小規模事業のAIポリシー:社員が守れる10のルール(無料テンプレート)
英国の小規模事業向け無料AIポリシーテンプレートです。1ページに収まる10のシンプルなルール、ChatGPT に貼り付けてはいけない情報、承認すべきツールと設定方法、ICO が求めること、5日間の導入計画をまとめました。
あなたの社員は、すでに仕事でAIを使っています。どのツールを使い、何を貼り付けたのか、把握していないかもしれません。2025年10月に Microsoft が英国の従業員2,003人を調査したところ、71%が会社の承認していない一般向けAIツールを使ったことがあると答え、51%は毎週使っていました。会社や顧客のデータのプライバシーを心配していたのは、わずか32%でした。
禁止しても効果はなく、放置すれば顧客リストがチャットボットに流れ込むことになります。効果があるのは、短い小規模事業のAIポリシーです。1ページ、10のルールで、忙しい人でも読めるように書きます。このガイドでは、コピーして使えるテンプレートを示し、英国のデータ保護法が何を求めているかを説明し、1週間で導入する方法を紹介します。これは実務上の手引きであり、法的助言ではありません。
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このガイドの確認方法
- 規制当局自身の言葉。 データ保護に関する点は、Information Commissioner's Office(ICO、英国の情報コミッショナー事務局)のAIとデータ保護に関するガイダンスと、生成AIについて公表されている見解に基づいています。
- 公式の導入率。 英国企業のAI利用状況は、2026年6月の Office for National Statistics の調査によるものです。
- ツール提供元自身のプライバシーページ。 貼り付けたテキストがどう扱われるかは、推測ではなく提供元のページで確認しました。
- 1ページに収める。 誰も読まないポリシーは誰も守りません。そのため、すべてのルールが1行の価値を示す必要がありました。
小規模事業にいま必要な理由
職場でのAI利用は、そのルール作りよりも速く広がりました。ONS によると、2026年6月に少なくとも1つのAI技術を使った英国企業は29%で、2023年後半の約12%から増えています。従業員10人未満の最小規模の企業でも、その数字は28%でした。これは「AIを使っている」と答えた企業の数字です。Microsoft の調査によれば、社員は雇用主よりずっと先を行っています。承認されていないツールを使っている人の28%が、会社から承認済みの選択肢を与えられていないと答えました。
リスクは劇的なものではなく、ごくありふれたものです。誰かが顧客のスプレッドシートを整えるために無料のチャットボットに貼り付けます。誰かがクレームの文面を書き直してもらうために、顧客の病歴まで含めてしまいます。2023年には、Bloomberg が報じた社内メモによると、エンジニアが社内のソースコードを ChatGPT に貼り付けたことを受け、Samsung が社員による生成AIの利用を制限しました。Samsung で起こり得ることは、従業員6人の会社でも起こり得ます。
AIだからといって法律が停止されているわけでもありません。ICO の立場は、データ保護法にAI用の例外はない、というものです。個人データがツールに入るなら、作業の目的がそれでなくても、ルールは適用されます。
1ページにまとめた10のルール
| ルール | コピーして使える文言 | 理由 |
|---|---|---|
| 1. 承認済みツールのみ | 「仕事では、承認済みリストにあるAIツールだけを使うこと。追加する場合は事前に相談すること。」 | 把握していないツールのデータは守れません |
| 2. 個人情報は入れない | 「ツールが承認されている場合を除き、連絡先付きの氏名、健康、金融、人事に関する情報をAIツールに貼り付けないこと。」 | 個人データは引き続きデータ保護法の対象です |
| 3. 機密は入れない | 「パスワード、銀行口座情報、契約書、価格モデル、機密と記されたものは決して貼り付けないこと。」 | 貼り付けたテキストは保存され、読まれる可能性があります |
| 4. 送る前に確認する | 「AIの助けを借りて書いたものには、あなたが責任を負います。事実、数字、名前をすべて確認すること。」 | AIは間違ったことを自信ありげに述べます |
| 5. 人についての決定はしない | 「採用、懲戒、価格設定、顧客の拒否をAIだけで決めないこと。決めるのは人です。」 | 人についての自動化された決定には、追加の法的義務が伴います |
