AIで午後だけでCRMを作る:顧客管理・フォローアップ・案件管理を4つのプロンプトで

あなたのビジネスのどこかに、「顧客」という名前のスプレッドシートと、電話番号だらけのメモアプリと、本当の案件が埋もれている受信トレイがあるはずです。3週間前に見積もりを送ったきり、誰もフォローしていません。昨年2回購入してくれたお客様に、それ以来連絡していません。Harvard Business Reviewが2,241社を対象に行った調査では、23%の企業がオンラインのリードに一度も返信しておらず、1時間以内に返信した企業は、1時間後に返信した企業より、そのリードを有望な見込み客にできる確率が7倍高いことが分かりました。サブスクリプション型のCRMはまさにこの問題を解決するために存在し、1ユーザーあたり月額£10から£27で、あなたにはいない営業チーム向けの機能が付いてきます。

AIエージェントなら、小規模事業向けのシンプルなCRMを午後だけで作れます。本当に必要な5つの項目だけで、不要な50の機能はありません。連絡先、各顧客が案件のどの段階にいるか、次のフォローアップとその日時、履歴、そして週次レポートです。やりたいことを説明すればエージェントが作ってホスティングし、フォローアップの通知は、フォローアップのメールを下書きするのと同じチャットから届きます。このガイドでは、順番に使うプロンプト、サブスクリプション型ツールとの料金比較(2026年10月20日時点で確認)、顧客データが従うべきUK GDPRとPECRのルール、そして代わりにCRMを買うべき場合について正直にお伝えします。

小規模事業のCRMが追うべきこと

有料製品の土台になっているHubSpot自身のデータモデルは、連絡先、会社、案件、チケット、アクティビティ(通話、メール、会議、メモ)に集約されます。従業員1人から10人の事業で役立つのは、次の部分です。

1. 連絡先と会社: 名前、電話、メール、住所、どこであなたを知ったか、マーケティングへの同意。
2. 案件の段階: 問い合わせ、見積もり済み、受注、進行中、完了、失注。各案件に金額と日付を付けます。
3. 次のアクション: 誰が、何を、いつ行うか。「見積もり済み」のまま3週間放置されることがなくなります。
4. 履歴: 顧客ごとに、すべての通話、メール、見積もり、メモを1か所に。
5. 週次レポート: 経過日数別の未決着の見積もり、期日の迫った仕事、90日間連絡していない顧客、今月の売上。

それ以外(リードスコアリング、シーケンス、売上予測、テリトリー管理)は営業チーム向けです。まず5つを作り、必要になったら6つ目を足しましょう。

4つのプロンプトで作る

1. 今あるデータを取り込んで整える

2. 案件管理とフォローアップを追加する

3. 画面とフォームを用意する

4. 週次レポート

4つのプロンプトと午後ひとつで完成し、プランを続ける限り、エージェントがデータとアプリを保持します。無料プランでは構築とプレビューができ、月額£7のGoプランでは独自ドメインでアプリをホスティングでき、朝のメッセージや変更用に毎月2,000クレジットが付きます。

サブスクリプション型CRMの料金

2人の事業なら、HubSpot、Zoho、Capsule、Attioの無料枠は本当に無料で、使い勝手も良好です。費用が発生するのは、3人目のユーザーが必要になったとき、連絡先が250件または1,000件を超えたとき、自動化が必要になったとき、ブランド表示を消したいときで、その時点で2席か3席なら年間£120から£650になります。エージェントで作ったCRMは、ユーザーが2人でも5人でもGoプランの料金だけで済み、営業チーム向けではなくあなたの事業に合わせた形になります。

顧客データが従うべきルール

• UK GDPR。 顧客の記録は個人データです。保有するには適法な根拠が必要で(顧客なら契約または正当な利益、マーケティングなら同意または正当な利益)、何をなぜ保管するかを示すプライバシー通知と、保存期間も必要です。ICO(英国情報コミッショナー事務局)の保存期間制限の原則は「必要以上に長く保存しない」ことなので、古い問い合わせをいつ削除するかを決めて、エージェントに実行させましょう。
• ICOの手数料。 個人データを処理する事業の多くはデータ保護手数料を支払います。従業員10人以下または売上£632,000以下なら年間£52(口座振替なら£47)、従業員250人以下なら£78で、例外は限られています。CRMの予算と一緒に見込んでおきましょう。
• マーケティングのメールとSMSに関するPECR。 個人(個人事業主を含む)には同意、または「ソフトオプトイン」が必要です(購入または問い合わせがあり、類似商品についてのメッセージで、その時点とすべてのメッセージでオプトアウトできること)。法人やLLPには同意なしでメールできますが、オプトアウトできる必要があります。すべてのメッセージに、あなたの身元と機能する配信停止リンクが必要です。プロンプト1の同意の列は、このためにあります。
• メールの到達率。 2024年2月以降、Gmailに1日5,000通を超えて送る送信者には、SPF、DKIM、DMARCの設定とワンクリックの配信停止が必要です。それより少ない送信者も設定しておくべきで、エージェントはあなたのドメインを接続するときに設定します。
• データの保管場所。 英国またはEEA内に保存されたデータは十分性の規則の対象です。米国のサービスは、EU-US Data Privacy Frameworkの英国拡張の認証を受けている場合に限り対象となります。エージェントを含むあらゆる事業者に、データの保管場所を尋ねてください。

