英国の事業記録の保管期間：書類別12のルール

個人事業主は1月31日の申告期限から5年間、有限会社は会計年度末から6年間、VAT記録は6年間、PAYEとCISの記録は課税年度末から3年間、税務記録を保管する必要があります。保管を怠ると、HMRCは1回の違反につき最大£3,000の罰則を科すことができます。安全衛生の記録はさらに長く、COSHHでは最長40年です。このガイドでは、すべての保管期間を根拠法とあわせて1つの表にまとめ、2026年に変わったルールも紹介します。

レシートでいっぱいのレジ袋、2021年に廃業した取引先の請求書のファイル、退職した清掃スタッフの給与明細。経営者なら誰でも同じ山を抱え、同じ2つの疑問を持ちます。何を保管しなければならないのか、そしていつ捨ててよいのか。答えは十数の法律や規則に散らばっていて、期間の起算日もそれぞれ異なり、間違えれば罰則を受けるか、貸し倉庫代がかさみます。事業記録の保管期間は、誰かが資料を読み込んでしまえば、1ページで済む話です。

この記事がその1ページです。英国の小規模事業者が直面する12の保管ルール、各期間の起算日、罰則、スキャンや色あせるレシートについてのHMRCの見解、デジタル記録・会社の登録簿・審判所への申立期限に関する2026年の変更、そしてAIエージェントに任せられる事務作業を紹介します。保管期間はすべて、2026年10月24日にGOV.UK、legislation.gov.uk、HSEのサイトで確認しました。

保管期間の確認方法

1. まず法律から。 すべての行で、legislation.gov.ukで確認した法律または規則と条文を示し、GOV.UKのガイダンスページも併せて参照しています。
2. 起算日は期間の長さと同じくらい重要です。 「5年」は請求書の日付からではなく申告期限からの5年なので、各行にどの日から数えるかを明記しています。
3. 最も長いルールが優先されます。 1つの書類が2つのルールに該当する場合(給与明細はPAYE記録でもあり、最低賃金の記録でもあります)、表には長い方の期間を載せています。
4. 2026年の変更を確認。 Making Tax Digital for Income Tax、2025年11月の会社登録簿の変更、2026年10月の審判所の申立期限の変更は、いずれも保管すべきものに影響します。
5. 期間を作り上げない。 法律が期間を定めていない場合は、表にその旨を記し、代わりにICOまたはHMRC自身の言葉を示しています。

1つの表でわかる12のルール

ネット上の多くの一覧にある記述について、2点訂正します。まず、Statutory Sick Payのための病気欠勤記録を保管する法的義務は、現在ありません。2014年4月6日に廃止されました。ただしHMRCは支払った内容の証明を求めることがあり、GOV.UKは今も病気欠勤を3年のPAYEルールの対象として挙げています。次に、会社の法定登録簿は「永久保管」ではありません。2025年11月18日以降、会社は取締役、秘書役、居住地住所、重要な支配権を持つ者(PSC)の登録簿を自社で保管する必要がなくなりました(情報は代わりにCompanies Houseに提出されます)。一方、社員名簿は引き続き保管が必要で、元社員の記載は10年後に削除できます。

個人事業主とパートナー:申告期限から5年

自営業者のルールは、記録が関係する課税年度の1月31日の提出期限から5年です。2026年4月5日までの課税年度の記録は、2027年1月31日までに申告するため、2032年1月31日まで保管しなければなりません。4年を超えて遅れて申告した場合は、申告日から15か月になります。対象となる記録は、申告を裏付けるものです。売上の請求書、経費のレシート、銀行取引明細書、走行距離の記録、棚卸し、そしてそれらを申告書の数字に変える作業用の書類です。

HMRCの会社・雇用主・請負業者向けガイダンスは、適切な記録を保管しなかった場合、1回の違反につき最大£3,000の罰則があると述べており、自営業者向けのページもTaxes Management Actの同じ権限を指しています。HMRC自身のマニュアルでは、満額の罰則は重大なケースに限られるとされています。より一般的な代償は、答えられない調査です。その結果、あなたの利益ではなくHMRCの見積もった利益が採用されることになります。

有限会社:6年、場合によってはそれ以上

会社は、記録が関係する会計年度の末日から6年間、記録を保管します。取引が複数の会計期間にまたがる場合、バンや機械のような資産が6年後も使われている場合、Company Tax Returnの提出が遅れた場合、またはHMRCがコンプライアンス調査を開始した場合は、6年が延長されます。いずれの場合も、案件が終了するまで記録を保管します。Companies Act 2006(会社法)は別途、会計記録を3年間(公開会社は6年間)保管するよう求めていますが、納税申告が同じ書類に基づくため、実際にはHMRCの6年ルールが優先されます。

