 3.
- 15:45. Ejecuta el prompt 4. Pon la agenda en tu calendario, firma las evaluaciones y entrega la hoja de incorporación a la próxima persona que empiece.
Redacta la evaluación de riesgos y el registro de incendios con el plan gratuito: 100 créditos al día, sin tarjeta.
Abrir JobbitSigue leyendo
- Política de IA para una pequeña empresa: la otra política que el personal necesita leer.
- Generador de documentos con IA: los quince documentos que acaba necesitando una pequeña empresa.
- IA para restaurantes y cafés: la higiene, los alérgenos y el resto de la administración.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado por ley a tener una evaluación de riesgos por escrito?
Todo empleador debe evaluar los riesgos, y las conclusiones significativas deben registrarse por escrito a partir de cinco o más empleados, según el Management of Health and Safety at Work Regulations 1999. La evaluación de riesgo de incendios es distinta: desde el 1 de octubre de 2023 debe registrarse completa para cualquier local, por pequeño que sea. Los negocios de alimentación también necesitan documentar su sistema de higiene, y Safer Food Better Business es la forma gratuita de hacerlo.
¿Cuáles son los cinco pasos de una evaluación de riesgos?
La redacción actual del HSE es: identificar los peligros, evaluar los riesgos, controlar los riesgos, registrar las conclusiones y revisar los controles. La evaluación debe ser adecuada y suficiente, lo que significa que cubre los peligros significativos de tu trabajo, no todos los imaginables, y que los controles son razonablemente viables.
¿Puede la IA redactar una evaluación de riesgos?
Puede redactar una en el formato del HSE para tu tipo de negocio, incluido el registro de incendios, la evaluación COSHH a partir de las fichas de datos de seguridad, las evaluaciones de pantallas y de manipulación manual y la evaluación de necesidades de primeros auxilios, y mantener la agenda de revisiones. Un agente en Jobbit lo hace con los cuatro prompts de arriba. Tú sigues teniendo que recorrer el local y contrastar el borrador con lo que realmente hay, que es el paso 1.
¿Con qué frecuencia debe revisarse una evaluación de riesgos?
El HSE indica que debe revisarse cuando haya motivos para pensar que ya no es válida: un cambio de personal, de procesos, de sustancias o de equipos, o un accidente o incidente evitado por poco, y en los demás casos a intervalos razonables, siendo 12 meses la opción habitual. La agenda del prompt 4 guarda las fechas y los recordatorios.
¿Qué es una evaluación de riesgo de incendios y quién la hace?
Un registro de los peligros de incendio, las personas en riesgo, las vías de evacuación, las alarmas y los extintores, los procedimientos y las acciones necesarias, elaborado por la persona responsable del local conforme al Fire Safety Order 2005. Desde el 1 de octubre de 2023 debe registrarse completa sea cual sea el tamaño del negocio. Muchos locales pequeños la hacen ellos mismos con las guías de GOV.UK; la evaluación de un consultor para una tienda pequeña suele costar unos cientos de libras.
¿Qué cobra el HSE si un inspector encuentra un problema?
La Fee for Intervention de £188 la hora desde el 1 de abril de 2026, que cubre la inspección, las cartas y el seguimiento una vez detectada una infracción material. En 2024/25 el HSE inició 246 procesos penales con una tasa de condena del 96% y multas de más de £33 millones, y emitió más de 4.400 requerimientos.
¿Qué otras evaluaciones necesita un café o una tienda?
Un café necesita el registro como negocio de alimentación 28 días antes de abrir, un sistema de higiene documentado como Safer Food Better Business, información sobre alérgenos de todo lo que vende, una evaluación COSHH de sus productos químicos, un registro de incendios y una evaluación individual para cualquier joven trabajador o trabajadora embarazada. Una tienda necesita las evaluaciones general y de incendios, una evaluación de manipulación manual para el stock y una evaluación de pantalla para el puesto de la trastienda. El prompt 3 redacta las específicas.