代わりにCRMを買うべき場合

• 5人以上の営業チームが、ノルマ、売上予測、テリトリーを設けて同じ案件管理を使う場合。
• すでに支払っている高度な連携がある場合: マーケティング自動化プラットフォーム、コールセンター、CRMアドオン付きの会計ソフトなど。
• ベンダーの認証を書面で求めるコンプライアンス要件がある場合(たとえば規制対象の金融アドバイス)。
• バックアップ、稼働時間、サポートの責任を他者に持たせたい場合。その旨を定めた契約も必要です。

それ以外の方にとっては、上の5つの項目を自分に合わせて作ったものがCRMです。

AIエージェントとCRMアプリの違い

ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot、ManusそしてMetaのMuseは、どれも紙の上でCRMを設計してくれます。Jobbitは、それを作って運用します。

• アプリとデータベースを作り、説明に基づいて、あなたの独自ドメインでホスティングします。
• フォローアップを下書きし、案件管理をもとに、あなたの口調で、毎日8 amに届けます。
• 履歴を保持し、転送されたメールやメモを読み取ります。
• ウェブサイトのフォームを接続し、案件管理に反映して、問い合わせをメールで知らせます。
• 週次レポートを書き、「90日間お話ししていません」というメッセージも作ります。
• CRMの変更は一言で済みます: 新しい段階、新しい項目、新しいレポート。

午後のスケジュール

• 13:00から13:30。 スプレッドシートとメール連絡先をエクスポートします。プロンプト1を実行し、判断に迷った点の一覧を読みます。
• 13:30から14:15。 未決着の見積もりと2つの例文メールでプロンプト2を実行します。今すぐ送ってもらい、最初の朝のメッセージを確認します。
• 14:15から15:30。 プロンプト3です。スマートフォンでアプリを開き、案件をドラッグし、ウェブサイトのフォームからテスト用の問い合わせを送信します。
• 15:30から16:00。 プロンプト4を実行し、そのあと問い合わせフォーム用のプライバシー通知の一文と、古い問い合わせの保存期間ルールの設定をエージェントに頼みます。

関連記事

• 小規模事業のためのAIカスタマーサービス: CRMが支えるFAQ、返信、ステータスページ。
• スプレッドシートのためのAI: CRMにする前にエクスポートデータを整える方法。
• AIで午後だけでウェブサイトを作る: 問い合わせフォームを置くサイト。

よくある質問

AIは私のビジネス用のCRMを作れますか?

はい。追うべき5つの項目(連絡先、案件の段階、次のアクション、履歴、週次レポート)を説明してスプレッドシートを添付すれば、Jobbitのエージェントがデータベースとスマートフォン向けのアプリを作り、あなたのドメインでホスティングし、毎日のフォローアップ一覧を同じチャットから送ります。無料プランでは構築とプレビューができ、ドメインでのホスティングはGoプランで月額£7です。

小規模事業にとって最も安いCRMは何ですか?

1人か2人なら、HubSpot(2ユーザー、1,000件の連絡先)、Zoho(3ユーザー)、Capsule(2ユーザー、250件の連絡先)、Attio(3席)の無料枠が使えます。有料の最低価格は、1ユーザーあたり月額約$14から£27です。Jobbit Goで作ったエージェント製のCRMは、ユーザー数に関係なく月額£7で、あなたの事業に合わせた形になります。

CRMは必要ですか、それともスプレッドシートで十分ですか?

通知、共有の案件管理、それに連動するフォーム、顧客ごとの履歴が必要になるまでは、スプレッドシートで足ります。Google Sheetsは2,000万セル、Excelは100万行まで扱えるので、規模は限界ではありません。限界は、スプレッドシートが「この見積もりは3週間前のものです」とは決して教えてくれないことです。今あるスプレッドシートを中心に、通知と案件管理を作りましょう。

顧客の情報を自分のCRMで保管するのは合法ですか?

はい、UK GDPRのもとで、適法な根拠、プライバシー通知、保存期間があれば合法です。ほとんどの事業はICOのデータ保護手数料(従業員10人以下で年間£52)を支払います。個人へのマーケティングのメールやSMSには、PECRにより同意またはソフトオプトインが必要で、すべてのメッセージにあなたの身元と配信停止を入れます。

見込み客を逃さないためにはどうすればよいですか?

素早く返信し、予定に沿ってフォローアップすることです。Harvard Business Reviewの調査では、23%の企業がオンラインのリードに一度も返信しておらず、1時間の遅れでリードを有望な見込み客にできる確率が7分の1に下がりました。すべての案件に次のアクションを置いた案件管理と、期限の迫ったものを並べた8 amのメッセージが解決策です。

CRMはフォローアップのメールを自動で送れますか?

あなたが送るための下書きを作ることも、承認済みの予約送信を行うこともできます。その際はPECRの要件どおり、あなたの身元と配信停止リンクを入れます。クレームやお金に関する内容は、必ず自分で読む下書きにとどめ、「お見積もりはまだ有効です」や「90日が経ちました」といったメッセージは予定どおり自動で送らせましょう。

事業が成長して本格的なCRMが必要になったらどうなりますか?

エージェント製のCRMから連絡先と案件をスプレッドシートとしてエクスポートし、HubSpot、Pipedrive、Salesforceに取り込めます。どのCRMもCSVから取り込めます。作った構造(連絡先、案件の段階、次のアクション)はそのまま対応し、Jobbitのエージェントが新しいツールの求める形式でエクスポートを用意します。