VAT:6年、デジタルで

VAT勘定、売上・仕入の請求書、輸出入関連の書類を含むVAT記録は6年間、One Stop Shopを通じた販売については10年間保管します。Making Tax Digital for VATの導入以降、記録は申告とデジタルで連携するソフトウェアに保管しなければなりません。HMRCの通知は、システム間でデータを手作業で移すことは「認められない」と明言しています。実際には、VAT登録事業者の6年の保管ポリシーは、6年間のソフトウェア契約、または今も開けるエクスポートファイルの6年分のアーカイブを意味します。

雇用主:PAYEは3年、最低賃金は6年

PAYE記録は課税年度末から3年間さかのぼって保管します。支払った金額、控除した金額、HMRCに送った報告、従業員の休暇と欠勤、経費と手当などです。記録がない場合、HMRCは納税額を見積もり、最大£3,000の罰則を科すことができます。法定の出産・養子縁組・父親休暇手当の記録も、同じ3年です。

落とし穴はNational Minimum Wageです。2021年4月1日以降、すべての労働者に最低賃金以上が支払われたことを示す記録は、対象となった賃金計算期間の次の期間の末日から6年間保管しなければなりません。つまり給与明細は、3年のPAYE記録であると同時に6年の最低賃金記録でもあります。長い方の期間が優先されるので、給与記録は6年間保管してください。建設業の請負業者は、CISの支払いと控除の記録を3年間保管し、罰則は同じ£3,000です。

安全衛生:3年と40年

事故記録簿は各記載から3年間の記録で、重大な負傷や危険な事象に関するRIDDOR報告は、記録の日付から3年間保管します。長いのは、ばく露に関する記録です。COSHHに基づく健康診断記録とアスベスト規則に基づく健康記録は、最後の記載から40年間保管します。それらが見つけようとする病気は、数十年後に現れるためです。アスベストの健康診断書は4年間、届出対象で免許不要のアスベスト作業の記録は40年間保管します。アスベスト台帳そのものには、規則上の保管期間がありません。HSEは、それを生きた文書として、少なくとも年に1回見直すことを求めています。

契約書と請求書:6年の請求期間

税法はHMRCがいつ問い合わせできるかを定め、Limitation Act 1980は顧客や取引先がいつ訴えられるかを定めます。単純契約の違反に基づく請求は違反から6年、捺印証書に基づく請求は12年まで提起できます。したがって、契約書、その元になった見積書、納品内容を示す請求書ややり取りは、税法の定めに関わらず、仕事が終わってから6年間保管する価値があります。多くの経営者が見落とすルールですが、紛争になったときに最も重要になるのはこれです。依頼主が作業範囲に同意したメールは、残っていてはじめて証拠になります。

個人データ:決まった期間はないが、書面での設定は必要

UK GDPRは具体的な数字を定めていません。保存制限の原則は、個人データを必要な期間より長く保管してはならないというもので、ICOのガイダンスは、組織に「標準的な保管期間を定めて文書化」し、見直すよう求めています。法律で求められるから保管する場合(税務、給与、安全衛生)は必要な目的ですが、顧客リストを「念のため」保管するのは該当しません。求職者については、ICOは数字を示さず、請求が提起され得る期間を超えて記録を保管しないこと、とだけ述べています。その期間は2026年10月1日に変わりました。Employment Rights Act 2025(雇用権利法)により、その日以降の行為について、Equality Actに基づく審判所への申立期限が3か月から6か月に延長されたため、不採用の応募書類を6か月後に削除する従来の習慣では、ぎりぎりになります。スケジュールに書き込む期間としては、12か月がより安全です。

2026年のスキャン、色あせるレシート、デジタル記録

HMRCは紙の記録のスキャンコピーを認めており、VAT Notice 700/21とCompliance Handbookは、画像が裏面も含めて完全で読み取れるコピーであれば、紙の原本は廃棄してよいとしています。これがレジ袋の問題の答えです。レシートはもらった週のうちにすべて撮影してください。National Archivesは、感熱紙のレシートの文字は「わずか数年で消えてしまうことがある」と警告しており、5年目に必要になるレシートが白紙になっているかもしれないからです。

2026年の変更は、Making Tax Digital for Income Taxです。2026年4月6日から、対象となる収入が£50,000を超える個人事業主と家主は、記録をデジタルで保管し、ソフトウェアから四半期ごとの更新を送信します。£30,000のグループは2027年4月、£20,000のグループは2028年4月に続きます。保管期間は変わらず、1月31日の期限から5年ですが、記録はデジタル形式で存在しなければならなくなり、元の請求書とレシート、またはその完全なコピーも、ソフトウェアの入力の裏づけとして引き続き保管する必要があります。