| 6. 重要な場面では伝える | 「顧客がAIと話している場合はそれを伝え、AIが書いたレビューは決して投稿しないこと。」 | 偽レビューは2025年4月6日から英国で禁止されています |
| 7. 他者の成果を尊重する | 「競合の文章、ロゴ、写真をAIにコピーさせないこと。」 | コピーはコピーです |
| 8. 仕事用アカウントを使う | 「仕事用のメールでサインインし、ツールが対応している場合は当社のデータでの学習をオフにすること。」 | 個人アカウントの設定は会社の管理外です |
| 9. 間違いはすぐ報告する | 「貼り付けてはいけないものを貼り付けた場合は、その日のうちにオーナーに伝えること。申告しても責められません。」 | 早く報告された情報漏えいは、はるかに対処しやすくなります |
| 10. 6か月ごとに見直す | 「このポリシーと承認済みリストは年2回見直します。」 | ツールは数か月ごとに変わります |
社員が貼り付けてよいもの、いけないもの
信号機方式のリストは、どんな長い方針文よりも効果があります。画面の横に印刷して貼っておきましょう。
- 緑、自由に貼り付けてよい: 公開情報、自社の宣伝文、匿名化した例、一般的な質問、すでにウェブサイトに載っているものすべて。
- 黄、先に確認: 氏名を削除した顧客メール、社内文書、仕入先の見積書、当事者を空欄にした契約書の草案。
- 赤、絶対に貼らない: 顧客リスト、個人の健康、財務、雇用に関するもの、パスワードと銀行口座情報、署名済みの契約書、顧客が内密に預けたものすべて。
最も簡単に教えられる習慣は、貼り付ける前に実際の詳細をプレースホルダーに置き換えることです。「顧客A」「リーズの現場」「£X」のようにします。回答は同じように役立ち、実際の情報は社外に出ません。AIの安全性についてのやさしい解説では、貼り付けてはいけない7つのものを理由とともに挙げています。
承認するツールと、その設定方法
適切な4つの質問をすれば、ツールの承認は10分で済みます。
- 私たちのデータはモデルの学習に使われますか。 一般向けプランは、初期設定でチャットを学習に使うことが多く、オフにするスイッチがあります。ビジネス向けプランは通常、初期設定ではデータを学習に使いません。
- 貼り付けた内容は人に読まれますか。 Google 自身の Gemini のプライバシーページには、チャットの一部が人間のレビュー担当者に読まれると書かれており、機密情報を入力しないよう利用者に呼びかけています。利用規約に別段の記載がない限り、無料の一般向けプランはどれも同じだと考えてください。
- どのくらいの期間保存されますか。 Gemini は初期設定でアクティビティを18か月保存し、3か月まで短縮できます。どのツールでも同等の設定を探しましょう。
- プライベートモードはありますか。 学習に使われない一時チャットは、いくつものアシスタントにあります。黄色に当たるものは、これを標準にしましょう。
その後、承認済みリストをポリシー自体に書きます。ツール、プラン、使ってよい人、用途です。ほとんどの小規模な会社には3つのツールで十分です。アシスタントを選ぶ際は、チャットボットとエージェントの違いをこの短いガイドで説明しています。
ICO が求めること
基本を押さえるのに弁護士は必要ありません。ICO のガイダンスは、小規模事業が1枚の紙で答えられる5つの質問に集約されます。
- この作業に、そもそも個人データは必要ですか。 プレースホルダーで済むなら、その方法で行いましょう。
- それを使う適法な根拠は何ですか。 そのデータを保有している理由と同じで、今回の利用もカバーしている必要があります。
- 人々に知らせましたか。 AIツールを通信や事務作業に使っているなら、プライバシー通知にその旨を書くべきです。
- 出力は正確ですか。 ツールが人について作り出した内容には、あなたが責任を負います。
- 安全ですか。 仕事用アカウント、強力なパスワード、承認済みツールのみです。
応募者の選別にAIを使うなど、よりリスクの高い用途については、開始前にデータ保護影響評価を行うことを ICO は求めています。参照先は ICO の AI とデータ保護に関するガイダンスです。
コピーして使える1ページのポリシー
職場でのAI:私たちのルール 私たちは、文章作成、調査、事務作業の時間を節約するためにAIを使います。このルールは、顧客の情報を守り、私たちの仕事の正確さを保つためのものです。 1. 承認済みリストにあるツールだけを使うこと:TOOL ONE、TOOL TWO、TOOL THREE。 2. ツールが承認されている場合を除き、顧客、社員、仕入先の個人情報を貼り付けないこと。 3. パスワード、銀行口座情報、契約書、機密事項は貼り付けないこと。 4. AIの助けを借りたものを送る前、または公開する前に、事実、数字、名前をすべて確認すること。 5. 顧客、仕入先、社員についての決定は、すべて人が行うこと。 6. 顧客がAIと話しているときは、それを伝えること。AIが書いたレビューは決して投稿しないこと。 7. 他人の文章、ロゴ、画像をAIでコピーしないこと。 8. 仕事用アカウントを使い、当社のデータでの学習をオフにすること。 9. 貼り付けてはいけないものを貼り付けた場合は、その日のうちに NAME に伝えること。 10. このルールは6か月ごとに見直します。次回の見直し:DATE。 ご質問は NAME まで。署名:___ 日付:___
5日間で導入する
- 1日目:責めずに尋ねる。 全員に、どのAIツールを何のために使っているかを尋ねます。禁止するより、正直なリストから多くを学べます。
- 2日目:承認済みリストを選ぶ。 最大3つのツールを選び、上記のプライバシー設定をして、仕事用アカウントで準備します。
- 3日目:テンプレートを埋める。 ツール名、相談先の担当者、見直しの日付を入れます。1ページに収めましょう。
- 4日目:20分で研修する。 信号機方式のリストを、自社の仕事から取った3つの実例で説明します。
- 5日目:署名して掲示する。 全員が署名し、リストを画面の横に貼ります。見直しの日を予定表に入れます。
AIエージェントが運用を助ける方法
ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot、Manus、Meta の Muse は、頼めばどれもポリシーの下書きを作れます。しかし運用は別の仕事であり、エージェントのほうが向いています。
- 自社に合わせてポリシーを書く。 業種、使っているツール、チームの人数を伝えれば、テンプレートと承認済みリストを埋めてくれます。
- 研修を作る。 自社のポリシーから、解説付きの10問のクイズを作ります。
- 共通の指示を1か所にまとめる。 Jobbit Projects では、チームがファイルと常設の指示を共有するので、「顧客名を含めない」という指示は1度書くだけですべてのチャットに適用されます。
- ルールの内側で作業する。 エージェントは1つのチャットで調査、文書作成、ページ作成を行うので、社員が5つの無料ツールの間でデータをコピーする必要がありません。
- 無料で始められる。 Jobbit はカード不要で毎日100クレジットを提供し、有料プランは月£7の Go から始まります。
節約した時間を何に充てるかは、小規模事業に効果があるAI活用例12選をご覧ください。
よくある質問
小規模事業にAIポリシーは必要ですか。
チームの誰かが仕事でAIを使っているなら、必要です。英国の従業員2,003人を対象にした調査では、71%が職場で承認されていないAIツールを使ったことがありました。明確なルールを1ページにまとめれば、顧客のデータが守られ、社員には何が許されているかが伝わります。
顧客データを ChatGPT に入れるのは合法ですか。
AIツールに貼り付ける個人データには、データ保護法が適用されます。適法な根拠が必要で、ツールがデータを安全に保つ必要があり、顧客にはデータの使われ方を知らせるべきです。安全な初期対応は、先に氏名や詳細を削除することです。
社員は仕事で無料のAIツールを使ってよいですか。
ツールが承認済みリストにあり、適切に設定されている場合に限ります。無料の一般向けプランはチャットを学習に使うことがあり、人間のレビュー担当者に読まれることもあるため、機密性のあるものには向きません。
AIを使っていることを顧客に伝える必要がありますか。
AIの助けを借りたメールすべてにラベルを付けるという一般的な英国のルールはありません。AIと話していることは伝えるべきで、AIが書いたレビューは決して投稿せず、AIツールが個人データを処理する場合はプライバシー通知で説明すべきです。
AIポリシーには何を含めるべきですか。
承認済みツール、決して貼り付けてはいけないもの、出力を確認する義務、人についての決定は人が行うというルール、顧客への誠実さ、他者の成果への敬意、仕事用アカウント、間違いの報告方法、そして見直しの日付です。
AIポリシーを素早く作るにはどうすればよいですか。
上の1ページのテンプレートをコピーし、承認済みツール、相談先の担当者、見直しの日付の3つを埋めます。または、エージェントに自社向けに書かせることもできます。Jobbit を無料で始めると、毎日100クレジットが使えます。