AIエージェントがファイルを整える方法

保管期間は決まっています。大変なのはそれを適用する事務作業で、そこはエージェントの得意分野です。

• 保管スケジュールを作成します。 事業の種類、VAT登録の有無、従業員がいるか、有害物質を扱うかをエージェントに伝えると、上の表をもとに、あなた自身の日付を入れた1ページのスケジュールを作成します。
• 届いたそばからレシートをスキャンして整理します。 レシートを撮影してプロジェクトのフォルダに入れると、エージェントが日付、仕入先、金額で名前を付け、経費シートに記録するので、感熱紙が色あせても問題になりません。
• 削除のリマインダーを設定します。 Jobbitのオートメーションを毎月1日に実行し、期間を過ぎたものを一覧にして、削除の確認を求めることができます。これはICOが文書化されていることを期待する見直しにあたります。
• エクスポートを読める状態に保ちます。 会計ソフトを変更するときは、エージェントが6年分のアーカイブを開かれた形式でエクスポートし、ファイルが開けることを確認します。
• 調査に答えます。 HMRCが1つの数字の裏づけとなる記録を求めたときは、エージェントがプロジェクトのファイルから、それを裏づける請求書、取引明細書、作業用書類を探し出します。

ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot、Manus、そしてMetaのMuseは、尋ねればどれもルールを説明してくれます。けれども、ファイルを保管し、毎月の確認を実行し、リマインダーを送ることはしません。Jobbitのエージェントは、この3つを1つのプロジェクトで行い、決算期に必要であれば、人間のネットワークから簿記担当者も呼び込みます。

今週の行動計画

• 月曜日:スケジュールを書く。 12行、自社の日付で。上の表を使い、各行に担当者を割り当ててください。担当者が自分自身でも構いません。
• 火曜日:山を撮影する。 前の課税年度の紙のレシートをすべて、スキャンして名前を付けます。画像が完全なら、感熱紙は廃棄してください。
• 水曜日:保管しなければならない最も古いファイルを見つける。 個人事業主の場合、それは2021年4月までの課税年度で、2022年1月が申告期限、2027年1月まで保管します。スケジュールで定めた期間より古いものは処分できます。
• 木曜日:6年の行を確認する。 最低賃金に関する給与記録、VAT、会社の記録はいずれも6年です。ソフトウェアのエクスポートやアーカイブがそこまでさかのぼれることを確認してください。
• 金曜日:応募者フォルダを直す。 審判所の申立期限が6か月になったので、不採用の応募書類は12か月で削除する設定にして、スケジュールに書き込みます。

次に読む

• 英国での領収書の書き方:記載すべき6項目と、1通のメッセージでできる無料テンプレート
• 中小企業のAIポリシー:従業員が実際に守れる10のルールの無料テンプレート
• 自営業者の経費:2026年に請求できる40項目(できない10項目も)

よくある質問

英国で事業記録はどれくらいの期間保管する必要がありますか。

自営業者は1月31日の申告期限から5年、有限会社は会計年度末から6年、VAT記録は6年、PAYEとCISの記録は課税年度末から3年です。COSHHに基づく安全衛生のばく露記録は40年で、契約書は請求を提起できる期間にあわせ、仕事の終了後6年間保管する価値があります。

個人事業主はレシートをどれくらい保管するべきですか。

そのレシートが属する課税年度の1月31日の期限から5年です。したがって、2026年4月までの年度のレシートは2032年1月31日まで保管します。撮影したコピーは、裏面も含めて完全で読み取れるものであれば問題なく、その場合は紙を処分できます。

事業記録を保管しなかった場合の罰則は何ですか。

HMRCは、申告に必要な記録を保管または保存しなかった場合、1回の違反につき最大£3,000を科すことができ、HMRCのマニュアルでは満額は重大なケースに限られています。より一般的な代償は、裏づけのできない調査で、結果としてHMRCがあなたの利益またはPAYEの納税額を見積もることになります。

事業記録は紙ではなくデジタルで保管できますか。

はい。HMRCは、コピーが完全で読み取れる限り、スキャンや写真を認めています。VAT登録事業者と、2026年4月からは収入の多い個人事業主と家主も、Making Tax Digitalに基づき記録をデジタルで保管しなければなりません。ファイルは6年後も開ける形式で保存し、バックアップを取ってください。

採用しなかった人の履歴書はどれくらい保管するべきですか。

UK GDPRは数字を定めておらず、ICOは請求が提起され得る期間を超えて保管しないよう述べています。2026年10月1日以降、審判所への申立てに関するEquality Actの期限は3か月ではなく6か月なので、スケジュールに書き込む12か月の保管期間がより安全な選択です。

レシートの紙のコピーを保管する必要がありますか。

いいえ。HMRCのVAT通知とCompliance Handbookはどちらも、完全で読み取れる画像があれば原本を廃棄してよいとしており、感熱紙のレシートはどのみち数年で色あせます。すべてのルールを確実に守る最も早い方法は、レシートをもらった週のうちにエージェントに整理させることです。Jobbitのエージェントなら、写真からそれを行い、無料プランでカードも不要です。